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Colegio Nacional 7 de Septiembre

REA OPTATIVA

MDULO DE COMPUTACIN MICROSOFT EXCEL

ALUMNO: ________________________________________
DCIMO AO DE EDUCACIN GENERAL BSICA PROFESOR: MGS. MANUEL GEOVANNY ARMIJOS LIGUA Correo: mangeoarmlig@hotmail.com Celular: Claro 082568987 MULUNCAY ZARUMA EL ORO - ECUADOR AO LECTIVO 2011-2012 El presente mdulo ha sido reproducido con fines netamente didcticos.

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HORARIO HORA 1 2 3
RECREO

LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

4 5 6
RECREO

7 8

MIS COMPAEROS DE CURSO

NOMBRES

CORREO ELECTRNICO

TELFONO

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UNIDAD 1

INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL


QU ES EXCEL? Excel es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Una hoja de clculo es una tabla de informacin dispuesta en filas y columnas. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos. El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante formulas nuevos valores. APLICACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO Excel permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada uno. El usuario puede decidir lo que desea hacer, aprovechando la flexibilidad y versatilidad de la hoja de clculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para economistas, directivos, empresarios, ingenieros, etc. Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el anlisis que se desea est compuesto por clculos sistemticos y repetitivos entre filas y columnas. Este suele ser el caso del anlisis financiero y contable, donde se repiten cada mes, trimestre o ao los mismos clculos y las mismas relaciones entre los elementos. CONCEPTOS DE EXCEL LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

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HOJA DE CLCULO

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La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 de filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. La fila es el conjunto de celdas seleccionadas horizontalmente. Cada fila se identifica con un nmero, por ejemplo 1, 2, 3128, etc.

La interseccin de una columna y una fila se nombra con el nombre de la columna a la que continuacin el nmero de su fila.

denomina Celda y se pertenece y a

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina CELDA ACTIVA y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la FILA ACTIVA, fila donde se encuentra la celda activa y COLUMNA ACTIVA, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir un rango. INICIAR Y CERRAR EXCEL VAMOS A VER LAS DOS FORMAS BSICAS DE INICIAR EXCEL 2007 a) Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa. b) Desde el icono de Excel del Para CERRAR clic EXCEL en el 2007, botn escritorio. puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: cerrar, este botn se encuentra situado en la parte

a) Hacer

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superior derecha de la ventana de Excel. b) Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento. c) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir. EVALUACIN DE LA UNIDAD: 1. Qu es una hoja de clculo? ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ 2. Cul es el objetivo bsico de las hojas de clculo? ____________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ 3. Cules son las aplicaciones de las hojas de clculo? _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 4. Define lo siguiente: a) Celda: ___________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ b) Hoja activa: ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ c) Rango: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ d) Fila: ______________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ e) Columna: ________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ 5. Cul es la diferencia entre un libro de trabajo y una hoja de clculo: __________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 6. Cuantas filas y columnas tiene una hoja de clculo de Microsoft Excel 2007 ___________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ 7. Describe las formas de cerrar Microsoft Excel ________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

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UNIDAD 2

ELEMENTOS DE EXCEL
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. LA PANTALLA INICIAL Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante. LA FICHA ARCHIVO Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. Contiene dos tipos bsicos de elementos: - Los que muestran un panel justo a la derecha con ms opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Informacin o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecer al hacer clic para que sepas qu panel est activo. - Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde claro. El color slo permanece mientras el cursor est encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de dilogo abierto muestra el nombre de la accin en su barra de ttulo. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaa.

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1.4. Las barras La barra de ttulo

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Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , maximizar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar Rehacer . , Deshacer o

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos.... La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la ficha Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar modificaciones en los grficos. Es posible que en la versin que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con ms opciones. sto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si estn programados para ello, aadiendo herramientas y funcionalidades. Supongamos que tienes instalada la versin profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es muy probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas tiles como crear un PDF a partir de

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la hoja de clculo o exportar como PDF y enviar por e-mail.

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Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. - Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona derecha superior La barra de frmulas .

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas ms adelante.

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EVALUACIN DE LA UNIDAD:

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1. Nombra

las

principales

barras

de

la

ventana

de

Microsoft

Excel

________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ 2. Qu es la barra de acceso rpido y cul es su principal ventaja? ____________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ 3. Dibuja la ventana de Excel y escribe el nombre de sus elementos:

4. Qu es la barra de frmulas y cul es su utilidad? __________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ 5. Indica las formas que existen de activar la ayuda en Excel. ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

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UNIDAD 3

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OPERACIONES CON ARCHIVOS


Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Bsicamente todas estas operaciones se encuentran en el men Archivo. 3.1. Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: 1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. 2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribindolo. Para almacenar el archivo asignndole un nombre:

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Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello debers utilizar el explorador que se incluye en la ventana. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.

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Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

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Selecciona la opcin Guardar del men Archivo. O bien, haz clic sobre el botn Guardar la combinacin de teclas Ctrl + G. de la Barra de Acceso Rpido. Tambin puedes utilizar

Si tratamos de guardar un archivo que an no ha sido guardado nunca, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones:

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archivo no se cierra.

Cancelar:

El

- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado aparecer el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicacin. - No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que guardamos. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar botn que cierra Excel. de la barra de men, que est justo debajo del

Si lo que cierras es la aplicacin, ya sea desde el men o desde el botn Cerrar , se cerrarn todos los libros que tengas abiertos, en caso de que ests trabajando con ms de uno. El

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funcionamiento ser el mismo, si algn libro no ha guardado los cambios se mostrar el mismo cuadro de dilogo para preguntarnos si queremos guardarlos. 3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. sta operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir los siguientes pasos: Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo. O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U. Se mostrar, a la derecha del men, un conjunto de opciones:

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Lo habitual ser seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuacin hacer clic en Crear, en el panel situado ms a la derecha. Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men Archivo.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

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Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, seleccinalo con un clic y despus pulsa el botn Abrir. Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrar un pequeo listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre l.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en funcin del sistema operativo que utilices. Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Selecciona Reciente en el men Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarn ordenados por fecha de ltima utilizacin, siendo el primero el ms recientemente utilizado. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar. EVALUACIN DE LA UNIDAD: 1. Escribe la funcin de los siguientes botones.

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2. Cules son las operaciones referentes al manejo de archivos que suelen realizarse en Excel. _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________

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_____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 3. Qu son las plantillas y para qu sirven _______________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 4. Que son los libros de trabajo de slo lectura y cundo se utilizan _______________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 5. Cul es al forma ms rpida de guardar los cambios a un libro de trabajo _____________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 6. PRACTICA DE LABORATORIO a) Crea la siguiente hoja de clculo y copia el texto que se observa en la siguiente figura: b) A la hoja de clculo creada anteriormente gurdela con el nombre Prctica Uno, en una carpeta denominada Mdulo Bsico. c) Cierra el libro Prctica Uno, vuelve a abrir el libro y vulvelo a cerrar. d) Abre el libro Prctica Uno, vuelve a abrir el libro y gurdelo con el nombre PRAC1 e) Elimina el libro PRAC1 f) Restaura el Libro PRAC1 desde la papelera de reciclaje.

