Teora de Excel

QUE ES MICROSOFT EXCEL? Es un programa que permite realizar clculos numricos Tanto simples => Ej. Una factura (haciendo uso de funciones) Como complejos => Ej. Anlisis de datos mediante: Solver, Tablas dinmicas con rapidez y presicion. PARA COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL Inicio => Programas => Microsoft Excel LIBRO A un archivo de Excel se lo conoce con el nombre de LIBRO ( a un archivo de Word se lo llama documento) Cada libro => esta constituido por varias hojas de calculo Cada hoja de calculo => esta formado por => filas => y columnas Los archivos generados por esta aplicacin tienen la extensin XLS Ej. Tp.xls Y se identifican a travs del explorador de Windows con el siguiente icono:

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

HOJA DE CALCULO Cada hoja esta formada por: 256 columnas => que se nombran utilizando el orden y las letras del alfabeto Es decir => * la primera columna A * La segunda columna b * Etc.
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* Cuando se termina el alfabeto se comienza de la siguiente manera * La columna 27 => AA, luego AB, AC * La ultima columna (256) => IV y 65.536 filas => las cuales se identifican mediante nmeros (1, 2, 3,. 65.536)

CELDA Se llama celda a la interseccion de una fila y una columna Columna

Filas

Celda A1

Cada celda tiene una direccin formada: Por la letra de la columna Y el n de la fila Ej. B2, A1, etc Se tiene un total de 16.777.216 celdas por cada hoja de calculo.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

RANGO
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Los rangos son una regencia a un conjunto de celdas contiguas de la hoja de caluclo y con las que se puede trabajar como si fueran una unidad Se denominan mediante: La celda de una esq. Del rango (generalmente la esq superior izq) Luego : Y la celda de la esq opuesta. Ej. El rango que comprende las celdas B2, B3, B4, C2, C3, C4, D2, D3, D4 se denomina B2:D4. TIPOS DE DATOS (CONSTANTES Y FRMULAS) Se pueden introducir dos tipos de datos en las hojas de clculo de Excel: Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Las constantes pueden ser nmeros, fechas y fragmentos de texto. Por ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25-12-98. Frmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores . Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel evala la frmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona una celda que contiene una frmula, sta (la frmula) se visualiza en la barra de frmulas, mientras que el resultado de la misma se visualiza en la propia celda. OPERADORES: Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia. Operadores aritmticos: Realizan operaciones matemticas bsicas. + * / % ^ Suma Resta (o negativo si coloca delante del nmero, como en 7) Multiplicacin Divisin Porcentaje Potencia Ejemplos: =7+8-2 Da como resultado 13 =15/5*2 Da como resultado 6 =200*18% Da como resultado 36 =2^3 Da como resultado 8 =B16-C4 El resultado depende de lo que haya en las celdas B16 y C4

Operadores de comparacin: Compara dos valores y produce el valor lgico VERDADERO o FALSO. = > < >= <= <> Igual Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto , diferente, no igual a Ejemplos: =5>4 Resulta Verdadero =5<4 Resulta Falso =5>=5 Resulta Verdadero =5<=4 Resulta Falso =C15<E20 El resultado depende de lo que haya en C15 y E20 A & Ejemplo: Unir, concatenar B C D Excel

Operador de texto: Une dos o ms valores de texto. 1 2 Hola 3 4 =A2&D1 El resultado en la celda C4 ser HolaExcel
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Los operadores de referencia: combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. :(dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin que combina varias referencias en una sola. Operador de interseccin, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias. Ej. : B5:B15

; (punto y coma) (un espacio)

Ej. : SUMA(B5:B15;D5:D15) SUMA(B5:B15 A7:D7) En este ejemplo, la celda B7 es comn a ambos rangos.

