Support de Cours - BOXI R3 - IA

DIRECTION DE LA FORMATION ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION
EPFL-VPAA-DAF-OGIF Btiment BP Station 16 CH 1015 Lausanne Tl. : E-mail : Site web: +4121 693.48.08 statistiques.formation@epfl.ch http://ogif.epfl.ch/
Cours BOXI R3 Infoview

Paramtrage de Business Objects ............................................................................ 2 Sur PC, avec Internet Explorer ............................................................................. 2 Sur PC, avec MozillaFirefox .................................................................................. 3 Sur Mac............................................................................................................. 4 Connexion ............................................................................................................ 5 Bouton Prfrences .......................................................................................... 6 Ouvrir un document ..............................................................................................10 Environnement de travail.......................................................................................11 Actualiser un rapport manuellement........................................................................15 Actualisation dun rapport automatiquement ............................................................16 Bouton Suivre ......................................................................................................17 Rapport BO ..........................................................................................................19 Appliquer un calcul ............................................................................................19 Insrer une colonne ...........................................................................................19 Supprimer une colonne ......................................................................................20 Appliquer un filtre ..............................................................................................21 Appliquer un filtre de rapport ..............................................................................23 Supprimer un filtre de rapport .............................................................................24 Insrer une section ............................................................................................24 Supprimer une section .......................................................................................25 Insrer un saut .................................................................................................25 Supprimer un saut .............................................................................................25 Insrer un tri ....................................................................................................26 Supprimer un tri ................................................................................................26 Plier/Dplier......................................................................................................27 Insrer un nouveau rapport ...................................................................................28 Dupliquer un rapport .............................................................................................29 Mise en page du rapport ........................................................................................30 Impression ..........................................................................................................31 Dconnexion dInfoview.........................................................................................31
Paramtrage de Business Objects

L'utilisation de Business Objects version XI ncessite quelques paramtrages afin d'tre utilis efficacement. Sur PC, avec Internet Explorer 1. Activer le module complmentaire
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Cours BOXI R3 Infoview 2. Autoriser les fentres publicitaires ou pop-up
3.
Vrifier les options de tlchargements de fichier
Sur PC, avec MozillaFirefox 1. Dbloquer les fentres pop-up
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Sur Mac 1. Cliquer sur Prfrences
2.
Dbloquer les fentres pop-up
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Connexion
1. 2. 3. 4. Dmarrer votre navigateur (Internet Explorer fortement conseill) Taper ladresse http://Infoview.epfl.ch Saisir votre nom utilisateur et mot de passe (compte Gaspar) Cliquer sur connexion.
La page d'accueil du portail Infoview saffiche. 1. Cliquer sur le lien Liste des documents pour accder vos rpertoires et documents.
Il est possible dviter cette tape (page daccueil) en paramtrant dans les prfrences la page de dbut lors de la connexion Infoview (cf. Bouton Prfrences ).
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Bouton Prfrences
Partie Gnral 3 tapes importantes respecter :
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1. Choix d'un rpertoire spcifique lors de la 1re connexion sur Infoview

Pour supprimer ltape Page daccueil lors de la connexion Infoview : Slectionner loption Dossier Cliquer sur le bouton Parcourir le dossier Slectionner le dossier souhait (printscreen ci-dessous) Cliquer sur le bouton OK pour enregistrer.
2. Nombre d'objets (documents) affichs sur une page

