UNIDAD I INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN DE LAS COMPRAS 1.

1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE COMPRAS CONCEPTO La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto. Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como: * Adquisiciones, * Aprovisionamiento o materiales, * Actividades que comprenden adquisiciones y * Otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. En trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca. OBJETIVOS El abastecimiento de una organizacin implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organizacin, e involucra las siguientes funciones: A) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa (manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.) B) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. Cuales artculos tienen aceptacin y venta entre nuestros clientes (bienes que sern fuente para abastecerse.) C) "Ciclo de manejo fsico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepcin, almacenaje y venta o requisicin. D) "Ciclo administrativo de las compras". Autorizacin de las solicitudes y rdenes de compra, colocacin de las mismas con el proveedor seleccionado, recepcin de mercancas, pago y contabilizacin de los bienes. E) "Polticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacn. F) "Polticas de control de calidad" en que se fijan estndares, se vala la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida. G) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, crditos, inversin en inventarios, desembolso y pago de facturas. * Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefnicos especializados, de cmaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estndares de calidad, as como la entrega oportuna. 1.1.2. CARACTERISTICAS DEL AREA DE COMPRAS La importancia del Departamento de compras radica sobre todo de su sistema de informacin, ya que sin importar su tamao y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la funcin tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado. El proceso de compras dentro de una organizacin consiste en precisar cules son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir

trminos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios tiles a la organizacin, con el siguiente pago de stos. Es por ello que el Departamento de compras debe conocer siempre estas caractersticas: * Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa. * Se requiere un anlisis minucioso de la bondad de las mercancas y servicios que el abastecedor ofrece. * El comprador decide qu adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda. * Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones ms ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega. * Un comprador capaz debe vaticinar la evolucin futura del mercado. * En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir. * Calidad Precio - Tiempo de entrega - Cantidad. FUNCIONES DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS * Listas de precios con o sin impuestos. * Control de descuentos, bonificaciones, recargos administracin de compras y cambios de precios al facturar. * Facturacin (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crdito y notas de dbito). * Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparacin de cotizaciones, rdenes de administracin de compras (compra, remitos y facturas) * Comisiones por vendedor, cliente y artculos. * Liquidacin de comisiones a representantes por ventas. * Emisin de comprobantes por lote. * Manejo de administracin de compras sujetos no categorizados y mono tributo. * Rgimen de percepciones en la facturacin. * Retenciones a proveedores * Control de crditos de clientes. * Control de stock por unidades y administracin de compras envases. * Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores. * Cuentas corrientes de clientes y proveedores. * Multidepsitos. * Administracin de conjuntos, unidad de medida. * Mltiples turnos administracin de compras y cajeros. * Gestin de bancos: depsitos, extracciones, dbitos y crditos. * Conciliacin de cuentas bancarias * Informes de rentabilidad. * Estadsticas de venta y de compra por mltiples administracin de compras criterios. * Suspensin de clientes, y productos. * Costos: PPP, LIFO, Costo de ltima compra y Costo estndar. * Maestro de artculos. * Agrupamientos y su agrupamientos de artculos. 1.1.2 OBJETIVOS DEL AREA OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto. Desarrollar y administrar las compras. Establecer proveedores bien evaluados. Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y distribucin.

Los objetivos especficos de un departamento de compras son: * Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin. * Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. * Localizar nuevos materiales y productos. * Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y calidad adecuada de los artculos. * Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa. * Desarrollar ptimos procedimientos y controles. * Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de compras, que estar equilibrado con los buenos resultados obtenidos. * Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organizacin. * Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y potenciales. * Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios. 1.1.3 ORGANIGRAMA 1.1.4 FUNCIONES El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que sta pueda conseguir los objetivos marcados. El departamento de compras no puede cumplir su funcin de forma aislada. La organizacin debe permitir la coordinacin de las tareas a realizar y la conexin con otros departamentos de la empresa. Para ello se tiene en cuenta: * Los presupuestos elaborados por el departamento financiero. * Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de produccin. * Los clculos realizados por el personal de la gestin de stock y de almacn. * Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial. Con una buena gestin de compras la empresa obtiene beneficios debido a la reduccin de costes. El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin 1. ADQUISICIONES: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los

objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. 2. GUARDA Y ALMACENAJE: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas. 3. PROVEER A LAS DEMS REAS: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas. 4. RESPONSABLE DE LA ADQUISICIN DE SUMINISTROS Y REPUESTOS. 5. EVALUAR LAS COTIZACIONES MANEJO DE LA CARTERA DE PROVEEDORES. 6. PROGRAMACIN Y SEGUIMIENTO DE RDENES DE COMPRAS. 7. COORDINAR CON PROVEEDORES LA NEGOCIACIN DE COTIZACIONES. 8. GARANTIZAR EL ABASTECIMIENTO OPORTUNO DEL REA. 1.1.5 DESCRIPCIN Y ANLISIS DEL PUESTO EL PERSONAL DE COMPRAS: - El jefe de compras es el encargado de la organizacin, coordinacin y control de todas las actividades relacionadas con la gestin del servicio a su cargo. Sus funciones son: Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto. Organizar las actividades de su departamento. Recibir los boletines de solicitud de material; buscar fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores ms adecuados. Transferir al departamento de administracin la documentacin. Informar y controlar. - Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su funcin consiste en conseguir una buena operacin, ser eficaces y defender los intereses de la empresa. Aprovisionamiento y compras. Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar tambin significa adquirir un bien, pero existen diferencias entre ellas: La gestin de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende la planificacin y la gestin de las compras, el almacenaje de los productos,... procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible. Las funciones de la gestin de aprovisionamiento son: Adquirir los materiales necesarios para la elaboracin o comercializacin de los productos. Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mnimos de cada material. Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos. Los objetivos del aprovisionamiento son: Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la produccin no carezca de materias primas y dems suministros. Minimizar la inversin en inventarios. Estableciendo un sistema de informacin eficiente. Cooperar con el departamento de compras. La gestin de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios y buscar proveedores. Sus funciones son: Analizar las tendencias del mercado.

