ACCESS 2000

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El Entorno de Access

Prctico N 1

Con Office adems de crear y editar documentos de texto y realizar tareas de contabilidad, tambin se puede administrar base de datos. Cuando se dispone de una gran cantidad de informacin es importante saber organizarla para poder acceder a ella de una forma mas rpida y eficiente. En esta carpeta aprender a crear una base de datos y a utilizar las tablas, ndices, consultas, formularios, informes y relaciones componentes propios del programa. Una base de datos es un conjunto de informacin organizada de forma sistemtica; por ejemplo una agenda de direcciones o una agenda telefnica serian bases de datos. La ventana principal es similar a la de Word, donde en la parte superior tiene las barras y los botones de control. La diferencia reside en el rea de trabajo ya que tiene la forma de una rejilla dividida en filas y columnas

1-Barra de Ttulos

2-Barra de Men

3-Barra de Herramienta Estndar

4-Botones de Control

7-Objetos

5-Barra de Estado

6-Ventanas de Trabajo

1-Barra de Titulos: Nos muestra el nombre de la aplicacin, separado por un guin ( - ) y entre corchetes ( [ ] ) el nombre de la base de datos y separado por dos puntos ( : ) el texto Base de datos.

2-Barra de Men: Al hacer clic en cualquiera de las opciones se despliega un men con diversas alternativas. Tambin se pueden activar con combinacin de teclas, cada men tiene una letra subrayada, por ejemplo se puede acceder a ARCHIVO manteniendo presionada la tecla ALT en el teclado y la letra subrayada. Esta es la nica que no se puede desactivar.

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3-Barras de Herramientas: Estn compuestas por una serie de iconos y/o botones que permiten utilizar de una forma ms rpida, las funciones incluidas en la Barra de Men.

4-Botones de Control: En el entorno de Windows cumplen siempre la misma funcin, de izquierda a derecha: Minimizar; Restaurar y Cerrar las ventanas. Los superiores pertenecen a la aplicacin, y la inferiores a la base de datos.

5-Barra de Estado: Nos proporciona informacin respecto del documento en el que estamos trabajando.

6-Ventana de Trabajo: Cada elemento con el que se trabaja aparece dentro de una ventana propia, en el interior de la ventana general de trabajo de Access. Su ubicacin y dimensin pueden variarse manualmente.

7-Objetos: Son los elementos con los que va a trabajar, llmese Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Pginas, Macros y Mdulos.

Tablas: Es el elemento principal de la base de datos ya que en ellas se ingresan los datos. Estn compuestos como una planilla de clculos, en filas por columnas, lo cual en base de datos se conforman en registros y campos respectivamente. Campo: Son las columnas de las tabla. Cada campo se corresponde con un tipo de datos. Por ejemplo: Apellido, Nombre, Direccin, Telfono, etc. Registro: Se corresponden con las filas. Cada registro agrupa los datos de una unidad. Por ejemplo el Legajo de una persona. Consultas: Permite establecer criterios de bsqueda dentro de una tabla seleccionada. Por ejemplo: todas las personas de sexo femenino. Formularios: Estos hacen que sea ms fcil el ingreso de los datos a las tablas. Por ejemplo: dar de Alta Legajo de Personal

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Informes: Se utilizan para que la informacin tenga un orden y una buena presentacin en el momento de la impresin del documento. Por ejemplo: Listados de datos de Personal, Mercaderas, etc. NOTA: El resto de los objetos como Pagina, Macros y Mdulos lo veremos en Access Avanzado.

Cmo ingresar a Microsoft Access 2000?

1) Haga CLIC en

, se desplegar una ventana que contiene distintas opciones.

2) Haga CLIC en la opcin computadora. 3) Haga CLIC en

desplegndose otro men con la lista de programas que contiene la

Al hacer clic en la opcin Microsoft Access, ste ha sido ejecutado. Puede comenzar a trabajar.

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1) Haga CLIC en Base de datos de Access en blanco.