Slectionner 50 documents affichs
3. Choix de l'affichage d'un document BO dans la mme fentre qu'Infoview ou dans une
nouvelle fentre. Slectionner loption Dans plusieurs fentres de navigation plein cran, une fentre par document . Partie Web Intelligence Slectionner le bouton Interactif pour avoir accs aux outils ncessaires lors de la visualisation d'un document :
Evitez de faire d'autres modifications (par ex. paramtre rgionaux) afin de ne pas avoir de ractions bizarres avec votre Infoview.
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Cours BOXI R3 Infoview Rechercher un document BO 1. 2. pour dployer les sous-dossiers dans le panneau de navigation. Cliquer sur Cliquer sur le nom du dossier ou sous-dossier pour afficher la liste des rapports BO dans le panneau de lespace de travail.
Panneau des en-ttes
Panneau de navigation
Panneau de lespace de travail
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Cours BOXI R3 Infoview Panneau des en-ttes
Accueil Liste de document Aide Prfrence Dconnexion
Permet dafficher la page daccueil Infoview Permet dafficher la liste des documents disposition. Permet dafficher laide en ligne Infoview. Permet de dfinir le mode daffichage des informations. Permet de dconnecter lutilisateur.
Panneau de navigation
Permet dafficher les rpertoires disponibles. Permet dafficher les catgories disponibles. Permet dactualiser le panneau de navigation. Permet de visualiser un document (si un document est slectionn), ses proprits, ses catgories ou son historique (planification). Permet de rechercher un document. Permet de naviguer au travers de la liste des documents.
Il existe essentiellement deux types dobjets : Rapport WebIntelligence Document daide pdf
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Ouvrir un document
1. Double-cliquer sur le titre du document que vous souhaitez ouvrir.
OU 1. Clic droit sur le document que vous souhaitez ouvrir pour afficher le menu contextuel 2. Cliquer sur Visualiser .
La dernire instance du rapport s'affiche, cest--dire que les donnes affiches correspondent la dernire actualisation du document (cf. chapitre Actualiser un rapport manuellement). On trouve cette information en bas droite de lcran.
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Environnement de travail
La barre doutils Infoview permet selon vos droits de :
Fermer un document. Enregistrer sur mon ordinateur comme fichier Excel, pdf ou csv (enregistre tout le document) Enregistrer le rapport sur mon ordinateur sous Excel, pdf ou csv (enregistre longlet actif)
Les droits en lecture seule ne permettent pas denregistrer les modifications apportes un rapport. Afficher le rapport en mode page ou pdf. Afficher les diffrents lments de lenvironnement de travail (barres doutils, panneau de gauche, etc.). Plier/dplier le document. Exporter le document au format pdf pour impression. Permet de rechercher un mot dans le rapport. La recherche seffectue partir du panneau de gauche. Annuler permet de revenir la situation prcdente aprs une manipulation (insertion de colonne, suppression dune ligne, mise en format, etc.) ou rpter la dernire action. Permet de naviguer dune page lautre du rapport. Permet de mettre jour les donnes du document (cf. Actualiser un rapport manuellement) Permet de purger les donnes du document. Permet de suivre la mise jour des documents entre deux actualisations (cf. Bouton Suivre) Permet dajouter un filtre de rapport simple (cf. Rapport BO - Filtre de rapport) Plier/dplier permet dafficher les donnes par catgories (cf. Rapport BO Plier/dplier)
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Cours BOXI R3 Infoview La barre doutils Application du format permet de mettre en forme un rapport.
Il nest pas possible denregistrer les modifications apportes un rapport avec les droits en lecture seule. La barre doutils Rapport permet dappliquer les options suivantes :
1. 2.
Slectionner les donnes sur lesquelles on veut appliquer loption (colonne ou ligne selon le type de tableau). Slectionner loption appliquer. Pas disponible avec les droits en lecture seule Crer un tri (croissant, dcroissant ou personnalis) Crer un filtre Insrer/supprimer un saut Insrer un calcul Insrer une ligne ou une colonne Supprimer une colonne ou une ligne Dupliquer un rapport Ordre des tableaux, premier/arrire plan, avancer/reculer Alignement des tableaux
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On retrouve les options ci-dessus par un clic droit de la souris aprs slection des donnes sur lesquelles on veut appliquer loption.
Le menu contextuel (clic droit) donne accs des options supplmentaires tel que Dfinir comme section, Format, Ajouter un contrle de saisie, Aligner, Lien hypertexte et Transform le tableau en. Ces diffrentes options sont dcrites plus loin dans ce document. Le panneau de gauche permet dafficher plusieurs informations sur le rapport. Slectionner une option daffichage par simple clic sur la barre doutils au bas du panneau.
Objets disponibles
Types de diagramme de tableau
Les deux panneaux ci-dessus permettent dinsrer dans le rapport un nouvel objet, un rapport, un diagramme, etc. Il nest pas possible denregistrer les modifications apportes un rapport avec les droits en lecture seule.
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Filtres et structure du document
Carte de navigation
Les deux panneaux ci-dessus permettent de comprendre comment est structur le(s) rapport(s), onglet(s), filtre(s), rupture(s), etc. Depuis le panneau Filtres et structure du document on peut modifier ou supprimer un filtre. On peut galement naviguer dun rapport lautre laide des onglets au bas de lcran.
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Actualiser un rapport manuellement

