Strategia

Kultura

Komunikacja

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami

Raport z badania
Wrzesie 2013

Idziemy, idziemy jak dugo ju? To trudno powiedzie. Nic nie zmienia si z naszym krokiem, tam jest tak jak tutaj, przedtem, jak teraz i potem; w niemierzalnej monotonii przestrzeni topi si czas. Ruch z punktu do punktu nie jest ju adnym ruchem, jeeli jednostajno rzdzi, a tam, gdzie ruch nie jest ruchem, nie istnieje czas.
Tomasz Mann

wprawiam y w ruch

Specjalizujemy si w zoonych zagadnieniach

Pomnaamy warto rozwiza poprzez kumulowanie perspektyw

Wspieramy zarzdy w priorytetowych dziaaniach

...wprawiamy w ruch

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

Spis treci
1. KLUCZOWE WNIOSKI _______________________________________3 2. WYNIKI BADANIA _________________________________________5
2.1. 2.2. 2.3. PRZYSZE WYZWANIA DLA KOMUNIKACJI WEWNTRZNEJ .....................................................5 OGRANICZENIA KOMUNIKACJI WEWNTRZNEJ ..................................................................7 ZNACZENIE I PERSPEKTYWY DZIAW KOMUNIKACJI WEWNTRZNEJ.......................................9

3. O BADANIU______________________________________________12

1. Kluczowe wnioski
Komunikacja wewntrzna w Polsce wedug opinii praktykw w tej dziedzinie ma przed sob dobre perspektywy: Znaczenie komunikacji wewntrznej w organizacjach ronie; Firmy w Polsce wchodz w faz rozwoju, wymagajc lepszej komunikacji z ludmi; Pracownicy oczekuj wikszej otwartoci, co wywiera presj na zarzdzajcych, by przykadali uwag do komunikacji wewntrznej; Jest to typ pracy, ktrego nie przejm komputery, ani centra ousourcingowe.

Jednak dziay komunikacji wewntrznej napotykaj na wiele barier, ktre utrudniaj im skuteczne penienie swojej roli w organizacji. Nadchodzce due wyzwania, wskazywane przez osoby odpowiedzialne za komunikacj w polskich firmach, stawiaj dziay komunikacji midzy wysokimi oczekiwaniami (wspieranie zmian i projektw kulturowych), a ograniczeniami (brak wsparcia ze strony zarzdzajcych, brak zaufania ze strony pracownikw), ktre mog stan na drodze w realizacji tych wyzwa. To trudna i czsto frustrujca pozycja.

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

W odniesieniu do planowanych dziaa w obszarze kultury organizacyjnej konieczne jest zwrcenie uwagi na jeszcze jedno ograniczenie. Narzdzia tak w komunikacji wewntrznej, jak i w ramach HRM, jeeli s nieodpowiednio wprowadzane lub stosowane, to spalaj si najpierw rozbudzaj nadzieje pracownikw, a po jakim czasie nadzieje te zostaj zawiedzione. Niestety, takich narzdzi ju niedostpnych jest coraz wicej, a najczciej ma to miejsce w temacie kultury organizacyjnej i czsto nie z powodu bdw dziau komunikacji czy HR, ale wycofania si w pewnym momencie top management. le lub niekonsekwentnie realizowane zmiany kulturowe nie tylko nie przynosz oczekiwanych efektw, ale naraaj firm na mieszno, a w najgorszym przypadku szyderstwo. Dlatego wane jest uwiadomienie zarzdom, e dzia komunikacji nie dysponuj workiem narzdziowym bez dna i e pewnego dnia nic ju nie bdzie w niektrych firmach moliwe. Ale sytuacja dziau komunikacji wewntrznej (lub czciej pojedynczej osoby)

w organizacji wynika nie tylko z zewntrznych uwarunkowa, ale rwnie z tego, w jaki sposb sam definiuje swoj rol (na ile chce by strategiczny) i w jaki sposb priorytetyzuje swoje dziaania (na co ukierunkowuje swoje ograniczone zasoby). Oznacza to, e mona poprawi swoje pooenie. Cztery kierunki dziaa w kadej sytuacji s pomocne: 1. Wnosi rzeczywist warto (poprzez strategiczne odniesienie dziaa

komunikacyjnych) 2. Stawa si niezbdnym dla zarzdzajcych (poprzez wspieranie komunikacji na najwyszym szczeblu) 3. Dowodzi swojego wkadu (poprzez regularne mierzenie efektywnoci podejmowanych dziaa) 4. Koncentrowa si na tym, co centralne, cho trudne (na przykad zagadnienie zaufania w organizacji, ktre decyduje o efektywnoci komunikacji, a bywa pomijane, bo sprawa wydaje si nieraz beznadziejna).