2) Haga CLIC en Al hacer CLIC en Aceptar aparece un cuadro de dilogo para seleccionar la unidad de disco en dnde guardar la Base de datos. 3) Haga CLIC en :

4) Haga CLIC en Alumnos en PC 109 (X) 5) Busque la carpeta con su APELLIDO Y NOMBRE e ingrese en ella 6) En Nombre de archivo, escriba TRABAJO PRACTICO N 1

7) Haga CLIC en

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Aparece el siguiente cuadro de dilogo.

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En la base de datos TRABAJO PRCTICO N 1 que creo utilizar Tablas, Consultas, Formularios e Informes.

Tablas:
Las tablas son los objetos dentro de los cules se almacena la informacin. 1) Dentro de Tablas; haga doble CLIC en En el diseo puede ver una ventana con el nombre Tabla 1 y dentro de ella tres columnas: Nombre del campo Tipo de datos Descripcin

En Access se llama Campos a los ttulos de una columna, los Datos son los que se ingresan en los campos y el conjunto de datos forman un registro.

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4) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevar la tabla: CODIGO. 5) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opcin Numrico que es el tipo de datos que le corresponde al campo CODIGO como lo muestra la siguiente figura

6) Haga CLIC debajo del campo CODIGO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que llevar la tabla: DETALLE 7) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo de dato correcto.

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8) Haga CLIC debajo del campo DETALLE en la columna Nombre del campo y escriba el tercer campo que llevar la tabla: COD RUBRO 7) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opcin Numrico

8) Haga CLIC debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el cuarto campo que llevar la tabla: PRECIO COSTO 9) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opcin Moneda como lo muestra la siguiente figura

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Guardar la tabla

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1) Haga CLIC en

y seleccione la opcin

2) En el siguiente cuadro de dilogo escriba TABLA DE PRECIOS.

3) Haga CLIC en Aparece un cuadro de dilogo que pregunta si colocar una clave. 4) Haga CLIC en No. La clave se colocar ms adelante.

5) Haga CLIC en

y seleccione

6) Haga CLIC en TABLA DE PRECIOS, luego haga CLIC en 7) Al abrir podemos ver la TABLA DE PRECIOS con los campos que acabamos de crear

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8) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA DE PRECIOS cmo lo muestra la siguiente figura.

9) Despus de copiar los datos, haga CLIC en 10) Cerrar la TABLA DE PRECIOS haciendo CLIC en el botn (Cerrar)

Crear la segunda Tabla

Esta ser la Tabla auxiliar que tendr los rubros correspondientes a cada cdigo

1) Haga CLIC en 2) Haga CLIC en Vista de Diseo

3) Haga CLIC en 4) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevar la tabla: COD RUBRO.

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Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita haga CLIC en la misma y seleccione la opcin Numrico que es el tipo de datos que le corresponde al campo COD RUBRO como lo muestra la siguiente figura

5) Haga CLIC debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que llevar la tabla: RUBRO 6) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo de dato correcto.

Guardar la tabla
1) Haga CLIC en y seleccione la opcin

2) En el siguiente cuadro de dilogo escriba TABLA AUXILIAR.

3) Haga CLIC en

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Aparece un cuadro de dilogo que pregunta si colocar una clave. 4) Haga CLIC en No, la clave la colocaremos ms adelante

5) Haga CLIC en

y seleccione

6) Haga CLIC en TABLA AUXILIAR, luego haga CLIC en 7) Al abrir podemos ver la TABLA AUXILIAR con los campos que acabamos de cargar

8) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA AUXILIAR cmo lo muestra la siguiente figura.

9) Despus de tipear los datos, haga CLIC en 10) Cerrar la TABLA AUXILIAR haciendo CLIC en el botn (Cerrar)

Relaciones
Para que las tablas de una Base de datos, puedan trabajar juntas, se define una relacin entre ellas. La relacin acta como un nexo entre las tablas y permite vincular un registro de una tabla con uno o varios registros de la otra. Para poder relacionar las tablas, cada una debe tener un campo clave o sea un campo en comn, es decir, deben tener el mismo tipo de dato, lo cual no quiere decir que deban tener el mismo nombre, aunque es aconsejable para evitar confusiones. Por ejemplo: COD RUBRO en la TABLA DE PRECIOS y COD RUBRO en la TABLA AUXILIAR. Campo clave: en ACCESS a las bases de datos se las llama relacionales ya que permiten combinar los datos cargados en distintas tablas. Esto se realiza mediante la inclusin de un campo clave que sirve de enlace entre las distintas tablas.

