MICROSOFT EXCEL Introduccin

Microsoft Excel domina el mercado de las hojas de clculos en la actualidad. No hace mucho tiempo, Lotus 1-2-3 constitua el estndar de las hojas de clculo, pero ahora, Excel mantiene esta distincin, pero con mucha mayor calidad y facilidad de uso, convirtindose en uno de los programas ms vendidos a nivel mundial en el mercado actual.

Las hojas de clculo como Excel son herramientas que nos pueden ayudar mucho a hacer ms trabajo en menos tiempo, es decir ser ms eficientes en nuestra labor. Parte de esta eficiencia slo se podr lograr si sabemos utilizar de forma adecuada algunas de las frmulas que ms de manera ms frecuente nos encontraremos en nuestras tareas cotidianas.

MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office para hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas especficamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de clculo. El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de clculos y grficos de muy fcil uso, sus trabajos son almacenados en archivos con extensin .xls, aunque soporta otras extensiones como csv.

2-/Caractersticas principales Es un programa de fcil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser una factura o bien nminas o tambin llevar un control de los apuntes del banco, llevar las comisiones, los pagos, etc Los clculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos - en Excel son muy precisos. Excel incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los tcnicos llaman "optimizacin": calcular el mejor valor de una funcin sometida a unas restricciones -o a ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las que calcula las soluciones es asombrosa. Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma esttica puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra Puede utilizar hojas para almacenar datos numricos Utilizar las rdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar clculos con sus datos.

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Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fcilmente utilizando las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenacin, la consolidacin, la representacin grfica y las tablas dinmicas.

Puede en Excel sumar filas y columnas. Puede crear frmulas para realizar clculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviacin de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.

La utilizacin de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma funcin con diferentes valores, es una de las caractersticas principales de este herramienta

En Excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendramos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitramos una fila o una columna.

Podemos crear grficos. Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo facilitando de esta manera su interpretacin. A la hora de crear un grfico, Excel dispone de un asistente que nos guiar en la creacin de ste. Puede crear grficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de grfico aparte en el mismo libro de trabajo

Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:

Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).

MICROSOFT EXCEL Definicin de presupuestos

4 Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede

crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).

Facturacin y ventas

Excel tambin es til para administrar datos de ventas y facturacin, y en

ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).

Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).

Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento

Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de

horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

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Uso de calendarios Gracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

GENERALIDADES DE EXCEL Introduccin - Vistazo rpido

Historia de las Hojas de Clculo Hace un tiempo atrs los usuarios utilizamos software o programas que nos permitan crear de una manera fcil planillas o cuadros estadsticos, estos programas fueron evolucionando hasta llegar a lo que hoy conocemos como Excel estos programas fueron el Fortran, Multical, Lotus 123, Quatro tambin conocido como Qpro y as sucesivamente hasta que aparece los paquetes de Office una versin mejorada el Excel 4.2. Microsoft Excel es una Hoja electrnica que nos permite construir planillas, cuadros estadsticos, registros de asistencias de notas etc.

Ejecucin del programa Para iniciarlo tenemos que :

1. Clic en el Botn Inicio 2. Seleccionar Todos los Programas 3. Clic en Microsoft Excel
Nos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel.

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Reconocimiento de la hoja Electrnica Consta de 65536 Filas Y Las columnas estn en forma de letras de A hasta IV Contiene Celdas cada una de ellas son separadas Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo

Una vez introducido deber reconocer las herramientas con las cuales podr realizar sus hojas Recuerde: Clic en Ver Seleccionar Barra de Herramientas Tiene que estar activas las Barras Estndar, Barra de Formato, y la Barra de Dibujo. Una vez configurado Ver los diferentes modos normal, Vista previa de salto de pagina Ntese que no hay regla que activar.