 Estudiar los envos de los proveedores. Mantener con los proveedores relaciones eficientes. Buscar soluciones para mejorar los costes de la organizacin y actuar en coordinacin con los dems departamentos. Sus objetivos son: Buscar proveedores competitivos. Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan. Conseguir la mejor relacin calidad-precio. Conseguir suministros a tiempo. Mantener los inventarios al mnimo. Conseguir materiales estndar. Colaborar con las dems reas de la empresa. 1.2 RELACIN DEL REA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIN En la poca actual, es muy necesario poseer una clara comprensin de los objetivos y principios bsicos de la funcin de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organizacin, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organizacin, estn interrelacionadas. La funcin de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organizacin, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " funcin " de produccin para manufacturar o procesar el producto; con la " funcin " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado. 1.2.1 INGENIERA Y PRODUCCIN INGENIERA: Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin, dimensiones etc. El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son; Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva a cabo, se pide ideas de cada uno de ellos. PRODUCCIN: En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras. El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en trminos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de produccin se acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad.

Esta es la funcin del grupo comprometido en la elaboracin del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relacin cardinal entre compras y produccin, es la de que compras procure los materiales necesarios para la produccin y de qu produccin descanse en compras para tal servicio. Tanto compras como produccin comparten una obligacin igual y doble hacia la administracin: ambas son responsables de los COSTOS. La actuacin de produccin respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el mximo valor por unidad monetaria gastada. Entre las fricciones ms comunes encontramos que las causas son: - Fallas en el abastecimiento (Produccin est a merced de ser agente de compras) - Aviso insuficiente de produccin para que compras asegure entrega u obtenga valor ptimo. Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperacin entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro. 1.2.2 VENTAS Y DISTRIBUCIN La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; el xito de ese esfuerzo de ventas depende, en funcin del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros. El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta. Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas. Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada como una entidad en la organizacin, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas funciones se efecten, las relaciones bsicas de compras son las siguientes: A) Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios. B) Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes. C) Desarrollar informacin presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas. 1.2.3 INVENTARIOS Y ALMACN El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y custodia de las existencias de substancias qumicas, materiales de laboratorio, refacciones, muebles y enceres, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integracin de los datos que forman el catlogo de productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que conforma el detalle de sus inventarios. Funciones Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin del Programa Anual de Adquisiciones. Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y control de los bienes destinados al

uso y/o consumo de las reas del Centro. Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor. Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las reas solicitantes. Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposicin del nivel mnimo de inventario en el almacn. Levantar anualmente el inventario fsico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas. Mantener actualizado el control de asignacin y resguardo del activo fijo propiedad del Cinvestav, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el nmero de inventario, ubicacin, costo y condicin fsica del bien, recabando la firma del responsable de su custodia. Llevar a cabo las acciones que permitan la concentracin de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efecte el registro correspondiente. Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse. Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva. Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo. Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia. Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relacin se complica porque la necesidad de una eficiente operacin de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos mtodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecucin de un valor superior en el medio externo. 1.2.3. INVENTARIOS Y ALMACN La comunicacin debe ser muy fluida, en los dos sentidos. Atencin a clientes debe avisar de un pedido especial o muy grande, con tiempo suficiente para que los otros departamentos puedan ejecutar las acciones necesarias para minimizar el tiempo de espera al cliente. Tambin deber avisar de las devoluciones, ya que pueden variar significativamente el stock, y por tanto las planificaciones de produccin. Por su parte, logstica y almacn avisarn de la llegada de mercanca, de los desajustes de stock o de cualquier incidente que pueda retrasar un envo. Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y custodia de las existencias de mercanca verificando la exactitud del registro de los

bienes, y la integracin de los datos que forman el catlogo de productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que conforma el detalle de sus inventarios.

Funciones * Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las diferentes reas. * Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor. * Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las reas solicitantes. * Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposicin del nivel mnimo de inventario en el almacn. * Levantar anualmente el inventario fsico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas. * Llevar a cabo las acciones que permitan la concentracin de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efecte el registro correspondiente. * Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse. 1.2.4. FINANZAS

Las condiciones de pago, crdito y cobro deben ser conocidas por atencin a clientes y, por otro lado, el departamento financiero debe conocer la situacin de un cliente de una forma rpida. Se puede dar el caso de que por falta de algn documento no se entregue una mercanca a un cliente fundamental, o al revs, que a un cliente moroso se le entregue un producto indiscriminadamente.

1.2.5. CONTABILIDAD Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras.

Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin. La relacin ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada. Se dictan normas y polticas en conjunto de: * Presupuestos Pronsticos * Los plazos de crdito

1.2.6. MERCADOTECNIA Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS

1.3.1 COMPRAS CENTRALIZADAS

Estas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipos a travs de una sola oficina matriz, con unidad de polticas de compras y en el cual se rene personal especializado y competente. Dicha centralizacin permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIN * Es ms fcil estandarizar los artculos comprados si las decisiones de su compra se hacen por medio de un punto de control central * Elimina la duplicacin administrativa * En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro por el abastecimiento disponible ya que esta accin puede hacer que el precio aumente.

* Es ms eficiente para los vendedores debido a que no necesitan atender a varias personas dentro de la compaa. * Se obtienen el mejor control sobre los compromisos de compras.

* Facilita la experiencia y especializacin en las decisiones de compra, es decir, existe una mejor utilizacin del tiempo.

DESVENTAJAS DE LA CENTRALIZACIN

* Las operaciones productivas pueden ser paralizadas por causa de tener todos los insumos en un solo lugar. * Si los materiales son dismbolos en cada planta, la centralizacin inmoviliza las operaciones. * Las mermas y los desperdicios son mayores * Mal servicio a los usuarios * Riesgo de servicio ms lento.

