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Confederacin Alemana de Cooperativas Confederao Alem das Cooperativas

Costo de Tecnologa de Informacin y Comunicacin para Cooperativas de Ahorro y Crdito -Identificacin, eficientizacin
y soluciones factibles-

-Primer Documento de Trabajo de la Red Latinoamericana de Tecnologa de Informacin y Comunicacin para Cooperativas de Ahorro y Crdito de Amrica Latina y el Caribe-

lvaro Durn
DGRV San Jos / Costa Rica Oficina Coordinadora para Amrica Latina y el Caribe

Jorge F. Vargas Ortega


Santa Cruz / Bolivia

San Jos y Santa Cruz, Septiembre 2003

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657.97 D948c

Durn, lvaro Costo de tecnologa de informacin y comunicacin para Cooperativas de Ahorro y Crdito -identificacin, optimizacin y soluciones factibles lvaro Durn, Jorge Vargas. 1. ed.-- San Jos, C.R. : Confederacin Alemana de Cooperativas (DGRV), 2003. 27 p.; 21 x 14 cm. ISBN 9968-913-12-X 1. Cooperativas Automatizacin. 2. Tecnologa de la informacin Costos,. I Vargas, Jorge. II. Ttulo

2003. Prohibida su reproduccin total o parcial sin previa autorizacin escrita de la DGRV San Jos.

DGRV - Septiembre 2003

Costos de Tecnologa de Informacin y Comunicacin

Costo de Tecnologa de Informacin y Comunicacin para Cooperativas de Ahorro y Crdito -Identificacin, eficientizacin
y soluciones factibleslvaro Durn
aduran@dgrv.org DGRV San Jos

Jorge F. Vargas Ortega


proesabol@entelnet.bo Santa Cruz / Bolivia

I.

Introduccin

Desde hace algunos aos la industria financiera viene haciendo uso de las nuevas tecnologas para mejorar sus procesos y servicios. Sera imposible pensar hoy en da con todo el volumen de informacin que manejan, y los desarrollos tecnolgicos alcanzados, que las entidades financieras no hubieran realizado innovaciones o diseado nuevos productos, por ms conservadores que pudiera considerrseles y aunque los procesos de innovacin e incorporacin de tecnologa no han sido uniformes, grandes cantidades de dinero se siguen invirtiendo para hacer los sistemas ms rpidos, giles y eficientes a la vez que ganar cuotas de mercado. Algunos rasgos de estas innovaciones sin embargo, son comunes a todos los procesos; en un principio las tecnologas han sido utilizadas con fines de automatizacin, reduccin de costos e incremento del control y la seguridad. Posteriormente ellas vienen siendo utilizadas para hacer innovaciones que generen ventajas competitivas entre las diversas entidades. Las innovaciones recientes en el rea de las tecnologas aplicadas a la actividad financiera, las innovaciones experimentadas en la tecnologa de los cajeros automticos que introdujo facilidad, comodidad y seguridad para beneficio de los clientes la evolucin reciente observada en los servicios bancarios por Internet, son elementos tecnolgicos de especial significacin para el desarrollo de las finanzas en las operaciones de las Cooperativas de Ahorro y Crdito (CACs). 3

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Las mejoras tecnolgicas sobre seguridad en cuanto a identificacin personal, el mbito individual de las entidades financieras el tema del comercio electrnico y el papel que tendrn las Cooperativas en cuanto en su desarrollo futuro son elementos primordiales a la hora de establecer criterios sobre el desarrollo tecnolgico del sector. Cada da el reto que enfrentan las empresas en el rea de tecnologa de informacin es cada vez mayor, debido a la necesidad de generar una administracin adecuada del costo de sus recursos. Uno de sus principales retos es como lograr mayor eficiencia en el uso de la tecnologa a travs de la identificacin adecuada de sus costos en aras de maximizar sus beneficios. No cabe duda, que el slo uso de Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TIC), significa ahorro de dinero, en procesos, personal, administracin, y estar al da con tecnologa de punta puede significar el xito de la empresa. Pero este costo de TIC no slo est compuesto de los elementos tangibles, tales como el hardware, software y aplicaciones, entre otros, sino tambin incluye costos intangibles que se originan del personal, los procesos y la propia tecnologa.

II.

Antecedentes: la tecnologa en la industria financiera

Es de todos conocido que el negocio y la actividad financiera, por manejar grandes bases de datos, de clientes, cuentas, cotizaciones, transferencias, fondos y otros est ligado estrechamente con la informacin, lo que le hace propicio liderar innovaciones constantes; pero tambin es cierto que las Cooperativas son una de las organizaciones ms conservadoras, por lo que ellos deben ofrecer, a la vez que productos novedosos, seguridad a toda prueba en un negocio en el que la confianza lo es todo. La globalizacin, que ha introducido a los mercados nuevos competidores, junto con la desregulacin y liberalizacin de la actividad bancaria, es uno de los factores que ejerce mayor presin para bajar los costos y brindar, a la vez, mejores servicios. Al presente las CACs estn experimentando en general una gran presin competitiva que las est obligando a revisar sus mtodos y herramientas utilizadas para proporcionar sus servicios financieros Afortunadamente, la industria financiera cuenta hoy en da con diversos recursos y soluciones disponibles; y esto gracias al desarrollo reciente de la tecnologa y las comunicaciones.

1.

Tecnologa, evolucin reciente

Junto con el ambiente, la tecnologa es una variable independiente que influye poderosamente sobre las caractersticas organizacionales, todas las organizaciones utilizan alguna forma de tecnologa para ejecutar sus operaciones y realizar sus tareas, la tecnologa es el instrumento que se desarrolla en las organizaciones, en general, y en las empresas, en particular a travs de conocimientos acumulados y desarrollados sobre el 4

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significado de la ejecucin de tareas, la tecnologa 'es utilizada para transformar elementos materiales (materias primas, componentes, bienes y servicios modificando su naturaleza o sus caractersticas).

2.

