MANUAL FOR BEGINNERS

E.P.E.C

NDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 11. 12. 13. 14. 15. Qu es Microsoft Excel 2007? ......................................................................................... 3 Cmo se ingresa a Microsoft Excel 2007? ......................................................................... 3 Cules son las partes de Microsoft Excel 2007? ................................................................. 4 Cules son las etiquetas, como cambiarles de nombre y como aadir ms etiquetas? .............. 5 Que es la hoja de clculo? ................................................................................................ 6 Qu es un rango de celdas? ............................................................................................... 7 Cmo se define un rango de celdas en Microsoft Excel 2007? .............................................. 7 Cmo crear tablas en Microsoft Excel 2007? ...................................................................... 8 Cmo alinear los datos en Microsoft Excel 2007? ............................................................... 9 Creacin de nuestra propia lista personalizada ................................................................ 10 Cmo realizar operaciones matemticas bsicas en Microsoft Excel 2007? ...................... 12 Funciones bsicas de Microsoft Excel 2007 .................................................................... 15 Formato Condicional en Microsoft Excel 2007 ............................................................... 22 Fuentes de Informacin ................................................................................................ 24

MICROSOFT EXCEL
1. Qu es Microsoft Excel 2007?
Microsoft Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de clculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automtica los totales de los valores numricos que especifica, imprimir tablas con diseos cuidados, y crear grficos simples. Excel forma parte de Office, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de clculo y presentaciones, y para administrar el correo electrnico.

2. Cmo se ingresa a Microsoft Excel 2007?

Se ingresa de dos formas: Primera forma: Te diriges a este icono encuentra en el escritorio o en la barra de inicio. y le das un clic. El icono se

Segunda forma: Te diriges al botn inicio que est al lado izquierdo de la pantalla, le das clic y te aparecer un men, luego das clic en todos los programas luego aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa. 3

3. Cules son las partes de Microsoft Excel 2007?

Son las siguientes:

4. Cules son las etiquetas, como cambiarles de nombre y como aadir ms etiquetas?
Se llaman etiquetas a las hojas de clculo .Esto se encuentra en la parte inferior izquierdo de Microsoft Excel, y sirve para ordenar y facilitar el trabajo de clculo. A las etiquetas se les puede cambiar de nombre de dos formas distintas: Primera forma: El ms rpido es hacer doble clic en la etiqueta a la que se le quiere cambiar el nombre, por ejemplo en y cuando se transforma estamos en condiciones de cambiarle el nombre, por ejemplo:

Segunda forma: Si se aprieta el botn derecho del ratn cuando el cursor esta sobre una etiqueta, aparece un men emergente con muchas opciones, entre ellas esta cambiar de nombre.

Para aumentar etiquetas o hojas de clculo simplemente le das clic en (mira donde se encuentra el puntero): La 1er imagen muestra donde dar clic.

5. Que es la hoja de clculo?

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. La columna: Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...XFD, en total son 16.384 columnas.

La Fila: Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denomina celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila , por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Por ejemplo en la siguiente imagen tiene activada la columna B y la fila 3, dando como resultado la celda B3, siendo una celda donde podremos trabajar.

6. Qu es un rango de celdas?
Un rango es un rectngulo de celdas, tambin se podra decir que son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de clculos.

7. Cmo se define un rango de celdas en Microsoft Excel 2007?

Se definen mediante letras y nmeros. Un rango de celdas es el nmero de celdas que quieres agrupar en una sola formula por ejemplo quiero sumar de la celda A1 a la celda A100 se suma de la siguiente manera; =SUMA(A1:A100), y as se realiza las sumas y operaciones que quieras con las celdas que elijas, siempre y cuando este en lo razonable para el programa.

8. Cmo crear tablas en Microsoft Excel 2007?

Existen dos mtodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija. Insertar una tabla: En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacas o contener datos. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.

Resultara

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+L o CTRL+T. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. Puede cambiar los nombres predeterminados escribiendo el texto que desee. No olvides: Si quieres desaparece o quitar los encabezados de la tabla que has creado, lo primero a hacer es escoger la tabla que creaste y luego te parecer la pestaa herramienta de tabla/ cinta de opciones de diseo, la escoges y luego te diriges al grupo opciones de estilos de tabla all est la opcin fila de encabezado que est marcado, lo que tienes que hacer es desenmarcalo para que desaparezca el encabezado.

