FILTROS

Loas filtros sirven para obtener una lista mas simple a partir de otra mas compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

podra interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio. Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaa "Datos" en el panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el cono sealado por la flecha (que se pone de color anaranjado)

automticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra

si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un men desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan

para nuestro objetivo nos interesa la seccin recuadrada en rojo, que tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificacin a la izquierda, para nuestro propsito, deberemos destildar todos los porcentajes distintos al 70%

despus de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo agregaremos que hay dos tipos de filtros: 1. Autofiltros Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un men desplegable.. Filtros avanzados En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y tambien funcionan en forma diferente

2.

Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspeccin de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel

se puede ver que las filas no estan en forma correlativa, con lo que se infiere que las supuestas filas filtradas en realidad estan ocultas y si, por ejemplo, quisiramos contarlas con la funcin CONTAR el resultado dara la totalidad de las filas pues se contaran las ocultas tambin, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con losFiltros Avanzados ya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas que cumplen con lo criterios.

FILTROS AVANZADOS
INTRODUCCION:
Vamos a explicar el funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que se empleo para AUTOFILTROS .

En los filtros avanzados se utilizan criterios lgicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede. En la cinta de opciones debemos ir a la pestaa "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botn "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar: 1. 2. 3. 4. 5.

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se
encuentra la tabla.

Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma
Hoja o en otra Hoja de clculo. Rango de la lista : automticamente Excel coloca el rango done esta la lista Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado. Copiar a: esta opcin queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarn los rtulos.

6.

Slo registros nicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.

Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introduccin deAUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificacin de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rtulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)

el panel queda como se muestra

al aceptar nos queda la tabla filtrada

en este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

aqu se puede ver que las filas estn en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiremos contar el nmero de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaramos la funcin CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8

Vamos a dar otro ejemplo con dos condicines. Supongamos que queremos saber cuantos alumnos tuvieron menos de 70% y mas de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2 condicines, por lo que necesitaremos una celda mas en el rango de criterios

y el panel Filtro avanzado se configura como sigue

al aceptar obtenemos la tabla

donde al aplicar la funcin CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.

Nos adentraremos, un poco al menos, en el mundo de los filtros avanzados. Son tiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de clculo y no un gestor de Bases de datos, como lo podra ser Access. Supondremos que tenemos una Base de datos en nuestra hoja de clculo, y que pretendemos aplicarles, para encontrar o filtrar algunos de sus registros, un filtro; en aquellas ocasiones en que losAutofiltros se quedan 'cortos' para lo que pretendemos obtener, aplicaremos los Filtros Avanzados, donde desaparecern las restricciones o limitaciones que tena el Autofiltro. En primer lugar recordaremos desde donde activamos esta herramienta avanzada; si utilizamos Excel 2003 navegaremos por el Men Datos > Filtro > Filtro avanzado; si nos decidimos por la versin Excel 2007 iremos al Men Datos > Ordenar y Filtrar > Avanzadas. Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que adems de nuestra Base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte donde indicar cules son los criterios de filtro, es decir, dos rangos: Rango de la lista y Rango de criterios.

Otra ventaja que tenemos al aplicar este filtro avanzado es que podemos optar bien por filtrar sobre la misma base de datos, al igual que el Autofiltro, o bien realizar un copiado con los registros filtrados que cumplan las condiciones o criterios dados en el lugar que seleccionemos. De nuestra base de datos necesitamos conocer qu registros cumplen la condicin que el nmero de productos vendidos, campo 'unidades del producto', sea menor de 56 o que sea mayor de 79 y menor de 96 (trabajaremos en nuestro ejemplo con desigualdades estrictas para facilitar el trabajo).

