AVM FACULDADE INTEGRADA CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU CURSO DE GESTO DE BIBLIOTECAS PBLICA

Milene Cavalcante Ribeiro

ENSAIO: A CONEXO EXISTENTE ENTRE AS FERRAMENTAS DE

GESTO NAS ORGANIZAES

CHAPADA GACHA MG AGOSTO 2013

MILENE CAVALCANTE RIBEIRO

ENSAIO: A CONEXO EXISTENTE ENTRE AS FERRAMENTAS DE

GESTO NAS ORGANIZAES

Trabalho apresentado como requisito parcial para obteno de nota da disciplina de Planejamento e Gesto Estratgicos do curso de Ps-Graduao lato sensu da AVM Faculdade Integrada no Curso de Gesto de Bibliotecas Pblica.

Orientador: Rogrio Gonalves de Castro

CHAPADA GACHA MG AGOSTO 2013

A CONEXO EXISTENTE ENTRE AS FERRAMENTAS DE GESTO NAS ORGANIZAES

Visto que, o ensaio acadmico exige um assunto especfico para abordagem de um determinado tema, procurou-se neste trabalho utilizar a pesquisa referencial, seguida da interpretao pessoal ou seja, o que as outras pessoas tambm comentaram sobre o assunto e posteriormente as concluses. Esses pontos foram primordiais para fundamentar a conexo existente entre as ferramentas de gesto nas organizaes. Em tempos atuais, as mudanas no ambiente empresarial, e da competitividade das empresas, promovem transformaes ntidas no ambiente organizacional das empresas. Esse cenrio tende a proporcionar constantes barreiras e desafios para as empresas, exigindo rapidez na soluo de problemas e na busca pela efetividade objetivando superao de conflitos e a sobrevivncia das organizaes. Com isso, ferramentas gerenciais focadas em seus conceitos de melhoria contnua, eficincia e eficcia, e aprendizado organizacional, visam diferencial competitivo e vantagens estratgicas de posicionamento diante da concorrncia no mercado. Conforme Drucker (1997 apud CARREIRA, 2009), gestores e executivos ainda no sabem como se comportar dentro da empresa, nem que ferramentas usar para obter os melhores resultados, pois ainda vivem o paradigma de trabalhar para algum e no para a organizao. Segundo Veras (2007), as ferramentas de gesto estrategicamente elaboradas so sempre utilizadas quando as aes a respostas de concorrentes podem afetar seriamente o resultado desejado do negcio. A importncia do desenvolvimento dessas ferramentas serve para aumentar a produtividade e contribui com a competitividade nas empresas. Na ferramenta de elaborao de cenrios a literatura apresenta diversas definies para o termo cenrio, a partir de seu uso como ferramenta de prospeco do futuro. O grande desafio da administrao estratgica, portanto prever fatos e buscar estar preparado para elas, reduz-las ou simplesmente solucionar antes mesmo do acontecimento. E para isso a elaborao de cenrios torna-se uma ferramenta bsica para organizaes em sistema aberto, para indicar que algum fator no previsto pode estar surgindo. Para Schoemaker e Heijden (2004 apud CASTRO, 2007), cenrios so ferramentas que tm como objetivo melhorar o processo decisrio com base no estudo de possveis ambientes futuros. Os cenrios tm como foco os assuntos e informaes de grande importncia para os tomadores de deciso, como tambm, os elementos previsveis e imprevisveis do ambiente que afetam o sistema em que a empresa est inserida. J o Planejamento e a Gesto Estratgica so dos mais importantes instrumentos destinados elaborao de projetos, organizao. O desenvolvimento de uma ao planejada possibilita buscar resultados futuros, com mais chances de sucesso. Para tanto, cresce a importncia das lideranas e dos profissionais com viso estratgica, capazes de analisar a realidade, mobilizar recursos e buscar solues e caminhos. preciso tambm utilizar mtodos adequados para cada situao, devendo o planejamento constituir-se

