COLEGIO MARIANO OSPINA RODRGUEZ INSTITUCIN EDUCATIVA Ccuta, Norte de Santander

EVALUACIN DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2013

REA: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA LIDER VIRGILO VARGAS PROCESO: APOYO A LA GESTIN ACADMICA Qu tenemos en la Institucin COMPONENTE 1. Contamos con un proceso de matricula gil y oportuno que tiene en cuenta las necesidades de los estudiantes y padres de familia. Proceso de matrcula

Qu nos falta 1. Hacer evaluaciones sobre la satisfaccin de las familias y estudiantes en relacin con el proceso de matrcula para el continuo mejoramiento.

Autoevaluacin y nos proponemos A partir del tercer periodo estipular las fechas especficas para preescolar y dems grados, en fechas extraordinarias se cobrara un excedente_______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________. Nombrar una secretaria. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________. Crear un sistema propio que sea asequible a los docentes con fechas estipuladas. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________.

Archivo acadmico

1. La institucin cuenta con un sistema de archivo organizado donde se integra la informacin histrica de los estudiantes de todas las sedes.

1. Revisar peridicamente la calidad y disponibilidad del archivo acadmico y ajustar y mejorar este sistema para expedir constancias, certificados de manera gil, confiable y oportuna.

Boletines de calificaciones.

1. La expedicin de boletines de calificaciones presenta en ocasiones inconsistencias e irregularidades.

1. Disponer de un sistema gil y oportuno para la expedicin de boletines de calificaciones, con los sistemas de control necesarios para garantizar la consistencia de la informacin.

REA: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: ADMINISTRACIN DE LA PLANTA FSICA Y DE LOS RECURSOS Qu tenemos en la Institucin COMPONENTE 1. El mantenimiento de la planta fsica se realiza ocasionalmente, sin Mantenimiento de la obedecer a una planeacin sistemtica. planta fsica

Qu nos falta 1. Un programa de mantenimiento preventivo de la planta fsica, que asegure los recursos para su cumplimiento.

Autoevaluacin y nos proponemos Hacer revisiones peridicas de la planta fsica por personas calificadas. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________. Crear comits para el embellecimiento donde se involucre a la comunidad educativa en forma

Programas para la adecuacin y

1. Se lleva a cabo peridicamente y cuenta con la participacin de los diferentes estamentos de la comunidad educativa.

1. Evaluar peridicamente el programa de adecuacin, accesibilidad y embellecimiento de la planta fsica para que los resultados propicien acciones de

embellecimiento de la planta fsica

mejoramiento.

coordinada. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________. Revisar el cronograma para una mejor utilizacin de los espacios. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________. Gestionar recursos para la adquisicin de laboratorios y dems implementos con personal calificado. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________. Ir priorizando las necesidades de cada sede. _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ __________________________________.

Seguimiento al uso de los espacios

1. Realizamos una programacin coherente de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de sus espacios fsicos, basada en indicadores de utilizacin de los mismos.

1. Evaluar peridicamente el plan de uso de cada uno de sus espacios fsicos y disear acciones para optimizarlos.

Adquisicin de los recursos para el aprendizaje

1. En los procesos de adquisicin de los recursos para el aprendizaje (computadores, laboratorios, bibliotecas, etc.) priman los intereses aislados de algunos docentes o los criterios de la administracin municipal.

1. Aprobar un plan para adquisicin de los recursos para el aprendizaje que garantice la disponibilidad oportuna de los mismos dirigidos a prevenir las barreras y potenciar la participacin de todos los estudiantes, en concordancia con el direccionamiento estratgico y las necesidades de los docentes y estudiantes.

Suministro y dotacin

1. La adquisicin de los suministros se realiza en el momento en que se presentan las necesidades; no hay un plan que oriente esa actividad.

1. Priorizar actividades para la adquisicin de los recursos para el aprendizaje que consulta las demandas de su direccionamiento estratgico y las necesidades de los docentes y estudiantes.

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RESULTADO DE LA EVALUACIN DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2013

REA: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: ADMINISTRACIN DE LA PLANTA FSICA Y DE LOS RECURSOS Qu tenemos en la Institucin COMPONENTE Mantenimiento de equipos 1. El mantenimiento de los equipos y otros recursos para el aprendizaje slo se realiza cuando stos sufren algn dao. Los manuales de los y recursos para el equipos no estn disponibles para los usuarios. aprendizaje

Qu nos falta 1. Un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje y, en caso de requerirse, ste se hace oportunamente. Adems, los manuales de los equipos estn disponibles.