Algunas conceptualizaciones de tecnologa

Es el conjunto organizado de conocimientos aplicados para alcanzar un objetivo especfico, generalmente el de producir y distribuir un bien o servicio Es un conjunto ordenado de instrumentos, conocimientos, procedimientos y mtodos aplicados en las distintas ramas industriales. Es una actividad socialmente organizada, planificada que persigue objetivos conscientemente elegidos y de caractersticas esencialmente prcticas.

3.

Caractersticas de la tecnologa

La tecnologa tiene ciertas caractersticas generales, como lo son: la especializacin, la integracin, la discontinuidad y el cambio. Como la tecnologa aumenta la especializacin tiende a aumentar. La integracin es mucho ms difcil en una sociedad de alta tecnologa que en la de menor tecnologa, porque la primera tiende a hacer ms complejo un sistema y sus partes ms interdependientes. El flujo de tecnologa no es una corriente continua, sino ms bien una serie de descubrimientos de nuevos avances. La revolucin tecnolgica, produce tal vez, con cierta demora una revolucin social paralela, ya que, tienen cambios tan rpidos que van creando problemas sociales mucho antes de que la sociedad sea capaz de encontrar soluciones.

4.

Impacto de la tecnologa

La influencia de la tecnologa sobre la organizacin y sus participantes es muy significativa, en resumen podramos sealar que: La tecnologa tiene la propiedad de determinar la naturaleza de la estructura organizacional y el comportamiento organizacional de las empresas. Se habla de imperativo tecnolgico cuando se refiere al hecho de que es la tecnologa la que determina (y no influencia simplemente) la estructura de la organizacin y su comportamiento. A pesar de lo exagerado de esta afirmacin, no hay duda alguna de 5

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que existe un fuerte impacto de la tecnologa sobre la vida, naturaleza y funcionamiento de las organizaciones. La tecnologa, esto es, la racionalidad tcnica, se volvi sinnimo de eficiencia. La eficiencia se volvi al criterio normativo por el cual los administradores y las organizaciones se acostumbran a ser evaluados. La tecnologa, en nombre del progreso, crea incentivos en todos los tipos de empresas, para llevar a los administradores a mejorar cada vez ms su eficacia, pero siempre dentro de los lmites del criterio normativo de producir eficiencia.

La tecnologa informtica est alterando la naturaleza y el curso futuro de la economa, incrementando el flujo de productos y servicios, creando nuevos y alterando la forma en que una compaa responde a una demanda y lanzando una supercarretera de informacin que nos lleva a la globalizacin de productos y mercados financieros. Las computadoras estn cambiando las relaciones entre las labores y la organizacin, enfrentando la tradicional jerarqua de administracin, cambindola de una forma piramidal a una estructura ms plana. La tecnologa de informacin naci junto con la primera computadora de bulbos, luego surgi la tecnologa de semiconductores y con ella los transistores. Gracias a la tecnologa disponible se pudieron lograr los circuitos integrados, tal vez el invento mas importante del siglo 20. El diseo asistido por computadoras disponible en ese entonces hizo posible que el costo de disear tecnologa de informacin se transformara. Se dice que ahora contamos con ms poder de cmputo en un auto familiar que en la nave que puso al hombre en la luna. Esto nos hace pensar: Qu podemos hacer con todo este poder?

III.

Porqu medir el costo de TIC?

Muchos administradores no generan procesos de medicin de costos en su TIC, originando un desconocimiento estructural en los procesos de desarrollo innovacin, actualizacin y mantenimiento, en muchos casos los costos se presentan extra presupustales, afectando no solo a los procesos de rentabilidad, sino tambin a criterios de eficiencia y eficacia en la administracin de servicios. El costo de TIC lo podemos dividir en dos grandes reas: 1. 2. Costo total de propiedad (TCO) Costo de procesamiento

1.

Costo total de propiedad

En general toda organizacin hoy en da necesita de la TIC, de lo contrario estara quedando rezagada. La TIC le permite mejorar diferentes procesos como la toma oportuna 6

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de decisiones a travs de informacin obtenida en forma eficiente, incorporar procesos de administracin gerencial y financiera. De ah que las siguientes preguntas se deben formular para administrar adecuadamente los costos de TIC. Cunto dinero gasta su empresa en la implementacin de recursos de tecnologa informtica (TIC)? Qu criterios utiliza para tomar sus decisiones? Sabe usted exactamente cunto dinero invierte cada uno de los departamentos de su empresa en TIC y si estas inversiones estn justificadas? Cul es el costo total de propiedad de sus recursos de TIC? Se ha establecido un centro o criterio de costo para la toma de decisiones? Si usted se encuentra desconcertado por este tipo de preguntas, tenga la certeza de que no es el nico. Por otra parte, como todo negocio las Cooperativas de Ahorro y Crdito (CACs) se enfrentan al proceso natural de la intermediacin financiera en que costos ms altos significan menores ganancias sea para repartir a sus asociados o para reinvertir en la empresa. Por lo tanto resulta evidente que entre ms altos sean los costos en TIC, menores sern las ganancias. Por lo tanto, es necesario y esencial evaluar los costos relacionados a TIC para identificar las reas del negocio donde es necesario reducirlos. Para ello las CACs deberan: Analizar el uso de estndares y Mejorar sus Prcticas (vase Anexo 1) en comparacin con otros ambientes similares ya implementados en el mercado, lo cual le proporciona un slido punto de partida para poder hacer las inversiones adecuadas en tecnologa informtica. Generar procesos de sinergia sectorial, como grupo o con empresas del grupo y o sectores financieros

1.1

Factores que afectan el costo de TIC

Tanto las CACs como las dems organizaciones pueden reducir los costos de TIC durante todo el ciclo de vida de sus recursos de TIC, cuando invierten en factores que les permiten utilizarlos con ms eficiencia. Estos factores se los conoce como "Mejores Prcticas" y son el resultado de estudios realizados en diferentes ambientes reales de TIC, que han identificado el impacto de aplicar o no diferentes niveles de dichas prcticas.

