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2013 - 2
Ofimtica I
T abla de Contenido
1. MICROSOFT WORD 2010 ........................................................................................................................ 4 1.1. PASOS INICIALES ................................................................................................................................. 4 1.2. GRABAR UN DOCUMENTO ................................................................................................................... 4 1.3. PARA GRABAR LAS MODIFICACIONES EFECTUADAS ............................................................................ 4 1.4. CONFIGURACIN DE LA PGINA .......................................................................................................... 4 1.5. IMPRESIN DE UN DOCUMENTO ........................................................................................................... 4 1.6. INGRESO Y EDICIN DE TEXTO EN WORD ............................................................................................ 4 1.6.1. Ajuste automtico de texto ......................................................................................................... 4 1.6.2. Seleccionar bloques de texto ..................................................................................................... 4 1.6.3. Copiar un bloque de texto ......................................................................................................... 5 1.6.4. Mover un bloque de texto .......................................................................................................... 5 1.6.5. Copiar o mover arrastrando...................................................................................................... 5 1.6.6. Borrar un bloque de texto .......................................................................................................... 5 1.6.7. Deshacer o rehacer comandos .................................................................................................. 6 1.6.8. Efectuar una bsqueda .............................................................................................................. 6 1.6.9. Efectuar un reemplazo ............................................................................................................... 6 1.6.10. Para ubicarse en un lugar especfico del documento .............................................................. 6 1.7. PARA INSERTAR UN SALTO DE PGINA ................................................................................................ 6 1.8. INSERTAR NMEROS DE PGINA .......................................................................................................... 6 1.9. FORMATO DE UN DOCUMENTO EN WORD ............................................................................................ 6 1.9.1. Cambiar de maysculas a minsculas ....................................................................................... 6 1.9.2. Formato para caracteres ........................................................................................................... 7 1.9.3. Letra capital .............................................................................................................................. 7 1.9.4. Formato para prrafos .............................................................................................................. 7 1.9.5. Bordes y Sombreado .................................................................................................................. 7 1.9.6. Estilos ........................................................................................................................................ 7 1.9.7. Ortografa .................................................................................................................................. 8 1.10. TCNICAS AVANZADAS EN WORD..................................................................................................... 8 1.10.1. Encabezados y pies de pginas ............................................................................................... 8 1.10.2. Notas de pie de pgina y notas finales .................................................................................... 8 1.10.3. Insertar un objeto .................................................................................................................... 8 1.10.4. Insertar una imagen prediseada ............................................................................................ 8 1.10.5. Insertar una imagen desde un archivo .................................................................................... 9 1.10.6. Editar una imagen ................................................................................................................... 9 1.10.7. Recortar una imagen ............................................................................................................... 9 1.10.8. Utilizacin de columnas .......................................................................................................... 9 1.10.9. Numeracin y vietas .............................................................................................................. 9 1.10.10. Tablas .................................................................................................................................... 9 2. MICROSOFT EXCEL 2010 ..................................................................................................................... 11 2.1. INTRODUCCIN ................................................................................................................................. 11 2.2. GRABAR UN LIBRO DE TRABAJO ........................................................................................................ 11 2.3. ABRIR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO ................................................................................................ 12 2.4. SALIR DE EXCEL ............................................................................................................................... 12 2.5. DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO ..................................................................................... 12 2.5.1. Mtodo 1 .................................................................................................................................. 12 2.5.2. Mtodo 2 .................................................................................................................................. 12 2.5.3. Mtodo 3 .................................................................................................................................. 12 2.6. INGRESO DE DATOS ........................................................................................................................... 13 2.7. SELECCIN DE CELDAS, RANGOS, FILAS Y COLUMNAS ..................................................................... 13 2.8. MOVER O COPIAR CELDAS O RANGOS DE CELDAS .............................................................................. 14 2.9. BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA O DE UN RANGO DE CELDAS ................................................ 14 2.10. INSERCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS ................................................................................... 14 2.10.1. Insertar celdas vacas ............................................................................................................ 14 2.10.2. Insertar filas .......................................................................................................................... 14 2.10.3. Insertar columnas .................................................................................................................. 14 2.11. AUTO-LLENADO .............................................................................................................................. 15 2