Orden de evaluacin de operadores (prioridad): Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ;(punto y coma) % ^ *y/ +y& = < > <= >= <> Uso de parntesis Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) TIPOS DE REFERENCIAS Descripcin Operadores de referencia Negacin (como en -1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin

Las referencias se usan para identificar una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indican a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Existen tres tipos de referencias a celdas: Referencias Relativas Referencias Absolutas Referencias Mixtas La diferencia esencial entre un tipo de referencias y otras est en cmo se copian las frmulas que hacen referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas. Pueden utilizarse los rtulos de las columnas y filas para hacer referencia a las celdas de esas columnas, o filas, o pueden crearse nombres descriptivos para representar a las celdas, los rangos de celdas, las frmulas o los valores constantes. Referencias relativas: Describen la posicin de una celda en funcin de su distancia, en filas y columnas, con respecto a otra celda. Una referencia relativa es equivalente a dar una direccin, como en Cruce la calle y dirjase dos casas ms abajo. Por ej. si tengo una frmula en la celda A5 que suma los valores de las celdas A3:A4 y como A3:A4 son referencias relativas, la frmula de A5 suma realmente las dos celdas que hay por encima de A5. Si copio esa frmula a F18, la frmula sumar las dos celdas que se encuentran por encima de F18. Referencias absolutas: son referencias que siempre se refieren a las mismas celdas , sin tener en cuenta la posicin de la frmula. Una referencia de celda absoluta describe una direccin de celda concreta. No importa donde se copie la frmula con referencias absolutas, stas siempre harn referencia a celdas especficas. Las referencias absolutas son anlogas a proporcionar direcciones fijas, como en Entregue el peridico en el n 18 de la calle Vinaroz. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de pesos a la frmula como se indica a continuacin: =$C$1. Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna (o viceversa, referencia absoluta a la columna y relativa a la fila). La parte de la referencia que es absoluta va precedida del smbolo $ y la relativa no. De este modo: Cuando vea una referencia del tipo $B$2 se trata de una referencia absoluta (la celda B2 queda fija en su fila y columna). Cuando vea una referencia del tipo $B2 se trata de una referencia mixta. La celda B2 queda enclavada sobre la columna B y durante la copia podr desplazarse por las filas 3, 4, 5... Cuando vea una referencia del tipo B$2 se trata de una referencia mixta. La celda B2 queda enclavada sobre la fila 2 y durante la copia podr desplazarse por las columnas C, D, E... Para establecer referencias mixtas: a. seleccione en la barra de frmulas la referencia que quiere modificar, b. pulse F4 una vez (la referencia se transforma en absoluta), c. pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en mixta: se fija la fila), d. pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en mixta: se fija la columna),

e. pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en relativa). Ejemplo Dada la siguiente tabla calcular el precio de los productos aplicando un IVA del 20%. Realizar los clculos utilizando referencias relativas por un lado y utilizando referencias absolutas por otro lado. Ya comentamos que es muy recomendable que cuando se vaya a utilizar un valor constante en una frmula lo ptimo es colocar dicho valor en una celda aparte y aludir en las frmulas a esa celda. Si algn da cambia el porcentaje de IVA solo tendremos que cambiar el contenido de la celda (en este caso B1) y todo se actualizar automticamente.
Descripcin Precio Producto1 15.123 Producto2 10.694 Producto3 33.028 Producto4 13.925 Producto5 29.977 Producto6 31.243 Producto7 42.642 Producto8 25.019 Producto9 43.900 Producto10 13.416

INTRODUCCION DE DATOS
ACERCA DE LA

INTRODUCCIN DE FECHAS Y HORAS

Microsoft Excel considera las fechas y horas como nmeros. El modo de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda cambiar de General a un formato de fecha o de hora existente. Est predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una celda. Si Microsoft Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedar introducida como texto y, por consiguiente, quedar alineado hacia la izquierda dentro de la celda.
ACERCA DE LA

INTRODUCCIN DE NMEROS

. Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes. . En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 0123456789+-(),/$%.Ee Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros y caracteres no numricos son consideradas texto. Los caracteres reconocidos como nmeros dependern de las opciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel de control.

