EXCEL I. Introduccin a Excel a. Qu es Excel? b. Para qu sirve Excel? Interfaz de Excel a. Celdas, columnas y filas b.

Elementos de EXCEL Edicin a. Libro de Trabajo y Hoja de Clculo b. Crear, editar, guardar y eliminar hojas de clculo c. Autosuma y autorelleno d. Copiar, cortar, pegar e. Buscar y reemplazar f. formato de celdas Introduccin a las Frmulas de EXCEL a. Matemticas y trigonomtricas b. Texto c. Fecha y hora d. Lgicas Insercin y modificacin de elementos a. Insertar Imgenes b. Insertar Formas c. Insertar Smart Art, temas Grficos a. Insercin de Grficos b. Herramientas de Grficos e insercin de ttulos

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Introduccin a EXCEL Qu es EXCEL?

Microsoft Office Excel es una potente herramienta que puedes usar para crear y aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualizacin de datos enriquecida y las vistas de tabla dinmica permiten crear, de un modo ms sencillo, grficos de aspecto profesional y fcil uso. Excel, es un programa computacional que sirve como instrumento para el procesamiento de datos, a travs de matrices que son llamadas hojas de clculo; es una herramienta realmente poderosa para quienes requieren de modelos, operaciones aritmticas, labores contables, clculos, grficos y anlisis de datos.

Para qu sirve EXCEL?

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan clculos matemticos mediante frmulas; las cuales pueden usar operadores matemticos como son: + (suma), (resta), * (multiplicacin), / (divisin) y ^(exponenciacin); adems de poder utilizar elementos denominados funciones (especie de frmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma(),Promedio(),BuscarV(), etc. As mismo Excel es til para gestionar Listas o Bases de Datos; es decir ordenar y filtrar la informacin.

interfaz de EXCEL

Celda: Es la unidad en la hoja de clculo, todas las celdas conforman la hoja de clculo. Es un cuadro en el
que se encuentra una fila y una columna, en ellas se introducen los datos. Se llaman con la unin de la letra que representa la columna donde est ubicada y el nmero de la fila donde se encuentra, ejemplo: A1 (verde), A2 (azul), etc.

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres de nmero, por
ejemplo, Fila 1 (en azul). Fila 2 (en morado), etc.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de letras, por
ejemplo, columna A (en azul), columna B (en morado), columna AA (en naranja), etc.

Rango: son un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo, son un subconjunto de la hoja de clculo y
estas se llaman nombrando las esquinas del recuadro, ejemplo: (A1: D4), que corresponde al subconjunto creado por las celdas A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4, D1, D2. D3. D4.

Elementos de EXCEL La barra de ttulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento . Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar cerrar . , restaurar y

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar

Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este men contiene tres tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. La Ayuda Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante: Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria. Edicin LIBROS DE TRABAJO Y HOJAS DE CLCULO. El libro de trabajo es el documento o el tipo de archivo normal de Excel y es el equivalente electrnico de una carpeta normal que puede contener varias hojas. El libro de trabajo se compone de Hojas que pueden ser hojas de clculo, hojas de grficos y hojas de macros, fundamentalmente. El nombre de cada hoja aparece en una etiqueta en la parte inferior de la ventana. Una Hoja de clculo es una cuadrcula compuesta por filas y columnas. Cada celda es la interseccin de una fila y una columna; las filas van marcadas por nmeros: 1, 2, 3, 4,... y las columnas por letras: A, B, C, D,... As una celda se referencia por la columna y fila a la que pertenece, p. ej. B5. Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dnde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. Cerrar un libro de trabajo
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Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo: Haz clic sobre el botn: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. S para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar que cerrara el programa Excel. de la barra de men, cuidado no el de la barra de ttulo

Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo.

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecer debers seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar
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Abrir un libro de trabajo existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

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Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir. Autosuma en Excel Todos conocemos el icono de Autosuma en Excel. ste nos permite introducir la funcin SUMA con solo hacer un clic sobre l. Muchos de nosotros sabemos que este icono nos permite agregar muchas otras funciones. Si tenemos un rango de nmeros contiguos (vertical u horizontalmente) y nos ubicamos en la primer celda libre por debajo (o a la derecha) del rango, al apretar Autosuma Excel reconoce automticamente el rango y pone la frmula. Si tenemos un rango con ms de una columna, podemos totalizar las filas y las columnas con un solo clic a Autosuma. Seleccionamos el rango rectangular asegurndonos de incluir una fila y una columna en blanco

correspondientes para las filas y las columnas

Al

apretar

Autosuma

Excel

pone

las

frmulas

Autorelleno Vamos a manejar una herramienta muy til de Excel2007 como puede ser el autorrelleno la cual nos ahorrar tiempo a la hora de crear una hoja de clculo. Cuadro de relleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la seleccin aparece un pequeo cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la seleccin en celdas adyacentes. Si lo que copiamos es una frmula o un valor cualquiera se realizar la copia normal , sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificar la operacin normal de copiado. Por ejemplo si en una copiamos una celda cuyo contenido en Enero en la celdas adyacentes, las celdas copiadas continuarn la secuencia de meses, Febrero, Marzo,... Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/68, las celdas copiadas seguirn la serie de fechas, 23/07/68, 24/07/68,... Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas seguirn 11:00, 12:00,....
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Cuando copiamos fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes:

Existen tambin otras series como podran ser las numricas. Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 1 y en B1 el valor 2, ahora seleccionamos las dos celdas y con el controlador de relleno copiamos las celdas hacia la derecha, pues en la celdas adyacentes se seguir la serie, 3, 4, 5,... Si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este mtodo la serie de las celdas adyacentes seguir con nmeros pares. Cuando copiamos series numricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie pero no Rellenar meses. Copiar, Cortar y Pegar