1.3.2 COMPRAS DESCENTRALIZADAS: Son aquellas compras que se realizan por cada gerente de los diferentes departamentos deben realizar sus propias compras. VENTAJAS: * Permite detectar fallas de pedidos con mayor rapidez y establecer ms responsabilidades. * Las compras se realizan con mayor rapidez. * Permite hacer compras en forma rpida en situaciones urgentes, es decir, que de este modo se adquieren los pedidos de manera ms rpida. * El usuario conoce las necesidades departamentales mejor que cualquier o persona. DESVENTAJAS: * No se aprovechan los descuentos establecidos en las compras al por mayor. * No se tiene una verdadera concordancia con respecto a las compras entre departamentos. * No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas.

INTRODUCCIN En los ltimos aos, las organizaciones han comenzado a reconocer el papel clave del proceso de abastecimiento,

sobre todo debido al impacto que tiene en el funcionamiento de la organizacin, en sus costos y en el cumplimiento de sus objetivos. Para contar con un buen proceso de abastecimiento se debe de desarrollar un plan o visin estratgico de las adquisiciones el que deber incluir: * Un anlisis de los bienes o servicios esenciales de la organizacin. * Una estimacin de la demanda proyectada. * Una evaluacin de cmo se realizar la adquisicin y del desempeo de los proveedores. La planificacin de las compras ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin, conseguir precios ms competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organizacin. Adems, una adecuada planificacin sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones de cualquier sector pero apoyando de gran manera a las del sector pblico.

2.1 Planeacin del rea de compras Qu significa planificar las compras?

Planificar las compras significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para cundo lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Adems en la planificacin se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. Tambin se programan con anticipacin las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento. Ventajas de planificar las compras

Una adecuada planificacin se traducir en numerosos beneficios para la organizacin, optimizando cada vez ms los mtodos de compra y mejorando los resultados en trminos de la eficacia, eficiencia y transparencia. Entre las ventajas de planificar las compras, destacamos: Precios ms competitivos y mejor calidad obtenidos en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programacin nos permite: * Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.). * Facilitar a la Direccin de Compras la suscripcin de nuevos Convenios, basndose en los requerimientos futuros

estimados por los planes de compra de los productos y servicios. * Realizar una mejor definicin de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae un mayor nmero de proveedores potenciales y una mejor negociacin en el caso de un nico proveedor.

Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos rdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea va telefnica, correo electrnico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificacin ser posible definir pedidos con un tamao y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. Compras oportunas, lo que significa "tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos". Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de los usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfaccin. Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con una buena planificacin, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de perodos con grandes sobrecargas de trabajo, que adems de perjudicar el clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos. Los beneficios de contar con el personal menos estresado son significativos, ya que aumenta el compromiso con la organizacin, disminuye la rotacin, el ausentismo y aumenta la productividad. Apoyo al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin, ya que permite liberar recursos para enfocarse en las compras que resulten estratgicas para la organizacin, ya sea en trminos de su importancia para el desarrollo de las labores propias de la organizacin o de su relevancia para la implementacin de un proyecto estratgico para la institucin. Mejoras al funcionamiento diario de la organizacin, ya que las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente son menos importantes, resultan indispensables para trabajar eficientemente. Permite identificar oportunidades para la generacin de contratos. En la medida que observamos que existen productos o servicios para los cuales es difcil prever la cantidad y/o el momento en que sern requeridos, es recomendable licitar con el fin de adjudicar al mejor proveedor y generar un contrato de suministro con l, en el que se le solicitan los productos o servicios en la medida que se van requiriendo. Permite resolver situaciones de crisis de mejor forma. En primer lugar porque una buena planificacin nos permitir tener en cuenta situaciones de estacionalidad como aumentos de demanda en una determinada poca del ao. En

segundo lugar, al haber planificado y programado la mayora de las compras seguramente se estar ms preparado para enfrentar las verdaderas situaciones urgentes, es decir, aqullas que corresponden a eventos imposibles de planificar como la ocurrencia de eventos de fuerza mayor. Disminucin del nmero de licitaciones desiertas y de compras urgentes. La planificacin permitir prestar la atencin necesaria y dotar de los recursos adecuados a la realizacin de procesos de licitacin. De esta manera, ser posible establecer plazos apropiados y redactar buenas bases lo que facilitar la participacin de los proveedores, con los consecuentes beneficios que ello implica en trminos de eficiencia y transparencia. Finalmente, una buena planificacin nos permite adems controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y as poder tomar mejores decisiones a futuro. 2.1.1 Deteccin de las necesidades por rea de compra Lo que la funcin de compras representa para cada empresa, es fruto de muy variadas circunstancias, entre las que tiene un valor relevante las internas. Decidir qu comprar, a quin, cundo y cunto es algo comn en todos los procesos de aprovisionamiento. El departamento de Compras es el principal contacto de la empresa con los proveedores. Para poder invertir con eficiencia, debe participar desde el principio, evaluando el coste de los materiales, proponiendo componentes que existan en el mercado, encargando desarrollos parciales a proveedores e informando a la oficina de proyectos de nuevos materiales y tcnicas. Adems de la descripcin material de la necesidad (qu), hace falta de la previsin cantidad y para cundo. En base a una previsin de ventas, se realiza el programa de compra y en funcin de sus plazos, se determina la necesidad para cada producto o servicio. Solo de esta forma Compras puede asumir la responsabilidad de que la empresa disponga del material necesario, en el momento preciso y al menor coste posible. Para tomar la decisin inicial sobre comprar es fundamental la informacin que aporte Compras: sobres costos, calidad, tendencias y disponibilidad que ofrece el mercado. Conjuntamente con los datos que aporte el resto de los departamentos implicados, permitir a la empresa decidir que comprar en cada circunstancia. El Departamento de Compras debe reunir y analizar la informacin necesaria de todos los artculos y materiales que se necesitan. El primer paso en la bsqueda y seleccin de proveedores es la recoleccin de datos (estudio de mercado) que deben responder: * Definicin de la necesidad cualitativa y cuantitativa. * Mercado de produccin: materias primas, mtodos de fabricacin, fabricantes ms significativos, evolucin de la produccin, etc.