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

2. Wyniki badania
2.1. Przysze wyzwania dla komunikacji wewntrznej
Wykres 1: Jakie zagadnienia zwizane z komunikacj wewntrzn bd nabieray na znaczeniu w cigu najbliszych dwch lat? (wyniki nie sumuja sie do 100%, bo ankietowani mogli wskaza 3 odpowiedzi)

Wspieranie zmian w firmie

38% 32% 24% 22% 20% 20% 20% 19% 18% 16% 13% 11% 10% 10% 10% 8%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Budowanie kultury organizacyjnej Wykorzystanie mediw spoecznociowych w komunikacji z pracownikami Budowanie atrakcyjnego wizerunku pracodawcy Wspieranie przepywu informacji midzy pracownikami Zorientowanie komunikacji na wspieranie s trategii firmy Rozwijanie dialogu z pracownikami

Rozwijanie zaufania w organizacji

Angaowanie kadry kierowniczej w komunikacj

Komunikacja z nowymi generacjami pracownikw Wykorzystanie technologii mobilnych w komunikacji wewntrznej Ograniczanie przeadowania informacyjnego pracownikw Zwikszanie wiarygodno ci komunikacji wewntrznej Radzenie sobie z rosnc trans parentno ci organizacji Mierzenie i wykazywanie efektw komunikacji wewntrznej Komunikacja prezesa i top management

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

Osoby odpowiedzialne za komunikacj wewntrzn, ktre wziy udzia w badaniu, przewiduj w najbliszym czasie wzrost znaczenia takich zagadnie jak wspieranie zmian w firmie i budowanie kultury organizacyjnej . Oznacza to, e wiele firm moe szykowa si do gbszych zmian sigajcych poziomu kultury organizacyjnej. Stawia to przed dziaami komunikacji wyzwanie wspierania tych zmian. W przypadku waciwego podejcia do tego typu projektw prowadzi to moe do wzrostu znaczenia dziau komunikacji wewntrznej. Rosnce zainteresowanie firm tematem kultury organizacyjnej moe mie pozytywny wpyw na funkcjonowanie organizacji i funkcjonowanie pracownikw w organizacji pod warunkiem, e rzeczywicie realizowane bd dziaania w tym obszarze i e dziaania te nie bd sprowadzay si tylko do warstwy symbolicznej (promowanie kolejnych zestaww wartoci firmowych na plakatach), ale ukierunkowane zostan na faktyczn zmian zachowa kadry zarzdzajcej i pracownikw. Niemal co czwarty badany wskazywa na wykorzystanie mediw spoecznociowych w komunikacji z pracownikami jako zagadnienie, ktre bdzie nabierao na znaczeniu. Ju w poprzednim badaniu, zrealizowanym przez GFMP Management Consultants 2 lata temu (http://www.gfmp.com.pl/22014.xml), widoczne byo due zainteresowanie dziaw komunikacji wewntrznej tym tematem (i jeszcze wiksza ostrono zarzdzajcych). Dua cz firm stosuje pewne rozwizania zwizane z mediami spoecznociowymi (gwnie fora intranetowe, czaty i komentarze), rzadziej jest to portal spoecznociowy w penej formie. Midzynarodowe konferencje i pisma branowe wskazuj jednak na to, e coraz wicej firm bdzie wdraa tego typu rozwizania, szczeglnie, e rozwijanie dialogu z pracownikami to oraz wspieranie przepywu informacji badaniu midzy 20% pracownikami zagadnienia wskazywane w tegorocznym przez

