CONTENIDO

Introduccin ................................................................................................................. 1 Antes de la reunin ..................................................................................................... 3 Planeacin de la reunin.......................................................................................... 3 Motivo de la reunin ................................................................................................ 3 Determinar si la reunin es necesaria ...................................................................... 4 Alcance de la reunin............................................................................................... 4 Distribucin de la agenda con anticipacin para los invitados ................................. 4 Ayudas visuales o materiales a entregar ................................................................. 5 Arreglos para el saln de las reuniones ................................................................... 5 Durante la reunin ....................................................................................................... 5 El control de la reunin ............................................................................................ 6 Comenzar la reunin a tiempo ................................................................................. 6 Nombrar al encargado de tomar notas..................................................................... 6 Hoja de firmas .......................................................................................................... 6 Resea de la agenda ............................................................................................... 6 Facilitar - no dominar la reunin ............................................................................... 7 Evitar exceder el tiempo programado ...................................................................... 7 Cdigo de conducta ................................................................................................. 7 Resumen del informe anterior acerca de las decisiones .......................................... 8 Cmo lograr que los participantes se atiendan ........................................................ 8 Cmo elaborar un informe de decisiones................................................................. 9 Fecha de la siguiente reunin .................................................................................. 9 Evaluar el proceso de la reunin .............................................................................. 9 Despus de la reunin ................................................................................................ 9 Cmo consignar las notas ...................................................................................... 10 Las notas tienen varios propsitos ......................................................................... 10 Distribucin de las notas ........................................................................................ 10 Conclusin................................................................................................................. 11 Referencias bibliogrficas ......................................................................................... 12

INTRODUCCIN

Las reuniones permiten compartir, dentro de un equipo de proyectos, el mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y adems una toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones optadas en forma colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, sern aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas. A continuacin se presenta un trabajo en el cual se determinan las directrices generales para una organizacin de reuniones de alta calidad. Para que una reunin sea de alta calidad en los equipos de proyectos se directrices: Antes de la reunin: se genera la planeacin de la reunin conteniendo el motivo de la reunin, determinar si la reunin es necesaria, alcance de la reunin, distribucin de la agenda con anticipacin para los invitados, se emplean ayudas visuales o materiales a entregar y se hacen arreglos para el saln de las reuniones Durante la reunin: Se lleva el control de la reunin, para esto es necesario comenzar la reunin a tiempo y nombrar al encargado de tomar notas, llevar una hoja de firma, y hacer la resea de la agenda. El que haya un facilitador no significa que debe dominar la reunin, este se debe limitar a evita excesos en el tiempo programado y debe tener un cdigo de conducta que permita avanzar, participar, entender, discutir y definir las decisiones con calma y aceptacin de todos los participantes. Tambin se debe elaborar un informe en donde se resume todas las acuerdos y de las decisiones. Y durante esta establecer nuevas fechas para prximas reuniones. Despus de la reunin: se debe evaluar la eficacia y si los objetivos fueron cubiertos, para despus emitir los resultados, evaluarlos y comunicar a cada participante de las nuevas acciones a tomar. debe seguir las siguientes

Cada una de las directrices antes mencionadas se encuentra plasmada y explicada de una manera amplia en el siguiente texto siguiendo el orden antes mencionado para poder comprenderlas de una manera ms amplia

DIRECTRICES GENERALES PARA UNA ORGANIZACIN DE REUNIONES DE ALTA CALIDAD EN LOS EQUIPOS DE PROYECTOS
Las reuniones facilitaron la transferencia de informacin y la colaboracin entre los miembros del equipo de esta forma se aument la productividad, al poner de manifiesto puntos en que para ayudarse unos a otros durante el proyecto. Los propsitos bsicos de las reuniones son fue revisar el avance, el desarrollo de estrategias y su ejecucin, informado a los beneficiarios, para mejorar las aptitudes del equipo, y resolver problemas que se generaron para aprovechar las

oportunidades de la negociacin y administracin de los contratos que se adquirieron, adems de mejorar el desarrollo del equipo, la moral y sobretodo la comunicacin dentro del equipo. Para que las reuniones fueran de alta calidad el equipo guio de las directrices: siguientes

