MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL?

Disposiciones generales

I.- Con el la finalidad de optimizar el aprendizaje de nuestros estudiantes y prestar un mejor atencin, Edutecno dispuso de una serie de normas que todos los participantes deben respetar. Esto asegurar una mejora continua tanto del desarrollo de nuestras clases como una optimizacin de los conocimientos entregados a los alumnos. Apagar o poner en silencio el celular al momento de entrar a clases No se deben entrar lquidos ni comida al saln. Las clases comienzan puntualmente segn el horario establecido entre la Empresa y Edutecno. Las personas que lleguen despus de los 10 primeros minutos de comenzada la clase, sern considerados como atrasados. Ante cualquier reclamo se debe pedir el libro de sugerencias en recepcin. Si el curso se realiza fuera de las oficinas de Edutecno, enviar sus sugerencias al mail info@edutecno.cl

II.- Adems ponemos en conocimiento de nuestros alumnos y encargados de capacitacin los requisitos que deben cumplir los estudiantes para aprobar un curso. La asistencia mnima para aprobar es de un 75 %. La nota final del alumno se obtendr de un 80 % examen prctico, 10 % participacin en clases y 10 % asistencia. Una vez finalizada la capacitacin, Edutecno enviar a la empresa un certificado con la nota final de la persona y porcentaje de asistencia. Los alumnos que falten a la evaluacin final, debern comunicarse directamente con el encargado de capacitacin de su empresa para justificar su inasistencia y a travs de l coordinar la rendicin de la prueba pendiente. Este proceso debe realizarse en un plazo no posterior a 1 semana despus de finalizado el curso, pasado este tiempo, el alumno ser reprobado por nota.

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I .......................................................................................................................................................................... 5 QU ES MICROSOFT EXCEL? ................................................................................................................. 5 1 2 3 4 DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 5 NOMENCLATURA ..................................................................................................................................... 6 ALTERNATIVAS DE INGRESO AL PROGRAMA ............................................................................................ 7 DESCRIPCIN DE ELEMENTOS DE LA VENTANA........................................................................................ 8

II ....................................................................................................................................................................... 10 TRABAJANDO CON LIBROS .................................................................................................................... 10 1 2 3 4 CREAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO .................................................................................................. 10 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO ......................................................................................................... 10 RECUPERAR UN LIBRO DE TRABAJO ...................................................................................................... 12 CERRAR LIBROS DE TRABAJO ................................................................................................................ 12

III ..................................................................................................................................................................... 13 TRABAJANDO CON HOJAS DE CLCULO ........................................................................................... 13 1 2 3 4 GENERALIDADES DE UNA HOJA DE CLCULO ....................................................................................... 13 CELDAS ................................................................................................................................................. 13 CAMBIAR EL ANCHO Y EL ALTO DE UNA CELDA ..................................................................................... 14 RANGOS DE CELDAS .............................................................................................................................. 15

IV ..................................................................................................................................................................... 16 ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO ................................................................................. 16 1 SELECCIN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CLCULO ............................................................................... 16 V ....................................................................................................................................................................... 19 DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA ..................................................................... 19 1 2 DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UN LIBRO:................................................................................ 19 UN ELEMENTO IMPORTANTE: EL BOTN DE LLENADO (CONTROLADOR DE RELLENO) ........................... 20

VI ..................................................................................................................................................................... 23 PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO ...................................................................................... 23 1 2 3 4 5 FORMATO DE CELDAS ........................................................................................................................... 23 FORMATO GENERAL DE CELDAS ............................................................................................................ 23 AUTOFORMATO ..................................................................................................................................... 27 MODIFICANDO ANCHO DE COLUMNAS Y ALTO DE FILAS ........................................................................ 28 MODIFICACIN DE LAS HOJAS ............................................................................................................... 29

MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? VII .................................................................................................................................................................... 31 INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO ........................................................................... 31 1 2 3 4 5 FRMULAS Y FUNCIONES ...................................................................................................................... 31 COMPONENTES DE UNA FRMULA ......................................................................................................... 31 INGRESANDO UNA FRMULA................................................................................................................. 33 COPIAR Y MOVER CONTENIDOS DE CELDAS ......................................................................................... 41 IMPACTO SOBRE LAS REFERENCIAS DE UNA COPIA DE FRMULAS ......................................................... 41

VIII .................................................................................................................................................................. 44 GRFICOS ..................................................................................................................................................... 44 1 2 PARA CREAR UN GRFICO ..................................................................................................................... 44 MODIFICANDO UN GRFICO EXISTENTE ................................................................................................ 45

IX ..................................................................................................................................................................... 46 GESTIN DE LISTAS .................................................................................................................................. 46 1 2 ORDENAR DATOS................................................................................................................................... 46 FILTROS................................................................................................................................................. 48

X ....................................................................................................................................................................... 51 PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN ............................................................................... 51 1 2 3 CONFIGURAR PGINA ........................................................................................................................... 51 VISTA PRELIMINAR ............................................................................................................................... 55 IMPRIMIR ............................................................................................................................................... 56

XI ..................................................................................................................................................................... 58 SOLUCIONES DE LOS EJERCICIOS: ...................................................................................................... 58 1 2 3 EJERCICIO FORMATOS ........................................................................................................................... 58 EJERCICIOS DE FUNCIONES:................................................................................................................... 58 EJERCICIO AUTOFILTRO: ....................................................................................................................... 59

XII .................................................................................................................................................................... 60 ANEXOS ......................................................................................................................................................... 60 1 2 3 4 ETIQUETA DE INICIO .............................................................................................................................. 60 ANEXO RESUMEN DE COMANDOS RPIDOS .......................................................................................... 61 ANEXO TECLAS PARA MODIFICAR DATOS .............................................................................................. 63 TECLAS PARA MOVERSE Y SELECCIONAR EN LA PLANILLA ................................................................... 63

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I Qu es Microsoft Excel?
Microsoft Excel ( MSExcel) es una planilla de clculo, de gran capacidad y facilidad de uso. Las planillas de clculo son un tipo de herramienta orientado a manejar informacin numrica preferentemente, permitiendo realizar sobre ella clculos y grficos de diversa complejidad. Con esta herramienta, fcil y rpidamente podremos sumar, restar, multiplicar y dividir, calcular sumatorias, porcentajes o manejar funciones de tipo matemtico, financiero, estadstico, entre otras, las cuales son provistas por el programa. Cada documento generado a travs de este programa se llama Libro. Un Libro, contiene Hojas (planillas de clculo) y stas tienen una dimensin de 1.048.576 filas por 16.384 columnas, cada una. Otra caracterstica importante es que un libro de MSExcel dispone de varias hojas consecutivas. Con esta cualidad, nos permite construir tablas con distintos anchos de columnas sin que estos afecten a otras tablas en otras hojas ya que cada hoja es independiente.

1
1.1

Definiciones
Libro de trabajo

Un Libro de Trabajo es un archivo de trabajo y almacenamiento de datos. Un Libro de Trabajo puede contener una o varias hojas de distintos tipos (hojas de clculo, hojas de grfico) Cuando abrimos, cierra o guarda un archivo, MSExcel est abriendo, cerrando o guardando un Libro de Trabajo. Cuando abre un nuevo Libro de Trabajo, ste se abre en forma predeterminada con tres hojas de clculo listas para almacenar y manipular datos. 1.2 Hojas de clculo o Planilla de Clculo

La hoja de clculo es el principal base de almacenamiento y manipulacin de datos de un Libro de Trabajo. Una hoja de clculo se divide en filas y columnas, que forma una gran cuadrcula compuesta por un sinnmero de pequeas celdas donde se almacenan los datos. Una hoja de clculo siempre formar parte de un Libro de Trabajo. 1.3 Administrador de listas

Una lista es una ordenacin de datos similares (registros), por ejemplo, un listado de clientes y sus respectivos nmeros de telfono. Un Libro MSExcel puede contener una lista como una base de datos y proporcionar herramientas estndares para ordenar, filtrar, agregar, eliminar y resumir datos de una lista.

MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 1.4 Grficos

Con MSExcel, puede representar grficamente un conjunto de datos almacenados en una hoja de clculo y con la posibilidad de elegir entre mltiples y diferentes formatos y tipos. Despus de crear un grfico, puede mejorarlo agregando elementos para grficos, como rtulos de datos, una leyenda, ttulos, texto, etc. Asimismo, podremos desplazar y cambiar el tamao de la mayora de los elementos de los grficos. Tambin puede dar formato a un grfico utilizando diseos, colores, alineacin, tipos de letra y otras caractersticas para dar formato. Adems, un grfico podremos formar parte de una hoja como un grfico incrustado o podremos guardarlo en una hoja para grficos en forma independiente. 1.5 Presentaciones y formatos avanzados

Es posible mejorar notablemente la presentacin de los datos de una hoja de clculo por medio de mltiples formatos para texto, valores y fechas que estn disponibles para ser aplicadas. Y ms an, cuando los formatos disponibles no se ajustan a sus requerimientos, podremos modificarlos a su medida.

Nomenclatura

Para efectos de instrucciones que se usan en el manual, se presenta la siguiente nomenclatura: Hacer Clic1: Hacer Clic consiste en presionar el botn izquierdo del Mouse slo una vez.

Hacer Doble Clic: Hacer Doble Clic consiste en presionar el botn izquierdo del mouse DOS VECES. Hacer Clic y Arrastrar: consiste en presionar y mantener presionado el botn izquierdo del Mouse, mientras mueve el Mouse en una direccin. ejecutar el men contextual hacer Clic en el Men Contextual: es hacer clic en el botn derecho del Mouse.

Considerando que tiene el mouse configurado para uso de diestros. De lo contrario se invierte la instruccin de izquierdo por derecho.

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Alternativas de ingreso al programa

Por el icono: Ejecute un doble Clic sobre el siguiente icono,

Ilustracin 1 Icono Excel Desde la Barra Inicio: Active MSExcel desde el Men Inicio/Programas.

Ilustracin 2 Acceso desde Inicio Cualquiera de estas acciones abre en forma automtica la planilla de clculo MSExcel.

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Descripcin de elementos de la ventana

Al ejecutar el programa se visualizar por pantalla la siguiente ventana.

Barra de Acceso Rpido Botn Office Banda de Opciones Barra de frmulas Barra de Titulo

Celda activa

Area de trabajo

Barra de Desplazamiento Etiqueta de Hoja

Ilustracin 3 Descripcin Elementos de Ventana Botn Office : Es donde encontramos las opciones bsicas del Libro, tales como Abrir, Cerrar, Guardar, etc.

Barra de Acceso Rpido : Es el lugar donde dejamos los botones de mas frecuente utilizacin, esta puede ser personalizada por el usuario. Barra de Ttulo : Aparece el nombre del libro que esta abierto. Por defecto un libro nuevo aparece como Libro1" hasta el momento de guardarlo. En este lugar, separado por etiquetas, aparecen los botones con todas las alternativas a trabajar en la aplicacin. Muestra el real contenido de la celda activa y sin formato. Permitiendo construir o editar frmulas, modificar e ingresar datos en una celda. Son las etiquetas que identifican y permiten elegir las hojas de clculo contenidas en un Libro de Trabajo.

Banda de Opciones : Barra de Frmulas Etiquetas de hojas : :

Barras de desplazamiento : Permiten desplazarse dentro de una hoja.

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Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque no tienen color. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen slo como una silueta gris.

Adicionalmente podemos activar la posibilidad de ver la tecla o combinacin de teclas que me permiten realizar la accion sin el uso del Mouse, para esto hay que presionar por unos segundos la tecla ALT.

Para desactivarlo simplemente se vuelve a presionar la tecla ALT.

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II Trabajando con Libros

1 Crear un nuevo Libro de Trabajo
Clic sobre el botn de Office y presionamos Nuevo.

Guardar un Libro de Trabajo

Cuando guardamos informacin en un archivo de MSExcel, lo que estamos guardando es un Libro de Trabajo. Al guardarlo se sustituye la versin anterior del Libro de Trabajo con la versin actual. Si el Libro de Trabajo no ha sido guardado antes, MSExcel solicitar: un nombre una carpeta para almacenarlo.

Tambin puede sealar el tipo de formato en que grabar el archivo, dado que el archivo lo puede guardar en una versin inferior de excel o propio de otro programa (texto). Para ello ver la secuencias de comando que se requiere a continuacin: a) Seleccione guardar en el men Principal Archivo/Guardar o haga un Clic sobre el botn "Guardar":

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MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON LIBROS b) Seleccione un disco y una carpeta de almacenamiento. c) Asigne un nombre al archivo. d) Ejecute Guardar

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Recuperar un libro de Trabajo

a) Seleccione Abrir en el botn office y haga un Clic sobre el botn "Abrir".

b) Seleccione el disco y la carpeta donde almacen el libro c) En la lista de archivos haga un doble Clic sobre el nombre deseado.

Cerrar libros de trabajo

Para cerrar el libro activo, Seleccione la opcin Cerrar desde el botn office.
Una vez que se hayan completado todas las actividades en un Libro de Trabajo, puede resultar conveniente cerrar uno o ms Libros de Trabajo abiertos con el fin de liberar recursos de memoria.

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III Trabajando con Hojas de Clculo

1 Generalidades de una Hoja de Clculo
La hoja de clculo es el principal elemento de un Libro de Trabajo que se utiliza para almacenar y manipular datos. Cada hoja de clculo es una cuadrcula rectangular compuesta por 16.384 columnas ( de la A a la XFD) y 1.048.576 filas2. Cada columna es identificada por una combinacin de letras del alfabeto. Cada fila es identificada por un nmero entero correlativo.

Celdas

La interseccin entre una columna y una fila se denomina "celda". La celda es la unidad bsica de almacenamiento de datos en una hoja de clculo. El contenido de una celda se puede mostrar a partir de (ver Recursos para mostrar diferentes Tipos de datos, en la pgina siguiente).: Constantes Frmulas

Por otro lado el contenido tambin se puede clasificar por el tipo de dato. Esto es del tipo: Numrico (monto, fecha, porcentaje), Texto (ejemplo: casa, Flor), que se identifica al estar alineado a la izquierda Lgico (Verdadero, Falso)

Tipo de Dato La alineacin que viene por defecto, tambin caracteriza el tipo de valor. Es as como: Un valor Numrico (123, 30% y 15-03-2005) aparece est alineado a la derecha Un Texto aparece est alineado a la izquierda (mama y rbol) Un valor Lgico aparece alineado al centro.

Y como lo muestra la imagen siguiente, la fila 2 contiene valores numricos. La fila 3 contiene textos. Finalmente la fila 4 contiene valores lgicos.

En la versin MSExcel 2007

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Ilustracin 4 Tipo de datos en una celda Excel Recursos para mostrar diferentes Tipos de datos Se pueden introducir dos tipos de datos en una hoja de clculo: Constantes: Un valor constante es un dato que se introduce directamente en una celda y que no cambia a menos que se modifique el contenido de la celda. Un valor constante puede ser un nmero, un texto o una fecha. Una fecha debe ingresarse con un formato que pueda ser reconocido por MSExcel, por ejemplo da/mes/ao (14/4/98). Una frmula es una combinacin de elementos que retorna o entrega un resultado a partir de constantes o resultados de otras frmulas existentes. Cuando el contenido es una frmula, la celda muestra el resultado. Los resultados pueden cambiar aun cuando la frmula sea la misma. Ejemplo = 4 + 7 o tambin = B4+C4.

Frmulas:

Para construir una frmula, se usan las referencias a celdas Cada celda es identificada por una "Referencia de celda". Una referencia de celda es una coordenada construida basndose en la posicin de columna y fila de la celda, por ejemplo, la referencia M10 hace mencin a la celda que se encuentra en la columna M y en la posicin de la fila nmero 10. Ver imagen siguiente:

Cambiar el ancho y el alto de una celda

Las celdas, en MSExcel, tienen ciertas dimensiones que vienen predefinidas. Al comenzar a trabajar en un libro nuevo, podremos ver que todas las celdas tienen exactamente la misma altura y el mismo ancho.