A louverture dun rapport, les donnes affiches refltent les donnes utilises au moment de la cration ou de la dernire actualisation et enregistrement du rapport mais peuvent ensuite ne plus tre jour. 1. Cliquer sur le bouton en haut droite de lcran.
Si lactualisation du document ncessite la saisie dun ou de plusieurs filtres, la bote de dialogue Invites saffiche. 2. Cliquer sur la donne mettre jour (ligne(s) au haut de la bote). Saisir une valeur (exemple ci-dessous une date)
Slectionner une srie de valeurs (exemple ci-dessous pays de formation)
Saisie manuelle dune valeur. Slection dune ou de plusieurs valeurs. Cliquer sur la valeur slectionner puis cliquer sur le pour basculer la valeur dans la bouton fentre de droite ou double-cliquer sur la valeur slectionner. permet de dslectionner une Le bouton valeur. Permet de rechercher une valeur dans la liste des valeurs. 3. Cliquer sur le bouton Excuter la requte pour actualiser les donnes du document.
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Actualisation dun rapport automatiquement

Il existe la possibilit dactualiser un rapport automatiquement en planifiant lactualisation des donnes. Cette planification peut tre journalire, hebdomadaire, etc. Si un document fait lobjet dune planification le lien Visualiser dernire instance saffiche dans le menu contextuel (clic droit sur document). Les documents qui font lobjet dune planification automatique ont une date de dernre exccution et un nombre dinstances.
Le rsultat dun document planifi peut galement tre transmis via email sous forme de document Excel, pdf ou csv. Veuillez vous adresser lOGIF pour la planification des documents.
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Bouton Suivre
Pour suivre les donnes ajoutes, supprimes ou modifies (depuis la dernire actualisation ou depuis une certaine date). 1. Cliquer sur le bouton en haut droite de lcran.
2. Dfinir les donnes de rfrence pour le suivi des donnes :
Mettre jour automatiquement la date de rfrence chaque actualisation des donnes signifie quInfoview va se rfrer la dernire actualisation pour comparer les donnes avec lactualisation en cours (par exemple si nous somme le 2 dcembre et que la date dernire actualisation est le 1er novembre, Infoview compare les donnes entre ces deux dates. Si on actualise nouveau le document le 10 dcembre, Infoview comparera les donnes du 10 dcembre avec celles du 2 dcembre et non pas celles du 1er novembre). Utiliser les donnes actuelles comme donnes de rfrence signifie que les donnes de rfrence sont celles de la dernire actualisation et que cette date sera la date de comparaison avec toutes les actualisations futures (par exemple si nous sommes le 2 dcembre et que la date dernire actualisation est le 1er novembre, cette date dactualisation sera la rfrence pour toutes les futures actualisations). 3. Cocher loption Actualiser maintenant pour lancer lactualisation des donnes suite la confirmation par le bouton OK. Veuillez vous adresser lOGIF pour mettre en place cette option. Les droits en lecture seule vous permettent de comparer les modifications apports aux donnes seulement entre la date dactualisation du jour (par exemple 2 dcembre) et la dernire date dactualisation affiche lors de louverture du document (par exemple 1er novembre) (lorsque lon ferme le document cette date reste toujours le 1er novembre mme si vous actualisez les donnes en date du 2 dcembre).
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Cours BOXI R3 Infoview Suite lactualisation Infoview mais en vidence les modifications dans les donnes entre les deux actualisations.
Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton visualisation.
pour masquer les modifications. pour visualiser et/ou modifier les options de
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Rapport BO
Appliquer un calcul 1. OU Slectionner la colonne Cliquer sur licne Calcul de la barre doutils Slectionner le type de calcul dans la liste droulante Clic droit et slectionner Caclul dans le menu contextuel puis le type de calcul
Selon le type de donne slectionne, certain type de calcul ne sont pas pertinent, si par exemple, on slectionne la colonne No sciper (identifiant unique de la personne), seul le type Nombre est un choix de calcul pertinant et permet de calculer le nombre de personne rpondant aux critres du rapport. Insrer une colonne 1. 2. Slectionner lobjet dans le panneau de gauche depuis Objets disponibles Glisser lobjet lendroit voulu dans le rapport
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3.
Lcher lobjet pour insrer la colonne
On peut galement insrer une nouvelle colonne et insrer lobjet depuis Objets disponibles. Supprimer une colonne 1. OU Slectionner la colonne supprimer Clic droit et slectionner Supprimer Cliquer sur le bouton de la barre doutils
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Appliquer un filtre 1. Slectionner la colonne sur laquelle vous voulez filtrer les donnes Clic droit sur la colonne slectionne Cliquer sur Filtre, Ajouter un filtre Cliquer sur le bouton de la barre doutils
OU
La bote de dialogue Filtre saffiche : Saisie manuelle dune valeur. Slection dune ou de plusieurs valeurs. Cliquer sur la valeur slectionner puis pour basculer la cliquer sur le bouton valeur dans la fentre de droite ou double-cliquer sur la valeur slectionner. Le bouton permet de dslectionner
