LA PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA

INTRODUCCIN Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el desarrollo de la informtica (software y hardware), que ha optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar informacin. Sin embargo la tecnologa por s sola no es suficiente: quienes son encargados de conducir las organizaciones y administrarlas juegan un papel muy importante en el destino de stas; de ellos depende en gran parte que una organizacin tenga xito o no, por supuesto conjuntamente con la integracin de todo el personal, deben saber utilizarla. La cultura empresarial debe estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la tecnologa y el torrente de informacin. Hoy parece ms que necesario instrumentar este tipo de metodologas. Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el dicho "una imagen vale ms que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino tambin para los negocios. Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la organizacin saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos, en sntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de la sociedad. Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales y la transformacin de las personas implicadas, el desarrollo de sus habilidades para la coordinacin y la concertacin de estrategias, y el estmulo a la instruccin y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una accin eficaz, en beneficio de los hombres del maana.

1. IDEA DE PLANIFICACIN:

Proceso Proceso Planificacin Planificacin Visin de futuro Visin de futuro

Logro de objetivos Logro de objetivos

Curso de accin Curso de accin

2. DEFINICIN: La planificacin desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administracin: George Terry "La "La planificacin planificacin es es seleccionar seleccionar informacin informacin y y hacer hacer suposiciones suposiciones respecto respecto al al futuro futuro para para formular formular las las actividades necesarias para realizar los objetivos actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales". organizacionales". Idalberto Chiavenato

"La "La planificacin planificacin es es una una tcnica tcnica para para minimizar minimizar la la incertidumbre incertidumbrey ydar darmas masconsistencia consistenciaal aldesempeo desempeode dela la empresa". empresa".

David Ewing "La "Laplanificacin planificacines esen engran granmedida medidala latarea tareade dehacer hacerque que sucedan cosas que de otro modo no sucederan". sucedan cosas que de otro modo no sucederan".

Por consiguiente la planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

3. PREMISAS DE LA PLANIFICACIN:

4. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN: En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificacin para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misin de su organizacin estarn en mejores condiciones de dar direccin y orientacin a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan ms sensibles ante un ambiente de constante cambio. Supone un marco temporal de tiempo ms largo que otros tipos de planificacin. Ayuda a orientar las energas y recursos hacia las caractersticas de alta prioridad. El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor. Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista ms amplio, tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin. Adems se requiere adhesin de la alta direccin para obtener y apoyar la aceptacin en niveles ms bajos. Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organizacin, puede mejorar la planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la planeacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. 3

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificacin constructiva de los problemas y las potencialidades de la empresa. Por ultimo, cabe destacar que la planificacin es la primera funcin del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificacin conlleva a tener una buena organizacin, direccin y control de la empresa lo cual se traduce en una administracin cien por ciento efectiva. En sntesis, la planificacin permite:

Planificacin Planificacin
Propicia el desarrollo de la empresa. Propicia el desarrollo de la empresa.

Reduce al mnimo los riesgos. Reduce al mnimo los riesgos.

Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

5. CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN: Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes: 4

5.1. La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa. 5.2. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a la previsin. 5.3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin. 5.4. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos potenciales. 5.5. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad. 5.6. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. 5.7. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya estudiado y decidido con anterioridad. 5.8. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la planificacin permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer una nueva planificacin con informacin y perspectivas ms seguras y correctas. 5.9. La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems; est estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin.

5.10. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previstos. 5.11. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro. 6. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN: Los principios de la planificacin ms importantes son los siguientes: 6.1. Principio de la contribucin a objetivos: el objetivo de los planes y sus componentes es lograr y facilitar la consecucin de los objetivos de la organizacin, con inters particular en alcanzar el objetivo principal. 6.2. Principio de la primaca de la planificacin : la primera funcin administrativa que desempea la gerencia es la planificacin, que facilita la organizacin, la direccin y el control. 6.3. Principio de la iniciacin de la planificacin de la alta gerencia: la planificacin tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organizacin y la forma ms eficaz de lograrlos es por la planificacin. 6.4. Principio de la penetracin de la planificacin: la planificacin abarca todos los niveles de la empresa. 6.5. Principio de la eficiencia de operaciones por planificacin: las operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificacin que abarca objetivos, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas. 6.6. Principio de la flexibilidad de la planificacin: el proceso de planificacin debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organizacin.

6.7. Principio de sincronizacin de la planificacin: los planes a largo plazo estn sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo estn con los a corto plazo, par alcanzar mas eficaz y econmicamente los objetivos de la organizacin. 6.8. Principio de los factores limitantes: la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, mquinas, materiales y administracin) conjuntndolos cuando elaboren los planes. 6.9. Principio de estrategias eficaces: una gua para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores. 6.10. Principios de programas eficaces: para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificacin a corto y largo plazo y deben estar integrados a la planificacin estratgica, tctica y operacional. 6.11. Principios de polticas eficaces: las polticas se basan en objetivos de la organizacin; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores fsicos y personal de la empresa; son ticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y son complementarias y suplementarias de polticas superiores. 7. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN APLICADOS A LA PLANIFICACIN: En su enfoque prescriptivo y normativo, los autores clsicos y neoclsicos defienden la aplicacin de principios universales que deben ser el norte de la planificacin. Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la planificacin. Entre los innumerables principios sealados por los diversos autores destacan dos: 7.1. Principio de la definicin del objetivo: la planificacin que comienza luego de determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijacin del objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la planificacin es determinar quin, cundo y cmo se alcanzar la idea o el objetivo.

7.2. Principio de la flexibilidad de planificacin: la planificacin no termina con el comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente y aplicable a las actividades que no estn en funcionamiento como a las que si lo estn. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecucin puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo. 8. TIPOS DE PLANES: 8.1. Segn su clase: El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona). Entre los diversos tipos de planes figuran: misin, visin, objetivos, metas, polticas, reglas, estrategias, procedimientos, mtodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las ms importantes son las polticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos. 8.1.1. Misin: es la razn de ser de la empresa. Tambin se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misin de una universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin. 8.1.2. Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dnde deseamos estar de aqu a cinco aos. Por ejemplo, un Banco puede tener como visin "ser la empresa lder en la prestacin de servicios financieros en toda Europa".

8.1.3. Objetivos: Son los fines que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del ao 2007 con respecto a las del 2006. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un ao), mediano plazo (de 1 a 3 aos) y largo plazo (ms de 3 aos). Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organizacin. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeacin al igual que el resto de los planes. 8.1.4. Metas: los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines ms especficos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser incrementar dichas ventas para el ao 2007 en un 20% ms respecto al ao 2006, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado. 8.1.5. Polticas: Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado. Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y

usualmente las polticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las polticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administracin, en las cuales se basaran las polticas de los departamentos. Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir con base en los precios, polticas en publicidad o polticas departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin. Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que: a. Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de

quienes a aplicarlos. b. Las polticas deben declararse por escrito. c. Debe ser difundidos y revisadas peridicamente, la interpretacin de estas debe ser uniforme en toda la organizacin. d. Existen polticas sobre produccin, finanzas, relaciones pblicas, etc. e. Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin, favorecen, la coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro de unos limites. 8.1.6. Reglas: son normas precisas que regulan una situacin en particular. Ac se exponen acciones u omisiones especficas, y no dan libertad de accin. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc. 8.1.7. Estrategias: la accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se determin. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de accin, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. 10

Por ejemplo, una estrategia podra se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente informacin al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas". 8.1.8. Mtodo: El mtodo es fundamental para toda accin, el cual puede definirse como la manera prescrita para el desempeo de una tarea dada con consideracin adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo. Un mtodo trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y especfica como se va ejecutar este paso. Por lo general esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una tarea especifica. 8.1.9. Presupuesto: es un plan que representa las expectativas para un perodo futuro, expresados en trminos cuantitativos, tales como dinero (ya sea a travs de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo), horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operacin (ventas, produccin, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes. Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensin es local y de corto plazo.

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8.1.10. Programas: Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un conjunto de metas, polticas, estrategias, objetivos, reglas, procedimientos de tareas, pasos, asignacin de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. Para ejecutar una accin especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de datos, etc. Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeacin de los negocios, por ejemplo es extrao encontrar un programa que se sostenga a s mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difcil la planeacin. Es por esto que la planeacin coordinada requiere de ciertas habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos. 8.1.11. Procedimientos: Son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados. Establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o ejecucin. Sirven como guas de accin mas que de pensamiento pues sealan el cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a travs de flujogramas. Cmo se relacionan los procedimientos y los planes? Ilustrativamente podemos explicar esta relacin apelando un ejemplo:

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La poltica de la compaa X concede vacaciones a los empleados, los procedimientos establecidos para llevar acabo esta poltica deben distribuir las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo, establecer salarios de vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus vacaciones, etc. Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental, es decir, que pasan del departamento de produccin al departamento de ventas, al de finanzas, etc. 8.2. Segn su fin: 8.2.1. Nuevos: Es aquella planificacin que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla un nuevo plan. 8.2.2. Vigentes: Son aquellos planes que ya estn establecidos, y se estn ejecutando. Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a trabes de otro funcin administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podr ser corregido. 8.2.3. Correctivos: Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por lo general son correcciones en pequeas fallas en los planes actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que no permitiran alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los planes vigentes. 8.3. Segn su uso: 8.3.1. Una sola vez. Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea nica, que no se repetir o por los menos no se repetir en un periodo de tiempo largo.