Copiar y Pegar o Cortar y Pegar son dos acciones muy tiles en Excel y en el resto de las hojas de clculo. En general estas se usan en todos los programas de Office y en muchas otras aplicaciones informticas. En las hojas electrnicas su funcionamiento se realiza de la siguiente manera: Cortar y Copiar son acciones similares la diferencia esta que con Cortar quitas el dato, que puede ser un texto, un numero, una formula, de la celda, mientras que con Copiar el datopermanece en ella. Pegar te introduce el dato en otra celda sin necesidad de volverlo a teclear entero. Pasos: Abre una hoja de clculo. Sitate en la celda A1 y escribe About en espaol, pulsa Intro. Para Cortar o Copiar situado en la celda A1 pulsa con el botn derecho del ratn y en la ventana que se despliega fjate que tienes las dos accionen es: Cortar o Copiar, elige Cortar Ahora situado en otra casilla, por ejemplo D5, haz clic de nuevo con el botn derecho del ratn y escoge Pegar, tambin puedes dar a la tecla Intro. Veras que el texto ha desaparecido de la casilla A1 y ahora est en la casilla D5. Repite la accin pero escoge Copiar en vez de Cortar. El texto se muestra en D5 y adems no se borra de A1. Puedes hacer como en el ejemplo con una celda o tambin es posible hacerlo con varias a la vez, simplemente has de seleccionar todas las celdas a Pegar. Eso s, date cuenta de insertar celdas en blanco en la zona de Pegado porque si no se borraran los datos que tengas en las casillas de destino. Por ejemplo si hay datos a la derecha de donde quieres realizar la accin de Pegar, inserta previamente una columna en blanco, anlogamente insertando una fila si ha datos debajo. Otra forma rpida de realizar estas acciones de Cortar, Copiar, Pegar se hace con los atajos del teclado, esto es combinaciones de teclas que realizan la funcin desde el propio teclado para evitar estar desplazndote al ratn, con ello ahorraras tiempo en tu trabajo con las hojas electrnicas. Para Cortar el atajo del teclado es Control+X. Para Copiar el atajo del teclado es Control+C. Para Pegar el atajo del teclado es Control+V.
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Con las acciones Cortar y Copiar los datos se sitan en la herramienta llamada Portapapelesy permanece all hasta que pulsas la tecla Intro, esto quiere decir que puedes Cortar y Pegar o Copiar y Pegar tantas veces como quieras hasta que pulses Intro. Tambin puedes realizar estas acciones entre las diferentes hojas de clculo de un mismo libro, la forma de hacerlo es igual a la realizada con los pasos explicados arriba, pero como paso intermedio antes de Pegar has de situarte en la nueva hoja donde quieres pegar el dato haciendo clic en la pestaa inferior para que te puedas situar en la hoja deseada. Anlogamente es posible realizar la accin entre libros diferentes, ten en cuenta eso s, de que tienes que tener los dos libros abiertos y para ello situarte alternativamente en uno u otro. Otra forma de Cortar o Copiar es arrastrando y soltando con el ratn, para ello tienes que situarte en la celda o celdas a Pegar y cuando aparece el cursor con forma de cuatro flechas negras, en ese momento arrastra haciendo clic con el botn derecho del ratn dichas celdas hacia la zona de pegado y en una celda dejar de pulsar el botn del ratn. All donde hayas soltado el ratn se situaran los datos. Buscar y reemplazar

En la mayora de las hojas de clculo y tambin en Excel tienes la opcin de buscar un dato sea este de texto o numrico y as encontrarlo rpida y fcilmente. Esta herramienta te ser especialmente til cuando trabajes con hojas electrnicas muy grandes en las que no abarcas en la misma pantalla toda la informacin. La funcin Buscar se complementa con la denominada Reemplazar, esta ltima te permite tras la bsqueda de un dato inicial cambiarlo por otro que le indiques. Vas a practicar estas herramientas con los datos que puedes ver en la imagen, es una hoja de clculo sencilla para empezar a usar estos conceptos. Pasos a seguir: Abre una hoja de Excel Copia los datos de la imagen Para realizar una bsqueda primero desde la ficha de Inicio sitate en el grupo de trabajo Modificar y dentro haz clic en el icono Buscar y seleccionar. Se despliegan una serie de opciones y en este momento elige Buscar. Se abrir una ventana nueva con dos pestaas Buscar y Reemplazar. Situado en Buscar, escribe en el rectngulo blanco la palabra Enero, a continuacin pulsa en el botn Buscar siguiente, la primera celda en la que esta escrita la palabra Enero quedara como celda activa, si pulsas Intro de nuevo te llevara a la siguiente y as sucesivamente. Si en vez de pulsar el botn Buscar siguiente pulsas en Buscar todos se despliega la ventana por la parte inferior y te muestra todos los registros que cumplen esa condicin. Adems a la hora de realizar bsquedas podemos ampliar la informacin para delimitar la accin, para ello tienes el botn Opciones, en la misma pantalla en la que has realizado los pasos anteriores. Si pulsas en el botn Opciones aparecen nuevas posibilidades para realizar la acotacin de la bsqueda, as puedes especificar el formato que quieres que tenga el dato buscado, hacer coincidir maysculas con minsculas, indicar en qu hoja quieres buscar o indicar buscar en todo el libro, Buscar por filas o por columnas o buscar dentro de las formulas o de los comentarios. Todo esto en relacin a la herramienta Buscar, pero existe otra herramienta en la misma ventana como hemos dicho que es Reemplazar. Se accede de igual forma que has realizado para las bsquedas anteriores, situndote en la pestaa Reemplazar. Otra forma de acceso es haciendo clic en el icono Buscar y seleccionar y despus en la segunda opcin que es Reemplazar En el ejemplo que tienes en la imagen quieres sustituir las ciudades por sus respectivos pases, empieza por Madrid, en las celdas que est este dato quieres que aparezca en su lugar Espaa. Anlogamente con Tokio, Pars, Nueva York, sustituyndolas por Japn, Francia y Estados Unidos.
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Para ello sitate en la pestaa Reemplazar y en el primer rectngulo blanco escribe la palabra Madrid, en el segundo rectngulo blanco escribe Espaa. Pulsa en el botn Reemplazar la primera celda con dicho dato ha cambiado apareciendo ahora el pas, deshaz la accin realizada cerrando y pulsando en Deshacer. Vuelve a dar los pasos anteriores y ahora pulsa en Reemplazar todos, las dos celdas con el dato Madrid, cambiarn de forma anloga y el programa te indicar que se han efectuado 2 reemplazos, pulsa Aceptar y ya lo tienes. Puedes hacer lo mismo para el resto de las ciudades. Tambin tienes el botn Opciones para delimitar los reemplazos a realizar, igual que lo explicado para la herramienta Buscar.

Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente. Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
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Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto. En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

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Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegirEstilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio de Bordes.

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Rellenos Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestr a un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

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Nmeros Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.

Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer la ficha de la derecha: Elegir la opcin deseada del recuadro Catego ra: Hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales.
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Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato. En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin ). regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineacin). Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Frmulas Introducir Frmulas y Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro bsico .

Insertar funcin con el asistente Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
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Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin:las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

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En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin , Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones... Si quieres conocer ms sobre las referencias y nombres visita nuestro bsico . que nos

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3
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Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

los

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3. Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Calcula el nmero de das entre las dos fechas Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Funciones de texto Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. Funcin CARACTER(nmero) Descripcin Devuelve el especficado nmero
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carcter por el

CODIGO(texto) CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) DERECHA(texto;nm_de_caracteres) ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) IGUAL(texto1;texto2) IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) LARGO(texto) LIMPIAR(texto) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto) REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo) REPETIR(texto;nm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia) T(valor) TEXTO(valor;formato) TEXTOBAHT(nmero) VALOR(texto)

Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la posicin inicial del texto buscado Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte nmero un texto a

Funciones de bsqueda En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
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persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Funcin Descripci n Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto
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AREAS(ref)

BUSCAR(...)

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

COLUMNA(ref)

COLUMNAS(matriz)

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento

FILA(ref)

FILAS(matriz)

HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo)

Extrae datos IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo1;elemento1;campo almacenad 2;elemento2...) os en una tabla dinmica Devuelve el valor de una celda en la intersecci n de una fila y una columna Devuelve una referencia especificad a Intercambi a las filas por las columnas en una matriz

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

INDIRECTO(ref;a1)

TRANSPONER(matriz)

Otras funciones. Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras. Funcin Funciones matemticas y trigonomtricas ABS(nmero) ALEATORIO() COMBINAT(nmero;tamao)
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Descripcin Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el nmero de

combinaciones para un nmero determinado de elementos COS(nmero) ENTERO(nmero) EXP(nmero) FACT(nmero) NUMERO.ROMANO(nmero,forma) PI() POTENCIA(nmero;potencia) PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) RAIZ(nmero) RESIDUO(nmero;nm_divisor) Funciones estadsticas MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) MAX(nmero1;nmero2;...) MIN(nmero1;nmero2;...) MEDIANA(nmero1;nmero2;...) MODA(nmero1;nmero2;...) PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) VAR(nmero1;nmero2;...) K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Funciones lgicas FALSO() VERDADERO SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) NO(valor_lgico)
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Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado Devuelve nmero el factorial de un

Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero Romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado Devuelve el resto de la divisin Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos Devuelve el valor mximo de la lista de valores Devuelve el valor mnimo de la lista de valores Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores Devuelve la media aritmtica de la lista de valores Devuelve la varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos Devuelve el valor lgico Falso Devuelve Verdadero el valor lgico

Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin Invierte el proporcionado valor lgico

Y(valor_logico1;valor_logico2;...) O(valor_logico1;valor_logico2;...) Funciones de informacin ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) TIPO(valor)

Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo numrico Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor

Imgenes (I) Introduccin Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos grficos, podemos aadir ttulos WordArt, imgenes, fotografas, autoformas, etc... Los distintos elementos grficos (imgenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son: Imgenes desde archivo, Imgenes prediseadas, pertenecientes a una galera que tiene Excel, Autoformas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc, para disear nuestros propios dibujos, SmartArt, varias plantillas para crear organigramas, WordArt, rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestaas de Diseo y Formato que vimos para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear hojas de clculo con una componente grfica atractiva. Insertar imgenes prediseadas Para insertar una imagen prediseada del catlogo de Office o de nuestra propia coleccin debemos seguir los siguientes pasos: - Hacer clic sobre el botn Imgenes prediseadas de la pestaa Insertar. Nos aparece el panel Imgenes prediseadas a la derecha de la pantalla.

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- En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la bsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc). - En Los resultados deben ser: podemos especificar qu tipo de archivos multimedia estamos buscando (imgenes, fotografas, sonido, etc ) - En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar ms la bsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha. - Cuando ya tengamos todos los parmetros de la bsqueda definidos pulsamos sobre el botn Buscar y nos aparecer una lista con una vista previa con los archivos localizados. - Si hemos localizado la imagen que buscabamos simplemente debemos seleccionarla de la lista y automticamente se insertar en la hoja de clculo. Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Office2007 para copiar la imagen a tu disco duro.