. El formato de nmero aplicado a una celda determinar el modo en que Microsoft Excel presentar los nmeros en una hoja de clculo. . Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel convertir los dgitos adicionales en ceros (0). . Microsoft Excel almacena los nmeros como datos numricos an si se utiliza el comando Celdas para aplicar el formato Texto a las celdas que contienen los nmeros. Para que Microsoft Excel interprete los nmeros como parte de un texto, primero debe aplicarse el formato Texto a las celdas vacas. A continuacin, introduzca los nmeros. Si ya se han introducido los nmeros,

aplique el formato Texto a las celdas. Haga clic en cada una de las celdas, presione F2 y, a continuacin, presione ENTRAR e introduzca de nuevo los datos. LLENADO RPIDO Excel es capaz de entender ciertas entradas de texto o nmero como comienzos de una serie, con lo cual se podr, de forma rpida, rellenar un rango con una serie escribiendo nicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rpido es: 1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie. 2. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna. La serie se repetir a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas. Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie son:
Entrada de la serie (una sola celda) Serie obtenida despus del llenado

10:00

11:00

12:00

13:00

14:00

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Viernes

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Producto 1

Producto 2

Producto 3

Producto 4

Producto 5

Texto 1

Texto 2

Texto 3

Texto 4

Texto 5

1er periodo

2do periodo

3er periodo

4to periodo

5to periodo

Una forma mas interesante de utilizar el botn de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Excel analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresin aritmtica. Entrada de la serie (varias celdas consecutivas) Ene 96 Abr 96 15 Ene 15 Feb 1994 1995 12 50 55 Serie Jul 96 Oct 96 ..... 15 Mar 15 Abr .... 1996 1997 1998 ... 3 4 5 6 ..... 60 65 70 .....

Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo o hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente. Al hacer un llenado rpido aparece un botn junto con un tringulo, si lo desplegamos nos da diferentes opciones de relleno.

Copiar celdas: Copia el contenido y formato de las celdas. Veamos el ejemplo

Rellenar en serie: Hace un clculo de como es nuestra serie y rellena tanto el contenido como el formato, en nuestro ejemplo las celdas iniciales eran:10, 20 y las siguientes las rellena automticamente con 30, 40, 50, 60.

Rellenar formatos slo: Slo copia el formato, no el contenido de las celdas de las que partimos. Rellenar sin formato: Slo rellena en serie el contenido, no el formato.

CREAR, CAMBIAR O ELIMINAR UNA SERIE DE RELLENO PERSONALIZADA Una serie de relleno personalizada es un conjunto de datos que se utiliza para rellenar una columna siguiendo una pauta que se repite; por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Podr crear una serie de relleno partir de elementos existentes listados en una hoja de clculo, o bien crear la lista desde cero. Crear una serie de relleno personalizada 1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, seleccinela en la hoja de clculo. 2. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas. 3. Siga uno de estos procedimientos: o Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en Importar. o Para crear una nueva lista, seleccione Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas y, a continuacin, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la

primera entrada. Presione ENTRAR tras cada entrada. Una vez terminada la lista, haga clic en Agregar. Nota Una lista personalizada puede contener texto o texto combinado con nmeros. Para crear una lista personalizada que contenga slo nmeros, por ejemplo de 0 a 100, seleccione primero suficientes celdas vacas como para contener la lista. En el men Formato, haga clic en Celdas y despus en la ficha Nmero. Aplique el formato Texto a las celdas vacas y, a continuacin, escriba la lista de nmeros en las celdas a las que haya aplicado el formato. Seleccione la lista y despus imprtela. Cambiar o eliminar una serie de relleno personalizada No es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y das. 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas. 2. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista deseada. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para modificar la lista, efecte los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a continuacin, haga clic en Agregar. Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar. EL MEN FORMATO/CELDA El Men Formato/Celda permite aplicar distintas opciones de formato a la celda o rango de celdas seleccionadas. Una vez seleccionado ste se visualiza el cuadro de dilogo Formato de celdas; dicho cuadro presenta seis fichas (Nmero, Alineacin, Fuentes, Bordes, Diseo y Proteccin), que permiten acceder a las distintas opciones de formato de celdas. Formato de nmeros: Excel permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para aplicar formato a los nmeros: a) seleccione la celda o rango de celdas que contienen los nmeros a formatear, b) seleccione el men Formato/Celdas, c) haga clic en la ficha Nmero, d) seleccione el formato numrico deseado y haga clic en ACEPTAR.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar la seleccin en la celda. Las distintas opciones del recuadro Categora son: Se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. NMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los nmeros en formatos enteros, con decimales y con punto de miles.

MONEDA: Es parecido a la categora Nmero, pero en vez del separador de miles permite visualizar el nmero con un smbolo monetario como podra ser $. Siempre lleva junto con el smbolo monetario el separador de miles.