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MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON HOJAS DE CLCULO El ancho de las celdas de MSExcel, se mide en nmeros que representan la cantidad de dgitos (0-9) que caben en la celda escritos con el tipo de letra predeterminado. El ancho predeterminado por MSExcel es 10,71. Esto quiere decir que si la fuente predeterminada es Arial de 10 (tamao), se podremos escribir 10,71 dgitos en esa celda usando esa letra y ese tamao de letra. El procedimiento para modificar el ancho y alto de una celda se muestra en el punto VI4 Modificando ancho de columnas y alto de filas (pgina 28).
Aqu se indica, con nmeros, el nuevo ancho de la columna.

Lnea que marca el ancho original de la columna.

Lnea segmentada que indica el nuevo ancho de la columna.

Ilustracin 5 Cambiando el ancho de una columna La altura, en cambio, viene predeterminada por el espacio necesario para que quepan las letras maysculas de la letra definida. As, si la letra predeterminada es Arial tamao de fuente 10, se puede escribir cualquier letra, en maysculas, en una celda de MSExcel, sin necesidad de modificar la altura. Sin embargo, una de las caractersticas de. MSExcel es que el alto de la fila cambia automticamente cada vez que modifica el tamao de la letra. De esta forma por ejemplo, si aumenta el tamao de la letra a 18, automticamente MSExcel modificar el alto de la fila en que se ha escrito para que se pueda leer sin problemas el texto introducido.

Rangos de celdas

Un rango es un bloque de una o varias celdas. Al construir frmulas, en muchas ocasiones se debe referir a un rango de celdas en vez de una celda en particular. Una "Referencia de rango" es una combinacin de las referencias de dos celdas ubicadas en esquinas opuestas del rango. Por ejemplo, es posible referirse en forma equivalente al rango como K94:M98, o bien K98:M94.

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MSEXCEL 2007 BSICO ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO

IV Administracin de la hoja de clculo

El trabajo con una hoja de clculo no slo se limita al ingreso de datos en las celdas, es posible que se requiera copiar o desplazar un grupo de datos a una posicin de la hoja, borrar un dato, etc.

Seleccin de celdas en una hoja de clculo

Para realizar la mayora de las operaciones en una hoja de clculo es preciso seleccionar previamente las celdas sobre las cuales se va a operar. En ocasiones slo se necesitar seleccionar una celda, un rango, una fila, etc. El puntero del Mouse suele cambiar de forma de acuerdo a la posicin que tenga en la pantalla o de acuerdo a la operacin que se est realizando. Al realizar una seleccin debe preocuparse que el puntero tenga la forma adecuada.
Al realizar una seleccin de celdas el puntero debe tener esta forma .

1.1

Seleccionar una nica celda

Haga un Clic sobre la celda o muvase con las teclas de direccin hasta seleccionar la celda requerida. Seleccionar rangos de celdas
Para seleccionar toda la hoja haga un Clic sobre el botn seleccionar hoja Para seleccionar una columna completa haga un Clic sobre el rtulo de columna

Para seleccionar una fila completa haga un Clic sobre el rtulo de fila

Para seleccionar un rango arrastre el puntero del mouse entre dos esquinas opuestas del rango

Ilustracin 6 Seleccin de Celdas 2

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MSEXCEL 2007 BSICO ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO 1.2 Insertar filas y columnas

Si despus de ingresar datos en una hoja de clculo, se da cuenta que necesita filas o columnas entre las celdas ocupadas, puede insertar nuevas filas o columnas en blanco. Las columnas que antes ocupaban la posicin de las nuevas son desplazadas hacia la derecha y para el caso de las Filas, son desplazadas hacia abajo. Todas las frmulas que, antes de la insercin, hacan referencia a las celdas que fueron desplazadas, se ajustan a las nuevas posiciones. Insertar columnas Para insertar columnas en blanco: a) Seleccione una celda sobre la columna que se desplazar a la derecha de la nueva columna insertada.

b) Seleccione la opcin Insertar Columnas en el botn Insertar, etiqueta Inicio. La nueva columna se insertar a la izquierda de la celda seleccionada

Insertar Filas a) Seleccione una celda que se desplazar hacia abajo de la nueva fila insertada. b) Seleccione la opcin Insertar Filas del botn Insertar en el botn Inicio. c) Entonces la nueva Fila se insertar encima de la celda seleccionada previamente.
Al Insertar fila, no modifica la cantidad total de filas (1.048.576) sino que desplaza las filas en la medida que la ltima fila no tenga informacin ingresada. Idem con columnas.

Con relacin al comentario anterior un ejemplo: Si la celda IU2 contiene un valor (IU = aaa), podremos ingresar una columna a la altura de la columna B. Y el valor XFC2 se desplaza a la celda XFD2 (que para el ejemplo XFD2= aaa); pero no podremos volver a insertar una columna porque ello significara que MS Excel permite que se pierda informacin al no permitir exceder ms all de la columna XFD.

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MSEXCEL 2007 BSICO ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO

1.3

Eliminar filas y columnas

Si despus de ingresar datos en una hoja de clculo, se da cuenta que sobran filas o columnas, puede eliminar las filas o columnas con informacin o en blanco. Eliminar Columnas a) Seleccione la o las Columnas a eliminar b) Seleccione la opcin Eliminar Columna del botn Eliminar, etiqueta Inicio, o c) Haga Clic sobre la seleccin con el botn derecho y en el men contextual pinche la alternativa Eliminar Eliminar Filas a) Seleccione la o las Filas a eliminar b) Seleccione la opcin Eliminar Fila del botn Eliminar, etiqueta Inicio, o c) Haga Clic sobre la seleccin con el botn derecho y en el men contextual pinche la alternativa Eliminar Ejercicios de la Unidad: Abra un libro nuevo de MSExcel y escriba los datos como se ven en la imagen:

Con esos datos: a) Inserte una columna entre la primavera y el verano b) Inserte 2 filas entre Octubre y Noviembre c) Elimine la columna del Invierno d) Elimine la fila de los ttulos

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MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA

V Desplazamiento Rpido dentro de una Hoja

Es posible tener a la vista en la pantalla slo una parte de la hoja. Es usual que la informacin que tiene almacenada es mayor a esta seccin por lo que necesitar desplazase por la hoja. Para moverse rpidamente por la hoja se cuentan con varias alternativas que se ejecutan al combinar ciertas teclas: Tabla 1 Resumen de movimiento del cursor con el teclado
MOVIMIENTO TECLADO

Celda hacia Abajo Celda hacia Arriba Celda hacia la Derecha Celda hacia la Izquierda Pantallazo hacia Abajo 3 Pantallazo hacia Arriba Ir a la Celda A1 Ir a la ltima celda activa de la Hoja Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa Primera columna

FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO CTRL+FIN FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA FLECHA DERECHA

INICIO

Desplazamiento Rpido dentro de un Libro:

Dentro de un Libro de Trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen tres hojas de clculo. Existen varias alternativas para desplazarse dentro de un Libro, la primera que se propone a utilizar es la barra de etiquetas.

Pantallazo hace referencia a avanzar el equivalente al contenido de una pantalla

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MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA

Ilustracin 7 barra de etiquetas Observe como en este caso se tienen tres hojas de clculo, siendo la hoja1 la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar es la Hoja1. Haciendo Clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si hace Clic sobre la pestaa Hoja3 pasar a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no cabe en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de desplazamiento de las etiquetas (a la izquierda de dicha barra) para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que est visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que est visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que quiere acceder, bastar con hacer Clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del Libro de Trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin puede utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del Libro de Trabajo:
MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente Hoja Anterior

CTRL + AVPAG CTRL + REPAG

Un elemento importante: El botn de llenado (controlador de relleno)

Celda Seleccionada

Rango Seleccionado

Botn de Llenado

Copiar frmulas o datos en celdas adyacentes, o crear series puede convertirse en una tarea sencilla si se utiliza para ello el arrastre del botn de llenado. Este minsculo elemento se presenta en una esquina de la seleccin, sea sta un rango o una nica celda (celda activa).