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Las empresas que se concentran agresivamente en implementar este tipo de iniciativas, por lo general, perciben grandes beneficios de eficiencia, as como reducciones u optimizaciones considerables en el costo de TIC. Para poder lograr el mejor resultado posible, es importante aplicar las Mejores Prcticas en estas tres reas: Personal: Con el fin de lograr una mayor eficiencia en el uso del recurso humano se hace necesario un adecuado entrenamiento de los usuarios y del personal de TIC, con esto se logra que el personal pueda utilizar con eficiencia los procesos y tecnologas que contribuyen al desarrollo de sus labores diarias. Procesos: Automatizacin y agilizacin de tareas, abarcando desde la administracin de los recursos de hardware hasta las actualizaciones de software y uso de sistemas de respaldo y restauracin automatizados. Tecnologa: Implementacin de las tecnologas de informtica que le ayudan a optimizar las tareas que sus empleados deben llevar a cabo da a da, evitando al mximo la prdida de productividad.

1.2

Cmo eficientizar la empresa en inversiones de TIC

La eficiencia permite la maximizacin de los beneficios. Las CACs son empresas que deben generar rentabilidad tanto para crecer como para darle un valor agregado a la inversin que realizan los asociados. Es comn, hoy en da las grandes inversiones en TIC que no siempre resultan exitosas, debido a factores como falta de planificacin, deficiente gestin en el rea de tecnologa, y muchas veces no existen reglas claras en la definicin de los proveedores, equipo a comparar y software, soporte y mantenimientos. Por lo tanto, el xito de estos se puede obtener por medio de la eficientizacin de los procesos y a travs de lo siguientes consejos que brindan empresas de prestigio como COMPAQ o IBM: Reducir la complejidad del sistema: Se debe tomar en cuenta en que los productos estn diseados para garantizar mxima confiabilidad, administracin remota y facilidad de mantenimiento. Reducir la complejidad de la administracin: Mediante soluciones cliente/servidor, estndares en la industria, ayudan a crear un ambiente de TIC uniforme que reduce tanto los costos de administracin como los de la mesa de ayuda y soporte tcnico. Reducir la complejidad de las soluciones: Contratar soluciones integradas ms fciles de implementar, administrar y soportar. Reducir la complejidad del servicio: Puntos de servicio giles para administrar el hardware y software de un grupo heterogneo de aplicaciones. Reducir la complejidad del soporte: Obtener soporte adecuado para las diferentes tecnologas con que generalmente cuenta una empresa. 8

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1.3

Algunas soluciones para evaluar el costo de TIC

Es necesario analizar una serie de soluciones diseadas para mejorar la: Administracin Capacidad Escalabilidad Confiabilidad y Disponibilidad durante todo el ciclo de vida de su ambiente de TIC

Este proceso de evaluacin se basa en la metodologa del Gartner Group, considerada como un estndar en la industria. Esta metodologa abarca todos los aspectos de costo incluyendo tanto los costos directos como indirectos. En el Anexo 2 se muestra este proceso con algunas soluciones factibles con miras en la reduccin de costos. Con base en una estructura piramidal tendente a optimizar la aplicacin del capital, financiamiento y criterios de inversin, sobre la base de una adecuada poltica de costos, se tienen los siguientes requisitos y efectos

2.

Costo de procesamiento

En esquemas centralizados de administracin de TIC como son la plataforma transaccional para tarjetas de crdito, manejo de contabilidad, comunicacin, administracin de bases de datos, mantenimiento el costo se pude diluir entre todas las entidades participantes. Sin embargo, el problema est en cul es la mejor forma de cobrar o aplicar por esos servicios: por usuario de la tecnologa o por transacciones. Al igual que el costo de propiedad las entidades financieras se enfrentan al problema de identificar claramente los costos de procesamiento, sobre todo cuando se trata de esquemas centralizados de procesos informticos (como es el caso de Alemania o Brasil y Espaa) manejados por ejemplo por las Federaciones, Centrales de Cooperativas o Corporaciones versus esquemas de procesos individuales administrados por cada CAC. En forma individual (por regla general la mayora de las CACs tienen sus propios esquemas de procesamiento de informacin). Generalmente, las entidades financieras especialmente, las CACs no determinan claramente este tipo de costos, lo que de alguna manera perjudica la eficiencia de sus servicios. Sin embargo, se puede distinguir dos formas de estimar el costo de procesamiento y que depende en que se aplican los procesos.

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2.1

Estimacin del costo por usuario

Generalmente se aplica la estimacin de costos por usuario cuando se da la vigencia de los siguientes Esquemas de licenciamiento de productos como: sistemas de bases de datos (parte del costo va al servidor, parte a cada cliente instalado y parte al cada usuario conectado Servicios de apoyo a usuarios o accesos a servicios por terminal

2.2

Estimacin del costo por transaccin

Los expertos establecen que es la mejor forma de estimar los costos de TIC en cuanto a procesamiento, y se obtiene midiendo adecuadamente cada uno de los componentes de un proceso de TIC. Pero, se enfrentan algunas situaciones como: Entre ms pasos estn a cargo de humanos ms alto el costo Este costo depende de cada instalacin informtica y telemtica Depende de cada empresa y su plataforma tecnolgica Los costos se determinan de acuerdo con la sumatoria de cada una de los siguientes componentes: acceso a la red, acceso a la base de datos, tiempo de procesamiento, almacenamiento, infraestructura, administracin y mantenimiento.

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3.