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2.12. CELDAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS.................................................................................................. 15 2.12.1. Celda absoluta ....................................................................................................................... 15 2.12.2. Celda relativa ........................................................................................................................ 15 2.13. FRMULAS ...................................................................................................................................... 16 2.13.1. Para introducir una frmula en una celda ............................................................................ 17 2.13.2. Para copiar una frmula a otras celdas ................................................................................ 17 2.14. FUNCIONES ..................................................................................................................................... 18 2.14.1. Funciones ms usadas agrupadas por categoras ................................................................. 19 2.16. GRFICOS ....................................................................................................................................... 21 2.16.1. Creacin de un grfico .......................................................................................................... 21 2.16.2. Cambiar el rango de datos de un grfico .............................................................................. 21 2.16.3. Agregar datos a un grfico .................................................................................................... 21 2.16.4. Modificar el diseo de un grfico.......................................................................................... 21 2.16.5. Modificar el estilo de un grfico ........................................................................................... 22 2.16.6. Agregar un cuadro de texto al grfico .................................................................................. 22 2.16.7. Mover un grfico ................................................................................................................... 22 2.16.8. Minigrficos .......................................................................................................................... 22 2.17. ORDENAMIENTO DE DATOS EN EXCEL ............................................................................................ 23 2.18. FILTROS .......................................................................................................................................... 24 2.19. SUBTOTALES ................................................................................................................................... 25 2.20. TABLAS DINMICAS ........................................................................................................................ 25 2.20.1. Crear una Tabla Dinmica ................................................................................................... 26 2.20.2. Herramientas de tabla dinmica. .......................................................................................... 28 2.20.3. Aplicar filtros a la tabla ........................................................................................................ 29 2.20.4. Cambiar el diseo de la tabla................................................................................................ 30 2.21. RECOMENDACIN PARA RESOLVER EJERCICIOS .............................................................................. 30 2.23. EJERCICIO RESUELTO ..................................................................................................................... 31 2.24. EJERCICIOS PROPUESTOS ................................................................................................................ 32 2.25. BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................ 35
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1. MicrosoftWord 2010
1.1. Pasos iniciales
Para crear un documento: o Pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opcin Nuevo. o Seleccionar como plantilla disponible Documento en blanco o la que se desee. Para abrir un documento: o Pulsar la ficha Archivo y seleccionar Abrir. o Ingresar el nombre del archivo y hacer un clic en Abrir. Para cerrar un documento: o Pulsar la ficha Archivo y seleccionar Cerrar.
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1.6.2.2. Mtodo 2 a. Ubique el cursor al principio del bloque que desea seleccionar. b. Presione la tecla [Shift]. c. Haga clic al final del bloque que desea seleccionar. 1.6.2.3. Otros mtodos Si desea seleccionar: Una palabra, haga doble clic sobre la palabra. Una lnea de texto, haga clic en el rea de seleccin1 a la altura de la lnea. Una frase, pulsar la tecla [Ctrl] y hacer un clic en cualquier parte de la frase. Un prrafo, doble clic en el rea de seleccin o triple clic en cualquier parte del prrafo. Varias lneas consecutivas, ubique el mouse en el rea de seleccin, presione clic y arrastre el mouse hacia abajo hasta la ltima lnea que desea seleccionar. Varias lneas consecutivas, ubique el mouse en el rea de seleccin, haga clic en la primera lnea que desea seleccionar, presione la tecla [Ctrl] y haga clic en todas las lneas que desea seleccionar. Todo el documento: o Triple clic en el rea de seleccin o Presionar la tecla [Ctrl] y hacer clic en el rea de seleccin. o Tambin puede usar la ficha Inicio. Seleccionar la opcin Seleccionar del grupo Edicin, y luego escoger Seleccionar todo. o Tambin puede presionar las teclas [Ctrl] + [E].
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1.9.6. Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos (fuente, tamao, color, alineacin, etc.) identificados por un solo nombre. La ventaja de usar estilos es que se pueden aplicar varias caractersticas de formato a la vez con un solo clic. Para crear un Estilo: a. b. c. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, pulsar sobre la figura de la esquina inferior derecha Pulsar en el botn Nuevo estilo al estilo. Pulsar en el botn Aceptar. .
, ingresar los valores para las Propiedades y Formato que se desea asignar
Para modificar un Estilo: a. b. c. d. e. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, pulsar sobre la figura de la esquina inferior derecha . Hacer clic en la flecha al lado derecho del estilo que se desea modificar y seleccionar la opcin Modificar.. Modificar los valores para las Propiedades y Formato del estilo, segn se crea conveniente. Pulsar en el botn Aceptar. Tambin se puede modificar un conjunto de caractersticas de los estilos en bloque. Para ello, pulsar en el botn Cambiar Estilos del grupo Estilos y seleccionar alguna de las opciones disponibles para la caracterstica (color, fuente, etc.) que se desea modificar en bloque.
Para utilizar un Estilo: a. Seleccionar el texto al cual aplicar el estilo. b. c. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, pulsar sobre la figura de la esquina inferior derecha En la lista de Estilos disponibles, seleccionar el estilo que se desea utilizar haciendo clic en l. .
