DEFINICIN: La planificacin desde la administracin:

el

punto

de

vista

de

diferentes

pioneros

de

George Terry "La planificacin es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar

los objetivos organizacionales."

Idalberto, Chiavenato "La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeo de la empresa."

David, Ewing "La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederan" La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qu orden debe hacerse.

Propsito de la Planificacin La Planificacin si la tomamos conceptualmente como la primera de las

actividades de una administracinprofesionalizada tiene en si ms de un propsito. Actividad dura y clave si las hay para quienes no estnacostumbrados a realizarla y vivirla entendiendo que es una herramienta clave para la definicin del rumbo del negocio de la empresa. Esta se debe realizar en todas las reas de generacin de valor dentro de la empresa y no solo en aquellas que responden a las actividades

netamente operativas que para el agronegocio es la actividad corazn de la empresa.

Como propsitos podemos distinguir los siguientes:

Mostrar una direccin: Fija las metas hacia dnde ir, traza en el recorrido los objetivos y los cuantifica. Indica hacia qu rumbo nos dirigimos quitando en cierta manera incertidumbre.

Establece los estndares de control: En la cuantificacin de los objetivos queda implcito que es en realidad lo que tendr que controlar para saber si es el camino correcto el trazado por el plan o si es necesario tomar medidas correctivas para no perder de vista la meta final.

Controla los efectos del cambio: Cuando vamos tomando decisiones que alteran nuestro plan original, nos permiten distinguir que tan acertado o no hemos distribuido y puesto en juego los recursos .

Reduce las actividades redundantes: Un buen plan permite revisar previamente todas las actividades y asignacin de recursos, es en este momento donde podemos evitar la repeticin o duplicacin de actividades. Permite la optimizacin de los recursos por evitar este problema.

En resumen, esto son los propsitos que entiendo son los ms importantes, pero hay algo que nos debe quedar claro: lo ms importante no es el plan en si mismo, lo ms importante y desafiante es laejecucin del mismo. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificacin para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misin de su organizacin estarn en mejores condiciones de dar direccin y orientacin a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan ms sensibles ante un ambiente de constante cambio. Supone un marco temporal de tiempo ms largo que otros tipos de planificacin. Ayuda a orientar las energas y recursos hacia las caractersticas de alta prioridad.

Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista ms amplio, tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin. Adems se requiere adhesin de la alta direccin para obtener y apoyar la aceptacin en niveles ms bajos. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las

oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificacin construtiva de los problemas y las potencialidades de la empresa. Por ltimo, cabe destacar que la planificacin es la primera funcin del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificacin conlleva a tener una buena organizacin, direccin y control de la empresa lo cual se traduce en una administracin cien por ciento efectiva.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN Existen muchas ventajas para la planificacin que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes: 1. Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. 2. Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participacin.

3. Contesta a las preguntas "y que pasa si" Tales preguntas permiten al que hace la planificacin, a travs de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia. 4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificacin esta dando los resultados buscados. 5. Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientacin y el impulso de realizar y lograr los objetivos. 6. Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento ms pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas. 7. Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone. 8. Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar una direccin confiada y agresiva. DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificacin. 1. La planificacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. La utilidad de un plan est afectada por la correccin de las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan. 2. La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificacin excede a su contribucin real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo fsico que deba hacerse. 3. La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las personas tienen ms en cuenta el presente que el futuro. 4. La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificacin obliga a los gerentes a una forma rgida de ejecutar su trabajo.

5. La planificacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situacin y diseando un plan. 6. La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos crticos afirman que quienes hacen la planificacin tienden a exagerar su contribucin. 7. La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la planificacin no solo es demasiada terica. TIPOS DE PLANIFICACIN. La planificacin es el proceso de determinar como una organizacin o persona puede llegar donde quiere llegar, y que debe hacer para alcanzar sus objetivos. Sin embargo diferentes autores plantean varios modelos de planificacin y a continuacin discutiremos algunos de ellos. PLANIFICACIN ESTRATGICA. Bsicamente la planificacin estratgica determina donde una organizacin estar en uno o ms aos, como va a lograr llegar a esa posicin y como podr saber si est en la posicin deseada. La planificacin estratgica usualmente est orientada a toda la organizacin en s y no a un proyecto o producto especfico. PLANIFICACIN SITUACIONAL. La planificacin situacional consiste en la toma de decisiones y el control sobre lo realizado, dependiendo de a lo que se aplique, y que este de acuerdo a la situacin, el ambiente, y la anticipacin de los resultados deseados. PLANIFICACIN PROSPECTIVA. Este tipo de planificacin se refiere a la planificacin a corto plazo. Bajo este tipo de planificacin los objetivos deben ser alcanzados en el futuro cercano.

