Presentacin

El Mdulo de Gestin de los representantes del Ncleo Ejecutor, forma parte del Manual de Gestin Comunal. Objetivo: Generar y fortalecer las capacidades de los responsables de la gestin para la ejecucin del proyecto. Est dirigido al Ncleo Ejecutor y en forma especial a los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor, constituyndose en un documento de consulta para toda la poblacin beneficiaria.

TEMA 1

Organizando nuestra comunidad en Ncleo Ejecutor

OBJETIVO:
Promover la organizacin de la comunidad y determinar sus formas de participacin.

Nuestra comunidad
Qu es el Ncleo Ejecutor?
Es la comunidad organizada y representada por cuatro (4) personas elegidas democrticamente en asamblea general. Estos representantes elegidos son: Presidente, Secretario, Tesorero y Fiscal. Es importante que por lo menos un miembro del Ncleo Ejecutor sea una mujer.

Requisitos para ser elegidos representantes del Ncleo Ejecutor:

Vivir en la comunidad. Saber leer y escribir. Tener Documento Nacional de Identidad (DNI). No tener parentesco con los otros miembros del Ncleo Ejecutor. Poseer buena conducta, prestigio y solvencia moral. No estar inhabilitado por FONCODES.

Funciones de los miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor

PRESIDENTE / A
Es el representante legal del Ncleo Ejecutor. Firma en representacin del Ncleo Ejecutor la documentacin requerida por FONCODES, as como el convenio de financiamiento. Exige la entrega formal del terreno y firma el acta correspondiente con los dems representantes del Ncleo Ejecutor. Firma documentos del Convenio durante la ejecucin, terminacin, liquidacin y transferencia de la obra. Convoca y preside las asambleas. Revisa los libros y documentos. Vigila los procesos de compra.

SECRETARIO / A
Tiene a su cargo el Libro de Actas y redacta las actas de las asambleas. Elabora las actas de las asambleas mensuales y de la reuniones del Ncleo Ejecutor Coordina y organiza las reuniones del Ncleo Ejecutor.

Informa a la comunidad sobre los acuerdos de las asambleas. Reemplaza al Presidente en la conduccin de la asamblea en caso de ausencia. Guarda y cuida los documentos relacionados al convenio.

TESORERO (A)
Firma los convenios de financiamiento conjuntamente con el Presidente. Responsable del manejo y uso adecuado de los fondos (chequeras, cotizaciones, etc.). En caso de ausencia, los documentos quedan en custodia del Secretario / a. Retira con el Residente el dinero de la cuenta bancaria, previa autorizacin del Presidente y del Fiscal. Custodia el dinero retirado del banco hasta el momento de efectuar el pago. Visa los comprobantes de gastos junto con el Presidente y el Residente. Participa en forma conjunta con el residente en los procesos de compra oportuna de los bienes o materiales y contrata la mano de obra necesaria. Lleva un registro de ingresos y egresos de todas las operaciones ejecutadas. Registra los documentos de gastos en la hoja de Manifiesto de Gastos. Elabora con el Residente el resumen del Estado Financiero del Proyecto y el Manifiesto de Gastos. Prepara con el Residente la rendicin de cuentas, la cual debe ser presentada mensualmente en la asamblea comunal. Efecta el pago de jornales y honorarios. Suscribe documentos del Convenio durante la ejecucin, terminacin y liquidacin de este.

EL / LA FISCAL
Es el representante de la Municipalidad Distrital designado para custodiar sus recursos. Vela por el cumplimiento de todas las obligaciones del convenio y documentos anexos en la ejecucin del proyecto. Informa al Presidente, al Supervisor y a la Oficina Zonal sobre las irregularidades detectadas.

Revisa y firma la autorizacin de gastos que elaboran el tesorero y el inspector residente para la compra de materiales. Vigila que el uso de los recursos se efecte de acuerdo con la programacin de gastos. Vigila el movimiento de almacn. Tiene a su cargo el cuaderno de capacitacin.

RECORDEMOS QUE: HOMBRES Y MUJERES tenemos los mismos derechos a ser elegidos para ocupar cualquier cargo del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor.

Responsabilidades del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor

El Ncleo Ejecutor firma los convenios de financiamiento con: Las municipalidades acreditadas: estos convenios se suscriben entre la comunidad y el Ncleo Ejecutor, para coordinar y contratar a los agentes individuales encargados de la capacitacin, ejecucin y supervisin de obras.

Ncleo Ejecutor
CONVENIO DE GESTIN

Municipalidad Distrital

Las municipalidades no acreditadas: estos convenios se suscriben entre la municipalidad, del Ncleo Ejecutor y Foncodes, para coordinar y contratar a los agentes individuales encargados de la ejecucin, capacitacin y supervisin del proyecto.