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UNIDAD 4

EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL


Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. MOVIMIENTO RPIDO EN LAS HOJAS Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

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MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO

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FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO

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Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.

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Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas . En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: 1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos 2. Teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: 3. Para validar el dato introducido en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: a) INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. b) TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada , es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. c) CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin, cambiamos de opinin y deseamos restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar Esc del teclado o hacer clic sobre la casilla de cancelacin que aparece en la barra de formulas, as no se introducen los nuevos datos y quedarn los anteriores de haberlos o la celda vaca. INTRODUCIR DATOS SIMULTNEAMENTE.- Se pueden escribir los mismos datos en varias celdas al mismo tiempo. Para ello, se seleccionan las celdas en cuestin pulsando con el mouse y manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Se escriben los datos en una de ellas y finalmente se pulsa Ctrl+Enter. MODIFICAR DATOS.- Para modificar los datos una vez ingresados y validados, utilizamos la tecla F2 o sino doble clic sobre la celda para editarlos o a travs de la barra de frmulas, ubicados en la celda correspondiente. RETORNO AUTOMTICO El retorno automtico, permite mostrar el texto de una celda en varias lneas, de forma que cada vez al escribir y se llegue al final de la celda, el texto contine en la siguiente lnea, para ello: 1. Se debe ajustar la columna al ancho deseado. TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

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2. Damos clic con el botn derecho sobre la celda y elegimos la opcin Formato de celdas 3. En la ventana que aparece elegimos la ficha alineacin. 4. Y por ltimo marcamos la casilla Ajustar texto y clic en Aceptar. RELLENO AUTOMTICO DE CELDAS ADYACENTES (Continuas) Con el controlador de relleno (control de relleno: pequeo cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la seleccin. Cuando se sita el puntero del mouse (ratn) sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) puede llenar rpidamente las celdas de un rango con una serie de nmeros o fechas, o con una serie integrada para das, das de la semana, meses o aos. 1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. 2. Escriba el valor inicial de la serie. 3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo. Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en blanco la segunda celda. 4. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 5. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar. Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda. OTROS EJEMPLOS DE RELLENO AUTOMTICO DE CELDAS CON SERIES. Seleccin inicial 1, 2, 3 9:00 lun Lunes ene ene, abr Ene-99, Abr-99 15-ene, 15-abr 1999, 2000 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) texto1, textoA 1er perodo Producto 1 Serie extendida 4, 5, 6,... 10:00, 11:00, 12:00,... mar, mi, jue,... martes, mircoles, jueves,... feb, mar, abr,... jul, oct, ene,... jul-99, oct-99, ene-00,... 15-jul, 15-oct,... 2001, 2002, 2003,... 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,... texto2, textoA, texto3, textoA,... 2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Producto 3,...

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EVALUACIN DE LA UNIDAD: 1. Indica dos formas de moverse rpidamente en un libro de trabajo. ___________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

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2. Cmo se pueden introducir datos en varias celdas simultneamente? _______________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ 3. Explica en qu consiste el llenado de celdas adyacentes. ____________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ 4. Abre el libro PRAC1 e introduce el siguiente texto en la hoja2, utilizando introducir datos simultneamente.

5. En la hoja3

del mismo libro, ingresa las siguientes series utilizando el llenado de cedas

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adyacentes.

Seleccin inicial 9:00 Lunes ene, abr 15-ene, 15-abr 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) 1er perodo Producto 1

Serie extendida 10:00, 11:00, 12:00,... martes, mircoles, jueves,... jul, oct, ene,... 15-jul, 15-oct,... 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,... 2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Producto 3,...

UNIDAD 5

MANIPULANDO CELDAS
MOVER O COPIAR CELDAS Y CONTENIDO DE LAS CELDAS Utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel, puede mover o copiar celdas completas o su contenido. Tambin puede copiar contenido o atributos especficos de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una frmula sin copiar la propia frmula, o bien, copiar slo la frmula.

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NOTA Excel muestra un borde mvil animado alrededor de las celdas que se han cortado o copiado. Para cancelar un borde mvil, presione ESC. a) MOVER O COPIAR CELDAS COMPLETAS Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las frmulas y sus valores resultantes, as como los formatos de celdas y los comentarios. 1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mover celdas, haga clic en Cortar . Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+X.

Para copiar celdas, haga clic en Copiar . Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+C. 1. Seleccione la celda superior izquierda del rea de pegado. Sugerencia Para mover o copiar una seleccin a otra hoja de clculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuacin, seleccione la celda superior izquierda del rea de pegado. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+V. b) MOVER O COPIAR CELDAS COMPLETAS UTILIZANDO EL MOUSE De manera predeterminada, la edicin con arrastrar y colocar est activada, de manera que pueda usar el mouse (ratn) para mover y copiar celdas. 1. Seleccione las celdas o el rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas que desea mover o copiar. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para mover una celda o rango de celdas, site el puntero sobre el borde de la seleccin. Cuando el puntero se transforme en un puntero de movimiento rango de celdas hasta otra ubicacin. , arrastre la celda o .

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Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras coloca el puntero sobre el borde de la seleccin. Cuando el puntero se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicacin.

c) INSERTAR CELDAS MOVIDAS O COPIADAS ENTRE CELDAS EXISTENTES 1. Seleccione la celda o el rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas que contiene los datos que desea mover o copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

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Para mover la seleccin, haga clic en Cortar . Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+X. Para copiar la seleccin, haga clic en Copiar . Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+C.

3. Haga clic con el botn secundario del mouse en la celda superior izquierda del rea de pegado y, a continuacin, elija Insertar celdas cortadas o Insertar celdas copiadas en el men contextual. Sugerencia Para mover o copiar una seleccin a otra hoja de clculo o libro, haga clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuacin, seleccione la celda superior izquierda del rea de pegado. 4. En el cuadro de dilogo Insertar datos a pegar, haga clic en la direccin en la que desea desplazar las celdas circundantes. NOTA Si inserta filas o columnas completas, las filas y columnas circundantes se desplazan hacia abajo y hacia la izquierda.

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BORRAR CELDAS Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. 1. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin... 2. Ir a la pestaa Inicio. Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen. 3. Seleccionar una de las opciones disponibles entre: a) Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato. b) Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido. c) Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

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Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir 23.000 . d) Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma de eliminar el contenido de una celda: a. Seleccionar la celda a borrar. b. Pulsar la tecla SUPR Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda. AGREGAR, MODIFICAR O ELIMINAR UN COMENTARIO En Microsoft Office Excel puede agregar una nota a una celda insertando un comentario. Puede modificar el texto de los comentarios y eliminar los comentarios que ya no necesite.