Autoevaluacin y nos proponemos Contar con los recursos tcnicos necesarios en el momento adecuado y cuando se presente algn problema. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________.

Seguridad y proteccin

1. La institucin tiene una aproximacin parcial a su panorama de riesgos o se encuentra apenas en proceso de iniciar el levantamiento

1. Conocer y adoptar las medidas preventivas derivadas del conocimiento cabal del panorama de riesgos.

Contar con los elementos de seguridad para un buen funcionamiento. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________.

REA: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: ADMINISTRACIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Qu tenemos en la Institucin COMPONENTE Servicio de restaurante, 1. Los servicios complementarios se distribuyen de forma equitativa, se caseta, seguro enfermera, ofrecen oportunamente teniendo en cuenta la calidad requerida. Cada sede tiene programas sensibles a las demandas de los estudiantes, y la refrigerio. institucin cuenta con el apoyo de otras entidades para su prestacin.

Qu nos falta 1. Revisar y evaluar peridicamente la cobertura, calidad y oportunidad de los servicios complementarios, recursos y promover acciones correctivas en funcin de las necesidades del estudiantado.

Autoevaluacin y nos proponemos Que se haga el seguimiento y no quede en el papel. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Brindar los espacios necesarios para poder nivelar los alumnos con dificultades. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________.

Apoyo a estudiantes con bajo desempeo acadmico o con dificultades de interaccin.

1. La estrategia para apoyar a los estudiantes que presentan bajo desempeo acadmico o con dificultades de interaccin, es aplicada en todas las sedes y es conocida por toda la comunidad educativa. Adems, est articulada con los servicios prestados por otras entidades o profesionales de apoyo.

1. Evaluar peridica y sistemticamente la estrategia de apoyo a los estudiantes que presentan bajo desempeo acadmico o con dificultades de interaccin y adelantar acciones correctivas y de gestin para mejorarla.

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RESULTADO DE LA EVALUACIN DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2013

REA: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: TALENTO HUMANO Qu tenemos en la Institucin COMPONENTE 1. Los perfiles con que cuenta la institucin se usan para la toma de Perfiles decisiones de personal y son coherentes con su estructura organizativa. Adems, su uso en procesos de seleccin, solicitud e induccin del personal facilita el desempeo de las personas que se vinculan laboralmente a la institucin.

Qu nos falta 1. Revisar y evaluar continuamente los perfiles y su uso en los procesos definicin de seleccin, solicitud e induccin del personal, en funcin del plan de mejoramiento y de sus necesidades.

Autoevaluacin y nos proponemos Solicitar el servicio de otra secretaria, organizar mejor el tiempo de la secretaria actual para agilizar procesos y sistematizar ms informacin. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________.

Induccin

1. La institucin realiza actividades de induccin con los docentes y administrativos nuevos, pero stas no son sistemticas y obedecen a iniciativas individuales, de reas o de sedes.

1. Tener una estrategia organizada para la induccin y la acogida del personal nuevo, que incluye el anlisis del PEI y del plan de mejoramiento. Adems, realizar la re induccin del antiguo en lo relacionado con aspectos institucionales, pedaggicos y disciplinares

El personal administrativo coordina programa y ejecuta dando a conocer las actividades y participacin de todos. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Programar y abrir los espacios. (Sacar tiempo necesario para las actividades) _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Revisar algunas asignaciones acadmicas, algunos docentes no se preocupan por su materia. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Buscar estrategias para integrar y responsabilizar a todos los miembros con las actividades. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Dar a conocer los resultados y criterios tenidos en

Formacin y capacitacin

1. La formacin y la capacitacin son asumidas como un asunto de inters particular de cada docente. La institucin acepta procesos de formacin sin evaluar su pertinencia con respecto al PEI o sus necesidades.

1. Contar con lineamientos que permitan que los integrantes opten por procesos de formacin en coherencia con el PEI y con las necesidades detectadas.

Asignacin acadmica

1. La institucin cuenta con procesos explcitos para elaborar los horarios y los criterios para realizar la asignacin acadmica de los docentes, y stos se cumplen.

1. Revisar y evaluar continuamente los criterios de asignacin acadmica de los docentes y realizar los ajustes pertinentes a los mismos.

Pertenencia del personal vinculado

1. Una parte importante del personal vinculado a la institucin comparte la filosofa, principios, valores y objetivos y dedica algn tiempo a la realizacin de actividades relacionadas con estos aspectos.

1. Que todo el personal vinculado est identificado con la institucin: compartiendo la filosofa, principios, valores y objetivos, y estn dispuestos a realizar actividades complementarias que sean necesarias para cualificar su labor.