Permet de rechercher une valeur dans la liste.
Slectionner un oprateur dans la liste droulante
Cliquer sur le bouton OK pour valider le filtre Oprateur gal Pas gal Suprieur Suprieur ou gal Description Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est gal loprande Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est diffrent de loprande Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est suprieur de loprande Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est suprieur ou gal loprande
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Oprateur Infrieur Infrieur ou gal Entre
Non compris entre
Dans la liste
Pas dans la liste
Est nul N'est pas nul
Description Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est infrieur loprande Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est infrieur ou gal loprande Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est compris entre les deux valeurs dfinies dans loprande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont incluses dans le rsultat. Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition nest pas compris entre les deux valeurs dfinies dans loprande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont exclues du rsultat. Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est gal lune des valeurs dfinies dans loprande. Cet oprateur autorise un choix multiple pour les valeurs dfinies dans loprande. Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est diffrent de toutes les valeurs dfinies dans loprande. Cet oprateur autorise un choix multiple pour les valeurs dfinies dans loprande. Retrouve les enregistrements pour lesquels lobjet de la condition est vide.
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Appliquer un filtre de rapport Loption Filtre de rapport permet dajouter un ou plusieurs filtres rapidement. Loprateur est toujours gal . 1. Cliquer sur le bouton dans la barre doutils en haut droite
Loutil filtre de rapport est disponible.
2. Cliquer sur licone
pour slectionner la donne filtrer
3. Slectionner la donne filtrer. Les donnes sont proposes par thme. On peut poser un filtre sur nimporte quelles donnes figurant dans lextraction (objets disponibles) sans que celle-ci soit obligatoirement insrer dans le tableau).
4. Slectionner dans la liste droulante la valeur du filtre.
On peut ajouter autant de filtre que lon souhaite. Ces filtres sont toujours gale pas dautre oprateur possible. Il nest pas possible denregistrer les modifications apportes un document avec les droits en lecture seule, lorsque vous fermez le document les filtres sont supprims.
Support de cours_BOXI R3_IA.doc VPAA-DAF-OGIF Page : 23/31
Cours BOXI R3 Infoview Supprimer un filtre de rapport Pour supprimer un filtre de rapport slectionnez la liste droulante du filtre supprimer et cliquez sur (Supprimer) tout au bas de la liste.
Insrer une section Une section permet la sparation dun tableau en fonction dun objet, en mettant cet objet en vidence, en titre de tableau. 1. Clic droit sur la colonne dfinir comme section. 2. Slectionner Dfinir comme section dans le menu contextuel.
Rsultat
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Cours BOXI R3 Infoview Supprimer une section 1. 2. Clic droit sur la section. Slectionner Supprimer une cellule de section.
Insrer un saut Un saut permet de regrouper dans le tableau un objet par type.
1. OU
Slectionner la colonne Clic droit et slectionner Saut/Insrer Cliquer sur licne de la barre doutils
Supprimer un saut 1. OU Slectionner la colonne Clic droit et slectionner Saut/Supprimer Cliquer sur le bouton de la barre doutils
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Insrer un tri 1. OU Slectionner la colonne. Clic droit Tri et slectionner le tri souhait. Cliquer sur licne de la barre doutils.
Le tri personnalis permet de dfinir votre propre ordre de tri.
Slectionner la donne puis modifier lordre de tri laide des flches haut/bas.
Cliquer sur le bouton Supprimer le tri personnalis pour revenir au tri initial.
Cliquer sur le bouton OK pour sauvegarder le tri.
Supprimer un tri 1. OU Slectionner la colonne Clic droit Tri et dslectionner le tri supprimer ou Supprimer les tris. pour dslectionner le tri supprimer ou choisir dans le Cliquer sur licne menu droulant Supprimer les tris. Si on dfinit plusieurs tris (tri croissant sur no sciper, nom et prnom) lordre dinsertion des tris est important. Par exemple si on dfinit un tri croissant pour le prnom et ensuite pour le nom, le tri sur le prnom est prioritaire sur celui du nom. Il faut donc supprimer les deux tris puis crer nouveau les tris en respectant lordre dsir.
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Cours BOXI R3 Infoview Plier/Dplier Pour masquer ou afficher les donnes du rapport en pliant (rduisant) ou dpliant (dveloppant) des sections ou des ruptures (par exemple anne/mois/jour ou facult/section/orientation, etc.).
Pour afficher le mode Plier/Dplier, le document doit avoir t cre sous un certain modle (la majorit des documents existants nutilisent pas ce modle). Si vous souhaitez un document qui utilise cette option, veuillez vous adresser lOGIF.
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Insrer un nouveau rapport