* Consumo y distribucin del artculo (precios). Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qu se va a necesitar durante el prximo perodo. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan ao a ao. Por ejemplo, las necesidades de papel, artculos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantencin de vehculos, etc. Se mantendrn relativamente constantes perodo tras perodo. Una buena manera de estimar la demanda futura de este tipo de productos o servicios es tomar como base sus consumos histricos y proyectar los requerimientos futuros.

2.1.2 Cronograma de actividades Cmo se van a planificar las compras?

La compras regularmente se planifican anualmente y como apoyo a la planificacin se calendarizan las futuras compras y se realiza un cronograma de actividades el cual ser el apoyo para las actividades que se realizarn a lo largo del un proyecto o de un plan anual requerido por la empresa, por lo cual se considere una herramienta de suma importancia para el departamento de compras ya que esta herramienta es la pieza clave para las compras futuras. El cronograma de actividades sigue ligada a la planificacin de las compras, simplemente es un reflejo de la teora. La planificacin de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas: * Levantamiento de requerimientos * Programacin de las compras * Control y seguimiento de la ejecucin del plan Es fundamental tener claro que la planificacin de las compras no es una tarea exclusiva del departamento de abastecimiento, ya que ser necesario consultar y hacer participar a otros departamentos y unidades de la organizacin. Para comenzar, es necesario determinar el perodo de tiempo para el cual se desea planificar nuestras compras. En el caso del sector pblico, lo normal es que este perodo sea un ao calendario. Sin embargo, si la situacin lo hace recomendable, podra ser conveniente elegir otro horizonte de planeacin.

Como mencionbamos las compras se basan por medios de las adquisiciones histricas.

En la prctica, se trata de proyectar consumos futuros en base a los consumos histricos. Por ejemplo, si desde hace varios aos el consumo promedio de papel para impresora tamao carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo rondar la misma cifra el ao siguiente. Ahora bien, siempre es importante estar informado respecto de los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la institucin. Por ejemplo, un proyecto de modernizacin del sistema informtico puede acarrear la eliminacin de ciertos formularios, por lo que en este caso el consumo pasado de estos formularios no permite estimar con certeza los requerimientos futuros de los mismos. De esta actividad tan importante se desprenden puntos fundamentales en la planeacin de compras. 2.1.3 Determinacin del presupuesto: restricciones y limitaciones Adicionalmente, cabe resaltar que la planificacin debe realizarse de manera coordinada con el proceso de elaboracin del presupuesto. Esto quiere decir que el levantamiento de necesidades debe realizarse a la luz de las previsiones de disponibilidad presupuestaria del prximo perodo. Al mismo tiempo, la planificacin de las compras puede generar informacin relevante para la elaboracin del presupuesto, de manera que es fundamental velar porque establecer mecanismos de coordinacin y entrega de informacin entre ambos procesos. El presupuesto se define como la formulacin de planes para un futuro perodo, dado en trminos numricos. Los presupuestos forman parte de la planeacin y representan la cristalizacin financiera anticipada de los recursos y necesidades de una empresa. Constituyen un medio de regulacin entre los ingresos y los gastos de un perodo definido, y marcan los lmites de actuacin de la empresa en cuanto a sus recursos materiales, son la gua a seguir para lograr las metas predeterminadas en un perodo especfico de tiempo. Los presupuestos caen dentro de la planeacin como base de medicin en la actuacin real de la empresa, pues sin ellos no se tendr una medida de comparacin que permita evaluar los resultados. Por lo tanto, la formulacin y aplicacin de los presupuestos proporcionan: * Establecimiento de controles financieros * Instrumento de medicin de los esfuerzos en la actuacin de las diversas reas integrantes de la empresa. * Posibilidad de evaluacin de resultados, que permitan detectar desviaciones a lo planeado y determinar medidas de correccin. Dentro del rea de compras los presupuestos se pueden clasificar en: * Presupuesto de operacin de la gerencia de compras * Presupuesto de compras de materiales o partes.

Presupuesto de operacin Se refiere a las estimaciones de gastos a efectuar, necesarios para llevar a cabo la operacin normal de la misma y comprende entre otros los siguientes conceptos: * Sueldos * Tiempo extra * Gastos de representacin * Gastos de viaje * Comunicacin (telfono) * Papelera y artculos de escritorio * Mobiliario y equipo * Suscripciones * Cursos de entrenamiento, etc. Estos gastos constituyen los medios indispensables para mantenerla operacin del rea y poder lograr la finalidad que tiene asignada, por lo que la determinacin de los mismos por su propia naturaleza no representa notoria dificultad. Presupuesto de compra de materiales o partes Dentro de este presupuesto se incluyen todas aquellas partidas que vienen a constituir el costo de los ensambles o partes principales, esto es, materia prima, mano de obra indirecta, gastos indirectos y gastos de operacin. Estas partes pueden considerarse como productos manufacturados desde el punto de vista del proveedor y material de ensamble desde el punto de vista del comprador, debido a que van a entrar a un proceso de ensamblacin, con algunos costos y elementos inherentes a la misma. Bases del presupuesto La base para el desarrollo del presupuesto se lleva a cabo de la siguiente forma: * Presupuesto de produccin * Explosin de compras. Piezas por volumen * Comparacin contra el empleado en el ao anterior * Revisin del resultado comparado con los puntos anteriores. * Clasificacin de los materiales a comprar. * Anlisis del incremento del costo de acuerdo al modelo inflacionario. * Determinar los materiales vivos de sobrantes de produccin del ao anterior.