Evaluacin de desempeo

1. La institucin ha implementado un proceso de evaluacin de

1. Realizar un proceso de evaluacin de docentes, directivos y personal

desempeo para docentes, directivos (1278), y personal administrativo que indaga los diferentes aspectos en el desarrollo del cargo. Este proceso cuenta con indicadores y referentes claros que estn en concordancia con la normatividad vigente, y son conocidos por todos.

administrativo que permita la implementacin de acciones de mejoramiento y de desarrollo profesional. Adems, que sea conocido por la comunidad y cuente con un respaldo amplio de los miembros de la institucin.

cuenta en forma individual t personal. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Nada se hace para reconocer el trabajo del docente, sera bueno hacerlo en todas las sedes. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Es una necesidad como tambin el apoyo para realizar actividades enfocadas al alumno y al docente. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Falta ms inters y apoyo al personal docente por parte de los administrativos en conflictos de docentes, Padres de Familia y Estudiantes. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Tener en cuenta las condiciones de algunos salones respecto a docentes con afecciones. Dar espacios para actividades de integracin _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________.

Estmulos

1. La institucin realiza algunas actividades de reconocimiento al personal vinculado, de acuerdo con iniciativas aisladas de sedes, niveles o grados.

1 .Implementar una estrategia de reconocimiento al personal vinculado que sea aplicada cabalmente y sea parte fundamental de la cultura institucional

Apoyo a la investigacin

1. La investigacin en la institucin se encuentra en estado incipiente; carece de apoyo y seguimiento a las iniciativas de los docentes.

1. Contar con una poltica de apoyo a la investigacin y a la produccin de materiales relacionados con la misma; adems que se definan temas y reas de inters en concordancia con el PEI.

Convivencia y manejo de conflictos (puede ser de Gestin a la Comunidad)

1. La institucin dispone de estrategias claras para mediacin y solucin de conflictos y stos se resuelven a travs del dilogo y la negociacin permanente. Esto contribuye a que exista un buen clima laboral.

1. Revisar peridicamente las estrategias de mediacin de conflictos y ajustarlos de acuerdo con las necesidades.

Bienestar del talento humano

1. La institucin realiza espordicamente algunas actividades orientadas a la integracin y bienestar del personal vinculado.

1. Definir un programa de bienestar del personal vinculado, que se cumpla totalmente y abarque a todas las sedes, niveles o grados.

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RESULTADO DE LA EVALUACIN DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2013

REA: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE Qu tenemos en la Institucin COMPONENTE 1. La elaboracin del presupuesto se hace teniendo en cuenta las Presupuesto anual del necesidades de las sedes y niveles, y toma como referentes el Plan fondo de servicios Operativo Anual, el PEI, el plan de mejoramiento y la normatividad educativos (FSE) vigente.

Qu nos falta 1. Establecer procedimientos para que las sedes y los niveles puedan elaborar el presupuesto de forma acorde con las actividades y metas establecidas en el Plan Operativo Anual. Adems, que el plan de ingresos y egresos est relacionado con los flujos de caja. Que el presupuesto sea un instrumento de planeacin y gestin financiera que opere coherentemente con otros procesos institucionales.

Autoevaluacin y nos proponemos Que cada sede tenga participacin en la elaboracin del presupuesto y administre recursos propios. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Que los ingresos y egresos de cada sede sean asequibles a los docentes de la sede. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. Que sea conocido por la comunidad educativa. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________. _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ____________________________.

Contabilidad

1. La contabilidad de la institucin se organiza de acuerdo con los requisitos reglamentarios y discrimina claramente los servicios prestados. Sin embargo, su uso se limita a la elaboracin de informes para los organismos de control, de modo que no se cuenta con esta informacin como instrumento de anlisis financiero. 1. La institucin cuenta con procesos para el recaudo de ingresos y la realizacin de los gastos. Los registros son consistentes y coinciden plenamente con el plan de ingresos y gastos estipulado.

1. Que la contabilidad est disponible de manera oportuna y los informes financieros permitan realizar un control efectivo del presupuesto y del plan de ingresos y gastos.

Ingresos y gastos

1. Contar con procesos claros para el recaudo de ingresos y la realizacin de los gastos, y que stos sean conocidos por la comunidad. Adems, que su funcionamiento sea coherente con la planeacin financiera de la institucin.

Control fiscal

1. La institucin presenta los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. stos son parte del proceso de control interno y sirven para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos

1. Presentar los informes financieros a las autoridades competentes de manera apropiada y oportuna. Que estos sean parte del proceso de control interno y que sirvan para tomar decisiones y realizar seguimiento al manejo de los recursos.