Manual Excel Basico

Excel 2000
BSICO
Centro de Desarrollo Informtico Arturo Rosenblueth
Excel Bsico Difusin Tecnolgica
Crear y abrir libros de trabajo _____________________3

Crear un libro de trabajo ____________________________ 3 Abrir un libro de trabajo existente ____________________ 3 Guardar y cerrar libros de trabajo ____________________ 3 Para salir de Excel: _________________________________ 4
Ejercicio __________________________________________ 19
Formato de una hoja de clculo___________________ 21

Aplicar formatos __________________________________ 21 Alineacin de datos ________________________________ 22 Formato a la fuente________________________________ 23 Agregar bordes, diseos y colores ___________________ 24 Formato de nmero________________________________ 25 Copiar formatos ___________________________________ 27 Autoformato ______________________________________ 27 Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas ______________________________________ 28
Libros de Trabajo_________________________________5
Funcionamiento de un libro de trabajo ________________ 5 Personalizacin de las barras de herramientas _________ 5 Desplazamiento dentro de una hoja ___________________ 6 Desplazamiento en un libro de trabajo ________________ 7 Insercin y eliminacin de hojas ______________________ 8 Cambio del nombre de las hojas ______________________ 8 Mover y copiar hojas ________________________________ 8 Ejercicio __________________________________________ 10
Impresin de documentos ________________________ 29

Preparar una pgina para la impresin ______________ 29 Pgina ___________________________________________ 29 Mrgenes _________________________________________ 29 Encabezado / Pie de pgina _________________________ 30 Hoja _____________________________________________ 30 Presentacin preliminar____________________________ 31
Creacin de una hoja de clculo ___________________11

Seleccin y desplazamiento dentro de una seleccin____ 11 Introduccin de datos_______________________________ 12 Creacin de series__________________________________ 13 Ejercicio __________________________________________ 14
Uso de frmulas ________________________________ 33

Frmula con referencias____________________________ 33 Frmula con funciones _____________________________ 33 Sintaxis de la frmula _____________________________ 33 Referencias _______________________________________ 35 Referencias relativas ______________________________ 35
Edicin de una hoja de clculo ____________________15

Edicin dentro de una celda _________________________ 15 Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas ____ 16 Bsqueda _________________________________________ 17 Revisin ortogrfica ________________________________ 18
Excel Bsico Difusin Tecnolgica 3
Referencias absolutas ______________________________ 36 Referencia mixta___________________________________ 36 Introducir una frmula para calcular un valor ________ 36 Introducir referencias ______________________________ 36 Anlisis de datos usando funciones __________________ 37 Uso del Asistente para funciones ____________________ 38 Trabajo con nombres _______________________________ 38 Ejercicio __________________________________________ 41
Modificar un grfico _______________________________ 44 Mostrar datos en un mapa__________________________ 46 Ejercicio __________________________________________ 47
Lista de datos __________________________________ 48

Instrucciones para crear una lista en una hoja de clculo __________________________________________________ 48 Mantenimiento de una lista ________________________ 48 Ordenar y filtrar datos _____________________________ 50 Ejercicio __________________________________________ 52
Grficos ________________________________________42
Creacin de un grfico ______________________________ 42
Glosario________________________________________ 54
ANTECEDENTES
Las hojas de clculo surgen como un complemento a las herramientas de cmputo ya existentes; los Procesadores de Textos y las Bases de Datos. El prototipo de la Hoja de Clculo se realiz en 1979 y le llamaron Visicalc. Se hicieron demostraciones del paquete y se lanz al mercado por la compaa Personal Software en Octubre del mismo ao. Visicalc fue la primera Hoja Electrnica de Clculo y estableci las bases para las hojas que surgieron posteriormente. Qu es una Hoja de Clculo? Es un programa que reduce el tedio de realizar clculos repetitivos si se tienen tablas de valores con columnas que hay que calcular. Por ejemplo: saldos, balances, amortizaciones, etc. El formato columna-lnea es el que identifica a una Hoja de Clculo, este formato es el que facilita el almacenamiento de listas tales como; inventarios, listas de clientes, de empleados, etc. sobre las cuales se pueden efectuar procesos de ordenamiento tanto alfabtico como numrico. La estructura de una Hoja de Clculo permite el trabajo con tablas de valores, en las que se pueden relacionar los datos de una columna con los valores de otra por medio de frmulas, logrando con ello, que cuando se cambie un valor se recalculen todas las frmulas que contienen ese nuevo dato, esto se realiza de manera automtica. Por su versatilidad, la Hoja de Clculo se utiliza tanto en oficinas de negocios, como en laboratorios de investigacin y tareas escolares. Lo cual ha contribuido a su aceptacin como una herramienta de trabajo.
OBJETIVO
Al finalizar el curso los participantes contarn con los conocimientos bsicos de Excel, para elaborar una hoja de clculo utilizando las funciones de edicin, formato, frmulas, grficos e impresin, as como los conceptos generales de una base de datos. Con lo que podrn utilizar el software como una herramienta en el desempeo de sus actividades.
CREAR Y ABRIR LIBROS DE TRABAJO

Un libro de trabajo es un archivo de la versin 2000 de Microsoft Excel, contiene: hojas de clculo, de grficos y de macros.
4.
Hacer clic en el botn Aceptar.
NOTA: Es posible abrir de forma rpida un libro de trabajo al cual se ha tenido acceso recientemente, eligindolo en la lista ubicada en la parte inferior del men Archivo.
Crear un libro de trabajo

Para iniciar el trabajo con Microsoft Excel para Windows, dar un clic
Guardar y cerrar libros de trabajo

Cuando se crea un libro de trabajo, se encuentra almacenado temporalmente en la memoria de la computadora. Para mantener en el disco el ltimo trabajo en forma segura, se debe guardar peridicamente. Por lo general se recomienda guardar cada 10 15 minutos o despus de haber terminado cualquier trabajo que no se desee rehacer. Si se guarda frecuentemente se evita perder parte del trabajo en caso de que ocurra algn problema con la energa elctrica o de otro tipo. Tambin es conveniente guardar un archivo antes de: Imprimir o hacer un cambio importante Transferir los datos del archivo a otra aplicacin Convertir los archivos a un formato de archivo diferente Iniciar una tarea que use mucha memoria, como la bsqueda o la revisin ortogrfica.
Guardar un libro de trabajo nuevo

Para guardar un libro de trabajo por primera vez en el botn de Inicio, ir al comando Programas y seleccionar Excel. Se abre un libro de trabajo nuevo. Estando en Excel, si se desea crear otro libro de trabajo nuevo; elegir el comando Nuevo en el men Archivo. Ir al men Archivo Seleccionar el comando Guardar Como Escribir un nombre para el libro de trabajo. (En esta versin el nombre puede contener hasta 255 caracteres) Seleccionar la unidad de disco y la carpeta en donde se va a guardar. Hacer clic en el botn Aceptar (los archivos en Excel se guardan con la extensin XLS)
Abrir un libro de trabajo existente

1. 2. 3. Elegir el comando Abrir del men Archivo. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Abrir, seleccionar la unidad de disco y la carpeta en donde se encuentra el libro de trabajo. Elegir el nombre del libro de trabajo, que se desea abrir.
3
Guardar cambios automticamente

Excel puede guardar automticamente el libro de trabajo activo o todos los libros de trabajo abiertos durante un intervalo de tiempo especificado, se ejecuta como sigue: Ir al men de Herramientas Seleccionar el comando Guardado Automtico
*
Especificar con que frecuencia se desea que se guarde el trabajo.
Cerrar un libro de trabajo

Para cerrar un libro de trabajo Ir al men Archivo Seleccionar el comando Cerrar Para cerrar todos los libros de trabajo abiertos Mantener presionada la tecla de SHIFT Ir al men Archivo Seleccionar el comando Cerrar todo
Para salir de Excel:

Ir al men Archivo Seleccionar el comando Salir NOTA: Si el libro de trabajo tiene cambios que no se han guardado, el programa preguntar si se desean guardar los cambios antes de cerrar.
* Si el comando Guardado Automtico no aparece en el men Herramientas, se debe instalar la macro automtica.

1. Barra de ttulo 2. Barra de men 3. Barra de herramientas 4. Barra de edicin o de frmulas 5. Barra de desplazamiento vertical 6. Barra de desplazamiento horizontal 7. Barra de estado 1 2 3 8. Barra de tareas 9. Etiquetas de la hoja 10. Botones para desplazar las etiquetas 11. Columna 12. Fila 13. Celda 14. Celda activa
LIBROS DE TRABAJO
Funcionamiento de un libro de trabajo
En la versin 2000 de Microsoft Excel se denomina Libro de Trabajo al archivo donde se almacenan los datos. Cada libro se abre con 3 hojas de clculo * , tituladas Hoja1 hasta Hoja3. Dependiendo de la memoria que tenga la mquina, se pueden abrir hasta 255 hojas en un mismo libro. Un libro de trabajo esta conformado por:
Nota: Si las Etiquetas de Hojas no aparecen en un libro de trabajo se deber elegir el comando Opciones del men Herramientas, seleccionar la ficha Ver y luego la casilla de verificacin Etiquetas de Hojas
Personalizacin de las barras de herramientas

4 11 14 13 5 Se puede mostrar cualquier barra de herramientas y personalizarla para incluir los botones que se utilizan con mayor frecuencia, estos cambios se guardan automticamente para que estn disponibles cuando se abra Excel. De forma predeterminada Excel muestra dos barras de herramientas la Estndar y la de Formato. 12 6
10
8 9
* Es el documento principal en Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de clculo est formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre forman parte de un libro.
Para agregar otras barras

1. Ir al men Herramientas 2. Seleccionar el comando Personalizar 3. Dar un clic en la barra de herramientas que se desea mostrar 4. Dar un clic en el botn Cerrar Para eliminar una barra personalizada; ir al men Herramientas seleccionar Personalizar, en el listado que aparece seleccionar el nombre de la barra y dar un clic en el botn Eliminar. Las barras incorporadas no se pueden eliminar.
Desplazamiento dentro de una hoja

El desplazamiento en una hoja de clculo se puede realizar con el ratn, como lo muestra la siguiente imagen,
Crear barras de herramientas personalizadas

Dar un clic en el men Herramientas Elegir el comando Personalizar Seleccionar el botn Nueva En el cuadro de dilogo que se muestra escribir el nombre para la nueva barra de herramientas y dar un clic en el botn Aceptar (se muestra una barra de herramientas vaca) 1. 2. Seleccionar la ficha Comandos Arrastrar los botones que se desea agregar en la barra de herramientas.
Hacer clic en la barra retroceder una
para avanzar o
Arrastrar la barra
de divisin hacia ver ms de la para avanzar Hacer clic una fila o
la izquierda para
Dar un clic en el botn Cerrar