Procesamiento centralizado versus proceso individual

El precio del software y paquetera necesario para operar un negocio puede representar un costo elevado para la empresa. El uso de paquetera cdigo abierto (open source) por su costo ms competitivo puede representar una opcin ms econmica para la empresa. El impacto es tal que algunos gobiernos han considerado incorporar a Linux como una herramienta para resolver sus necesidades de cmputo, o llevar dichas soluciones a reas de alto impacto social. Tenemos el caso del gobierno federal mexicano para llevar la computacin a la educacin primaria con el uso de GNU/Linux, o en la misma administracin pblica, que tambin requiere de las ventajas y automatizacin de los sistemas de cmputo, y planea reducir costos con el uso de programas de cdigo abierto Los gobiernos de Per, Brasil y Argentina han tambin considerado cambiar su plataforma de informacin a procesos de cdigo abierto, sin embargo, como es de esperarse, el costo no es la nica fuente de ventaja, sino que debe existir un equilibrio con una serie de factores tcnicos y administrativos que aseguren que el valor obtenido por el sistema de cmputo de la empresa sea el ms alto posible. La tecnologa de informacin est reestructurando las bases de los negocios. Las operaciones de servicio al cliente, las operaciones centrales de produccin, la generacin de estrategias de producto y de marketing, y la distribucin dependen bastante o incluso por completo de la tecnologa de informacin. Las computadoras que respaldan cada una de estas funciones pueden encontrarse en el escritorio, en el taller, en los laboratorios, en las tiendas, en maletines. La tecnologa de informacin, y su costo, se han convertido en un aspecto cotidiano e indispensable de la vida empresarial actual y la importancia de los sistemas es cada vez ms notoria en los negocios tradicionales as como los nuevos negocios de la era de Internet. El problema es el conjunto de ineficiencias en los sistemas de informacin y su efecto negativo en la competitividad de las empresas que los utilizan. Las ineficiencias pueden ser tanto del sistema, como estar relacionados con su uso y administracin. Por otra parte, este problema crea reas de oportunidad para las empresas que logren hacer uso ms eficiente de sus recursos de informacin, especialmente los computacionales y los puedan convertir en ventajas centrales o ventajas competitivas.

3.1

Algunos ejemplos

El proceso centralizado es tal vez la forma menos costosa para las CACs, ya que les permite manejar todos sus procesos en un solo lugar ahorrando costos en recursos humanos, logrando economas de escala en compra de equipos, software, administracin de base de datos, se logra una estandarizacin en los procesos y procedimientos, y esto conlleva a una imagen corporativa muy fuerte.

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Alemania , es un caso exitoso en que el procesamiento de la informacin de los bancos cooperativos lo realiza una Central de Cmputo muy eficiente que permite centralizar los procesos informticos y por ende bajar los costos. Algunas caractersticas de este esquema es que los reportes son los mismos, la contabilidad se lleva centralizada, con un mismo software contable, no hay problemas de comunicacin todas los bancos cooperativos utilizan el mismo equipo y software-, menos costos en recursos humanos y sobre todo en soporte tcnico y mantenimiento. Este esquema centralizado permite que cualquier cambio establecido por la Superintendencia Federal de Servicios Financieros (SFSF) en el Plan de Cuentas o contabilidad sea rpidamente subsanado al no tenerlo que hacer cada banco cooperativo individualmente.

En Costa Rica se intent realizar un proyecto similar en los aos de 90 en adelante fasta septiembre de 1998 a travs de FEDECREDITO, pero este no fue llevado adecuadamente, ya que desde un inicio no se cont con un adecuado sistema contable y un adecuado soporte tcnico, adems algunas CACs ya tenan sus En Brasil, tambin se manejan los procesos en forma centralizada con algunos problemas sobre todo en el costeo de esos procesos, los que por su complejidad podran originar indeficiencias o la vigencia de subsidios por parte de algunas entidades en desmedro de otras En Bolivia, mediante la estandarizacin en la provisin de software financiero para el uso y aplicacin de las Cooperativas Abiertas y Cerradas, un conjunto de ms de veinticinco entidades cooperativas comparten la aplicacin del modelo informtico, mediante la integracin de mdulos operativos provistos por la Unidad de Desarrollo Cooperativo "UNDESCOOP", el proceso debera consolidarse a una integracin plena, mediante la aplicacin de un Almacn de Datos, contabilidad centralizada, servicios comunes, integracin de servicios de captacin, emisin de tarjetas de debito y procesos de giros urbanos y rurales, se hace evidente la necesidad de una poltica de conjunto que involucre a todos los sectores. En Espaa , mediante el servicio de Rural de Servicios Informticos "RSI" que brinda soporte, servicios y aplicacin contable a las Cajas Rurales, incorporado en el esquema corporativo del Banco Cooperativo Espaol, pero con autonoma de gestin y operacin. Rural de Servicios Informticos orienta sus actividades a fortalecer la imagen del Grupo, a generar un concepto de marca y mediante sinergias de conjunto a reducir los costos de registro contable, gestin y administracin de personal, pago de nminas, compras y equipamiento, administracin de tarjetas de debito y crdito incluyendo el servicio de entrega de correspondencia a los distintos socios del grupo, en forma individual.

3.2

Algunos nmeros

Los procesos de inversin en tecnologa de la informacin, dependen fundamentalmente del nivel de desarrollo e integracin de los sistemas a los cuales aspira a arribar una 12

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determinada entidad financiera, a estos elementos o requisitos institucionales se agregan los criterios relacionados a las exigencias de las instancias de supervisin y regulacin respecto a los requisitos de integridad de los sistemas, confiabilidad, parametrizacin y adecuacin de los sistemas a las caractersticas de la normativa vigente en cada realidad de los pases latinoamericanos. Los patrones de anlisis de los costos de tecnologa de la informacin, se relacionan a los niveles de inversin y gastos de investigacin y desarrollo tecnolgico, respecto al volumen del patrimonio de la entidad, en esta perspectiva, resulta de utilidad aplicar datos a manera de ejemplo a las operaciones de SICREDI (vase Cuadro A) la Confederacin Interestatal de Cooperativas del Brasil, que brinda servicios a ms de 590 mil miembros asociados a la entidad. Cuadro A Datos de SICREDI - Brasil 2001 - 2002
Cifras de negocios Nmero de Socios Volumen Depsitos Operaciones de Crdito Patrimonio Liquido Gestin 2001 471.406 220.000.-* 323.167. * 96.682.- * Gestin 2002 592.978.380.000.- * 409.368.- * 132.905.- *

Fuente: Sicredi. * En miles de USD.