Municipalidad Distrital Ncleo Ejecutor CONVENIO DE COOPERACIN

Foncodes

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Cambio de integrantes del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor

Cualquiera de los miembros podr ser cambiado por:

Renuncia irrevocable escrita. Cambio de domicilio a un lugar diferente del mbito del convenio. Por enfermedad que le impida realizar sus funciones.

Tambin puede ser cambiado por:

No cumplir eficientemente sus funciones. Tener parentesco directo con algn miembro del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor elegido: padre, madre, hijo(a), to(a), primo(a). Estar inhabilitado por FONCODES. Tener antecedentes penales.

El nmero de personas asistentes a la asamblea para cambiar a cualquier representante deber ser por lo menos igual a la mitad de personas que lo eligi.

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Prohibiciones del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor

EST PROHIBIDO DE:

Usar los fondos para fines personales y cosas ajenas al proyecto. Delegar el manejo de las cuentas. Firmar cheques sin tener la autorizacin de gastos. Pagar montos diferentes de los autorizados. Realizar pagos sin la autorizacin correspondiente. Modificar las caractersticas del proyecto sin autorizacin de FONCODES.

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Sanciones a los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor

Si alguno de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor incumple cualquiera de las condiciones del convenio de financiamiento y sus anexos, estar sujeto a la aplicacin de las siguientes sanciones: La asamblea comunal podr destituir al miembro que cometa falta o delito. FONCODES impedir que la persona que cometa falta o delito participe en cualquier otro proyecto o programa financiados por la institucin.
FONCODES o la comunidad podrn denunciar judicialmente a quien cometa falta o delito.

Otras previstas en el Convenio.

Seremos denunciados penalmente SI:

S/.

Utilizamos el dinero en cosas ajenas al proyecto. Usamos el dinero para beneficios personales o de un tercero.

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Participacin activa de la comunidad

La comunidad debe participar:

Organizndose en Ncleo Ejecutor.

Eligiendo a su rgano Representativo para que lo represente en la gestin del proyecto.

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La eleccin de la directiva de los Comits de Administracin.

Con la mano de obra no calificada mediante faenas comunales. Con el terreno, materiales del lugar (troncos, adobes, piedras, arena, agregados, etc.) de acuerdo con el compromiso de cofinanciamiento, adems de dinero en efectivo para la operacin y mantenimiento de las obras.

Asimismo:

Con su asistencia a las reuniones de capacitacin y educacin sanitaria.

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Con su intervencin en las asambleas y c o n t ro l d e l d e s e m p e o d e l o s representantes del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y agentes que intervienen en el proyecto.

LA COMUNIDAD EJECUTA Y COFINANCIA

MUNICIPALIDAD FINANCIA

NO DEBEMOS OLVIDAR

FONCODES SUPERVISA Y BRINDA ASESORA Y ASISTENCIA TCNICA

EL XITO DE LA OBRA Y SU FUNCIONAMIENTO DEPENDE DE NUESTRA PARTICIPACIN.

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Aporte comunal

Con qu aporta la comunidad para la ejecucin de su proyecto?

Con mano de obra no calificada, mediante faenas comunales. Proporciona el terreno donde se construir la obra y los materiales del lugar (troncos, adobes, agregados, etc.).

En qu consiste el aporte comunal de dinero en efectivo?

En que la comunidad hace una contribucin econmica en efectivo para las obras de agua y saneamiento segn el sistema de abastecimiento de agua que elija. Esta contribucin (cuota) sirve como Fondo de Reserva para la operacin, administracin y mantenimiento del sistema. La cuota la cobra el Tesorero del Ncleo Ejecutor y la entrega a la directiva del comite de administracin cuando la obra est concluida.

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TEMA 2

Realizando nuestras asambleas

OBJETIVOS:
Participar activamente en las asambleas y reconocer su importancia.

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Las asambleas

Son muy importantes porque en ellas:

Tomamos decisiones en conjunto:

Las mujeres y los hombres expresamos nuestras opiniones. Los acuerdos son aprobados democrticamente. Todos nos comprometemos a respetar y cumplir los acuerdos y los compromisos asumidos.

Nos informamos de todo lo referente al proyecto:

Los gastos y el manejo del dinero. El avance fsico de la obra que estamos realizando. El proceso de capacitacin.

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Tipos de asambleas
Asambleas ordinarias
Son las que se realizan de acuerdo con el plan de trabajo. Son convocadas por el Presidente. La convocatoria se difunde por diferentes medios indicando hora, lugar, fecha y agenda. Nos informamos y tomamos acuerdos.

Asambleas extraordinarias
Se realizan por motivos especiales. Pueden ser convocadas por el Presidente o el Fiscal. En ausencia de ambos, Foncodes coordina con la Municipalida para que la convoque. Se necesita la asistencia de por lo menos la mitad del nmero de personas que eligi al rgano Representativo. Si no hay el nmero requerido, se efecta una segunda citacin para el mismo da y se realiza la asamblea con la asistencia de por lo menos un tercio. La citacin se difunde por los diferentes medios indicando hora, lugar, fecha y agenda.