ankietowanych jako przyszociowe. Warto zwrci uwag na stosunkowo nisk (w porwnaniu z wanoci tych tematw) pozycj na licie przyszociowych zagadnie takich kwestii jak rozwijanie zaufania w organizacji organizacji (19% wskaza), e maj zwikszanie ogromne wiarygodnoci dla komunikacji dziaa wewntrznej (10% wskaza) oraz radzenie sobie z rosnc transparentnoci (8%). Mimo, znaczenie powodzenia komunikacyjnych, rzadko wskazywane byy jako przyszociowe. Jeeli chodzi o bariery dla komunikacji wewntrznej (kolejny rozdzia) widoczne jest poczucie niskiego wsparcia, a nawet zrozumienia dla roli komunikacji wewntrznej w firmie wrd wyszej kadry zarzdzajcej. W tym kontekcie dziwi moe niska pozycja w rankingu nabierajcych na znaczeniu zagadnie takich tematw jak mierzenie i wykazywanie efektw komunikacji wewntrznej oraz komunikacja prezesa i top management . Z pewnoci wiksza koncentracja na tych obszarach dawaby dziaom komunikacji lepsz sposobno do budowania wyszej wiadomoci wrd zarzdzajcych, co do znaczenia komunikacji.

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

2.2. Ograniczenia komunikacji wewntrznej

Wykres 2: Co najbardziej przeszkadza w zapewnianiu wysokiej jakoci komunikacji w Pastwa firmie? (wyniki nie sumuja sie do 100%, bo ankietowani mogli wskaza 3 odpowiedzi)

Niski poziom wiadomoci wagi komunikacji w rd wys zej kadry zarzdzajcej Ograniczone zasoby (finans owe i ludzkie) Ograniczone zaufanie pracownikw do komunikacji i zarzdzajcych Brak jas nej strategii komunikacji wewntrznej Brak zaangaowania wys zej kadry kierowniczej w dziaania komunikacyjne Trudno mierzenia i wykazywania efektw swojej pracy Kultura organizacyjna niesprzyjajca otwartej komunikacji Brak odpowiednich instrumentw komunikacji wewntrznej Problemy w s ferze s atysfakcji pracownikw z pracy wpywajce na ich postawy wzgldem komunikacji Brak zaangaowania w komunikacj kierownikw liniowych Roszczeniowe pos tawy pracownikw Ograniczone moliwoci rozwijania wiedzy w zakresie komunikacji wewntrznej
0%

41% 35% 31% 28% 23% 23% 20% 19% 17% 17% 16% 4%
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wskazane

przez

uczestnikw

badania

bariery

dla

wysokiej

jakoci

komunikacji

wewntrznej mona podzieli na kilka grup problemw: Ograniczenia z gry . Zwizane s z nastawieniem do komunikacji wewntrznej najwyszej kadry kierowniczej. Ograniczenia wskazane przez badanych to: niski poziom wiadomoci wagi komunikacji wewntrznej wrd wyszej kadry zarzdzajcej (41% wskaza), wynikajce z poprzedniego ograniczone zasoby finansowe i ludzkie dziau komunikacji (35%), brak zaangaowania wyszej kadry kierowniczej w dziaania komunikacyjne (23%) oraz kultura organizacyjna niesprzyjajca otwartej komunikacji (20%).

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

Ograniczenia z dou . Zwizane s z nastawieniami pracownikw, ktre maj wpyw na funkcjonowanie komunikacji wewntrznej: ograniczone zaufanie pracownikw do komunikacji i zarzdzajcych (31% wskaza), problemy w sferze satysfakcji pracownikw z pracy wpywajce na ich postawy wzgldem komunikacji (17%), brak zaangaowania w komunikacj kierownikw liniowych (17%) i roszczeniowe postawy pracownikw (16%). Ograniczenia wewntrzne . Cz ogranicze, na ktre napotykaj dziay

komunikacji, jest uwarunkowana wewntrznie przez podejmowane lub wanie niepodejmowane dziaania: brak jasnej strategii komunikacji wewntrznej (28% wskaza), trudno mierzenia i wykazywania efektw komunikacji wewntrznej (23%), brak odpowiednich wiedzy instrumentw w zakresie komunikacji (19%) i ograniczone (najmniejszy moliwoci problem, rozwijania komunikacji wewntrznej