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1.9.7. Ortografa
a. b. c. d. e. Colocar el cursor donde desee empezar. En la ficha Revisar, en el grupo Revisin, seleccionar la opcin Ortografa y gramtica. Tambin podr pulsar la tecla [F7]. Al encontrar una palabra mal escrita o desconocida, el programa se detendr y mostrar una lista de posibles palabras correctas (Sugerencias). Si, efectivamente, la palabra estuviese errada, hacer un clic sobre la sugerencia que desee utilizar y pulsar en el botn Cambiar. Si, en cambio, la palabra estuviera correcta, pulsar en el botn Omitir. Al terminar, pulsar en el botn Cerrar.
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1.10.10. Tablas
a. b. c. d. e. f. g. h. i. Colocar el cursor donde desea insertar la tabla. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, seleccionar Tabla y luego Insertar tabla. Indicar el nmero de columnas, nmero de filas y autoajuste que se desea. Pulsar en el botn Aceptar. Aparece una cuadrcula donde se puede ingresar la informacin. Si no se ve la cuadrcula, al seleccionar la tabla se ver el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentacin, en el grupo Tabla, seleccionar Ver cuadrculas. Para modificar el ancho de las columnas, al seleccionar la tabla se ver el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentacin, en el grupo Tamao de celda, ingresar los datos del Alto y Ancho deseados para la celda.. Para unir dos o ms celdas, al seleccionar la tabla se ver el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentacin, en el grupo Combinar, seleccionar Combinar Celdas. Para seleccionar una o ms filas o columnas, al seleccionar la tabla se ver el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentacin, en el grupo Tabla, escoger la opcin Seleccionar y luego la opcin Seleccionar fila o Seleccionar columna. Si desea seleccionar toda la tabla, al seleccionar la tabla se ver el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentacin, en el grupo Tabla, escoger la opcin Seleccionar y luego la opcin Seleccionar tabla. 9
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1.10.10.1. Dibujar una tabla a. Colocar el cursor en la posicin donde desea insertar la tabla b. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, seleccionar Tabla y luego Dibujar tabla. c. Haga un clic y arrastre dibujando un rectngulo con la longitud y altura deseadas. Al soltar el Mouse, Word insertar una tabla de una sola celda. d. Se ver el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de tabla, aparecer seleccionado el combo Bordes. El puntero del Mouse tomar la forma de lpiz. e. Arrastrar el Mouse y dibuje lneas verticales y horizontales sobre la tabla inicial de celda nica para crear las columnas y filas de la tabla. f. Para terminar, hacer clic en cualquier lugar fuera de la tabla.
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La Barra de Frmulas
Barra de herramientas de acceso rpido La Barra de herramientas de acceso rpido es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se est mostrando. Tiene como ubicacin predeterminada la esquina superior izquierda junto al smbolo de Microsoft Excel.
Aparecer un cuadro de dilogo en el que debe ubicar la ruta en la que desea guardar el archivo. Escribir el Nombre del archivo, seleccionar Tipo (formato) y pulsar en Guardar.
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2.5.2. Mtodo 2
Utilizar las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical para ver otra rea de la hoja.
2.5.3. Mtodo 3
Mediante combinacin de teclas: [Ctrl] + [Tecla de direccin] [Inicio] [Ctrl] + [Inicio] [Ctrl] + [Fin] [Av Pg] [Re Pg] [Alt] + [Av Pg] [Alt] + [Re Pg] [Ctrl] + [Re Pg] [Ctrl] + [Av Pg] [Ctrl] + [F6] o [Ctrl] + [Tab] [Ctrl] + [Shift] + [F6] o [Ctrl] + [Shift] + [Tab] Ir hasta el extremo de la regin de datos de la hoja actual Ir hasta el comienzo de una fila Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo Ir a la ltima celda con datos de la hoja de clculo (esquina inferior derecha) Desplazarse una pantalla hacia abajo Desplazarse una pantalla hacia arriba Desplazarse una pantalla hacia la derecha Desplazarse una pantalla hacia la izquierda Ir a la siguiente hoja del libro Ir a la hoja anterior del libro Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana Ir al libro o a la ventana anterior
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b. c.
Un Rango de celdas amplio: Seleccionar en la primera celda y a continuacin, manteniendo pulsada la tecla [Shift], pulsar la ltima celda del rango. Celdas no adyacentes o rangos de celdas: Seleccionar la primera celda o rango y a continuacin, manteniendo presionada la tecla [Ctrl], continuar seleccionando las dems celdas o rangos.
d.
e.
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f. g.
Filas o columnas adyacentes: arrastrar el puntero del Mouse sobre los rtulos de las filas o columnas. Tambin se puede seleccionar la primera de ellas y, manteniendo presionada la tecla [Shift], pulsar la ltima. Filas o columnas no adyacentes: seleccionar la primera fila o columna y, manteniendo presionada la tecla [Ctrl], continuar seleccionando las restantes filas o columnas.
c.