Adicionalmente a estas cifras generales, se tiene que SICREDI como Corporacin de Servicios, involucra en sus operaciones a marzo de 2003 (vase Cuadro B) 446 agencias, 3.000 usuarios directos y 10.000 usuarios de servicios de Internet. Un resumen comparativo de los costos de inversin y gastos de operacin en tecnologa de la informacin se presenta en el siguiente estado por la gestin 2002 y la perspectiva de inversin y gasto por el periodo 2003:

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Cuadro B SICREDI - Brasil Estructura de costos 2001 2002 -en miles de USDPeriodo 2002 Inversiones 1.617,3.188,4.805,Gastos 2.129,417,.2.546,Total 3.747,3.605,7.352,Inversiones 8.401,2.687,11.088,Periodo 2003 Gastos 5.109,2.114,7.223,Total 13.510,4.801,18.311,-

Datos y/o Rubros Gestin Cooperativas Total

%Gastos/Patrimonio
Fuente: Sicredi

3,64%

1,92%

5,56%

4,40%

6,75%

11,15%

Criterios de consideracin: Sobre la base de las aplicaciones efectuadas por SICREDI, resaltamos las siguientes consideraciones generales: Las instituciones financieras brasileas gastaron alrededor de un 25% del Patrimonio Lquido por ao para crear sus estructuras de informtica. En mantenimiento anual gastaron entre un 10% a 12% del Patrimonio Liquido por ao.

SICREDI gastar 11,15% hasta diciembre de 2003, para crear una estructura de futuro deseada (valor agregado de las nuevas tecnologas respecto a nivel de inversin) (vase Cuadro C), considerando un incremento del volumen de negocios del 40% respecto a la gestin anterior, basados en la premisa de que sus instituciones afiliadas operan en lnea y en tiempo real, considerando que la perspectiva del negocio financiero se centra en el uso y aplicacin de operaciones en ATM, tanto para negocios como para consulta de saldos en puntos de autoservicio. Esto significa que: SICREDI gastar alrededor de USD 3.500 a USD 4.000 por usuario terminal. El procesamiento centralizado ahorrar USD 1.000 a USD 1.500 dlares por colaborador para el sistema SICREDI.

En contraposicin se tiene que las grandes empresas americanas gastaron alrededor de USD 10.000 por micro computador para mantener la tecnologa da informacin funcionando, 14

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gastos que no incluyen los costos de infraestructura con servidores y tiempos de usuario final, presentando la siguiente estructura de costos: Cuadro C SICREDI - Brasil Distribucin de inversiones y gastos de TIC 2001 - 2002
Rubros % de inversin

Compras y Equipamiento Upgrade Planeamiento y Desarrollo Soporte y Mantenimiento Gerencia y Operacin Entrenamiento
TOTAL

28% 16% 7% 18% 20% 11%


100%

En consecuencia las perspectivas del desarrollo y procesos de tecnologa de la Informacin, se relacionan con las cualidades de generacin del valor agregado, buscando la excelencia en los servicios, mediante aplicaciones de inteligencia integrada que permita la administracin plena de los procesos y conocimientos, aplicaciones de clientes, minera de datos, creciente comercio electrnico y adecuada logstica y distribucin de tareas en tiempo real, en definitiva cada entidad fundamentar su perspectiva bajo la premisa de establecer su prioridad en cuanto a dnde agregar valor?, a los socios y usuarios de los servicios o a los procesos de gestin empresarial relacionados a aplicaciones y administracin de la tecnologa. En definitiva tal como lo seala Ignacio Trejos Zelaya1 del CENFOTEC (Costa Rica), la Tecnologa de la Informacin puede ser habilitadora o inhibidora del cambio, dependiendo de los procesos de transformacin de los negocios, la vigencia de ciclos de inversin y la innovacin que genera, establecindose como prioridad que la TIC debe estar orientada a administrar adecuadamente los procesos de cambio y desarrollo de cada entidad generadora de servicios, basado en un ciclo continuo de rediseo organizativo versus las capacidades de la tecnologa.

IV.

La Administracin de los sistemas de Informacin

Se presenta algunos aspectos de la administracin de los sistemas de informacin, los tipos de sistemas de soporte gerencial, los componentes de los sistemas de informacin, las
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Segundo Foro Latinoamericano de Tecnologas de Informacin para Cooperativas de Ahorro y Crdito, San Jos / Costa Rica, marzo 2003, organizado por la DGRV.

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funciones del departamento de sistemas y finaliza presentando un mtodo para calcular los costos relacionados con el sistema de informacin de la empresa.

1.

Sistemas de soporte empresarial

Los sistemas de informacin de empresas realizan funciones de soporte a las tareas tradicionales de la organizacin, tales como mercadotecnia, finanzas o produccin. Dichos sistemas pueden subdividirse en Sistemas de Soporte Gerencial y Sistemas de Informacin de Operaciones (OIS, Operations Information Systems) y otros, como se muestra en los siguientes prrafos. Los sistemas de soporte gerencial se dividen en: Sistemas de Informacin Gerencial. Proveen informacin necesaria para la toma de decisiones de los administradores. Sistemas de Soporte de Decisiones. Son sistemas un poco ms especializados que utilizan modelos de toma de decisiones, bases de datos y las inferencias del usuario para modelar y analizar problemas y soluciones de manera analtica e interactiva entre el usuario y el sistema. Sistemas de Informacin Ejecutiva. Su caracterstica es que presentan informacin estratgica a la medida de las necesidades de la alta gerencia. La informacin se consolidar o detallar en el grado en que sea til y necesaria para este grupo de usuarios de la informacin. Sistemas de informacin estratgicos. Son los sistemas afinados y detallados que la organizacin ha establecido para que provean productos y servicios de informacin. El sistema se ha estructurado y aprovechado de tal manera que le permite a la empresa una ventaja estratgica sobre sus competidores en el mercado.