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Convocatoria.

Es importante promover la asistencia y participacin de todos los beneficiarios, para una transparente gestin de los recursos.

Las asambleas son convocadas para:

Informar sobre el inicio y marcha del proyecto. Tomar decisiones. Aprobar los aportes comunales para la construccin de la obra. Elaborar y aprobar el Plan de Trabajo y el cronograma de capacitacin. Realizar rendiciones de cuentas.

Hacer cambios en el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, ya sea por destitucin o reemplazo de alguno de sus miembros. Informar sobre alguna irregularidad. Aprobar la terminacin y liquidacin de la obra. Suscribir el acta de terminacin de la obra. Elegir al Comit de Administracin, que se encargar de la operacin y mantenimiento de la obra.

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Cmo organizar una asamblea

Antes de la asamblea
Preparamos, en coordinacin con todos los representantes del Ncleo Ejecutor, los puntos de la agenda. Coordinamos con otras autoridades y agentes locales involucrados en el proyecto para asegurar su participacin en la asamblea . Fijamos fecha, lugar y hora de la asamblea. Difundimos la convocatoria por lo menos con tres das de anticipacin por los diferentes medios.

Durante la asamblea
Asistimos puntualmente, saludamos con amabilidad a todos los asistentes. Iniciamos la asamblea con la lectura de la agenda. Tratamos detalladamente cada uno de los puntos de agenda. No pasamos al siguiente punto sin haber resuelto el que estamos tratando. Hacemos que todos participen. Aprobamos los acuerdos por lo menos con la mitad ms uno de los beneficiarios asistentes Resumimos los acuerdos. El Secretario da lectura al acta.

Despus de la asamblea
Todos debemos cumplir los acuerdos tomados en asamblea. El fiscal debe hacer que se cumplan los acuerdos.

Finalmente todos firmamos el acta.

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Pasos para el desarrollo de una asamblea

Estos pasos nos servirn cuando dirijamos una asamblea en la cual la agenda no est programada.

1. Saludamos con amabilidad

2. Registramos la asistencia

3. Verificamos el qurum Si hay 50% + 1 de los beneficiarios iniciamos la asamblea. 4. Leemos el acta anterior El secretario lee el acta de la asamblea anterior.

5. Pasamos a la seccin informes Informamos sobre asuntos relacionados con la asamblea.

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6. Pasamos a la seccin pedidos Los asistentes solicitan hablar de algn tema.

7 . Pasamos a orden del da Tratamos los puntos de agenda incluyendo la seccin pedidos. 8. Tomamos acuerdos Los puntos tratados en orden del da son sometidos a votacin. Los acuerdos siempre se aprueban con la mitad ms uno de los votos de los asistentes

9. Leemos el acta El Secretario lee el acta que ha redactado.

10. Firmamos el acta Todos los asistentes firmamos el acta, con lo cual aprobamos su contenido.

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El Libro de Actas
Es muy importante porque:
En l anotamos todos LOS ACUERDOS TOMADOS EN ASAMBLEAS. Las mujeres y los hombres asistentes lo firmamos.

Debe estar legalizado por un notario o un juez de paz y tener todas las hojas debidamente numeradas.

Qu deben contener las primeras hojas?

El Acta de Constitucin del Ncleo Ejecutor y el Padrn de Beneficiarios.

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Elaboracin del acta

Qu pasos debemos seguir para elaborar un acta?
1. Registrar el lugar, da y hora en que se realiza la asamblea. 2. Escribir los puntos de la agenda. 3. Anotar las opiniones y pedidos de las mujeres y los hombres. 4. Registrar los acuerdos.

5. Firman los miembros representantes del Ncleo Ejecutor.

6. Dar lectura al acta. 7 . Firmar a todos los asistentes. SE RECOMIENDA: Cuando la obra est concluida, el Libro de Actas debe pasar a la correspondiente entidad receptora de transferencia.

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El Acta
En la localidad de ..........................., distrito de ................................., .provincia de ............................ ..........., departamento de ............................, siendo las ........................ horas, del da............................. del ao................................ se reunieron los integrantes del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor, del Proyecto......................................., Convenio N .......................... para tratar la siguiente agenda: ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... Las personas asistentes informaron lo siguiente: Jos............................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................................... Mara............................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................

Se lleg a los siguientes acuerdos: ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... No habiendo nada ms que tratar, se lee el acta y se da por terminada la asamblea, siendo las ............ ................ horas del............................................................................................................. Los asistentes firman en seal de conformidad.

-------------------------Presidente (a)

-----------------------Tesorero (a)

----------------------Secretario (a)

------------------Fiscal(la)

Firmas de los asistentes:

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TEMA 3

Administrando nuestros recursos

OBJETIVOS:
Reconocer los documentos que se emplean para el control y seguimiento administrativo de los recursos. Comprender la importancia del cumplimiento de los procedimientos administrativos para el buen manejo de los recursos.

