Materia: DSAUPOO Identificacin de la Informacin

Unidad II

En una segunda etapa del anlisis se deben identificar, dentro del mbito organizacional que cubre el sistema, todas las unidades que lo integran y en particular, los cargos y personas que funcionan como centros donde regularmente se toman decisiones o que participan en algunas de las etapas de los procesos decisorios. Asimismo se deben ubicar los centros encargados de poner en prctica las decisiones tomadas como tambin los centros donde se realiza el seguimiento y la correspondiente evaluacin de los resultados. Estos centros de decisin, ejecucin y seguimiento por la naturaleza de las actividades y tareas que realizan y tienen a su cargo son potenciales usuarios de informacin, y los mismos pueden ubicarse en distintos niveles jerrquicos de la organizacin. El sistema de informacin deber atender esas necesidades informativas de la mejor manera posible. Es imprescindible que los analistas de sistemas identifiquen claramente los potenciales usuarios de las informaciones a los cuales el sistema de informacin deber elaborar y reportar, en tiempo y forma. La ubicacin de estos centros deber realizarse una vez que se hayan determinado los objetivos y el mbito organizacional del sistema, o podr realizarse en forma simultnea. Determinacin de necesidades y carencias de Informacin Identificados los centros usuarios, se debe conocer el tipo de informacin que requieren, para cumplir con las funciones que tienen asignadas, como tambin los requisitos que debe reunir esa informacin para que realmente tenga un valor efectivo. Esos requisitos pueden estar referidos al contenido, a la forma de presentacin y a la claridad, a la cantidad, a la oportunidad y periodicidad. Es posible que de esas informaciones que se necesitan, algunas se tengan y otras no. Frecuentemente, se dispone de abundante cantidad de datos e informacin en las empresas pero no precisamente esa informacin est disponible para aquellos que la necesitan en la toma de decisiones en determinadas reas de actividad. De la interpretacin que pueda formular el analista de sistemas en esta instancia, surgirn seguramente: a. las necesidades de informacin; b. las disponibilidades de informacin en relacin a esas necesidades; c. las carencias de informacin; d. las informaciones necesarias que estn disponibles; e. los datos que se registran y la informacin que se elabora y que sin embargo no se utiliza porque no se la necesita. Localizacin de las fuentes de datos y de informacin Los datos requeridos para iniciar el proceso de elaboracin de informacin provienen, obviamente, de alguna parte. Es importante que los administradores estn conscientes de las potenciales fuentes de informacin existentes. Tomando como criterio las fuentes de informacin, stas pueden ser clasificadas en primarias y secundarias. La informacin primaria es aquella que se obtiene por primera vez para un problema especfico o un fin particular. En cambio, la secundaria ya ha sido obtenida previamente y se encuentra almacenada en un lugar accesible. En las organizaciones se utilizan ambos tipos de informacin para realizar el control de las operaciones internas y la observacin de los acontecimientos que se dan afuera de ellas.

Lic. Brenda Juana Orta Arias

Materia: DSAUPOO Fuentes de informacin primaria

Unidad II

Si la informacin necesaria para una situacin no existe en ningn lugar conocido o accesible, debe buscarse directamente. Para ello, puede recurrirse a cualquiera de las siguientes alternativas: Observacin: respuestas parciales a un problema en particular pueden obtenerse mediante la observacin de acontecimientos vinculados a aqul. La principal ventaja de utilizar este mtodo para conseguir informacin es que proporciona conocimiento de primera mano respecto a los problemas, procesos o actividades de inters. Adicionalmente, este mtodo evita distorsiones en las respuestas (cosa que no sucede con algunos de los otros mtodos detallados a continuacin). Sin embargo, se plantean algunos problemas. Por un lado, si los observadores no son ni precisos ni eficientes, pueden omitir detalles de inters, lo que conducir posteriormente a malas interpretaciones. Por otro, la observacin en s misma puede afectar el proceso o la actividad que est siendo estudiada, en cuyo caso la informacin as adquirida no ser representativa de la situacin normal. Encuestas: este es uno de los mtodos ms comunes para conseguir informacin, pues permite llegar a un gran nmero de fuentes de informacin. Sin embargo, una buena encuesta requiere de una extensa planificacin, debiendo preparase preguntas adecuadas y seleccionarse las muestras cuidadosamente para que los resultados obtenidos sean significativos. Valoracin Subjetiva: sta implica obtener informacin de expertos, que pueden ser jefes de departamentos dentro de una compaa, consultores externos o funcionarios de asociaciones profesionales. Mediante ella puede combinarse la informacin objetiva de la que ya se dispone con introspeccin o intuicin basada en la experiencia personal en un campo determinado.

Fuentes de informacin secundaria Con el fin de evitar los problemas de tiempo y gastos que frecuentemente se encuentran al adquirir informacin primaria, los usuarios de informacin intentan utilizar fuentes de informacin secundarias, entre las cuales se pueden destacar: Informacin en la propia empresa: probablemente la fuente de informacin ms valiosa para gerentes o para quienes han de resolver problemas sea la propia empresa. Los informes emitidos, ya sea en forma regular o irregular, por los departamentos de la empresa suministran gran cantidad de conocimientos; los archivos de la empresa acerca de las polticas, procedimientos, planes a corto y largo plazo tambin se pueden utilizar. Otra fuente adicional de informacin, muchas veces subestimada, son los propios empleados de la organizacin, que en ocasiones pueden proporcionar de manera informal datos e informacin.

El mayor problema con esta fuente de informacin es que no se puede resumir cuando se la necesita; adems, tal informacin puede no estar integrada adecuadamente para su uso en la situacin de toma de decisiones, o puede no estar en una forma para que alguien de otro departamento pueda utilizarla sin dificultad. Tambin es bastante comn que los potenciales usurarios desconozcan las disponibilidades de esta informacin interna y por lo tanto no la utilizan nunca. Sin embargo, la informacin interna de la compaa debera considerarse y examinarse antes de recurrir a otras fuentes primarias o secundarias. Informacin conseguida de fuentes externas: en caso de ser necesaria, es posible adquirirla de compaas especializadas en el ramo.

Lic. Brenda Juana Orta Arias

Materia: DSAUPOO Problemas con las fuentes de informacin

Unidad II

El analista debe estar consciente de los posibles problemas en la calidad del conocimiento reunido, los cuales estn representados por las siguientes categoras: Imparcialidad: para que sea un recurso efectivo, la informacin no debe reflejar prejuicio alguno. La imparcialidad debe ser introducida en la informacin por medio de la persona que recopila o procesa los datos que sirven de base para dicha informacin; eso se logra a travs del empleo de esa informacin en la forma en que se debe hacer y de la extraccin de deducciones exactas a partir de los datos. La informacin imparcial no contiene desviaciones intencionales o puntos de vistas distorsionados sobre al realidad. Validez: la validez debe ser analizada en funcin de si la informacin es significativa y relevante para el objetivo propuesto, pues puede no ser vlida si no se utiliza en la modalidad para la cual se le reuni o formul. Para juzgar si la informacin es vlida, es menester averiguar si otros factores pueden haber originado un cambio o una diferencia en el desempeo. Confiabilidad: se refiere a la fidelidad de la imagen que la informacin pretende describir. La confiabilidad puede apreciarse respondiendo a la siguiente pregunta: es la informacin un indicador verdadero de un suceso determinado? Consistencia: para que la informacin cumpla con los objetivos para los cuales se la requiere, debe haber sido preparada en base a datos homogneos. Antigedad: la antigedad de la informacin es un factor muy importante al momento de considerar la utilidad de la misma; la informacin antigua har cuestionar la validez actual de los datos en base a los que la misma fue preparada y, por ende, su valor para la administracin. Uno de los factores que ms contribuye a la antigedad de la informacin es el retraso, esto es, "cualquier actividad (o falta de actividad) que interpone tiempo entre el reconocimiento por parte del usuario de una necesidad de informacin y la recepcin de sta.

Lic. Brenda Juana Orta Arias