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MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA

2.1

Copiar celdas adyacentes con el botn de llenado

a) En la celda A1 escribir el texto Bien b) luego hacer Clic (con el botn izquierdo) en el controlador de relleno c) sin soltar arrastrar hacia abajo. Deber obtener lo siguiente:

De esta forma se copia una celda, pero tambin es posible crear listados ms complejos, por ejemplo como se muestra en la imagen:

2.2

Creando Listas

Pero MSExcel tambin tiene listados almacenados tales como das de la semana y meses, en su memoria que son de uso frecuente y que se evita el tener que digitar uno a uno. Ejemplo, escriba ENERO en la celda A1, y arrastre con el botn de llenado. Debera aparecer el resto de los mese del ao4. El auto llenado no slo se utiliza para listas de texto. Tambin se puede utilizar con nmeros.
4

siempre y cuando tenga configurado su lista en espaol, de lo contrario funcionara con los meses en ingls

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MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA Ejemplo1: escriba un nmero 1 en la celda A1 y repita el procedimiento anterior. Debera copiar el nmero varias veces Repita lo mismo, pero esta vez, a) escribiendo en la celda A1 el nmero 1 b) escribiendo en la celda A2 el nmero 2 c) seleccione ambas celdas y arrastre el botn de llenado de la seleccin Crear una serie del 1 hasta donde haya seleccionado (1,2,3,4,5,6,7)
El Botn de Llenado puede ser arrastrado hacia abajo, arriba, derecha o izquierda con la misma utilidad. El Botn de Llenado sirve para trabajar con TEXTOS, NMEROS, e incluso con FRMULAS Y FUNCIONES.

Ejercicios de la Unidad: a. Construya una lista con nmeros pares (indicacin: escriba el ejemplo con dos pares y arrastre la seleccin) b. Construya otra para impares c. Construya otra para cifras de 10 en 10

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VI Presentacin de la Hoja de Clculo

1 Formato de Celdas
Botones que permiten modificar el formato de fuente, tamao de la fuente, negrita, cursiva, subrayado; ademas podemos asignar un borde y color de relleno a la celda y modificar el color de la fuente

Botones para dar alineacin vertical, diagonal, horizontal a los textos que estan dentro de una celda. Dar sangra a la informacin; ajustar el texto al ancho de la celda y combinar celdas

Aplica formatos a las cifras, dando estilo de moneda, porcentaje, millares, tambin podemos agregar o disminuirle decimales

Formato general de celdas

Todo el conjunto de formatos orientados a mejorar la presentacin de las celdas se encuentra en Etiqueta Inicio, botn formato, opcin Formato de Celdas. Un cuadro de dilogo con mltiples fichas nos permite elegir y aplicar conjuntamente una combinacin de formatos para celdas. Para aplicar cualquier formato de celdas, el procedimiento consiste en: a) Seleccionar las celdas sobre las cuales se aplicarn los formatos. b) Elegir Etiqueta Inicio, botn formato, opcin Formato de Celdas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Ilustracin 8 Cuadro de dilogo Formato Celda c) Hacer un Clic sobre una etiqueta para seleccionar la ficha de formato de inters. d) Aplicar las modificaciones requeridas en la ficha. e) Seleccione otra ficha si el formato que necesita requiere de otros cambios. f) Presione el botn Aceptar.

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2.1

Formato Fuentes

Toda la tipografa o tipos de letras utilizadas por MSExcel es proporcionada por la versin de Windows utilizada. MSExcel no dispone de un set propio de fuentes. Para modificar las fuentes: a) Seleccione el rango de celdas a modificar b) Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c) Seleccione la ficha Fuentes en el cuadro de dilogo. d) Seleccione las opciones requeridas. e) Seleccione el botn Aceptar.

La ventana de muestra de la ficha Fuentes muestra el efecto de cada cambio. 2.2 Formato de nmeros

Una caracterstica interesante del formato de nmeros en MSExcel es la posibilidad de crear formatos personalizados. Es decir, si MSExcel no dispone del formato que requerimos, es posible construirlo (este tema se ver en clases) . Para aplicar un formato de nmero: a) Seleccione el rango de celdas a modificar b) Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c) Elija ficha Nmero en el cuadro de dilogo. d) Seleccione la categora correspondiente. e) Seleccione el cdigo que se ajuste a sus requerimientos, o bien, constryalo. f) Seleccione el botn Aceptar.

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MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO La ficha Nmero agrupa los distintos cdigos de formato en categoras para seleccionar un determinado cdigo de formato es preferible seleccionar previamente la categora que corresponde. 2.3 Bordes

Para dar bordes a un rango de celdas: a) Seleccione el rango de celdas a modificar. b) Seleccione la Formato/Celdas en principal. opcin el men

c) Seleccione la ficha Bordes en el cuadro de dilogo. d) Seleccione el color, el Estilo y la posicin de cada borde por separado. e) Seleccione el botn Aceptar.

2.4

Alineacin de contenidos en las celdas

Para aplicar algn tipo de alineacin: a) Seleccione el rango de celdas a modificar. b) Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c) Seleccione la ficha Alineacin en el cuadro de dilogo d) Modifique los parmetros de alineacin requerida. e) Seleccione el botn Aceptar

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2.5

Diseo y colores de celdas

Para aplicar un diseo o colores personalizados a una celda o rango de celdas, siga estos pasos: a) Seleccione el rango de celdas a modificar. b) Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c) Seleccione la ficha Trama en el cuadro de dilogo d) Seleccione un tramado y un color para este el cuadro desplegable "Trama". e) Seleccione un color de fondo en la paleta Sombreado de celda f) Seleccione el botn Aceptar

Autoformato

Excel posee un conjunto de formatos ya definidos para ser aplicados a alguna planilla. Para utilizar estos formatos, debe: a) Seleccionar el rango de celdas a las que desea aplicar los cambios. b) Seleccione en el men principal Formato/Autoformato c) Emerge un cuadro de dilogo en donde elegir un patrn de formato

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MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO En Formato de tabla se tiene la lista de los formatos disponibles que se pueden ver como muestra. Con el botn Opciones aparecen las opciones de formatos a aplicar (ver en la parte inferior del cuadro).

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4.1

Modificando ancho de columnas y alto de filas

Ancho de columnas

Para modificar el ancho de una columna desde el men: a) Seleccione el rango de columnas a modificar el ancho. b) Seleccione del men principal Formato/Columna/Ancho. c) En la casilla ancho de columna escriba el ancho deseado.

Otra forma: Con el puntero: a) Sitese en el borde izquierdo de algn encabezado de columna. b) El puntero cambiar de forma a | .

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MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO c) Arrastre el puntero del mouse hacia izquierda o derecha variando el ancho segn desee y luego suelte. 4.2 Alto de las filas

a) Seleccione el rango de columnas a modificar el ancho. b) Seleccione del men principal Formato/Fila/Alto. c) En la casilla alto de fila escriba el alto deseado.

De forma similar que columna, se puede modificar el alto de fila con el puntero

Modificacin de las hojas

Cada hoja tiene asignado un nombre y una posicin dentro de cada libro. Las posiciones y nombre de cada hoja se puede modificar, con el comando del men principal Formato/Hoja. Con el comando Formato/Hoja/Cambiar nombre se puede cambiar el nombre de la hoja activa. Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble Clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la hoja. Es importante destacar que dos hojas del mismo libro NO pueden tener el mismo nombre. Para cambiar una hoja de lugar, se da un Clic sobre la etiqueta de la hoja en la parte inferior de la pantalla, se arrastra el puntero y se suelta dnde se desea (guiado por la flecha ().

Ejercicios de la Unidad: Abrir MSExcel y realizar las siguientes instrucciones: a. Dar a la columna C un ancho de 20 b. Dar al mismo tiempo un alto de 60 a las filas 1, 3. 4 y 9 c. Intente dejar las celdas con un formato lo ms similar al que se muestra a continuacin.

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MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO

Solucin con los formatos empleados del ejercicio al final del manual:X I 1 Ej er c ic io Fo r mato s pgina 58

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

VII Ingreso de datos en una Hoja de Clculo

En una hoja de clculo los datos se ingresan y almacenan en celdas. La entrada de datos se realiza en la "celda activa". La celda activa se muestra resaltada para distinguirla de las dems. Una vez que la celda est activa, es posible ingresar los datos desde el teclado. Despus de ingresar los datos se debe confirmar o cancelar la entrada de datos ([Enter] o [Esc].