PLANIFICACIN HOLSTICA. La planificacin promueve la necesidad de converger hacia una visin integrada de todos aquellos aspectos que intervengan en el proceso de planificacin. La planificacin Holstica es global y permanente, es un proceso integrado bajo una comprensin de tiempo continuo, en donde la visin de futuro se fundamenta en una visin del presente y a su vez tiene razn en el pasado. La Planificacin como Proceso La planificacin, bajo el enfoque estratgico, es concebida como un proceso mediante la cual los decisores en una organizacin, analizan y procesan informacin de su entorno interno y externo, evaluando las diferentes situaciones vinculadas a la ejecutoria organizacional para prever y decidir sobre la direccionalidad futura. En gran parte de las definiciones que los autores plantean en torno a la planificacin se encuentran las siguientes caractersticas mas o menos comunes: - La planificacin es una metodologa para la toma de decisiones. - La planificacin intenta optimizar el logro de los objetivos. - La planificacin trata de hacer coherente los objetivos con la disponibilidad de recursos y necesidades. - La planificacin es reflexin del presente para convertirla en reflexin sobre el futuro. - La planificacin es un proceso social. - La planificacin es un esfuerzo deliberado de cambiar una situacin que resulta insatisfactoria. - La planificacin intenta elegir racionalmente las alternativas que mejor se ajustan a los valores de quien las elige.

La planificacin es un componente del proceso de gestin, entendiendo por gestin la conduccin del funcionamiento y desarrollo de un sistema, sea este una organizacin o parte de ella y los procesos que involucra. La gestin, y por ende, la planificacin se relacionan con el gobierno de los sistemas. De all que la planificacin tiene como finalidad facilitar el gobierno de las organizaciones estableciendo la direccionalidad que las mismas deben asumir en el futuro y encauzando el esfuerzo colectivo en la direccin trazada. La planificacin se convierte en un instrumento de gestin, de negociacin y de control organizacional. En ese sentido, el plan permite orientar la toma de decisiones, por cuanto contiene una serie de decisiones programadas a ejecutar en el futuro. Al plantearse los objetivos y la trayectoria a seguir producto de la bsqueda de consenso entre actores, el plan permite comunicar las expectativas y aspiraciones de grupos e individuos en la organizacin. Finalmente, el plan seala metas e indicadores que se convierten en referencias o standard para el control de la gestin. En trminos de proceso, los diferentes autores plantean el mismo integrado por varias etapas, algunas de tipo secuencial otras incorporando la retroalimentacin de etapas. Todos los autores coinciden en sealar que el proceso se inicia con un diagnstico, estudio o investigacin de la situacin o realidad a planificar. Posteriormente se pasa a una etapa de programacin, elaboracin o formulacin de alternativas que se discuten y deciden colectivamente para pasar despus a una etapa de ejecucin o aplicacin y control. Por ltimo, una vez se ejecuta el plan se procede a su evaluacin. En resumen, el proceso se plantea en las siguientes etapas: - Diagnstico, estudio o investigacin de la realidad. - Programacin, elaboracin o formulacin. - Discusin y decisin. - Ejecucin o aplicacin.

- Control. - Evaluacin. Tal como se muestra el conjunto de etapas, las mismas se solapan con otros procesos administrativos. La ejecucin o aplicacin del plan corresponde mas al proceso de direccin que toma como insumo los aspectos formulados para ser llevados a cabo. El control es un proceso relacionado con la planificacin pero contiene su propio mtodo y la evaluacin es un mecanismo de control. De all que, en este caso, solo se aceptan como etapas del proceso de planificacin el diagnostico, la programacin, la discusin y las decisiones de las opciones que formarn parte del plan. El proceso se puede resumir en dos grandes fases que incorporan la comunicacin y las decisiones respectivas. Esas fases son la de anlisis y la de diseo. En la primera fase, el equipo que planifica define los problemas que deben ser resueltos, los describe, establece las relaciones entre estos, el diagrama para comunicarlos en forma de sntesis, los jerarquiza y selecciona nudos crticos. Una vez se llega a acuerdos sobre lo que se debe resolver se procede a disear objetivos y estrategias de resolucin. El objetivo se refiere a la situacin global que se estima alcanzar al final del plan y la estrategia se presenta como la combinacin de recursos, procedimientos y trayectoria a seguir desde la situacin presente a la situacin objetivo definido.