Agregar un comentario 1. 1. Haga clic en la celda a la que desea agregar el comentario. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario. 3. En el cuadro de texto de comentario, escriba el texto que desee incluir. NOTA En un comentario, Excel muestra automticamente el nombre que aparece en el cuadro Nombre, bajo Configuracin global de Office, en la categora Personalizar del cuadro de dilogo Opciones de Excel (botn Microsoft Office, botn Opciones de Excel). Si es necesario, puede modificar el nombre en el cuadro Nombre. Si no desea usar ningn nombre, seleccinelo en el comentario y presione SUPR. 4. Para aplicar formato al texto, seleccinelo y utilice las opciones de formato de la ficha Inicio en el grupo Fuente. NOTA Las opciones Color de relleno y Color de fuente del grupo Fuente no estn disponibles para el texto de los comentarios. Para cambiar el color del texto, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el comentario y, a continuacin, haga clic en Formato de comentario. 5. Cuando termine de escribir el texto y aplicarle formato, haga clic fuera del cuadro. SUGERENCIA Un pequeo tringulo rojo que aparece en la esquina de la celda indica que sta tiene un comentario adjunto. Cuando se coloca el puntero sobre el tringulo rojo, se muestra el comentario.

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Modificar un comentario

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1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea modificar. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Modificar comentario. NOTA Modificar comentario est disponible en el grupo Comentarios en lugar de Nuevo comentario cuando se selecciona una celda que contiene un comentario.

En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar comentarios para mostrar el comentario y, a continuacin, haga doble clic en el texto del comentario. Eliminar un comentario 1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea eliminar. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: a. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Eliminar. b. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar comentarios para mostrar el comentario, haga doble clic en el cuadro de texto del comentario y, por ltimo, presione SUPR.

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EVALUACIN DE LA UNIDAD: 1. Cuntas formas de mover celdas conoces? Explcalas brevemente ___________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 2. Indica los pasos para eliminar un comentario _________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 3. En qu se diferencian las opciones copiar y mover celdas. ____________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 4. Cmo se distingue una celda que tiene comentario de otra que no. ___________________________ _____________________________________________________________________________________________ 5. Crea un cuadro en una hoja de clculo y gurdalo con el nombre de ventas. 6. Inserta el siguiente comentario en la celda A1

IMPORTACIN DE PRODUCTOS ECUATORIANOS


7. Inserta comentarios en las celdas A4, A5, A6, A7 y A8, indicando la regin a la que pertenece cada producto. 8. Modifica el comentario de la celda A1 por

EXPORTACIN DE PRODUCTOS ECUATORIANOS

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9. Elimina el comentario de la celda A1CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS ANCHO DE COLUMNAS: Establecer un ancho especfico para una columna 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamao de celda, haga clic en Ancho de columna. 4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee. Cambiar el ancho de columna para ajustarlo al contenido 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamao de celda, haga clic en Ajustar ancho de columna. Sugerencia Para ajustar rpidamente todas las clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y, a doble clic en cualquier borde entre dos encabezados Cambiar el ancho de las columnas utilizando el mouse procedimientos siguientes: columnas de la hoja de continuacin, haga de columnas. (ratn).- Siga uno de los

1. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que desea. 2. Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y, a continuacin, arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado. 3. Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar las columnas y, a continuacin, haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado. 4. Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y, a continuacin, arrastre el borde de cualquier encabezado de columna. ALTO DE FILAS Establecer un alto especfico para una fila 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamao de celda, haga clic en Alto de fila. 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee. Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamao de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila. Sugerencia Para autoajustar rpidamente todas las filas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y, a continuacin, haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila. Cambiar el alto de las filas utilizando el mouse.- Siga procedimientos siguientes: uno de los

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1. Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea. 2. Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y, a continuacin, arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado. 3. Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila. 4. Para cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila. EVALUACIN DE LA UNIDAD: 1. Copia la siguiente hoja de trabajo, tal como se muestra en la siguiente figura: 2. Realiza las siguientes modificaciones al ttulo de la fila 1: a. Coloca el texto en negrita y cursiva b. Cambia el tipo de letra a Arial Black c. Modifica el tamao de la fuente a 14 puntos. d. Cambia el color del texto a azul oscuro 3. 4. 5. 6. 7. 8. Coloca en negrita el texto de las celdas A3 y A4. Modifica el alto de la fila 6 al valor de 18 puntos. Alinea el texto de la fila 6 verticalmente y coloca el texto en negrita. Ajusta el ancho de las columnas C y D. Centra el texto de la celda E6. Cambia el formato de las celdas C7 a C12 para que tenga la categora Moneda y smbolo $ Espaol ( Ecuador) 9. Repite el mismo procedimiento para las celdas E7 a E12. 10. A las celdas D7 a E7 pon el formato de porcentaje con 0 posiciones decimales. 11. Oculta la fila 4. 12. Mejora el aspecto de la hoja aadiendo bordes y sombreado, de tal manera que tenga la siguiente apariencia, al dar vista preliminar del documento. 13. Guarda el archivo con el nombre Pago de Comisiones, en la carpeta prcticas de Excel 20 10.

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UNIDAD 6

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INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS


Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa de una, desplazando hacia abajo las dems celdas de la misma columna o hacia la derecha las de la misma fila. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. Tambin puede eliminar celdas, filas y columnas. INSERTAR CELDAS Insertar celdas en blanco en una hoja de clculo 1. Seleccione la celda o el rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, despus, en Insertar celdas. SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en las celdas seleccionadas y, a continuacin, hacer clic en Insertar en el men contextual. 3. En el cuadro de dilogo Insertar, haga clic en la direccin en la que desea desplazar las celdas circundantes. Insertar filas en una hoja de clculo. Siga uno de los procedimientos siguientes: 1. Para insertar una nica fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5. 2. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas. 3. Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, despus, en Insertar filas de hoja Insertar columnas en una hoja de clculo Siga uno de los procedimientos siguientes: 1. Para insertar una nica columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. 2. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en la que desea insertar las nuevas columnas.

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Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deber seleccionar tres columnas. 3. Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, despus, en Insertar columnas de hoja. Eliminar celdas, filas o columnas 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los procedimientos siguientes: Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar celdas. Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar filas de hoja. Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar columnas de hoja. SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en una seleccin de celdas, filas o columnas, hacer clic en el comando Eliminar del men contextual y, a continuacin, hacer clic en la opcin que desee usar.

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3. Si va a eliminar una celda o un rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de dilogo Eliminar. Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarn automticamente hacia a arriba o hacia la izquierda. EVALUACIN DE LA UNIDAD: 1. Copia la siguiente hoja de trabajo, tal como se muestra en la figura: 2. Bajo la fila correspondiente al artculo Escritorio, inserta los siguientes datos: Artculo Cantidad Muebles de sala 3 Veladores 7 Mesa 9 Licorera 2 Silla 12 Precio Unitario 800 120 150 220 45

3. A continuacin de la columna correspondiente a Artculos, aade una nueva columna, la cual contendr informacin sobre stock, completa la informacin segn tu criterio. 4. Inserta una columna antes de la columna de artculos. 5. Utilizando la opcin Desplazar las celdas hacia abajo, inserta una celda bajo A4. 6. Elimina la columna A que est en blanco. 7. Elimina el artculo peinadora y todos sus datos. 8. Elimina tambin la fila que se insert bajo la celda A4 por no ser necesaria.