Elegir las opciones Desplazar las celdas hacia la derecha o abajo para determinar la forma en que se ha de hacer sitio en la hoja para las nuevas celdas a ser insertadas.
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b. c.
Para insertar varias columnas, seleccionar las columnas al lado de las cules se insertarn las nuevas columnas. Hacer clic derecho y seleccionar Insertar.. Tambin puede seleccionar en la ficha Inicio, grupo Celdas, pulsar Insertar y seleccionar Insertar columnas de hoja.
2.11. Auto-llenado
a. b. c. d. Seleccionar la celda o celdas que desea copiar. Colocar el puntero del Mouse en la esquina inferior derecha (su forma cambiar a una cruz negra). Arrastrar el mouse, hacia abajo o hacia la derecha, hasta la celda deseada. Dependiendo de la seleccin inicial se verifican diferentes casos de auto-llenado. Seleccin Inicial Lun Lunes Enero 1-ene, 1-mar Producto 1, Pedido Parcial Texto1, TextoA 1er perodo 1, 2 Serie Extendida Mar, Mie, Jue Martes, Mircoles, Jueves,... Febrero, Marzo, Abril,... 1-may, 1-jul, 1-sep,... Producto 2, Pedido Parcial, Producto 3, Pedido Parcial,... Texto2, TextoA, texto3, TextoA,... 2do perodo, 3er perodo,... 3, 4, 5, 6,...
Si hubiramos colocado en la celda A2 el valor 3 y en la celda A4 la frmula = $A$2 + 6 al copiar la celda A4 en A3, tendramos en A3 la misma frmula y por tanto el mismo valor que en A4 (9).
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Entonces, las celdas relativas indican una posicin relativa a la columna y fila de la celda seleccionada. Por lo que al copiarlas, se incrementar o disminuir el nmero de columna y/o fila. En algunas ocasiones se desear copiar la frmula y que la columna no cambie pero s la fila. En este caso, se har una referencia absoluta a la columna y una referencia relativa a la fila. Puede indicarse esto colocando el signo $ a la columna. Por ejemplo: Si en A4 hubiramos colocado la frmula = $D2 + 6 y la copiramos a la celda A3, se copiara la frmula =$D1 + 6. De igual manera, si se quisiera hacer referencia a la misma fila, pero no a la misma columna, se puede colocar un signo $ delante de la fila. Por ejemplo: Si en A4 hubiramos colocado la frmula = D$2+6, al realizar la copia a A3, sta celda tendra la frmula = D$2+6. Pero si la copiramos a B3, sta celda tendra la frmula = E$2+6. NOTA: Cuando est escribiendo una frmula, luego de escribir la celda a la que hace referencia puede presionar la tecla [F4] y ver que automticamente aparece un signo $ delante de la columna y otro delante de la fila. Vuelva a presionar [F4] para que vea lo que sucede. Ejercicio: a. Si la celda A4 tiene la frmula = D2 +6 y, la copiamos a la celda C3, qu frmula tiene la celda C3? por qu? b. Si la celda A5 tiene la frmula =E$4+2 y, la copiamos a la celda G24, qu frmula tiene la celda G24? por qu?.
2.13. Frmulas
Adems de colocar datos en una celda, tambin es posible realizar operaciones sobre algunos datos. Estos datos pueden ser valores, datos de otras celdas, operadores, funciones y nombres de rangos. Toda frmula empieza con el signo igual (=). Cada frmula tiene su propia sintaxis. Se deber indicar los argumentos que intervienen en la frmula, es decir, sobre qu valores desea realizar la operacin, as como los operadores del clculo. Las frmulas se calculan de izquierda a derecha, dando prioridad a los operadores de la siguiente forma: Descripcin Negacin (como en 10) Porcentaje Exponenciacin y / Multiplicacin y Divisin ySuma Y Resta Unin de Texto < > <= >= <> Comparacin Operador
% ^ * + & = Por ejemplo: A operar 2 + (3/8) (2 + 3) / 8 Multiplicar el contenido de la celda C1 por 7 y verificar si es menor que 9. 50% (0.4)2 (0.5 - 0.4)2
Resultado 2.375 0.625 Si C1=1, 7<9? El resultado es verdadero. Si C1=2, 14<9?.El resultado es falso. 34% es decir 0.34 1% es decir 0.01
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NOTA: a. Al cambiar cualquier valor de la hoja, Excel vuelve a evaluar todas las frmulas automticamente. b. Al copiar una frmula de una celda a otra, si dentro de la frmula se hace referencia a una celda, al realizar la copia Excel interpretar cul es la celda que corresponde. Por ejemplo: A 1 2 3 4 B 1 4 7 C 2 5 8 D 3 6 9
La celda A4 contiene la frmula =D2+6. Si se copia la frmula contenida en A4 a la celda A3. Se copiar la frmula: =D1+6. El razonamiento es el siguiente, si A4 contiene una frmula que hace referencia a una celda que se encuentra a 3 columnas a la derecha de la celda y 2 filas ms arriba de la celda, entonces A3 deber contener una frmula que haga referencia a una celda cuya ubicacin es 3 columnas a la derecha de la celda y 2 filas ms arriba de la celda, es decir la celda D1. Esto se puede observar mejor en la siguiente tabla:
A 1 2 3 4
B 1 4 7
C 2 5 8
D 3 6 9
6 9
1 2 3 4
El smbolo #REF! significa que se est haciendo referencia a una celda no vlida. En este caso, se estara haciendo referencia a la celda que est 3 columnas a la derecha (columna D) y dos filas ms arriba de la fila 1. Como no existe ninguna fila antes de la primera, Excel lo interpreta como una referencia no vlida.