PORCENTAJE: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al nmero introducido en la celda. As el 1 equivaldr a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente. FORMATO PERSONALIZADO DE NMEROS EN EXCEL. Cuando hablamos de formato de nmeros nos referimos a como se ve un nmero en una celda de Excel. Al cambiar el formato de un nmero en una hoja de Excel, slo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el nmero. El nmero en si mismo no cambia. Es fcil dar un ejemplo con la forma en que Excel exhibe las fechas, cuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el nmero 38846 que es la cantidad de das transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el 9/05/2006. Excel permite crear formatos de nmeros para adaptarlos a nuestras necesidades. Para hacer esto activamos el men de formato de celdas y elegimos la categora "Personalizada". En la ventanilla "Tipo" escribimos el cdigo que generar el formato deseado.

La estructura general del cdigo se compone de 4 secciones separadas por punto y coma (;). Cada seccin define el formato del nmero segn ste sea positivo, negativo, cero o texto. FORMATO DE NMEROS POSITIVOS; FORMATO DE NMEROS NEGATIVOS; FORMATO DE CEROS; FORMATO DE TEXTO. SIMBOLOS PARA EL FORMATO PERSONALIZADO DE NUMEROS 0 : Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. # : Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco. ? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes. . : Punto decimal. % : Smbolo porcentual. , : Separador de millares. $ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. \ : Muestra el siguiente carcter en el formato. "texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. [color] : Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [valor condicin] : Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato numrico. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado: #,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer. Por ejemplo, si desea definir un nmero con puntos en los miles, dos decimales, que los nmeros negativos se visualicen en color rojo y con signo menos delante y que los valores cero se visualicen con una raya en lugar del nmero cero, debera definir el siguiente formato: #.##0,00 ; [rojo] -#.##0,00 ; Cuando cree formatos personalizados, tenga en cuenta que el smbolo # produce visualizacin cuando el nmero existe (opcional), mientras que el smbolo 0 produce visualizacin siempre (obligatoria). Por ejemplo, 7,2 con formato #.###,## se visualizar 7,2, mientras que con formato 0000,00 se visualizara 0007,20.

Tambin se pueden establecer condiciones de formato entre corchetes [ ]. Por ejemplo, en el formato [<100] 0,00 ; [>1000] (0,00) ; [rojo] 0 la primera seccin formatea los nmeros menores de 100, la segunda los nmeros mayores de 1000 y la tercera el resto de los nmeros. En esta tabla se pueden ver los efectos de aplicar estos formatos:

Ejemplos #,##: La celda muestra ,5. #,#0: La celda muestra ,50. 0,00: La celda muestra 0,50. SIMBOLOS PARA EL FORMATO PERSONALIZADO DE FECHAS m : Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12). mm : Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb) mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero) mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F) d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar) dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes) yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999) h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). m o mm : Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato 24 horas. ERRORES EN LOS DATOS Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. .

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa. Es decir para el formato elegido. Cmo lo evito y corrijo? Se puede evitar que aparezca, o corregir este error de dos formas: cambiando el formato del nmero, o haciendo ms ancha la columna. 1. Para cambiar el formato del nmero, puede seguir cualquiera de las siguientes instrucciones (ya que todas tratan sobre cmo dar formato a los nmeros): i. Cmo hacer para que los nmeros aparezcan con ceros a la izquierda? ii. Cmo hacer para que los nmeros negativos aparezcan en rojo? iii. Cmo hacer para que los nmeros positivos aparezcan en azul y los negativos aparezcan en rojo y entre parntesis? iv. Cmo hacer para que los nmeros aparezcan como fracciones? 2. Para hacer ms ancha la columna

Posicione el puntero en la raya derecha de la columna y de doble click sobre la raya. Esto agrandar la columna hasta el ancho necesario para que se pueda mostrar el nmero completo.