ANTES DE LA REUNIN Planeacin de la reunin La planeacin de las reuniones se realizar por el administrador del proyecto, y se deber entender por todos los participantes del equipo del proyecto el propsito de la reunin, lo que implica la toma de decisiones sobre la agenda planteada en el proyecto, que incluye el material a utilizar, el horario, el lugar, el propsito, el resultado esperado y la informacin que necesitan los beneficiarios. Para eso es necesario determinar los siguientes puntos: Motivo de la reunin Antes que nada, el propsito de la reunin debe elaborarse con madurez para evitar reuniones sin sentido: Cul es el objetivo de la reunin para el equipo de trabajo?

Determinar si la reunin es necesaria En caso de que la reunin no sea necesaria para el equipo se podra resultar mejor aplicar otro tipo de mecanismo como conferencias telefnicas Alcance de la reunin Nmero y capacidad de los participantes: Es conveniente reducir el nmero de los participantes en el equipo para evitar reducir la eficiencia de la reunin. Tambin es necesario armonizar el perfil del equipo, en particular en lo que se refiere al nivel tcnico y poltico. Duracin: Idealmente, las reuniones no debera durar ms de 2 horas. Agenda: La agenda delimitar la programacin del trabajo en temas correctamente formulados. Es necesario establecer plazos correctos para tratar los diversos puntos de la agenda. Distribucin de la agenda con anticipacin para los invitados Se deber distribuir la agenda a todos los participantes, especificando, entre otros detalles, el lugar de la reunin y la hora de inicio y finalizacin de la reunin. En los casos pertinentes, deber difundirse un programa que sintetice los servicios principales que se encuentran en las proximidades del lugar de reunin. En lo posible, y para optimizar la eficiencia de los intercambios, se podr preparar un documento introductorio, que se enviar antes de la reunin y en el cual deber especificarse el contexto, incluyendo algunos temas clave. De esta manera, el equipo podr prepararse mejor para dicha reunin. Propsito de la reunin: incluye los temas a cubrir, el tiempo que debe cubrir y quien har y diriga la discusin.

Aviso: Dependiendo del negocio o de la organizacin, debern enviarse avisos a las personas involucradas para que puedan hacerse cargo de determinadas tareas.

Invitacin: Se deber enviar una invitacin dirigida a los participantes del equipo de trabajo, adems de la invitacin al personal del negocio o de la organizacin.

Ayudas visuales o materiales a entregar Los materiales centran la discusin y evitan distracciones e incomprensiones. Estos pueden ser: graficas, cuadros, tablas, fotografas y modelos fsicos con ayudas visuales efectivas. Arreglos para el saln de las reuniones El saln debe tener suficiente espacio para el nmero de personas que

asistirn a las reuniones. Los asientos de tal forma que todos deben verse entre s para fomentar la participacin y comodidad del equipo. Las ayudas visuales y

aparatos deben estar en el saln y probados con anterioridad. Tambin si son demasiado largas se deben pedir refrigerios.

DURANTE LA REUNIN Las reuniones estn regidas por normas para planear y llevarlas a cabo. Las reuniones eficaces se caracterizan por: Tener una atmosfera cmoda e informal Participacin de todos los integrantes del equipo en las discusiones Los objetivos de la reunin se comprenden bien Cada uno participante del equipo debern escucharse unos a otros Los desacuerdos entre el equipo son amigables Casi todas las decisiones se alcanzan por consenso

Las crticas son francas y honestas Los participantes del equipo tienen la libertad de expresar sus sentimientos Se definen acciones para que las asignaciones queden claras