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2.14. Funciones
Las funciones son frmulas incorporadas que pueden simplificar las hojas de clculo. Por ejemplo, si en una planilla se tuviese que sumar los valores de las celdas D5, D6, D7, D8, D9 y D10, en lugar de hacer =D5+ D6+D7+D8+D9+D10 puede usar la funcin suma digitando = SUMA (D5:D10). Para insertar una funcin en una celda se debe seleccionar la celda en la que desea insertar la frmula. Luego, ir a la ficha Frmulas y seleccionar la opcin Insertar Funcin. Excel insertar automticamente el signo igual. Luego aparecer un cuadro de dilogo en el que podr buscar una funcin o seleccionar una categora (Usadas recientemente, Todas, Financieras, Fecha y Hora, Matemticas y trigonomtricas, Estadsticas, Bsqueda y referencia, Base de datos, Texto, Lgica, Informacin, Ingeniera y Cubo) y dentro de la categora seleccionar la funcin que desea. En la parte inferior se muestra informacin acerca de la funcin seleccionada. Luego pulsar en el botn Aceptar.
Excel dispone de muchas otras funciones que se pueden introducir en la hoja de clculo. En algunas funciones se deber indicar los valores que intervendrn en la funcin. En algunos casos, se trata de varios valores, para ello puede usar los siguientes operadores: Operador Frmula : =SUMA(A12:A24) , Espacio Resultado Evala como una simple celda el rea rectangular comprendida entre estas dos celdas. =SUMA(A12:A24,B36) Unin Evala dos referencias como si fueran una sola. =SUMA(A12:A24 A16:B20) Interseccin Evala las celdas comunes a ambas referencias (Si no hubiera interseccin entonces el resultado sera #NULL). Tipo Rango
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ENTERO(nmero)
LOG(nmero, base)
RESIDUO(nmero, divisor)
PI
Matemticas y trigonomtricas
POTENCIA(nmero, potencia) PRODUCTO(nmero1, nmero2, nmero3, ...) COCIENTE(numerador, denominador) RADIANES(ngulo) ALEATORIO
Devuelve el valor de Pi. Ejemplo: =pi() el resultado es 3.141592654 Devuelve el resultado de elevar el nmero a una potencia. Ejemplo: =POTENCIA(2,3) el resultado es 8. Multiplica todos los nmeros especificados como sus argumentos. Ejemplo: =PRODUCTO(2,3,6) el resultado es 30, Devuelve la parte entera de una divisin. Ejemplo: =COCIENTE(123,34) el resultado es 3. Convierte grados en radianes. Ejemplo:
=RADIANES(270) 270 grados, el resultado es 4,712389 o 3/2 radianes.
ALEATORIO.ENTRE(lmitein Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique. Ejemplo: = ALEATORIO.ENTRE(2,4) el resultado es un valor al azar entre 2 y 4 INCLUSIVE. ferior, lmitesuperior) REDONDEAR(nmero, num_decimales) RAIZ(nmero) SUMA (nmero1, nmero2, nmero3, ...) SUMAR.SI(rango_a_evaluar, criterio, rango_a_sumar) Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Ejemplo:
=REDONDEAR(2.15, 1) Redondea 2,15 a una posicin decimal el resultado es 2,2. =REDONDEAR(2,149; 1) Redondea 2,149 a una posicin decimal el resultado es 2,1.
Devuelve la raz cuadrada de un nmero. Ejemplo: =RAIZ(5) el resultado es 2.236067977 Suma sus argumentos. Ejemplo: =SUMA(5,3,7) el resultado es 15. Suma las celdas en el rango a evaluar, que coinciden con el argumento criterio. Ejemplo: =SUMAR.SI (A1:A5, >100, D1:D5) Condicin a evaluar: valores mayores a 100. Rango a evaluar si cumple la condicin: A1 a A5. Se suma los valores del rango D1: D5, solamente si cumple la condicin dada en el rango a evaluar.