Seleccionar Hacer clic en el botn que d l desplazamiento o hacer clic d d h Arrastrar el cuadro de
en la barra para moverse a la
o bien por medio del teclado, como a continuacin se indica:

Barra de as
Teclas Teclas de direccin RE PG AV PG Inicio CTRL + Inicio
Movimiento Una celda hacia arriba, abajo, izquierda derecha Una ventana hacia arriba o Una ventana hacia abajo Al inicio de la fila Al inicio de la hoja A la ltima celda que contiene
herramient
Descripcin del
CTRL + Fin

datos en la hoja
Si se desea ir a un lugar en especfico de una hoja de clculo: 1. Hacer clic en el men Edicin 2. Seleccionar el comando Ir a 3. Escribir la referencia de la celda 4. Aceptar O bien en el cuadro Nombre escribir una ubicacin de celda o de un rango y presionar ENTER.
Nota: Los botones de desplazamiento sirven nicamente para mostrar diferentes etiquetas. Para activar una hoja, es necesario hacer clic sobre la etiqueta de la misma.
O bien con el teclado: CTRL + AV PG Para desplazarse a la siguiente hoja CTRL + RE PG Para desplazarse a la hoja anterior
Seleccin de hojas en un libro de trabajo

Escribir la celda o rango i El trabajar en un libro de Excel, permite agrupar las hojas para realizar diversas tareas de forma simultnea. Por ejemplo, eliminar varias hojas en un solo paso, dar formato o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.
Seleccionar una sola hoja

Para convertir cualquier hoja de un libro de trabajo en la hoja activa, hacer clic en la etiqueta correspondiente. Tambin se puede utilizar el teclado para hacer que la hoja anterior o la siguiente sea la activa. Mantener presionada la tecla de CTRL y presionar AVPG o REPG.
Desplazamiento en un libro de trabajo

En un libro de trabajo es posible desplazarse rpidamente utilizando el ratn:
Seleccin de hojas adyacentes.

Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja Mantener presionada la tecla SHIFT
Hacer clic para desplazar las i d l
Posteriormente hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja del rango a seleccionar.
Seleccin de hojas no adyacentes.

Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja Hacer clic para mostrar la Excel Bsico i Hacer clic en la etiqueta para
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Mantener presionada la tecla de CTRL y hacer clic en las otras hojas a seleccionar.
Difusin Tecnolgica
Despus de seleccionar un grupo, aparece la palabra [Grupo] en la barra de ttulos de la ventana activa y las etiquetas seleccionadas aparecen blancas. Para cancelar la seleccin, elegir el comando Desagrupar hojas en el Men contextual * de la etiqueta de la hoja.
seleccionar el comando Hoja de clculo, o bien con el teclado SHIFT + F11.
Eliminar hojas
Para eliminar hojas: Elegir el men Edicin Seleccionar el comando Eliminar hoja Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, seleccionar el nmero de hojas, despus ir al comando Eliminar del Men contextual de la etiqueta de la hoja.
Seleccionar todas las hojas

Es til seleccionar todas las hojas cuando se van a realizar tareas, como verificar ortografa, buscar o reemplazar datos que aparecen en todo el libro de trabajo. Para seleccionar todas las hojas de un libro, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el Men contextual de la etiqueta de la hoja. Para cancelar la seleccin, hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja.
Cambio del nombre de las hojas

Para organizar e identificar el contenido de las hojas, se puede cambiar el nombre de las mismas, el cual puede contener hasta 31 caracteres, incluyendo espacios. Para cambiar el nombre: Hacer clic en el men Formato Seleccionar el comando Hoja y Cambiar nombre 1. Escribir el nombre en la etiqueta
Insercin y eliminacin de hojas

Dentro de un libro de trabajo se pueden eliminar o insertar hojas. La cantidad mxima es de 255, sin embargo se puede limitar por la memoria disponible de la computadora. Nota: Es posible cambiar el nmero de hojas de un libro de trabajo nuevo eligiendo el comando Opciones en el men Herramientas, seleccionar la ficha General y cambiar el valor en el cuadro Nmero de Hojas en un libro nuevo teniendo un mximo de 255.
Oprimir ENTER, o elegir Cambiar Nombre del men contextual
Insertar hojas
Para insertar una hoja: Seleccionar una hoja haciendo clic en la etiqueta Hacer clic en el men Insertar Elegir el comando hoja de clculo Se pueden insertar varias hojas de clculo al mismo tiempo. Seleccionando el nmero de hojas que se desean, ir al men Insertar y
* Men que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en particular. Para activar el men contextual, dar un clic en el botn derecho del ratn sobre el elemento.
Mover y copiar hojas

Para reorganizar las hojas de un libro de trabajo, se pueden mover dentro del mismo o bien cambiarlas a otro, de la siguiente manera:
Seleccionar la hoja y arrastrarla por la fila de etiquetas, se t t i g l
Al soltar el botn del ratn la hoja se ll Para mover ms de una hoja, seleccionarlas y arrastrarlas. Si las hojas seleccionadas no son adyacentes, se insertaran juntas
Mover una hoja a otro libro de trabajo:

Seleccionar la hoja u hojas que se desean mover Hacer clic en el men Edicin Elegir el comando Mover o Copiar hojas Seleccionar el libro de trabajo destino * (debe estar abierto), as como el lugar en donde se desean colocar las hojas Indicar si se desea que se haga una copia Aceptar Nota: Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, Excel cambia el nombre de la hoja. Para copiar una hoja en el mismo libro de trabajo; seleccionar la hoja, mantener presionada la tecla de CTRL y arrastrar la hoja por la fila de etiquetas. El tringulo negro indica donde se va a insertar la copia de la hoja. Al soltar el botn del ratn la hoja se copia en la nueva ubicacin. Nota: Cuando se copian hojas dentro de un libro de trabajo, Excel cambia el nombre de la copia de la hoja; por ejemplo una copia de la Hoja1 se convierte en Hoja1(2)
Libro en el que se va a copiar o mover la informacin. 9
Ejercicio
Qu es un libro de trabajo?
A otro libro de trabajo
Mencione seis elementos que componen un libro de trabajo 1.2.3.4.5.6.-
Cuntas hojas puede tener un libro de trabajo?
Qu opciones existen para ir a un lugar especfico de la hoja de clculo? 1.2.-
Cmo se selecciona un grupo de hojas no adyacentes?
Qu procedimiento se sigue para copiar hojas? En un mismo libro de trabajo
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CREACIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Antes de introducir datos o ejecutar la mayora de los comandos de Excel, se deben seleccionar las celdas u objetos que se desean modificar.
Seleccin de una fila entera
Hacer clic en el encabezado de la fila
Seleccin y desplazamiento dentro de una seleccin

Siempre que se seleccionan bloques de celdas, estos son rectangulares. Los tipos de seleccin que se pueden hacer en una hoja son: Seleccin de una sola celda Hacer clic en ella
Seleccin de una columna entera
Hacer clic en el encabezado de la columna
Seleccin de un rango de celdas
Arrastrar en diagonal desde la primera celda hasta la ltima
Seleccin de celdas o rangos no adyacentes
Mantener presionada la tecla de CTRL mientras se hace clic en las celdas adicionales
Seleccin de toda la hoja Hacer clic en el botn seleccionar todo. Esta opcin es especialmente til cuando se desea dar un formato global, por ejemplo cambiar el tipo de letra en todo el texto de la hoja de clculo.
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porcentaje, Excel cambia automticamente el formato de la celda a un formato de moneda o de porcentaje, respectivamente. Los nmeros que se introducen se alinean a la derecha de la celda. Si un nmero es demasiado largo para aparecer en una celda, se mostrarn una serie de signos de nmero (######). Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el nmero, ste aparecer en la celda. Para introducir un nmero como texto aplicar el formato de texto a las celdas antes de introducir los datos. Seleccionar el comando Celdas del men Formato, elegir la ficha Nmero y luego la categora Texto. Tambin se puede introducir un nmero como si fuera texto escribiendo un apstrofe () antes del mismo. Para introducir un nmero como un valor constante, seleccionar la celda y escribir el nmero, pueden incluir caracteres numricos (del 0 al 9), as como cualquiera de los caracteres especiales: + - ( ) , / $ % . E e Al introducir datos es necesario tomar en cuenta las normas siguientes: Se pueden incluir puntos en nmeros como 1.000.000.
Para desplazarse dentro de una seleccin. Presionar la tecla ENTER o TAB para desplazarse hacia abajo o hacia la derecha, y SHIFT + ENTER o SHIFT + TAB para desplazarse en la direccin opuesta.
Introduccin de datos
En una hoja de clculo se pueden introducir dos tipos de datos: Valor constante es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un valor numrico, como una fecha, hora, moneda, porcentaje, fraccin, notacin cientfica o puede ser un texto. Los valores constantes no cambian salvo que se seleccione la celda y se edite su contenido.
Una sola coma en una entrada numrica ser considerada como una coma decimal. Los signos (+) introducidos delante de nmeros sern ignorados. Los nmeros negativos debern ser precedidos por el signo menos (-) o estar entre parntesis.
Frmula es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes. Las frmulas comienzan siempre con el signo (=). Un valor que se ha creado a partir de una frmula puede cambiar cuando cambian los valores de la hoja de clculo a los que hace referencia.
Texto
Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que Excel no interprete como nmero, frmula, hora, fecha, valor lgico o de error lo interpreta como texto. Cuando se introduce texto, se alinea a la izquierda de la celda. Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda puede contener hasta 255 caracteres.
Nmeros
Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les asigna el formato de nmero General. , Que muestra los nmeros en la forma ms exacta posible, utilizando el formato de nmero entero (789), el formato de fraccin decimal (7,89). Cuando puede, Excel asigna automticamente el formato de nmero correcto a los datos que se estn introduciendo. Por ejemplo, cuando se introduce un nmero que contiene el signo de moneda o un signo de
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Creacin de series
Con el anlisis de valores, se puede rellenar una serie de valores que se ajusten a una tendencia lineal. Los valores proyectados se extraen de los valores iniciales seleccionados en la hoja de clculo. Por ejemplo, se puede aumentar una serie como 1,2,3, para incluir 4,5,6..., o crear series como Perodo1, Beneficio; Prdida, Perodo2, Beneficio, Prdida....etc. Para lo cual hay que colocar el puntero del ratn sobre el controlador de relleno * , arrastrar hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las celdas con datos. Como se indica en la siguiente ilustracin. Las celdas seleccionadas se llenan con la continuacin de l i
Aumentar una serie de nmeros o fechas

