Clase 15: Fechas y Horas en Excel

Clase 15: Fecha y Horas en Excel

TEMA 1: Conceptos Generales

Con Excel se pueden introducir valores de Fecha y Hora en una hoja de clculo. La unidad de tiempo en Excel es el da. Cada da est representado por un nmero de serie, que comienza en 1, y corresponde al domingo 1 de enero de 1900, y termina en 2.958.465, correspondiente al viernes 31 de diciembre de 9999. Cuando se coloca una fecha en una hoja de clculo, Excel la interpreta como un nmero entero que representa la cantidad de das entre la fecha inicial, 1 de enero de 1900 y la fecha introducida. Por ejemplo, el nmero de serie 37316, representa el 1 de marzo del 2002, ese nmero corresponde a la cantidad de das entre la fecha indicada 1/3/2002 y el 1/1/1900. La Hora representa la porcin del da desde su inicio, 12 de la noche, hasta la hora indicada. Por tanto, para Excel una hora corresponde a un nmero decimal. La mitad de un da, corresponde a las 12 del medioda, con un valor de 0,5. Las 8 de la maana el 0,33 de un da. Al asignarles nmeros de serie a las fechas y a las horas es posible realizar clculos de Fecha y Hora tal como se ejecutan clculos con otros valores.

TEMA 2: Operaciones con Fechas y Horas

Tal como se opera con nmeros, es posible realizar clculos simples y complejos utilizando fechas y horas. La mayora de las veces, para los clculos ms complejos que se puedan imaginar Excel provee una solucin que, por su sencillez, la mayora de los usuarios no es capaz de vislumbrar. Tal como se podr apreciar en los siguientes casos: 2.1 Determinar el nmero serial de una fecha

Para determinar el nmero serial que corresponde a una fecha basta con una sencilla operacin de formato. Supn el siguiente caso: La celda A1 contiene la fecha: La celda A2 contiene la frmula: 25/12/2004 =A1 (esta frmula trae a la celda A2 la fecha que ingresaste en A1)

Procede as: Haz un clic con el botn derecho en la celda A2 y elige la opcin Formato de Celdas del men contextual. Selecciona la solapa Nmero y en el cuadro Categora elige la opcin General y luego presiona Aceptar. Observars que la operacin te devuelve el nmero 38346. Para formatear tambin puedes elegir la categora Nmero, en cuyo caso debes elegir 0 (cero) en Posiciones decimales. Para averiguar la fecha que corresponde a un nmero serial, se realiza el procedimiento inverso, esto es, se da formato de fecha a la celda que contenga el nmero de serie. Intenta, por ejemplo, siguiendo los pasos anteriores, determinar a qu fecha corresponde el nmero serial 65389.

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2.2.

Determinar el nmero serial de una hora

Para determinar el nmero serial que corresponde a una hora basta con otra sencilla operacin de formato. Supn el siguiente caso: La celda A1 contiene la hora: La celda A2 contiene la frmula: 05:30 =A1 (esta frmula trae a la celda A2 la hora que ingresaste en A1)

Procede as: Haz un clic con el botn derecho en la celda A2 y elige la opcin Formato de Celdas del men contextual, selecciona la solapa Nmero, en el cuadro Categora elige la opcin General y luego presiona el botn Aceptar. Observars que la operacin te devuelve el nmero 0,22916667. Para averiguar la hora que corresponde a un nmero serial, se realiza el procedimiento inverso, esto es, se da formato de hora a la celda que contenga el nmero de serie. Intenta, por ejemplo, siguiendo los pasos anteriores, determinar a qu hora corresponde el nmero serial 0,5625244.
2.3 Determinar el nmero de das transcurridos entre dos fechas

Dado que las fechas corresponden a nmeros, para determinar cuntos das han transcurrido entre una fecha y otra, basta simplemente con restar ambas fechas y luego dar formato de nmero General al resultado. Supn el caso siguiente: La celda A1 contiene la fecha: La celda A2 contiene la fecha: 26/01/2004 05/06/2004