=SUMAR.SI (A1:A5, >100, D1:D5), evala la condicin >100 en el rango A1:A5 y luego suma todos los valores del rango D1:D5 relacionados.
TRUNCAR(nmero, num_decimales)
Convierte un nmero decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fraccin. Ejemplo: =TRUNCAR(12.76,1) el resultado es 12.7.
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Categ
Explicacin Comprueba si se cumple la prueba lgica, y devuelve el valor_si_verdadero si se cumple la prueba y sino se cumple devuelve valor_si_falso. Ejemplo:
=SI(E18>50%,"PROMOCION","NO-PROMOCION"), evala la prueba lgica en la celda E18 >18%, si es verdadera mostrar el texto "PROMOCION" y si es falsa "NOPROMOCION".
Lgicas
NO(valor_lgico)
Invierte la lgica de sus argumentos. Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.
Categ
Explicacin Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los cuales pueden ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Ejemplo: =PROMEDIO(4,3,3) el resultado es 3.33 . Cuenta el nmero de celdas de un rango que contiene nmeros. Ejemplo: = CONTAR(A5,"A",12,13) el resultado es 3 =CONTAR(A5:A8) el resultado depende del
contenido de las celdas.
CONTAR.SI(rango, criterio)
Cuenta las celdas que no estn en blanco dentro de un rango que coincida con el criterio especificado. Ejemplo: =CONTAR.SI(B14:B29,"VEGETALES") cuenta todas las celdas del rango B14:B29 que contengan la palabra VEGETALES. Cuenta el nmero de celdas no vacas de un rango. Ejemplo: si se tiene:
Estadsticas
= CONTARA(E12:I12) el resultado es 4. Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos. Ejemplo: =MIN(5,4,3) el resultado es 3 Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos. . Ejemplo: =MIN(5,4,3) el resultado es 5.
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2.16. Grficos
Excel ofrece muchos tipos de grficos para ayudar al usuario a mostrar los datos de forma comprensible. Los siguientes tipos de grficos se encuentran disponibles: columna, lneas, circulares, barras, rea, tipoXY, cotizaciones, superficie, anillos, burbujas y radiales.
Seleccionar las celdas que contienen los datos que se van a graficar. Seleccionar la ficha Insertar y luego elija el grupo Grficos.
c.
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2.16.8. Minigrficos
Cuando estamos frente a una gran cantidad de filas de datos, a veces se hace difcil interpretarlos. En esta circunstancia, se pueden utilizar minigrficos junto a los datos para dar a los lectores una idea general de su significado y facilitar la deteccin de patrones y tendencias. Un minigrfico es un grfico pequeo en una celda de una hoja de clculo que representa visualmente los datos. Para generar minigrficos y ver la tendencia de, por ejemplo, los exmenes de los alumnos: a. b. En la ficha Insertar, en el grupo Minigrficos, seleccionar la forma que desee. Seleccionar el rango de datos y elegir la ubicacin donde se colocar el grupo de minigrficos.
c.
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b.
Pero si se desea un ordenamiento tomando en cuenta varias columnas, deber: a. Seguir los pasos anteriores a y b. b. Seleccionar Orden personalizado. c. Aparecer un cuadro de dilogo Ordenar en el que se puede indicar la Columna (seleccionar la columna que desea ordenar), Ordenar segn (para ordenar por texto, nmero o fecha y hora, seleccionar Valores) y Criterio de ordenacin (seleccionar el modo en que desea ordenar). Adems, debe indicar si la primera fila del rango de datos es el encabezado.
d.
Para agregar otra columna por la que ordenar, hacer clic en Agregar nivel y repetir los pasos anteriores.
Por ejemplo: Se tiene la siguiente informacin en una tabla en una hoja en Excel:
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Se desea ordenar los datos de manera que primero aparezcan las personas que se encuentran en la escala A, luego las que se encuentran en la escala B y por ltimo las que se encuentran en la escala C. Debido a que varias personas pertenecen a la misma escala, el segundo criterio de ordenamiento que se usar es el sueldo, mostrando primero las que ganan menos. Si dos personas ganan lo mismo entonces se ordenarn por un tercer criterio, en esta caso el nombre.
2.18. Filtros
Cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, a veces resulta difcil seleccionar un determinado conjunto de ellos. Para ello, se pueden usar los filtros, mediante los que se puede indicar con qu tipo de datos se va a trabajar. Siguiendo con el ejemplo anterior, imagnese que usted tuviera miles de datos de muchos empleados y slo quisiera visualizar los datos de los empleados que se encuentran en la escala A. Para ello, seleccionar la fila que acta como encabezado, en nuestro caso, la primera fila; luego, seleccionar la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, y la opcin Filtro. Inmediatamente, aparecern unos botones en cada una de las columnas de la fila que acta como encabezado.
