Frmulas de Excel Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo.

Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien. Qu son las frmulas de Excel? Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo. Partes de una frmula de Excel Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos: Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula.

Sintaxis de la funcin EXTRAE

La funcin EXTRAE tiene 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres. Posicin_inicial (obligatorio): El nmero de la posicin que ocupa el primer carcter que deseamos extraer. El primer carcter del Texto tiene siempre la posicin nmero 1. Nm_de_caracteres (obligatorio): El nmero de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posicin inicial.

Ejemplo de la funcin EXTRAE

Para probar la funcin EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraer la palabra Archivo 5 del contenido de la celda A1.

1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la frmula: =EXTRAE( 2. Ya que el primer argumento de la funcin es la cadena de texto, har clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda: =EXTRAE(A1, 3. El segundo argumento de la funcin es la posicin inicial de la palabra Archivo 5 dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posicin es la nmero 4. =EXTRAE(A1,4 4. El ltimo argumento es el nmero de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carcter y de esta manera tengo la frmula final: =EXTRAE(A1,4,9) De esta manera la funcin EXTRAE nos da el resultado esperado:

La funcin EXTRAE y las fechas

Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la funcin EXTRAE con datos de tipo fecha con la intencin de obtener informacin del da, del mes o del ao. Sin embargo estos intentos siempre resultarn en un error ya que las fechas en Excel son un nmero el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solucin para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AO. La funcin DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el nmero de das laborables entre dos fechas determinadas. La funcin DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de das de vacaciones que sern excluidos de los das laborables contabilizados.

Sintaxis de la funcin DIAS.LAB

A continuacin una descripcin de los argumentos de la funcin DIAS.LAB:

Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarn a contar los das laborables. Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilizacin de das laborables. Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que sern excluidas del calendario de das laborables.

La funcin DIAS.LAB contabiliza los das laborables de lunes a viernes y excluye los fines de semana (sbado y domingo).

Ejemplos de la funcin DIAS.LAB

En el siguiente ejemplo podrs observar el nmero de das laborables que existen entre el 1 de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.

Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sbados y los domingos. Ahora incluir una lista de das de vacaciones de la siguiente manera:

Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado Vacaciones. En seguida modificar la funcin DIAS.LAB para que considere los das de vacaciones.

La funcin deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver reflejado en el resultado final.

Si por alguna razn llegamos a colocar en la lista de das de vacaciones la fecha de un sbado o de un domingo esos das no surtirn ningn efecto porque la funcin DIAS.LAB no contabiliza esos das. Observa en el siguiente ejemplo cmo he agregado a la lista de das de vacaciones un par de fechas que corresponden a un sbado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de la funcin DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:

Observa que para este ltimo ejemplo no utilic el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la funcin sino que coloqu explcitamente la referencia para el rango B3:B7. Esto nos confirma que podemos utilizar ambos mtodos al momento de especificar la lista de das de vacaciones. Artculos relacionados Contar das laborables en Excel

La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.

Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO. Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin es FALSO. La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.

Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica

Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO. Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una funcin como valor de regreso

Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor numrico se le sume el valor que colocar en la celda D1. La funcin que me ayudar a realizar esta operacin es la siguiente:

Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar en caso de que la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta frmula:

Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma manera podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el resultado de la prueba lgica fuera falso.

La funcin ESBLANCO solamente tiene un argumento.

Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar.

Ejemplos de la funcin ESBLANCO En la siguiente imagen puedes observar cmo la funcin ESBLANCO en la celda B1 regresa un valor FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la cual contiene un texto.

Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la funcin ESBLANCO para evaluar el contenido de la celda A2, obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 est vaca.

La funcin ESBLANCO regresar el valor FALSO cuando la celda que est siendo evaluada contiene un error. Observa el siguiente ejemplo.

La funcin REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

Nmero (obligatorio): El nmero que va a ser redondeado. Nm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear. En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizar la funcin REDONDEAR con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la funcin REDONDEAR es mayor a cero entonces el nmero se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondear hacia el nmero entero ms prximo. Por el contrario, si especificamos un nmero negativo, entonces la funcin REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal. Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.

Debes recordar que la funcin REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del nmero 5, de lo contrario el redondeo ser realizar hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:
REDONDEAR (4.845,2) = 4.85 REDONDEAR (4.844,2) = 4.84

La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la bsqueda dentro de un directorio telefnico. Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.

Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces obtener el nmero correcto.

Crear una tabla de bsqueda

Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual. Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.

Sintaxis de la funcin BUSCARV

La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas. Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado. Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre una coincidencia delValor_buscado nos devolver como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCARV

Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos: 1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar. 2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado. Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF! Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un error de tipo #VALOR!

Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A. La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho de esta funcin.

Sintaxis de la funcin SUMAR.SI

La funcin SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicar a continuacin.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado. Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern incluidas en la suma. Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

Crear una tabla de bsqueda

Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical

con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Forma vectorial de la funcin BUSCAR

Comenzar explicando la forma vectorial de la funcin BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la bsqueda es la siguiente: