Folleto Excel2007

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MICROSOFT EXCEL 2007
ES-741
Centro de Desarrollo Integral De Elohm
TALLER DE CMPUTO
MDULO PARA INTERMEDIOS
ESTE FOLLETO PERTENECE A:

Nombre:
Hno. Nahum Rodrguez
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Unidad 1. Introduccin a Excel2007

1.1 Qu es y para qu sirve Excel2007? Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grfico s. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro. Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y
automticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error,
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tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes qu e corregir un dato. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.
1. Barra de ttulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
2. Barra de acceso rpido: La barra de acceso rpido contiene las operaciones habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
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3. La Banda de opciones: contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. 4. El botn de Office: que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. 5. Barra de formulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. 6. Barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. 7. Barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. 8. Barra de estado: Nos muestra informacin muy importante acerca de trabajo en el rea de Excel. As mismo muestra herramientas como el zoom y las vistas del documento.
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Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel

La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......Z,AA, AB,........AZ,BA.....XFD. Y cada fila se numera con nmeros. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
2.1 Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente.
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Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA
FIN FIN INICIO FIN
FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o
FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
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2.2 Movimiento rpido en el libro Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
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MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior
TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG
2.3 Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada , es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
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CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic
sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.
2.4 Tipos de datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
2.5 Errores en los datos
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Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa
del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como . que nos permitir
saber ms sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea
simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es
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correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo: ##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. "NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. "DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. "NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. "REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. "NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. "NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: utilizar como hemos visto antes. . Este smbolo se
Unidad 3. Frmulas y Funciones
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3.1 Introducir Frmulas y Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+ C4+C5+C6+C7+C8
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En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
3.2 Insertar funcin con el asistente Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.
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O bien, hacer clic sobre el botn
de la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
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En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como
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primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin , Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del Al hacer clic sobre sta aparecer la lista botn.
desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), etc.
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
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Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3. 3.3 Referencias. Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Supongamos el ejemplo:
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A 1 2 3 15 =A1+2
B 20 30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Supongamos el ejemplo: A 1 2 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra el signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 . Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Supongamos el ejemplo: A 1 15 B 20 15 =$A$1+2 B 20 30
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=$A1+2
30
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambi ar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 . Supongamos el ejemplo: A 1 2 3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 . 15 =A$1+2 B 20 30
3.4 Como cambiar el tipo de referencia Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
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Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.
3.5 Referencias a otras hojas o libros Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Referencia a otras hojas. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Referencia a otros libros. Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2007]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2.
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Muy importante: Fjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '. 3.6 Funciones ms comunes Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) (FECHA Y HORA) Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
HORA(nm_de_serie)
HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie)
MINUTO(nm_de_serie)
NSHORA(hora;minuto;segundo)
SEGUNDO(nm_de_serie)
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Funcin
(TEXTO)
Descripcin Devuelve el carcter especficado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la posicin inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto
CARACTER(nmero)
CODIGO(texto)
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_m illares) DERECHA(texto;nm_de_caracteres) ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_te xto;nm_inicial) ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracte res) HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;n m_inicial) IGUAL(texto1;texto2)
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) LARGO(texto)
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LIMPIAR(texto) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto) REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;n m_de_caracteres;texto_nuevo) REPETIR(texto;nm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuev o;nm_de_ocurrencia) T(valor) TEXTO(valor;formato) TEXTOBAHT(nmero) VALOR(texto)
Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero
Funcin (BSQUEDAS) AREAS(ref)
Descripcin Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
BUSCAR(...) BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indi cador_filas;ordenado)
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BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indi cador_columnas;ordenado) COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tip o_de_coincidencia) COLUMNA(ref)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento Extrae datos almacenados en una tabla dinmica Devuelve el valor de una celda en
COLUMNAS(matriz)
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_de scriptivo) IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tabl as_dinmicas;campo1;elemento1;campo2;elem ento2...)
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
la interseccin de una fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1) TRANSPONER(matriz)
Devuelve una referencia especificada Intercambia las filas por las
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columnas en una matriz
Funcin
(FINANCIERAS)
Descripcin y Ejemplo Devuelve la depreciacin de un bien
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
para un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo Devuelve la depreciacin de un bien
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
para un perodo especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial; periodo_final;factor;sin_cambios)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, incluyendo periodos parciales Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin Devuelve el nmero de pagos de una inversin Devuelve el pago de un prstamo
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
basado en pagos y tasas de inters constantes
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un perodo
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
SLN(costo;valor_residual;vida)
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dado Devuelve la depreciacin por mtodo SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) de anualidades de un bien durante un perodo especfico TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno de TIR(valores;estimar) una inversin para una serie de valores en efectivo TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinver sin) VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve la tasa interna de retorno modificada Devuelve el valor actual de una inversin Devuelve el valor futuro de una VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de una VNA(tasa;valor1;valor2;...) inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros
Funcin
Descripcin
unciones matemticas y trigonomtricas

Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1
nmero)
TORIO()
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BINAT(nmero;tamao)
Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero de elementos Devuelve el coseno de un ngulo
nmero)
RO(nmero)
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms p Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un determinado Devuelve el factorial de un nmero
mero)
(nmero)
ERO.ROMANO(nmero,forma)
Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nme Devuelve el valor de la constante pi
NCIA(nmero;potencia)
Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia
DUCTO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos l pasados como argumentos
nmero)
Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicad Devuelve el resto de la divisin
DUO(nmero;nm_divisor)
Funciones estadsticas
A.ARMO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media armnica de un conjunto de nmero
nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mximo de la lista de valore
nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mnimo de la lista de valore Devuelve la mediana de la lista de valores
ANA(nmero1;nmero2;...)
A(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor que ms se repite en la lista de v
MEDIO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media aritmtica de la lista de valo
nmero1;nmero2;...)
Devuelve la varianza de una lista de valores
MO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto d
MO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto d
Funciones lgicas
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O()
Devuelve el valor lgico Falso Devuelve el valor lgico Verdadero Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una Invierte el valor lgico proporcionado
ADERO
ueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
alor_lgico)
or_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los valores son verdadero
or_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algn valor lgico es verdadero y de VERDADERO
Funciones de informacin
Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto
ANCO(valor)
R(valor)
GICO(valor)
TEXTO(valor)
XTO(valor)
MERO(valor)
Comprueba si un valor es de tipo numrico
valor)
Devuelve un nmero que representa el tipo de datos +
Unidad 4. Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y
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nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.
4.1 Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.
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Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha anterior. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elegir el formato que ms se adapte a lo que queremos. 4.2 Alineacin Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin. Aparecer la ficha siguiente:
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Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
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Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda. LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.
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JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para
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adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...
4.3 Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
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Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo anterior. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
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Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la
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flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
4.4 Rellenos Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseada s . Una vez elegidos todos los aspectos del recuadro
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deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
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Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Color. Color trama. En la Banda de opciones disponemos de un que nos permitir modificar el relleno de forma rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas. botn ms de trama: Se elegir de la lista de la Sin
desplegable un estilo de trama, as como el color
4.5 Nmeros
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Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda . Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccio nar el de celdas al cual os modifica r de s. Selecc ionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero. el aspecto los nmero querem rango
Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer la ficha de la derecha: Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:
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Hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
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Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato. En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin). Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
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Unidad 5. Cambios de estructura