Los sistemas de informacin de operaciones se dividen, por su parte en: Sistemas de automatizacin de oficina. El correo electrnico, por ejemplo, automatiza el envo de mensajes y documentos en la empresa y an hacia afuera de ella. De igual manera algo tan comn como los servicios de impresin, permiten obtener mltiples copias de un documento. Sistemas de procesamiento de transacciones. Son sistemas de informacin que procesan datos a partir de la ocurrencia de eventos y de transacciones. Los sistemas que procesan el cargo automtico a la tarjeta de crdito una vez que se ha confirmado un pedido pueden ser un ejemplo de estos. El mismo sistema puede enviar una seal al almacn una vez que se ha obtenido la autorizacin de crdito de la tarjeta; y una vez confirmado y separado los productos, enviar una seal a facturacin para la impresin del documento o factura y a contabilidad para el registro de las operaciones. 16

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Sistemas de control de procesos. Son sistemas utilizados en el control de un proceso fsico o de produccin. Un sistema de control asistido por computadora para regular la temperatura de un horno industrial o un sistema de control de fermentacin permiten que el sistema procese la informacin que recibe de entrada para tomar medidas correctivas o preventivas para que el proceso est dentro de los lmites aceptables. Los sistemas pueden controlar temperaturas, presin, etctera y operar en ambientes nocivos para los seres humanos o controlar a distancia los procesos. Sistemas de colaboracin empresarial. Estos sistemas rompen las barreras nter funcionales para lograr la conexin de grupos de trabajo multidisciplinarios a lo largo y ancho de la compaa. Los sistemas de control de proyectos; los sistemas de tele conferencia; los sistemas de presentacin de informes y los sistemas de comparticin de archivos con empleados, socios, clientes, proveedores son slo unos ejemplos.

2.

Elementos que componen el sistema de informacin

Las partes que conforman un sistema de informacin son las siguientes: Recursos humanos, Recursos de hardware, Recursos de Software, Recursos de Datos y Recursos de Redes.2 Recursos humanos. Identificados en los especialistas de cmputo y los usuarios. El grupo de especialistas administra el sistema de informacin, provee mantenimiento a las mquinas y al software y capacita a los usuarios del sistema. Recursos de hardware. Identificados como los recursos de hardware del sistema computadoras, servidores, monitores, unidades de respaldo de datos, as como los medios de almacenamiento de datos. El hardware tambin lo componen sistemas de energa de emergencia, equipos de conexin de redes y seguridad de acceso a las instalaciones de los servidores. Recursos de Software. El software de la compaa se compone desde el punto de vista de los sistemas de informacin de dos grandes partes: los procedimientos y los programas de cmputo. Los procedimientos o instrucciones que siguen las personas para realizar una tarea y los programas de cmputo instrucciones que hacen que una computadora realice una tarea especfica. Recursos de Datos. Los recursos de datos son los Modelos de datos y bases de conocimiento. Los modelos de datos organizan los datos empleados por la empresa,. Las bases de conocimiento agrupan informacin de la compaa y la ponen a disposicin de los usuarios para la toma de decisiones. Recursos de Redes. Medios de transporte de informacin y del soporte de red. El medio de transporte puede ser la fibra ptica, los medios inalmbricos de radio transmisin, los cables de cobre, etc. El soporte de red es el hardware y software necesario para la conectividad y las comunicaciones de datos.
2

Especificados por: OBrien, James: Management Information Systems.

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3.

Funciones de los Sistemas de Informacin

Actividades que el departamento de sistemas realiza para la administracin, soporte y mantenimiento del sistema de informacin de la empresa. Adquisicin de nuevos equipos, licencias de software, servicios de apoyo Instalacin de hardware y software Administracin de usuarios y passwords Administracin del sitio web Control de los activos Respaldo de la informacin del sistema Actualizaciones, adiciones, cambios y movimiento de los recursos Administracin de la red Administracin y planeacin Administracin de la Base de Datos Operaciones, administracin de servicios de impresin, creacin y formateo de reportes Soporte a los usuarios Desinstalacin y eliminacin de los sistemas de escritorio y servidores.

4.

La Administracin del Departamento de Sistemas

La administracin de los sistemas de Informacin de las empresas lleva consigo el control de recursos valiosos y costosos de la empresa. Los enlaces privados de comunicaciones, los servidores de datos y de procesamiento de informacin, las licencias del software utilizado y los desarrollos de sistemas suelen ser costosos. Por otra parte el costo de oportunidad de la informacin en las empresas suele ser tambin muy alto. Una falla en el sistema de informacin puede detener el trabajo de departamentos completos en las compaas tradicionales, y sin lugar a dudas no son permisibles en compaas cuya actividad est basada en el comercio electrnico, en la colaboracin a distancia o en la entrega de grandes cantidades de informacin. Se colige que el sistema de informacin de la empresa est siendo pobremente administrado cuando se pueden identificar las siguientes condiciones: Solamente se utiliza para sustituir procesos tradicionales, en vez de utilizarla para respaldar las decisiones y procesos y productos, esto es para obtener ventaja competitiva. 18

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Se presentan tiempos muertos, tiempos de respuesta deficientes, sistemas incompatibles, datos no integrados. El sistema no es eficaz, y no est dando los resultados que debera generar. Los sistemas desarrollados no solucionan las necesidades de informacin de los usuarios finales. En el caso anterior, el sistema no se ajusta al proceso; en este, el sistema no se ajusta a la necesidad de informacin. El costo de la tecnologa no est en su nivel ms eficiente y la plataforma tecnolgica cuesta ms de lo que debera. La eleccin de los proveedores, los contratos de mantenimiento o las licencias de uso del software estn costando ms de lo que se podra obtener en otras circunstancias.

No es raro que soluciones costosas en tiempo y dinero no hagan ms que sustituir viejos sistemas sin que se presente una mejora sustancial en los procesos; que las soluciones no se desarrollen con la eficiencia necesaria y que los recursos utilizados sean ms caros de lo necesario. Es importante entender que el sistema de informacin no sustituye a la correcta organizacin del proceso. El sistema soporta o ayuda al proceso, a las polticas, a las decisiones. Provee soluciones a las necesidades de informacin, a travs del desarrollo de software, la adquisicin de este o su adecuacin a las necesidades presentes. La operacin de los sistemas de datos, desde la captura hasta el respaldo de la informacin. Servicios tcnicos y de soporte de software y de hardware.