Frmulas y Funciones

Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el correcto uso de frmulas. Y aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con una calculadora tpica, en una hoja de clculo se tiene la ventaja de que disponemos de todos los datos al mismo tiempo y que la operacin se especifica slo una vez.
Toda frmula debe comenzar con el smbolo = o +

Componentes de una frmula

MSExcel interpreta una entrada de datos como una frmula slo si esta comienza con = o +. Una frmula puede ser una combinacin de cualquiera de los siguientes elementos: Valores constantes Referencias de celdas y rangos Operadores aritmticos, lgicos y de texto Funciones 2.1 Valores constantes

Tales como nmeros y fechas. Para ingresar un nmero en una frmula no se debe incluir ningn tipo de simbologa tales como smbolos monetarios ($), separador de miles, etc. En caso de escribir una fecha directamente en una frmula, se debe ingresar entre comillas dobles, por ejemplo: La frmula ="14/4/98"-"7/4/98" retorna el resultado 7. En caso de retornar otra fecha, deber cambiar el formato a nmero entero

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

2.2

Referencias de celdas y rangos

Al incluir referencias de celdas o rangos, las frmulas utilizan los contenidos de las celdas sealadas por la referencia para realizar el clculo. Corrientemente, las referencias de rangos, suelen ser utilizadas en frmulas construidas en base a funciones. Por ejemplo la funcin SUMA : =SUMA(A1:A20) se refiere a la suma del rango de celdas A1:A20. 2.3 Operadores aritmticos, lgicos y texto

Una frmula puede involucrar una o varias operaciones matemticas o de texto. Al calcular una frmula aritmtica, MSExcel tiene un orden: 1. Las potencias, 2. Las multiplicaciones y divisiones 3. Las sumas y restas. Si se desea alterar este orden predefinido, se deben usar parntesis. MSExcel utiliza cinco operadores aritmticos.
Operador aritmtico Significado Ejemplo

+ * / ^

Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Potencia

3+3 31=2 3*3 3/3 3^2 (el mismo que 3*3)

En lo referente a operadores lgicos (de comparacin) se presentan los siguientes:

Operadores lgicos (de comparacin) Significado Ejemplo

= (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (distinto)

Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO En lo referente a operadores de Texto, slo se destaca & El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto, es decir Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo Ejemplo: si se tiene en una celda A1= "Viento del " y "Viento del norte". en otra A2= "norte" si se ingresa en la celda A3 A3 = A1 & A2, se obtiene 2.4 Funciones

Las funciones son frmulas predeterminadas que permiten realizar clculos complejos o manejar grandes cantidades de cifras. Las funciones pueden formar parte de una frmula compleja o ser el nico componente de una frmula. Las funciones se ingresan por su nombre. Si fuera necesario sumar 100 valores distintos almacenados en el rango de celdas A1:A100, una frmula del tipo =A1+A2+....+A99+A100 es prcticamente irreproducible por su tamao. Una frmula del tipo =SUMA(A1:A100) soluciona este tipo de problemas. Entre las funciones de uso habitual en el diseo de hojas de clculo se puede mencionar:
funcin Devuelve

=SUMA(rango) =PROMEDIO(rango) =MAX(rango) =MIN(rango) =CONTAR(rango)

La suma de los valores en el rango. El promedio simple de los valores del rango. El mximo valor en el rango. El mnimo valor en el rango Entrega el conteo de celdas que contienen nmeros

Ingresando una Frmula

Excel dentro de sus tantas alternativas permite el trabajo con frmulas y funciones las que ayudan a un mejor y ms productivo uso de la planilla, para ello se deben conocer las siguientes herramientas: Barra de Frmulas Comando Pegar Funcin

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

3.1

Barra de frmulas

Es una barra ubicada en la parte superior de la ventana de MSExcel que se usa para editar e introducir valores o frmulas en celdas o en grficos. En esta barra se muestra el valor constante o la frmula que se usa en la celda activa.

Use el comando Barra de frmulas en el men Ver para mostrar u ocultar la barra de frmulas. Ejemplo de Ingreso a) Seleccione la celda dentro de la hoja de calculo en la que desee introducir una frmula. b) Escriba el signo (=) para activar la barra frmulas. Si inicia una frmula pegando una funcin, o un nombre MSExcel insertar automticamente el signo igual. c) Escriba la frmula B3 + C3. 3.2 Autosuma

Cuando selecciona un rango de celdas y hace Clic en el botn Autosuma, MSExcel introduce automticamente una frmula para calcular la suma del rango en una celda en blanco a continuacin de ste. Se accede como un comando de la barra de herramientas estndar:

La caracterstica Autosuma tambin puede crear un total general para un rango de celdas que contienen subtotales dentro de la misma columna.

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO 3.3 Pegar Funcin

Es un asistente de funciones que le asesora y facilita el uso de funciones. Se accede desde el men principal Insertar/Funcin o como un comando de la barra de herramientas estndar:

Para ejemplificar su uso, se aplicar para insertar la funcin SUMA 1. Seleccione el botn Pegar funcin 2. Haga un Clic sobre la categora Matemticas y Trigonomtricas y luego en el nombre de la funcin la que diga SUMA. 3. Pulse en el botn Aceptar

4. Seleccione el rango comprendido entre las celdas D3 a la D5, que son los datos que se desean sumar.

5. Finalmente haga un Clic en el botn Aceptar.

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

Funcin SI Hasta el momento todas las funciones que se han presentado tienen resultados continuos y numricos, pero no con posibilidades (rojo/azul; Con Bono/Sin Bono). Esto es que d el resultado de una condicin. Para estas situaciones MSExcel posee la funcin SI, la cual contiene dos posibles resultados que depende de una condicin (Verdadero/Falso) que segn sea ser evaluado su argumento entregar una u otro resultado preestablecido. En la siguiente tabla puede ver un ejemplo:

La columna A contiene una lista de alumnos, mientras que en las columnas B, C y D se ven tres notas obtenidas en pruebas. En la columna E aparece el promedio de dichas notas, que puede ser tomada como nota final. Este promedio, como puede suponer, se obtiene con la siguiente funcin en la celda E2: =PROMEDIO(B2:D2) la cual posteriormente fue copiada a las celdas siguientes de dicha columna. La columna F, que tiene el ttulo Estado, pretende mostrar si el alumno, finalmente, ha aprobado o reprobado, a partir del promedio final. La Funcin Si, tiene tres parmetros: Condicin, Resultado Funcin Si la Condicin es Verdadera, Resultado Funcin Si la Condicin es Falsa

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

El ingreso de parmetros tiene el mismo orden. A continuacin se presenta la Funcin Si a modo de diagrama de posibles resultados a partir de la condicin:

Para el caso del Ejemplo, se necesita una funcin en la celda F2 que muestre el texto Aprobado, en el caso que la nota de E2 sea mayor o igual que 4,0, o el texto Reprobado, en caso que el valor de E2 sea menor a la cifra indicada. Lo que llevndolo Al diagrama de condicin de aprobacin:

Para trabajar con esta funcin, debe: a) activar la celda en la cual desea obtener el resultado, que en este caso es la celda F2. b) Presione el botn que llama al Asistente de funciones. En las categoras Lgicas y Todas se puede encontrar la funcin SI. Una vez seleccionada, MSExcel muestra un cuadro de dilogo en el que solicita 3 parmetros:

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Valor Lgico Cualquiera Cualquiera

Prueba Lgica: es la seccin donde se realiza una comparacin que de ser cierta arrojar el resultado que se encuentra en el VALOR VERDADERO, en cambio si la prueba lgica no se cumple entonces entregar el resultado que aparece en el VALOR FALSO. Valor Verdadero: en esta seccin se puede encontrar un texto, un nmero, una celda, una frmula o una funcin. Valor Falso: al igual que la seccin anterior esta puede contener un texto, un nmero, una celda, una frmula o una funcin. En el ejemplo, el resultado depende Si la nota es inferior a un 4 La prueba lgica sera E2<4,0. Esto hace que MSExcel se pregunte si el valor de la celda E2 es menor a 4. En caso que eso sea verdadero, la accin a seguir es que aparezca el texto Reprobado en la celda. En caso contrario, es decir, que el valor de E2 sea superior a 4, requiere que en la celda aparezca el texto Aprobado. En nuestro caso, entonces, quedara: prueba lgica : E2 < 4,0 Valor Verdadero: Reprobado. Valor Falso: Aprobado Note que los textos deben ir siempre encerrados en comillas, a menos que esos textos hagan referencias a celdas, como por ejemplo, A1 Una vez ingresados los parmetros sealados, debe presionar el botn Aceptar. Inmediatamente, en la celda F2, aparece el resultado de la funcin, que en ese caso es Aprobado, puesto que el promedio final es mayor a 4. Puede copiar la funcin a las celdas ubicadas ms abajo, para as ver la funcin aplicada a toda la lista de alumnos:

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

Otro Ejemplo: Debe confeccionar una funcin que de acuerdo a que si la cifra de la celda A3 es superior a 100 entonces debercalcular el 5% de la misma celda, para cualquier otra cifra calcularemos el 3% de esa celda.