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Los Comits de Administracin

Son organizaciones comunales responsables de realizar la administracin, operacin y mantenimiento de las obras construidas.

Cmo se constituyen?
El rgano Representativo del Ncleo Ejecutor convoca a una asamblea comunal y por mayora simple se elige a los miembros de la directiva: (Presidente (a), Secretario (a), Tesorero (a) y Fiscal). Se debe promover que los candidatos sean hombres y mujeres.

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El Plan de Trabajo
Qu es el plan de trabajo?
Es el conjunto de actividades que vamos a realizar durante la ejecucin del proyecto. Se elabora con el asesoramiento del Residente, y aprobado por el Ncleo Ejecutor.

Para qu es til?
Para organizar nuestras actividades y vigilar su cumplimiento. Para poder reprogramar nuestras actividades.

Cmo elaboramos nuestro plan de trabajo?

Colocamos en la primera columna las actividades que vamos a desarrollar. Escribimos los nombres de los responsables de cada actividad. Fijamos cada cuanto tiempo (frecuencia) vamos a realizar la actividad y marcamos con una X la semana correspondiente. Anotamos las observaciones en la columna correspondiente.

34

Responsables: son los que conducen la actividad programada.

Ejemplo de Plan de Trabajo

Proyecto : ___________________________________ Convenio N _____________________________________________

ACTIVIDADES Asambleas Comunales Elaboracin del Cronograma de Capacitacin Asistencia a Talleres de Capacitacin Pago de jornales Pago de honorarios Compra de materiales y herramientas Rendicin de cuentas Liquidacin de la obra. Transferencia de la obra

FRECUENCIA

MES 1 2 3

EJECUCIN DEL PROYECTO MES 2 MES 3 4 1 2 3 4 1 2 3

MES 4 2 3

RESPONSABLES ORNE, Comunidad Comunidad y capacitador ORNE, Comunidad y Capacitador Tesorero y Residente Tesorero y Supervisor Tesorero y Residente ORNE, Residente ORNE, Residente ORNE, Foncodes

OBSERV.

Presidente (a) del N. E.

Secretario (a) del N. E.

Tesorero(a) del N. E.

Fiscal (la) del N. E.

Residente

SE RECOMIENDA:
El Plan de Trabajo debe estar colocado en un lugar visible para que los beneficiarios se enteren de todas las actividades.

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La Programacin de Gastos

Es un documento en el que escribimos la relacin de materiales, herramientas y servicios que se necesita para la ejecucin del proyecto. En este documento: Anotamos los costos de los materiales, herramientas y otros servicios, y la fecha para adquirirlos. El Tesorero y el Residente son los encargados de elaborarlo.

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Es obligatorio que el Ncleo Ejecutor cuente con:

a. El almacn

La comunidad debe proporcionar un local limpio, seguro y apropiado en donde funcione el almacn para:

Guardar los materiales y herramientas, mantenerlos en buenas condiciones y llevar un control de ellos.

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b. El Cuaderno de Obra
Es un documento que sirve para registrar los principales hechos que ocurren durante la ejecucin de la obra.

El cuaderno debe estar legalizado por el juez d de paz o notario y sus hojas debidamente numeradas. La apertura del cuaderno la realizamos el da obra, con la firma y de inicio de la obra los conformidad de l s representantes del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y de las autoridades presentes. En las primeras hojas debe constar el Acta de Entrega del Terreno. El Residente y Supervisor de Proyectos lo responsables de manejo. suscriben y son on los responsable Se anotan los avances, consultas, visitas del Residente y Supervisor de Proyectos, adems de situaciones diversas. Debe permanecer en la obra hasta la terminacin.

CUADERNO DE OBRA

Al concluir la ejecucin se sacan tres copias, que se distribuyen de la siguiente manera: 1. El original para del Expediente de Liquidacin. 2. Una copia para el Supervisor de Proyectos. 3. Una copia para el Residente. 4. Una copia para el Ncleo Ejecutor.

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c. El Cuaderno de Capacitacin

Es un documento donde se anotan los avances, incidencias y situaciones diversas que ocurren durante el PROCESO DE CAPACITACIN. Debe estar legalizado por un notario o juez de paz y tener las hojas debidamente numeradas. Se empieza a utilizar el da que se inicia la capacitacin, mediante Acta de Apertura. El / la Fiscal tiene la responsabilidad de su manejo. El / la Secretario / a tiene la responsabilidad de custodiarlo.

CUADERNO DE CAPACITACIN

Al concluir el proceso de capacitacin se saca tres copias, que se distribuyen de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. El original para el Expediente de liquidacin. Una copia para el Ncleo Ejecutor. Una copia para el Capacitador zonal. Una copia para la SubGerencia de Capacitacin

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ANEXOS

41

La autorizacin de gastos
Es el documento en el cual autorizamos el gasto segn la programacin. Deber siempre contar con el visto bueno del Residente esidente y del Supervisor de Proyectos. Utilizamos el formato N 5
AUTORIZACION DE GASTOS
N
CONVENIO No. MONTO FINANCIADO RECIBIDOS A LA FECHA MONTO ACUMULADO DE AUTORIZACIONES ANTERIORES SALDO DISPONIBLE GASTOS DE COSTO DIRECTO DETALLE INSUMO O SERVICIO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 MONTO TOTAL DE ESTA AUTORIZACION
SALDO ACTUAL DESPUES DE ESTA AUTORIZACION

FECHA:
: : : : :

IMPORTE CANTIDAD PRECIO UNIT S/.

UND.

Son .......................................................................................... Nuevos Soles ........................................................................................................................................ Nuevos Soles

(en letras)

GASTOS DEL RESIDENTE

COEFICIENTE DE PARTICIPACION DIAS POR ASISTIR EN EL MES DIAS ASISTIDOS (*) FACTOR DE ASISTENCIA
(*) Verificados en Cuaderno de Obra

(SOLO EN CASO DE PERSONA NATURAL)

DIAS DE RETRASO EN LA PRESENTACION DEL
(G) (H) (C = H/G)

La autor zacin de Gastos deL Residente slo se realizar una (01) vez al mes, posterior a la entrega del informe mensual respectivo y servir como constancia de permanencia en Obra. Para el caso de Persona Jurdica, el Pago del Residente se establecer segn se estipula en los contratos correspondientes.

INFORME MENSUAL

(n)

PRESUP CONCEPTO TOTAL A

HONORARIOS -RESIDENTE MOVILIDAD Y VIATICOS UTILES DE OFICINA

ACUMULADO AUTORIZAD O ANTERIOR

PAGO QUE SE AUTORIZA AVANCE MES FACTOR MONTO BRUTO MORA Fdo.LIQUID. MONTO NETO

D=AxB/100xC

E=Dx5/1000xn

F=(D-E)x0.15

D-E-F

TOTAL

PRESIDENTE DEL N.E.

FISCAL DEL N.E.

VB RESIDENTE

VB SUPERVISOR

El Tesorero es responsable de presentar los Comprobantes de Pago en un PLAZO DE 5 DIAS hbiles, contados desde la fecha de la presente autorizacin; y ser responsable del monto autorizado para Mano de Obra, que sustentar con Hoja de Jornaless firmadas.

Este procedimiento permite que el Tesorero y el Residente retiren oportunamente el dinero del banco.

43

Pago de jornales y honorarios

El Tesorero (a) paga la mano de obra de acuerdo con los das trabajados. El control y pago se efecta de acuerdo con los formatos 6, 7 , y 8.

Utilizamos el formato N 6: HOJA DE TAREO

CONVENIO N PERIODO DEL
N de Orden
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 os que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja de Tareo han sido cancelados por concepto de mano de obra.

:
AL

-FONCODES

Nombre y Apellidos

Categora

Documento de Identidad

DIAS TRABAJADOS L M M J V S D L M M J V S

TOTAL Das Trabaj

Residente DNI DNI

Maestro de Obra DNI

Tesorero N.E. DNI

Presidente N.E.

Utilizamos el formato N 7: HOJA DE JORNALES

CONVENIO N PROYECTO
N de Orde n

-FONCODES
Semana N

PERIODO DEL

..../..../....

AL

..../..../....

Nombre y Apellidos

Categora

Gnero Fem. Masc.

Documento de Identidad

Das Trabajad.

JORNAL (S/.)

TOTAL A PAGAR (S/.) FIRMA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Total

os que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido cancelados por concepto de Mano de Obra.

Residente DNI DNI

Maestro de Obra DNI

Tesorero N.E. DNI

Presidente N.E.

44

Utilizamos el formato N 8:

HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO

HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO
CONVENIO N

-FONCODES

Semana N PERIODO DEL

PROYECTO

..../..../....

AL

..../..../....

N de Orde n

Nombre y Apellidos

Categora

Gnero Fem. Masc.

Documento de Identidad

Das Trabajad.

JORNAL (S/.)

Total del Aporte Valorizado

FIRMA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.

V.B. Supervisor de Proyectos DNI DNI

Residente DNI

Presidente N.E. DNI

Tesorero N.E. DNI

Fiscal N.E.

El Residente AUTORIZA que el pago se efecte de acuerdo con el avance de la obra.

Pago de honorarios
El pago de servicios al Operador Tcnico Social se efecta conforme al convenio de financiamiento y al contrato con el Organo Representativo del Ncleo Ejecutor. El pago de Honorarios a los agentes individuale, se procede de acuerdo a lo establecido en sus contratos.

