LA TEORA DE LAS COLAS EN EL MODELADO DE UN JUZGADO NACIONAL CIVIL

Lic. RICARDO MIR Lic. ROBERTO DEPAOLI Comunicacin efectuada en la sesin privada extraordinaria de la Academia Nacional de Ciencias de Buenos Aires el 18 de abril de 2006

La publicacin de los trabajos de los acadmicos y disertantes invitados se realiza bajo el principio de libertad acadmica y no implica ningn grado de adhesin por parte de otros miembros de la Academia, ni de sta como entidad colectiva, a las ideas o puntos de vista de los autores.

Abstract In this paper, we present a model for judicial file flow through a Civil Courtroom in Argentina. This is performed by means of a queueing theoretical approach, designed to analyze dataflow problems. The model has three phases. The first one concerns the admittance room, conceived as an (M, M, n) queue. The second phase describes the dispatch room, which involves several parallel queues with different service rates between them. The third phase, in which decisions are to be taken, corresponds to the Judge and to the Courtroom Clerk. We perform a detailed study of the Clerks desk, modeled as an (M,G,1) queue, in which we introduce a labor pressure index by means of the Laplace transform. Resumen Introducimos aqu una descripcin del flujo de expedientes en un juzgado del fuero nacional civil, con mtodos de la teora de colas, para analizar problemas de congestin. El modelo consta de tres fases. La primera describe la mesa de entradas como una cola (M, M, n). La segunda es la de despacho y consiste en varias colas en paralelo, con tasas de servicio que en general difieren entre s. La tercera es el sector de toma de decisiones, integrado por el juez y el secretario del juzgado. Estudiamos en detalle el escritorio del secretario, que se describe como una cola (M, G, 1), en donde introducimos un ndice de presin laboral mediante la transformada de Laplace.

1. Introduccin La justicia argentina registra problemas de congestin operativa en todos sus niveles. La creacin del Consejo de la Magistratura estuvo dirigida, en parte, a resolverlos. En su seno, se organiz un equipo para atacarlos mediante la aplicacin de normas de gestin de calidad. En este artculo proponemos el uso de la teora de colas como herramienta de anlisis de los tiempos administrativos de la justicia. En particular, describimos un modelo de colas de tres fases para un juzgado civil. Cuando un abogado litigante presenta un documento en la mesa de entradas del juzgado (fase 1) pueden presentarse dos alternativas: si el documento inicia un proceso, se abre un expediente nuevo, y si corresponde a un proceso ya iniciado, se incorpora al expediente existente.
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Figura 1: El juzgado visto como una red de colas de tres fases en serie: Mesa de Entradas (1), Oficina de Despacho (2) y Oficina de Firma y Resolucin (3). Las lneas de trazos representan retornos por errores administrativos en la fase correspondiente. Las letras S y J denotan respectivamente al Secretario y al Juez.

Luego, un abogado de la sala de despacho (fase 2) recibe el expediente, lo analiza jurdicamente, y genera un informe que se incorpora al mismo. El expediente es enviado despus a la fase 3, donde el secretario o el juez revisan el estado de la causa, y toman una decisin, devolvindolo a la mesa de entradas. El abogado litigante, en su nueva presentacin, averiguar las novedades producidas y generar acciones que inicien un nuevo ciclo dentro del juzgado. Este proceso continuar hasta que haya una sentencia judicial, u otra conclusin de la causa. 2. Fase 1: Mesa de entradas La mesa de entradas de un juzgado civil consiste en un mostrador donde una serie de empleados brindan atencin a los abogados litigantes, de acuerdo con el criterio fifo (first in, first out). En el modelo propuesto, consideramos como tiempo de servicio al intervalo de tiempo entre el instante en que el abogado litigante ocupa un espacio libre del mostrador y el instante en que lo abandona. Los empleados se ocupan de la localizacin de los expedientes requeridos, o de la recepcin de documentos. Mientras el abogado analiza el expediente pedido, el empleado que lo atendi queda liberado. Esto indica que el abogado litigante no necesita la asistencia permanente de un empleado. En consecuencia, el nmero de empleados necesarios puede resultar menor que el nmero de lugares de servicio. Sobre la base de las observaciones realizadas, modelamos esta fase como una cola (M, M, n) [2] en donde los servidores son los n lugares de servicio. Nuestro objetivo es obtener las variables bsicas de eficiencia, como por ejemplo, el tiempo medio de espera en el sistema W , o la longitud media de la cola Lq, en funcin de la tasa de arri4