Aprendiendo el uso de la Barra Estndar. El entorno de Microsoft Excel

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Una Vez Conocido la Barra Estndar Conoceremos la Barra de Formato con ella podremos utilizar rpidamente los modos para arreglar nuestros textos

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Aprendiendo el uso de la Barra de Formato

Aprendiendo el uso de la Barra de Dibujo

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Una vez aprendido el uso de las barras de herramientas. Comenzaremos a introducir datos en nuestra hoja aprenderemos a sumar, restar ,multiplicar y dividir. Operaciones Matemticas esta escrito en la celda B2 , Suma esta escrito en la celda B4 , Resta esta en la celda C4 y as sucesivamente cada dato deber estar en una celda nica. Aprendiendo a introducir frmulas bsicas Una vez introducidos los datos comenzaremos a utilizar las formulas Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los nmeros a sumar celda C7 Luego para que la maquina entienda que lo que vas a introducir es una formula se pone el smbolo = =B5+B6 Presionar Enter y observa que ha sucedido Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Notaras que sale el resultado 30 y en la barra de formula aparecer la formula utilizando un poco de sentido comn realizar las dems operaciones recordando que el smbolo de multiplicacin es el asterisco * y el de divisin es el Slahs /. Una vez sacado el resultado utilizaremos herramientas de formato para mejorar nuestra hoja

Iluminar desde la celda B2 Hasta la celda E2 luego Clic en el botn de combinar y centrar

Luego Clic en el botn para crear Bordes elija cuadrado

Luego le daremos color de relleno y color de letra y as a toda la hoja

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Para cambiar de Nombre HOJA1 por Prctica 1

Clic con el botn derecho en Hoja1 2.- Clic en Cambiar Nombre 3.- Digite practica1 4.- Clic fuera del cuadro o presione la tecla Enter

Para guardar un archivo en su disquete

1.- Clic en Archivo 2.- Clic en Guardar Como 3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar usb o dispositivo alterno 4.- Introducidos el nombre del archivo Practica1 5.- Clic en Guardar

Para abrir un archivo de Excel en su disquete

1.- Clic en Archivo 2.- Clic en Abrir (Tambin Usando la Barra Estndar Abrir) 3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo disco 3 1/2 A 4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1 5.- Clic en abrir Para dar ancho de columnas y alto de filas

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Si queremos que sea para todas las Columnas debemos seleccionar primero si es para una Columna nos ponemos en la Columna que deseamos anchar ejemplo 1.- Posicinese en la celda A1 2.- Clic en Formato 3.- Clic Columna 4.- Clic en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas 5.- Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Clic en Aceptar Note la diferencia

Si queremos que sea para todas las filas debemos seleccionar primero si es para una fila nos ponemos en la fila que deseamos anchar ejemplo 1.-posicinese en la celda A1 2.- Clic en Formato 3.- Clic Fila 4.- Clic en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas 5.- Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Clic en Aceptar Note la diferencia

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Nota.- Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el puntero del Mouse en uno de sus bordes Clic sin soltar arrastre el Mouse y automticamente Ud. podr elegir el ancho o alto.

Manejo de Fuentes

Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja electrnica ya sea para N , K, S o para alineacin de Texto o color.

Manejo de Bloques Para copiar un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar

2.- Clic en le botn de copiar en la Barra Estndar

3.- Clic en la nueva posicin a copiar 4.- Clic en Pegar Para Mover un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover

2.- Clic en le botn de Cortar(Mover) en la Barra Estndar

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3.- Clic en la nueva posicin a Mover

4.- Clic en Pegar

Para Borrar un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccio

ne o Ilumine la parte a Borrar 2.- Presione la tecla Supr y listo. Para Deshacer y Rehacer 1.- Clic en el Botn Deshacer en la barra Estndar 2.- Clic en el Botn Rehacer en la barra Estndar Recuerde que son sus botones amigos que le ayudaran mucho cuando tengas problemas

Para Buscar y Reemplazar

1.- Clic en Edicin 2.- Clic en Reemplazar 3.- En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea buscar y reemplazar 4.- Debajo donde dice reemplazar con se pone el texto que reemplazara

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5.- Una vez encontrado Buscar siguiente hasta que termine la bsqueda.