Insertar imgenes desde archivo Tambin podemos insertar imgenes no clasificadas como prediseadas , como pueden ser imgenes fotogrficas creadas por nosotros o descargadas desde internet. Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botn Imagen. Nos aparece un cuadro de dilogo para escoger la imagen desde el disco duro, Insertar imagen. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestra hoja de clculo. Manipular imgenes De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra hoja de clculo, deberemos seguir los mismos pasos: Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre l, una vez seleccionado aparecer enmarcado en unos puntos, los controladores de tamao. Si posicionamos el puntero del ratn sobre el objeto, cambiar de aspecto a una flecha parecida esta , slo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botn del ratn hasta llegar a la posicin deseada. Para modificar su tamao, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema. Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaa Formato.

Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen: Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco. Control del contraste de la imagen. Control del brillo de la imagen. aplicado ningn cambio. Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiesemos

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opcin es posible que no puedas volver al estado original. Adems la imagen puede perder resolucin.
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Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el rea (rectngular) de la imagen que quieras mantener, el resto de deshechar. Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalemente. Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

hacerla ms atractiva.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rpido a la imagen para

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este men de configuracin. Insertar Autoformas y dibujos Excel 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar. Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrs volver a la hoja de calculo y establecer el tamao que tendr la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

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Modificar dibujos Modificaciones. Los grficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor. Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de arrastrar hacia

la derecha. Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original.

Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del grfico. En este caso un triangulo issceles se ha convertido en escaleno. Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imgen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratn. Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaa Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imagenes, adems de estilos rpidos y de forma.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

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Aadir texto a un dibujo. Se puede aadir texto a un dibujo mediante el botn Cuadro de texto de la pestaa Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto. Otra forma ms cmoda de aadir texto en el interior de un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que aparezca el men contextual, elegir la opcin Modificar texto y automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico. Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

Insertar WordArt Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de clculo. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos. Para iniciar WordArt hacemos clic en el botn WordArt de la pestaa Insertar. Al hacer clic sobre el icono aparecer un listado con la Galera de WordArt como la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

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A continuacin se mostrar el texto en la hoja de clculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que aparecer ya escrito. Tambin podemos elegir la fuente, el tamao y el estilo del texto desde las pestaas Inicio y Formato.

Grficos (I) Introduccin Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico.

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Crear grficos Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes apartados. Aadir una serie de datos

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Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico. As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345. Pulsa el botn correcto. y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el rango

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Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como en las categoras. Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaa Diseo). Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas. Modificar las caractersticas del grfico En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:

Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada. Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico. Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior). Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles:

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Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados. Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos).

Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos. Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas. Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico. Modificar el tamao de un grfico Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo. Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuacin: Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrstralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao mantiendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms grande o pequeo. Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta

forma podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.

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Modificar la posicin de un grfico Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento. Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su ubicacin.

Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos nmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar. Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el tamao que t elijas.

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POWER POINT Contenido Introduccin Partes principales del programa Crear presentaciones Abrir presentaciones nuevas en blanco Abrir presentaciones ya guardadas Guardar presentaciones Guardar una presentacin por primera vez Guardar cambios a una presentacin Guardar una presentacin para utilizarla en versiones anteriores a PowerPoint 2007 Guardar una presentacin como archivo PDF o XPS Agregar, eliminar y duplicar diapositivas Agregar diapositivas Eliminar diapositivas Duplicar diapositivas Diseo de diapositivas e insercin de objetos Diseo a diapositivas Insertar objetos Configuracin de pgina Establecer o cambiar el tamao de la diapositiva Establecer la orientacin de la diapositiva Vista preliminar e impresin de la presentacin Vista preliminar Impresin Impresin rpida Imprimir Mover y copiar texto u objetos Mover texto u objetos Copiar texto u objetos Deshacer y rehacer errores Formato a presentaciones Formato rpido Aplicar un tema Estilo de fondo Presentacin de las diapositivas Ejecutar la presentacin desde una diapositiva en especfico Ejecutar la presentacin desde el comienzo Animacin y sonido en la presentacin Personalizar animacin Transicin a diapositivas Grabar narracin Ensayar intervalos Vistas de la presentacin Tipos de Vistas Configurar la presentacin

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Introduccin El programa PowerPoint de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus caractersticas y rendimiento como el programa de presentaciones ms utilizado en el mercado de la computacin y la informtica con respecto a sus versiones anteriores, la presentacin en pantalla de los mens, barras de herramientas, botones, etc. y dems elementos que lo constituyen, s han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeo y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea est de trabajo o escolar. Partes principales del programa Barra de Herramient as de Accesos Rpidos Grupos de Herramie ntas Cinta de Opciones

Men Offic e

Fich as

Barra de Ttulo

Etiquetas de Vistas Diapositiva de Trabajo Organizador de Diapositivas

rea de Notas

Ajustar diapositiva

Barra de Estad o
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Vistas del Zoom

Zoom Control deslizante

1. El Men Office muestra algunas de las opciones que aparecan anteriormente en el men Archivo de versiones previas a Office 2007.

2. La Cinta de opciones puede ser ocultada fcilmente dando doble clic a cualquier ficha y para volver a mostrarla solo bastar dar 1 solo clic a la ficha deseada, cabe mencionar que la cinta de opciones se ocultara inmediatamente por si sola despus de hacer clic sobre la herramienta deseada.

3. Si deja presionada la tecla ALT por 2 seg., se activan las etiquetas inteligentes de acceso con teclado y sin soltarla solo restar completar la accin presionando la tecla correspondiente a la letra o nmero deseado.

4. Si necesita ayuda interactiva sobre alguna herramienta o grupo de comandos, solo tendr que posicionar el puntero por 2 seg. sobre la herramienta o sobre la flecha inferior derecha de cada grupo de comandos.

