Microsoft Query en Excel

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Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite importar datos externos a nuestras hojas de clculo lo cual nos evitar ingresar manualmente los datos provenientes de fuentes de datos externar ya sean bases de datos corporativas o archivos de nuestros de texto o Excel. Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el men desplegable De otras fuentes.

Al utilizar Microsoft Query nos podemos conectar a diversas fuentes de datos externas, seleccionar la informacin que necesitamos, importarla a nuestra hoja de Excel y refrescar la informacin automticamente tantas veces como lo necesitemos de manera que los datos de nuestra hoja de Excel permanezcan sincronizados con las fuentes externas.

Tipos de bases de datos

Podemos obtener datos de diferentes fuentes incluyendo las siguientes:

Microsoft Access Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server OLAP Services Microsoft FoxPro Microsoft Excel dBase Paradox Oracle Archivos de texto

Adems podemos utilizar controladores ODBC de otros proveedores que nos pueden ayudar a conectar nuestro archivo Excel a diferentes bases de datos. Solamente debes contactar al proveedor de la base de datos para obtener el controlador ODBC adecuado para realizar la conexin.

Seleccin de datos
Microsoft Query nos permite hacer una seleccin de los datos que deseamos importar, es decir, si no necesitamos todos los registros de una tabla de Access entonces podemos importar solo aquellos registros que cumplan con ciertas condiciones. Adems podemos seleccionar solo aquellas columnas que nos interesen.

Y para aquellos usuarios avanzados de bases de datos, Microsft Query nos permite editar la sentencia SQL de manera que podamos crear consultas totalmente personalizadas sobre las fuentes de datos externas.

Cmo funciona Microsoft Query?

El primer paso para utilizar Microsoft Query es crear un origen de datos. Ese origen de datos es el que contiene la informacin adecuada para conectarse a la base de datos externa. Inmediatamente despus de haber seleccionado la opcinDesde Microsoft Query en la ficha Datos, se mostrar el cuadro de dilogo Elegir origen de datos.

Para especificar un origen de datos para una base de datos o un archivo de texto debes utilizar la pestaa Bases de datos. Si necesitas especificar un origen de datos de un cubo OLAP debemos utilizar la pestaa Cubos OLAP. En la pestaa Consultas se irn guardando todas las consultas que se guarden desde Microsoft Query de manera que puedas encontrarlas rpidamente. Una vez creado el origen de datos se tienen dos opciones: Pasar directamente a Microsoft Query o utilizar el Asistente para consultas el cual nos ayudar en unos cuantos pasos a definir la consulta a la base de datos.

El asistente para consultas

Para utilizar el asistente para consultas debemos asegurarnos de que est marcado el cuadro de seleccin Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas. Al pulsar el botn Aceptar se iniciar con el primer paso del Asistente.

Al final del proceso habremos creado una consulta y la cual podremos modicar an ms, si as lo deseamos, directamente en Microsoft Query.

Artculos relacionados Importar datos desde dBase con Microsoft Query