INFORME BASE DE DATOS

NAYIVE JIMENEZ JUAN RICARDO RIASCOS JHENYFFER LISSETH ORDOEZ JHONY CHINDOY

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) TECNICO EN SISTEMAS MOCOA 12/09/2013

INFORME BASE DE DATOS

NAYIVE JIMENEZ JUAN RICARDO RIASCOS JHENYFFER LISSETH ORDOEZ JHONY CHINDOY

INSTRUCTOR: ANDRES REVELO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) TECNICO EN SISTEMAS MOCOA 12/09/2013

INTRODUCCIN El siguiente informe es con el fin de dar a conocer como es una base de datos y como se realizan; tambin contiene instrucciones con el fin de poder realizar una BD correctamente esperando que esta informacin sea de su total satisfaccin y uso.

BASE DE DATOS Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos creada mediante un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007. Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o cdigo de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y mdulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensin de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensin de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

TIPOS DE DATOS TEXTO: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. MEMO: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres. NUMRICO: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. FECHA/HORA: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. MONEDA: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15

dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. AUTONUMRICO: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). OBJETO OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios). HIPERVNCULO: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

TABLA DEFINICION: Es una coleccin de datos sobre un tema especfico, al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan solo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores de entrada de datos COMPONENTES DE UNA TABLA: REGISTRO: es un conjunto de datos acerca de un evento, persona lugar o algn otro elemento de una tabla. Por ejemplo: datos personales de un empleado, datos especficos de un producto CAMPO: es el componente de una tabla que tiene un elemento especfico de informacin. Por ejemplo: nombre, apellidos, direcciones, ciudades, cdigo de productos, valore de artculos, datos de un paciente, etc.

CONSULTA DEFINICION: Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten localizar ordenar y extraer un conjunto de registros que cumplen determinados criterios y condiciones. Una consulta es otro mtodo para ordenar y filtrar registros.

CARACTERISTICAS Permite recuperar datos de una tabla, modificarlo e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Las consultas pueden recopilar datos de mltiples tablas relacionadas. Es una consulta que podemos especificar los campos que queremos ver, definir los criterios de filtro para cada uno de los campos y establecer el orden para que aparezcan los campos.

FORMULARIOS DEFINICION: Objeto de base de datos que permiten adicionar, modificar o consultar informacin por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.), de una manera ms eficiente para el usuario.

VENTAJAS Se puede trabajar simultneamente con todos de ms de una tabla en un nico formulario. El uso de formularios facilita el control de acceso a los datos, como que campo o fila de datos se van a mostrar.

INFORME DEFINICION: Es un objeto de la tabla de datos que se utiliza para presentar los datos de una tabla o consulta en pantalla o listo para imprimir. QUE DIFIRENCIA HAY ENTREN FORMULARIO Y UN INFORME ? Los datos que aparecen en el informe solo se pueden visualizar o imprimir, mientras que en los formularios los datos se pueden aadir, modificar y consultar

VENTAJAS Imprime la informacin de una base de datos en una forma eficaz Permite combinar los datos de varias tabla en documente nico. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el informe completo.

COMO DISEAR UN IMFORME? Al disear un informe, hay que determinar cmo se desea organizar los datos en la pgina, teniendo en cuenta como estn organizados estos en la base de datos CAMPO: Aqu se coloca el campo que se va visualizar, puede seleccionar un campo para cada columna TABLA: nombre de la tabla a la cual permanece el campo seleccionado ORDEN: Se establece el orden de los campos, ya sean en forma asen dente o de sedente. MOSTRAR: En esta casilla se indica si el campo se indica si el campo debe aparecer o no en la consulta. CRITERIOS: sirve para especificar las condiciones o expresiones que deben cumplir los registros que apesaran el resultado de la consulta. O: se utiliza para combinar condiciones.

MACRO DEFINICION: Es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Dicho de otra manera. Las macros tienden a almacenarse en el mbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinacin especial de teclas o un botn especialmente creado y asignado para tal efecto.