Las siguientes imgenes reflejan lo explicado:

9. Cmo alinear los datos en Microsoft Excel 2007?

Para alinear los datos de una celda tienen los botones en la ficha inicio:

Observe el efecto de cada una de ellas en una celda:

10. Cules son las listas personalizadas?

Por defecto Excel posee un grupo de listas integradas, no modificables, de das de la semana y mes del ao:

Tan solo con especificar el primer valor de una lista y arrastrar el controlador de relleno hacia abajo Excel reconocer automticamente el primer elemento de la lista y rellenar las celdas restantes con el resto de los valores de cada elemento que integra la lista, tal como en el siguiente ejemplo:

Lo que pocos saben es que Excel nos permite crear tambin listas personalizadas para ahorrar en el futuro tiempo y trabajo. En nuestra experiencia profesional puede resultar una invaluable opcin cuando se trata de elaborar listas de elementos que empleamos en mltiples oportunidades, como por ejemplo listas de empleados, listas de productos, listas de regiones geogrficas, etc. Una vez creadas nuestras listas personalizadas son almacenadas en el registro del equipo, por lo que pueden ser empleadas en otros libros con los que se trabaje. No obstante solo quedan configuradas en el equipo en el que se creen. Por tal motivo en este tutorial no emplearemos un archivo de prctica.

11. Creacin de nuestra propia lista personalizada

Paso1: Introducir contenido de nuestras listas personalizadas en un rango de celdas. La forma ms sencilla que disponemos de crear listas personalizadas es introducir previamente su contenido en un rango de celdas. En nuestro ejemplo emplearemos una lista de veinte (20) pases del mundo, tal como en la imagen anexa:

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As que para completar con xito nuestro primer paso de este tutorial solo es necesario que se introduzca cada elemento de nuestra lista, uno por celda, partiendo desde la celda A1 y continuando de forma vertical hasta culminar. Si desean pueden ordenarla de forma alfabtica, o con el orden de su preferencia. Paso2: Configurar nuestras listas personalizadas. A continuacin debemos ir al Botn de Office Excel. y hacer clic en Opciones de

En la categora Ms Frecuentes, encontraremos dentro de la seccin Opciones principales para trabajar con Excel,

Al presionar este botn acceders al cuadro Listas personalizadas donde podrs observar cuales son las listas personalizadas que ya tienes configuradas, modificarlas o simplemente crear nuevas listas personalizadas.

En este cuadro presionaremos la opcin NUEVA LISTA y a continuacin podemos agregar nuestras entradas de lista presionando el botn Seleccionar rango y procediendo a marcar en nuestra hoja de clculo cual es el rango de datos que deseamos integre nuestra lista personalizada (en nuestro ejemplo el rango A2:A21).

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Una vez seleccionado presionamos en nuestro teclado el botn ENTER y de vuelta en el cuadro Listas personalizadas haremos clic en el botn Importar: .

Una vez seguidos estos pasos deben quedar configuradas en nuestro equipo nuestras listas personalizadas, tal como en la imagen anexa:

Para finalizar damos clic al botn Aceptar: personalizada de autorrelleno en Microsoft Excel 2007.

Ya tienes tu lista

12. Cmo realizar operaciones matemticas bsicas en Microsoft Excel 2007?

Tambin en Excel podemos hacer las operaciones matemticas bsicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Y as como lo es en clculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones. Sumar 1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma:

2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones. 12

3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

Veamos la barra de frmulas, que rastrea la informacin en la celda.

4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estar totalizada nuestra suma.

Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de frmulas muestra en detalle cada uno de los pasos Multiplicacin a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operacin

b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar

Recordemos que el smbolo de multiplicar es el asterisco (*) Veamos la barra de frmulas: c) Pulsamos Enter en el teclado y la operacin estar realizada 13

Dividir 1) En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y las cifras a dividir

La barra de frmulas rastrea las operaciones en la celda

2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado

Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de clculo debern cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operacin: 4*5*(20/4) Tenemos primero que realizar la operacin entre parntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Al final tendramos: 4*5*5 Calcular porcentajes Los porcentajes se calculan utilizando esta ecuacin: Cantidad/total = porcentaje En este caso, el porcentaje est en formato decimal. En Excel se puede calcular fcilmente cualquiera de estas variables. Tambin se puede mostrar rpidamente el 14

resultado como un porcentaje haciendo clic en Estilo porcentual herramientas Formato.