* Recalculo del volumen real a comprar. * Determinacin del presupuesto. Este presupuesto depende del presupuesto global o de ventas, pues ser a travs de esta funcin que se deriven los ingresos de la empresa, y por lo tanto la definicin de los gastos futuros. La formulacin de este presupuesto estar condicionada a las necesidades de produccin, pero tambin al conocimiento del mercado en cuanto a precios, procesos simplificados, disponibilidad de fuentes de abastecimiento, competencia, ubicacin de las fuentes, etc., que tengan el gerente de compras y su personal. Al ser elaborado el presupuesto de Compras el gerente ser el responsable de aportar la mayor cantidad de datos que haga posible una integracin atinada de este presupuesto.

2.1.4 Programa general y especfico Programacin de las compras El programa de compras se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la determinacin de los diferentes pasos o secuencias a seguir para la adquisicin racional de materiales, precisando las fechas de iniciacin del proceso, los tiempos de tolerancia, del tiempo de desarrollo y las fechas lmites de la consecucin. El proceso o etapas que consta el programa de compras debe ser de acuerdo a las necesidades, fijando los pasos y fechas a partir de las dificultades de obtencin de los materiales y la disponibilidad de tiempo. El programa de compras debe estar por lo tanto preparado con la debida flexibilidad que haga posible atender las variaciones que se presenten y cumplir con control de produccin en el momento requerido, puesto que los atrasos o desviaciones graves pueden traer consecuencias incosteables a la produccin.

Con la informacin recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deber definir el mecanismo que se utilizar para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir. Una vez que se ha definido de qu modo se comprarn o contratarn los bienes y servicios debemos programar los de manera de asegurar su provisin en las fechas que se requerirn. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratacin. Finalmente, ser necesario incluir las actividades programadas en el calendario del prximo perodo, definiendo los responsables de realizar cada una de ellas. Es muy relevante planificar la utilizacin de recursos, programando las principales compras separadas en el tiempo, equilibrando as la carga de trabajo personal de abastecimiento, as como, de los funcionarios de otros

departamentos que deban participar en los procesos de compra. 2.2 Pronsticos de Compras La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemtica y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros. Para decidir el curso que se va a tomar, primero hay que observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente existirn en el futuro, es decir el gerente de compras deber pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las dems etapas de adquisicin de materiales. El pronstico es el proceso por el cual los rganos directivos de la empresa disean continuamente el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible, funciona como un sistema global utilizando la metodologa del pensamiento sistmico y la interaccin conjunta de sus componentes estratgica y tcticamente.

Presupuestar como palabra anloga, resulta de hacer el cmputo anticipado del costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los presupuestos se realizan con base en el conocimiento acumulado que la organizacin tiene de la actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronsticos sobre las cantidades de precios. El periodo del presupuesto se realiza correspondiendo con el ao financiero-fiscal-contable. Pronstico es el proceso de estimacin en situaciones de incertidumbre El trmino prediccin es similar, pero ms general, y generalmente se refiere a la estimacin de series temporales o datos instantneos. El pronstico ha evolucionado hacia la prctica del plan de COMPRAS en el pronstico diario de los negocios. La prctica del plan de compras tambin se refiere al pronstico de la cadena de suministros (almacn). Entonces tenemos que los pronsticos son procesos crticos y continuos que se necesitan para obtener buenos resultados durante el desarrollo y planificacin, de un proyecto. Si los clasificamos respecto al tiempo que abarcan, se puede clasificar en: 1. Pronsticos a corto plazo: En las empresas modernas, este tipo de pronstico se efecta cada mes o en menos tiempo, y su tiempo de planeacin tiene vigencia de un ao. Se utiliza para programas de abastecimiento, produccin, asignacin de mano de obra a las plantillas de trabajadores, y planificacin de los departamentos de fabricacin. 2. Pronsticos a mediano plazo: Abarca un lapso de seis meses a tres aos. Este se utiliza para estimar planes de ventas, produccin, flujos de efectivo y elaboracin de presupuestos. 3. Pronsticos a largo plazo: Este tipo de pronstico se utiliza en la planificacin de nuevas inversiones, lanzamiento

de nuevos productos y tendencias tecnolgicas de materiales, procesos y productos, as como en la preparacin de proyectos. El tiempo de duracin es de tres aos o ms Mtodos de pronstico Mtodos de serie temporal Los mtodos de serie temporal utilizan datos histricos como base para estimar resultados futuros. Se asume que la demanda es funcin del tiempo, y que adems pueden estar involucrados los siguientes componentes: * Tendencia. * Ciclos. * Estacionalidades. * Irregularidades. Inmersos en el modelo en un esquema aditivo o multiplicativo. Algunos de estos mtodos son: * Mtodo ingenuo: Simplemente se asume que la magnitud de demanda ser igual a la ltima medida. * Mtodo de medias mviles * Mtodo de alisado exponencial * Mtodo de extrapolacin * Mtodo de ajuste lineal de tendencia * Mtodo de ajuste estacional Mtodos causales / economtricos Algunos mtodos de pronstico asumen que es posible identificar los factores subyacentes que pueden tener influencia sobre la variable a pronosticar. Si las causas se entienden, se pueden hacer proyecciones de las variables que influyen, para utilizarlas en la prediccin. Algunos mtodos causales son: * Anlisis de la regresin, que puede ser lineal o no lineal. * Modelo autor regresivo de media mvil (ARMA) * Modelo Arima * Econometra Mtodos subjetivos Los mtodos subjetivos incorporan juicios intuitivos, opiniones y estimaciones. Algunos de ellos son: * Pronsticos compuestos