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5. Al seleccionar texto y sealarlo con el puntero aparece una mini-barra de herramientas atenuada, conteniendo los comandos ms utilizados para dar formato presentacin, dicha barra se va haciendo ms visible en cuanto el puntero se acerque a ella.

un

6. La barra de herramientas de accesos directos inicialmente contiene solo algunos de las herramientas ms utilizadas, pero est pude ser modificada agregndole o quitndole herramientas. Para agregarle herramientas solo tendr que dar clic derecho a la herramienta que desee agregar y escoger la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

Si lo que desea es quitarle herramientas, solo bastar con dar clic derecho a la herramienta que desea quitar y seleccionar la opcin Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

Crear presentaciones Una presentacin de PowerPoint es un archivo que incluye una o varias diapositivas que se pueden utilizar para presentar por lo general en pantalla la informacin, mediante objetos, textos, animaciones, etc. Abrir presentaciones nuevas en blanco 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nueva.

2. En el cuadro de dialogo Nueva presentacin, haga doble clic en Presentacin en blanco, o seleccione dicha opcin y presione el botn Crear.

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NOTA Tambin podr crear presentaciones nuevas en blanco a travs del mtodo abreviado CTRL + U, o presionando el botn Nuevo Abrir presentaciones ya guardadas 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. de la barra de herramientas de accesos directos.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya hasta la ubicacin de la presentacin y seleccinela, a continuacin presione el botn Abrir.

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NOTA Tambin puede realizar esta tarea desde el botn Abrir de la barra de Accesos directos o con el mtodo abreviado CTRL + A.

Guardar presentaciones Guardar una presentacin por primera vez 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya hasta la ubicacin donde desea guardar la presentacin, escrbale un nombre y a continuacin presione el botn Guardar.

NOTA Tambin podr activar el cuadro de dialogo Guardar como presionando la tecla F12. Guardar cambios a una presentacin 1. 2. 3. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar.

En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en Guardar Presione la combinacin de teclas CTRL+G. presentacin para utilizarla en versiones anteriores a

Guardar una PowerPoint 2007 1.

Haga clic en el Botn Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de dilogo Guardar como, en la lista Tipo, haga clic en el tipo de archivo Presentacin con diapositivas de PowerPoint 97-2003. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.

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4.

Haga clic en Guardar.

NOTA Tambin podr realizar la misma tarea si presiona la flecha al lado de Guardar como del men Office y seleccionando directamente la opcin Presentacin de PowerPoint 97 2003.

Guardar una presentacin como archivo PDF o XPS PDF y XPS son formatos electrnicos con diseo fijo que conserva el formato de la presentacin y que permite compartir archivos. Ambos formatos garantizan que, cuando el archivo se ve en lnea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fcilmente, a menos que se tenga un software adecuado. 1. Haga clic en el Botn Microsoft Office Guardar como. y, a continuacin, seleccione la flecha al lado de

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2.

Haga clic en PDF o XPS.

3. En el cuadro de dialogo Publicar como PDF o XPS seleccione la lista Nombre de archivo y, escriba un nombre para la presentacin. 4. En la lista Guardar como tipo, seleccione PDF o Presentacin XPS, segn desee guardar la presentacin. 5. Si la presentacin se va a ver slo en lnea, puede comprimir el tamao de archivo si hace clic en la opcin Tamao mnimo (publicacin en lnea) situada junto a Optimizar para. 6. Si desea guardar slo parte de la presentacin, incluir marcas de revisin o las propiedades de la presentacin; o bien, crear automticamente hipervnculos a los encabezados o marcadores de la presentacin, haga clic en Opciones y, a continuacin, en las opciones que desee usar. 7. Haga clic en Publicar.

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NOTA Solo podr guardar como un archivo PDF o XPS nicamente despus de descargar e instalar el complemento.

Agregar, eliminar y duplicar diapositivas Agregar diapositivas 1. En la ficha Inicio en el grupo Diapositivas, haga clic en el botn Nueva diapositiva.

NOTA Todas las diapositivas que se insertarn, sern del mismo diseo predeterminado o del ltimo que se haya seleccionado. Otra forma de agregar diapositivas es la siguiente: 1. En la ficha Inicio diapositiva. en el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha del botn Nueva

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2.

Dentro seleccione el diseo que necesite para la diapositiva.

NOTA Tambin podr agregar diapositivas s da clic derecho sobre alguna diapositiva del organizador de diapositivas y selecciona la opcin Nueva diapositiva, o presionando CTRL + M.

Eliminar diapositivas 1. Posicinese en la diapositiva que desee eliminar, vaya a la ficha Inicio Diapositivas, haga clic en el botn Eliminar. y en el grupo

Tambin podr eliminar diapositivas a travs de:

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7. Posicinese en la diapositiva que desee eliminar, seleccionar la opcin Eliminar diapositiva del men contextual que aparece al dar clic derecho sobre la diapositiva a eliminar.

NOTA S presiona la tecla SUPR se eliminara la diapositiva en la que se encuentra posicionado. Duplicar diapositivas 1. Seleccione la diapositiva que desea duplicar, vaya a la ficha Inicio y en el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha del botn Nueva diapositiva, y seleccione la opcin Duplicar diapositivas seleccionadas.

NOTA Tambin podr duplicar diapositivas s se posiciona en la diapositiva que desee duplicar, seleccione la opcin Duplicar diapositiva del men contextual que aparece al dar clic derecho sobre la diapositiva seleccionada.

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Diseo de diapositivas e insercin de objetos El diseo de las diapositivas puede ser establecido o cambiado desde los diseos predeterminados en PowerPoint o tambin a travs de diapositivas en blanco en las que se puede ir insertando los diferentes objetos que representarn la informacin. Diseo a diapositivas 1. Seleccione la diapositiva a la que le establecer o cambiar el diseo, vaya a la ficha Inicio y en el grupo Diapositivas, haga clic en la opcin Diseo.

2.

En la ventana emergente escoja el diseo que desee aplicar a la diapositiva seleccionada.