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EVALUACIN DE LA UNIDAD: 1. Realice el siguiente formato de Factura. 2. Gurdelo con el nombre Factura en la carpeta de prcticas.

UNIDAD 7

TRABAJANDO CON FORMULAS Y FUNCIONES


FORMULAS: Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, etc. En una formula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y formulas. La formula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre con el signo igual. OPERADORES.- Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son: OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 OPERADORES DE COMPARACIN: Realizan la comparacin lgica de datos, entre ellos tenemos: Igualdad (=), Desigualdad (<>), Menor que (<), Mayor que (>), Menor o igual que (<=), Mayor o igual que (>=) SMBOLO DEL OPERADOR ^ * / + & = > < OPERACIN QUE REALIZA

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EXPONENCIACIN MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA UNIN / CONCATENAR COMPARACIN IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE

>= Comparacin MAYOR IGUAL QUE <= Comparacin MENOR IGUAL QUE <> Comparacin DISTINTA FUNCIONES: Una funcin es una formula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.

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Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta, Excel nos mostrar un mensaje de error. Las funciones tambin se pueden escribir en la barra de formulas y deben empezar siempre con el signo igual. 1. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 2. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 3. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;). Ejemplo: =SUMA (A1:C8) Esta funcin equivale a la formula =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8 PRCTICA N 1: SUMAR NMEROS.- Supongamos que desea sumar precios para todos los artculos que no estn a la venta en un almacn o sumar los mrgenes de beneficio bruto. Existen varias formas de sumar nmeros. UTILIZANDO FORMULAS a) SUMAR NMEROS DE UNA CELDA Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmtico + (signo ms). Por ejemplo, si escribe la frmula siguiente en una celda: =5+10 La celda muestra el resultado siguiente: 15

EMPLEANDO LA OPCIN DE AUTOSUMA b) SUMAR TODOS LOS NMEROS CONTIGUOS EN UNA FILA O COLUMNA

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Para realizar esta tarea, utilice Autosuma . 1. Transcriba los valores. 2. Haga clic en una celda situada debajo de la columna de nmeros o a la derecha de la fila de nmeros. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma presione ENTRAR. EMPLEANDO FUNCIONES: c) SUMAR NMEROS NO CONTIGUOS 1. Transcriba los datos a la hoja de clculo. 2. Ubique el cursor en la celda B8, que es donde deber aparecer el resultado de la sumatoria de los valores. 3. En la celda B7, escriba la siguiente funcin: =SUMA(B2:B3;B5), la suma de las dos facturas da 44.000 4. En la celda B8, escriba la funcin: =SUMA(B2:B3;B5), la suma de las tres facturas da 57.500 d) SUMAR NMEROS BASNDOSE EN UNA CONDICIN Puede utilizar la funcin SUMAR.SI para crear un valor total para un rango basndose en el valor de otro rango, para ello emplearemos los datos el ejemplo anterior, los mismos que deber copiarlos a la hoja2. =SUMAR.SI(A2:A7;"Buchanan";B2:B7) Suma de la facturas de Buchanan (29000) =SUMAR.SI(B2:B5;">=9000";B2:B7) Suma de grandes facturas mayores o iguales que 9.000 (66500) =SUMAR.SI(B2:B7;"<9000";B2:B7) Suma de pequeas facturas menores que 9.000 (13000) y, a continuacin,

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La funcin SUMAR.SI utiliza los siguientes argumentos

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1. Rango de evaluacin: comprobar estas celdas para determinar si una fila cumple los criterios. 2. Criterios: la condicin que las celdas evaluadas deben cumplir para que la fila se incluya en la suma. 3. Rango de suma: sumar los nmeros de estas celdas si la fila cumple la condicin. PRCTICA N 2: RESTAR NMEROS.- Hay varias formas de restar nmeros. RESTAR NMEROS DE UNA CELDA Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmtico - (signo menos). Por ejemplo, si escribe la frmula siguiente en una celda: 10-5 La celda muestra el resultado siguiente: 5 RESTAR NMEROS DE UN RANGO Para realizar esta tarea, utilice la funcin SUMA. Sumar un nmero negativo equivale a restarlo. =A2-A3 Resta 9.000 de 15.000 (6.000) =SUMA(A2:A4) Suma todos los nmeros de la lista, incluidos los negativos (16.000) MULTIPLICAR.- Suponga que desea calcular la cantidad de agua embotellada que necesita para una conferencia de clientes (nmero total de asistentes 4 das 3 botellas al da). Hay varias formas de multiplicar nmeros. MULTIPLICAR NMEROS CONTENIDOS EN UNA CELDA Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmtico * (asterisco). Por ejemplo, si escribe la frmula siguiente en una celda: =5*10 La celda muestra el resultado siguiente: 50 MULTIPLICAR NMEROS DE CELDAS DIFERENTES MEDIANTE FUNCIN =A2*A3 Multiplica los nmeros de las dos primeras celdas (75) =PRODUCTO(A2:A4) Multiplica todos los nmeros del rango (2250) =PRODUCTO(A2:A4;2) Multiplica todos los nmeros del rango por 2 (4500) DIVIDIR NMEROS.- Suponga que desea averiguar cuntas horas por persona ha tardado un equipo en finalizar un proyecto (total de horas del proyecto total de participantes). Existen varias formas de dividir nmeros. DIVIDIR NMEROS DE UNA CELDA Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmtico / (barra diagonal). Por ejemplo, si escribe la frmula siguiente en una celda: =10/5 La celda muestra el resultado siguiente: 2 DIVIDIR CELDAS DE UN RANGO 1. Transcriba los datos

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2. En la celda A4, digite la siguiente funcin: =A2/A3. Esta formula divide 15.000 para 12 (1250) PRCTICA N3: REDONDEAR UN NMERO.- Suponga que desea redondear un nmero hasta el nmero entero ms prximo porque los valores decimales no son significativos, o redondear un nmero hasta mltiplos de 10 para simplificar una aproximacin de cantidades. Hay varias formas de redondear un nmero. CAMBIAR EL NMERO DE POSICIONES DECIMALES MOSTRADAS, SIN CAMBIAR EL NMERO En una hoja de clculo 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. Para mostrar ms o menos dgitos despus del separador de decimales, en la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en: a) Aumentar decimales b) Disminuir decimales .