Para poder aplicar nuestro 'Filtro Avanzado' construimos en otro lugar de la hoja de clculo un rango de criterios, en el cual deberemos incluir la cabecera o ttulo del campo sobre el que queremos aplicar el filtro. De forma similar a como aplicabamos las restricciones en la funciones de bases de datos, actuaremos con estos Filtros avanzados, es decir, teniendo presente que las condiciones dadas en una misma fila indicarn el cumplimiento simultneo (i.e., equivale a un operador Y), y que las condiciones en distintas filas indicarn un cumplimiento adicional (i.e., equivale a un operador O). En nuestro ejemplo, el rango de criterios quedar entonces:

Ejecutando la herramienta de Filtro avanzado, y seleccionando el Rango de la base de datos, y el Rango de criterios, as como la opcin de Copiar el resultado a otro lugar:

obtendremos el siguiente resultado de registros que cumplen las condiciones dadas:

Debemos saber que el filtro avanzado, al igual que el Autofiltro, respeta el orden de los registros de la Base de datos original; que no existen restricciones o limitaciones en cuanto a nmero de condiciones sobre un mismo campo (recordemos que con el Autofiltro no podamos aplicar ms de dos condiciones al tiempo sobre un mismo campo). Y muy importante conocer la forma de aplicar estas distintas restricciones; siempre que las condiciones estn en la misma fila, independientemente del campo que sea, estamos forzando el cumplimiento simultneo, mientras que si se encuentran en distintas filas forzamos todas las condiciones alternativamente. Por ejemplo, podramos haber necesitado extraer aquellos registros que cumplieran, adems de la anterior condicin, cuya fecha de operacin es anterior al 31/12/2009, para lo que tendra que haber dado como rango de criterios:

es decir, filtramos aquellos registros que cumplan al tiempo que su nmero de productos vendidos sea mayor de 79 y menor de 96 y que adems su fecha de operacin sea anterior o igual al 31/12/2009, por otro lado buscamos tambin aquellos registros cuyo nmero de productos vendidos sea inferior a 56 y adems su fecha de operacin sea igual o menor a 31/12/2009.

Usando Filtro Avanzado en Excel

JUEVES, MARZO 08, 2007

Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo a una serie de criterios. Por cada columna podemos elegir hasta dos criterios, combinndolos con los operadores Y (AND) u O (OR). Autofiltro es una gran herramienta para filtrar datos, pero en ciertas ocasiones resulta limitada. En muchos de esos casos podemos utilizar Filtro Avanzado.

En una nota anterior en este blog he mostrado uno de los usos de Filtro Avanzado: extraer una lista de valores nicos.

En esta nota veremos otros usos de Filtro Avanzado. Empecemos por considerar esta lista de nombres con sus respectivas edades

Como pueden ver hemos dejado algunas lneas en blanco por encima de la lista. Esto es necesario para permitir introducir los criterios con los cuales queremos filtrar la lista. Supongamos que queremos filtrar la lista de manera que vemos todas las personas mayores de 40 aos o menores de 30 aos. El primer paso consiste en copiar los encabezamientos de las columnas en la fila 1; luego escribimos los criterios en las celdas B2 y B3

Ahora abrimos el men DatosFiltro--Filtro Avanzado y sealamos la tabla de datos y el rango que contiene los criterios

Apretamos

aceptar

Excel

filtrar

la

lista

Para volver a mostrar todas las lneas usamos el men DatosFiltroMostrar todo

Al escribir los criterios en distintas lneas estamos indicando a Excel que queremos usar el operador O (OR). Si queremos usar el operador Y (AND) tenemos que poner los criterios en la misma lnea. Por ejemplo, si queremos mostrar solo aquellos cuyo nombre empieza con la letra R y son mayores de 30 aos

Ntese Tambin

que podemos

usamos combinar operadores

R* Y

como (AND) y O

criterio. (OR)

Tambin podemos usar frmulas como criterio. Para esto deben cumplirse dos condiciones: 1 que den como resultado un de valor VERDADERO o FALSO. datos 2 el encabezamiento del rango de criterios debe ser distinto del encabezamiento de la columna

Por ejemplo, queremos mostrar slo aquellos nombres cuya edad sea menor que la edad promedio de la lista. En el rango de criterios ponemos esta frmula

=B6<PROMEDIO($B$6:$B$15)

Otro ejemplo sera mostrar aquellos nombres que aparecen ms de una vez. Para eso usaremos =CONTAR.SI($A$6:$A$15,A6)>1 la frmula

Otra gran ventaja de Filtro Avanzado es que nos permite copiar la lista filtrada a otra ubicacin en la hoja. Volviendo sobre el ejemplo anterior, marcamos la posibilidad "Copiar a otro lugar", por ejemplo a D1

Como podemos ver, Filtro Avanzado permite filtrar listas de maneras que no seran posibles con Autofiltro.