bos y la tasa de servicio . Expondremos los resultados del estudio efectuado sobre un juzgado en particular. Sobre la base de observaciones hechas en el mismo, se estimaron los siguientes valores: = 0.892 abog. / min. y =,1953 abog./min. Se requiere que para que la cola sea estable. Para los valores estimados de y , la cantidad mnima requerida de servidores es n = 5. Este requisito se cumpla en el juzgado estudiado. La longitud del mostrador es entonces el cuello de botella para esta fase. Definiendo = / n (coeficiente de ocupacin) y r = / (cantidad media de entidades en servicio), su evaluacin para este caso da: r = 4.567 y = 0.913. Las medidas de efectividad para la fase 1 estn basadas en la probabilidad po de encontrar el sistema vaco, donde . La

longitud media de la cola Lq se determina mediante la expresin n 2 Lq = r p0 / [n! ( 1 ) ]. Evalundola, se obtiene: Lq = 9.045 abogados. El tiempo de espera medio en la cola Wq se deduce de la ley de Little: W q = Lq / l, de donde se obtiene que W q = 10.13 minutos. El tiempo medio de espera en el sistema, W ,se calcula mediante la expresin que arroja el valor W = 15.25 minutos. La cantidad media L de abogados en la fase, es determinada por L = r + Lq de donde se obtiene L = 1 3 . 6 abogados. Estos valores concuerdan aceptablemente con las mediciones hechas en el juzgado. 3. Fase 2: Despacho La fase 2 tiene la estructura de un sistema de colas en paralelo, con tasas de servicio diferentes para cada cola. Aqu resulta esencial encontrar un criterio de direccionamiento ptimo. Existen criterios empricos, basados por ejemplo en el nmero del expediente, en la complejidad intrnseca de la causa, o en la experiencia o antigedad de los abogados del sector, pero nunca se ha testeado su eficiencia. De acuerdo con los procedimientos establecidos en el Cdigo Procesal, el circuito de la figura 1 debe completarse en 3 das hbiles, pero conforme a las mediciones efectuadas, slo el 51 % de los expedientes presentados cumplen con este requisito. La tcnica de lazo abierto [6], puede ser de utilidad para agilitar el trnsito de expedientes en esta fase. El criterio de direccionamiento es independiente del estado actual de cada cola en la mesa de los despachantes, y est asociado con el tiempo medio de servicio de cada servidor. La aplica5

cin de esta metodologa en el mbito laboral puede resultar conflictiva, ya que implica la estimacin de la eficiencia relativa de los abogados despachantes, y debera ser consensuada. 4. Fase 3: Toma de decisiones Esta fase comprende el trabajo del juez y del secretario. Aqu nos limitamos a analizar la actividad de este ltimo mediante un modelo (M , G, 1). El anlisis del arribo de expedientes al escritorio muestra que el esquema de Poisson con tasa l constituye una buena aproximacin. El secretario puede efectuar (ver figura 2) 3 tareas diferentes: a) Toma de decisiones sobre la base del anlisis efectuado en la fase 2; b) Cuando la complejidad de la causa lo requiere, profundizacin del anlisis iniciado en la fase 2 y c) Audiencia oficial con alguna o ambas partes en conflicto. Los siguientes parmetros: la tasa de entrada de expedientes l, las probabilidades de ocurrencia de las tareas pi ( 1 i 3 ) , y las tasas parciales de servicio mi ( 1 i 3 ) de cada tarea, se estimaron con mediciones hechas en el juzgado.