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable. 5.1 Alto de fila
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Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa Inicio. Elegir la opcin Alto de fila...
Aparecer
el
cuadro
de
dilogo Alto de fila de que indicar el alto de la
la derecha en el que tendrs fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".
Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos. El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
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Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.
5.2 Ancho de columna En Excel 2007 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos. Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen.
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Elegir la opcin Ancho de columna...
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa cambiando. Soltar el botn del ratn cuando el de la columna sea el deseado. ancho como conforme nos va
movemos la anchura de la columna
5.3 Autoajustar a la seleccin Podemos modificar la anchura de columna para acomodarla al dato de una entrada
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ms ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Elegir la opcin Autoajustar ancho de columna.
El segundo mtodo es mucho ms rpido. Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.
5.4 Ancho estndar de columna Excel 2007 nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos: Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen.
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Elegir la opcin Ancho predeterminado...
Aparecer Escribir Hacer la clic
el cuadro de dilogo de la derecha. anchura estndar deseada. sobre el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.
5.5 Cambiar el nombre de la hoja. Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ... Si trabajamos con varias hojas dentro forma para mes, la por
del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de ms rpida, as si utilizamos una hoja manejar los ingresos y gastos de cada primera hoja se podra nombrar la segunda Febrero, ... La longitud mxima de los nombre mismo libro de trabajo con el mismo nombre. de las
Enero,
hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del
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Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el men Formato y Elegir la opcin Cambiar el nombre de la hoja. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar, tal como: .
Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.
El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido: Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta Escribir el . nuevo
nombre de la hoja. Pulsar INTRO. 5.6 Cambiar el color a las etiquetas de hoja Excel 2007 tambin
nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas
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de clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar el color deseado. Aqu te mostramos como quedaran si coloreramos las etiquetas de las hojas.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. Seleccionar el men Formato, elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Sin color.
Unidad 6. Insertar y eliminar elementos
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Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.
6.1 Insertar filas en una hoja En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se aaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el cursor como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato.
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Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn nueva fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo. para poder elegir el formato que debe tener la
6.2 Insertar columnas en una hoja Excel 2007 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Insertar columnas de hoja. Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.
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Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir . Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato. Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el botn tener la nueva columna. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna ser el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preoc upes ya que desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo. 6.3 Insertar celdas en una hoja En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar quieres nuevas. aadir las las para poder elegir el formato que debe
celdas sobre las que Seleccionar
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el men Insertar. Hacer clic sobre la flecha para ampliar el men. Elegir la opcin Insertar celdas... Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar. Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se eliminan las del final de la hoja. Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las filas y columnas, nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecer el cuadro visto anteriormente para la insercin de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas. 6.4 Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255 . Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
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Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el men Insertar. Elegir la opcin Insertar hoja. 6.5 Eliminar filas y columnas de una hoja Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas o columnas, seguir habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
6.6 Eliminar celdas de una hoja Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:
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Seleccionar las celdas a eliminar. Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Eliminar celdas.... Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la eliminacin de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras. Hacer clic sobre Aceptar.
6.7 Eliminar hojas de un libro de trabajo Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Eliminar hoja.
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Unidad 7. Grficos
7.1 Introduccin Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico.
7.2 Crear grficos Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
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Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, 7.3 Aadir una serie de datos Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:
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Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico. As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345.
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Pulsa el botn
y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el
campo de texto con el rango correcto. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaa Diseo). Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas. 7.4 Modificar las caractersticas del grfico
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En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada. Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico. Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior). Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles:
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Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados. Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos).
Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos. Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas. Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.
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7.5 Modificar el tamao de un grfico Tambin puedes seleccionar un elemento modificarlo. Cuando tienes un elemento del grfico para
seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuacin: Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic
sobre ellos y arrstralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su
tamao manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta
forma
podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada .
7.6 Modificar la posicin de un grfico Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin.
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Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa
Diseo Se abrir
. el
siguiente de dilogo:
cuadro
La te
primera permite
opcin Hoja nueva establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos numricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el tamao que t elijas. 7.7 Tipos de grficos disponibles Grficos de columnas Grficos de lneas
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Grficos circulares Grficos de barras Grficos de rea Grficos de tipo XY (Dispersin) Grficos de cotizaciones Grficos de superficie Grficos de anillos Grficos de burbujas Grficos radiales
7.7.1 Grficos de columnas Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de columnas. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.
Los grficos de columnas tienen los siguientes subtipos de grfico:
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Columna agrupada y columna agrupada en 3D Los grficos de columna agrupada comparan valores entre categoras. Un grfico de columna agrupada muestra valores en rectngulos verticales en 2D. U na columna agrupada en un grfico 3D muestra slo los rectngulos verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. NOTA Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes
horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de columna 3D. Puede utilizar un tipo de grfico de columna agrupada cuando tiene categoras que representan:

Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos de un histograma). Disposiciones de escala especficas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).
Nombres que no se encuentran en ningn orden especfico (por ejemplo, nombres de artculos, nombres geogrficos o los nombres de personas).
Columna apilada y columna apilada en 3D Los grficos de columnas apiladas muestran la relacin de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribucin de cada valor con un total entre categoras. Un grfico de columnas apiladas muestra valores en rectngulos apilados verticales en 2D. Un grfico de columnas apiladas en 3D muestra los rectngulos apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.
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Puede utilizar un grfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total. Columna 100% apilada y columna 3D apilada 100% Estos tipos de grficos de columnas comparan el porcentaje que cada valor contribuye a un total entre categoras. Un grfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectngulos verticales 2D apilados 100%. Un grfico de columnas 3D apiladas 100% muestra los rectngulos 100% apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos con formato 3D. Puede utilizar un grfico de columnas 100% apiladas cuando tenga tres o ms series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categora. Columnas 3D Los grficos de columnas 3D utilizan tres ejes que puede modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un grfico y representados con barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.) en los ejes horizontal y de profundidad. Puede utilizar un grfico de columnas 3D cuando desea comparar de una manera igual datos entre categoras y entre la serie. Cilindro, cono y pirmide Los grficos de cilindros, conos y pirmides estn disponibles en los mismos tipos de grficos agrupados, a pilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para grficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La nica diferencia es que
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estos tipos de grficos muestran formas de cilindro, cono y pirmide en lugar de rectngulos.
7.7.2 Grficos de lneas Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de lneas. Los grficos de lnea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala comn y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.
Debera utilizar un grfico de lneas si las etiquetas de categora son texto, y representan valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto es especialmente cierto si hay varias series: para una serie, debera pensar en utilizar un grfico de categoras. Debera utilizar un grfico de lneas si tiene algunas etiquetas numricas con espacio uniforme, especialmente aos. Si tiene ms de diez etiquetas numricas, utilice en su lugar un grfico de dispersin. Los grficos de lneas tienen los siguientes subtipos de grfico:
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Lnea y lnea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas son tiles para mostrar tendencias en el tiempo o categoras ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, debera utilizar un grfico de lneas sin marcadores. Lnea apilada y lnea apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas apiladas son tiles para mostrar la tendencia de la contribucin de cada valor en el tiempo o categoras ordenadas. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, debera utilizar un grfico de lneas apiladas sin marcadores. SUGERENCIA Para obtener una mejor presentacin de este tipo de datos,
puede pensar en utilizar en su lugar un grfico de reas apiladas. Lnea 100% apilada y lnea 100% apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los grficos de lneas 100% apiladas son tiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categoras ordenadas. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, debera utilizar un grfico de lneas 100% apiladas sin marcadores. SUGERENCIA Para obtener una mejor presentacin de este tipo de datos,
puede pensar en utilizar en su lugar un grfico de reas 100% apiladas.
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Lneas 3D Los grficos de lneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un grfico de lneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar.
7.7.3 Grficos circulares En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.), en proporcin a la suma de los elementos. Los puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un grfico y representados con barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.) de un grfico circular se muestran como porcentajes del total del grfico circular.
Piense en utilizar un grfico circular cuando:
Slo tenga una serie de datos que desee trazar.
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Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene ms de siete categoras. Las categoras representan partes de todo el grfico circular.
Los grficos circulares tienen los siguientes subtipos de grfico: Circular y circular en 3D Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente los sectores de un grfico circular para destacarlos. Circular con subgrfico circular y circular con subgrfico de barras Los grficos circulares con subgrfico circular o circular con subgrfico de barras con valores definidos por el usuario extrados del grfico circular pr incipal y combinados en un segundo circular o en una barra apilada. Estos tipos de grficos son tiles cuando desea que los pequeos sectores del grfico circular principal se vean mejor. Grfico circular seccionado y grfico circular seccionado 3D Los grficos circulares seccionados muestran la contribucin de cada valor a un total mientras que destacan valores individuales. Los grficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Debido a que no puede mover los sectores de un grfico circular seccionado de manera individual, puede que desee pensar en utilizar un grfico circular o un grfico circular en un grfico 3D en su lugar. A continuacin, puede extraer los sectores manualmente.
7.7.4 Grficos de barras