45

Aporte comunal
Recuerda
En la Hoja de Jornales del Aporte Comunal Cuantificado controlamos el aporte de la comunidad en mano de obra no calificada, el cual es cuantificado por el Residente.

Utilizamos formato N 8:

Hoja de Jornal del Aporte Comunal Cuantificado

HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO
CONVENIO N

-FONCODES

Semana N PERIODO DEL

PROYECTO

..../..../....

AL

..../..../....

N de Orde n

Nombre y Apellidos

Categora

Gnero Fem. Masc.

Documento de Identidad

Das Trabajad.

JORNAL (S/.)

Total del Aporte Valorizado

FIRMA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.

V.B. Supervisor de Proyectos DNI DNI

Residente DNI

Presidente N.E. DNI

Tesorero N.E. DNI

Fiscal N.E.

46

Los materiales y herramientas

Para la COMPRA de materiales y herramientas: El Residente asesora y cautela sobre la calidad y garanta de la compra que se realiza de acuerdo con la programacin de gastos.

NO debemos OLVIDAR hacer nuestras cotizaciones antes de realizar la compra. El PAGO de materiales y herramientas se efectuar contraentrega del bien.

Es decir: Recibimos los materiales y herramientas y luego pagamos la cantidad respectiva.

DEBEMOS EXIGIR el comprobante de pago para sustentar nuestros gastos, el cual debe estar a nombre del Ncleo Ejecutor.

47

Para el control de materiales y herramientas

Utilizamos el formato N 10

Movimiento diario de almacn

CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN - ENTRADAS - SALIDAS
CONVENIO N

-FONCODES
FECHA DE PRESENTACION

PROYECT O

..../..../....

INGRESOS FECHA MATERIAL UNID. PROVEEDOR CANT. RECEPCION PARTIDA

EGRESOS CAN T. RECEPCION

Presidente N.E. DNI DNI

Tesorero N.E. DNI

Fiscal N.E. DNI

Residente

NOTA : Uso interno del Ncleo Ejecutor, se presentar cada vez que sea solicitado por el Supervisor de FONCODES.

Utilizamos el formato N 11

Cuadro resumen del movimiento diario de almacn

CONVENIO No. : FECHA DE PRESENTACION : PROYECTO : - FONCODES

PERIODO DE CONTROL: DEL ...../...../........ AL ..../...../......

MATERIAL UNID. SALDO ANTERIOR INGRESOS FECHA PROVEEDOR CANT. INGRESO ACUMULADO FECHA EGRESOS PARTIDAS SALDO CA NT.

PRESIDENTE N.E.

TESORERO N.E.

FISCAL N.E.

RESIDENTE

NOTA: El presente cuadro se llenar hasta agotar el movimiento de un material, antes de pasar a otro.

48

Rendicin de cuentas mensuales

Es la informacin a todos los actores involucrados de los gastos efectuados en el proyecto. Es responsabilidad del Residente y del Tesorero. Los aportes en mano de obra, materiales, transporte, herramientas, equipos, etc. son valorizados en soles para incluirlos en la rendicin de cuentas final del proyecto. Se realiza en la Hoja Resumen del Estado Financiero y en la Hoja de Manifiesto de Gastos. Se registran todos los gastos efectuados por diferentes conceptos.

Utilizamos el formato N 13

Resumen del Estado Financiero

Convenio Proyecto CORRESPONDIENTE AL MES DE

Monto Financiado Monto Ampliacin Presupuestal Monto Total Financiado Transferencias Fecha 1 2 3 Total Desembolsado S/.

S/. S/. S/.

.............................. .............................. .............................. C/Pago N

Total De sembolsado Importe Intereses Generados Inversin a la fecha

S/. ........................................................................... S/. ........................................................................... S/. ...........................................................................

Cuenta Bancaria: Banco ........................

................................................................................... .................................................................................. .

VALOR FINANCIADO ITEM

1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 9.0 10.0 11.0

RUBRO (S/.)
COSTO DIRECTO Mano de Obra Calificada Mano de Obra no Calificada Materiales Equipos Herramientas Encofrados Flete Equipamiento Otros GASTOS GENERALES UTILIDAD I.G.V. GASTOS DEL RESIDENTE GASTOS DE PRE-INVERSION APORTES DE LA COMUNIDAD COFINANCIAMIENTO DE OTRAS INSTITUCIONES INTERESES

GASTOS EFECTUADOS (segn docum.probatorios) (S/.)

EJECUCION OBSERVACIONES %

SUB TOTAL INVERSION

GASTOS DE CAPACITACION GASTOS DE SUPERVISION GASTOS DE LIQUIDACION

TOTAL INVERSION
Los que abajo suscribimos, certificamos que hemos verificado, en los documentos presentados por el Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente, que los motivos consignados en el presente informe, han sido cancelados durante el proceso de ejecucin del Proyecto, con arreglo a los trminos y condiciones del Convenio suscrito con FONCODES

PRESIDENTE NOMBRE DNI

TESORERO NOMBRE DNI

RESIDENTE NOMBRE DNI

VB SUPERVISOR NOMBRE DNI

49

Manifiesto de Gastos

Se registran por fechas todos los documentos que sustentan los gastos realizados.