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8.3.2. Varias veces. Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de planificacin cclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificacin continua. 8.4. Segn su perodo de realizacin (perodos de la planificacin). Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos: 8.4.1. Corto plazo: Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacn. Es una extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de produccin especficos durante el perodo no mayor a un ao. Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia. 8.4.2. Mediano plazo: Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo. Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a tres aos). Los estados financieros pro forma en este perodo son ms detallados que aquellos para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratgicos a largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros ms especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para la planeacin a corto plazo. Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda colocar a la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificacin a largo plazo. 8.4.3. Largo plazo: El perodo que cubre es de ms de tres aos. Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades, y despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades.

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Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, mrgenes, utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal 9. NIVELES DE PLANIFICACIN:

9.1. Planificacin Estratgica: la planificacin estratgica nos proporciona un marco general para la accin organizativa. La planificacin estratgica permite la toma de decisiones a largo plazo. Ac se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. Tienen como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos generales de la empresa. Es muy til para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro. Entre las etapas formales de la planificacin estratgica se encuentran: a) Identificacin de las estrategias actuales. b) Identificacin de las metas estratgicas potenciales. c) Seleccin de metas estratgicas. d) Evaluacin y ejecucin de las estrategias. 9.2. Planificacin tctica - operativa: Es un proceso anual que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa. La planificacin operativa describe un proceso en el cual se plantean las posibilidades acerca de cmo, cuando y donde se desarrollaran las actividades y en el cual se controlan, evalan y reorientan los resultados cuando se detectan desviaciones con respecto a los objetivos expresados.

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Diferencias entre la planificacin estratgica y planificacin operativa: plazo, alcance e independencia: Planificacin estratgica Implican el largo plazo. Son ms generales. Planificacin operativa Son de corto plazo, ocasiones mediano plazo. Son especficos. y en

Tienden a reflejar las metas y los Tienden a reflejar la misin de la planes de la empresa empresa

Planificacin y niveles gerenciales. Los administradores de nivel superior generalmente invierten ms tiempo en la planificacin que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organizacin y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificacin que la alta direccin. Los administradores de nivel medio usualmente invierten ms tiempo en la planeacin que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior. El tipo de planificacin realizada por los administradores tambin cambia a medida que stos ascienden en la organizacin. Tpicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto ms prolongado; y los administradores de nivel superior planean a un plazo ms prolongado. La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visin de la situacin organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

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10. EL PROCESO DE LA PLANIFICACIN: El proceso de planificacin es racional y esta sujeto al anlisis cientfico de los problemas; se puede dividir en una serie de etapas lgicas y ordenadas. Diversos autores establecen sus propios procesos lgicos de planificacin. As tenemos: Etapas del proceso de planificacin. 1. Conocimiento de la oportunidad. 2. Establecimiento de objetivos. 3. Establecimiento de premisas. 4. Determinacin de lneas alternativas. 5. Evaluacin de lneas alternativas. 6. Seleccin de una lnea de accin. 7. Formulacin de planes derivados. 1. Definir el objetivo. 2. Establecer premisas y restricciones. 3. Analizar la informacin. 4. Desarrollar planes alternativos. 5. Elegir el mejor plan 6. Desarrollar planes derivados 7. Atender a la ejecucin 1. Reconocimiento de las oportunidades existentes 2. Seleccin de los objetivos del plan. 3. Identificacin y creacin de alternativas. 4. Evaluacin de las alternativas. 5. Seleccin de las alternativas. 6. Seguimiento del plan. 1. Formulacin de metas 2. Identificacin de los actuales objetivos y estrategias. 3. Anlisis ambiental. 4. Anlisis de los recursos. 5. Identificacin de oportunidades estratgicas y riesgos. 6. Determinacin del grado de cambio estratgico requerido. 7. Toma de decisiones estratgicas 8. Puesta en prctica de las estrategias. 9. Medicin y control del progreso.

Koontz & ODonnell (1967)

Eckles et al (1982)

Gorostegui (1989)

Stoner (1995)

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Se puede observar en los procesos descritos por los autores antes mencionados que este proceso es simplemente un enfoque racional hacia el futuro. Tambin se puede destacar que en los diferentes procesos lgicos descritos estos coinciden que lo fundamental de estos procesos es conocer las oportunidades futuras que posee la empresa, la habilidad para verlas claras y completamente, un conocimiento de lo que somos, de nuestras debilidades y fortalezas, una comprensin de porque debemos anticiparnos al futuro y una visin de lo que esperamos obtener. Otro aspecto en el que coinciden estos expertos es que despus de esta etapa se deben establecer los objetivos, descubrir las diferentes lneas de accin, adoptar decisiones sobre estas, o sea seleccionar la mejor alternativa, evaluarla; y por ltimo formular los planes, siendo estos el resultado de este proceso; los cuales se pueden definir como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. En consecuencia, resumiendo y analizando el proceso de planificacin descrito por los autores mencionados, bsicamente el proceso de planificacin es el que se muestra a continuacin:

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PROCESO DE PLANIFICACIN PROCESO DE PLANIFICACIN

Deteccin de una oportunidad Deteccin de una oportunidad

Establecimiento de objetivos Establecimiento de objetivos

Consideracin de las premisas de Consideracin de las premisas de planificacin planificacin

Identificacin de las alternativas Identificacin de las alternativas

Comparacin de alternativas de acuerdo aa Comparacin de alternativas de acuerdo los objetivos yy las metas los objetivos las metas

Eleccin de una alternativa Eleccin de una alternativa

Elaboracin de los planes de apoyo Elaboracin de los planes de apoyo

Elaboracin del presupuesto Elaboracin del presupuesto

Evaluar el proyecto Evaluar el proyecto

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10.1. Elementos bsicos de los procesos de planificacin: Cualquier proceso de planificacin en una organizacin podra representarse como una especie de recorrido con los siguientes elementos comunes. 10.1.1. Una situacin inicial que se desea transformar , caracterizada habitualmente por la existencia de una serie de problemas (necesidades, carencias o demandas de los colectivos a los que nos dirigimos, debilidades internas de la organizacin, etc.) que se pretenden resolver y cuyas causas de toda ndole deben ser analizadas en profundidad. En ocasiones, en lugar de problemas se trata de oportunidades que conviene aprovechar (por ejemplo de obtencin de recursos financieros, de captacin de voluntariado, de prestacin de nuevos servicios, de participacin en redes y proyectos con otras organizaciones, etc.). 10.1.2. La existencia de unos colectivos que se van a ver afectados de manera positiva o negativa por la transformacin de la realidad, estos colectivos adquieren una especial relevancia los grupos meta de la futura intervencin, cuyas caractersticas, nmero, composicin y demandas especficas habrn de ser determinadas. 10.1.3. La existencia de una organizacin o grupo de entidades con un inters real por modificar esa situacin de partida y que se responsabilizan de impulsar los cambios. Asimismo, en algunos casos, podr existir ya un nivel de respuesta institucional al problema planteado, en funcin de la mayor o menor importancia que se le haya otorgado en la agenda de las polticas pblicas y en la asignacin del gasto, lo que puede implicar la existencia de otras intervenciones destinadas a resolver el problema. 10.1.4. La definicin de un escenario de mejora deseado para el futuro, a travs del establecimiento de una serie de objetivos y metas relacionados entre s y desplegados en distintos niveles, desde los objetivos ms generales o de carcter estratgico hasta los productos o servicios que se entregarn con las intervenciones propuestas. 20

Desafortunadamente, en muchas ocasiones, los procesos de planificacin no responden a una voluntad real por parte de las organizaciones por transformar la realidad, sino a la necesidad de responder a presiones y condicionamientos externos, mediante ejercicios meramente formales para dar la apariencia de que se planifica y gestiona adecuadamente. Una parte significativa de las organizaciones que inician procesos de planificacin no lo hacen por propia conviccin, sino como consecuencia de la presin de los financiadores. 10.1.5. La existencia de una dotacin de recursos, (humanos, financieros, materiales e inmateriales, tcnicos, de informacin, etc.) disponibles para lograr los objetivos prefijados. 10.1.6. Un proceso racional de anlisis, de posibilidades de accin, de establecimiento de prioridades (dado que los medios de que disponemos son siempre insuficientes para abordar todas las transformaciones necesarias o deseadas) y de seleccin de la estrategia o estrategias ms adecuadas para lograr esos objetivos. 10.1.7. El diseo de un plan de accin para llegar a la situacin deseada en un determinado plazo, incluyendo la asignacin de responsabilidades entre las distintas instancias para la ejecucin de ese plan de accin y la cuantificacin de los recursos necesarios a travs de un presupuesto. 10.1.8. La ejecucin del plan de accin, y su continuo seguimiento y revisin, con el fin de detectar posibles desviaciones respecto a lo inicialmente planificado y tomar las medidas correctoras o de reorientacin que se estimen oportunas. 10.1.9. La evaluacin de los resultados obtenidos en los distintos niveles y la extraccin de informacin y aprendizaje, que pueda servir como insumo para futuros procesos de planificacin.