Puntero en posicin equivocada

Puntero en la posicin correcta

Columna con el ancho corregido

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. EJEMPLO

Como la celda E11 no tiene valor, la frmula dice: dividir G11 entre E11, o sea, dividir 0 entre 0. Y Excel muestra el error. Para solucionarlo, se puede utilizar la funcin =SI() Cmo? La funcin dice =SI( comparacin, qu hacer si es verdad, qu hacer si no es verdad) En espaol, lo que queremos que diga es: = voy a dividir entre cero?, si es verdad mejor que no divida porque va a mostrar error, si no es verdad que s haga la divisin En el idioma de las funciones de Excel, dice: =SI( E11=0, 0, G11/E11) y en un idioma intermedio dice: =SI( la celda E11 vale cero y por lo tanto voy a dividir algo entre cero, si es verdad mejor que ponga un cero y no el error, si no es verdad que s divida lo que tengo en G11 entre lo que tengo en E11)

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. Este error aparece normalmente cuando hay una frmula mal escrita. Una de las causas ms comunes es que haya un error de ortografa en algn lugar, falten comillas o falten dos puntos. . Ejemplos:

Faltan los dos puntos. la frmula correcta es =SUMAR(A4:C4)

La palabra correcta es SUMAR, no SUMAN #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. Existen dos causas comunes cuando se presenta este error:

Que la funcin tenga un argumento mal escrito Que no encuentre el valor buscado cuando se utiliza cualquiera de las siguientes funciones: BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, COINCIDIR

Vea el ejemplo de la figura, donde se est buscando una moneda con cdigo BOL, pero que no est definido en la tabla de descripciones. En este caso, la funcin regresa el valor #N/A

Por lo tanto el error #N/A aparece normalmente cuando alguna de las funciones BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, COINCIDIR no sabe qu valor regresar, ya sea porque:

se puso un texto en lugar de un nmero o viceversa. la funcin no encontr el resultado.

Cmo lo evito y corrijo? Se puede corregir [o ms bien evitar] el resultado del Error #N/A en una formula de Excel de la siguiente manera =BUSCARV(B2,C7:E14,3,FALSO) SI NO ENCUENTRA NADA EL RESULTADO SERIA EL VALOR DE ERROR #N/A Este se corrige utilizando la formula =SI( ESERROR( BUSCARV(B2,C7:E14,3,FALSO), 0, BUSCARV(B2,C7:E14,3,FALSO) ), as si el resultado es un valor de error este lo sustituye por 0 o si se le pone un valor dejara el resultado en Blanco o poniendo la palabra Sin Valor entre comillas el resultado ser la palabra Sin Valor #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. Cuando eliminamos un rengln o una columna que era parte de una frmula, la frmula ya no se puede calcular y entonces aparece el error #REF!. Cmo lo evito y corrijo? Se evita no borrando renglones ni columnas que sean parte de una frmula. La mayora de las veces esto no es posible, ya que es normal que hagamos correcciones a la hoja luego de que hemos terminado algunas frmulas. Se corrige arreglando la frmula, ya sea hacindola de nuevo o borrando la parte de la frmula que dice #REF!. Por ejemplo, tenemos en D4 una frmula que suma A4 + B4 + C4

Si borramos la columna B, la frmula en C (antes D) se descompone y queda as:

Para corregir el error, se puede simplemente borrar la parte sobrante de la frmula (quitar #REF!)

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

#VALOR! Este tipo de error ocurre cuando se han incluido en la frmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numrico sino de texto. EJEMPLO

FRMULAS, FUNCIONES Y TRABAJO CON BLOQUES DE CELDAS Barra de Referencia La Barra de Referencia, se encuentra inmediatamente debajo de la barra de herramientas. En ella se distinguen los siguientes tres sectores:

El sector Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa indicando la columna y la fila en que se encuentra. El sector Botones indica que se est en modo de edicin (es decir, introduciendo nombres, funciones, nmeros, etc.). Los botones en la barra de frmulas actan sobre la celda seleccionada, la cual tiene su contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos botones. o El botn cancela sus cambios si todava no se han ingresado los datos Pulsar la tecla ESC produce el mismo efecto. Si ya se han ingresado los datos dentro de la celda, es posible utilizar el comando deshacer para revertir lo realizado. o El botn ingresa lo que se ha escrito en la celda dejndola seleccionada. Es similar al pulsado de la tecla ENTRAR o INTRO. La diferencia radica en que luego de aceptar en la celda activa lo que se ha escrito, cambia la seleccin a la celda de abajo. o Mediante un clic en el botn Excel llama al Asistente de Funciones (Function Wizard) no siendo posible ejecutar ningn comando mientras este sector est activo.