Figura 2: Flujo de expedientes en el escritorio del secretario.

Con ellos, el modelo permite calcular: la tasa global de servicio m, el coeficiente de ocupacin r, la cantidad media de expedientes en espera Lq, el tiempo medio de espera W q de los expedientes, y el ndice de presin laboral. Una hiptesis conveniente, es suponer que los tiempos de servicio para cada tarea del secretario tienen una funcin de distribucin exponencial. Con ella, la distribucin de los tiempos de servicio globales ser hiper exponencial [2], con funcin de den6

sidad:

. El ndice de presin es un parmetro

que propusimos en un trabajo anterior [7] sobre la base de las consideraciones que siguen. Dado el evento S ={El secretario comienza y termina su trabajo en un expediente antes del prximo arribo}, p(S) es la probabilidad de que la pila de expedientes sobre el escritorio disminuya. Dentro del modelo (M, G, 1), existe una expresin cerrada para p(S) [3]. Sea X la variable aleatoria que mide el tiempo de servicio del secretario, b(t) su funcin de densidad, e Y la variable aleatoria que registra el tiempo de arribo de un expediente, p(X < Y) es la probabilidad p(S). Como el ingreso es Poisson, p(Y > t) = exp(lt). Las variables aleatorias X e Y son independientes. La funcin de densidad conjunta de ambas ser g(u,n) = b(u) l exp(ln). Entonces:
p(X < Y )=
u 0;v u

b(u) exp( )dudv = exp( )b(u)du = L(b)( )= p(S)

0

La ltima integral es la transformada de Laplace [3] de la funcin de densidad b(t). Obsrvese que el nmero lp = 1 p(S) mide la probabilidad de que la cola permanezca igual o se incremente. Por esta razn, consideramos que lp puede ser utilizado como una medida de presin laboral. La forma que adopta lp depende de la funcin de distribucin de los tiempos de servicio de cada modelo. Por ejemplo, en una cola (M , M, 1) la funcin de densidad de los tiempos de servicio es exponencial, por lo cual lp = 1 p(S) = 1 L(b)(l) = 1 1/(1 + r). Por otra parte, en la cola (M,m1, 1) con tiempo de servicio constante

m1, queda

=1 exp(r), que resulta mayor que

el lp de la cola (M, M, 1). Pero las longitudes de las colas son:

Lq = 2 ( 1 )1 para (M, M, 1) y Lq = 2 [2( 1 ) ]1 para (M, 1 , 1). Luego, para el mismo valor de r, Lq, en el modelo de tiempo de servicio constante, es menor Lq que en la cola (M, M,1). No existe, entonces, una relacin sencilla entre Lq y lq para distintas distribuciones de los tiempos de servicio. No obstante, lq es una funcin montona creciente de la tasa de ingreso l cuando el tiempo de servicio tiene funcin de distribucin fija, debido a que en la expresin
, se cumple que b ( u ) 0. El tiempo medio de servicio del secretario es: . El ndice de presin es

lp =

. En el caso (M, G, 1), la longitud

media de la cola Lq est dada por la frmula de Pollaczek-Khinchin [2]: donde C denota el coeficiente de variacin . Finalmente, el tiempo medio de permanencia en la cola Wq est dado por la ley de Little (Ver la seccin 2).
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 2 3 p1 p2 p3 0.266019 1.034482 0.011111 0.008333 0.982143 0.008929 0.008929 0.354040 0.75
2

(exptes. / minuto) (exptes. / minuto) (audiencias / minute) (anlisis / minute)

global
C

(tareas / minuto)

49.59 57.44 215.95 0.22 Media de exptes. en la fila minutos

Lq W q lp

Figura 8: Resultados numricos obtenidos por el modelo para el escritorio del secretario.