El control de la reunin El control de la reunin asegura que esta cumpla con sus propsitos. Algunos elementos de control: Establece lmites de tiempo y se apega al equipo. Inicia con la declaracin acerca del propsito de la reunin. Limitar la discusin. Resumir el avance o la falta de ste. Estimular y controlar los desacuerdos del equipo. Dedicar tiempo a la evaluacin del desarrollo de la reunin y el anlisis de lo que se podra hacer a fin de mejorar su operacin. Comenzar la reunin a tiempo Las reuniones deben empezar puntuales para no hacer la costumbre de esperar y dejar el hbito de llegar tarde por no iniciar a la hora sealada. Nombrar al encargado de tomar notas Es conveniente "designar a un voluntario del equipo" para que confeccione un borrador del informe o minuta. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante del equipo deber ser secretario por turno. Hoja de firmas En las reuniones que involucren a personas con una tarea determinada, ser necesario hacer circular una hoja de firmas para permitir a los servicios financieros validar los costos del viaje. Se adjunta a este documento un modelo de hoja de firma. Resea de la agenda

Antes de llegar al tema principal, es conveniente resumir brevemente la agenda del da, indicar el tiempo que se dedicar a cada tema y nombrar a las personas que participarn en la reunin. Los temas importantes de la agenda debern ser tratados al comienzo de la reunin, cuando la concentracin est en su punto mximo y para evitar correr el riesgo de tener que abordarlos superficialmente al final de la reunin. Facilitar - no dominar la reunin El gerente de proyectos no debe dirigir todas las discusiones, sino que debe permitir que otros participantes del equipo las dirijan sobre los temas que se las han asignado. El facilitador debe mantener el movimiento de la reunin durante un tiempo determinado. Estimular la participacin de los dems participantes del equipo, y limitarla cuando sea necesario. Tambin debe controlar las interrupciones y

conversaciones entre los miembros, aclarar los puntos de vista y resumir las discusiones. Evitar exceder el tiempo programado Cuando las reuniones se posterguen es necesario de planear nuevas reuniones para tratar los dems temas que no se discutieron ya que son los de menor prioridad porque en la agenda realizada se debi estipular los participantes del equipo temas de mayor urgencia a discutir primero. Cdigo de conducta Al realizar las reunions del equipo se llevar un cdigo de conducta el cual se establece para guiar la reunin para que sea lo mejor productiva posible, los puntos bsicos de este son: Mantenerse el tema a discutir: no debe desviarse del tema para evitar retrasos en la reunin.

Llegar a tiempo y terminar a tiempo: cada uno de los participantes deben ser responsables de llegar a tiempo y en consecuencia se termina a en la hora estipulada.

Una persona habla a la vez: durante la reunin cada participante tiene la oportunidad de hablar y debe ser respetada por los dems. Todos tiene la posibilidad de participar Estar preparados: antes de las reuniones los participantes del equipo deben prepararse sobre los temas a tratar, por eso se emite la agenda e invitaciones o avisos con anticipacin.

Ser franco, honesto y sincero: es necesario de estas cualidades en cada participante del equipo para poder llevar una organizacin certera y eficaz. Limitar a cero los comentarios sarcsticos y cnicos. Eliminar la negatividad. Prestar atencin: se debe buscar primero comprender, para despus ser comprendido. No a chismes Las ideas pertenecen al equipo no a un solo participante. Una vez que se ha tomado una decisin, el equipo habla con una sola voz. Retirarse unidos. Reforzar el comportamiento positivo: para reforzar este comportamiento se debe alentar a los participantes del equipo a continuar con la visin positiva que se tuvo durante la reunin.

Mantener la calma. Si un participante llegara a perder la calma debe pensar que l es el equivocado y no los dems.

Resumen del informe anterior acerca de las decisiones En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en reuniones anteriores podrn ser repasadas para refrescar la memoria de los participantes o bien para seguir de cerca el progreso de su implementacin. Cmo lograr que los participantes se atiendan

Asegura que todos los participantes del equipo tengan una compresin clara de todas las decisiones y partidas de acciones, adems debe expresar en forma verbal para evitar cualquier incomprensin. Para lograr que el equipo se distienda, podr servirse caf o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunin. Adems, una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la eficiencia de la reunin. Cmo elaborar un informe de decisiones Un "informe de decisiones", creado en forma colectiva por todos los participantes del equipo, le permite destacar las decisiones ms importantes tomadas durante las discusiones. El informe de decisiones no puede ser meramente pasivo: una solo deber estar a cargo de la implementacin de cada accin y ser necesario establecerse un plazo tentativo para cada una. Fecha de la siguiente reunin En caso de que se realice una serie de reuniones, sera importante aprovechar la presencia del equipo para acordar una fecha para la siguiente reunin que resulte conveniente para todos. Evaluar el proceso de la reunin Ocasionalmente, al final de cada reunin, el equipo deben discutir en forma abierta lo que sucedi y determinar si se deben de hacer cambios para mejorar la efectividad de las reuniones futuras.