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Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de barras. Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.
Piense en utilizar un grfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.
Los grficos de barras tienen los siguientes subtipos de grfico: Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los grficos de barras agrupadas
comparan valores entre categoras. En un grfico de barras agrupadas, las categoras se organizan normalmente en el eje vertical y los valores en el eje horizontal. Un grfico de barras agrupadas en 3D muestra los rectngulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Barra apilada y barra apilada en 3D Los grficos de barras apiladas muestran la relacin de elementos individuales con el conjunto. Un grfico de barras apiladas en 3D muestra los rectngulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.
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Barra 100% apilada y barra 100% apilada en 3D Este tipo de grfico compara el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categoras. Una barra 100% apilada en un grfico 3D muestra los rectngulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Pirmide, cono y cilindro horizontal Los grficos de cilindros, conos y pirmides horizontales estn disponibles en los mismos tipos de grficos agrupados, apilados y 100% apilados proporcionados para grficos de barras rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La nica diferencia es que estos tipos de grficos muestran formas de cilindros, conos y pirmides en lugar de rectngulos horizontales.
7.7.5 Grficos de rea Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de rea. Los grficos de rea destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atencin hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un grfico de rea para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un todo.
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Los grficos de rea tienen los siguientes subtipos de grfico: rea y rea en 3D Los grficos de rea muestran la tendencia de valores en el tiempo o categoras. Un grfico de rea en 3D muestra lo mismo pero presenta las reas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de rea 3D. Como regla general, debera pensar en utilizar un grfico de lneas en lugar de un grfico de reas no apiladas. rea apilada y rea apilada en 3D Los grficos de reas apiladas muestran la tendencia de la contribucin de cada valor en el tiempo o categoras. Un grfico de rea apilada en 3D muestra lo mismo pero presenta las reas en un formato 3D; no muestra los datos en un formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de rea 3D. rea 100% apilada y rea 100% apilada en 3D Los grficos de reas 100% apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categoras. Un grfico de reas 100% apiladas en 3D muestra lo mismo pero presenta las reas en un formato 3D; no muestra los datos en formato 3D. Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes
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horizontal, vertical y de profundidad) que no puede modificar, debera utilizar el subtipo de grfico de rea 3D. reas 3D Los grficos de reas 3D muestran la tendencia de valores en el tiempo o categoras utilizando tres ejes (ejes horizontal, vertical y de profundidad) que puede modificar.
7.7.6 Grficos de tipo XY (Dispersin) Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de una hoja de clculo en un grfico de tipo XY (dispersin). Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY. Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores, mostrando un conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje x) y otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de datos nicos y los muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. Los grficos de dispersin se utilizan normalmente para mostrar y comparar valores numricos, como datos cientficos, estadsticos y de ingeniera. Piense en utilizar un grfico de dispersin cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal. Desea convertir dicho eje en una escala logartmica. Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
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Desea mostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un grfico de dispersin para revelar ms informacin acerca de los valores agrupados.
Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.
Desea comparar grandes nmeros de puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuantos ms datos incluye en un grfico de dispersin, mejores sern las comparaciones que puede realizar.
Para organizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de dispersin, debera colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuacin, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
Los grficos de dispersin tienen los siguientes subtipos de grfico: Dispersin con slo marcadores Este tipo de grfico compara pares de valores. Utilice un grfico de dispersin sin lneas cuando tenga datos en un orden especfico.
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Dispersin con lneas suavizadas y dispersin con lneas suavizadas y marcadores Este tipo de grfico se puede mostrar con o sin una curva suavizada en la que se conecten los puntos de datos. Estas lneas se pueden mostrar con o sin marcadores. Utilice el grfico de dispersin sin marcadores si hay muchos puntos. Dispersin con lneas rectas y dispersin con lneas rectas y
marcadores Este tipo de grfico se puede mostrar con o sin lneas rectas de conexin entre puntos de datos. Estas lneas se pueden mostrar con o sin marcadores.
7.7.7 Grficos de cotizaciones Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden especfico en una hoja de clculo en un grfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un grfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones. Sin embargo, este grfico tambin se puede utilizar para datos cientficos. Por ejemplo, podra utilizar un grfico de cotizaciones para indicar la fluctuacin de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear grficos de cotizaciones. La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su hoja de clculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un grfico de cotizaciones de mximos, mnimos, cierre, debera organizar los datos con Mximos, Mnimos, Cierre escritos como los encabezados de columnas, en dicho orden.