Procede as: En la celda A3 introduce la frmula =A2-A1. Luego da formato de nmero General a la celda A3 y observars que el resultado es 131, que corresponde a la cantidad de das entre ambas fechas.
2.4 Determinar la duracin de un evento

Es posible operar con horas para determinar la duracin de algn evento o procedimiento. Para hacerlo basta con restar las horas. Supn el siguiente caso: La celda A1 contiene la hora: La celda A2 contiene la hora: La celda A3 contiene la frmula: 23:55 10:35 =A1-A2

Se obtiene el resultado 13:20 que corresponde al serial 0,555555556.

2.5

Determinar la hora resultante a partir de una hora determinada

Es posible obtener una hora a partir de una hora inicial. Para ello basta sumar las horas: La celda A1 contiene la hora: La celda A2 contiene la hora: La celda A3 contiene la frmula: 12:55:35 3:20:15 =A1+A2

Se obtiene el resultado 16:15:50 que corresponde al serial 0,677662037

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2.6

Prorrogar o adelantar una fecha

A partir de una fecha determinada es posible conocer una nueva fecha agregando o restando das. Recuerde que las fechas son nmeros enteros por tanto si se quiere agregar o restar das basta con realizar una simple operacin. Veamos un caso: Se desea prorrogar en 90 das la fecha de un documento: La celda A1 contiene la fecha del documento: La celda A2 contiene la cantidad de das de prrroga: La celda A3 contiene la frmula: Se obtiene como resultado 14-08-2004 Se desea saber qu fecha es 70 das antes del 15/03/2004: La celda A1 contiene la fecha inicial La celda A2 contiene la cantidad de das: La celda A3 contiene la frmula: Se obtiene como resultado 03-01-2004 15/03/2004 70 =A1-A2 16/05/2004 90 =A1+A2

TEMA 3: FUNCIONES DE FECHA Y HORA

3.1 Funcin Ao

Devuelve el ao correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis AO(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para el calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse tambin en forma de texto. A 31/03/99 15/04/02
Funcin Mes

1 2
3.2

B 1999 La celda B1 contiene la frmula 2002 La celda B2 contiene la frmula

=AO(A1) =AO(A2)

Devuelve el mes correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis MES(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse tambin en forma de texto. A 31/03/99 15/04/02 B 03 La celda B1 contiene la frmula 04 La celda B2 contiene la frmula =MES(A1) =MES(A2)

1 2

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3.3

Funcin Da

Devuelve el da correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis DIA(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse tambin en forma de texto. A 31/03/99 15/04/02
Funcin Hoy

B 31 La celda B1 contiene la frmula 15 La celda B2 contiene la frmula =DIA(A1) =DIA(A2)

1 2
3.4

Devuelve la fecha actual. Sintaxis HOY() Esta funcin no utiliza ni requiere argumentos. A 00/00/0000 La celda A1 contiene la frmula

1 2 3.5

=HOY()

Funcion diasem El da se devuelve como un

Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento num_de_serie. nmero entero segn tipo entre domingo y sbado. Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo)

Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Tipo es un nmero que determina qu tipo de valor debe ser devuelto. Tipo Nmero devuelto 1 u omitido 1 domingo al 7 sbado 2 1 lunes al 7 domingo 3 0 lunes al 6 domingo A Lunes 28 de Febrero de 2005 Lunes 28 de Febrero de 2005 Lunes 28 de Febrero de 2005 B 2 1 0

1 2 3

En la columna B se ha aplicado la funcin DIASEM, empleando un tipo diferente en cada celda. Se verifica que el da es el mismo de acuerdo con el nmero que corresponde. Celda B1 =DIASEM(A1;1) El nmero 2 corresponde a lunes. Celda B2 =DIASEM(A2;2) El nmero 1 corresponde a lunes. Celda B3 =DIASEM(A3;3) El nmero 0 corresponde a lunes.