NOTA Tome en cuenta que s inserta nuevas diapositivas, ests se insertarn con el diseo de la diapositiva seleccionada.

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Insertar objetos Para disear las diapositivas tambin puede recurrir a insertar diversos objetos, tales como: imgenes, formas, grficos, cuadros de texto, wordart, pelculas, sonidos, etc., u otros objetos. 1. Aplique a su diapositiva el diseo de diapositiva en blanco, vaya a la ficha Insertar cinta de opciones seleccione el objeto que desee insertar en la diapositiva. tablas, y de la

Configuracin de pgina Establecer o cambiar el tamao de la diapositiva 1. En la ficha Diseo en el grupo Configurar pgina, haga clic en Configurar pgina.

2. En el cuadro de dialogo Configurar pgina, podr establecer el tamao predeterminado o personalizado para la diapositiva, as como la orientacin de la misma.

Establecer la orientacin de la diapositiva 1. En la ficha Diseo diapositiva. en el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin de la

1. Seleccione la orientacin adecuada para la diapositiva de trabajo, tomando en cuenta que si manda a imprimir, tambin as se reflejar en papel.

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Vista preliminar e impresin de la presentacin Vista preliminar La vista preliminar de las diapositivas, permite antes de ser impresas en papel ver el diseo y acomodo de la informacin que posteriormente ser impresa, para si fuese necesario realizar las modificaciones pertinentes. Para ello deber: 1. Ir al Men Office Vista preliminar. seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opcin

2. Enseguida la informacin se mostrar en una ventana la cual permitir realizar algunos cambios o ajustes bsicos desde la cinta de opciones Vista preliminar.

Imprimir (CTRL + P) Opciones Imprimir: Orientacin Zoom

Abre el cuadro de dialogo Imprimir, para desde ah mandar una impresin. Permite modificar opciones como: encabezados y pies de pgina, colores, etc. Permite seleccionar el modo de impresin de las diapositivas. Modifica la orientacin de las diapositivas. Amplifica o reduce el tamao en pantalla de las diapositivas.

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Ajustar a la ventana Pgina siguiente Pgina anterior Cerrar vista preliminar Impresin Impresin rpida 1. Ir al Men Office Impresin rpida.

Regresa al tamao de la ventana una diapositiva amplificada. Avanza a la siguiente diapositiva. Regresa a la diapositiva anterior Sale de la ventana de la vista preliminar.

seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opcin

NOTA Use esta forma de impresin cuando este seguro de que lo que se imprimir tenga el acomodo y diseo adecuados y que no necesita realizar ninguna modificacin. Imprimir 1. Ir al Men Office seleccione directamente la opcin Imprimir, o tambin podr seleccionar la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opcin Imprimir.

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2. En el cuadro de dialogo Imprimir, marque o seleccione las opciones adecuadas para obtener la impresin deseada.

Nombre: Intervalo de impresin Imprimir: Color o escala de grises Documentos Vista previa Propiedades Buscar impresora Nmero de copias

Muestra y permite seleccionar la impresora adecuada para imprimir. Indica cuales diapositivas se imprimirn. Permite seleccionar el modo de impresin de las diapositivas. Permite seleccionar el formato de color para la impresin. Establece el no. de diapositivas, el orden de impresin, etc. Lleva a la ventana de Vista preliminar. Permite cambiar caractersticas especficas de la impresora. Permite buscar una impresora en red. Establece el no. de copias que se imprimirn.

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Mover y copiar texto u objetos Mover texto u objetos 1. 2. 3. 4. 5. Seleccione el texto u objeto que desea trasladar de lugar dentro o fuera de la presentacin (mover). Realice uno de los procedimientos siguientes: Presione CTRL+X. Presione el botn Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Presione la opcin Cortar del men emergente que aparece con el clic derecho sobre el texto u objeto seleccionado.

3. Una vez cortado el elemento, haga clic donde desee que aparezca, puede ser en el mismo presentacin o inclusive en otro. 4. Pegue el elemento presionando el mtodo abreviado CTRL+V, el botn Pegar Pegar del men emergente. o la opcin

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Copiar texto u objetos 1. 2. 3. 4. 5. Seleccione el texto u objeto que desea trasladar de lugar dentro o fuera de la presentacin (mover). Realice uno de los procedimientos siguientes: Presione CTRL+C. Presione el botn Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Presione la opcin Copiar del men emergente que aparece con el clic derecho sobre el texto u objeto seleccionado.

3. Una vez copiado el elemento, haga clic donde desee que aparezca, puede ser en el mismo presentacin o inclusive en otro.
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4.

Pegue el elemento realizando el paso anterior # 4.

NOTA Para ajustar el formato de los elementos pegados, haga clic en el botn Opciones de pegado que aparece justo debajo de la seleccin pegada y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee.

Deshacer y rehacer errores Estas herramientas se utilizan la mayor parte del tiempo para corregir errores o simplemente deshacer o volver a hacer cambios de formato, escritura, etc. a la presentacin. 1. Si desea deshacer los cambios uno a uno entonces, en la barra de herramientas de acceso rpido presione Deshacer o el mtodo abreviado CTRL + Z.

2. Tambin podr deshacer varios cambios simultneamente s presiona sobre la flecha a la derecha del botn Deshacer, desplegara en pantalla todas las acciones realizadas hasta el momento de las que podr seleccionar hasta el punto al que desee regresar.

