Clase 14: Bases de Datos

Clase 14: Bases de datos

TEMA 1: Filtro Avanzado y Funciones de Base de Datos

En clases anteriores ya conociste el comando Autofiltro que permite aplicar filtros bsicos a una pequea lista o base de datos. En Microsoft Excel el concepto de lista se asimila al de base de datos. De hecho, esta planilla de clculo no es un programa administrador de bases de datos, pero posee algunas utilidades y funciones bsicas para trabajar con ellas en operaciones elementales, tales como Filtro Avanzado y funciones de base de datos. I. FILTRO AVANZADO: El comando Filtro avanzado, que vers en esta clase, permite filtrar una lista en su lugar, como el comando Autofiltro, pero no muestra los botones de Autofiltro para las columnas como el Autofiltro. En lugar de ello, el usuario tiene que escribir los criterios segn los cuales desea filtrar los datos, en un rango independiente de la lista que se llamar rango de criterios. Un rango de criterios permite ejecutar criterios ms complejos. La principal ventaja del Filtro avanzado es que permite copiar los datos en otro lugar de la planilla. Abre el archivo Pagos.xls para que puedas revisar algunos conceptos previos. 1. Lista o base de datos Lista o base de datos es un conjunto contiguas estructuradas en forma Cada una de las filas que componen denomina Registro; cada una de las se denomina Campo. de celdas de tabla. la lista se columnas

Por ejemplo, en el caso del archivo que tienes abierto, la lista o base de datos sera el rango A2:F14. Esta base de datos en particular est compuesta por 6 campos y 12 registros. Si la base de datos tiene ttulos y subttulos como el que existe en la fila 1, no se consideran como parte de la misma. La base de datos no puede contener filas vacas, es decir no puede haber registros en blanco. No obstante, si podra tener celdas vacas puesto que es posible que a un registro le falte la informacin relativa a uno ms campos. 2. Criterios Un criterio es una zona de la planilla, independiente de la lista, que t debes construir. En ella especificars las condiciones que filtrarn la lista, como el que aprecias en el rango C16:C17. Un criterio es, en el fondo, un rango constituido por el rtulo de una o ms columnas de la lista y debajo de los rtulos al menos una fila con una o ms condiciones relativas a dichas columnas. Para expresar criterios que comparen datos, debes utilizar los operadores de comparacin. Para construir el criterio es recomendable que copies el rtulo o ttulo del campo al que se referir el criterio. Digitar el rtulo puede significar problemas si no lo escribes exactamente como figura en la base de datos. Ejemplos de Criterio simple (constituidos por un solo campo) Mes Enero Pago >230000 Este criterio mostrara los registros que contienen Enero en la columna Mes.

Este criterio mostrara los registros que tengan pagos superiores a 230000.

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Ejemplos de criterios compuestos (constituidos por dos o ms campos o datos) Seccin <>1 Mes Mayo Este criterio mostrara los registros que no sean de la Seccin 1 y que correspondan al mes de mayo.
Para construir un criterio basado en el conector Y escribe las condiciones en la misma fila.

Seccin 1

Mes

Este criterio mostrara los registros de la Seccin 1 o que correspondan al mes de mayo.
Para construir un criterio basado en el conector O escribe las condiciones en filas distintas.

Mayo Mes Enero Mayo Seccin Mes 1 Mayo 2 Enero

Este criterio mostrara los registros que contienen Enero o Mayo en la columna Mes.

Este criterio mostrara los registros de la Seccin 1 que correspondan a Mayo o que sean de la Seccin 2 siempre que correspondan a Enero.

Para ocupar Filtro avanzado procura seguir estos pasos: Construye el criterio que controlar el filtro. Elige el comando Filtro Avanzado en el men Datos Filtro. En el recuadro Accin, selecciona Copiar a otro lugar. Especifica el rango de la lista en este recuadro. Especifica el rango en que pusiste los criterios en este recuadro. Especifica la celda a partir de la cual copiars los datos en este recuadro. Este ltimo dato se denomina rango de extraccin.