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Apariencia de la Hoja Nmeros Para los numero nosotros debemos darles una configuracin si se trata de dinero configurarlo a moneda, si se trata de fecha o de decimales. Ejemplo: 1.- Seleccione los datos a la configuracin de numero 2.- Clic en Formato 3.- Clic en celdas Aqu aparecer los formatos para Numero elegir el indicado luego Clic en aceptar. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Alineacin Para los Textos nosotros debemos darles una configuracin si se trata de Textos con una alineacin diferente del texto normal. Ejemplo: 1.- Seleccione los datos a la configuracin de Texto alineacin 2.- Clic en Formato 3.- Clic en celdas 4.- Clic en Alineacin Aqu aparecer los formatos para Alineacin elegir el indicado luego Clic en aceptar. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Fuente Para los Textos nosotros debemos darles una configuracin Peculiar si se trata de texto configurarlo 1.- Seleccione los datos a la configuracin de Fuente 2.- Clic en Formato 3.- Clic en celdas 4.- Clic en Fuentes Aqu aparecer los formatos para Fuentes elegir el indicado luego Clic en aceptar. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior

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Bordes. Para los Bordes nosotros debemos darles una configuracin si se trata de Bordes configurarlo de la siguiente manera ejm. 1.- Seleccione las Celdas a la configuracin de Bordes 2.- Clic en Formato 3.- Clic en celdas 4.- Clic en Bordes Aqu aparecer los formatos para Bordes elegir el indicado luego Clic en aceptar. Para ver el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior Tramas. Para el tramado nosotros debemos darles una configuracin ejm. 1.- Seleccione los datos a la configuracin de tramado 2.- Clic en Formato 3.- Clic en celdas 4.- Clic en Tramas

3-/Descripcin y aplicacin de formulas

Operadores aritmticos
En Excel podemos utilizar los operadores matemticos para realizar las operaciones bsicas como la suma, resta, multiplicacin y divisin cuyos operadores son respectivamente +, -, *, / Para utilizarlos debemos comenzar la celda con el signo = para indicarle que lo que sigue dentro de la celda tendr que ser interpretado como una frmula y despus indicarle la operacin. Podemos utilizar estos operadores directamente con valores de la siguiente forma: =10+12=8-5=12*4=1420/12 Tambin se pueden utilizar los valores de una celda utilizando sus referencias, por ejemplo =C1+C2=D4-A1=B3*B4=C6/C7

MICROSOFT EXCEL Este tipo de operadores es ms rpido de utilizar que algunas frmulas, adems de ser ms recomendable para realizar operaciones en celdas que no son contiguas, es decir que no estn juntas en una misma fila o columna.

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Sumar
La primera operacin utilizars casi de forma inmediata en Excel es la funcin sumar. La funcin sumar tiene la siguiente sintaxis: =SUMAR(rango) =SUMAR(sumando 1,sumando 2 [,..., sumando n]) Ahora, utilizando como parmetros los valores de algunas celdas haremos lo siguiente. Supongamos que tenemos la siguiente hoja de clculo. Para sumar las cledas correspondientes a las unidades vendidas tendremos que escribir la siguiente frmula en la celda C8: =SUMA(C2:C7) De esta forma slo se utiliza la frmula y el rango, es ms conveniente cuando los trminos a sumar estn en celdas contiguas ya sea una columna, una fila o una matriz.

Contar celdas con valor nmerico

La funcin contar nos ayuda a saber cuantas celdas tienen un valor numrico asignado. Utilizando el ejemplo anterior podemos contar las celdas que tiene valor numrico en la columna B para saber cuantos artculos hay en la lista, se escribe la siguiente frmula en la celda B8: =CONTAR(B1:B7) Esta frmula nos permite conocer el nmero de celdas con valores numricos, aun cuando este valor sea cero ser considerado en el conteo.

Contar celdas con valor tipo texto

Seguramente habr ocasiones en las que se requiera contar celdas con valores tipo texto, en ese caso se podr utilizar la frmula contara. Utilizando el ejemplo podemos contar ms acertadamente los artculos de la lista contando la columna A, escribiendo en la celda A8 la siguiente frmula:

MICROSOFT EXCEL =CONTARA(A1:A7)

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Esta frmula cuenta el nmero de celdas no vacas en el rango ya sea que su valor sea tipo numrico, fecha o texto, sencillamente cuenta todas aquellas celdas que tengan un valor asignado. Se pude contar tambin de forma condicional, es decir aquellos que cumplen con alguna prueba lgica por ejemplo los mayores de 10, menores que 200, etc., para ms detalles ver la explicacin de la frmula contar.si