Cuando se arrastra el controlador de relleno en una celda o en un rango de celdas que contiene valores que se identifican como una serie de nmeros secuenciales, la serie se aumenta dentro del rango que se seleccion. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de los tipos de datos y sus secuencias.
Colocar el puntero del ratn sobre
Clase de datos Nmeros Meses Fechas
Seleccin inicial 10. 15 Ene 12/1/99
Series extendidas 20, 25, 30, 35,... Feb, Mar, Abr, May,.... 13/1/99, 14/1/99, 15/1//99,....
Arrastrar el ratn h t
Para aumentar las series tambin se puede elegir el comando Rellenar del men Edicin y luego el comando Series.
Crear una lista personalizada de llenado automtico

Si se trabaja frecuentemente con series especiales de datos, como listas de productos o nombres, se recomienda crear una lista personalizada Hacer clic en el men Herramientas
Es el pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior de la seleccin. Cuando se seala con el puntero este cambia a una cruz negra, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada o para crear series utilizando la caracterstica de llenado automtico.
Elegir el comando Opciones Seleccionar la ficha Lista En el cuadro Listas personalizadas dar un clic en la opcin NUEVA LISTA
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Escribir la lista en el cuadro de Entradas de listas (las entradas no pueden iniciar con un nmero) Elegir el botn Agregar para guardar la lista 1. Aceptar.
Ejercicio
Para introducir datos o ejecutar la mayora de los comandos de Excel, qu se debe hacer?
Para editar o eliminar una lista personalizada de llenado automtico, elegir Opciones del men Herramientas luego seleccionar la ficha Lista. Para editar el elemento de una lista seleccionarlo en el cuadro Lista personalizada y escribir los cambios en el cuadro Entradas de lista.
Qu es un valor constante?
Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla de Suprimir o Retroceso. Para eliminar por completo una lista personalizada seleccionar la lista en el cuadro Listas personalizadas y elegir el botn Eliminar. Nota: No se pueden editar o eliminar las listas incorporadas. Cmo se llena un rango de celdas con una serie?
Qu procedimiento se debe seguir para crear una lista personalizada que contenga: Nombre, Edad, Ocupacin, Domicilio y Telfono?
Crear la lista anterior en su mquina
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EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO

La informacin que contiene una celda, se puede modificar o cambiar escribiendo la nueva entrada sobre la existente o editando parte de la informacin incluida en la celda. Dar doble clic en una celda y se muestra el punto de i i Para colocar el punto de insercin en la celda Para seleccionar caracteres en la celda Para seleccionar una palabra en la celda Sealar con el puntero y hacer doble clic Arrastrar a lo largo de los caracteres que se desean seleccionar Hacer doble clic en la palabra
Edicin dentro de una celda

Para editar el contenido de una celda, Excel cuenta con los comandos men Edicin, del men contextual, o los botones de la barra de herramientas. Los principales comandos en la Edicin, son: Cortar Elimina de las celdas los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles * .
Copiar Hace una copia de los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles Pegar Coloca el contenido del Portapapeles en la celda, a partir del punto de insercin. Borrar Borra de las celdas los caracteres seleccionados, no se guardan en el Portapapeles. Tambin se puede presionar la tecla de SUPRIMIR o RETROCESO para borrar los caracteres seleccionados. Nota: Se pueden deshacer o repetir la mayora de las acciones y comando de edicin haciendo clic en los botones Deshacer y Repetir de la barra de herramientas, inmediatamente despus de realizar una accin o de elegir un comando.
Copiar y mover celdas

Existe la posibilidad de cambiar la posicin del contenido de las celdas copindolas o movindolas a otro lugar dentro de la misma hoja de clculo, a otra hoja dentro del mismo libro de trabajo o a otra aplicacin. Existen dos formas de copiar y mover celdas: Usando los comandos de Cortar, Copiar y Pegar, o Arrastrando con el ratn Seleccionar las celdas, elegir el comando copiar.
Seleccin dentro de una celda
Seleccionar una celda
Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto, imagen, etc. 15
Al seleccionar el comando Pegar, la celda de destino es la esquina del rea de pegado
Al copiar una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva posicin. Al moverla se desplaza su contenido y se pega en una nueva posicin.
Copiar y desplazar celdas arrastrando

Un modo rpido de copiar y mover celdas a una distancia corta en la hoja de clculo es usando el ratn Copiar celdas arrastrando
Mover celdas
Cuando se mueven celdas, stas se cortan y se transfieren a otra posicin. 1. 2. 3. Seleccionar las celdas a mover Dar un clic en el comando Cortar Seleccionar la celda destino
1.
Seleccionar la celda o rango
Colocar el puntero del ratn en el borde de la seleccin Presionar la tecla de CTRL y arrastrar el borde a una nueva posicin.
Mover celdas arrastrando

Seleccionar las celdas que se van a mover Colocar el puntero del ratn en el borde de la seleccin Arrastrar a una nueva ubicacin
Dar un clic en el comando Pegar Adems de los comandos de la barra de men y el men contextual, tambin se pueden usar los botones de la barra de herramientas y las teclas del mtodo abreviado para mover y copiar:
Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas

Para cambiar la estructura de los datos de una hoja de clculo, es posible insertar, eliminar y borrar celdas, filas o columnas. Se pueden insertar celdas en blanco, filas y columnas enteras en cualquier lugar de la hoja de clculo. Al insertar celdas las dems se desplazan para incluir las nuevas. Al eliminar las celdas, las celdas circundantes se desplazan para llenar el espacio vaco. Al borrar celdas lo que se borra es el contenido, las celdas quedan en blanco.
Funcin Cortar
Botn
Teclas CTRL + X
Copiar
CTRL + C
Insertar filas o columnas

Pegar CTRL + V Cuando se inserta una fila o columna Excel desplaza las existentes a fin de crearles un espacio. Para insertar filas: Nota: Antes de seleccionar el comando de pegar, seleccionar slo la celda que se convertir en la esquina superior izquierda del rea de pegado. Qu ocurre al copiar o mover celdas? Seleccionar el nmero de filas que se desea insertar Hacer clic en el men Insertar Elegir el comando Filas
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Las nuevas filas se insertan arriba de la seleccin. Para insertar columnas: Seleccionar el nmero de columnas que se desean insertar Elegir el comando Insertar Dar un clic en Columnas Las nuevas columnas se colocan a la izquierda de las columnas seleccionadas. Insertar celdas en blanco: Seleccionar un rango de celdas del mismo tamao al que se desea insertar Hacer clic en el men Insertar Elegir el comando Celdas En el cuadro de dilogo Insertar seleccionar la direccin (hacia la derecha o hacia abajo) en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la seleccin 1. Aceptar. Hacer clic en el men Edicin Elegir el comando Eliminar Seleccionar la direccin (hacia la izquierda o hacia arriba) en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la seleccin. Aceptar Borrar Para borrar celdas Seleccionar las celdas que se desean borrar Presionar la tecla SUPRIMIR Tambin se pueden borrar las celdas, eligiendo el comando Borrar del men Edicin y despus seleccionando Todo, Contenido, Formatos o Notas. Al borrar el contenido, se borran todas las frmulas o datos de una celda.
Bsqueda
Para buscar celdas que contengan caracteres especficos en una hoja de clculo, elegir el comando Buscar del men Edicin. Para buscar y reemplazar secuencias de caracteres en celdas, elegir el comando Reemplazar del men Edicin Al dar clic en este botn, coloca la celda activa en
Eliminar o borrar celdas

Los comandos de Eliminar y Borrar celdas son diferentes Eliminan celdas Borran celdas Se suprimen de la hoja de clculo y las celdas circundantes se desplazan para ocultar el espacio vaco. Se borra el contenido, los formatos o las notas, pero las celdas permanecen en la hoja de clculo.
Indicar los d t
Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las frmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de la celda, su valor es cero. Si se elimina una celda, sta dejar de existir, una frmula que haga referencia a la celda eliminada no podr encontrarla y devolver el valor de error #REF!. Eliminar celdas Para eliminar Seleccionar el rango de celdas que se desean eliminar Indicar en dnde se desea Marcar si el dato que se busca se encuentra dentro de f l
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Buscar variaciones en una secuencia de caracteres

Para buscar variaciones en una secuencia de caracteres, usar el signo de interrogacin (?) que representa cualquier carcter individual y el asterisco (*) para representar cualquier nmero de caracteres en esa misma posicin. Cuando se quieran buscar asteriscos y signos de interrogacin reales, procederlos de una tilde (~).
Muestra la opcin ms adecuada para corregir la palabra incorrecta Sugerencias de otras palabras que pueden sustituir a la incorrecta Estos dos botones se utilizan cuando la palabra sealada como incorrecta se desea dejar as, si dentro del texto existen ms palabras iguales oprimir el botn de Ignorar todo Si la palabra es incorrecta y se desea cambiar por cualquiera de las sugerencias, oprimir el botn de Cambiar, si existen ms palabras similares en el texto seleccionar el botn de Cambiar todo El botn de Agregar se utiliza cuando la palabra se desea incluir al Diccionario personalizado En esta lista se selecciona el nombre del Diccionario en donde se desea agregar la palabra. Nota: Para revisar la ortografa de todas las hojas de un libro de trabajo, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el men contextual de la ficha de la hoja y despus hacer clic en el botn Revisar ortografa.
Revisin ortogrfica
Excel cuenta con una herramienta para revisar la ortografa de la hoja de clculo incluyendo los valores de celda, comentarios, grficos integrados, cuadros de texto, encabezados y pies de pgina. No se revisarn las hojas protegidas, las frmulas o el texto que resulte de una frmula. Para iniciar la revisin ortogrfica, ir al men Herramientas y seleccionar el comando Ortografa, se muestra el siguiente cuadro de dilogo
Crear un diccionario personalizado

Si se usan con frecuencia trminos especializados como; nombres, siglas y abreviaturas, se recomienda agregarlos a un diccionario personalizado para evitar que el programa se detenga en cada uno de ellos durante la revisin ortogrfica. 4 5 Para crear un diccionario personalizado, elegir el comando Ortografa del men Herramientas, escribir un nombre para el nuevo diccionario en el cuadro Agregar palabra a y despus elegir el botn Agregar.
7 Indica la palabra a corregir
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Si se desea encontrar cierta informacin de la hoja de clculo, qu comando se puede utilizar?
Ejercicio
Qu comandos son de uso comn para la Edicin?
Qu ocurre cundo se utiliza cualquiera de los siguientes comandos? Cortar: Copiar: Borrar:
Qu es el Portapapeles?
En dnde se colocan las columnas que se insertan?
Qu diferencia existe entre Borrar y Eliminar celdas?
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FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO

El usar las diversas opciones de formato es de utilidad para destacar los datos, o bien, para hacer que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que tengan una apariencia ms atractiva. Las diferentes opciones de formato se pueden aplicar antes o despus de incorporar los datos. Por ejemplo, introducir los datos en un rango de celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si se aplica el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estar en negrita al introducirlo. Los formatos de una celda son identidades independientes de los datos contenidos en la misma, lo cual permite copiarlos, modificarlos o eliminarlos de manera independiente de los datos. Para ajustar varias columnas a la vez, seleccionar las columnas y luego ajustar el ancho de cualquiera de ellas. Otra opcin es elegir el comando Columna del men Formato y luego cualquiera de los comandos: Ancho: Establecer un ancho de columna numrico. Ajustar a la seleccin: Ajusta automticamente la columna conforme a la entrada ms larga Ocultar o mostrar columnas. Ancho estndar: Establecer el ancho de columna estndar para la columna seleccionada o cambiar el ancho de columna estndar para la hoja de clculo.
Aplicar formatos
Para designar los formatos a las celdas ir al comando Celdas del men Formato o el comando Formato de celdas del men contextual. Los formatos de uso frecuente se encuentran disponibles en la barra de herramientas Formato.
Una vez seleccionada la columna, tambin es posible usar los comandos del men contextual para ajustar el ancho de la columna.
Ajuste del alto de la fila

Cuando se hace doble clic en el borde inferior del encabezado de una fila, el alto se ajusta para que pueda acomodar la entrada ms alta de la misma. Se puede ajustar varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego ajustando el alto en cualquiera de las filas seleccionadas, o seleccionando el comando Fila del men Formato y luego cualquiera de las opciones: Alto para establecer un alto en puntos, desde 0 hasta 409. Autoajustar para que el alto de la fila se ajuste automticamente a la letra ms alta de la seleccin. Ocultar y mostrar.
Cambio del ancho de la columna y del alto de la fila

En una hoja de clculo nueva, todas las columnas y filas se establecen conforme al ancho estndar, lo cual se puede cambiar de acuerdo a las caractersticas del texto, estos cambios se efectan en todas o algunas de las filas y/o columnas de la hoja.
Ajuste del ancho de una columna

La siguiente imagen muestra la forma de cambiar el ancho de la columna mediante el ratn. Ajustar el ancho de la columna arrastrando o
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Ajustar el alto de la fila arrastrando el borde
Alineacin de datos
La siguiente ilustracin muestra algunos ejemplos de alineacin de celdas: Centrad o en varias
Centrada en la celda
Centrada en la celda
Alinea i
Alinea cin Alinea cin
Al iniciar el trabajo con una hoja de clculo todas las celdas tienen el formato de alineacin general; los nmeros se alinean a la derecha, el texto a la izquierda y los valores lgicos y de error al centro. La forma ms fcil de alinear el contenido de las celdas es usando los botones de la barra de herramientas Formato. Aumentar sangra Disminuir sangra Alineacin izquierda
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Orientacin: establece la proporcin de giro del texto en la celda seleccionada. 1. Alineacin derecha Alineacin justificada Combinar y centrar Para alienaciones diferentes a las ubicadas en la barra de herramientas, usar el comando Celdas del men Formato, o bien, el comando Formato de celdas del men contextual. Seleccionar la ficha Alineacin y elegir las opciones que se desean.
1 2 3
Alineacin centrada
Combinar celdas: combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola, tanto vertical como horizontalmente.
Reducir hasta ajustar: reduce el tamao de los caracteres de forma que todos los datos que contiene la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamao del carcter se ajusta de forma automtica. Ajusta el texto que contiene la celda, en varas lneas. El nmero de lneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del texto.
Formato a la fuente
Con el fin de destacar la informacin que contiene la hoja de clculo, se puede cambiar la fuente, el tamao, el estilo y el color de los datos, tanto al contenido de una celda como a caracteres individuales, utilizando la barra de herramientas formato. Cuadro de fuente
Cuadro tamao de
6 5 4
Botones de estilo de Botn color de
o, bien en el comando Celdas del men Formato, seleccionar la ficha Fuente, marcar las caractersticas que se desean. En las celdas que contienen texto, los caracteres individuales pueden usar formatos de fuentes diferentes. En las celdas que contienen frmulas y valores, todos los caracteres usan los mismos formatos de fuentes. Para asignar formato a caracteres individuales de una celda, hacer doble clic en la misma, o hacer clic en la barra de frmulas y seleccionar los caracteres, las palabras completas o los grupos de palabras. A continuacin usar los botones de la barra de herramientas de formato o bien en el men Formato.
Alineacin del texto: cambia la alineacin horizontal y vertical del contenido de la celda. Sangra: aplica una sangra izquierda al contenido de las celdas seleccionadas, cada incremento es equivalente al ancho de un carcter.
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Agregar bordes, diseos y colores

Excel ofrece una amplia variedad de tipos y anchos de bordes, diseos y colores que se pueden usar para crear una hoja de clculo ms atractiva. Para aplicar bordes, diseos y colores: Seleccionar las celdas que se desean cambiar Hacer clic en el men Formato Elegir el comando Celdas Seleccionar la ficha Borde Aplicar los cambios que se desean hacer Aceptar La siguiente imagen muestra un ejemplo del tipo de bordes.
Sombra
El ocultar las lneas de divisin en una hoja, permite destacar los bordes, el subrayado doble y el sombreado. Para ocultar las lneas de divisin: Hacer clic en el men Herramientas Elegir el comando de Opciones Seleccionar la ficha Ver Desactivar la casilla de verificacin Lneas de divisin Aceptar
Sin bordes interiore s Borde ms grueso
Nota: Cuando se ponen bordes parece que las celdas adjuntas tienen bordes en comn. Por ejemplo, al colocar un borde inferior en una celda produce aparentemente el mismo efecto que si se colocara un borde superior en la celda de abajo. Sin embargo, el borde no aparecer cuando se imprima, slo el de la celda inferior. Al imprimir una hoja, los bordes se imprimirn, slo si se han aplicado.
Ocultar e imprimir lneas de divisin
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Para evitar que las lneas de divisin se impriman: Hacer clic en el men Archivo Elegir el comando Configurar pgina Seleccionar la ficha Hoja Desactivar la casilla de verificacin Lneas de divisin Aceptar Muestra el formato que tendrn las Hacer clic en una opcin del cuadro Para ver una lista de todos los formatos de nmero integrados a Excel, hacer clic en Celdas del men Formato. La ficha Nmero contiene formatos de nmero que no se encuentran en la barra de herramientas, como contabilidad, fecha, hora, fraccin, cientfica y formato de texto. La categora Especial incluye formatos para cdigos postales y nmeros telefnicos.
Formato de nmero
Para modificar la presentacin de los nmeros, fechas y horas se puede cambiar el formato. Este cambio no afecta a los valores de los datos que se utilizan en los clculos. Algunos de estos formatos se pueden aplicar utilizando los botones de la barra de herramientas.
Funcin Moneda Porcentual Millares Aumentar decimales Disminuir decimales
Botn
Muestra del formato 12345 se convierte en $12345 .012 se convierte en 12% 12345 se convierte en 12.345,00 12.345,00 se convierte en 12.345,000 12.345,00 se convierte en 12.345,0 Marcar las opciones para especificar un formato de nmero
Formato de nmero personalizado
Si un formato de nmero integrado no puede presentar los datos del modo que se requiere. Excel permite crear un formato de nmero mediante la categora Personalizada de la ficha Nmero en el cuadro de dilogo Formato de celdas. Puede crearse un formato de nmero personalizado especificando los cdigos de formato que describen el modo en que se desea presentar un nmero, una fecha, una hora o un texto. El formato de nmero contiene cuatro secciones de cdigo. Los nmeros positivos, los nmeros negativos, los ceros y el texto, en este orden. Si nicamente se especifican dos secciones, la primera se utilizar para los nmeros positivos y los ceros mientras que la segunda se utilizar para los nmeros negativos. Si se especifica una seccin, todos los nmeros utilizarn ese formato. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un cdigo de nmero personalizado.
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Cdigos para el formato de nmeros Smbolo del formato General Nmeros Ceros # Significado Presenta el nmero en forma general Marcador de lugar para dgitos. Si el nmero tiene ms dgitos a la derecha de la coma decimal que la cantidad de nmeros a la izquierda de la coma decimal Excel redondear el nmero agregando lugares decimales conforme a la cantidad de nmeros que haya a la derecha. Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas reglas especificadas anteriormente para el marcador #, salvo que si el nmero tiene menos dgitos que la cantidad de ceros que haya en el formato, Excel mostrar los ceros adicionales. Marcador de lugar para dgitos, con este marcador Excel colocar un espacio para los ceros no significativos para cualquiera de los lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas. Este smbolo determina cuntos dgitos se presentarn a la derecha e izquierda de la coma decimal. Excel multiplica por 100 y agrega el carcter % El programa separa los millares con puntos si el formato contiene un punto rodeado de nmeros o ceros. Presenta cualquier texto que se encuentre entre comillas.
(#.###,00);[rojo](#.###,00);0,00;Entradas brutas para@

Nmeros Texto 0 (cero) Para crear nuevos formatos de nmero, se recomienda tomar en consideracin lo siguiente, ? Como marcadores de lugar de los dgitos, Excel usa el 0 y el signo de #. Si se utiliza el 0, entonces el dgito se presentar siempre, incluso si se trata de un cero. l # suprime la presentacin de los ceros no significativos. Una raya seguida de cualquier caracter creara un espacio del ancho del caracter. Por ejemplo, una raya seguida de un parntesis a la derecha permite que los nmeros positivos se alinien correctamente con los nmeros negativos encerrados dentro del parntesis. Para establecer el color de una seccin del formato, escribir en la seccin el nombre del color dentro de corchetes, como se muestra en la ilustracin anterior. Para impedir que se presente cualquier tipo de nmero positivo, negativo o cero- omitir el cdigo de la seccin correspondiente. Por ejemplo, el formato de nmero 0,000; -0,000;Error impedir que los ceros aparezcan porque la tercera seccin est en blanco. Para omitir una seccin colocar un punto y coma (;) en su lugar.
Coma (,)
Porcentaje (%) Punto (.)
Texto
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Para aplicar un Autoformato: Seleccionar una celda del rea activa Hacer clic en Autoformato del men Formato 1. Seleccionar en la lista el formato que se desea.
Copiar formatos
Una vez que se cre un formato de la hoja de clculo, no es necesario volver a repetir el proceso para hacer una hoja similar, existen dos opciones para aplicarlo. Copiar el formato de una celda a otra o un rango de celdas utilizando el botn Copiar formato. Este botn permite copiar cualquier cantidad de formatos de celda distintos de una sola vez. Seleccionar un rango de celdas con formatos diferentes Hacer clic en el botn Copiar formato (al realizar esta operacin el puntero del ratn aparece con una brocha) Seleccionar las celdas en donde se desea aplicar el formato. Si se desea repetir la copia del formato dar doble clic en el botn, ste permanecer activo para hacer las copias que sean necesarias. Cuando se termine, presionar la tecla ESC. 1. Definir el formato de una celda como un estilo. Los estilos permiten almacenar todos los atributos de formato de una celda asignndoles un nombre, que puede aplicarse despus a otras celdas.
Sin Lista 1
Clsico 3
Seleccionar la celda que contiene los formatos. Hacer clic en Estilo del men Formato. Asignar un nombre al estilo. Para aplicarlo, seleccionar la celda o celdas, hacer clic en Estilo y seleccionar el nombre. Una vez que se aplica un Autoformato, se podr continuar aplicando otros formatos de forma individual. Para personalizar el Autoformato, elegir el botn "Opciones del cuadro de dilogo Autoformato, desactivar la casilla de verificacin correspondiente a los formatos que se desean conservar.
Autoformato
Excel ofrece la opcin de elegir un conjunto de formatos de una hoja de clculo predefinidos. Al seleccionar la opcin de Autoformatos. Excel analiza el rea activa * de la hoja de clculo y aplica automticamente el formato de acuerdo a la ubicacin de los ttulos, las frmulas y los datos.
Eliminar un Autoformato
Si se desea eliminar un Autoformato inmediatamente despus de aplicarlo, elegir el comando Deshacer del men Edicin. Para eliminarlo posteriormente, seleccionar una celda dentro de ste, ir al comando Autoformato del men Formato, posteriormente la opcin Ninguno del cuadro Formato de tabla.
* Un rea es un rango continuo de celdas definidas por un permetro de celdas vacas o contornos de la hoja de clculo. El rea activa es la zona situada alrededor de la celda activa.
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Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas

Para resaltar los resultados de una frmula u otros valores importantes de la celda se aplican Formatos Condicionales. Por ejemplo, una celda contiene una frmula que calcula el promedio de ventas reales. Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Si cambia el valor de la celda y no cumple ya la condicin especificada Microsoft Excel suprimir temporalmente los formatos resaltando esa condicin. Los formatos condicionales seguirn aplicndose a las celdas, hasta que se eliminen, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.
Para crear un formato condicionado, ir al men formato, seleccionar el comando formato condicionado y en el cuadro de dilogo hacer las especificaciones.
Seleccionar el valor de comparacin
Indicar la celda que contiene el Dar un clic para definir el formato
Indicar si la comparacin va ha ser con
Las celdas con valor 145 tiene un
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IMPRESIN DE DOCUMENTOS
Preparar una pgina para la impresin
Para definir los parmetros de impresin en el documento, seleccionar el comando Configurar pgina del men Archivo, en el cuadro de dilogo que se muestra presenta las siguientes opciones:
Mrgenes
Pgina
1 2 3 4 1. 2 Especificar los mrgenes de la hoja (inferior, superior, derecho e izquierdo), y definir el margen del encabezado y pie de pgina, tomando como referencia los extremos de la hoja. Haciendo clic en las flechas que se encuentran al lado derecho del recuadro se incrementa o disminuye el ancho del mismo. Centrar el documento dentro de la hoja en direccin vertical, horizontal o ambas.
6 Seleccionar la orientacin de la hoja en que se desea imprimir el documento Indicar la escala en que se desea la impresin Indicar a cuntas pginas se desea que Excel ajuste el documento para su impresin. Elegir el tamao del papel en que se va a imprimir Indicar la calidad de impresin (alta o borrador) Especificar el nmero en el cual se quiere iniciar la numeracin de pginas para cada hoja.
2.
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Encabezado / Pie de pgina

1 1 2 2 3 4 3
Hoja
4 1. 2. 5 1. 2. Muestra el encabezado de la pgina as como su orientacin, el predeterminado es Hoja 1 y se encuentra centrado. Seleccionar el encabezado que se desea , hacer clic en la flecha del lado derecho para mostrar la lista de las opciones y seleccionar una. Personalizar encabezados y pies de pgina, Haciendo clic sobre este recuadro se presenta un cuadro de dilogo en donde se puede indicar el texto que se desea, fuente, estilo, tamao y orientacin. Elegir el texto del pie de pgina. Indica el texto del pie de pgina y su orientacin. Indicar el rango que se desea imprimir Cuando el documento a imprimir tiene una extensin mayor a una pgina, y se desea que los ttulos de las columnas y/o filas aparezcan en cada una de las pginas, escribir en los recuadros el rango. En este recuadro se determinan las caractersticas de la impresin Lneas de divisin Calidad de borrador, sta opcin es til cuando se desean hacer pruebas. Blanco y negro, seleccionar la casilla de verificacin cuando se van a imprimir grficos y la impresora es en blanco y negro. Encabezados de filas y columnas. Comentarios: Para imprimir comentarios al final del documento y al inicio de otra pgina seleccionar la opcin al Final de la hoja. Para imprimirlos en la misma ubicacin en que aparecen cuando se ve la hoja de clculo, seleccionar la opcin Como en la hoja.
3.
3.
4. 5.
30
Establecer el orden de la impresin de las pginas: Abajo, luego hacia la derecha, imprime desde la primera pgina hacia abajo y luego se desplaza a la derecha y continua imprimiendo hacia abajo de las hojas de clculo. Derecha luego hacia abajo, imprime desde la primera pgina hacia la derecha y luego se desplaza hacia abajo y continua imprimiendo a travs de la hoja de clculo. Para cerrar el cuadro de dilogo Preparar pgina. Elegir el botn Aceptar . La siguiente ilustracin, indica la forma en que se presenta el documento en la vista preliminar
Arrastrar el cuadro para ajustar el ancho de la columna
Presentacin preliminar
Cuando la informacin est lista, para imprimirse, se puede ver una presentacin preliminar del documento y ajustar la configuracin de las pginas para obtener la impresin deseada. Esto permite determinar el orden en que Excel crea las hojas de clculo, controla los saltos de pgina y los nmeros de pginas, reducir o ampliar el documento para que se imprima en un determinado nmero de pginas y ajusta el tamao de las hojas del grfico. Cuando se hace la presentacin preliminar antes de imprimir el documento, se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresin de copias incompletas o con defectos de formato. Para ver la pgina antes de imprimirla, hacer clic en el botn Presentacin preliminar de la barra de herramientas. Los botones que se muestran son los siguientes:
cuadros para
Arrastrar los ajustar los mrgenes
Margen del encabezad o
Hacer clic para aumentar o disminuir el
Margen del pie de pgina
tamao de la pgina
Muestra la pgina anterior o la siguiente
Imprime las pginas
Muestra y oculta los controladores de margen
Una vez seleccionados los parmetros, el documento se encuentra listo para imprimir, para lo cual Excel cuenta con las siguientes opciones: 1. Botn de imprimir de la barra de herramientas: Se imprime de forma inmediata, usando las configuraciones actuales de los cuadros de dilogo correspondientes a Configurar pgina.
Aumenta o reduce el Excel Bsico tamao de Difusin Tecnolgica presentacin de la pgina
Muestra el cuadro de dilogo para definir los parmetros de impresin
Muestra una vista que permite ajustar los saltos de pgina
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2.
Botn de imprimir en la ventana de Presentacin preliminar: Muestra el cuadro de dilogo Imprimir en donde se puede elegir el rango de impresin y el nmero de copias que se desean. Botn de imprimir dentro del cuadro de dilogo configurar pgina. Muestra el cuadro de dilogo Imprimir, el cual se describe a continuacin.
3.
Especificaciones de la impresora que se encuentra definida
Indicar el intervalo de pginas y hojas del libro a imprimir
Indicar el nmero de copias que se desean del documento
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USO DE FRMULAS
Una frmula es la tcnica bsica que se utiliza para analizar los datos que se encuentran en la hoja de clculo. Combina en una celda valores y operadores, para producir un nuevo valor a partir de los ya existentes. Con una frmula se pueden realizar operaciones, tales como suma, multiplicacin, divisin y comparaciones, entre otras. Las frmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de clculo, a celdas en otras hojas del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. A continuacin se muestran ejemplos de diferentes tipos de frmulas que contienen algunos de los elementos que se pueden incluir.
Sintaxis de la frmula
La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden en que deben ir sus elementos. En Excel las frmulas siguen una sintaxis especfica que incluye un signo de igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores de clculo, Cada operador puede ser un valor que no cambie (valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. De forma predeterminada una frmula se calcula de izquierda a derecha comenzando por el signo igual. Sin embargo se puede modificar el orden en que se ejecutan los clculos cambiando la sintaxis de la frmula. Por ejemplo, la frmula =5+2*3 da un resultado de 11 porque se calcula la multiplicacin antes que la suma. Por el contrario si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin multiplicar el resultados por 3, resultando 21, =(5+2)*3. Los operadores Se utilizan para especificar el tipo de clculo que se va a realizar con los elementos de una frmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores; de clculo, aritmtico, de comparacin, texto y de referencia. Operadores aritmticos Realizan operaciones matemticas bsicas, cambian valores numricos y producen resultados numricos. Por ejemplo, la frmula =20^2*15%, eleva 20 al cuadrado y multiplica el resultado por 0,15 para producir un resultado de 60. Los operadores aritmticos son:
Frmula con referencias
Referencia de celda Operador de divisin Operador de suma =(B4/25)+100 Constante numrico
Frmula con funciones