Si se hace clic sobre alguno de estos, se mostrar una ventana que le da muchas opciones: Orden ascendente (de A a Z / menor a mayor): le permite ordenar los datos de manera ascendente, por el criterio que ha seleccionado. Orden descendente (de Z a A / mayor a menor): le permite ordenar los datos de manera descendente, por el criterio que ha seleccionado. (Todas): No hace ningn filtro, muestra todas las filas.
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Filtros de nmero / texto: Permite realizar un filtro personalizado. Por ejemplo: mostrar todas las filas que contienen un dato que es menor a otro. O mostrar todas las filas que comienzan con un determinado patrn, entre otros. Luego mostrar todos los posibles datos que puede contener dicha columna. En el ejemplo anterior, si hacemos un filtro a ocupacin, mostrar, adems de las opciones antes mencionadas: Administrador, Profesor y Artista. Si escoge alguno de ellos, slo se mostrarn las filas que contengan dicho dato.
Si desea visualizar todos los datos, pulsar de nuevo el mismo botn varios filtros a la vez.
Ejercicios: Mostrar los datos de los administradores cuyo sueldo es superior a 1,500. Mostrar los datos de todos los empleados cuyas horas de trabajo es 120.
2.19. Subtotales
El propsito de los subtotales es obtener un total para cada uno de los grupos de datos. Para ello es necesario ordenar los datos en razn al criterio que luego utilizaremos para obtener un subtotal. Siguiendo con el ejemplo anterior, podramos calcular el total de sueldos para cada una de las escalas. Primero, debemos ordenar los datos en funcin de las escalas, para que el programa encuentre tres grupos de datos a totalizar. Luego, deberemos: a. b. c. d. Seleccionar la ficha Datos, el grupo Esquema y la opcin Subtotal. Aparecer una ventana de dilogo Subtotales en la que debe indicar en Para cada cambio en, bajo qu criterio piensa agrupar los datos. En nuestro caso sera Escala. Seleccionar la funcin que usar. En nuestro caso Suma, ya que queremos sumar todos los sueldos de cada escala. Y por ltimo, indicar dnde desea que aparezca el subtotal, en nuestro ejemplo indicaremos que aparezca debajo de cada Sueldo.
Observe que en la fila 5, 7 y 10 se han colocado los subtotales de cada escala. Note tambin que en el lado izquierdo de la pantalla aparecen unas barras de agrupamiento. Si se pulsa el botn 2 puede agrupar a nivel de subtotales, si pulsa el botn 1 slo observar el total final, el botn 3 permite ver todos los datos de nuevo. De forma parcial puede hacerlo con el botn para agrupar y con el botn + para expandir. Si se quiere eliminar los subtotales, seleccionar al menos una de las celdas que contienen los datos, y seleccionar la ficha Datos, del grupo Esquema y la opcin Subtotales. Aparecer una ventana de dilogo Subtotales, luego pulsar en el botn Quitar Todo.
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Para su utilizacin, se debe elegir de la ficha Insertar, grupo Tablas, la opcin Tabla dinmica y seleccionar el subtipo Tabla dinmica.
Ejemplo: Se tiene la informacin referida a la circulacin de vehculos a travs de una estacin de peaje. Se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento de la informacin a travs de una herramienta de Excel, Tablas Dinmicas.
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1 Paso: Seleccionar los datos que desea analizar a. b. Hacer clic en Seleccione una tabla o rango. Escribir el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla. El rango de la tabla debe incluir la fila de ttulo.
2 Paso: Elegir dnde desea colocar el informe de tabla dinmica Para colocar el informe de tabla dinmica en una nueva hoja que empieza por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo. Para colocar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccionar la primera celda del rango de celdas donde sea colocar el informe. a. En el ejemplo, se decidi ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinando la celda de comienzo de ejecucin de la misma.