de la barra de

13. Funciones bsicas de Microsoft Excel 2007

Las funciones son frmulas predefinidas. Pueden ejecutar clculos simples o complejos. La Funcin =SUMA(celdas) Entrega el resultado de la suma de los valores contenidos en las celdas especificada en el argumento de la funcin. En el ejemplo: La frmula en la celda B7 =SUMA(B2:B5) La frmula en la celda C7 =SUMA(C2:C5) La frmula en la celda C9 =SUMA(B7; C7) La Funcin =PROMEDIO(celdas) Si necesitamos calcular el promedio de varias cantidades, podremos usar el siguiente mtodo. Ya sabes que el promedio (o media aritmtica) es el resultado de dividir el total de los valores por el nmero de sumandos. Por ejemplo: tres personas tienen: una 100 euros, la otra 300 y la tercera 200. La media o promedio sera 200 (pues 100+300+200=600); y 600/3=200. El ejemplo representado:

Luego le presionan enter y listo tienen el promedio.

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Recuerden: Que las funciones se encuentra en 2 lugares dentro de Excel. 1. Pestaa Inicio, grupo modificar, autosuma.

2. Pestaa Frmulas, grupo biblioteca de funciones, insertar funcin.

La Funcin =CONTAR(celdas) La funcin contar sirve para identificar cuantos nmeros existen en una hoja de clculo. Por ejemplo: Contemos cuantos nmeros existen en el siguiente cuadro.
1. Primero nos dirigimos a la pestaa formulas y en el grupo biblioteca de funciones escogemos Insertar funcin. 2. Segundo nos saldr un cuadro y en buscar funcin escribimos la funcin que queremos, en este caso ser CONTAR y le damos clic en el cuadro Ir, en seleccionar funcin escogemos CONTAR y luego le damos aceptar. 3. Y finalmente nos saldr otro cuadro y luego sombreamos lo que queremos contar y le damos aceptar y el resultado ser 4.

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La Funcin =CONTAR.SI(celdas) La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de clculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la funcin CONTAR. SI para contar cuntas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuntas tareas tiene asignadas. Por ejemplo: =CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy") Ahora veamos un ejemplo grfico: 1. Recuerden que esta funcin como muchas otras se encuentra en la pestaa Formulas y en el grupo biblioteca de funciones, Insertar funcin, luego escriben CONTAR.SI y le dan clic en ir y le aparecer el cuadro de la formula. 17

La Funcin =CONTARA(celdas) La funcin CONTARA se utiliza para obtener la cantidad de celdas que, dentro de un determinado rango, tengan cualquier valor, incluidos los textos vacos que se escriben como ="" y los valores de error de Excel. En el siguiente ejemplo, podemos ver como la celda que contiene la funcin CONTARA hace referencia a un rango que es toda la columna (L:L) en el que hay valores vacos, de texto, fechas, nmeros y errores y todos son incluidos en la cuenta, excepto las celdas vacas:

La funcin CONTARA es muy til para anidar dentro de una funcin DESREF cuando esta ltima pretende definir un rango de una tabla cuya altura puede variar al introducir nuevas filas. Se puede ver un ejemplo de ello en el artculo "Relacionar datos de distintas tablas en Excel". La Funcin =MAX(celdas) funcin MAX sirve cuando tenemos un conjunto de nmeros y deseamos saber cul es el mayor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un
La

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rango de celdas o una combinacin de ambas. Esta funcin ignorar aquellos valores que sean de tipo texto o lgico. Ejemplo de operacin: Utilizando la funcin MAX obtener cual es el nmero ms grande de los siguientes nmeros: 10, 86, 87,15, 1, 16, 54, 68, 90, 62. Suponiendo que acomodamos todos los nmero es la columna A como en aprecia en la siguiente imagen:

Aplicaramos la funcin de la siguiente forma: =MAX(A1:A10)

Y en este caso el nmero mayor es: 90 La Funcin =MIN(celdas) 2. La funcion Min da el valor minimo de un rango o rangos y/o referencia de celdas. Por ejemplo: 3. Se puede escribir directamente la formula y sombrear el rango o rangos para determinar el menor valor en numero que exista.