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3.6

Funcin Ahora

Devuelve la fecha y hora actuales. Sintaxis AHORA() Esta funcin no utiliza ni requiere argumentos. A 00/00/0000 00:00 La celda A1 contiene la frmula

1 2
3.7

=AHORA()

Funcin Fecha

Devuelve l nmero de serie de una fecha especificada. Sintaxis FECHA(Ao;mes;dia) Ao es un nmero entre 1900 y 9999 en Microsoft Excel. Mes es un nmero que representa el mes del ao. Si mes es mayor que 12, el argumento mes agrega dicho nmero de meses al primer mes del ao. Por ejemplo FECHA(2005;17;5), devuelve el nmero de serie que representa 05 de Mayo de 2006 Da es un nmero que representa el da del mes. Si da es mayor que l nmero de das en el mes especificado, el argumento da agrega dicho nmero de das al primer da del mes. Los argumentos tambin pueden ser referencia a celdas que contengan valores que cumplan las condiciones anteriores. A 1 2 3 4
3.8

27 La celda A4 contiene la frmula 3 2005 27/03/2005

Funcin Hora

=FECHA(A3;A2;A1)

Devuelve el entero (0 a 23) correspondiente a la hora contenida en un nmero de serie. Sintaxis HORA(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse tambin en forma de texto. A 16:15:30 09:12:41 B 16 La celda B1 contiene la frmula 9 La celda B2 contiene la frmula =HORA(A1) =HORA(A2)

1 2

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3.9

Funcin Minuto

Devuelve el entero (0 a 59) correspondiente a los minutos contenidos en un nmero de serie. Sintaxis MINUTO(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse tambin en forma de texto. A 16:15:30 09:12:41 B 15 La celda B1 contiene la frmula 12 La celda B2 contiene la frmula =MINUTO(A1) =MINUTO(A2)

1 2
3.10

Funcin Segundo

Devuelve el entero (0 a 59) correspondiente a los segundos contenidos en un nmero de serie. Sintaxis SEGUNDO(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse tambin en forma de texto. A 16:15:30 09:12:41 B 30 La celda B1 contiene la frmula 41 La celda B2 contiene la frmula =SEGUNDO(A1) =SEGUNDO(A2)

1 2
3.10

Funcin NSHora

Devuelve el nmero de serie para una hora determinada. El nmero de serie devuelto por NSHORA es una fraccin decimal entre 0 y 0,99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.) Sintaxis NSHORA(hora;minuto;segundo) Hora es un nmero entre 0 (cero) y 23 que representa las horas. Minuto es l nmero entre 0 y 59 que representan los minutos Segundo es un nmero entre 0 y 50 que representan los segundos. Los argumentos tambin pueden ser referencias a celdas que contengan valores que cumplan las condiciones anteriores. A 1 2 3 12 15 50 B 12:15:50 La celda B1 contiene la frmula =NSHORA(A1;A2;A3)

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TEMA 4: Algunos procedimientos con funciones de fecha y hora

4.1. Determinar la duracin de algo en minutos solamente. Para efectuar este clculo se deben utilizar las funciones HORA Y MINUTO. A 1 2 3 4 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 B Inicio 10:50 9:45 10:45 C Trmino 14:25 10:50 13:15 D Duracin 215 65 150

La celda D2 contiene la frmula =MINUTO(C2-B2)+HORA(C2-B2)*60

Se restan los minutos de las horas y luego a ese resultado se le suma la resta de las horas multiplicada por 60 (cada hora tiene 60 minutos). Este es un procedimiento estndar para horas de un mismo da, aunque existen otras formas Si deseas determinar el tiempo transcurrido entre horas de das diferentes, puedes utilizar una simple operacin de formato como se detall en la clase relativa a ese tema.

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