Operador Funciones para hoja de clculo (+) Signo ms (-) Signo menos Significado Suma Resta Ejemplo 8+7 17-4 -1 Multiplicacin Divisin 5*6 125/9
=SUMA(B2:B6)PROMEDIO(B1:E1)
Rangos de celdas
(-) Negacin (*) Asterisco (/) Diagonal
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(%) Signo de porcentaje (^) Acento circunflejo
Porcentaje Exponente
120% 3^2 (el mismo que 3*3)
Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad. Excel evala de izquierda a derecha, =8+4/2*3 es igual a 14. Los operadores de mayor prioridad son (/) y (*). El primero de izquierda a derecha es (/), por lo que la primera operacin que se efecta es 4/2=2. El resultado se multiplica por 3, 2*3=6. Por ltimo al producto anterior se le suma 8, lo que nos da el resultado final, 6+8=14. Si se requieren efectuar las operaciones en un orden diferente se deben utilizar parntesis. Las expresiones encerradas entre parntesis se calculan en primer lugar. Si en el ejemplo anterior se desea calcular primero 8+4, la frmula ser la siguiente; =(8+4)/2*3, cuyo resultado es 18. Los parntesis se pueden anidar, en este caso Excel calcula en primer lugar las expresiones encerradas entre los parntesis ms interiores. La frmula =((6*3)+(5+2))*4 es igual a 100. La primera operacin que se efecta es 6*3=18. La segunda 5+2=7. A continuacin se suman ambos resultados, 18+7=25. Por ltimo, se calcula 25*4=100. Operadores de comparacin: Comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.
Algunos operadores requieren de dos valores para poder dar un resultado, y otros actan sobre uno. Por ejemplo: La frmula =5+2 contiene el operador de suma que requiere de dos o ms valores, mientras que la frmula =3% utiliza el operador de porcentaje, que requiere de un slo valor, divide 3 entre 100 para producir el valor 0,03. El resultado de una frmula depende del orden en que se realicen las operaciones. Por ejemplo, =3+2*5 variar si se realiza primero la suma o la multiplicacin. En el primer caso el resultado ser 25, en el segundo ser 13. Para calcular este tipo de expresiones, Excel realiza las operaciones conforme al orden de prioridad que se indica en la tabla siguiente:
Los smbolos que se utilizan son: Operador % ^ *y/ + y - (resta) & =, <, >, <=, >=, >< Descripcin Signo negativo Porcentaje Exponencial Multiplicacin y divisin Suma y resta Concatenacin Comparacin Prioridad 1 2 3 4 5 6 7 Operador de texto (&): Conecta o concatena dos valores de texto para generar una nica porcin de texto. Ejemplo: Viento & norte genera Viento del norte Operador (=) > < >= <= <> Significado Igual Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A12<B1 A1>=B1 A1<=B5 A1<>B6
En el ejemplo anterior, la prioridad del operador (*) es ms alta que la del operador (+), por lo que se efecta primero la multiplicacin, siendo el resultado 13.
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Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu lugar debe buscar los valores o los datos que se desean utilizar en una frmula. Con las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo dentro de una frmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias de celdas a otros libros se denominan Referencias Externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan Referencias remotas. De forma predeterminada Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con las letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las filas con nmero (del 1 al 65536). Dentro de las frmulas se pueden utilizar referencias o rangos de celdas que le indican a Excel la ubicacin de los valores para realizar los clculos, lo anterior se indica utilizando los operadores de referencia. Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los clculos.
Referencias relativas
Una referencia relativa describe la posicin de una celda en funcin de su distancia, en filas y columnas, respecto de la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, en la celda D5 se introdujo la frmula =B5-C5 que calcula el saldo del mes de enero. Excel lo interpreta como: El valor de la celda que est dos columnas a la izquierda en la misma fila menos el valor de la celda que est una columna a la izquierda en la misma fila.
Para los meses de febrero y marzo se requieren frmulas semejantes, que tomen los valores de las filas 6 y 7. Para introducirlas basta con copiar la frmula de la celda D5 a las celdas D6 y D7, obtenindose el resultado que se muestra a continuacin.
Operador (:) Dos puntos (,) Coma
Significado Indica un rango de celdas incluido en dos referencias Operador de unin, que combina varias referencias en una sola Interseccin de celdas
Ejemplo A5:B15 SUMA(B5:B15,D5:D1 5) SUMA(B115:B15 A7:D7) en este ejemplo la celda B7 es comn a ambos rangos
(Un espacio)
Dependiendo de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de referencia a utilizar. En las frmulas se utilizan tres tipos de referencias:
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Excel modific automticamente las referencias, quedando la frmula de la celda D6 como =B6-C6 y la de la celda D7 como =B7-C7. A este tipo de referencia se le asigna el nombre de RELATIVA
Referencia mixta
En algunas situaciones es necesario emplear referencias en las que sea absoluta la fila o la columna pero no ambas. Este tipo de referencias se denominan MIXTAS, debido a que combinan las propiedades de las referencias relativas y de las absolutas. Una referencia mixta toma la forma $A1 A$1. En el siguiente ejemplo se desea elaborar una tabla en la que a los precios de lista introducidos en el rango B6:B9, se les apliquen los descuentos indicados en el rango C5:E5. Para hacer este clculo se introdujo en la celda C6 la frmula =$B6$B6*C$5 en donde las referencias $B6 y C$5 son mixtas. La referencia $B6 permite que, al copiarse la frmula hacia la derecha las nuevas frmulas continuan haciendo referencia a la columna B. Por otra parte, la referencia C$5 hace posible que al copiarse la frmula hacia abajo las nuevas frmulas continen haciendo referencia a la fila 5.
Referencias absolutas
Si se requiere que al copiar frmulas, las referencias no sufran modificaciones, se deben emplear referencias ABSOLUTAS, las cuales toman la forma de $A$1. En el siguiente ejemplo en el rango B7:B10 se presentan los precios de mayoreo de diferentes productos, en el rango C7:C10 se deben introducir frmulas que calculen el precio al menudeo agregndole el porcentaje que se indica en la celda D5. La frmula para la celda C7 es =B7+B7*D5, al copiarse a las celdas del rango C8:C10 la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir debe ser absoluta. Una celda es absoluta cuando se antepone el signo de $ a la letra de la columna y al nmero de la fila ($A$1).
De esta manera la frmula de la celda C7 queda =B7+B7*$D$5. Como se observa en la siguiente ilustracin, la referencia absoluta no sufri modificaciones al ser copiada en el rango C8:C10, la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir debe ser ABSOLUTA. Para convertir una referencia relativa en absoluta: Editar el contenido de la celda (oprimiendo F2, o dando doble clic . Seleccionar la referencia. Oprimir la tecla F4, Excel transforma automticamente la referencia relativa en absoluta.
Introducir una frmula para calcular un valor

1. Hacer clic en la celda en que se desea introducir la frmula. 2. Escribir un signo de igual (=). 3. Introducir la frmula, tomando en cuenta la sintaxis. 4. Presionar ENTER.
Introducir referencias
Es posible introducir las referencias en las frmulas escribindolas. Sin embargo, la manera ms fcil es seleccionar las celdas o el rango directamente en la hoja de clculo. Despus de escribir un signo de igual o un operador, simplemente se hace clic en la celda o por el rango de celdas. La seleccin est rodeada por una lnea punteada llamada borde mvil y la referencia a la celda o al rango aparece en la frmula.
36 Excel Bsico Difusin Tecnolgica

Nota: Cuando se escribe una frmula y Excel no convierte una referencia a letra mayscula, no es vlida y se debe comprobar que no tenga errores.
Anlisis de datos usando funciones

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinados. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido. La sintaxis de una funcin inicia con el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia la frmula escribir un signo de igual (=) antes del nombre de la funcin. Por ejemplo, en lugar de escribir en la frmula =A1+A2+A3+A4 se puede utilizar la funcin Suma para construir la frmula: =SUMA(A1:A4) Las funciones se utilizan como complemento de las frmulas, y se debe seguir un orden en los caracteres para introducir una frmula vlida. La siguiente ilustracin es un ejemplo de una funcin y sus sintaxis:
Aunque se puede escribir una funcin directamente en una frmula, el mtodo ms fcil para insertarlas es con el Asistente.
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Uso del Asistente para funciones

El Asistente para funciones es una herramienta, de gran utilidad para seleccionar la funcin ms adecuada para realizar el calculo que se requiere, agrupar los elementos correctamente e insertar la funcin en la frmula. Para agregar una funcin a una frmula: Activar el Asistente para funciones haciendo clic en el botn de la barra de herramientas Seleccionar la categora y nombre de la funcin
5. Hacer clic en el botn de Aceptar, para que se inserte la funcin en la hoja.
Funcin para obtener el

Categora de la Nombre de la funcin
Trabajo con nombres

Si se tienen rtulos para las columnas y filas en las hojas de clculo, pueden utilizarse para crear frmulas que hagan referencia a los datos. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de funciones utilizando como argumentos el nombre de las columnas y filas.
Descripcin de la funcin
Hacer clic en el botn Aceptar Introducir los argumentos, en los cuadros de edicin Celdas o rango de ld d l
Definici argument n de
Resulta do de la
Funciones con t l d fil
Para utilizar el rtulo de las filas y las columnas, no se requiere hacer ninguna operacin previa. Si se cambia el rtulo de las filas y Resultad o de la

columnas, Excel lo cambia de forma automtica en las frmulas en donde se hace referencia a ellos.
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Errores ms comunes en las frmulas

Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Excel presentar un valor de error. Por ejemplo lo valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto en donde una frmula espera un valor numrico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una frmula o bien de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado. Error ####### Posible causa El contenido de la celda es demasiado ancho para verlo. El argumento u operador es incorrecto, se ha introducido texto y la frmula requiere un nmero o un valor lgico Se produce cuando se divide una frmula por cero Solucin Cambiar el ancho de la columna arrastrando el borde de los encabezados Verificar que la frmula o la funcin para el operador es o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contenga valores vlidos Cambiar la referencia de celda o introducir un valor que no sea cero en la celda que se utiliza como divisor Asegurarse de que el nombre existe, corregir si es un error ortogrfico, definir los nombres que se eliminaron
Error #NUM!?
Posible causa vlida Se da cuando hay un problema con algn nmero en una frmula o funcin Se da cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se cruzan, se ha utilizado un operador de rango incorrecto
Solucin Asegurarse de que los argumentos que se utilizan en la funcin son correctos y pertenecen al tipo de argumento . Comprobar si hay errores en la referencia a los rangos
#NULO!
#VALOR!?
#DIV/0!?
#NOMBRE Aparece cuando Excel no ?? reconoce texto en una frmula o se ha eliminado un nombre utilizado en la frmula, o bien, se ha utilizado un nombre que no existe #N/A?
Un valor no est Verificar que todos los disponible para una valores se encuentren en la funcin o frmula, se han hoja de clculo omitido uno o ms argumentos de una funcin de la hoja de clculo Se da cuando una referencia de celda no es Cambiar las referencias de las frmulas
#REF!?