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Formula

Resultado final

La Funcin =REDONDEO(celdas) La funcin REDONDEAR nos permite hacer lo que dice su nombre: redondear cantidades. Vamos a mostrar un poco la forma de usarla. Sintaxis de uso: =REDONDEAR(IMPORTE, DECIMALES) Dnde: IMPORTE puede ser un valor o una referencia a una celda que contenga un valor. DECIMALES, un nmero entero (o una referencia a celda que contenga un nmero entero) que indica a cuntos decimales se desea redondear. Un truco poco utilizado en esta funcin es que si DECIMALES es un ENTERO de signo negativo, el redondeo se produce a la izquierda del separador decimal, obteniendo decenas, centenas, miles, etc. Lo veremos ms fcilmente con un ejemplo: Conteniendo A1 el valor 3158,325 REDONDEAR(A1;2) = 3158,33 REDONDEAR(A1;1) = 3158,3 REDONDEAR(A1;0) = 3158 REDONDEAR(A1;-1) = 3160 REDONDEAR(A1;-2) = 3200

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Muy til para calcular precios "polticos", aunque en ese caso es mejor utilizar REDONDEAR.MAS, que siempre redondea por arriba. ;-) Si PRECIO es 23423: =REDONDEAR.MAS(PRECIO;-3)- 5 dar como resultado: 23995 De forma anloga a REDONDEAR.MAS, tenemos REDONDEAR.MENOS, REDONDEA.PAR o REDONDEA.IMPAR (no estoy seguro de que estas dos ltimas estn disponibles para Excel) Cuidado con el separador de listas! Yo he puesto el punto y coma (;) porque es el que corresponde en la localizacin espaola, con otras configuraciones regionales se puede utilizar diferente puntuacin para ello. Funcin Residuo Devuelve el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. El resultado tiene el mismo signo que nm_divisor. Sintaxis RESIDUO(nmero;nm_divisor) Nmero: es el nmero que desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener. Nm_divisor: es el nmero por el cual desea dividir el argumento nmero. Funcin Seno Devuelve el seno de un ngulo determinado. Sintaxis SENO(nmero) Nmero: es el ngulo en radianes cuyo seno desea obtener. Funcin Coseno Devuelve el coseno de un nmero. Sintaxis COS(nmero) Nmero: es el ngulo en radianes cuyo coseno desea obtener. 21

Funcin Logaritmo Devuelve el logaritmo de un nmero en la base especificada. Sintaxis LOG (nmero;base) Nmero: es el nmero real positivo cuyo logaritmo desea obtener. Base: es la base del logaritmo. Si base se omite, el valor predeterminado es 10.

14. Formato Condicional en Microsoft Excel 2007

El Formato Condicional en Excel se utiliza para resaltar los datos que cumplan con condiciones especficas aplicndoles un formato seleccionado (Color, tamao, fuente, etc.), esto se hace con el fin de identificar y supervisar determinada informacin contenida en las celdas y evitar la revisin una a una. Un ejemplo para aplicar el Formato Condicional en Excel es identificar las ventas que sean inferiores o superiores a un valor especfico de una base de datos de vendedores. Pasos para implementar el Formato Condicional en Excel: 1. Seleccione el rango de celdas en las cuales desee aplicar el formato condicional. 2. Haga Clic en men Inicio 4. Clic en icono Formato Condicional 5. Seleccione y configure el tipo de Formato 6. Haga Clic en botn Aceptar

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Por ejemplo:

Luego eligen una de las opciones y les dar lo que desean:

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15. Fuentes de Informacin

http://office.microsoft.com/es-mx/excel/ http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/moda-funcion-modaHP010335649.aspx http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-contar-HP010062492.aspx http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-promedioHP010062482.aspx http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/que-es-excel-HA010265948.aspx http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-contaraHP010062493.aspx?CTT=3 http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/contar-celdas-que-no-estan-enblanco-HP010062740.aspx?CTT=3 http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/calcular-el-promedio-de-ungrupo-de-numeros-HP010070496.aspx?CTT=3 http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/contar-celdas-que-contengannumeros-HP010070512.aspx?CTT=3 http://manuales.astalaweb.com/Manuales/Excel.asp http://excelpatas.blogspot.com/p/manuales-sobre-excel-por-dondeempiezo.html http://www.linkses.com/manuales/index.php?cat=EXCEL

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