= SI ( A3 > 100 ; A3 * 5%; A3 * 3% )

Prueba lgica: Compara la cifra que est en A3 con 100 Valor Verdadero: Multiplica el valor de la celda A3 con 5% Valor Falso: Multiplica el valor de la celda A3 con 3%

200 x 5% = 10

10 x 3% = 0,3

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO Ejercicios de la Unidad:

a)

b)

Solucin a los ejercicios de funciones al final del manual:XI2 Eje rc ic io s d e Fun c ion es : pgina 58

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

4
4.1

Copiar y Mover Contenidos de Celdas

Copiar datos desde una celda a otras celdas adyacentes

Posicione el puntero del mouse sobre el botn de llenado Arrastre en la direccin deseada

4.2

Copiar datos a posiciones no adyacentes Seleccione las celdas a copiar Seleccione la opcin Copiar en el men Edicin Seleccione la primera celda del rango de destino Seleccione la opcin Pegar en el men Edicin

Impacto sobre las referencias de una copia de frmulas

Cuando una frmula es copiada, se copia la instruccin implcita en la frmula y no el texto que la conforma, esta instruccin es directamente determinada por el tipo de referencia que incluye la frmula. De acuerdo al efecto de una copia de frmulas, las referencias de celdas se pueden clasificar en: Referencias relativas Referencias Absolutas

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

5.1

Referencias relativas

Son aquellas referencias que se adaptan a las nuevas posiciones cuando las frmulas que las contienen son copiadas. Una referencia relativa es de la forma A1, B15,C12,etc.

La frmula de la celda B3 ha sido copiada en la celda E5, manteniendo la operacin con la celda que queda a un paso de un caballo de ajedrez.

La frmula de la celda B3 se refiere a la celda que se encuentra dos filas arriba, una columna a la izquierda.

Y la frmula de la celda E5 tambin.

5.2

Referencias absolutas

Son aquellas referencias que permanecen direccionadas a la celda original, es decir no cambian cuando las frmulas que las contienen son copiadas a otras posiciones. Las referencias absolutas son de la forma $A$4, $M$5, etc.

5.3

La frmula de la celda B3 ha sido copiada en la celda E5

La frmula de la celda B3 se refiere a la celda A1

La frmula de la celda E5 tambin.

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MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO Uso de referencias relativas y absolutas Esta modalidad de la planilla de clculo para trabajar con referencias de celdas, lejos de representar una complicacin en el manejo, constituye una gran ventaja y es precisamente lo que permite la construccin simultnea de un conjunto de frmulas que entregarn mltiples resultados.

Las frmulas de rango D7:E7 han sido copiadas en el rango D8:E9

Las referencias relativas se han adaptado a las nuevas posiciones y las referencias absolutas permanecen direccionadas a las celdas originales

5.4

Referencias mixtas

Son aquellas que se fija solo una parte de la referencia, ya sea la fila (A$6, JB$690, etc) o la columna ($S350, $BB1854, etc)
Para fijar una celda puede hacerlo digitando directamente nosotros el signo $ o, luego de tener la celda escrita en la formula o funcin, presionar la tecla de funcin F4 tantas veces como necesite.

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MSEXCEL 2007 BSICO GRFICOS

VIII Grficos
Mostrar datos cuantitativos en forma efectiva se puede realizar de varias formas, una de ellas es la representacin grfica de los datos. El representar grficamente los datos nos permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Adems los grficos se pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en el que los interpreta.

Para crear un grfico

Previamente a) Seleccionar el rango de datos a emplear. Se usar el ejemplo de Notas de curso y se graficar las notas de la prueba1 por alumno

b) En el men Insertar seleccionar la opcin Grfico o a travs del asistente para Grficos

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MSEXCEL 2007 BSICO GRFICOS

Modificando un Grfico existente

Se har un ejemplo en que ya existe un grfico, y suponiendo que un elemento de ste no era el adecuado. Para el ejemplo (en la imagen), se asumir que lo ms indicado era haberlo dejado en una hoja nueva en vez de que se incruste en la misma de datos. Para esta modificacin se debe hacer Clic con el botn derecho en cualquier parte de la zona blanca del grfico. Aparece el siguiente dilogo: En l estn los cuatro pasos realizados desde el tipo de grafico hasta la ubicacin, al hacer Clic en cualquiera de ellos vuelve a aparecer la ventana que revis anteriormente pudiendo corregir el grfico sin tener que hacerlo de nuevo. Adems, haciendo Clic con el mismo botn derecho en cualquier zona del grfico podremos cambiarle la presentacin que viene por defecto, colores, fuente, etc. Haciendo Clic en Formato de... segn sea el caso, en la imagen aparece Formato de rea de grfico... que corresponde a la zona de color blanco. Todas las partes del grfico pueden ser modificadas, las lneas de divisin, los ejes, el Ttulo, etc.

Ejercicio de la Unidad Con los datos de la imagen debe confeccionar un grfico con las siguientes condiciones: a) Debe ser del tipo de Barras b) El Ttulo del Grfico debe ser Los sueldos del Mes, el Ttulo de las X debe ser Cifra y el de las Y debe ser Empleado c) Active las lneas de divisin principales tanto para el eje de las X como de las Y d) Oculte la Leyenda e) Muestre el valor para el Rtulo de los Datos f) Finalmente, djelo en una hoja nueva.

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MSEXCEL 2007 BSICO GESTIN DE LISTAS

IX Gestin de Listas
El manejo de grandes cantidades de informacin de una manera rpida y ordenada, hasta hace poco tiempo, era privativo de los grandes ordenadores. Para poder realizar un tratamiento mecanizado de la informacin es fundamental que los datos estn organizados y almacenados de forma tal que su acceso sea rpido y eficaz. Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una base de datos. En MSExcel se destacan dos comandos que facilitan el trabajo con grandes listas de datos: Ordenar datos Filtros

Ordenar datos

Ordenando las listas de datos segn un criterio establecido como puede ser alfabtico, numrico o cronolgico, le ayudar a encontrar fcilmente los datos de la lista. Para ordenar datos seleccione una de las celdas pertenecientes a la lista. Y luego tiene 2 alternativas: 1.1 Alternativa 1

La primera es la ms bsica y que esta dada por los botones:

Estos comandos ordenan en forma ascendente o descendente el listado tomando como columna de referencia la que tiene la celda activa, como lo muestra la imagen:

Datos Desordenados

Datos Ordenados por la columna A en forma Ascendente

Datos Ordenados por la Columna B en forma descendente

1.2

Alterntiva 2

La otra alternativa es que Seleccione la opcin Ordenar del men Datos (Datos/Ordenar) 46

MSEXCEL 2007 BSICO GESTIN DE LISTAS Seleccione el criterio segn el cual va a ordenar la lista en el apartado Primer criterio y active la opcin A a Z o Z a A para clasificar la lista de menor a mayor o viceversa, si la columna contiene valores de texto o de MAYOR A MENOR o MENOR A MAYOR si la columna contiene valores numricos En el caso que haya elementos repetidos, aparecern juntos. Para ordenarlos entre s, segn un criterio debe seleccionar el Segundo Criterio de ordenacin. La misma situacin se produce con el Tercer Criterio de ordenamiento. De esta forma podemos agregar nuevos niveles, con un mximo de 64 niveles 1.3 Otras Opciones de Ordenar: Permite adicionar nuevos niveles de orden a la planilla Elimina algun nivel de orden creado Repite el nivel seleccionado Mueve los niveles de orden, para cambiar su prioridad - Activamos la posibilidad de ordenar la base separando los textos escritos con maysculas de los con minsculas -Activamos la posibilidad de ordenar la base en forma vertical (por defecto y usado tradicionalmente) u horizontal Activamos para considerar la primera fila de la base como titulos Podemos ordenar la base no solo por su contenido sino que tambin por el formato que en ella se encuentra.