de um conjunto de apostas bem estruturadas, seguida de um monitoramento eficiente e flexvel. Para Mateus (2005), O maior desafio das organizaes no montar um planejamento estratgico, embora muitas empresas de diversos segmentos no possuam uma prtica sistematizada de formulao das estratgias a partir de uma viso definida, com uma estruturao lgica e interligada em todos os nveis de atividades da organizao. O grande desafio est em disseminar as estratgias a todos os nveis da organizao e outras partes interessadas, tirar o planejado do papel, implantando com sucesso, monitorando atravs de uma "Gesto Estratgica". Para Bateman e Snell (1998), a administrao estratgica um processo envolvendo administradores de todos os nveis da organizao, que formulam e implementam objetivos estratgicos. J o Planejamento Estratgico seria o processo de elaborao da estratgia, na qual se definiria a relao entre a organizao e o ambiente interno e externo, bem como os objetivos organizacionais, com a definio de estratgias alternativas (MAXIMIANO, 2006). A necessidade de alinhar objetivos e estratgias da organizao execuo de portflios, programas e projetos no uma tarefa trivial. Comunicar esta estratgia de forma eficiente e torn-la eficaz um desafio constante para as organizaes. Alinhada a esta demanda organizacional, a implantao de Escritrios de Gerenciamento de Projetos (PMO Project Management Office) cria mecanismos que iro permitir acompanhar e monitorar se os projetos executados esto conectados s estratgias das organizaes, como no exemplo de Kate (2000 apud VOLLGER, 2012) que define o Escritrio de Gerenciamento de Projetos como uma unidade do negcio focada na eficincia do gerenciamento de projetos e programas dentro da organizao. Buscando aumentar a taxa de sucesso de seus projetos, principalmente com o cumprimento das metas de prazo, custos e qualidade, muitas empresas passaram a adotar estruturas organizadas para centralizar e coordenar o gerenciamento de seus projetos e programas, ou seja, os Escritrios de Gerenciamento de Projetos (PMO - Project Management Office), cujo envolvimento nos projetos pode ser desde o de fornecer polticas, tcnicas, ferramentas de gerenciamento de projetos, at o de diretamente gerenciar os projetos e responder pelos seus resultados. (PMO, 2013). Assim como a prtica do gerenciamento de projetos tem crescido, h tambm uma demanda significativa por um mtodo sistemtico de implantao das metodologias, tcnicas e ferramentas de GP no seio das organizaes. A demanda por um gerenciamento eficaz, a multiplicao do nmero de projetos, bem como a crescente complexidade dos mesmos, so aspectos que justificam a implementao do Project Management Office (PMO), aqui traduzido como Escritrio de Gerenciamento de Projetos (EGP). Porm, enquanto o interesse na implantao de EGPs tem crescido, h pouco conhecimento sobre as empresas que j o fizeram, como eles so configurados e os resultados que tm proporcionado. Esta situao acima motivou autores a pesquisar o assunto, a fim de trazer novos elementos para uma melhor compreenso do que o Escritrio de Gerenciamento de Projetos e como esse instrumento pode ajudar as organizaes a obter sucesso nos projetos e nos negcios.

Quanto a ferramenta de indicadores de desempenho organizacional possibilita a obteno de avaliaes internas mais confiveis e serve para demonstrar se as empresas esto tendo o desempenho desejado, sendo este um fator de grande preocupao das organizaes modernas. Foram consideradas como avaliaes internas, todas as avaliaes conduzidas pela organizao para o monitoramento de seu desempenho organizacional, mesmo que tais avaliaes sejam conduzidas por terceiros e envolvam ambientes fora dos limites da organizao, mas cujos mtodos tenham sido definidos pela organizao. Godoy (2009), afirma que a melhoria do controle do desempenho o novo desafio, seja na obteno de dados confiveis e representativos, seja no estabelecimento dos padres de comparao e de desempenho. O objetivo garantir que a organizao e todos os seus subsistemas (processos, departamentos, times, colaboradores) estejam trabalhando juntos em um modelo timo para atingir os resultados desejados pela organizao. Indicadores de desempenho so indispensveis tambm no processo de planejamento do monitoramento e avaliao de projetos. Indicador um termo genrico dado medio fornecida por um determinado instrumento. Os indicadores de um projeto so medidas que revelam o quanto est sendo cumprindo o seu Plano de Ao e como est o alcance dos seus objetivos. Eles mostram o que observar ou medir para determinar se o planejamento est sendo cumprido e se os objetivos esto sendo realizados. Na linguagem corrente, monitorar significa acompanhar e verificar alguma coisa, especialmente dados obtidos por algum sistema de medio; em outras palavras, significa acompanhar o comportamento de processos ou sistemas, visando detectar desvios. Por sua vez, avaliar entendido como determinar o valor de algo, fazer a apreciao, analisar, julgar, ponderar. Para Ferreira (2009), o mbito da gesto de projeto deve-se entender como: Monitoramento: O acompanhamento contnuo e sistemtico das atividades previstas, verificando se a execuo do projeto est acontecendo conforme o planejado. O monitoramento acompanha o que est sendo realizado, com foco na eficincia do projeto. Avaliao: A anlise dos resultados obtidos por meio da realizao das atividades do projeto, verificando em que medida os objetivos foram alcanados. A avaliao mede os resultados e impactos, com foco na eficcia (ou efetividade) do projeto.