El cuadro de la figura 8 muestra en sus primeras 7 filas los parmetros obtenidos de mediciones hechas en el juzgado, y en las siguientes, los parmetros calculados en funcin del modelo adoptado. El valor alto obtenido para el coeficiente de variacin se debe a que las tasas de servicios parciales son muy diferentes entre s. Esto significa que si el secretario est a cargo de distintas tareas con tiempos de servicios muy dispares, la cola de expedientes en su escritorio ser grande pese a su eficiencia. Entonces, a igualdad de recursos,
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las tareas deben distribuirse de manera que la dispersin de los tiempos de servicio sea mnima en cada servidor. 9. Comentarios finales y agradecimientos Este trabajo preliminar sugiere que la teora de colas es una herramienta til para el anlisis de problemas de congestin administrativa en el mbito judicial. Posteriores aplicaciones requieren la optimizacin de procedimientos de medicin y la aplicacin de tcnicas de simulacin por computadora. Agradecemos la colaboracin de la Dra. Cecilia Federico, a cargo del Juzgado Nacional Civil 94, de su secretario Dr. Eduardo Parody, del Dr. Ricardo Li Rosi, titular del Juzgado Nacional Civil N 55, del Dr. Roberto Parrilli, titular del Juzgado Nacional Civil N 37, de su secretaria, la Dra. Mara del Pilar Rebaudi Basavilbaso, as como el apoyo brindado por el Departamento de Ingeniera de la Universidad Nacional de La Matanza.
10. Referencias 1. Gnedenko, B. V.: The Theory of Probability, Moscow, Mir Publishers, 1969. 2. Gross, D., Harris, C.: Fundamentals of Queueing Theory, third edition, New York, John Wiley & Sons, 1998. 3. Lipsky, L.: Queueing Theory, A Linear Algebraic Approach, New York, Mac Millan Publishing Company, 1992. 4. Quiroga Lavi, H.: La formacin del Derecho Procesal Organizacional, La Plata, Cmara de Diputados, diciembre de 1998. 5. Saaty, T. L.: Elements of Queueing Theory with Applications, New York, Dover Publications, Inc., 1983. 6. van der Laan, D.: The structure and performance of optimal routing sequences, 2002, Ph. D. Thesis, Thomas Sietjes Institute for Mathemathics, The Netherlands. 7. Mir, R., Depaoli, R.: Modelo para el trfico de expedientes sobre el escritorio de un secretariojudicial, Primer Congreso de Gestin de Calidad de la Ciudad de Buenos Aires, 2003.
Ricardo Mir
Consejo de la Magistratura de la Nacin rea de Procesamiento de Datos Repblica Argentina rdmiro@fibertel.com.ar

Roberto Depaoli
Universidad Nacional de La Matanza Depto. de Ingeniera e Investigaciones Tecnolgicas Repblica Argentina rd_ing@yahoo.com.ar

MESA DIRECTIVA - 2005-2007 -

Presidente Dr. JULIO H. G. OLIVERA Vicepresidente 1 Dr. ROBERTO J. WALTON Vicepresidente 2 Dr. AMLCAR E. ARGELLES Secretario Dr. HUGO F. BAUZ Prosecretario Dr. JORGE SAHADE Tesorero Ing. PEDRO VICIEN Protesorero Dr. FAUSTO T. L. GRATTON

Director de Anales Acadmico Titular Dr. Alberto Rodrguez Galn Consejo Asesor de Anales Acadmico Titular Dr. Amlcar E. Argelles Acadmico Titular Dr. Mariano N. Castex Acadmico Titular Dr. Roberto J. Walton
Secretaria de Redaccin Dra. Isabel Laura Crdenas

Impreso en el mes de septiembre de 2006 en Ronaldo J. Pellegrini Impresiones, Bogot 3066, Depto. 2, Ciudad Autnoma de Buenos Aires, Repblica Argentina correo-e: rjpellegrini@fibertel.com.ar