b. Para comenzar el diseo de la tabla dinmica seleccionar los campos de la Lista de campos de tabla dinmica y luego: Arrastrar el cuadrito de Semana a Rtulos de columna Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Rtulos de fila Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Valores
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Dentro de la ficha Opciones tenemos los grupos de Ordenar y filtrar, Datos, Acciones, Clculos, Herramientas y Mostrar:
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En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1 y 2. Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes y adicionalmente se desactivan las opciones Camin- Camioneta- Moto:
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Se pide lo siguiente: a.- Renombre la primera Hoja con el nombre "Preg1" y presente all una hoja de Excel como la mostrada en la figura. b.- Calcular todos los totales. c.- Calcular los valores de los promedios mensuales de errores y los porcentajes de errores por proyecto. d.- Calcular los valores de la tabla Estadsticas Generales. e.- Llenar la fila 12. Si el promedio mensual de errores no supera los 3.1 errores debe colocarse el mensaje SI sino debe colocarse el mensaje NO. f.- Complete el valor de Resultado. Si cumple con el requisito de una empresa lder debe colocarse el mensaje Empresa Lder sino debe colocarse el mensaje Empresa No lder. Solucin: a.- Dar doble click sobre el nombre de la hoja Hoja1 y renmbrela con el nombre "Preg1". b.- Para completar lo pedido debe usar solamente la funcin SUMA. Por ejemplo en la celda B10 debe colocar =SUMA(B5:B9) y en la celda N5 se coloca=SUMA(B5:M5). c.- Para completar los promedios mensuales de errores se debe usar la funcin PROMEDIO, as por ejemplo en la celda B2 debe colocar =PROMEDIO(B5:B9). Para completar los porcentajes de errores por proyecto se debe crear una frmula haciendo uso de una celda absoluta. As por ejemplo en la celda O5 debe colocar =N5/$N$10. Luego debe dar a la celda el formato de Nmero tipo porcentaje con dos decimales. d.- Para hallar la Cantidad de Proyectos por mes debe colocar =CONTARA(A5:A9). Para hallar la cantidad de meses exitosos debe colocar =CONTAR.SI(B12:M12,"SI"). e.- Para resolver lo pedido debe usar la funcin SI. As por ejemplo en la celda B12 debe colocar =SI(B2<=3.1,"SI","NO"). f.- Para resolver lo pedido debe usar tambin la funcin SI. As, en la celda correspondiente debe colocar lo siguiente: = SI(B16 > 7, "Empresa Lder","Empresa No lder")
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Realizar lo siguiente: a.- Agregue una nueva columna a la tabla y colquele el nombre de Fecha Fin. Calcule el valor de las celdas sumando la fecha de inicio y la duracin correspondiente. b.- Agregue una nueva columna a la tabla y colquele el nombre de Condicin Monto. Esta celda contendr el resultado de evaluar la celda Monto Facturacin, si es mayor a 1,000 dlares imprimir en la celda Monto Excesivo si es menor Monto Aceptable. Use tablas dinmicas para: c.- Mostrar los montos totales de facturacin por cada empresa, como se muestra en el cuadro:
d.- Mostrar por cada representante los montos totales facturados, como se muestra en el cuadro:
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Ejercicio 2: Se cuenta con el registro de ventas del mes de marzo de una librera:
Se desea calcular: a.- Monto de diario de las ventas (celdas F4: F21). b.- Cantidad de calculadoras vendidas (celda E23). Rpta: 10. Explicacin: se debe cumplir con la condicin que la descripcin sea igual a calculadora en el rango de C4:C21, luego se debe sumar todas las cantidades asociadas a esas celdas. Use una funcin. c.- Cantidad de precios mayores a 100 soles (celda E24). Rpta: 16. Explicacin: se debe cumplir con la condicin que el precio sea mayor a 100 en el rango de celdas D4:D21, y luego se cuenta todas las celdas que cumplan con dicha condicin. Use una funcin.
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Ejercicio 3: Equipment Corp S.A. es una empresa dedicada a la venta de productos para el mantenimiento y limpieza de equipos de alta cocina y lavandera. Para un mejor control sobre los ingresos de sus ventas, se tomaron algunos registros de ventas al azar y haciendo uso de la siguiente hoja de Excel se analizarn cmo se estn manejando los porcentajes de ganancia estipulados por la empresa.
Se pide lo siguiente: a.- Renombrar la primera Hoja con el nombre "RegistroVentas" y presentar all una hoja de Excel como la mostrada en la figura anterior. b.- Calcular los valores de las Ganancias (%), los Costos Totales y las Ventas Totales. c.- Calcular los totales de Cantidad, Costo Total y Venta Total. d.- Calcular los valores de la tabla Estadsticas Generales. Considere como tipo de cambio: 1US$ = S/. 2.8 e.- Llenar la columna M. Si la Ganancia (%) no supera el 20% debe colocarse el mensaje En rango sino debe colocarse el mensaje Excesivo. f.- En base a los datos obtenidos, generar el siguiente grfico:
839 849 850 895 930 931 932 942 944 948 965
Nro
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2.25. Bibliografa
- Excel 2000 Expert Specialist, Aleyda Virhuez Matheus. - CURSOS DE FORMACIN EN INFORMTICA. - Curso de Bases de datos en Excel, Universidad Complutense de Madrid. - Ayuda de Microsoft Excel 2010. - Microsoft Office (http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/tipos-de-graficos-disponibles-HA010342187.aspx). ltima actualizacin: 06 de agosto del 2013.
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