Todas las celdas en la columna H Todas las celdas desde la columna H hasta la J
Ejercicio
Qu es una frmula?
Cul es el formato de las referencias? Cuntos tipos de operadores existen y cules son? a. Relativas
Mixtas b. Absoluta s
Qu es una funcin? Qu es una referencia?
Qu frmulas se deben utilizar para calcular la Venta, Utilidad y Total en el siguiente ejemplo? Escriba la forma correcta para hacer referencia a las celdas o rangos de celdas
Para hacer referencia a La celda en la columna A y la fila 10 El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20 El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E Todas las celdas en la fila 5 Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10
Utilizar
41
GRFICOS
Un Grfico, se utiliza para mostrar de forma esquemtica los datos de una hoja de clculo, lo que se facilita la lectura de los mismos la creacin de informes de una manera ms clara e interesante, as como el evaluar y comparar entre distintos valores de la hoja de clculo para una mejor toma de decisiones. Para lo cual Excel cuenta con 14 tipos de grficos, que a su vez, tienen dos o ms subtipos, de los cuales se puede elegir el ms representativo. Los valores de la celda, o puntos de datos, aparecen en el grfico en forma de barras, lneas, columnas, secciones de un grfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseos.
3.
Seleccionar el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar, dar un clic en el botn Siguiente
Creacin de un grfico
Al generar un grfico, existen dos formas; como un grfico incrustado * , o como una hoja de grfico independiente. Para crear un grfico: 1. Seleccionar los datos que se desean mostrar en el grfico
4.
Indicar la orientacin de los datos (es decir, si las series de datos estn en las filas o columnas), dar un clic en el botn Siguiente
2.
Dar un clic en el botn Asistente para grficos
Es el grfico que se muestra junto con los datos a los que esta asociado 42 Excel Bsico Difusin Tecnolgica
El grfico incrustado siempre aparece cuando la hoja de clculo est activa y, al imprimirla, el grfico se imprime junto con los datos. En una hoja nueva el grfico aparece independiente de los datos y se imprime solo. Cuando se crea un grfico, ste se vinculan a los datos de hoja de clculo utilizada para su creacin. Siempre que se cambien los datos de la hoja el grfico se actualizara automticamente.
5.
Si se desea, escribir el ttulo del grfico y de los ejes, dar un clic en el botn Siguiente
Estructura de un grfico
Las series de datos se obtienen de las
Categoras de las filas
6.
Seleccionar el lugar en donde va aquedar el grfico, incrustado como un objeto en la hoja de datos o en una hoja independiente
43
Cada grupo de marcadores es una serie de d Leyenda de datos
Marcadore s de datos con un di
Agregar rtulos a los marcadores de datos

Los valores se representan l j Y Las categoras se muestran en el Los rtulos de datos son texto o valores opcionales, asociados a marcadores de datos, que ofrecen informacin adicional. La informacin se extrae de los datos de origen asociados. Para agregar los rtulos en los marcadores de un grfico, hacer clic en Opciones de grfico del men Grfico y seleccionar las alternativas en el cuadro de dilogo. Para cambiar la fuente, el tamao, el formato de nmero u otra caractersticas, en los rtulos. Hacer doble clic en el rtulo de una serie de datos. Las selecciones que se realicen en el cuadro de dilogo, Formato de rtulos de datos se aplicarn a todos los rtulos de la serie.
Total de ventas primer trimestre
34% Enero 29%
Modificar un grfico
Al crear un grfico ste se presenta con un formato predeterminado. Sin embargo es posible alterar el aspecto del mismo para conseguir la apariencia deseada. Cada elemento del grfico tienen caractersticas que pueden modificarse, como el color, la trama, el estilo de lnea, el aspecto del texto o de los nmeros y la ubicacin. Para ver un cuadro de dilogo con las opciones de formato disponibles para un elemento del grfico, hacer doble clic en el elemento.
Enero Febrero Marzo

$ 901,000.00
Rtulos de datos con diferente
Cambiar los marcadores de datos

Los elementos que indican valores numricos en un grfico, como lneas, barras, columnas, y sectores son marcadores de datos. Para cambiarle el formato, hacer doble clic en uno de los marcadores y a continuacin realizar los cambios en el cuadro de dilogo.
Asignar ttulos al grfico y a los ejes

Es conveniente agregar ttulos al grfico para clarificar el tipo de datos mostrados. Si no se incluyeron los ttulos al crear el grfico, se pueden agregar en cualquier momento.
44

Hacer clic en Opciones de grfico del men Grfico en la ficha Ttulos escribir los ttulos que se desean. Para modificar el texto de un ttulo hacer clic en l. Para cambiar el formato, hacer doble clic en el borde y seleccionar las opciones en el cuadro de dilogo. Ttulo del Ttulo del eje de valores
Dar formato al fondo y ajustar el tamao del grfico

Existen dos reas de fondo en un grfico, el rea del grfico y el rea de trazado, y se les puede cambiar el formato con colores y tramas. Para cambiar el formato hacer doble clic en el rea del grfico o en el rea de trazado. Especificar los cambios que se desean en el cuadro de
dilogo que se muestra.
rea del grfico
Ttulo del
Dar formato y colocar la leyenda

La leyenda de un grfico identifica la serie de datos. Se puede agregar una leyenda al momento de estar creando el grfico con el Asistente o despus en Opciones de grfico del men Grfico y, a continuacin, en la ficha Leyenda. Se puede mover la leyenda, cambiar su forma y tamao, y dar formato a las entradas y claves. Al cambiar el color o diseo de una entrada cambiarn tambin los marcadores de la serie de datos asociada. Para mover la leyenda dentro del rea del grfico, nada ms se arrastra.
Cuadros de control, para modificar el tamao del grfico
Entrada de leyenda
rea de trazado
Clave de
45
Si los datos que se agregaron son incorrectos, se pueden quitar con el botn Deshacer (Se pueden deshacer hasta 16 acciones anteriores).
Agregar datos al grfico

Los datos cambian con frecuencia. Cuando esto ocurre es necesario que se agreguen o eliminen datos de los grficos. Cuando el grfico se encuentre en una hoja de clculo, dar un clic en l para ver los rangos codificados con colores, indicadores que esquematizan los datos de la hoja de clculo usados en el grfico. A continuacin ajustar el rango con los controladores de arrastre. Si se est trabajando en una hoja de grfico utilizar los comandos Copiar y Pegar para agregar los datos.
Para eliminar una serie de datos utilizar los controladores de arrastre o seleccionarla en el grfico y a continuacin presionar la tecla SUPRIMIR. Para eliminar un solo punto, borrar ese valor en la hoja de clculo.
Mostrar datos en un mapa

Cuando se trabaja con datos relacionados a regiones geogrficas, la forma ms clara de mostrarlos es con un mapa. Excel cuenta con la herramienta Microsoft Map, la cual permite analizar y presentar los datos de una forma ms interesante y efectiva.
Crear un mapa
Arrastrar el cuadro de control para seleccionar los datos que se desean El primer paso para crear un mapa es seleccionar los datos. La seleccin debe contener una columna de datos que identifique las regiones geogrficas, como estados y pases y tambin las columnas de datos. Hacer clic en el botn Mapa. Arrastrar en la hoja de clculo para indicar el tamao y la ubicacin del mapa. El mapa se crea colocando colores a las zonas geogrficas que se mencionan en la tabla de datos, la intensidad del color se relaciona con los valores que le corresponde a cada zona.
Leyenda de los Regiones geogrfic
Los nuevos datos se muestran
automticament
El color de la sombra de los datos se relaciona con el

Ejercicio
Cul es la utilidad de un grfico?
Realizar un grfico, con los siguientes datos, que represente el porcentaje de ventas por empleado.
Cules son los puntos de datos de un grfico?
Qu identifica la leyenda de un grfico?
Cmo se seleccionan los elementos de un grfico para cambiarles el formato?
47
LISTA DE DATOS
La lista es un conjunto de filas de una hoja de clculo que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista corresponde a los rtulos de las columnas.
Contenido de filas y columnas

Disear la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna. No insertar espacios adicionales al inicio de una celda ya que afectarn a las clasificaciones y a las bsquedas. No utilizar una fila en blanco para separar los rtulos de columna de la primera fila de datos. Una lista puede ser hasta del tamao de una hoja de clculo: 16384 filas por 256 columnas. Los rtulos de las columnas, al igual que las dems celdas, contienen un mximo de 255 caracteres. Disear la lista de forma tal que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna Se pueden usar frmulas para calcular los valores de las columnas, al igual que se hace con cualquier otra celda de la hoja de clculo. Al ordenar o buscar valores Excel utiliza los valores que las frmulas proporcionan, no las frmulas propiamente dichas
Instrucciones para crear una lista en una hoja de clculo

Excel tiene varias caractersticas que facilitan la gestin y el anlisis de los datos de una lista. Para aprovechar estas caractersticas, introducir los datos tomando en consideracin las siguientes observaciones. Procurar no tener ms de una lista en una hoja de clculo ya que algunas caractersticas administrativas, tal como la filtracin, slo se pueden usar en una lista dentro de una hoja de clculo.
Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista y los dems datos de la hoja de clculo. Excel podr detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin, un filtrado o se inserten subtotales automticamente. Evitar la colocacin de filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. Evitar la colocacin de datos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podran ocultarse cuando se filtre la lista.
Mantenimiento de una lista

Una vez creada una lista, se pueden agregar, buscar, editar o eliminar datos mediante el cuadro de dilogo Formulario.
Rtulos de columna
Crear rtulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar los datos.
En los rtulos de columna, utilizar una fuente, alineacin, formato, trama, borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la lista. Cuando se requiera separar los rtulos de los datos, utilizar bordes de celda, no usar filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de los rtulos.
48

Barra de desplazamiento. La barra de desplazamiento ubicada a la derecha de los campos muestra la ubicacin aproximada del registro presentado en la lista y permite hojear los registros.
Funcionamiento del formulario

El cuadro de dilogo de Formulario consta principalmente de: ttulo, nombre de los campos, cuadros de edicin y botones de comandos. Cuadros de Barra de ttulo Campos de la lista de Nmero de registro
Nmero de registro. Indica el nmero del registro que se est presentando y cuantos conforman la lista. Botones de comandos Usar los botones de comandos para: Agregar un nuevo registro. Eliminar el registro que se muestra. Restaurar los cambios efectuados. Desplazarse entre registros adyacentes.
Botones de comando
Buscar registros segn criterios especificados. Nota: El formulario tiene capacidad para presentar un mximo de 32 campos.
Barra de desplaza
Bsqueda de registro
Existen tres formas de buscar un registro usando el Formulario: Hojeando los registros que conforma la lista con los botones Busca anterior y Buscar siguiente en el cuadro de dilogo.
Barra de ttulo Muestra el nombre de la hoja de clculo que contiene la lista. Campos de la lista de datos El cuadro de dilogo muestra los campos de la siguiente manera:
Hojeando con la barra de desplazamiento del cuadro de dilogo. 1. Usando el botn Criterios para buscar un subconjunto de registros que cumplan ciertas caractersticas.
Los campos que contienen los valores constantes, que se pueden editar, aparecen con un cuadro de edicin. Los campos calculados, no se podrn editar, estos campos contienen los resultados de las frmulas. Los campos se muestran en el orden en que aparecen en la lista de datos de izquierda a derecha. La columna ms ancha de la lista determinar la longitud de los cuadros de edicin para los campos del cuadro de dilogo Formulario. Nombres de campos. Los nombres de campos se crean a partir de los rtulos de las columnas tal y como aparecen en la lista. Para cambiar un nombre se deber hacer en la lista.
Excel Bsico Difusin Tecnolgica 49
Cuando se opte por el botn Criterios, escribir en los cuadros de edicin las condiciones de bsqueda denominadas criterios de comparacin, que pueden comparar una serie de caracteres que se deseen igualar, tal como >300. Asimismo, especificar criterios para campos calculados. Para presentar los registros que cumpla con los criterios especificados, elegir el botn Buscar siguiente., Buscar anterior. En este caso los botones de bsqueda se desplazan solamente entre los registros que cumplen todos los criterios indicados. Para obtener nuevamente acceso a toda la lista, elegir el botn Criterios y seleccionar el botn Borrar.
Por ejemplo:
Edicin de un registro
Por medio del Formulario se puede editar cualquier campo excepto los calculados o protegidos, los datos que se pueden editar se presentan con un cuadro de edicin. Para realizar los cambios, hacerlo directamente en el cuadro de edicin y Aceptar. El programa reflejar los cambios en la lista.
Columna de ordenacin Seleccionar la columna de datos para ordenar. Se pueden indicar hasta tres niveles Indicar el criterio de ordenacin
Ordenar y filtrar datos