NOTA S ms tarde decide que no quera deshacer la accin, haga clic en Rehacer herramientas de acceso rpido o presione CTRL+Y.

en la barra de

Formato a presentaciones Formato rpido Para establecer formato a los textos de una presentacin contenidos en las diapositivas, de una forma rpida y sencilla, puede realizar lo siguiente:

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1. Seleccione el texto que desea cambiar y, a continuacin, mueva el puntero a la mini-barra de herramientas que aparece con la seleccin de texto. En ella se encuentran los siguientes botones:

Fuente (CTRL + Mays + F) Tamao de fuente Agrandar fuente (CTRL + ) Encoger fuente Relleno de forma Contorno de forma Copiar formato Negritas (CTRL +N) Cursiva (CTRL + K) Alineacin izquierda Centrar Alineacin derecha Color de fuente Disminuir sangra Aumentar sangra Vietas (CTRL + D) (CTRL + Q) (CTRL + Mays + C) (CTRL + )

Establece el tipo de letra Establece el tamao de letra Va aumentando el tamao de letra Va disminuyendo el tamao de letra Establece color o imagen de fondo a un texto u objeto Establece color, tipo y grosor de lnea, etc., al contorno Copia todas las caractersticas de formato de un texto Resalta el texto seleccionado Aplica una ligera inclinacin hacia la derecha al texto Alinea hacia la izquierda el texto Centra el texto Alinea hacia la derecha el texto Aplica un color al texto Modifica en forma inversa el espacio asignado al texto Establece un espacio adicional con respecto al margen Aplica smbolos o caracteres a la lista de elementos

Tambin puede establecer formatos a una presentacin directamente con los botones de cada grupo de herramientas de la ficha Inicio en la Cinta de opciones.

S lo prefiere abra cada grupo de herramientas presionando en la flecha inferior derecha de cada grupo.

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Aplicar un tema Los temas contienen formatos predeterminados o personalizados que pueden ser aplicados a una o a todas las diapositivas de una presentacin, para ello deber: S desea aplicar un tema a todas las diapositivas de una presentacin, realice lo siguiente: 1. 2. Posicinese en cualquier diapositiva. En la ficha Diseo haga clic sobre el tema deseado del grupo Temas.

S desea aplicar un tema diferente a cada diapositiva, entonces realice lo siguiente: 1. 2. Posicinese en una diapositiva o seleccione todas a las que le aplicar el mismo tema. En la ficha Diseo haga clic derecho sobre el tema deseado del grupo Temas.

3.

En el men emergente seleccione la opcin Aplicar a las diapositivas seleccionadas.

NOTA S selecciona la opcin Aplicar a diapositivas coincidentes, entonces el tema se aplicar a todas las diapositivas que sean del mismo diseo.
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Estilo de fondo Los estilos de fondo son formatos predeterminados o personalizados que pueden ser aplicados a una o a todas las diapositivas de una presentacin, para ello deber: S desea aplicar un estilo de fondo a todas las diapositivas de una presentacin, realice lo siguiente: 1. 2. Posicinese en cualquier diapositiva. En la ficha Diseo haga clic sobre Estilos de fondo del grupo Fondo.

3.

Seleccione el estilo de fondo que se aplicara a todas las diapositivas.

S desea aplicar un estilo de fondo diferente a cada diapositiva de una presentacin, realice lo siguiente: 1. 2. Posicinese en la diapositiva a la que le aplicar el estilo de fondo. En la ficha Diseo haga clic sobre Estilos de fondo del grupo Fondo.

3. De clic derecho sobre el estilo de fondo que desee aplicar a la diapositiva y seleccione la opcin Aplicar a las diapositivas seleccionadas.

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NOTA S desea personalizar el estilo de fondo entonces abra el cuadro de dialogo Dar formato a fondo, que aparece seleccionando la opcin Formato del fondo o sobre la flecha inferior derecha del grupo Fondo.

Presentacin de las diapositivas La presentacin de diapositivas es la vista en la que se visualiza a pantalla completa el contenido de las diapositivas, as como sus efectos o animaciones. Ejecutar la presentacin desde una diapositiva en especfico 1. Posicinese en la diapositiva desde donde arrancar la presentacin de las diapositivas. 2. Vaya a la ficha Presentacin con diapositivas y en el grupo Iniciar presentacin con diapositivas, seleccione la opcin Desde la diapositiva actual.

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NOTA Tambin puede ejecutar la presentacin desde una diapositiva seleccionada si presiona la combinacin de teclas Mays + F5, o presionando el botn Presentacin con diapositivas en la barra de estado. Ejecutar la presentacin desde el comienzo 1. Vaya a la ficha Presentacin con diapositivas Iniciar presentacin con diapositivas, seleccione la opcin Desde el principio. y en el grupo

NOTA Tambin puede ejecutar la presentacin desde el comienzo, s presiona F5, adicionalmente podr realizar la misma tarea s se dirige a la ficha Vista y selecciona la opcin Presentacin con diapositivas en el grupo Vistas de presentacin.

Animacin y sonido en la presentacin Personalizar animacin Personalizar animacin permite aplicar efectos de movimiento a los diferentes objetos que se encuentran en las diapositivas, y con ello lograr una presentacin en pantalla ms profesional y llamativa, para ello puede realizar lo siguiente: 1. Seleccione el objeto al que desea aplicar la animacin, vaya a la ficha Animaciones en el grupo Animaciones, seleccione la opcin Personalizar animacin. y

2. En la ventana lateral derecha llamada Personalizar animacin, presione el botn Agregar efecto y seleccione el efecto de animacin adecuado que se encuentra dentro de cada categora.

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Agregar efecto / Cambiar efecto Agrega o modifica un efecto Quitar Elimina el efecto seleccionado Modificar texto Reordenar Reproducir Establece propiedades de inicio, direccin, velocidad, etc.

Establece el orden de las animaciones que se reproducirn Permite visualizar en modo diseo las animaciones aplicadas

Presentacin Ejecuta la presentacin iniciando en la diapositiva seleccionada Vista previa automtica propiedades Permite ver en tiempo real los cambios de animacin y sus

Transicin a diapositivas Transicin de diapositivas permite aplicar efectos de movimiento a las diapositivas, es decir, al pasar de una diapositiva a otra se ejecuta un efecto, y con ello lograr una presentacin en pantalla ms profesional y llamativa, para ello puede realizar lo siguiente: 1. Posicinese en la diapositiva a la que se le aplicar la transicin.