Algunos ejemplos: 1. Se desea obtener un listado de todos los registros de pagos que corresponden a Enero. Ejecuta el comando Datos Filtro Filtro Avanzado. En el recuadro Accin selecciona Copiar a otro lugar. En el recuadro Rango de la lista digita o selecciona el rango A2:F14. En el recuadro Rango de criterio digita o selecciona el rango C16:C17. En el recuadro Copiar a digita o selecciona una celda vaca, por ejemplo E16. Presiona Aceptar.

2. Ejecuta todos los filtros cuyos criterios se especifican ms arriba. Copia el criterio en alguna zona vaca de la planilla y luego procede como en el caso anterior.

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A veces se desea que el filtro avanzado genere una nueva lista que contenga registros con slo algunos campos especficos de la tabla original. En el caso que nos ocupa, podras desear generar una nueva lista con registros que slo contengan los campos matrcula y nombre. En dicho caso, el rango de extraccin debe ser construido copiando los rtulos de los campos que te interesa extraer. Ejecuta el ejemplo siguiente: 3. Se desea obtener todos los registros de pagos cuyo mes sea Enero o Febrero. La lista resultante debe contener slo los campos Matrcula y Nombre. Digita el criterio en alguna zona vaca de la planilla. Construye el rango de extraccin al lado del criterio con los campos solicitados. Ejecuta el comando Datos Filtro Filtro avanzado. En Accin elige Copiar a. En Rango de la lista especifica el rango de la base de datos. En Rango de criterios especifica el rango en el cual digitaste el criterio. En Copiar a digita o selecciona el rango de extraccin que construiste al lado del criterio. Presiona Aceptar . Guarda los cambios con el nombre Filtros y cierra el archivo.

II. FUNCIONES DE BASE DE DATOS Microsoft Excel incluye funciones de hoja de clculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Existen varias funciones de base de datos. La ventaja principal de estas funciones es que basta que aprendas a ocupar una de ellas para aprenderlas todas, dado que, sin considerar la funcin utilizada, el procedimiento para ocuparlas es exactamente igual para todas. FUNCION SINTAXIS BDFUNCION se sustituye por alguno de los nombres de funcin: BDSUMA, BDMAX, BDMIN, BDPROMEDIO, BDCONTAR.
Dichas funciones hacen lo mismo que las bsicas pero en el contexto de una base de datos, es decir calculan basndose en las condiciones especificadas en los criterios.

BDFUNCION(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

ARGUMENTOS Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Nombre_de_campo: indica el campo sobre el cual se desea operar o calcular. Nombre_de_campo puede ser texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Mes", como un nmero que represente la posicin de la columna en la lista 1 para la primera columna o como una referencia a la celda que contiene el rtulo del campo. Criterios: es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Tal como en el filtro avanzado, puedes utilizar cualquier rango en el argumento Criterios, mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna.

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Ejemplos: Recupera el archivo Pagos.xls para ejecutar estos ejemplos

1.

Se desea determinar la suma de los pagos correspondientes al mes de Enero. Incorpora el criterio correspondiente en el rango H2:H3. Pon el cursor en la celda I2 y presiona el botn Pegar funcin. En el recuadro Categoras elige Base de Datos. En el recuadro Nombre de la funcin haz doble clic sobre la funcin BDSUMA. Aparecer la paleta de funciones:

En el argumento Base_ de_datos digita el rango de la base de datos: A2:F14. En el argumento Nombre_de_campo digita: o El rtulo del campo que deseas calcular: Pago, o o Pon el nmero de columna que ocupa este campo en la base de datos: 6, o o Digita la referencia a la celda que corresponde a ese rtulo: F2 En el argumento Criterios, especifica el rango en que pusiste el criterio: H2:H3. Presiona Aceptar.

Soluciona estos casos: Monto mximo de los pagos correspondientes al mes de Febrero. Cuntos pagos del mes de Enero hay en la lista. Promedio de pagos de los registros que sean de la seccin 1. Monto mnimo de los pagos que no son de la seccin 1.

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