El sector Barra de frmula muestra el contenido de la celda activa. La edicin de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda Referenciar celdas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos.

Nombres de celdas y de conjuntos de celdas A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias tales como B2:B4 o B2:D3:C5:D6 en una hoja de calculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres de celdas o de rangos de celdas se pueden utilizar en las formulas, crear nombres compuestos, e incluso asignar un nombre mas significativo a las constantes de uso mas frecuente. El uso de nombres en las hojas de calculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas. A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas: 1. Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el carcter subrayado(_), tras este primer carcter, se puede usar cualquier conjunto de letras, nmeros y caracteres especiales. 2. No se pueden utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear un carcter de subrayado o un punto. 3. Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean cortos. Puesto que las formulas estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacios para operadores y funciones. Por ejemplo, no son validas los nombres VENTAS ANUEALES, 1993 y %COMRAS. En cambio, si son validas VENTAS_ANUALES, Ao_1993, PorcentajeCompras, La forma mas simple de definir nombres es mediante el comando Definir del men Insertar/Nombres. Para ello, se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona la celda, o el rango de celdas al que desee asignar el nombre. 2. Elegir el comando Insertar/Nombre/Definir, con lo cual se abre el siguiente cuadro de dialogo.

3. Teclear el nombre que desee definir en el cuadro nombres en el libro. 4. Hacer clic en aceptar. Otra posibilidad mas sencilla es seleccionar la celda o rando de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Intro las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre tecleado. Las Formulas
Frmula Excel: es un concepto ms amplio. Una frmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a medida y segn la necesidad.

Una FRMULA es una expresin matemtica que proporciona un resultado.

Comienzan por un signo igual (=) Pueden contener: Funciones: Matemticas, trigonomtricas, estadsticas, financieras, Referencias: Devuelven el valor de la celda (A2, ) Operadores: Aritmticos (^,), comparaciones (<,<=,), de referencia (A2:B8) Constantes: Valores escritos directamente en la formula (33, Aprobado, )

Ejemplo: =(A3+A5)*(B7/C14))*A2 = PI() * A2 ^ 2+2 Las Funciones Una funcin es una frmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y clculos, y que produce un resultado. sirven para realizar clculos ms complejos. Excel dispone de un gran nmero de funciones que abarcan casi todos los campos de clculo ( trae 330 funciones predefinidas). las funciones reciben unos valores llamados parmetros o argumentos en un orden determinado o estructurado, sobre los que va a operar
Por ejemplo, imaginemos que tenemos que sumar una columna de datos numricos: En el ejemplo de la izquierda podramos colocar en la celda A10 la frmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8, pero esto mismo resultara horrible si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100. En lugar de esa frmula, utilizamos la funcin =SUMA(A3:A8) que realizar exactamente la misma operacin; sumar el rango de celdas A3:A8.

Otro ejemplo, la funcin SUMA() recibe como argumentos el conjunto de valores que queremos sumar (separados por ; ) Constantes: =SUMA(3;5) Celdas: =SUMA(A2;A4) Rangos contiguos: =SUMA(A2:A4) Intersecciones: =SUMA(A1:A4 A3:A7) Combinaciones de los anteriores: =SUMA(A2:A4;$A$7;3)

Sintaxis de una funcin

La sintaxis de una funcin se refiere a como debemos escribirla

La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y comas y un parntesis de cierre.

En la celda C14 hemos escrito una funcin sencilla para estudiar su sintaxis.

EJEMPLO

Para entender como es una funcin veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones ms uilizadas, la funcin SUMA. Por ejemplo, en el rango C18:C22 tenemos una serie de nmeros y queremos sumarlos. Podramos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda F18 o tambin con la funcin SUMA como se muestra en la celda J18. El resultado es el mismo, pero vemos que es ms cmodo usar la funcin SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.

OTRO EJEMPLO

Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYSC+F3, o bien Insertar Funcin

Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como # N/ A o referencias a celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR(1,23;1) y aparecer la informacin. La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.