En un formato de nmero integrado 1. En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en la flecha y, a continuacin, en Ms. 2. En la lista Categora, haga clic en Moneda, Contabilidad, Porcentaje o Cientfica. 3. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de posiciones decimales que desea mostrar. Otras formas de redondear un nmero.- Para realizar esta tarea, utilice las funciones REDONDEAR.MAS, REDONDEA.PAR o REDONDEA.IMPAR. 1. Transcribimos los datos. 2. Practicamos las siguientes formulas y comprobamos los resultados. Frmula =REDONDEAR.MAS(A2;0) =REDONDEAR.MAS(A3;0) =REDONDEAR.MAS(A4;2) =REDONDEA.PAR(A2) =REDONDEA.IMPAR(A2) Descripcin (resultado) Redondea 20,3 al siguiente nmero entero (21) Redondea -5,9 hacia arriba (-6) Redondea 12,5493 hacia arriba dos posiciones decimales a la centsima ms prxima (12,55) Redondea 20,3 hacia arriba al nmero par ms prximo (22) Redondea 20,3 hacia arriba al nmero impar ms prximo (21)

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Redondear un nmero hacia abajo.- Para realizar esta tarea, utilice la funcin REDONDEAR.MENOS. Para la prctica utilizaremos los datos anteriores. Frmula =REDONDEAR.MENOS(A2;0) =REDONDEAR.MENOS(A3;0) =REDONDEAR.MENOS(A4;2) Descripcin (resultado) Redondea 20,3 hacia abajo al entero ms prximo (20) Redondea -5,9 hacia abajo (-5) Redondea el nmero hacia abajo dos posiciones decimales a la centsima ms prxima (12,54)

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PRCTICA N4: ELEVAR UN NMERO A UNA POTENCIA

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Descripcin (resultado) Nmero menor del rango (0) =MAX(A2:A7) Nmero mayor del rango (27) =K.ESIMO.MENOR(A2: Segundo menor nmero A7; 2) del rango (4) =K.ESIMO.MAYOR(A2: Tercer mayor nmero del A7;3) rango (9) Suponga que desea calcular un nivel de tolerancia extremadamente pequeo para una pieza mecanizada, o la inmensa distancia entre dos galaxias. Para elevar un nmero a una potencia, utilice el operador "^" o la funcin POTENCIA. Frmula =POTENCIA(5;2) =5^3 Descripcin (resultado) Calcula el cuadrado de cinco (25) Calcula el cubo de cinco (125)

Frmula =MIN(A2:A7)

CALCULAR EL NMERO MAYOR O MENOR DE UN RANGO Suponga que desea averiguar quin cuenta con la menor tasa de errores en un plan de produccin de una fbrica o quin recibe el salario ms elevado de un departamento. Existen varias formas de calcular el mayor y menor nmero de un rango. Si las celdas estn en filas o columnas contiguas 1. Seleccione una celda situada debajo o a la derecha de los nmeros cuyo nmero menor desee hallar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada junto a Autosuma , seleccione Mn (calcula el valor ms pequeo) o Mx (calcula el valor mayor) y, a continuacin, presione ENTRAR. Si las celdas no estn en filas o columnas contiguas Para realizar esta tarea, utilice las funciones MIN, MAX, K.ESIMO.MENOR o K.ESIMO.MAYOR. PRCTICA N5: CALCULAR EL PROMEDIO DE UN GRUPO DE NMEROS La funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicacin del centro de un grupo de nmeros en una distribucin estadstica. Promedio Es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo de nmeros y dividiendo a continuacin por el recuento de dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5. Calcular el promedio de los nmeros de una fila o columna contiguas 1. Haga clic en una celda situada debajo o a la derecha de los nmeros cuyo promedio desee hallar.

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,

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha situada junto a Autosuma haga clic en Promedio y, a continuacin, presione ENTRAR. Calcular el promedio de los nmeros de una fila o columna no contiguas 1. Transcriba los datos a una hoja de clculo 2. Pruebe con las siguientes formulas, observe y compare los resultados. Frmula =PROMEDIO(A2:A7) =PROMEDIO(A2:A4;A7) =PROMEDIO.SI(A2:A7; "<>0") Descripcin (resultado) Halla el promedio de todos los nmeros de la lista anterior (9,5) Halla el promedio de los tres primeros nmeros y el ltimo de la lista (7,5) Halla el promedio de los nmeros de la lista, excepto los que contienen cero, como el de la celda A6 (11,4)

La funcin PROMEDIO.SI devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados. Sintaxis: PROMEDIO.SI (rango;criterio) Rango es la celda o las celdas cuyo promedio se desea obtener; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

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EJERCICIO INTEGRAL: Para aplicar los conocimientos de Excel, adquiridos hasta el momento, le pido que elabore el siguiente ejercicio: Elabore el registro de notas de una materia, ingrese los datos y obtenga los siguientes resultados: a) En el titulo debern aparecer los siguientes datos: Colegio: Nacional 7 de Septiembre Carrera: Informtica, Administracin de Sistemas Materia: Computacin Ao Lectivo: 2008-2009 Profesor: Lcdo. Geovanny Armijos Ligua Tcnlg. A. S. PROMEDIO DEL CURSO: NOTA MXIMA: NOTA MNIMA: SEGUNDA NOTA MXIMA: SEGUNDA NOTA MNIMA: TERCERA NOTA MXIMA: TERCERA NOTA MNIMA: b) Nmina. Ingrese 20 nombres los que usted desee (Apellidos y Nombres) c) Ingrese los valores de las notas de cada estudiante, correspondientes a: Primer Trimestre, Segundo Trimestre y Tercer Trimestre, entre 0 y 10 puntos. d) Obtenga por cada estudiante los siguientes promedios: a) En 2 columnas, con un solo ttulo PROMEDIOS y a cada columna le pone los nombres de: NOTAS, PRCTICAS. b) El promedio de las tres prcticas debe estar en la columna prcticas, el valor llevar 1 decimal. c) El valor de la nota final ser igual a: NOTA FINAL = Promedio de Notas + Promedio de Prcticas Cuando este valor sea inferior a 25, debe aparecer con color rojo. No tendr decimales. e) Notas de todo el curso: Para obtener el PROMEDIO DEL CURSO, NOTA MXIMA, SEGUNDA NOTA MXIMA, TERCERA NOTA MXIMA, NOTA MNIMA, SEGUNDA NOTA MNIMA, TERCERA NOTA MNIMA, se tomar como referencia los datos de la columna nota final, aplicando las funciones respectivas y las referencias de celda apropiadas.

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El formato con el que va a trabajar debe tener el siguiente aspecto:

OTRAS FORMULAS Y FUNCIONES DE EXCEL FUNCIN SI.- Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Ejemplo: Supongamos que deseamos obtener el estado de Gastos incurrido en una empresa en un periodo X, para ello contamos con dos columnas: Gastos reales, que son los gastos producidos realmente en el periodo y los gastos previstos que fueron los presupuestados. Queremos obtener si los gastos reales excedieron a los previstos: 1) Transcriba los datos a una hoja de trabajo, segn se muestran. 2) En la columna estado, copie las siguientes formulas y compruebe los resultados previstos con los obtenidos.

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Frmula =SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") =SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")

Descripcin (resultado) Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido) Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)

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PRCTICA:

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Ejercicio 1: Obtenga el Estado de: Aprobado o Supletorio, de un grupo de alumnos en la asignatura de Fsica, considerando que para aprobar directamente la asignatura, el alumno debi completar 40 o ms puntos en el ao lectivo, caso contrario deber presentarse a rendir la prueba supletoria.