DESPUS DE LA REUNIN Despus de la reunin se deben publicar los resultados dentro de las 24 horas posteriores de la misma. El documento del resumen debe ser conciso y si es posible contar de una sola pgina. Debe confirmar las decisiones que se tomaron por el

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equipo y relacionar las partidas de accin, incluyendo al puede relacionarse quienes asistieron y quin no. Cmo consignar las notas

responsable. Tambin

Se recomienda consignar las notas mientras la reunin todava est fresca en las mentes del equipo, es decir inmediatamente despus de la reunin, ya que las notas tomadas durante la misma recurren a la "memoria de corto plazo". En particular, las notas deben incluir lo siguiente: Tema de la reunin, Fecha de la reunin, Nombre de cada uno de los participantes del equipo (y en caso de que haya faltado se debe enviar el aviso), Orden del da, Resumen de cada tema del orden del da, Informe de las decisiones que tomo el equipo. De no contar con notas, ser indispensable crear un informe sencillo de las decisiones. Las notas tienen varios propsitos Registrar las decisiones. Formalizar el trabajo realizado para permitir, por ejemplo, que cada participante del equipo que no asistieron a la reunin puedan tener conocimiento de lo que sucedi desde el comienzo hasta el final. Capitalizar la informacin para la memoria.

Distribucin de las notas Para que tengan validez, las notas debern ser distribuidas a todo el equipo. Si despus de aproximadamente una semana, algn participante sugiere algunas correcciones, la nota final deber ser enviada nuevamente a todos.

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CONCLUSIN

Las reuniones son vnculos para fomentar la creacin del equipo de trabajo y reforzar expectativas que se han generado a lo largo del proyecto, adems de

arreglar, firmar y verificar los papeles y mejorar los compromisos con el objetivo y motivar a los miembros del equipo. El equipo del proyecto debe tener reuniones eficaces y deben de alcanzar

los objetivos esperados. Existen directrices que pueden ayudar en el desempeo de estas que debern ser llevadas a cabo con el fin de fortalecer el entendimiento, discusiones y acuerdos de las cuestiones referentes al proyecto. Las directrices ayudan a mejorar la organizacin de las reuniones y se pueden encontrar en las tres etapas principales de la organizacin las cuales son: antes, durante y despus de la reunin. Al realizar la planeacin se debe realizar y entender a detalle el propsito de la reunin y las decisiones sobre la agenda en donde se estipula la hora, el lugar, la fecha en que se realizar, condiciones, herramientas. Estas son organizadas y administradas por los gerentes o administrador del proyecto y se realizan las normas para llevarlas a cabo. Se debe llevar un control para asegurar que se cumplan los objetivos estableciendo los lmites de la discusin y sus acuerdos, adems de tomar ciertas consideraciones como el establecer quien ara las anotaciones y el que llevara el orden quien verificara decisiones que se tomen. Y por ltimo se evaluaran el rendimiento de y se emitirn los resultados con un reporte y se entregara al equipo de proyectos para una nueva revisin y en caso de haber algn cambio se deber reenviar nuevamente. que todos entiendan para ponerse de acuerdo con las

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

1. Crdenas, M. (Diciembre de 2007). Kioskea.net. Recuperado el 18 de Febrero de 2013, de http://es.kioskea.net/contents/projet/conduite-reunion.php3 2. Clemens, G. (1999). Administracin exitosa de proyectos . Mxico: Thomson Editores. 3. Pacheco, J. L. (1 de Marzo de 2010). Efectividad.net. Recuperado el 18 de Febrero de 2013, de http://www.efectividad.net/Capacitacion/Trabajo-enEquipo/Reuniones-Productivas