Escogemos la posibilidad de ordenar en forma ascendente, descendente o escoger un orden creado en una lista personalizada

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MSEXCEL 2007 BSICO GESTIN DE LISTAS

Filtros

Una de las operaciones ms comunes que se hacen a una lista de datos son las consultas. Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con algn valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los filtros son una de ellas. Para aplicar un filtro hay que tener en consideracin los siguientes pasos:

Podemos ordenar la Base con la misma logica del punto anterior, ascendente o descendente por contenido o agrupar por formato De haber un filtro aplicado se puede eliminar Podemos filtrar por formato Podemos filtrar realizando una comparacin para columnas que contengan nmeros o textos, segn el tipo de datos son las comparaciones que podemos utilizar Se tiquea el elemento que se quiere mostrar, este filtro es arbitrario dado por el usuario

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MSEXCEL 2007 BSICO GESTIN DE LISTAS En el men desplegable de cada nombre de columna que contenga NUMEROS, podemos seleccionar alguna de las opciones de consulta que permite filtrar por otras opciones, estas son: Diez Mejores: Es para filtrar una cantidad determinada de registros si su cifra esta entre las X superiores o inferiores ya sea como elemento o como porcentaje. Superior o Inferior del Promedio: Podemos filtrar solo los registros que se encuentren por encima o debajo del promedio de los valores de esa columna Filtro personalizado: Permite dar dos condiciones de criterio enlazados por un Y cuando con condiciones obligatorias o un O para condiciones opcionales Con la opcin Personalizar se puede especificar el dato el rango de datos el datos se estamos buscando.

Se pueden utilizar operadores de comparacin como: Mayor que, Menor que, Diferente, Contiene, entre otras. Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman simultneamente, vale decir, se debern cumplir ambos criterios para encontrar los datos deseados. En caso que la opcin sea O se van a buscar los registros que cumplan con cualquiera de los dos criterios establecidos. Es posible saber que una base de datos tiene filtros aplicados porque la flecha que aparece en la cabecera de la columna se torna de color azul. Al igual que el nmero de las filas, para desactivar el filtro aplicado tiene que ubicar la o las columnas que realizan el filtro y dentro del men que se despliega elegir la alternativa Todas.

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MSEXCEL 2007 BSICO GESTIN DE LISTAS

En autofiltro personalizado es posible utilizar caracteres comodines, como el * (para reemplazar una cadena de caracteres) o el ? (para reemplazar un carcter).

Ejercicios de la Unidad a) Escriba los datos de la tabla anterior y ordnelos por cifra de menor a mayor b) Ordene nuevamente los datos pero esta vez por el nombre en forma descendente y observe la diferencia

c) Copie los Datos de la imagen y aplique un auto filtro de manera que slo aparezcan los artculos cuyas unidades vendidas sean superiores a 50

Solucin del ejercicio Autofiltro al final del manual:XI3 Ej ercicio Au tofiltro : pgina 59

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MSEXCEL 2007 BSICO PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN

X Preparando un libro para su Impresin

Para poder imprimir un archivo es necesario previo a esto realizar una serie de ajustes en la pgina o pginas que se desean imprimir:

Configurar Pgina

Con este comando antes de imprimir, usted prepara la pgina controlando los siguientes elementos: Pgina, Mrgenes, Encabezado/Pie y Hoja.

Escogemos un tamao de margen predeterminado

Cambiamos la orientacin de la pagina a horizontal o vetical

Modificamos el tamao de la pagina por una medida predeterminada

Establecemos un area que ser la que se imprimir

Inserta saltos que permiten imprimir en paginas diferentes separando los datos en hojas diferentes segn sea el lugar donde coloquemos el salto

Se puede dar un fondo a la hoja de Excel, este no aparecer al momento de imprimir

Podemos considerar una o unas columas como encabezados los que se reperitar automticamente en cada hoja que se imprima

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MSEXCEL 2007 BSICO PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN Pero tambien podemos personalizar estos aspectos modificando: 1.1 Ficha Pgina:

Orientacin Escala Ajustar a Tamao del papel Calidad de impresin Primer nmero de pgina

Si desea la impresin en forma Vertical o Horizontal. Amplia o reduce la hoja de clculo impresa, sin variarla en pantalla. Reduce o amplia la hoja impresa (reducir hasta el 10% y ampliar hasta un 400% del tamao normal). Nos permite elegir el tipo de papel que usar para imprimir su hoja, por ejemplo: carta, oficio u otro. Mientras mayor sea el nmero dpi mayor es la calidad. de impresin. Para empezar la numeracin de las pginas en 1. O Auto si no corresponde a la primera.

Seleccione haciendo un Clic sobre lo que desea modificar. Despus de hechos los cambios , presione el botn Aceptar.

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MSEXCEL 2007 BSICO PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN 1.2 Ficha Mrgenes:

Seleccionar la distancia Superior, Inferior, Derecha e Izquierda de los datos con respecto a los bordes de la pgina, respectivamente. Los mrgenes inferior y derecho siempre que la informacin quede en forma presentable y no se expanda a la pgina siguiente. Encabezados y pie de pgina Seleccione la distancia que desea entre el encabezado y la parte superior de la pgina, y entre el pie de pgina y la parte inferior de la pgina. Estas distancias debern ser menores que los parmetros de los mrgenes para evitar que los encabezados y pies de pgina se superpongan con los datos dentro de la hoja. Centrar en la pgina: Centra la informacin vertical u horizontalmente, o de ambas maneras, dentro de la pgina. Haga Clic en el botn Aceptar despus de hacer los cambios.

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MSEXCEL 2007 BSICO PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN 1.3 Ficha Encabezado y pie de pgina

El encabezado y Pie de pgina son textos descriptivos que se imprimen en la parte superior e inferior de cada pgina. Es posible agregar, eliminar, editar, dar formato a encabezado y pie de pgina, y ver una aproximacin de cmo se imprimirn. 1.4 Ficha Hoja

Especifica las reas de la hoja que desea imprimir, controla los ttulos de impresin, el orden de las pginas y la calidad de borrador. Asimismo, controla la impresin de lneas de divisin, notas de celdas, as como los encabezados de filas y columnas de la planilla.

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MSEXCEL 2007 BSICO PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN

Vista Preliminar

Con este comando puede ver cada pgina exactamente como se imprimir. Cuando se hace la presentacin preliminar antes de imprimir, se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresin de copias incompletas o con defectos de formato

Seleccione Vista Preliminar en el men Archivo. O haga Clic en el icono Vista Preliminar de la barra Herramientas. Los Comandos de esta etiqueta son: Pgina Siguiente Pgina Anterior, Zom Configurar (equivalente a configuracin de impresin) Mrgenes : Muestra la siguiente pgina. Tambin utilice las barras de desplazamiento o las teclas de direccin para desplazarse dentro de las pginas preliminares mientras se encuentre en presentacin de pgina completa. : Muestra la pgina anterior. Tambin puede usar las barras de desplazamiento o las teclas de direccin para desplazarse dentro de las pginas anteriores mientras se encuentre en presentacin de pgina completa. : Alterna entre una vista ampliada y una vista de pgina completa. El zoom no afecta el tamao de impresin. Hacer Clic en el botn del mouse (ratn) en cualquiera de las hojas es equivalente a elegir el botn "Zoom". Use las barras de desplazamiento o las teclas de direccin para desplazarse dentro de la pgina en presentacin de pgina completa. : Permite alterar los margenes manualmente (clic y Arrastrar)

Siguiente

Anterior

Zoom

Margenes

Seleccione con el mouse el botn cerrar vista preliminar para terminar.

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MSEXCEL 2007 BSICO PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN

Imprimir

Seleccione Imprimir

Para imprimir el documento a la impresora predeterminada, una copia de toda la hoja, la otra opcin es:

Se muestra el cuadro de dilogo Imprimir, donde usted puede elegir las opciones de impresin para la hoja seleccionada.