La administracin de sistemas opera tres reas principales (vase Anexo 3), identificndose algunas causas y riesgos de sistemas, originados en una inadecuada gestin:

5.

El costo de mantenimiento de los Sistemas de Informacin (vase Anexo 4)

El modelo de costos presentado a manera de ejemplo est basado en el concepto de Costo Total del Propietario, conocido en ingls por las siglas TCO. Este modelo nos permite evaluar cuanto est gastando la compaa en el sistema de informacin actual. El modelo de TCO desarrollado por IDC adiciona a los costos de software y de hardware, los costos del grupo de trabajo que administra el sistema durante todo el ciclo de vida del sistema. Las etapas en el ciclo de vida del sistema y los costos asociados a estas son los siguientes.

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Adquisicin. Son los costos provenientes de la renta o de la compra del producto; la toma de decisin de compra; la generacin de requisiciones; y los costos de recepcin del equipo. Uso . Incluye los gastos de instalacin y puesta en marcha; el entrenamiento; el soporte tcnico del da a da; la administracin y el mantenimiento. Costos de comunicaciones, consumibles y accesorios, energa elctrica y de espacio, sin embargo estos costos suelen ser independientes del sistema y estndares para cualquier plataforma de informacin. Retiro . El retiro o la eliminacin de los componentes del sistema implican la desinstalacin del equipo de las reas de trabajo; su traslado a las reas de desecho; la recuperacin y la transferencia de datos y aplicaciones al equipo de reemplazo. Se debe tomar en cuenta que puede haber un ingreso por conceptos de rescate del producto, la liquidacin del mismo o su cambio por equipo nuevo del proveedor.

El mtodo de clculo de TCO de la compaa IDC, International Data Company, es el siguiente: Determinar el nmero del grupo de soporte de sistemas. Determinar el porcentaje de tiempo ocupado en actividades de soporte. Calcular el nmero de horas semanales que se emplean. Convertirlo a nmero de horas por ao. Convertirlo a costo en la moneda usada y permitir un excedente (algunas organizaciones usan dlares, mientras que otras usan moneda local). Normalizarlo a costo por usuario por 1000 usuarios. Determinar los costos del hardware y los costos de licencias de software; normalizar este costo a 1000 usuarios. Combinar los costos de soporte y de hardware, software e instalacin para determinar el valor del TCO del sistema.

6.

Costo de TIC como motor para fusiones, absorciones y alianzas estratgicas

El elevado costo de la TIC en las organizaciones financieras y con mayor razn en CACs cuyos niveles operativos, generalmente no cubren el costo de inversin o al menos se presentan presupuestariamente cortos en esta materia, origina en algunos casos especialmente en proceso de fusin / absorcin que este se convierta en una salida least cost para evitar quiebras o liquidaciones de CACs en problemas. En esta perspectiva se puede establecer que, las alianzas estratgicas entre cooperativas generan costos ms baratos ya que se interrelacionan inversiones individuales en objetivos 20

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y servicios complementarios, en todo caso estos costos son menores que posibles quiebras, si la alianza esta relacionada a la integracin y complementariedad de servicios bajo la perspectiva de reducir costos de operacin, los cuales en algunos casos son bastante onerosos para pequeas entidades. Un caso a resaltar es la perspectiva que tiene el gobierno de Bolivia, al haber conceptualizado la importancia de las cooperativas en el sistema financiero formal. A partir de la creacin del Viceministerio de Servicios Financieros (VSF) instancia que se encargar de proveer los instrumentos de viabilidad normativa y de promocin del sector financiero, se pretende propiciar y en su caso impulsar procesos de fusiones / absorciones o alianzas estratgicas entre cooperativas del mismo sector y entre cooperativas e instituciones no gubernamentales dedicadas al micro crdito. Esto con el fin de darle un mayor dimensionamiento al sector, evidenciando la necesidad de que los gobiernos nacionales apoyen estos procesos a objeto de eficientizar la gestin de las entidades de Ahorro y Crdito. Precisamente uno de los elementos de este proceso que lleva a cabo el VSF es el medir adecuadamente el costo de TIC en cooperativas pequeas, medianas y grandes, sin duda este elemento constituir en el corto plazo uno de los fundamentos de la estrategia del sector de CACs en los pases de Amrica Latina.

7.

Conclusiones y tendencias en el uso de sistemas de informacin

De acuerdo con IDC, las siguientes son las tendencias en el uso de los sistemas de informacin en las organizaciones. Las organizaciones se estn moviendo a sistemas de alto volumen para reducir costos, logrando economas de escala. De esta manera los equipos proporcionan servicios a un nmero mayor de usuarios. Se estn consolidando los servidores de medio y grande volumen para reducir los costos de mantenimiento, licencias de software y de administracin. El uso de un menor nmero de mquinas reduce la complejidad de la administracin. Tambin, reduce el nmero de plataformas a las que se da soporte. Los sistemas de balanceo de carga, y procesamiento en paralelo tpicos de las plataformas UNIX y sus variantes son importantes factores para lograr tales economas. Algunos operadores estn solicitando personas que donen tiempo de sus PCs, a travs de Internet para hacer investigacin en la lucha contra el cncer. De esta manera, si un gran nmero de personas se suscriben, se lograr el efecto de una supercomputadora a costos prcticamente despreciables. Una versin empresarial del proyecto, podra hacer uso de las PCs de los usuarios durante la noche o durante sus horas de comida para hacer procesamiento de grandes volmenes de datos. Otros proyectos similares son el Gnoma y otro de bsqueda de Inteligencia Extraterrestre. Las aplicaciones web se estn orientando cada vez ms a permitir a los consumidores, proveedores, y empleados, el poder trabajar en conjunto sin importar 21

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su localizacin. Las empresas necesitarn que sus sistemas de informacin puedan trabajar en red y soportar los estndares de Internet. Las organizaciones se estn moviendo a granjas de servidores de aplicaciones, para proveer soluciones confiables y flexibles para web y para aplicaciones de uso intensivo. Las empresas que proveen las granjas de servidores suelen usar UNIX, pero especialmente, Linux para este tipo de servicios. El costo de alojar servicios web en servidores Windows NT, o Windows 2000 Server, se reduce al usar servidores Linux. Las organizaciones se estn concentrando en sus funciones centrales y otorgando a proveedores externos las funciones de soporte. Las consideraciones del punto anterior se aplican tambin a este.

