Entorno de Excel & Formatos a Datos

Parte II

Unidad III Opciones de Formatos a Datos 1. Formatos de datos 2. Formatos de celdas 3. Formato a una Tabla 4. Formatos Condicionales (Crear, borrar y administrar Reglas condicionales) Competencias Al finalizar la unidad temtica Opciones de Formatos de Excel el estudiante estar en capacidad de: Conocer las caractersticas y tipos de datos que podemos introducir en Excel 2007 o 2010. Aplicar los diferentes tipos de formatos, alineacin, formatos de tabla y de celda. Aplicar formatos condicionales a una hoja de datos. Separar texto en Columnas y Quitar Duplicados

Existen diferentes tipos de datos que podemos introducir en una hoja electrnica de Excel 2010. Excel acepta diversos tipos de datos, entre ellos: texto, nmeros, fechas y horas.
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Es importante tomar en cuenta el tipo de datos que deseamos ingresar a una hoja de clculo de Excel, sobre todo si nuestra intencin es utilizarlos en operaciones matemticas.

Veamos algunas caractersticas de los datos expresados en Nmeros. Este tipo de datos los podemos ingresar a Excel como nmeros Enteros, Decimales y Fracciones. Excel acepta nmeros enteros del 0 al 9, tambin nmeros negativos, nmeros entre parntesis, nmeros demasiado grandes que se convierten automticamente a notacin cientfica (con la letra E), nmeros en porcentajes, etc.

Para el tipo de datos de Fecha y hora, podemos aplicar varias opciones de formato. Podemos generar fechas y horas usando guiones, usando diagonales, fecha con letras, horario del tipo AM y PM , horario en formato de 24 horas, etc.

En los datos tipo Texto tenemos muchas opciones, variante y combinaciones con otro tipo de datos: uso de palabras y frases, letras con nmeros, nmeros con texto, varias lneas en una celda, etc. Cuando queremos que Excel escriba exactamente los datos y no cambie automticamente el formato, debemos colocar un apstrofe (dato) primero y seguido poner el dato, ya sea
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numrico o textual.

En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

, es decir, un dato que se introduce

directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico sobre los tipos de datos

. , es decir, una secuencia formada por: valores

constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas saber ms sobre las frmulas pulsa aqu

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de informacin o recopilamos datos desde varios orgenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idnticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la
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frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayora de las veces no nos interesar tener duplicados, porque no aportan informacin adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadsticas basadas en los datos.

, si disponemos de un listado de trabajadores

y queremos saber la media de edad, el clculo se vera comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

- Deberemos tener como celda activa uno de los registros

a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cul nos referimos. Visualizars un marco alrededor de todos los registros que se vern afectados por la comprobacin. - En la pestaa Datos pulsamos Quitar duplicados. Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botn.

En esta ocasin te mostrar cmo separar el texto de una celda en diferentes columnas, es decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente. En primer lugar debes seleccionar la celda:

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Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos debes hacer clic sobre el comando Texto en columnas:

Se mostrar el asistente para convertir texto en columnas:

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De manera predeterminada aparecer seleccionada la opcin De ancho fijo, ahora debes hacer clic en Siguiente para ir al paso 2:

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En el paso 2 del proceso podemos observar cmo Excel ha detectado los espacios en nuestro texto. Haz clic en Siguiente para ir al ltimo paso:

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Lo ms importante de este ltimo paso es colocar la celda Destino, que es la celda a partir de la cual Excel pondr la primer palabra. En este ejemplo seleccion la celda $B$1. Al hacer clic en el botn Finalizar notars de inmediato la cadena de texto dividida:

Como segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que

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necesitas dividir ser suficiente con seleccionar todos los datos:

De igual manera hars clic sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora en la primera pantalla del asistente Excel sugerir la opcin Delimitados, pero eso no cambiar en mucho las cosas as que solo haz clic en el botn Siguiente para ir al paso 2 en donde debers asegurarte que la opcin Espacio est seleccionada como Separador:

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Al dar clic en Siguiente se presentar la ltima pantalla del proceso y solamente debers seleccionar la celda Destino a partir de la cual debern colocarse los datos. Al hacer clic en el botn Finalizar obtuve los resultados esperados:

En esta nota veremos los cambios en el formato condicional con conjuntos de iconos. Esta funcionalidad fue introducida en Excel 2007

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La limitacin en Excel 2007 es que no podemos combinar entre iconos que pertenecen a distintos conjuntos. En Excel 2010 podemos cambiar el icono de cada una de las condiciones.

Esta funcionalidad incluye la posibilidad de determinar que bajo determinada condicin no aparezca ningn icono

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Esto es til cuando queremos que aparezca un icono slo cuando se cumple una determinada condicin, por ejemplo los tres mejores meses de ventas

Otro cambio es la posibilidad de elegir el conjunto de iconos visualmente desde una lista desplegable
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Otra herramienta introducida en Excel 2007 y mejorada en Excel 2010 son las barras de datos. En este ejemplo aplicamos formato condicional con barra de datos en la versin Excel 2007

Podemos ver que las proporciones entre las barras del mejor mes (Agosto) y el peor (Setiembre) no concuerdan con la
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diferencia entre los nmeros. Las barras de datos en Excel 2007 no sirven para comparar valores. Este problema fue solucionado en Excel 2010. Los mismos datos en Excel 2010 se ven as

Otras mejoras en formato condicional con barras de datos son:

Posibilidad de elegir entre relleno degradado y relleno slido (en Excel 2007 slo degradado) Posibilidad de poner borde a la barra

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Posibilidad de representar valores negativos en forma efectiva

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01- Ejercicio Excel Formato 02 - Ejercicio combinacin y alineacin Ejercicio prctico (SERIES) Formato condicional

Si no comprendiste o entendiste algo del tema o la actividad, escribe en el foro, tus dudas o inquietudes.

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Convierte-Texto-EnColumnas.htm http://www.youtube.com/watch?v=NNQErfTyb70 http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Estable-Un-Formato-CondicionalY-Analiza-Mejor-La-Informaci-On.htm

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