Utilizamos el formato N 14 :

Manifiesto de Gastos
CONVENIO Correspondiente al mes de Fecha de presentacin de .. de ............

UBRO (del Estado Financiero) :

No de Orden (**)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

(*)
DETALLE Razn Social o Nombre Concepto IMPORTE S/. OBSERVACIONES

DOCUMENTO Fecha Clase (***)

No

TOTAL (*) Llevar el Manifiesto de Gastos por cada RUBRO (1 al 12) del Estado Financiero. (**) Anotar en orden cronolgico la totalidad de documentos que acrediten los gastos efectuados. (***) Clase: Factura, Comprobante, Recibo, Contrato, Declaracin Jurada, etc. or el presente, los abajo firmantes declaramos bajo juramento que los gastos aqu detallados, estn previstos en el presupuesto aprobado y han sido utilizados, en su integridad, en la ejecucin del presente proyecto. Las copias de las facturas, omprobantes, recibos, etc., etc. que acrediten los gastos efectuados, debern permanecer en poder del TESORERO del Ncleo Ejecutor

PRESIDENTE NOMBRE DNI

TESORERO NOMBRE DNI

RESIDENTE NOMBRE DNI

VB SUPERVISOR DE PROYECTOS NOMBRE DNI

El Supervisor revisa en cada visita los documentos originales de los gastos realizados.

50

Segunda transferencia de fondos

Para las municipalidades acreditadas y NO acreditadas, el Residente es el responsable de presentar al municipio la Solicitud de Segunda Transferencia de Fondos (formato N 17)
Utilizamos el formato N 17 :

Solicitud de Transferencia de Fondos Convenio N ........ - ........ Foncodes

Se or: Director Ejecutivo de FONCODES FECHA: / / Tenemos el agrado de dirigirnos a usted a fin de solicitarle se sirva disponer la Transferencia de la cantidad de: .......................................................................................................... ............................... y /100 nuevos soles (S/....................................................) mediante abono en la cuenta de ahorros N ........................................... del Banco ......................... Sucursal de:...................................................... a nombre del N cleo Ejecutor: ................. ............................................................................... Para tal efecto, estamos presentando el Formato de Avance F sico Financiero de la Obra, el que tiene car cter de Declaraci n Jurada, y copia de libreta de ahorros, en los que se refleja el avance y cumplimiento de los requisitos establecidos. Respecto al Cronograma de Avance, aprobado por la Supervisi n, la obra se encuentra: a. Adelantada: ........... b. Normal: ............... c. Atrasada: .............

(De existir atraso, indique brevemente las razones y las medidas que ha tomado para superar esta situaci n):

El presente documento esta siendo entregado en : .............................................................

(Lugar)

el ....../......./........ al Supervisor de Proyectos:

(Nombre)

Atentamente

PRESIDENTE DEL NE Nombre DNI

TESORERO DEL NE Nombre DNI

RESIDENTE Nombre DNI

VB SUPERVISOR Nombre DNI

Los documentos que se anexan a la Solicitud de Segunda Transferencia de Fondos y las condiciones se indican en la Gua de Ejecucin Infraestructura. de Proyectos de Infraestructura

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La terminacin de la obra
Concluida la obra, segn el Expediente Tcnico, el Residente la registra en el Cuaderno de Obra y comunica al Supervisor para que en un plazo de 15 das la revise y d su conformidad. Suscriben el Acta de terminacin de la Obra el Ncleo Ejecutor, el Representante de la Municipalidad, el Residente y el Supervisor de Proyectos
Utilizamos el formato N 21

Pa r a e l c a s o d e l a municipalidades ACREDITADAS, el Acta se enva a la municipalidad distrital.

Acta de Terminacin de la Obra

Pa r a l a s N O ACREDITADAS, el Acta se enva a Foncodes.

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Asamblea comunal final

Es la asamblea ordinaria en la que el Organo Representativo del Ncleo Ejecutor y el Residente presentan la rendicin de cuentas final. Se debe realizar en la fecha ms prxima a la liquidacin. En esta asamblea: Damos a conocer los ingresos y egresos para la posterior liquidacin del convenio. Se informa tambin sobre todas las actividades realizadas durante la ejecucin del proyecto. Si la comunidad beneficiaria est conforme se suscribe el acta.
Utilizamos el formato N 22

El acta de rendicin de cuentas final

En la (el) comunidad / anexo / caser o de ........................................., del distrito de ..................................., de la provincia de ........................., del departamento de ........................, siendo las ........ horas del d a ........, del mes de ...................., de ....., reunida la poblaci n conformante del N cleo Ejecutor en Asamblea General, contando con la asistencia de los abajo firmantes. Se procedi a la Rendici n de Cuentas Final por parte del N cleo Ejecutor a la comunidad.