wskazywany jedynie przez 4% badanych). Osoby odpowiedzialne za komunikacj wewntrzn, ktre wziy udzia w badaniu, wskazuj przede wszystkim na zewntrzne ograniczenia dla efektywnoci swoich dziaa komunikacyjnych. Najwicej barier (43% spord wszystkich wskaza), zwizanych jest z nastawieniami zarzdzajcych do komunikacji wewntrznej. Zarzdzajcy nie maj jasnoci, co daje im i ich firmom komunikacja wewntrzna i w rezultacie w ograniczonym stopniu wspieraj te dziaania. cznie 30% spord wszystkich wskaza dotyczyo barier wynikajcych z nastawie pracownikw odbiorcw komunikatw. Pierwszoplanowym problemem jest w tym zbiorze kwestia braku zaufania pracownikw do firmy, zarzdzajcych i przekazywanych im komunikatw. Warto zwrci uwag, e jednoczenie kwestia rozwijania zaufania bya stosunkowo rzadko wymieniana jako zagadnienie, ktre bdzie nabierao na znaczeniu w cigu najbliszych dwch lat. Jeeli mimo wskazywania ograniczonego zaufania pracownikw jako istotnego problemu nie zakada si, e komunikacja bdzie si tym problemem zajmowaa w najbliszym czasie, moe to wskazywa na przekonanie osb odpowiedzialnych za komunikacj, e problem ten jest nierozwizywalny. Wewntrzne ograniczenia dziau komunikacji (27% spord wszystkich wskaza cznie) s rwnie widoczn barier dziay komunikacji czsto nie maj strategii dziaa, ktra pozwalaaby z jednej strony budowa przekonanie zarzdzajcych a z drugiej w jasny sposb rozwija narzdzia komunikacji i angaowa kadr kierownicz w planow komunikacj wewntrzn.

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

2.3. Znaczenie i perspektywy dziaw komunikacji wewntrznej

Wykres 3: Jestem przekonana / przekonany, e w najbliszych latach znaczenie dziau komunikacji wewntrznej w mojej organizacji:

raczej obniy si

zdecydowanie obniy si

2%

zdecydowanie zwikszy si

5%

15%

nie zmieni si

31%

raczej zwikszy si

47%

Pomimo wszelkich ogranicze, osoby odpowiedzialne za komunikacj optymistycznie oceniaj perspektywy komunikacji wewntrznej w organizacjach. 62% badanych uwaa, e dziay komunikacji w najbliszych latach wzmocni swoj pozycj w organizacji. Przeciwnego zdania jest jedynie 7% ankietowanych. Jednoczenie osoby odpowiedzialne za komunikacj wewntrzn znacznie ostroniej oceniaj perspektywy kariery w tym obszarze w polskich firmach. Ju jedynie 40% badanych pozytywnie ocenia perspektywy swojego zawodu na rynku pracy, a 22% badanych wyraa przekonanie, e komunikacja wewntrzna nie stwarza dobrych widokw na karier. Dua cz badanych wybraa odpowied trudno powiedzie. Niepewno co do tego, w ktr stron pjdzie komunikacja wewntrzna w Polsce dobrze podsumowuje jedna z wypowiedzi uczestnika badania:

Bardzo

wiele

zaley jako

od

sytuacji element

makroekonomicznej i tego jak wpynie ona na kondycj i priorytety firm. Czy firmy bd wystarczajco samym dojrzae, z e uznaj komunikacj wewntrzn rwnie w wany budowania motywacji wrd pracownikw? Czy raczej bd ogranicza rodki, a tym rezygnowa pewnych przedsiwzi, dziedzinie komunikacji wewntrznej?

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

10

Wykres 4:

Czy komunikacja wewntrzna to dziedzina dajca dobre perspektywy na karier na polskim rynku pracy?

zdecydowanie nie

1%
raczej nie

zdecydowanie tak

9%

21%

raczej tak

31%

trudno powiedzie

38%

Ankietowani, ktrzy pozytywnie oceniaj perspektywy kariery w obszarze komunikacji wewntrznej wskazywali na nastpujce przyczyny swojego optymizmu: Wzrasta wiadomo zarzdzajcych, co do roli komunikacji wewntrznej w sukcesie firmy Wysze wymagania modego pokolenia w stosunku do zarzdzajcych pod wzgldem komunikowania si z pracownikami Wyczerpywanie si ekstensywnych czynnikw wzrostu zmusza firmy do szukania rde przewagi wewntrz firmy Ronie znaczenie zaangaowania pracownikw jako wanego rda przewagi firm Kopiowanie przez firmy wzorcw zachodnich, gdzie rola komunikacji wewntrznej jest silniej osadzona Dua ilo zmian w organizacjach wymagajca nacisku na waciw komunikacj Dobra komunikacja wewntrzna zawsze bdzie potrzebna w organizacji Ograniczona liczba dobrych specjalistw w tej dziedzinie, co zmniejsza konkurencj midzy kandydatami na rynku