Avec les droits en lecture seule, on ne peut pas crer un nouveau document BO mais on peut crer un nouveau rapport dans un document existant avec les objets disponibles dans le document (ce nouveau rapport sera supprim la fermeture du document). 1. 2. Clic droit sur le lien (onglet) au bas du rapport existant. Cliquer sur Insrer pour crer un nouveau rapport.
3. 4.
Cliquer sur le bouton Type de diagramme et de tableau dans le panneau de gauche et glisser un tableau dans le nouveau rapport. Cliquer sur le bouton Objets disponibles dans le panneau de gauche et glisser les objets dans le tableau.
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Dupliquer un rapport
Dupliquer un rapport peut tre intressant si on veut, par exemple, transformer un tableau en graphique, ainsi on conserve le tableau dans un onglet et on cre un graphique sur la base des mmes donnes dans un nouvel onglet. 1. 2. 3. 4. Clic droit sur le lien (onglet) au bas du rapport existant. Cliquer sur Dupliquer un rapport. Clic droit sur le rapport (du nouvel onglet). Slectionner Transformer le tableau en dans le menu contextuel.
La bote doutil Transformation en saffiche : 5. Slectionner le diagramme souhait. 6. Cliquer sur le bouton OK.
7. 8.
Clic droit sur le diagramme. Slectionner Format puis Diagramme.
La bote de dialogue Format du diagramme saffiche. Rappel, les modifications dans un document ne peuvent tre enregistres si vous avez les droits en lecture seule. Il est prfrable denregistrer le rapport au format Excel pour crer un diagramme.
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Mise en page du rapport

1. 2. Clic droit en dehors du rapport Format du rapport
3.
Modifier la position de len-tte, du pied de page, lorientation de la page, etc.
Il nest pas possible denregistrer les modifications apportes un rapport avec les droits en lecture seule.
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Impression
1. Cliquer sur le menu Document. Choisir Enregistrer sur mon ordinateur comme puis loption Excel, PDF ou CSV pour enregistrer tout le document (si document avec plusieurs onglets) OU Choisir Enregistrer le rapport sur mon ordinateur sous puis loption Excel, PDF ou CSV pour enregistrer un seul rapport/onglet (si document avec plusieurs onglets)
Avant de lancer une impression au format PDF, on peut laide du menu Afficher puis Mode PDF visualiser le document au format PDF.
Cliquer sur le bouton Afficher au format HTML pour revenir laffichage HTML.
de la barre doutils permet dditer le rapport. Le format de ldition est Le bouton identique au format Mode PDF.
Dconnexion dInfoview
Une fois que vous avez fini d'utiliser Infoview, il est prfrable de vous dconnecter de l'application laide du bouton Dconnexion droite dans le panneau des en-ttes, plutt que de fermer simplement le navigateur.
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