Ejercicio 2: Se desea obtener el equivalente cuantitativo de las calificaciones de un estudiante del Primer Ao, durante el primer trimestre. Obtenga la columna Equivalencia cualitativa del promedio, segn el puntaje obtenido: a) b) c) d) e) 19 o 20: 16-18: 13-15: 11 y 12: 0 a 10: Sobresaliente Muy Buena Buena Regular Insuficiente.

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FUNCIN BUSCAR: Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna, o bien, de una matriz (matriz: utilizada para crear f rmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un vector es un rango de una sola fila o columna. La forma vectorial de BUSCAR busca un valor en un rango (denominado vector) y devuelve otro valor desde la misma posicin en un segundo rango. Utilice esta forma de la funcin BUSCAR cuando desee especificar el rango que incluya los valores que desea localizar. Sintaxis. BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparacin;vector_resultado) Valor_buscado Valor que busca la funcin BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico, o un nombre o referencia que se refiere a un valor. Vector_de_comparacin Rango que slo contiene una fila o una columna. Los valores del vector_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. IMPORTANTE: Los valores en el vector_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...;2; -1; 0; 1; 2; ...; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede dar un valor incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente. Vector_resultado Rango que slo incluye una fila o una columna. Debe ser del mismo tamao que vector_de_comparacin.

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Introduccin PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva. Algunos ejemplos de su aplicacin prctica podran ser:

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En la enseanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema. La exposicin de los resultados de una investigacin. Como apoyo visual en una reunin empresarial o conferencia. Presentar un nuevo producto. Y muchos ms...

En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los prrafos, insertar grficos, dibujos, imgenes... Tambin es posible insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podremos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos el entorno y funcionamiento bsico. Al final de este tema ya estars en disposicin de empezar a crear presentaciones. Entorno y primeros pasos 1.3. Elementos de la pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla. Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos trminos. Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento: 1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro. 2. El rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaa .

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Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo central para poder modificarla. 3. La barra de herramientas de acceso rpido contiene, normalmente, las opciones que ms frecuentemente se utilizan. stas son Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin realizada) y Rehacer (para recuperar la accin que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo ms frecuentemente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo. 4. La barra de ttulo contiene el nombre del documento abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows. 5. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestaas que engloban categoras lgicas. La veremos en detalle ms adelante. 6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el rea de trabajo. - Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado. - O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrndolo. 7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos segn nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc. 8. El rea de notas ser donde aadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentacin. Estas notas no se ven en la presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentacin en papel.

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9. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se est redactando. Crear presentacin A continuacin veremos dos formas de crear una nueva presentacin: partiendo de una en blanco y partiendo de una plantilla. Crear presentacin en blanco. Crear una presentacin es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto se muestra una presentacin en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo tambin podemos crearla de forma explcita si, por ejemplo, ya estamos trabajando con otra. Para ello haremos clic en Archivo > Nuevo. Seleccionamos la opcin Presentacin en blanco y pulsamos el botn Crear de la derecha.

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En las imgenes siguientes puedes ver el apartado Nuevo con las opciones descritas y el resultado final, es decir, la presentacin en blanco. En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrs de dos cuadros: uno para el ttulo y otro para el subttulo. A partir de ah tendremos que aadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo dems. Crear presentacin a partir de una plantilla. Las plantillas son muy tiles porque generan una presentacin base a partir de la cual es mucho ms sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan trabajo. Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos clic en Archivo > Nuevo, pero esta vez seleccionamos la opcin Plantillas de ejemplo. Aparecer un listado de plantillas, simplemente seleccionamos la ms apropiada y pulsamos Crear. Observa que en la parte de la derecha aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se corresponder con la primera diapositiva, es decir, la "portada".

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En nuestro caso hemos elegido la plantilla lbum de fotos clsico y este es el resultado: Se trata de una presentacin con 7 diapositivas, como puedes observar en el rea de esquema de la izquierda. Cada diapositiva tiene unos elementos distintos, pero siempre guardando un estilo y una temtica comn. Y esto es slo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentacin en blanco, posteriormente podremos ir aadiendo elementos y diapositivas. El uso de las plantillas es muy prctico, sin embargo hay que tener en cuenta que las que vienen como ejemplo en la instalacin son slo unas pocas. Para conseguir ms deberemos descargarlas desde la pgina Office.com, donde podremos encontrar muchas y diversas plantillas gratuitas. Trabajar con diapositivas (I) En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de una presentacin, sin adentrarnos en cmo modificar su contenido. Veremos cmo podemos insertar nuevas diapositivas, eliminarlas, copiarlas o moverlas. Como podrs comprobar, se trata de acciones muy sencillas de realizar. 3.1. Insertar una nueva diapositiva Para apreciar mejor cmo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices la vista normal y que selecciones la pestaa diapositiva del rea de esquema.

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Puedes aadir una diapositiva de dos formas:

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Pulsa en el botn Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaa Inicio. O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada. Una vez realizado esto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertar tras ella. Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botn Nueva diapositiva, podremos elegir su diseo o tema. Podemos escoger entre diferentes diseos, o cargar una diapositiva en blanco. No te preocupes si no ests seguro del diseo que necesitars, porque no tienes claros qu contenidos vas a incorporar, ya que ms adelante veremos cmo modificar los elementos que contiene. Otra opcin es insertar una diapositiva que se encuentra en otra presentacin. As, podremos reutilizar material fcilmente. 3.2. Seleccionar diapositivas Para realizar las acciones que veremos a continuacin en ocasiones ser necesario saber seleccionar diapositivas. Por lo tanto vamos a ver cmo hacerlo.

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Desde la vista Normal, lo ms adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el rea de esquema, cuando se tiene activa la pestaa Diapositivas resulta ms cmodo hacerlo desde la vista Clasificador de diapositivas. . Aunque

Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. As, las acciones realizadas se aplicarn a esta.

Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera de ellas y pulsamos la tecla MAYS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la ltima diapositiva del tramo a seleccionar. Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla MAYS pulsada e iremos haciendo clic en cada una de ellas. Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea. Copiar una diapositiva Si ests situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaa de diapositiva del rea de esquema ya que te ser ms fcil situarte en el lugar dnde quieres copiar la diapositiva. Tambin resulta muy prctico realizar este tipo de acciones desde la vista clasificador de diapositivas.