Valor absoluto
El valor absoluto de un nmero se define como el valor de un nmero sin considerar su signo, por ejemplo el valor absoluto de 4 es 4 y el valor absoluto de -4 es tambin 4. Un ejemplo del uso de la formula es: =ABS(B1)

Valor entero
En excel la frmula para el valor entero de un nmero da como resultado el entero menor ms prximo al nmero. Esta fmula no es un redondeo, simplemente la parte entera del nmero. Por ejemplo: =ENTERO(9.3) El resultado es 9 =ENTERO(9.9) El resultado tambin es 9

Funciones estadsticas
Mximo y mnimo
Dentro de un rango de celdas podemos calcular cual es el nmero mayor y el nmero menor con las siguientes frmulas: =MAX(rango) =MIN(rango) Por ejemplo si quisiramos saber cunto cuesta el artculo ms caro de nuestra lista de productos y cunto el ms barato tendramos que escribir las siguientes frmulas: =MAX(B2:B7)

MICROSOFT EXCEL =MIN(B2:B7)

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La primera nos dar el costo del artculo de precio unitario mayor (mximo precio unitario) y la segunda nos dar el costo del artculo con el precio menor.

Promedio
La frmula promedio nos va a hacer el clculo de la suma total de los valores entre el conteo de valores sumados dentro de un rango. Digamos que en el ejemplo anterior queremos calcular el promedio del costo unitario de los artculos, es decir el promedio de los valores en la columna B, la frmula se escribe de la siguiente manera: =PROMEDIO(B1:B8) Esto nos dar como resultado el promedio de los valores dentro del rango comprendido entre la celda B1 y la celda B8.

Funciones de texto
Concatenar
Sirve para unir dos "cadenas" de texto que se encuentren en diferentes celdas. Se utiliza el simbolo & para unir las cadenas.

Digamos que en la columna A tengo nombres de personas y en la columna B tengo los apellidos, la forma de unirlos (concatenarlos) sera escribiendo en la columna C la frmula siguiente: =A1&B1 Si quisiera poner un espacio entre cada una de las cadenas sera: =A1&" "&A1

Derecha e izquierda
Extrae cierto nmero de caractres de un texto, ya sea a la derecha o a la izquierda. El primer parmetro es la cadena de texto y el segundo la cantidad de caractres a extraer. Por ejemplo en la frmula:

MICROSOFT EXCEL =IZQUIERDA("Esto es una cadena",7) El resultado sera: "Esto es"

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Espacios
Esta frmula quita los espacios de la izquierda y la derecha de algn texto. No quita los espacios interiores del texto. En la frmula: =ESPACIOS(" Cadena de texto ")

El resultado sera: "Cadena de texto"

Reemplazar
Intercambia una cantidad de caracteres por otra. Los parmetros que recibe la funcin son: Cadena de texto original

# de caractr a partir del comenzar el reemplazo # de caracteres a reemplazar Texto a escribir en el espacio que ser reemplazado

Ejemplo: =REEMPLAZAR("Cadena de texto original",1,15,"Palabra") El resultado es: "Palabra original" Nota: El nmero del primer caracter de la cadena de texto es 1.

Funciones con fechas

Ahora y hoy
La funcin AHORA() sirve para escribir la fecha y hora actual del sistema. La funcin HOY() devuelve slo la fecha. Ejemplo: =AHORA()

MICROSOFT EXCEL =HOY()

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Dia, mes y ao
Estas frmulas ayudan a separar los datos de una fecha por ejemplo si tenemos la fecha "28/05/2006" usando las frmulas nos daran los siguientes resultados: =DIA("28/05/2006") =MES("28/05/2006") =AO("28/05/2006") Da de la semana Esta fmula nos permite saber el da de la semana de alguna fecha determinada Ejemplo: =DIASEM("28/05/2006") Resultado "1" (Domingo) Resultado "28" Resultado "5" Resultado "2006"

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Conclusin La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de clculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre, Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las filas estn numeradas desde el uno y las columnas estn Rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras.