Cmo gestionar proyectos exitosos

Con las herramientas que provee la administracin de proyectos, se puede proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario para que los miembros de un equipo puedan alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto.

as empresas necesitan a menudo desarrollar proyectos que requieren estructuras y tratamientos distintos a los tradicionales. Estos proyectos, con sus limitaciones de recursos y tiempos, requieren de la participacin de ejecutivos con diversas competencias, procedentes de distintas reas de la organizacin, lo cual genera situaciones y conflictos no habituales. En este artculo se tratarn algunos temas de administracin de proyectos, a los fines de identificar las causas del xito y el fracaso de los mismos.

Iniciacin Planeamiento

Control Ejecucin Cierre

La administracin de proyectos La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. Las herramientas de administracin de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto. Adems, debemos mencionar que la administracin eficiente de un proyecto implica la utilizacin de procesos de gestin especficos para cada una de las etapas del mismo: inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre.

Una buena administracin de proyectos ahorra recursos y facilita la entrega del producto final en tiempo y forma.

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Qu se entiende por proyecto exitoso? Si bien las tcnicas de administracin de proyectos se utilizan desde hace varios siglos, el auge y desarrollo de herramientas especficas comenz a profundizarse a partir de 1960. Entre 1960 y 1985 se defina al xito de un proyecto slo en base a su calidad. O sea, un proyecto que cumpliera con los objetivos de calidad preestablecidos se lo defina como exitoso. Luego, entre 1985 y 1993, se define un proyecto como exitoso cuando, adems de cumplir con la calidad, cumpla con los plazos y presupuesto definidos en el plan del proyecto. Como si esto fuera poco, en la actualidad, no alcanza con cumplir la calidad, plazos y presupuesto para el xito de un proyecto. Sino, que adems de estos objetivos mnimos, es necesario que el proyecto cumpla con la satisfaccin del cliente. De qu servira un proyecto de una calidad excepcional, que se finaliz en el plazo previsto utilizando los recursos preestablecidos, si luego, nadie compra los productos de ese emprendimiento? Por ende, hasta nuestros das, para que un proyecto sea exitoso debe cumplir con todos estos requisitos: a) Calidad b) Plazos c) Presupuesto d) Aceptacin del cliente

La restriccin triple Las tareas definidas dentro del alcance del proyecto tienen tres restricciones bsicas: tiempo, recursos y calidad. Estas restricciones en su conjunto es lo que se denomina la restriccin triple del proyecto. El administrador de proyectos se enfrenta al conflicto de manejar los intereses contrapuestos de cuatro variables: alcance, tiempo, recursos y calidad. Slo tres de stas variables podrn fijarse a la vez.

CALIDAD

El proyecto estar destinado al fracaso si alguien fija arbitrariamente el alcance, tiempo, recursos y calidad.

TI EM PO S

O ST CO S

ALCANCE

Si el cliente solicita cierto alcance de las tareas a cubrir con el proyecto, bajo una calidad predeterminada y en cierto plazo, la variable de ajuste ser la cantidad de recursos necesarios para hacer el proyecto, incluyendo no slo los recursos monetarios, sino tambin los recursos materiales y humanos. Si las restricciones estn dadas en cuanto a tiempo, recursos disponibles y estndares de calidad, el administrador del proyecto slo podr negociar con los stakeholders la magnitud del alcance para poder cumplir con los objetivos en tiempo, forma y dentro del presupuesto. Por ejemplo, un proyecto de construccin de un edificio cuyo alcance inicial era de 20 pisos, podr verse reducido a slo 10 pisos para poder cumplir con la restriccin triple.

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Si a un miembro del equipo le fijan las horas de trabajo, el alcance de las tareas y la fecha de entrega, la variable de ajuste automtica de esta persona ser la calidad del trabajo. Por ltimo, si el alcance, calidad y recursos disponibles estn predeterminados para un proyecto, el factor tiempo ser la variable de ajuste. Ms rpido, ms barato y mejor Teniendo en cuenta las cuatro variables mencionadas, slo tres de ellas podrn ser fijadas en forma exgena y la cuarta variable ser determinada en forma endgena en funcin de la magnitud de las otras tres. Un caso tpico es que el inversor exija que cierto alcance del proyecto sea finalizado ayer, con el presupuesto ms barato y con altos estndares de calidad. En estos casos, el contratista del proyecto generalmente deber negociar el alcance de las tareas a realizar. Si el inversor insiste en que el proyecto debe realizarse bajo las pautas que l exige, seguramente estamos frente a un potencial caso de fracaso de proyecto. Dada la escala del proyecto, uno de los grandes desafos del administrador de proyectos es buscar permanentemente la eficiencia en el manejo de la restriccin triple. Dictar en forma arbitraria todas las variables, seguramente ser la receta perfecta para el fracaso del proyecto. Sin embargo, las tcnicas de administracin de proyectos apuntan a que los administradores puedan lograr el paradigma mas rpido, ms barato y mejor. Otras causas de fracaso Adems de comenzar con el pie izquierdo con una mala planificacin del proyecto, otras causas tpicas de fracaso son: a) El rol del administrador del proyecto no est bien definido b) Falta de comunicacin y coordinacin para trabajar en equipo c) Rotacin excesiva de personas en las actividades de trabajo. Menor especializacin d) Controles inapropiados e) No realizar informes de avance peridico f) El administrador del proyecto pierde la visin de conjunto controlando detalles minuciosos g) No comparar el estado del proyecto con el plan original h) No planificar la administracin de los riesgos potenciales reas del conocimiento Para poder implementar una adecuada administracin del proyecto es necesario trabajar sobre nueve reas bsicas: alcance, tiempos, costos, calidad, recursos humanos, comunicacin, riesgos, abastecimiento e integracin total.
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Las tcnicas modernas de administracin de proyectos han desarrollado procesos especficos para cada una de estas reas. Cada una requiere insumos especficos; luego se aplican herramientas estandarizadas para cada caso en particular, y con ello aumentan las chances de obtener resultados exitosos en el proyecto.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Visin Integral

Alcance

Tiempos

Costos

Calidad

Recursos Humanos

Comunicacin

Riesgos

Abastecimiento