Os processos de monitoramento e avaliao so interdependentes e complementares, tm por finalidade aumentar a eficincia e efetividade dos recursos financeiros, fsicos e humanos empregados, minimizando perdas e maximizando a obteno dos resultados esperados. Ambos necessitam de dados e informaes sobre atividades e resultados do projeto. Esses dados e informaes so obtidos por meio de indicadores de desempenho. Portanto, neste trabalho, pode-se entender que as ferramentas de gesto envolvem o desenvolvimento, operacionalizao e implementao de planos, aes, tticas, padres, posicionamento e perspectivas no mbito organizacional. A conexo das ferramentas gerenciais tem a pretenso de servirem

como suportes aplicveis a diferentes situaes que os gestores enfrentam no dia-a-dia, podendo ser utilizadas como elemento transformador nas organizaes. Portanto essas ferramentas se usadas em conjunto formaro uma grande diferena em relao s decises estratgicas pelas organizaes.

REFERNCIAS

BATEMAN, Thomas S., SNELL, Scott A. Administrao: construindo vantagem competitiva. So Paulo: Atlas, 1998.

CASTRO, Rbison Gonalves de. Cenrios e planejamento estratgico para o municpio de Pirenpolis no perodo 2007-2020. Braslia, 2007. Disponvel em:<http://bdm.bce.unb.br/bitstream/10483/316/1/2007_RobisonGon%C3%A7a lvesCastro.pdf>. Acesso em: 04 set. 2013.

DRUCKER, Peter F. Como reagir s mudanas. HSM Management. mar./abr. 1997 apud CARREIRA, Marcio Luis. et al. Aplicao de ferramentas na gesto de processos das organizaes que aprendem. Revista de Cincias Gerenciais, v. 13, n. 17, p. 83-95 set./ 2009. Disponvel em: <http://sare.anhanguera.com/index.php/rcger/article/view/795 >. Acesso em: 03 Set. 2013.

FERREIRA, Accia Branca Seco. Avaliao e Monitoramento de Programas com foco no Setor Pblico ministrado pela instrutora. Amazonas, 2009. Disponvelem:<http://www.seplan.am.gov.br/arquivos/download/arqeditor/planej amento/des_org/treinamentos/Avaliacao_e_Monitoramento_de_Programas.pdf >. Acesso em: 09 set. 2013.

GODOY, Adelice Leite de. Indicadores de desempenho organizacional. So Paulo,2009.Disponvelem:<http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gesta o-daQualidade/indicadores-de-desempenho-organizacional.html >. Acesso em: 05 set. 2013.

HEIJDEN, Kees Van Der. Planejamento por cenrios: a arte da conversao estratgica. Traduo Cristina Bazn e Rodrigo Lopes Sardenberg. Porto Alegre: Bookman, 2004.

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MATEUS, Eduardo Gonalves. Noes de Planejamento e Gesto Estratgica. 2005. Disponvel em: < http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/nocoes-de-planejamentoe-gestao-estrategica/10685/ > Acesso em: 04 set. 2013. MAXIMIANO, Antnio C. A. Teoria Geral da Administrao: da revoluo urbana a revoluo digital. 6 Edio. So Paulo: Atlas, 2006.

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SBRAGLIA, Roberto.; RODRIGUEZ, Ivete. ; GONZLEZ, Fbio. Escritrio de Gerenciamento de projetos: teoria e prtica. n. 02/007. Faculdade de Economia, Administrao e Contabilidade Departamento de Administrao. Disponvel em: <http://www.ead.fea.usp.br/ wpapers/2002/ 02-007. PDF>. Acesso em: 04 de set, 2013.

VERAS, Karine Michele Coelho Leite; MEDEIROS, Karolline Santos de; CARVALHO, Mario Henrique de. Ferramentas de Gesto: um instrumento para garantir a competitividade empresarial. So Lus, 2007. Disponvel em: < http://www.ebah.com.br/content/ABAAABVLsAH/ferramentas-gestao-utilizadaspelas-micro-pequenas-empresas >. Acesso em: 03 set. 2013.

VOLLGER, Willy. O objetivo essencial de um Escritrio de Gerenciamento de Projetos (PMO). 2012. Disponvel em: < http://www.tiespecialistas.com.br/2012/05/o-objetivo-essencial-de-um-escritoriode-gerenciamento-de-projetos-pmo/#.Uid4KH_4PIV > Acesso em: 04 set. 2013.