Escribir frmulas Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula. Funciones anidadas. En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50. =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc. =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) 4. Insertar funciones Existen diversas formas de insertar una funcin en una celda. Desde el men Insertar > Funcin: de esta forma se abre el Cuadro de Dilogo de funciones donde puedes elegir la Categora, la Funcin y finalmente completar sus argumentos. Desde el botn Fx de la Barra de Frmulas (puedes habilitar esta opcin desde el men VER > BARRA DE FORMULAS). Esta forma es similar a la anterior, porque tambin abre el Cuadro de Dilogo de funciones.

Haciendo doble clic en la celda y escribindola manualmente: una vez que conozcas y domines las distintas funciones vers que esta es la forma ms cmoda. En Excel 2.002 cuando escribes una funcin de forma manual, Excel muestra unas etiquetas que te irn indicando los argumentos que debes completar.

Funciones Numricas
Operan sobre valores numricos. Matemticas y trigonomtricas: SUMA(), POTENCIA(), COS(), Estadsticas PROMEDIO(), MAX(), MIN(), CONTAR(), CONTAR.SI(),

FUNCIONES: Promedio, Mxima, Mnima, Moda, Contar, Contar.si y Mediana

=PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;......) Funcin que nos devolver la media aritmtica de los nmeros o el rango encerrado entre parntesis =MAX(Nmeros) =MIN(Nmeros) Ejemplos: =PROMEDIO(12;12;13) devolver 12,33333 =PROMEDIO(A1:D13) devolver el promedio del rango A1:D13

Estas funciones devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de una lista de nmeros. =MODA(Nmeros) Valor que ms se repite en un rango =CONTAR(Rango) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en un rango conjunto de valores. Por ejemplo:

=CONTAR.SI(Rango, Criterio) Cuenta el nmero de celdas del rango que coinciden con el criterio. Por

=CONTAR.SI(A2:A10,Aprobado)

=MEDIANA(Nmeros) Nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

Funciones Lgicas
Operan con argumentos de tipo lgico (VERDADERO y FALSO) Funcin SI() Funcin Y() Funcin O()

La funcin =SI( )
Definicin y sintaxis La funcin =SI( ) es una de las ms potentes que tiene Excel. Esta funcin comprueba si se cumple una condicin. Y devuelve un resultado segn si esta condicion es verdadera o falsa =SI(condicin; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Recibe tres argumentos: Condicin: Prueba lgica que se quiere comprobar Valor_si_verdadero: Valor que devuelve la funcin si la condicin se evala como VERDADERO Valor_si_falso: Valor que devuelve la funcin si la condicin se evala como FALSO

Funcin SI. Ejemplo: =SI(A2>=5; Aprobado; Suspenso) Ejercicio Escribir una funcin lgica que convierta las notas en calificaciones conforme a la siguiente tabla: NOTA nota<5 5<=nota<7 7<=nota<9 9<=nota<10 Nota=10 CALIFICACIN Suspenso Aprobado Notable Sobresaliente Matrcula de Honor Condicin: A2>=5 Valor_si_verdadero: Aprobado Valor_si_falso: Suspenso

SOLUCION =SI(A2=10;"Matrcula"; SI(A2>=9;"Sobresaliente"; SI(A2>=7;"Notable"; SI(A2>=5;"Aprobado";"Suspenso")))) EJERCICIO Elaboraremos una supuesta tabla con los alumnos de una escuela. Los datos que tendremos son las notas de los tres trimestres. A partir de ah, realizaremos una serie de clculos utilizando las funciones que hemos estudiado.

Hemos de calcular los siguiente: En la columna E la nota final que ser la media de los tres trimestres. En la columna F la evaluacin en forma de texto. Haremos servir la funcin =SI para lo siguiente: Si la nota media es de 0 a 4,99, aparecer la palabra Insuficiente Si la nota media es de 5 a 6,99, aparecer la palabra Aprobado Si la nota media es de 7 a 9,5, aparecer la palabra Notable Si la nota media es de 9,6 a 10, aparecer la palabra Excelente En las celdas inferiores calcularemos la Mediana, Notas mxima y mnima, y moda Finalmente, colocaremos unas celdas que nos informarn de: El nmero de alumnos que hay El nmero de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay Qu porcentaje representa cada uno de los anteriores