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Para copiar una diapositiva en una misma presentacin puedes hacerlo de varias formas: Desde la cinta: 1. Seleccionar la diapositiva a copiar y pulsar en el botn que se encuentra en la pestaa Inicio. 2. Despus seleccionar la diapositiva detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar y pulsar

el botn

Desde el men contextual: 1. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva a copiar y seleccionar la opcin Copiar en el men contextual que se muestra. 2. Hacer clic con el botn derecho del ratn entre dos diapositivas, es decir, donde queramos insertar la copia. Deberemos seleccionar la opcin de pegado ms adecuada. Desde el teclado: 1. Hacer clic sobre la diapositiva a copiar y pulsar la combinacin de teclas CTRL + C (que realiza la accin de copiar). 2. Hacer clic sobre la diapositiva detrs de la cual se insertar la copia y pulsar CTRL + V (pegar). Es posible copiar varias diapositivas a la vez, seleccionndolas antes de ejecutar la accin de copiar. 3.4. Duplicar una diapositiva Otra forma de copiar una diapositiva es duplicndola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentacin mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentacin. Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte: Desde la banda de opciones desplegando el men Nueva diapositiva y seleccionando la opcin Duplicar diapositivas seleccionadas. O bien utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Alt + D Mover diapositivas Para mover una o varias diapositivas realizamos los mismos pasos que para copiarlas. La nica diferencia es que la accin a realizar ser Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar. Por lo tanto, podemos hacerlo desde: La opcin Cortar del men contextual, o de la ficha Inicio. La combinacin de teclas CTRL+X. O bien arrastrando: Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentacin debemos seleccionar la diapositiva a desplazar y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastrarla hasta la posicin final. Al desplazarla el puntero del ratn muestra junto a l un rectngulo dibujado, y aparece una delgada lnea cuando nos situamos entre dos diapositivas. Esta lnea indica en qu posicin se situar la diapositiva. Por ejemplo, si queremos colocar la segunda diapositiva entre las diapositivas

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3 y 4, moveremos el ratn hasta que la lnea est entre la 3 y la 4. En la siguiente imagen puedes observar cmo se ha realizado la operacin en la vista Clasificador de diapositivas. Una vez estamos situados en la posicin de destino, soltamos el botn del ratn y automticamente la diapositiva se desplazar a la posicin. Las diapositivas se reenumeran de acuerdo con su nuevo orden. El funcionamiento es idntico en la vista Normal, donde lo ms sencillo sera mover las miniaturas de la ficha Diapositivas, aunque tambin podemos moverlas si se encuentra activa la pestaa Esquema. En este ltimo caso lo haremos desplazando el pequeo smbolo que las representa . Lo arrastraremos como ya hemos visto en el ejemplo anterior. La siguiente imagen muestra cmo realizaramos el mismo movimiento que hemos visto anteriormente: la segunda diapositiva entre las diapositivas 3 y 4. Como puedes apreciar en estas imgenes la diapositiva 2 ha pasado a ocupar la posicin 3 y la que ocupaba la posicin 3 pasa a ser la 2. Eliminar diapositivas Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas, como ya hemos visto en esta unidad. Luego, disponemos de dos mtodos para ejecutar la eliminacin. Escoge el que ms cmodo te resulte. Utilizando el men contextual que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre su miniatura. La opcin adecuada ser Eliminar diapositiva. Pulsando la tecla SUPR. Insertar objetos Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es saber cmo incluirlos en nuestra presentacin. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de dos formas: Aprovechar el diseo de la diapositiva Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseo de entre los existentes. En muchos casos, el diseo incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recuadro inferior de la imagen siguiente. Una serie de imgenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar el cursor sobre ellas aparecer un pequeo globo informativo que nos ayudar a identificarlos. Lo nico que necesitamos saber es que cada imagen es un botn que inserta el tipo de objeto que representa: tablas, grficos, SmartArt, imgenes, imgenes prediseadas y clips multimedia. En funcin del tipo de objeto seleccionado se ejecutar una accin u otra que nos permitir especificar las dimensiones de la tabla o qu imagen agregar, por ejemplo.

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Insertar objetos de forma independiente

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Pero, qu ocurre si queremos incluir ms de un objeto en la diapositiva? Dos, tres, diez? Para eso deberemos insertarlos a mano desde la ficha Insertar.

Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos de objetos. 4.3. Tipos de objetos Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son: Tablas: Lo ms importante al definir una tabla es establecer el nmero de filas y el nmero de columnas. Grficos: Permiten una representacin visual de datos numricos en grficos de barras, de lneas, tartas, etc. Los datos de origen del grfico se extraern de una hoja. SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva. Tan slo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendr sus elementos jerarquizados. Imgenes: Permite incluir un archivo de imagen que est almacenado en nuestro ordenador. Imgenes prediseadas: Disponemos de dibujos y fotografas de la galera de recursos de Microsoft. Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que est almacenado en nuestro ordenador. Formas: Son una serie de formas simples, como lneas, flechas y figuras geomtricas. Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la caja de texto. En futuras unidades del curso iremos profundizando en cmo tratar cada uno de estos objetos para personalizarlos o trabajar con ellos. Diseo Una presentacin de PowerPoint normalmente va a estar enfocada a servir de soporte en una exposicin pblica. Esto hace que el aspecto esttico y de diseo tenga una relevancia especial. Por eso, debemos procurar que nuestra presentacin d la imagen que queremos proyectar, y que sea agradable y legible. Lo ideal es que el diseo no distraiga la atencin de nuestro pblico, por lo tanto, es especialmente aconsejable que las presentaciones sean discretas y con colores adecuados. De esta forma la audiencia ser capaz de mantener la concentracin en lo que decimos y en el contenido de las diapositivas.

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En esta unidad veremos cmo dar un aspecto elegante de forma rpida y sencilla, gracias a los temas. Al aplicar un tema a una presentacin, toda ella adquirir unos colores bsicos que guardan cierta armona y todas las diapositivas tendrn una coherencia esttica. Se vern homogneas sin apenas esfuerzo. Tambin veremos que disponemos de estilos rpidos que nos permiten cambiar radicalmente el formato de un elemento de la diapositiva de forma inmediata. Y aprenders cmo trabajar con los patrones para poder personalizar con mayor flexibilidad la presentacin, pudiendo utilizar ms de un tema en la misma presentacin o indicar formatos por defecto. 5.1. Aplicar un tema Existen dos formas bsicas de aplicar un tema a nuestra presentacin: hacerlo a la hora de crearla o cambiarlo posteriormente. Ten presente que siempre hay un tema aplicado. El tema que se aplica al crear nuevas presentaciones es un tema por defecto llamado Office. Crear una presentacin basada en un tema existente 1. Para crear la presentacin, hacemos clic en Archivo > Nuevo. 2. En unidades anteriores del curso tendamos a crearla en blanco, en cambio en esta ocasin seleccionaremos la opcin Temas. 3. Se desplegar un listado de temas. Selecciona el que tenga un diseo ms apropiado y pulsa el botn Crear. Cambiar el tema de una presentacin

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Si ya tenamos la presentacin creada, podemos modificar el tema que se aplica a todas sus diapositivas desde la pestaa Diseo.

No importa qu mtodo utilices, el resultado ser el mismo. Podrs observar como, al insertar una Nueva diapositiva, los diseos disponibles han cambiado adaptndose al formato del tema. Y cualquier nuevo contenido tendr su formato. Fondo de diapositiva El fondo de la diapositiva ser el color o la imagen que se muestre bajo el contenido de la misma. Se puede personalizar desde la ficha Diseo, en el grupo Fondo.

