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Programacin de Obras

Ingeniera Civil

Universidad del Bo-Bo Departamento de Ingeniera Civil

Manual de Microsoft MS Project 2007 PARTE I

Curso: Programacin de Obras de Ingeniera 1er Semestre 2010

Adaptado de Manual MS Project 2003 Aplicado a la Construccin, Sr. Antonio Molina

1er Semestre 2010

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INDICE

1. 2. 3.

INTRODUCCION............................................................................................................................ 3 ADAPTAR MICROSOFT PROJECT A LA EMPRESA. ........................................................... 4 PROYECTO. ................................................................................................................................... 8 3.1. Definir informacin del proyecto.............................................................................................. 8

4.

PROGRAMACIN. ........................................................................................................................ 8 4.1. Agregar Tareas al Proyecto (vinculacin de actividades)......................................................... 9 4.1.1. Vinculacin de actividades ................................................................................................. 10 4.2. 4.3. 4.4. Organizar las tareas en un Esquema ....................................................................................... 12 Escalas Temporales................................................................................................................. 13 Como crear o personalizar un campo...................................................................................... 15

4.5. Tablas de presupuesto. ............................................................................................................ 17 4.5.1. Presupuesto Actual.............................................................................................................. 17 4.5.2. Presupuesto Previsto. .......................................................................................................... 20 4.5.3. Presupuesto Real. ................................................................................................................ 21 4.5.4. Presupuesto Resumen. ........................................................................................................ 22 4.6. 4.7. Tabla de estado de pago. ......................................................................................................... 23 Tabla de Control de Tiempos.................................................................................................. 25

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1. INTRODUCCION

La administracin de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de pesos. La mayora de los Proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del Proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Adems, todos los Proyectos constan de tres fases principales: Crear el plan de trabajo. Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto. Cerrar el Proyecto.

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de Proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados. Microsoft Project es una herramienta de administracin de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar Proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. En Microsoft Project los tres factores que conforman cada Proyecto son: Tiempo: el tiempo para completar el Proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del Proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el Proyecto.

La relacin entre estos elementos difiere de un Proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el Proyecto.

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2. ADAPTAR MICROSOFT PROJECT A LA EMPRESA. Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos: a) Men herramientas + opciones + vistas. En esta opcin generalmente vienen seleccionados la mayora de los puntos, por lo tanto tendremos que modificar o seleccionar lo siguiente: Smbolo: $ Decimales: 0 Seleccionar la opcin Mostrar nmeros de esquemas (ver nota) Seleccionar la opcin Mostrar tareas de resumen del Proyecto (ver nota)

Nota: En esta etapa no dejar seleccionado Mostrar tarea de resumen de proyecto ni Mostrar nmeros de esquema. Ms adelante se volver a ver este punto.

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b) Men herramientas + opciones + programacin En esta opcin se tendr que modificar o seleccionar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Mostrar las unidades de asignacin como: Valores decimales. Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del proyecto. Mostrar duracin en: Das. Mostrar trabajo en: Das.

Hay que diferenciar duracin de trabajo, situacin que muchas veces se confunde.

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Duracin: Es el tiempo que dura una tarea, se calcula mediante la siguiente frmula: Trabajo: Es el esfuerzo de los recursos (mano de obra y/o maquinaria) para producir un bien en un determinado tiempo. Para la construccin el trabajo es la cantidad de trabajadores o maquinas utilizados en la duracin de la tarea. Por ejemplo: Tarea: Confeccin de Moldaje de Cimiento Cantidad: 100 M2 Recursos: 1 Carpintero de 1ra y 1 Jornal Rendimiento: 20 m2/da

Duracin de la actividad:

100m2 = 5dias 20m2 / dia

Trabajo: 2 Trabajadores x 5 Das = 10 TD o en Construccin 10 HD (10 hombres das). Si consideramos una Maquinaria cualquiera en esta actividad, se tiene entonces: Recursos: 1 Carpintero 1ra + 1 Jornal + 1 maquina Rendimiento: 25 M2/da Duracin =

100m2 = 4dias 25m2 / dia

= 2 H x 4 Das = 8 HD (8 Hombres Das) = 1 M x 4 Das = 4 DM (4 Das Maquina)

Trabajo

El trabajo total es 12 Das, pero como tenemos Hombres y maquinas, Project elimina el tipo de recurso (hombre o maquina) considerando que el trabajo que nos importa es el total. Para el rea de la construccin lo ms comn es Das, siendo tambin posible cambiar la unidad del trabajo en cualquier momento. 5. 6. Tipo de tarea predeterminado: Duracin fija. No seleccionar esta opcin: Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo.