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Anexo 1 Mejores prcticas para medir el Costo total de propiedad


Retos

Mejores prcticas
Arquitectura escalable Aplicaciones de componentes Planeacin de capacidad y balanceo de cargas de trabajo Planeacin de proyectos ms eficiente Administracin centralizada de redes y PCs Entrenamiento y certificacin en sistemas de informtica Administracin basada en polticas Mesa de ayuda, soporte y control remoto centralizados Redes y PCs estandarizadas Medicin de los niveles de servicio Entrenamiento de usuarios

Soluciones
Soluciones empresariales, estndares en la industria de los cambios Integracin de software, implementacin, migracin, administracin y servicios de soporte para software Alertas de lmites de capacidad; herramientas de evaluacin y configuracin; servicios de administracin de TI Servicios de evaluacin y revisin de administracin de operaciones; servicios de administracin de TI dentro y fuera de las oficinas del cliente; outsourcing; soluciones para administrar el ciclo de vida de productos Soluciones empresariales distribuidas; capacidades de configuracin y administracin remotas; administracin habilitada para redes y Web; servicios de administracin de TI Entrenamiento y certificacin en los productos Compaq; transferencia de conocimiento; servicios de soporte tcnico; recursos de ingeniera certificados Servicios de consultora, evaluacin y revisin de administracin de operaciones Soporte telefnico para las aplicaciones ms comunes; soluciones de mesa de ayuda personalizadas; soporte de respaldo tcnico Soluciones lderes y estndares en la industria; servicios completos de diseo, implementacin, administracin y soporte de soluciones Administracin de servicios empresariales; servicios de soporte de ambientes heterogneos; servicios de ciclo de vida; servicios globales; distribuidores de servicio certificados por Compaq Entrenamiento por parte de empresas de prestigio Servicios de consultora, evaluacin y revisin de seguridad; servicios de administracin de TI Diseo, implementacin y administracin de sistemas de disponibilidad continua, tolerantes a fallas e interrupciones catastrficas; servicios de misin crtica, incluyendo soporte en las oficinas del cliente y un equipo de soporte dedicado Rendimiento, confiabilidad, escalabilidad y capacidad de administracin lderes en el mercado Tiendas en lnea y ventas directas, que cuenten con red de distribuidores; servicios de administracin de adquisiciones; servicios de preproduccin e implementacin Capacidades de administracin remota incorporadas; herramientas de inventario automatizadas; servicios de administracin de activos Opciones flexibles de arrendamiento y financiamiento; Servicios de Consultora Empresarial; soluciones de outsourcing y renovacin de tecnologa

Reducir el costo

Reducir el costo de Administracin


Reducir el costo de soporte

Proteccin y eliminacin de virus Sistemas y redes tolerantes a fallas

Reducir el costo de inactividad

Inversiones en el sistema correcto desde el principio Procedimientos de compra centralizados y agilizados

Optimizar el capital, activos y recursos

Inventario de activos Tecnologa para adaptarse al ciclo de vida til

Fuente: Servicios de Evaluacin de TI de COMPAQ, Pgina de Internet

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Anexo 2 Prcticas para Medir el Costo de Propiedad

Criterio 1 Optimizacin de recursos

Rendimientos, Servicios en Lnea, Administracin Remota, Outsourcing

Criterio 2 Menor costo de Administracin

Soluciones Empresariales, Entrenamiento Certificacin, Servicios de Consultora

Criterio 3 Menor Costo de Soporte

Soporte en Lnea Soporte de Soluciones Respaldo Tcnico Servicios Integrales

Criterio 4 Menores Costos de Habilitacin y Rehabilitacin

Administracin de TI Sistemas Continuos Disponibilidad del Soporte

Criterio 5 Menor Costo

Soluciones Empresariales Integracin de Programas Alertas Operativos Procesos de Evaluacin

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Anexo 3 Efectos Generales de Causas y Efectos de Riesgo en Administracin de TIC


Administracin de Tecnologas Controles Supervisin de Seguridad Software de Antivirus Control n Causa 1 Cuentas de usuarios triviales No clasificacin de datos. Cn1 Causas de Riesgos Causa 2 Recursos compartidos No utilizacin de Antivirus. Cn2 ..... ..... Causa n C1n Clave de efectividad Confiable

..... .....

C2n. Cnn

Poco efectivo

RIESGOS
Causas de Riesgos Recursos compartidos No utilizacin de Antivirus No clasificacin de datos. Causa de Riesgo n X X Rn1 Rn2 Riesgo 1 Infeccin de ficheros Riesgo 2 Acceso a Informacin confidencial X ..... Riesgo 6 Modificacin de Informacin X Riesgo n

..... ..... ..... .....

R1n R2n R3n

Rn6

Rnn

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Anexo 4 Ejemplo de un anlisis (USD por ao, por usuario para 1000 usuarios) rea de Costo Costo Adquisicin de nuevos equipos, licencias de software, servicios de apoyo. Administracin del sitio web, Control de los activos. Respaldo de la informacin del sistema. Actualizaciones, adiciones, cambios y movimiento de los recursos. Administracin de la red. Administracin y planeacin. Administracin de la Base de Datos. Operaciones Soporte a los usuarios. Desinstalacin y eliminacin de los sistemas de escritorio y servidores. TOTAL DE COSTOS DE OPERACIN Instalacin de hardware y software. COSTO TOTAL DE PROPIETARIO Importes

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