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

11

Pozytywne opinie wi si przede wszystkim z poczuciem, e powoli, ale jednak, ronie wiadomo znaczenia komunikacji dla sukcesu firmy wrd najwyszej kadry zarzdzajcej, co dobrze ilustruje jedna z wypowiedzi w ankiecie: Pracodawcy zaczynaj

dostrzega, e waciwie dziaajca komunikacja wewntrzna przekada si na wyniki firmy i zmniejszenie bdnych decyzji. Dziki komunikacji wewntrznej pracownicy lepiej rozumiej cel dziaania firmy i czuj si bardziej odpowiedzialni za swoj prac.
Ankietowani, ktrzy negatywnie oceniaj perspektywy kariery w obszarze komunikacji wewntrznej wskazywali na nastpujce przyczyny swoich obaw: Brak zrozumienia wagi komunikacji wewntrznej przez zarzdzajcych i pracownikw Rzadko powouje si specjalistw wycznie z tej dziedziny z reguy obszar komunikacji wewntrznej to cz obowizkw osoby na innym stanowisku Niska wiarygodno komunikacji wewntrznej w oczach pracownikw Dziaanie w oderwaniu od zarzdzania koncentracja jedynie na narzdziach komunikacji ogranicza znaczenie komunikacji w organizacji Przekonanie szefw firm, e wiedz wszystko o komunikacji wewntrznej, co pozwala zrezygnowa ze specjalistycznego stanowiska, ktre nie dodaje wartoci firmie Wska specjalizacja tylko due korporacje maj dziay komunikacji wewntrznej, co zmniejsza popyt na osoby z tak specjalizacj Pesymistyczne spojrzenie na perspektywy kariery w obszarze komunikacji wewntrznej trafnie podsumowuje jedna z wypowiedzi w ankiecie:

Komunikacja

wewntrzna

traktowana jest wci po macoszemu. W Polsce nie rozumie si, e nawet minimum dziaa w tym obszarze moe wzmocni organizacj i przywiza do niej pracownikw. Jednoczenie liczba wpadek wynikajcych z braku komunikacji, bd braku jej spjnoci z rzeczywistymi dziaaniami powoduje, e traci ona na wiarygodnoci. Do tego dochodzi jeszcze sztywny, korporacyjny jzyk tej komunikacji.

GFMP Management Consultants 2013

Komunikacja wewntrzna w Polsce 2013 Midzy wyzwaniami a ograniczeniami Raport z badania

12

3. O badaniu
Badanie trendw i wyzwa dla komunikacji wewntrznej jest cyklicznym badaniem przeprowadzanym od 1997 roku przez firm GFMP Management Consultants. Od 2008 roku badania komunikacji wewntrznej przeprowadzane s we wsppracy z portalem PRoto.pl. Raporty z poprzednich bada dostpne s na stronie: http://www.gfmp.com.pl/www_raporty_z_badan.xml Celem tegorocznego badania byo wskazanie odpowiedzi na nastpujce pytania: Jak zmienia si pozycja funkcji komunikacji wewntrznej w firmach? Jakie zagadnienia w komunikacji bd nabieray znaczenia w nadchodzcych latach? Jakie bariery dla komunikacji wewntrznej dostrzegaj praktycy w tej dziedzinie? Badanie przeprowadzone zostao latem 2013 roku. Miao charakter ilociowy i realizowane byo za pomoc ankiety, dystrybuowanej do osb odpowiedzialnych za komunikacj wewntrzn w firmach oraz w instytucjach uytecznoci publicznej. W tegorocznej edycji badania wzio udzia 115 firm, zrnicowanych pod wzgldem liczby zatrudnionych pracownikw i sektora.
Wykres 5: Wielko zatrudnienia w firmach biorcych udzia w badaniu

15%
do 100 osb
Wykres 6:

25%
101-500 osb

26%
501-2000 osb

34%
ponad 2000 osb

Firmy biorce udzia w badaniu wedug bran

3% 3%

3%

3%

21%

13%

10%

17%

10%

3% 3%
Administracja, NGO Edukacja, szkolenia Finanse Farmacja FMCG

4% 2%
Handel, rozrywka, SSC/BPO usugi Komputery Przemys i IT Motoryzacja

4% 3%
Inne Transport i logistyka

Budowlana

Energetyka

Telekomunikacja

GFMP Management Consultants 2013