De estas seis opciones anteriormente descritas las de mayor importancias son las que estn destacadas, (con rojo), si no se modifican o seleccionas estas opciones Microsoft Project predeterminara automticamente los das se que demorar la actividad en funcin a los recursos asignados previamente a esta. Una vez realizados todos los cambios se debe presionar el botn PREDETERMINAR. Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt cuando se crea un proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ah la importancia de guardar los cambios (con el botn Predeterminar) para no tener que hacerlos nuevamente. 1er Semestre 2010 6 de 26

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c) Men herramientas + opciones + calendarios. En esta opcin tendremos que modificar o cambiar lo siguiente: La semana comienza el: lunes. El ao fiscal comienza en: Enero Hora predeterminada de entrada: 8:00. Hora predeterminada de salida: 18:00 Jordana laboral: 9. Semana laboral: 45

Una vez realizados los cambios se debe presionar el botn PREDETERMINAR y ACEPTAR.

NOTA: Al presionar el botn PREDETERMINAR se guardan todos los cambios realizados en el GLOBAL.MPT NOTA: El GLOBAL.MPT nos permite almacenar y guardar todos los cambios realizados predeterminados como tambin los campos, vistas y tablas creadas.

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3. PROYECTO. Inicialmente son dos los pasos a seguir: 3.1. Definir informacin del proyecto Se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible). Cuando ya tenga toda la informacin clara: Haga clic en Proyecto Informacin del Proyecto En el cuadro de dilogo que aparece escriba:

4. PROGRAMACIN. Para iniciar la programacin se debe digitar el listado de actividades o tareas, la cubicacin, unidad de medida y su duracin en la Tabla de entrada. Nombre de tarea: Ejemplo trazado. Cantidad: La cubicacin para realizar esa actividad. (campos personalizados ver 4.4)

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Unidad: Unidad de medida de lo cubicado. (campos personalizados 4.4) Duracin: Duracin de la actividad.

NOTA: La Tabla de entrada es aquella que nos muestra Microsoft Project al momento de abrir una hoja nueva. NOTA: Las tareas deben ser escritas en funcin a las siguientes preguntas: Qu hacer? Y Dnde?. Ejemplo: Qu hacer?: Moldaje y Dnde?: Radier, por lo tanto tenemos la actividad llamada Moldaje radier. Los campos Nombre de tarea y Duracin de la tabla de entrada los proporciona Microsoft Project. Los campos Cantidad y Unidad deben ser creados. 4.1. Agregar Tareas al Proyecto (vinculacin de actividades). Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver Diagrama de Gantt Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre Pulse Enter para continuar con la siguiente

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El programa le mostrar una duracin de 1da?. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duracin de la actividad. El signo de interrogacin significa que la duracin de las actividades es ESTIMADA Como regla general de programacin primero se debe programar el camino critico (camino principal) y luego las actividades en paralelo (las confecciones). 4.1.1. Vinculacin de actividades Para vincular las actividades se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavacin) y se presiona el icono Vincular tareas, para desvincular actividades se presiona el icono Desvincular tareas (esta al lado de Vincular tareas). Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora. Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible. Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos: Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos) En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas predecesoras. Para definir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente la identificacin numrica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el Men Edicin y dar clic en la opcin Vincular Tareas. Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numricas de las actividades predecesoras separadas por comas. Cuando una tarea se programa con tiempo de desfase este se expresa, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (%) o un perodo de tiempo especfico (d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2

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Ejemplo: Si hay desfase de tiempo entre dos actividades (por ejemplo: entre hormigonado y retiro de moldaje, para que el hormign tenga mas tiempo de fraguado) se hace doble clic en la flecha que une ambas actividades y se anota el tiempo de posposicin de la actividad.

Las confecciones tienen restriccin de inicio y de trmino, la restriccin de inicio esta dada por el trmino de otra actividad o la disponibilidad de recursos, la restriccin de trmino esta dada por la colocacin del elemento. Por ejemplo: Selecciono confeccin de moldaje cimiento, luego colocacin de moldaje cimiento y las vinculo. Siempre se selecciona la confeccin y luego la colocacin.

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4.2. Organizar las tareas en un Esquema En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms detallada. Las tareas se dividen en dos tipos: Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc. Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. 1. Convertir una tarea en una subtarea: Seala la tarea que vaya a modificar En Proyecto haga clic en Esquema Clic en Aplicar Sangra.

Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrita y se muestran en el rea del grfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de actividades). Ejemplo: Para aplicar sangra se seleccionan las tareas por ejemplo de obra gruesa y luego se presiona el botn aplicar sangra

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2. Insertar la tarea resumen del proyecto (VER PUNTO 2 ADAPTACION PROJECT A LA EMPRESA) Haga clic en Herramientas Opciones Clic en Vista En Opciones de Esquema active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto 4.3. Escalas Temporales La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Ao Mes Semana, Ao Semana - Da. El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior muestra el perodo de tiempo ms detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: das dentro semanas Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos: Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El ms conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt) Clic en Formato Escala temporal

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Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable. El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la programacin, lo ms comn es mostrar la programacin en semanas y das. Otra alternativa es hacer doble clic en los das de la semana, luego se selecciona nivel inferior y donde dice etiqueta se elige el formato (como sugerencia elegir la opcin 1,2,3,4desde el comienzo).

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4.4. Como crear o personalizar un campo. Microsoft Project nos da la posibilidad de tener varios campos, sin embargo, hay otros que hay que crearlos como por ejemplo: cantidad y unidad. Para crear un campo nuevo debo seguir la siguiente secuencia: Men herramientas + personalizar + campos. Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc. Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1). Insertar formula si el campo la lleva

NOTA: Si no puedo crear un campo, este lo debo copiar desde otro archivo que si lo tenga. Para traspasarlo tengo que ir a Men herramientas + organizador. De esta manera me ahorro el paso de crear los nuevos campos, en otras palabras los campos se crean una vez y luego se van traspasando de archivo a archivo. Por ejemplo del archivo Trabajo Final RGonzalez al archivo Ejemplo Manual .

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Los campos creados y los que nos proporciona Microsoft Project se pueden insertar en cualquier tabla de 2 formas: Directamente en una tabla, haciendo doble click en una columna seleccionando el campo (como sugerencia antes insertar una columna). y luego

Ir al Men ver + tablas + mas tablas, luego selecciono la tabla, presiono modificar e ingreso el campo. 1er Semestre 2010 16 de 26

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4.5. Tablas de presupuesto. Se deben crear 4 presupuestos, los cuales son: Presupuesto Actual. Presupuesto Previsto. Presupuesto Real. Presupuesto Resumen.

En base al Presupuesto Actual se crean los dems. Es importante tener claro previo al diseo de las tablas los siguientes conceptos: Costo previsto: Es lo que le ofrezco al mandante para realizarle el la obra, esta asociado al presupuesto previsto. Costo real: Es lo que realmente hemos gastado en la obra esta, asociado al presupuesto real. Costo: Es el costo real mas todo lo que me falta por gastar en la obra, esta asociado al presupuesto actual. 4.5.1. Presupuesto Actual. Para crear el Presupuesto Actual se deber seguir la siguiente secuencia:

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Men ver + tablas + mas tablas.

Seleccionar la tabla Costos y copiarla. Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Actual). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Actual (Costo 1). Costo.

Los campos destacados con rojo deben ser creados (personalizados), los dems los proporciona Microsoft Project. Es importante sealar que el campo Unitario Actual (Costo 1) lleva formula, esta se hace en Men herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo Unitario Actual (Costo 1) + formula. Su formula es la siguiente:

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Costo. Unitario Actual (Costo 1) = Cantidad (Numero 1).

La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

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4.5.2. Presupuesto Previsto. El Presupuesto Previsto se crea siguiendo la siguiente secuencia: Men Ver + tablas + mas tablas. Seleccionar Presupuesto Actual y copiarlo. Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Previsto). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Previsto (Costo 2). Costo Previsto.

Es importante sealar que el campo Unitario Previsto (Costo 2) lleva formula, esta se hace en Men herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo Unitario Previsto (Costo 2) + formula. Su formula es la siguiente:

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Costo Previsto. Unitario Previsto (Costo 2) = Cantidad (Numero 1). La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

4.5.3. Presupuesto Real. El Presupuesto Real se crea siguiendo la siguiente secuencia: Men Ver + tablas + mas tablas. Seleccionar Presupuesto Actual y copiarlo. Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Real). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Real (Costo 3). Costo Real.

Es importante sealar que el campo Unitario Real (Costo 3) lleva formula, esta se hace en Men herramientas + personalizar + campos + seleccionar el campo Unitario Real (Costo 3) + formula. Su formula es la siguiente:

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Costo Real. Unitario Real (Costo 3) = Cantidad (Numero 1). La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

4.5.4. Presupuesto Resumen. Esta es una tabla la cual esta compuesta por los 3 presupuestos antes descritos: Presupuesto Actual. Presupuesto Previsto. Presupuesto Real.