En funcin del tema que tengamos aplicado, dispondremos de unos fondos u otros en la opcin Estilos de fondo. As, los estilos ms a mano siempre sern buenas opciones, ya pensadas para guardar la coherencia con el resto del estilo. Sin embargo, tambin las podemos personalizar. Para ello, hacemos clic en el botn de la esquina inferior derecha o seleccionamos la opcin Formato de fondo en el men Estilos de fondo. El resultado ser el mismo, la siguiente ventana:

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En ella podremos escoger si queremos que el fondo tenga un relleno: Slido: Es decir, un nico color. Degradado: Una mezcla de uno o varios colores que van pasando de uno a otro con una transicin suave. Imagen o textura: Que nos permite escoger una imagen como fondo. Trama: Con la que podremos crear un fondo de lneas y formas simples.

Dependiendo de la opcin que seleccionemos podremos configurar unos u otros parmetros. La opcin Ocultar grficos de fondo nos permite ocultar algunos grficos que incoporan en ocasiones los temas, como rebordes o imgenes que enmarcan el contenido. 5.3. Combinacin de colores La combinacin de colores tambin es un componente muy vinculado al tema aplicado. Dependiendo del tema, dispondremos de una paleta de colores u otra, que ser la que se aplique por defecto en los textos y en los distintos elementos que incorporemos. Por esta razn encontramos los colores en el grupo Tema de la ficha Diseo. Sin embargo, existe cierta flexibilidad a la hora de escoger la paleta de colores de nuestra presentacin. Podemos escoger la paleta de colores de un tema distinto al aplicado, e incluso crear nuestra paleta personalizada, desde la opcin Crear nuevos colores del tema. Animaciones y transiciones (I) En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir llamar la atencin de las personas que la estn viendo. Animar textos y objetos Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continuacin ir a la ficha Animaciones, grupo Animacin y seleccionar cualquiera de los que se muestran. En funcin de la animacin escogida se activar el botn Opciones de efectos, que nos permitir personalizar algunos aspectos del efecto en s. Por ejemplo, si escogemos una animacin de desplazamiento, desde este botn podremos indicar en qu direccin se desplazar. Si escogemos una que aada algn objeto de color, podremos elegir qu color utilizar, etc. Una vez aplicada la animacin apreciars en la diapositiva un pequeo nmero junto al objeto. Los nmeros se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva. Adems, percibiremos que el fondo del nmero se muestra amarillo para aquel objeto que est seleccionado. As, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algn efecto, sabremos siempre sobre qu objeto estamos trabajando.

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Desde el grupo de intervalos podremos definir si la animacin se iniciar con un clic, si se iniciar a la vez que la anterior o despus de ella. Incluso podremos establecer la duracin del efecto. El resultado final lo comprobaremos fcilmente, ya que, por defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y tambin podremos forzar una Vista previa desde la cinta. Quitar una animacin. Para quitar una animacin, seleccionamos el nmero que la representa en la diapositiva y pulsamos la tecla SUPR. Tipos de animaciones. Si observas la vista previa de las animaciones vers que se representan con una estrella que dibuja ms o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores distintos: Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o iniciar el objeto. Amarillo para las animaciones de nfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto, hacerlo destacar sobre el resto. Rojo para las animaciones de salida. stas dan un efecto al objeto para dar la impresin de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con l.

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Por ltimo encontramos las trayectorias de animacin, que no se representan por una estrella, sino por una lnea que dibuja el camino que recorrer el objeto. El punto verde muestra dnde empieza el movimiento, y el rojo dnde termina. Encontrars gran variedad de animaciones al desplegar el botn Ms , sin embargo an se pueden mostrar ms haciendo clic en sus correspondientes opciones en el men. Animacin avanzada. Sin embargo slo es posible aplicar una animacin a cada objeto desde este grupo. Si deseamos incorporar ms animaciones, por ejemplo una de entrada y una de salida, deberemos hacerlo desde la opcin Agregar animacin del grupo Animacin avanzada. En este grupo tambin podemos Copiar animacin para reproducir exactamente la misma sobre otro objeto, o utilizar el men Desencadenar, que permite escoger qu accin inicia la animacin. Gracias a este men, podramos, por ejemplo, mostrar un objeto slo si se hace clic previamente en otro. 15.2. Panel de animacin El Panel de animacin se activa desde el grupo Animacin avanzada y muestra un listado de todas las animaciones de la diapositiva. As, vemos ms claramente el orden y los efectos aplicados, as como la forma en que se inician. Grficamente apreciamos: El orden y nmero de animaciones de la diapositiva (1, 2...). El tipo de animacin, mostrando su icono representativo en forma de estrella. El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (ttulo, subttulo, contenido...)

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Su duracin y forma de inicio, que se aprecia con los rectngulos finales. Si se inician a la vez, o si se inicia uno a continuacin del otro se apreciar en la forma en que se dibujan.

Al seleccionar una animacin en el panel observaremos que dispone de un men desplegable con una serie de opciones, que nos permiten: Modificar la forma en que se inicia. Eliminar la animacin con el botn Quitar. Modificar las opciones del efecto aplicado. O cambiar sus intervalos. Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea es escoger la forma de trabajo que ms cmoda te resulte. Orden de las animaciones El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado. Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el orden en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre ser lo que deseemos. Podemos cambiar el orden seleccionando su pequeo nmero representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover despus. Es mucho ms cmodo, en cambio, utilizar el Panel de animacin. As, viendo el listado de todas las animaciones, podemos utilizar los botones para modificar su orden de aparicin. Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para cada momento, y este viene determinado por la forma en que se inician las animaciones. Es decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Despus de la anterior. Esto se entender mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno con una animacin que establece cundo aparecern en la diapositiva.

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Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarn en el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo tanto se definirn como 1, 2 y 3 tanto en el panel como en la diapositiva. En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen) se inicie Con la anterior, dejar de tener el orden 3 y pasar a mostrarse en la diapositiva con el mismo nmero que la que haya justo antes que ella. Ambas animaciones se ejecutarn juntas en segundo lugar.

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Si establecemos que una se ejecute Despus de la anterior la numeracin ser igual que en el caso anterior. La diferencia ser que en el panel se mostrar el objeto que representa su ejecucin (en este caso un tringulo) justo despus de que finalice el anterior. Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde las haya. Transicin de diapositiva La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos visuales ms estticos. Para aplicar la transicin a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona una de las opciones de Transicin a esta diapositiva. Al igual que en las animaciones, en funcin de la transicin escogida podremos modificar las Opciones de efectos desde el correspondiente botn. Tambin podemos configurar la forma en que se ejecutar la transicin desde el grupo Intervalos. Definiremos si queremos que suene algn Sonido durante la transicin de entre los que se muestran en la lista. La duracin del efecto. Y una caracterstica muy importante, si la diapositiva cambiar a la siguiente Al hacer clic con el mouse o Despus de un tiempo determinado.

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El botn Aplicar a todo hace que la configuracin escogida se aplique a todas las diapositivas de la presentacin, independientemente del efecto de transicin que se les asigne.

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