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El siguiente esquema representa los distintos elementos descritos y sus relaciones:

11. CICLO DE LA PLANIFICACIN: Una gestin adecuada comprende un proceso cclico y sistemtico de anlisis de la situacin que se desea modificar, fijacin de objetivos y seleccin de estrategias de accin, ejecucin de las mismas, deteccin de desviaciones con relacin a lo programado, tomando las medidas correctoras necesarias, y de evaluacin de los resultados de la estrategia de intervencin con el fin de extraer enseanzas que permitan ser integradas en la toma de decisiones sobre futuras programaciones. Este ciclo de la gestin ha adquirido diversas denominaciones segn el mbito en el que se ha aplicado. Dentro de los sistemas de gestin de la calidad se habla con frecuencia del ciclo de mejora continua, representado por el siguiente esquema:

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En los planteamientos de mejora continua en las organizaciones es importante retener, en primer lugar, que este ciclo se debe aplicar tanto a la gestin global de la organizacin, como a cada una de las acciones que en la misma se llevan a cabo (todo lo que hacemos en el marco de los servicios que prestamos y de los procesos de apoyo ha de ser en alguna medida planificado, ejecutado, controlado y evaluado si se desea mejorar y aprender). La gestin estara entonces permanentemente influida por continuos microciclos que comprenderan estos elementos. Por otra parte, en la implantacin de los sistemas de gestin de la calidad se insiste en que no basta con afirmar que se estn introduciendo mejoras, sino que es preciso probarlo, dejando datos, evidencias y registros de aquello que hacemos en cada fase del ciclo para la mejora continua. 12. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN: Existen muchas ventajas que el gerente debe tener en cuenta: Existen muchas ventajas para la planificacin que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes: Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participacin. Contesta a las preguntas "y que pasa si" Tales preguntas permiten al que hace la planificacin, a travs de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificacin esta dando los resultados buscados. Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientacin y el impulso de realizar y lograr los objetivos.

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Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento ms pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.

Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.

Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar una direccin confiada y agresiva.

13. DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION: Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificacin: La planificacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. La utilidad de un plan est afectada por la correccin de las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan. La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificacin excede a su contribucin real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo fsico que deba hacerse. La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las personas tienen ms en cuenta el presente que el futuro. La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificacin obliga a los gerentes a una forma rgida de ejecutar su trabajo. La planificacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situacin y diseando un plan. La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos crticos afirman que quienes hacen la planificacin tienden a exagerar su contribucin.

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La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la planificacin no solo es demasiada terica.

14. TCNICAS DE PLANIFICACIN: 14.1. El Grfico de Gantt: Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este mtodo grfico de planeacin y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalizacin de las diversas actividades. Llamado tambin cronograma de actividades o calendarizacin, se trata de un grfico de barras, dnde la longitud de cada barra representa la duracin en das, semanas, meses o aos de una actividad. La utilidad de ste grfico radica en que seala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto nmero de actividades en base a la duracin de cada una de las mismas. Para una mayor ilustracin, a continuacin se presenta el Grfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la realizacin de una investigacin de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

14.2. Diagrama de anlisis de proceso:

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Es la representacin grfica de la trayectoria en la elaboracin de un producto o actividades, y en el cual se sealan todas las acciones que se llevarn a cabo, mediante el uso de los smbolos correspondientes. Se hace uso de simbologa para mostrar acciones como "transporte", "operacin", "inspeccin", "demora" y "almacenamiento" o "archivo". 14.3. Diagrama de flujo. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de anlisis de proceso, salvo que ste se refiere a acciones de carcter administrativo, y utiliza smbolos tales como: inicio o finalizacin del flujo, actividad, documento, decisin o alternativa, archivo, conector de pgina y conector. 14.4. Los pronsticos. Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinin sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados. Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones. Premisa es una proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en prctica una alternativa determinada. Uno de los mtodos utilizados para realizar pronsticos es el de los Mnimos Cuadrados, por el cual la relacin media entre dos o ms variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basndose en los ya conocidos. El Mtodo Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relacin a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efecta un promedio aritmtico de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementndolo al resultado del presente periodo. Finalmente, el Mtodo de Tendencias estudia las tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del anlisis el ao de referencia y el resultado obtenido en ese ao. 26

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