* Encuestas * Mtodo Delphi * Construccin de escenario 2.2.1 Elementos del pronstico Mejor precio Este elemento requiere de una atencin principal en la industria, ya que representa a constituir el costo de fabricacin aproximadamente un 50% del precio de venta. Factores en la integracin del precio: * Costo de materiales * Costo de mano de obra * Costos indirectos * Costos de operacin * Volumen de compra * Facilidades de produccin * Condiciones del mercado * Situacin geogrfica * Transportacin * Situaciones no previsibles. Mejor calidad La obtencin de la mejor calidad es una de las metas bsicas de Compras. Mejores condiciones de pago y entrega Funcin del departamento de Compras. Se tiene que favorecer a los planes de financiamiento. Volumen de Compras Control de inventarios

2.2.2 Tipos de pronsticos de compras Los pronsticos de compra nos ayudan a tener una precisin en los diversos costos y a tomar mejores decisiones en la produccin y elaboracin de nuestros productos, tomando en cuenta el mejor mtodo o el que se adapte a nuestras condiciones con la finalidad de incrementar nuestros ingresos y aumentar las ventas. Para hacer un poco ms eficientes los pronsticos debemos examinarlos con los productos con los cuales no sea

alcanzado los objetivos establecidos, para as solo enfocarnos solo en aquellos productos que lo necesiten y as ahorrar tiempo y dinero. Tipos de Pronsticos

Las organizaciones emplean 3 tipos principales de pronsticos, que son pronsticos, Econmicos, tecnolgicos y pronsticos de la demanda. * Econmicos: indicadores de planeacin valiosos por el apoyo que prestan a las organizaciones en la preparacin de pronsticos de mediano y largo plazo. * Tecnolgicos: son pronsticos a largo plazo relacionados con los ndices de progreso tecnolgicos. Los pronsticos tecnolgicos y econmicos son tcnicas especializadas que tal vez no sea parte de la funcin del administrador de operaciones. Los pronsticos segn el procedimiento empleado pueden ser de tipo puramente cualitativo, en aquellos casos en que no se requiere de una abierta manipulacin de datos y solo se utiliza el juicio o la intuicin de quien pronostica o puramente cuantitativos, cuando se utilizan procedimientos matemticos y estadsticos que no requieren los elementos del juicio. Promedios mviles variables Aunque existen ms mtodos para pronosticar, por simplicidad presentamos solamente dos, que consideramos los ms usuales y sencillos de llevar a cabo. * Promedios Mviles * Suavizacin Exponencial Estos mtodos pueden utilizarse cuando: a) Hay informacin disponible de la variable(s) que se est pronosticando. b) La informacin puede ser cuantificada. c) Si se considera razonable que el patrn de comportamiento del pasado continuar en el futuro. Si se cuenta con una base de datos histrica y se quiere pronosticar una variable considerando su comportamiento pasado, entonces podemos utilizar el mtodo de promedios mviles o el mtodo de suavizacin exponencial, que son conocidos tambin como mtodos de series de tiempo1. Mtodo de Promedios Mviles La utilizacin de esta tcnica supone que la serie de tiempo es estable, esto es, que los datos que la componen se generan sin variaciones importantes entre un dato y otro (error aleatorio=0)2, esto es, que el comportamiento de los

datos aunque muestren un crecimiento o un decrecimiento lo hagan con una tendencia constante. Cuando se usa el mtodo de promedios mviles se est suponiendo que todas las observaciones de la serie de tiempo son igualmente importantes para la estimacin del parmetro a pronosticar (en este caso los ingresos). De esta manera, se utiliza como pronstico para el siguiente periodo el promedio de los n valores de los datos ms recientes de la serie de tiempo. Utilizando una expresin matemtica, tenemos: El trmino mvil indica que conforme se tienen una nueva observacin de la serie de tiempo, se reemplaza la observacin ms antigua de la ecuacin y se calcula un nuevo promedio. El resultado es que el promedio se mover, esto es, conforme se tengan nuevos datos y se vayan sustituyendo en la frmula, el valor del promedio ir modificndose. No existe una regla especfica que nos indique cmo seleccionar la base de la promedio mvil n Si la variable que se va a pronosticar no presenta variaciones considerables, esto es, si su comportamiento es relativamente estable en el tiempo, se recomienda que el valor de n sea grande. Por el contrario, es aconsejable un valor de n pequeo si la variable muestra patrones cambiantes. En la prctica, los valores de n oscilan entre 2 y 10. El mtodo de promedios mviles es muy til cuando se tiene informacin no desagregada y cuando no se conoce otro mtodo ms sofisticado y que permita predecir con mayor confianza. Promedios mnimos cuadrados Por lo general cuando realizamos un experimento siempre nos preocupamos por hacer una buena toma de los valores de una medida, pues perseguimos alguno de los siguientes objetivos: determinar una ley experimental entre las variables analizadas comprobar una ley experimental previamente supuesta entre las variables involucradas Un problema posterior a la toma de estos datos es determinar la relacin funcional entre las variables como resultado del experimento. Mnimos cuadrados es una tcnica de anlisis numrico encuadrada dentro de la optimizacin matemtica, en la que, dados un conjunto de pares (o ternas, etc.), se intenta encontrar la funcin que mejor se aproxime a los datos (un "mejor ajuste"), de acuerdo con el criterio de mnimo error cuadrtico. En su forma ms simple, intenta minimizar la suma de cuadrados de las diferencias ordenadas (llamadas residuos) entre los puntos generados por la funcin y los correspondientes en los datos. Especficamente, se llama mnimos cuadrados promedio (LMS) cuando el nmero de datos medidos es 1 y se usa el mtodo de descenso por gradiente para minimizar el residuo cuadrado. Se puede demostrar que LMS minimiza el residuo cuadrado esperado, con el mnimo de operaciones (por iteracin), pero requiere un gran nmero de iteraciones para converger. Desde un punto de vista estadstico, un requisito implcito para que funcione el mtodo de mnimos cuadrados es