Asimismo, dejamos constancia que se ha cumplido con la ejecuci n de la obra, de acuerdo con los documentos del expediente t cnico. Representantes del N cleo Ejecutor que realizan la Rendici n de Cuentas Final

PRESIDENTE DNI DNI

TESORERO

SECRETARIO DNI DNI

FISCAL

Otros

RESIDENTE DNI

SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI

Autoridades asistentes

Nombre: Cargo: DNI

Nombre: Cargo: DNI

Siguen firmas de pobladores de la comunidad

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Liquidacin del convenio

El Organo Representativo del Ncleo Ejecutor y el Residente presentan al Supervisor del Proyecto toda la documentacin necesaria para la liquidacin del convenio. Los documentos que se acompaan al expediente de liquidacin estn detallados en la Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura Social. El Supervisor de la obra lo revisa, si no hay observaciones dar la conformidad correspondiente y presentar un informe para la

A quin se presenta el informe?

A la municipalidad distrital en el caso de la municipalidades acreditadas A la Oficina Zonal de Foncodes, en el caso de las NO ACREDITADAS

APROBACIN DE LA LIQUIDACIN DEL CONVENIO Quines la aprueban?

En las municipalidades ACREDITADAS, es la municipalidad mediante una Resolucin de Aprobacin de Liquidacin del Convenio, se presenta una copia a la Oficina Zonal para su registro. En las municipalidades NO ACREDITADAS, es Foncodes, mediante una Resolucin de Aprobacin de Liquidacin del Convenio, se enva una copia a la sede central para su registro. Para los proyectos (las obras) de agua potable y saneamiento solo se liquida la obra, pero no el proyecto (convenio) porque contina la etapa de acompaamiento.

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Entrega provisional de la obra

La obra se entrega provisionalmente a la entidad receptora correspondiente. En el caso de agua a la JAAPS que se encargar de la administracin , operacin y mantenimiento del sistema. La entidad receptora recibe la obra mediante: Acta de compromiso de operacin y mantenimiento provisional de la obra (formato N 23)

Para las obras de agua y saneamiento: El tesorero (a) del Ncleo Ejecutor entrega el Fondo de Reserva a la JAAPS, mediante un Acta de Transferencia, para que inicie sus actividades.

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A c t a d e Tr a n s f e r e n c i a d e l F o n d o d e R e s e r v a

En la (el) comunidad/ anexo/ casero de ........................................., del distrito de ..................................., de la provincia de ........................., del departamento de ........................, siendo las ........ horas del da ........, del mes de ...................., de ....., reunida la poblacin en asamblea general, con la asistencia de los abajo firmantes, se procede a lo siguiente. El Organo Representativo del Ncleo Ejecutor mediante su Tesorero entrega al Tesorero de la Junta Administradora de Agua Potable y Saneamiento (JAAPS) el Fondo de Reserva por un monto total de .......................................................... ..............(S/..................) correspondiente a los aportes en efectivo de la comunidad de acuerdo con la Hoja de Aportes Comunal en Efectivo, para que inicie sus actividades de administracin, operacin y mantenimiento del servicio instalado.

Representantes del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor que entrega el Fondo de Reserva
TESORERO DNI: PRESIDENTE DNI: FISCAL DNI:

Representantes de la JAAPS que reciben el Fondo de Reserva

TESORERO DNI: PRESIDENTE DNI FISCAL DNI:

Testigos:
RESIDENTE DEL OTS DNI: SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI:

Asistentes: Nombre .......................... ..........................

DNI ........................................ ........................................

Firma ............................. .............................

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ndice
Presentacin Tema 1 Organizando nuestra comunidad en Ncleo Ejecutor Nuestra Comunidad.........................................................5 Funciones de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor............................6 Responsabilidades del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor.........................................................10 Cambio de integrantes del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor............................11 Prohibiciones del rgano representativo del Ncleo Ejecutor........................................................12 Sanciones a los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor.........................13 Participacin activa de la comunidad........................14 Aporte comunal...............................................................17 Tema 2 Realizando nuestras asambleas Las asambleas....................................................................21 Tipos de asambleas..........................................................22 Como organizar una asamblea......................................24 Pasos para el desarrollo de una asamblea..................25 El libro de Actas ...............................................................27 Elaboracin del acta .......................................................28 El Acta .................................................................................29 Tema 3 Administrando nuestros recursos Los comits de Administracin......................................33 El Plan de Trabajo .............................................................34 La programacin de Gastos.............................................36 ANEXOS ................................................................................41 La autorizacin de gastos .................................................43 Pago de jornales y honorarios..........................................44 Los materiales y herramientas ........................................47 Rendicin de cuentas mensuales....................................49 Liquidacin de convenios .................................................54