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Los grficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de grfico: Mximos, mnimos y cierre El grfico de mximos, mnimos y cierre se utiliza
a menudo para ilustrar precios de cotizaciones. Requiere tres series de valores en el orden siguiente: mximos, mnimos y cierre. Apertura, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico requiere cuatro
series de valores en el orden correcto (apertura, mximos, mnimos y cierre). Volumen, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico requiere cuatro
series de valores en el orden correcto (volumen, mximos, mnimos y cierre). Mide el volumen empleando dos ejes de valores: uno para las columnas que miden volumen y el otro, para los precios de acciones. Volumen, apertura, mximos, mnimos y cierre mnimos y cierre). Este tipo de grfico requiere
cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, mximos ,
7.7.8 Grficos de superficie Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en un grfico de superficie. Un grfico de superficie es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican reas que estn en el mismo rango de valores.
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Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos sean valores numricos.
Los grficos de superficie tienen los siguientes subtipos de grfico: Superficie 3D Los grficos de superficie 3D muestran tendencias en valores
entre dos dimensiones de una curva continua. Los colores de un grfico de superficie no representan las series de datos; representan la distincin entre los valores. Trama de superficie 3D Mostrado sin color, un grfico de superficie 3D se
denomina grfico de trama de superficie 3D. NOTA Sin color, un grfico de trama de superficie 3D no es fcil de leer.
Puede que desee utilizar en su lugar un grfico de superficie 3D. Contorno y trama de contorno Los grficos de contorno y trama de contorno
son grficos de superficie vistos desde arriba. En un grfico de contorno, los colores representan rangos especficos de valores. Un grfico de trama de contorno se muestra sin color. NOTA Los grficos de contorno o de trama de contorno no son fciles de
leer. Puede que desee utilizar en su lugar un grfico de superficie 3D.
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7.7.9 Grficos de anillos En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en columnas o en filas de una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las partes con un todo pero puede contener ms de una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.).
NOTA
Los grficos de anillos no son fciles de leer. Puede que desee utilizar
un grfico de columnas apiladas o un grfico de barras apiladas en su lugar. Los grficos de anillos tienen los siguientes subtipos de grfico: Anillos Los grficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada
anillo representa una serie de datos. Por ejemplo, en el grfico anterior, el anillo interior representa los ingresos por impuestos de gas y el anillo externo representa los ingresos por impuestos de la propiedad. Anillos seccionados De manera muy similar a los grficos circulares
seccionados, los grficos de anillos seccionados muestran la contribucin de
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cada valor a un total mientras se destacan los valores individuales, pero pueden contener ms de una serie de datos.
7.7.10 Grficos de burbujas En un grfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de clculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientes y los valores de tamao de burbuja se muestran en columnas adyacentes. Por ejemplo, organizara los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.
Los grficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de grfico: Burbuja y burbuja con efecto 3D Los grficos de burbujas son similares al grfico de tipo xy (dispersin), pero comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamao del marcador de la burbuja. Puede elegir una burbuja o una burbuja con un subtipo de grfico con efectos 3D.
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7.7.11 Grficos radiales En un grfico radial se pueden representar datos organizados en columnas o en filas de una hoja de clculo. Los grficos radiales comparan los valores agregados de un nmero de series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.).
Los grficos radiales tienen los siguientes subtipos de grfico: Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos individuales, los grficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central. Radial relleno En un grfico radial relleno, el rea cubierta con una serie de datos se rellena con un color.
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Unidad 1. Introduccin a Excel2007

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Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel

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FIN FIN INICIO FIN

FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o

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desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

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MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior

TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

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CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn

de la barra de frmulas, al hacer clic

introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.

2.5 Errores en los datos

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Unidad 3. Frmulas y Funciones

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O bien, hacer clic sobre el botn

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

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Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

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