que los errores de cada medida estn distribuidos de forma aleatoria. Tcnica de mnimos cuadrados se usa comnmente en el ajuste de curvas. Muchos otros problemas de optimizacin pueden expresarse tambin en forma de mnimos cuadrados, minimizando la energa o maximizando la entropa. Solucin del problema de los mnimos cuadrados La aproximacin mnimo cuadrado tiene solucin general para el caso de un problema de aproximacin lineal en sus coeficientes cj cualesquiera sean las funciones base fj(x) antes expuestas. Por lineal se entiende f(x) es una combinacin lineal de dichas funciones base. Para hallar la expresin de la frmula general, es posible o bien minimizar el error cuadrtico arriba expuesto, para lo cual se hara uso del clculo multivariable (se tratara de un problema de optimizacin en cj), o alternativamente hacer uso del lgebra lineal en la llamada deduccin geomtrica. Para los Modelos estticos uniecuacionales, el mtodo de mnimos cuadrados no ha sido superado, a pesar de diversos intentos para ello, desde principios del Siglo XIX. Se puede demostrar que, en su gnero, es el que proporciona la mejor aproximacin. Ejemplos: El ejemplo mas simple de una aproximacin por mnimos cuadrados es el ajuste de una lnea recta a un conjunto de parejas de datos observadas: (x1,y1), (x2,y2), ...,(xn,yn). La expresin matemtica de una lnea recta es: (1) En donde a0 y a1 son coeficientes que representan la interseccin con el eje de las abscisas y la pendiente, respectivamente y E es el error o residuo entre el modelo y las observaciones, que se puede representar reordenando la ecuacin (1) como: (2) Por lo tanto, el error o residuo es la diferencia entre el valor real de y y el valor aproximado, a0+a1x, predicho por la ecuacin lineal. Criterio para un mejor ajuste Una estrategia que obtiene la mejor lnea a travs de los puntos debe minimizar la suma de los errores residuales, como en: Otro criterio seria minimizar la suma de los valores absolutos de las diferencias, esto es: Una tercera estrategia en el ajuste de una lnea ptima es el criterio de mnimas. En este mtodo, la lnea se escoge de tal manera que minimice la distancia mxima a la que se encuentra un punto de la lnea recta. Esta estrategia esta mal condicionada para regresin ya que influye de manera indebida sobre un punto externo, aislado, cuyo error es muy grande. Se debe notar que el criterio mnimas algunas veces esta bien condicionado para ajustar una funcin simple a una funcin complicada. Una estrategia que ignora las restricciones anteriores es la de minimizar la suma de los cuadrados de los residuos, Sr, de la siguiente manera:

(3) Este criterio tiene muchas ventajas, incluyendo el que ajusta una lnea nica a un conjunto dado de datos. Antes de analizar estas propiedades, se muestra un mtodo que determina los valores de a0 y a1 que minimizan la ecuacin. 2.3 El manual de compras Siempre ha sido la conveniencia de que el departamento de compras de una empresa, por pequea que sea, tenga su manual de compras. Actualmente con la presin de establecer sistemas de calidad en las empresas y aseguramiento de calidad, es mucho ms importante que el departamento de compras desarrolle su manual. Lo que3 bsicamente debe contener este manual es: * Las polticas de la compaa respecto a las compras, los proveedores, los pagos, las especificaciones de calidad, etc. * Los procedimientos que deben seguirse para el proceso completo de las compras y para cumplir con las polticas sealadas. 2.3.1 Objetivo e Importancia El objetivo del manual de compras es realizar y exponer los pasos de los aspectos importantes en las compras y parmetros a realizar en la relacin de proveedor comprador para contribuir a la reduccin de los costes de la materia prima y a la mejora de la calidad de los bienes y servicios adquiridos y vendidos. Su importancia es que incluye aspectos sumamente importantes de las reas fundamentales de una empresa: Estrategias, Procesos, Organizacin, Personal, Cultura, Situaciones Inestables, Sistemas de Informacin, etc. 2.3.2 Polticas y Procedimientos Polticas Las polticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros de la empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consientes y contribuyan al logro de las metas. Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas concretas que definen la orientacin de las acciones, evitando fuga de responsabilidades. Las polticas tienden a determinar y a evitar de antemano los anlisis repetidos y a dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la planeacin, establecen los lmites de la supervisin y sealan los lineamientos de la accin administrativa. Es indispensable en toda empresa el establecimiento de las polticas como medios de soporte y significacin de los objetivos. La elaboracin y la emisin de las polticas no deben ser estticas, dado que las condiciones generales en

que operan las empresas son cambiantes lo que provoca continuos ajustes y acoplamientos. El gerente de Compras como responsable de la direccin de su rea, es el encargado de emitir las polticas de compras que deben de estar acorde con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: * Deben estar claramente expuestas * Ser razonables y fciles de llevar a la prctica * Indicar los factores limitativos y determinantes * Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas * Niveles que deben abarcar Las polticas de compras deben contener: * Fuentes de abastecimiento * Especificaciones * Precio y Calidad * Investigacin y desarrollo * Compras recprocas * tica * Compras anticipadas * Venta de material excedente y desperdicio Procedimientos De la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen que agruparse en unidades de organizacin, as tambin tienen que disponerse en procedimientos ordenados Los procedimientos para el control de los materiales se clasifican para quedar determinado el orden que se seguir en la descripcin del procedimiento aplicado a un Departamento de Compras: * Nacimiento del pedido * Elaboracin, registro y seguimiento del pedido * Recepcin, supervisin y colocacin en los almacenes del artculo solicitado. * Controles afectados por la recepcin del artculo * Conciliacin de documentos y chequeo de operaciones para su pago. Polticas y tica de Compras BIMBO La Compaa tiene como poltica contar con proveedores que cumplan con estndares de clase mundial y que