Para crearla hay que seguir la siguiente secuencia: Men Ver + tablas + mas tablas. Seleccionar Presupuesto Previsto y copiarlo. Cambiar el nombre de la tabla (Nombre: Presupuesto Resumen). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Previsto (Costo 2). Costo Previsto. Unitario Real (Costo 3).

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Costo Real. Unitario Actual (Costo 1). Costo. Costo Restante.

NOTA: Para poder ver cualquiera de las tablas creadas, Men ver + tablas, luego seleccionar la tabla que quiero ver. La tabla se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

4.6. Tabla de estado de pago. Esta tabla se hace en base al Presupuesto Previsto, por lo tanto tendremos seguir la siguiente secuencia para crearla: Men ver + tablas + mas tablas. Seleccionar la tabla Presupuesto Previsto y copiarla. Cambiar el nombre a la tabla (Nombre: Tabla estado de pago). Seleccionar la opcin visible en el men. Seleccionar los campos en el siguiente orden:

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Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Unitario Previsto (Costo 2). Costo Previsto. % Completado (en la tabla debe tener el siguiente nombre: % avance). % Fsico completado (en la tabla debe tener el siguiente nombre: % avance real). Total ejecutado (Costo 4). Estado de pago anterior (Costo 5). Estado de pago actual (Costo 6). Saldo por cobrar (Costo 7). % Retencin (Numero 3). Total retencin (Costo 8). Liquido a pagar (Costo 9).

De todos estos campos nombrados algunos llevan formulas, algunas de estas ya fueron descritas (cantidad (numero 1), unidad (texto 1), unitario previsto (costo 2)), las formulas para los campos restantes son las siguientes: Total ejecutado (Costo 4) = Costo Previsto. * 100 % Fsico completado.

Estado de pago actual (Costo 6). = Total ejecutado (Costo 4)Estado de pago anterior (Costo 5).

Saldo por cobrar (Costo 7) = Costo Previsto. - Total ejecutado (Costo 4). Total retencin (Costo 8) = Estado de pago actual (Costo 6).* % Retencin (Numero 3). 100 Liquido a pagar (Costo 9) = Estado pago actual (Costo 6). Total retencin (Costo 8). Las columnas de la tabla de Estado de pago cuyos campos no lleven formula se completaran automticamente a medida que avance la obra, sin embargo, otras debern ser digitadas directamente en la tabla, estos campos son: % Completado (nombre en la tabla: % avance), esta columna se ira completando automticamente a medida que avance la obra. % Fsico completado (nombre en la tabla: % avance real), esta columna se deber digitar directamente en la tabla, adems nos indicara el porcentaje de dinero que nos deberan pagar hasta la fecha, segn el tipo de trato que hay con el mandante. Estado de pago anterior (Costo 5), esta columna se ira completando a medida que uno digite los valores del estado de pago anterior directamente en la tabla.

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La tabla de Estado de pago se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

NOTA: Es importante sealar que todas estas tablas y campos sealados anteriormente, ya sean de presupuesto, estado de pago, o cualquier otro, pueden ser copiados desde un archivo a otro, de esta forma creo solamente una vez mis tablas y campos para luego ir traspasndolas de archivo a archivo (men herramientas + organizador + seleccionar las tablas + copiar). Las tablas y campos deben ser traspasados de archivo a archivo (por ejemplo del archivo Proyecto 1 al archivo Proyecto 2), solamente se traspasaran al Global MPT., del computador personal de uno, de esta forma evito dejar las tablas y campos creados en el lugar de trabajo y solo yo tendr acceso a ellas. 4.7. Tabla de Control de Tiempos. Nos permite llevar un control de los tiempos de cada actividad, adems nos permite realizar la comparacin entre nuestro comienzo y fin previsto con nuestro comienzo y fin real. Para crear esta tabla se debe seguir la siguiente secuencia: Men ver + tablas + mas tablas. Seleccionar la tabla de entrada y copiarla. Cambiar el nombre a la tabla (nombre: Control de tiempos). Seleccionar la opcin visible en el men.

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Eliminar todos los campos existentes en la tabla. Seleccionar los nuevos campos, estos son los siguientes: Id. Nombre. Cantidad (Numero 1). Unidad (Texto 1). Duracin. Comienzo previsto. Fin previsto. Comienzo real. Fin real.

La tabla de Control de tiempos se debe ver de la siguiente forma (ver figura):

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