2. Vaya a la ficha Animaciones y en el grupo Transicin a esta diapositiva, seleccione el efecto de transicin as como las propiedades o caractersticas ms adecuadas para la o las diapositivas.

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NOTA S desea ver todos los efectos de transicin que puede aplicar las diapositivas, presione la flecha inferior derecha de Efectos de transicin.

Las propiedades o caractersticas que complementarn el efecto seleccionado son: Sonido de transicin Velocidad de transicin Aplicar a todo Avanzar a la diapositiva Grabar narracin Grabar narracin permite introducir voz o sonidos a travs de un micrfono, mismos que podrn reproducirse al ejecutar la presentacin a pantalla completa. 1. Posicinese en la diapositiva desde donde comenzar la narracin. a la ficha Presentacin con diapositivas y en el grupo Reproduce el sonido seleccionado al ejecutarse el efecto de transicin. Establece la velocidad a la que se ejecutar el efecto de transicin. Aplica el efecto y propiedades seleccionadas a todas las diapositivas. Establece s el modo de avance ser automtico o con el clic del mouse.

2. Vaya Configurar,

seleccione la opcin Grabar narracin.

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3. En seguida se mostrar el cuadro de dialogo Grabar narracin, donde podr especificar o modificar algunas propiedades antes de iniciar la grabacin.

Aceptar Cancelar Establecer nivel de micrfono

Acepta tal cual las propiedades de Calidad de grabacin actual e inicia la grabacin y ejecucin en pantalla completa. Cancela la grabacin, cerrando el cuadro de dialogo. Comprueba el funcionamiento y volumen correcto del micrfono. Permite cambiar propiedades de calidad y formato al sonido. Vincula y guarda el archivo de sonido de la narracin en una ruta especifica.

Cambiar calidad Vincular narraciones

Examinar

Permite establecer la ruta en donde se guardar la narracin.

4. Una vez que se acepta el cuadro de dialogo anterior, la grabacin comenzar y al terminar se mostrar un cuadro de dialogo donde deber indicar s desea guardar los intervalos de tiempo.

NOTA Si los intervalos fueron o no guardados, de cualquier forma se mostrar un icono de las diapositivas donde se grab la narracin. Ensayar intervalos

en cada una

Ensayar intervalos permite ajustar los tiempos de avance y ejecucin de cada animacin de los objetos y narraciones de las diapositivas, mismos que despus podrn ser reproducidos automticamente. 1. Vaya Configurar, a la ficha Presentacin con diapositivas y en el grupo

seleccione la opcin Ensayar intervalos.

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2. En seguida se ejecutar la presentacin en modo completo y se mostrar una pequea barra de herramientas, con la que establecern los nuevos intervalos de tiempo.

Siguiente Pausa Repetir

Avanza al siguiente objeto. Detiene los relojes momentneamente.

Tiempo de exposicin Muestra es tiempo aplicado solo al objeto actual. Inicia desde cero el reloj de tiempo de exposicin del objeto actual. Tiempo total Muestra el tiempo total que durar en ejecucin la presentacin. 3. Una vez terminada la exposicin de todos los objetos o se cancela abruptamente, se mostrar un cuadro de dialogo donde se indicar la duracin total y s desea guardar los nuevos intervalos de tiempo para las diapositivas.

Vistas de la presentacin Podr visualizar una presentacin de diapositivas de diferentes maneras dependiendo de las necesidades, para ello deber: 1. Ir a la ficha Vista opcin deseada. y en el grupo de comandos Vistas de presentacin, haga clic en la

NOTA Podr cambiar tambin algunas de las vistas de la presentacin, presionando los botones de vistas que se encuentran en la barra de estado.

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Tipos de Vistas Normal Es la vista ms utilizada ya que muestra las partes fundamentales de la presentacin, el organizador de diapositivas, el rea de trabajo y el rea de notas. Clasificador de diapositivas Vista que facilita la visualizacin de todas o la gran mayora de las diapositivas que forman la presentacin. Pgina de notas Muestra el rea de las notas en forma ampliada para visualizar o modificar alguna informacin extra escrita en esa rea. Presentacin con diapositivas Muestra en pantalla completa y desde el comienzo la presentacin, tambin puede utilizar la tecla F5. Patrn de diapositivas Abre un rea donde se puede modificar el diseo y presentacin de las diapositivas utilizadas como patrn. Patrn de documentos Abre un rea donde se puede modificar el diseo y presentacin de las diapositivas que se imprimirn como documento. Patrn de notas Abre un rea donde se puede modificar el diseo y presentacin de las notas de la diapositiva.

Configurar la presentacin Configurar la presentacin permite modificar algunas propiedades avanzadas, personalizando as la presentacin.

1. Vaya Configurar,

a la ficha Presentacin con diapositivas

y en el grupo

seleccione la opcin Configuracin de la presentacin con diapositivas.

2. En seguida se mostrar el cuadro de dialogo Configurar presentacin, donde se establecern las nuevas caractersticas o propiedades a la presentacin.

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Tipo de presentacin Opciones de presentacin Color de pluma Reproduccin Mostrar diapositivas

Configura el modo de visualizar la presentacin en pantalla. Configura opciones a mostrar o para terminar la presentacin. Establece el color del puntero pluma o rotulador. Configura la aceleracin y resolucin para la presentacin. Establece desde presentacin. que diapositiva inicia y termina la

Avance de diapositivas Varios monitores

Establece la forma en que las diapositivas avanzan. Establece en que monitor se visualizar la presentacin.

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