garanticen la obtencin de materiales y/o servicios en donde la relacin costo/calidad proporcione el mayor valor agregado al consumidor final. Esto significa que la Compaa ha buscado tener los precios de abastecimiento ms bajos, dndole prioridad, tanto a la calidad como al servicio. En relacin con lo anterior, BIMBO ha venido modernizando sus prcticas de compras, a travs de la implementacin de modelos de abastecimiento estratgico y de la utilizacin de subastas inversas va Internet, que han permitido reducir el costo total en varias categoras estratgicas. La Compaa tiene plena conciencia de la importancia y la necesidad de la calidad, la consistencia de sta, as como de la seguridad del producto y el medio ambiente. Cada vez es ms importante la inocuidad de todo alimento y su control a lo largo de toda la cadena de valor para evitar que pueda afectar la salud de los consumidores. Para Grupo Bimbo, la calidad es uno de sus valores y derivado de lo anterior, la implementacin del sistema de calidad est encaminada a tener un control estricto y una mejora de insumos, procesos y manejos de productos terminados para dar la confianza a nuestros clientes y consumidores sobre nuestra capacidad de cumplir con sus requisitos y con los ms rigurosos estndares mundiales de la industria alimenticia. Procedimiento de Compras Las principales premisas que constituyen el manejo y seleccin de proveedores de BIMBO son: * Procurar relaciones de negocio a largo plazo * Manejo reducido de proveedores * Mantener prcticas de negocio ticas * Considerar al proveedor como una extensin del Grupo * Desarrollo de sistemas de informacin con proveedores * Evaluacin continua de proveedores * Manejo conjunto de expectativas de reduccin de costos * Obtencin de precios competitivos a nivel mundial * Apoyos y asesoras en materia de calidad y productividad 1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de produccin que indican qu es lo que se necesita, cuntas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles estos artculos para la produccin y quin hace la requisicin. 2. El segundo paso es el anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que estn calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por medio de

ofertas, la compaa enviar una solicitud para cotizacin de precios a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes tambin se piden informes con relacin a descuentos y fechas de embarque y de entrega.

3. El tercer paso es el anlisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en trminos de precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Adems tambin se consideran la solvencia del proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores. 4. El cuarto paso es la colocacin de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendr cuidado de ver que sea exacta toda la informacin que figure en la orden. La orden de compra debe contener descripciones de los artculos que se piden, precios unitarios, extensiones de stos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha del pedido, fecha de entrega, nmero de orden de compra y la firma del agente de compras. 5. El quinto paso implica el seguimiento del pedido. Tratndose de rdenes importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si se est obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones para ver si la orden est siendo transportada de acuerdo con el programa. 6. El sexto paso es el recibo de los artculos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artculos son revisados por muchos detalles, como se trat con anterioridad. 7. El paso final implica la terminacin de los registros. Los artculos son registrados en el inventario, la operacin de la compra ase registra como terminada y se enva el pago al proveedor. 2.3.3 Funciones Compras Nacionales: El responsable del departamento adquiere bienes o servicios dentro del pas. El encargado establece los compromisos, relacin e intercambio de informacin del departamento Nacional para los requirentes y de estos el departamento de compras. Sus responsabilidades exclusivas son: obtener los materiales de la mejor calidad, condiciones, buen precio y las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado. Compras Internacionales: Las funciones de este departamento es realizar adquisicin de bienes y servicios fuera del territorio nacional. Se consideran: Compras de Importacin y Compras para Exportar.

Es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercanca, rdenes de compra, condiciones comerciales y trmites de pago. Depto. De Recibo: El acuse de recibo deber ser elaborado el mismo da que se haya realizado la entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de compras, para que este pueda detectar cualquier desviacin. El encargo su funcin es rastrear y llevar el control de la requisiciones aceptadas y entregadas. Depto. De inventarios y Almacn: El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y custodia de las existencias, y la integracin de los datos que forman el catlogo de productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que conforma el detalle de sus inventarios.

Funciones * Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin de Adquisiciones. * Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las reas respectivas. * Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor. * Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las reas solicitantes. * Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposicin del nivel mnimo de inventario en el almacn. * Levantar semanal, mensual o anualmente segn sea el caso el inventario fsico. * Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse. * Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva. * Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Recursos Materiales, afines a las

funciones y responsabilidades inherentes al cargo. * Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia. Departamento de Calidad * Proporcionar planeaciones con la finalidad que el control de calidad sea responsabilidad de cada departamento. * Validar procesos de produccin y de bienes y servicios adquiridos * Establecer criterios necesarios para la revisin y aprobacin * Informar al gerente de compras la calidad mxima y mnima de productos. Relacin con otros departamentos PRODUCCIN: En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras. El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en trminos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de produccin se acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad. MERCADOTECNA: Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente. INGENIERA: Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin, dimensiones etc. El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son; Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos. * Inventario y Factura CONTABILIDAD: Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compaa estas cuentas son

manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras. Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin. DEPARTAMENTO LEGAL: Puesto que todas las ordenes de compras son un contrato legal cada organizacin requiere de este departamento para revisar las clusulas del contrato y protegerse, una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las hace un abogado y se puede usar la transaccin mediante formas estndares impresas. Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurdico para asesorarse. Como el departamento de compras representa legalmente a la compaa puede requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios. RECIBO: Este departamento es responsable de descargar los artculos que fueron comprados, revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de almacenamiento de la planta. Este departamento revisar que el embarque est completo, que el pedido corresponda a la orden de compra y a la descripcin de los artculos. Si resulta daada la mercanca, se reportar al rea de adquisiciones para negociar con el proveedor la certificacin del material o el pago de un seguro que cubra los daos, si est en buenas condiciones se paga la factura al proveedor.