Excel facilita la organizacin y creacin de informes con los datos de una lista, utilizando comandos de: Ordenar para organizar los datos de una lista en orden alfabtico, numrico o cronolgico. Filtrar para encontrar y trabajar rpidamente con un grupo de datos sin tener que moverlos u ordenarlos.
Ordenar datos en una lista

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en los valores que contiene, ordenndolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganizar las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando el orden que se especifique.
Indicar si la lista tiene fila de encabezado
El criterio de ordenacin constituye la forma de organizacin de los
datos deseada. Por ejemplo, cuando se usa un criterio de ordenacin ascendente, los nmeros se ordenan del 1 al 9; el texto de A a la Z, y las fechas en orden cronolgico. En el orden descendente, los nmeros se ordenan del 9 al 1; el texto de la Z a la A, y las fechas de la ms antigua a la ms reciente.
La lista cambia de estructura y queda ordenada por Entidad
Para ordenar una lista entera, basta con seleccionar una sola celda de la misma y luego elegir el comando Ordenar del men Datos. Excel seleccionar de forma automtica toda la lista, si existen rtulos de columnas en la primera fila, el programa los excluye de la ordenacin y los utiliza para ayudar a elegir la columna Primer criterio.
Cmo funciona la filtracin

La filtracin constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de datos en una lista. Cuando se filtra una lista, Excel slo muestra las filas que contienen cierto valor o que cumplen un conjunto de condiciones de bsqueda llamado criterio.
50

A diferencia de la ordenacin la filtracin no reorganiza las listas. La filtracin oculta provisionalmente las filas que no se desean mostrar. Para eliminar los criterios de filtracin de una sola columna elegir Todas en la lista desplegable de la columna. Para mostrar todas las filas ocultas en la lista, elegir el comando Filtro en el men Datos y luego Mostrar todo. Para mostrar todas las filas ocultas y quitar las flechas del filtro, elegir el comando Filtro y desactivar el comando Autofiltro.
Filtracin de una lista

El Autofiltro permite mostrar un subconjunto de datos de la lista. Seleccionando el comando Filtro en el men Datos y luego Autofiltro, Excel coloca flechas desplegables directamente en los rtulos de las columnas de la lista. Si se hace clic en una flecha aparecer una lista de todos los elementos nicos de la columna. Si se selecciona un elemento de la lista de una columna especfica, ocultar instantneamente todas las filas que no cumplen con el criterio del filtro seleccionado. Por ejmplo:
Seleccionar el criterio para
Columna
Se ocultan las filas que no cumplen con el criterio de filtracin Si se selecciona una sola celda antes de elegir el comando Filtro automtico, se aplicarn flecha a todos los rtulos de columnas que figuran en la lista. Sin embargo se pueden seleccionar los rtulos de las columnas que se desean filtrar, antes de elegir el comando Autofiltro.
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Ejercicio
Qu es una Lista de datos? Qu diferencia existe entre ordenar y filtrar una lista Qu es un registro?
Qu es un campo?
Qu operaciones se pueden realizar en el cuadro de dilogo Formulario?
Para qu se utiliza la ordenacin?
Para qu se utilizan los filtros?

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GLOSARIO
rea de destino Rango de celdas que se seleccionan para conservar los datos resumidos. El rea de destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos fuente o en una hoja de clculo diferente. El lugar de destino para los datos que han sido cortados o copiados. rea de un grfico en la que se trazan los datos. Toda la regin que rodea al grfico, ubicada inmediatamente fuera del rea de trazado. Rango de celdas de donde se obtiene los datos para resumir en una rea de destino especificado. Caractersticas de formato, tales como diseo y letra que pueden aplicarse rpidamente a una tabla o grfico, para cambiar su apariencia. Barra ubicada en la parte inferior de la pantalla que muestra informacin de un comando seleccionado o una operacin en curso. Barra ubicada en la parte superior de la ventana de Excel que se usa para escribir o editar valores o frmulas en las celdas o en grficos. Muestra el valor o la frmula constante usado en la celda activa. Barras sombreadas ubicadas a la derecha y en la parte inferior de la ventana. Con estas barras es posible desplazarse por todas las filas y columnas de una hoja. Frmula
texto o nmeros, y ver cambiar la configuracin para las opciones relacionadas con el comando. Secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores contenidos en una celda, que producen un valor nuevo a partir de valores existentes. Una frmula siempre inicia con un signo de igual (=): Tipo de clculo indicado para combinar datos. Representacin grfica de los datos de una hoja de clculo. Grfico ubicado en una hoja de clculo y guardado en esa hoja de clculo al momento de guardar el libro de trabajo. Hoja en la que se esta trabajando dentro de un libro. El nombre de la etiqueta de la hoja activa siempre est en negrita. Una hoja de clculo consiste en celdas organizadas por columnas y filas. Es el documento principal utilizado en Excel. Hoja en un libro de trabajo que contiene un grfico. Las hojas de grfico se vinculan con los datos de la hoja de clculo y se actualizan al cambiarse los datos de la hoja de clculo. Cuadro que contiene entradas y claves de leyendas, que ayudan a identificar las series de datos (o abscisas) en un grfico. Lneas que pueden agregarse al grfico, que se extienden a partir de las marcas de graduacin de un eje a travs del rea de trazado. Facilitan la evaluacin y visin de los datos en un grfico. Serie rotuladas de filas de hojas de clculo que contiene grupos similares de datos, donde las filas son registros y las columnas campos. Men que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en particular, dicho men se muestra cuando se da un clic con el botn derecho del ratn.
rea de pegado rea de trazado rea grfico rea fuente
Funcin Grfico Grfico incrustado
Hoja activa
Autoformato
Hoja de clculo
Barra de estado
Hoja de grfico
Barra de frmulas
Leyenda
Barras de desplazamiento
Lneas de divisin
Casilla de verificacin Casilla que indica con una marca de verificacin si una opcin est activa prescindiendo del estado de otras opciones en el cuadro de dilogo. Cuadro de dilogo Es el cuadro que aparece cuando se elige un comando que requiere informacin adicional. Puede incluir reas en las que se puede escribir
54
Lista
Men contextual

Tabla Ordenacin Portapapeles Manera de ordenar datos basada en un valor o en tipo de datos. rea de almacenamiento temporal para los datos que se cortan o copian. Los datos permanecen en el Portapapeles hasta que se copien o corten otros datos o al salir de Excel. Valores individuales trazados en un grfico, que se originan en las celdas individuales de una hoja de clculo. Los puntos de datos se representan por barras, columnas, lneas, sectores circulares o de anillos u otras figuras. Estas figuras se llaman marcadores de datos. Los marcadores de datos de un mismo color constituyen una serie de datos. Dos o ms celdas de una hoja de clculo. Los rangos pueden ser adyacentes o no adyacentes. Grupo de coordenadas que una celda ocupa en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin en la columna B y en la fila 3 es B3. Rtulo que provee informacin individual acerca de un marcador de datos. Dependiendo del tipo de grfico, los rtulos de datos pueden mostrar valores, nombres de series de datos (o abscisas), porcentajes o una combinacin de los mismos. Resaltar una celda o rango de celdas en una hoja de clculo. El prximo comando o accin afectar a las celdas seleccionadas. Seleccin de datos, celdas o rangos de celdas que no se tocan. Grupo de puntos de datos relacionados, trazados en un grfico, que se originan en columnas o filas individuales de una hoja de clculo. Cada serie de datos en un grfico se distinguen con un color o con un diseo nico. Ttulos a imprimir Datos sobre un tema especfico que se almacenan en registros (filas) y en campos (columnas). Filas o columnas elegidas para su impresin en la parte superior o a la izquierda de la pgina de las hojas de clculo seleccionadas. Los ttulos son parte de la hoja y no estn en los mrgenes, como los encabezados y los pies de pgina.
Puntos de datos
Rango Referencia de celda
Rtulo de datos
Seleccionar
Seleccin no adyacente Serie de datos
55

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Crear y abrir libros de trabajo _____________________3

Formato de una hoja de clculo___________________ 21

Impresin de documentos ________________________ 29

Creacin de una hoja de clculo ___________________11

Uso de frmulas ________________________________ 33

Edicin de una hoja de clculo ____________________15

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Modificar un grfico _______________________________ 44 Mostrar datos en un mapa__________________________ 46 Ejercicio __________________________________________ 47

Lista de datos __________________________________ 48

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CREAR Y ABRIR LIBROS DE TRABAJO

Hacer clic en el botn Aceptar.

Crear un libro de trabajo

Guardar y cerrar libros de trabajo

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Personalizacin de las barras de herramientas

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Para agregar otras barras

Desplazamiento dentro de una hoja

Crear barras de herramientas personalizadas

Hacer clic en la barra retroceder una

de divisin hacia ver ms de la para avanzar Hacer clic una fila o

Dar un clic en el botn Cerrar

en la barra para moverse a la

o bien por medio del teclado, como a continuacin se indica:

Teclas Teclas de direccin RE PG AV PG Inicio CTRL + Inicio

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Seleccin de hojas en un libro de trabajo

Seleccionar una sola hoja

Desplazamiento en un libro de trabajo

Seleccin de hojas adyacentes.

Hacer clic para desplazar las i d l

Posteriormente hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja del rango a seleccionar.

Seleccin de hojas no adyacentes.

seleccionar el comando Hoja de clculo, o bien con el teclado SHIFT + F11.

Seleccionar todas las hojas

Cambio del nombre de las hojas

Insercin y eliminacin de hojas

Oprimir ENTER, o elegir Cambiar Nombre del men contextual

Mover y copiar hojas

Seleccionar la hoja y arrastrarla por la fila de etiquetas, se t t i g l

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Modificar un grfico _ 44 Mostrar datos en un mapa 46 Ejercicio ______________ 47