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MSEXCEL 2007 BSICO PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN Imprimir Seleccin : Especifica si desea imprimir las reas dentro de una hoja, algunas hojas o todo el Libro de Trabajo. : Imprime solamente las celdas seleccionadas en las hojas seleccionadas. Las selecciones discontinuas se imprimen en pginas aparte. Al seleccionar esta opcin queda deshabilitada cualquier rea de impresin que haya definido para las hojas seleccionadas con la opcin "rea de impresin" de la ficha Hoja del cuadro de dilogo Preparar pgina. : Imprime el rea de impresin de cada hoja seleccionada en ese momento, e inicia cada rea de impresin en una pgina nueva. Si no ha definido ninguna rea de impresin en una hoja aparte, se imprime toda la hoja. : Imprime toda el rea de impresin de todas las hojas del Libro de Trabajo activo. Si hay alguna hoja que no tiene rea de impresin, se imprime toda la hoja. : Especifique el nmero de copias de cada pgina que desea imprimir. : Determina las pginas que se van a imprimir de las hojas de clculo seleccionadas. Todas Imprime todas las pginas de las hojas seleccionadas. Pginas Imprime el rango de pginas especificado en los cuadros "Desde" y "Hasta". Los nmeros de pgina que seleccione en los cuadros "Desde" y "Hasta" afectarn las celdas que se han de imprimir, no la numeracin de las pginas en las que se imprimirn. Para cambiar la numeracin de las pginas impresas, especifique un nmero en el cuadro "Primer nmero de pgina" de la ficha Pgina del cuadro de dilogo Preparar pgina.

Hojas activas

Todo el libro

Copias Intervalo de pginas

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MSEXCEL 2007 BSICO SOLUCIONES DE LOS EJERCICIOS:

XI Soluciones de los Ejercicios:

1 Ejercicio Formatos

Ejercicios de Funciones:
=A2*D2 y con el punto de autollenado arrastrar hacia abajo

a) Para calcular el valor por producto:

Para completar el cuadro:

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MSEXCEL 2007 BSICO SOLUCIONES DE LOS EJERCICIOS: El valor ms alto: =MAX(D2:D8) El valor ms bajo : =MIN(D2:D8) El total de articulos : =CONTAR(D2:D8) El promedio de valores: =PROMEDIO(D2:D8)

b) Para calcular el Promedio Trimestral: =PROMEDIO(B3:B7) y con el punto de autollenado arrastrar hacia la derecha

Para Calcular el Promedio para cada Sucursal =PROMEDIO((B3:E3) y con el punto de autollenado arrastrar hacia abajo

Para Conocer el Estado: =SI(F3>3000;SOBRESALIENTE;MEJORAR) y con el punto de autollenado arrastrar hacia abajo.

Ejercicio Autofiltro:

TENGA SIEMPRE PRESENTE QUE LA PRACTICA HACE AL MAESTRO, EJERCITE POR CUENTA PROPIA O SOLICITE MS EJERCICIOS AL RELATOR

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MSEXCEL 2007 BSICO ANEXOS

XII Anexos
1 Etiqueta de Inicio

Conjunto de botones que me permite pegar los elementos que anteriormente se cortaron o copiaron. Tambin podemos copiar el formato de una celda a otra.

Botones que permiten modificar el formato de fuente, tamao de la fuente, negrita, cursiva, subrayado; ademas podemos asignar un borde y color de relleno a la celda y modificar el color de la fuente

Botones para dar alineacin vertical, diagonal, horizontal a los textos que estan dentro de una celda. Dar sangra a la informacin; ajustar el texto al ancho de la celda y combinar celdas

Aplica formatos a las cifras, dando estilo de moneda, porcentaje, millares, tambin podemos agregar o disminuirle decimales

Da un formato condicional a la celda segn alguna condicion que le demos, tambien podemos dar un formato como tabla que viene predefinido por el sistema a un rango de celdas o slo aplicar un estilo de celda a una celda en perticular

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MSEXCEL 2007 BSICO ANEXOS Botones para insertar filas, columnas o celdas, tambien se pueden eliminar o darles un formato personalizado

Botones para crear una funcin bsica o llamar al asistente, autocompletar en cualquiera de las direcciones o generando series, borrar el contenido de una celda o solo parte de ella, aplicar filtros u ordenar una base de datos y buscar registros en la base.

1.1

Mensajes de error frecuentes

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando MSExcel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan. #VALOR! cuando involucra dentro de la frmula o funcin una celda que contiene texto.

2
2.1

Anexo Resumen de Comandos Rpidos

Teclas para introducir datos

En este tema se estudian: Teclas para introducir datos en una hoja de clculo Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas

Teclas para introducir datos en una hoja de clculo

Presione Para

ENTRAR ALT+ENTRAR CTRL+ENTRAR

Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin Comenzar una nueva lnea en la misma celda Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual (estando en edicin de datos)

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MSEXCEL 2007 BSICO ANEXOS

Presione Para

MAYS+ENTRAR TAB MAYS+TAB ESC RETROCESO SUPR CTRL+SUPR Teclas de direccin INICIO F4 o CTRL+Y MAYS+F2

Completar una entrada de celda e ir hacia arriba en la seleccin Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la seleccin Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la seleccin Cancelar una entrada de celda Eliminar el carcter situado a la izquierda del punto de insercin o eliminar la seleccin Eliminar el carcter situado a la derecha del punto de insercin o eliminar la seleccin Eliminar texto hasta el final de la lnea Desplazarse un carcter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha

Ir al comienzo de la lnea Repetir la ltima accin Ingresar/Modificar un comentario de celda

CTRL+MAYS+F3 Crear nombres a partir de rtulos de fila y columna CTRL+J CTRL+D CTRL+F3 Rellenar hacia abajo Rellenar hacia la derecha Definir un nombre

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas Se destaca en negrita las que se recomienda aprender
Presione Para

RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuacin, borrarla, o eliminar el carcter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas ENTRAR ESC F2 Completar una entrada de celda Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas Modificar la celda activa y colocar el punto de insercin al final de la lnea

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MSEXCEL 2007 BSICO ANEXOS

Anexo Teclas para modificar datos

En este tema se estudian: Teclas para modificar datos Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin Teclas para moverse dentro de una seleccin 3.1
Presione

Teclas para modificar datos

Para

F2 ESC

Modifique la celda activa y coloque el punto de insercin al final de la lnea Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas

RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carcter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma F3 ENTRAR Pegar un nombre definido en una frmula (estando en modo edicin) Completar una entrada de celda

3.2

Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin

Presione Para

CTRL+C CTRL+X CTRL+V SUPR

Copiar la seleccin Cortar la seleccin Pegar la seleccin Borrar el contenido de la seleccin

4
4.1
Presione

Teclas para moverse y Seleccionar en la Planilla

Teclas para moverse en la Planilla dentro de una seleccin
Para

ENTRAR

Moverse de arriba a abajo dentro de la seleccin (abajo), o bien moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men Herramientas, comando Opciones)

MAYS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la seleccin (arriba), o bien moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men Herramientas, comando Opciones) TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la seleccin o desplazarse una celda hacia abajo si slo se ha seleccionado una columna Ir de derecha a izquierda dentro de la seleccin o desplazarse una celda hacia arriba si slo se ha seleccionado una columna

MAYS+TAB

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MSEXCEL 2007 BSICO ANEXOS 4.2 Teclas para seleccionar datos y celdas

En este tema se estudian: Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas Teclas para ampliar la seleccin con el modo Fin activado Teclas para seleccionar celdas con caractersticas especiales Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas
Presione Para

CTRL+MAYS+* (asterisco)

Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa (la regin actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en blanco) Ampliar la seleccin una fila o columna Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la fila Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la hoja de clculo Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha) Seleccionar toda la columna Seleccionar toda la fila

MAYS+tecla de direccin MAYS+INICIO CTRL+MAYS+INICIO CTRL+MAYS+FIN

CTRL+BARRA ESPACIADORA MAYS+BARRA ESPACIADORA CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA

Seleccionar toda la hoja de clculo

Teclas para ampliar la seleccin con el modo Fin activado Presione FIN Para Activar o desactivar el modo Fin

Teclas para seleccionar celdas con caractersticas especiales

Presione Para

CTRL+MAYS+* (asterisco)

Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa (la regin actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)

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