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Tipos de Relaciones

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a) De Uno a Varios: esta clase de relacin permite vincular un campo de una tabla con diferentes campos de otra tabla. b) De Uno a Uno: esta clase de relacin permite que un campo como mximo coincida con otro de otra tabla. c) De Varios a Varios: en este caso un campo de una tabla puede tener muchos campos coincidentes en otra tabla y viceversa. En este caso se debe crear una tabla adicional llamada de Unin cuya clave principal debe constar de 2 (dos) campos como mnimo. IMPORTANTE: si no definimos un campo clave en una tabla, cuando se realiza la relacin, esta toma como tipo de relacin Indeterminado.

Definir Clave
1) Seleccione la TABLA DE PRECIOS y haga un CLIC en 2) Ubquese en el campo COD RUBRO

3) Haga CLIC sobre el icono

(Clave principal) de la Barra de Herramientas

4) Podemos observar la clave definida en el campo COD RUBRO como lo muestra la siguiente figura

5) Guardar y Cerrar la TABLA DE PRECIOS

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Relacionar las tablas

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1) Para relacionar las tablas, active el men 2) Haga CLIC en .

Aparece en pantalla un cuadro de dilogo Mostrar tabla con los nombres de las tablas creadas anteriormente. 3) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo del teclado, las dos tablas, ( TABLA DE PRECIOS y TABLA AUXILIAR) cmo lo muestra la siguiente figura.

4) Haga CLIC en

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Podemos observar las dos tablas detrs del cuadro de dilogo Mostrar Tabla

5) Luego CLIC en Se cierra el cuadro de dilogo Mostrar tabla haciendo CLIC en el botn .

6) Haga CLIC en el campo COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS, con el botn del mouse presionado pase a la TABLA AUXILIAR y ubquese sobre el campo COD RUBRO, suelte el botn del mouse.

7) Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones con las dos tablas y sus respectivos campos en comn.

8) Haga CLIC en

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Luego de crear la relacin podr observar las dos tablas unidas por el campo COD RUBRO (que es el campo que ambas tienen en comn). Observe en la siguiente figura la relacin.

9) Haga CLIC en 10) Haga CLIC en

Consulta

1) Haga CLIC en 2) Haga CLIC en 3) Haga CLIC en aparece el cuadro de dilogo Mostrar Tabla con las dos tablas, para agregar los campos a la consulta de la Lista de Precio. 4) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo las dos tablas, (TABLA DE PRECIO y TABLA AUXILIAR) cmo lo muestra la siguiente figura.

5) Haga CLIC en 6) Haga CLIC en

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Observe que aparecen las dos tablas relacionadas para realizar la Consulta.

7) Haga DOBLE CLIC en CODIGO de la TABLA DE PRECIOS 8) Haga DOBLE CLIC en DETALLE de la TABLA DE PRECIOS 9) Haga DOBLE CLIC en COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS 10) Haga DOBLE CLIC en RUBRO de la TABLA AUXILIAR 11) Haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO de la TABLA DE PRECIOS 12) Podr ver los campos insertados en sus respectivas columnas como lo muestra la siguiente figura

13) Haga CLIC en 14) En el siguiente cuadro de dilogo deje el nombre Consulta1.

15) Haga CLIC en

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16) Abra la Consulta1 para poder ver el resultado.

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17) Al abrir la Consulta1 podemos ver que en el ttulo que corresponde a la columna DETALLE dice Campo0 como lo muestra la siguiente figura

18) Para cambiar Campo0 por la palabra DETALLE, entre en el diseo de la tabla PRECIOS y haga CLIC en el campo DETALLE

19) En el cuadro Propiedades del campo ubquese la fila Titulo y tipee DETALLE

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20) Haga CLIC en 21) Haga CLIC en el icono

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de la Barra de herramientas. (Cerrar).

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22) Para ver el las modificaciones realizadas anteriormente abra la consulta1

Generar los clculos

A partir de ahora comenzar a generar los clculos necesarios para obtener los resultados que completarn la TABLA DE PRECIOS

Ganancia

1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a PRECIO COSTO, para generar el clculo correspondiente.

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3) Haga CLIC en el icono

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(Generar) de la Barra de herramientas

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Aparece el cuadro de dilogo Generador de expresiones donde podemos observar que en la segunda columna se encuentran los campos de la Consulta1.

Cuadro de expresiones

Cuadro de smbolos Cuadro de carpetas

Cuadro de campos

Utilizar para generar los clculos los siguientes botones que se encuentran ubicados debajo del Cuadro de expresiones

4) Haga un CLIC sobre el signo , luego haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO, haga un CLIC sobre el signo y tipee 0,23 (este porcentaje ser la ganancia sobre el precio de costo)

5) Haga CLIC en

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6) Observe que vuelve al cuadro de dilogo anterior, como puede comprobar hay una columna ms, que corresponde al campo GANANCIA. Dentro de la columna muvase con la flechita hacia arriba del teclado hasta visualizar la palabra Expr1.

7) Borre esa palabra y escriba GANANCIA. Como lo muestra la siguiente figura.

Aplicar formato moneda

Utilizar para aplicar formato moneda la Barra de herramientas

1) Una vez ubicado en la columna GANANCIA vaya al icono Aparece en pantalla un cuadro de dilogo con cuatro opciones.

Propiedades de la barra de herramientas.

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y busque la opcin Moneda.

2) Haga CLIC en la opcin Formato, luego haga otro CLIC en la flechita

3) Haga CLIC en el botn

(de la ventana Propiedades) de la Barra de herramientas

4) Haga CLIC en el icono guardar 5) Haga CLIC en el botn

(de la ventana Propiedades) para cerrar la Consulta1

6) Para ver el resultado del nuevo clculo generado abra la Consulta1.

7) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono

(Cerrar).

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Precio de venta

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1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a GANANCIA, para generar el clculo correspondiente. 3) Haga CLIC en el icono (Generar), haga un CLIC sobre el signo , luego haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO, haga un CLIC sobre el signo haga DOBLE CLIC en GANANCIA (la suma de estos campos nos dar el Precio de venta)

4) Haga CLIC en 5) Observe que vuelve al cuadro de dilogo anterior, cmo puede comprobar hay una columna ms que corresponde al Campo Precio de Venta. Dentro de la columna muvase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1

6) Borre esa palabra y escriba PRECIO DE VENTA. El formato de moneda no ser necesario volver a aplicarlo ya que qued registrado cuando lo hicimos en Ganancia. 7) Guarde la consulta en el icono guardar 8) Cierre la consulta en el icono de la Barra de herramientas

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9) Para ver el resultado del nuevo clculo generado abra la Consulta1.

10) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono

(Cerrar)

IVA 21%

1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a PRECIO DE VENTA, para generar el clculo correspondiente 3) Haga CLIC en el cono (Generar) haga un CLIC sobre el signo PRECIO DE VENTA, haga un CLIC sobre el signo tipee 0,21 , luego haga DOBLE CLIC en

4) Haga CLIC en

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5) Observe que vuelve al cuadro de dilogo anterior, cmo puede comprobar hay una columna ms que corresponde al campo IVA 21%. Dentro de la columna muvase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1.

6) Borre esa palabra y escriba IVA 21%. El formato de moneda no ser necesario volver a aplicarlo ya que qued registrado cuando lo hicimos en GANANCIA 7) Guarde la consulta en el icono guardar 8) Cierre la consulta en el icono 9) Para ver el resultado del nuevo clculo generado abra la Consulta1. de la Barra de herramientas

10) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono

(Cerrar)

TOTAL MONOTRIBUTO
1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a IVA 21%, para generar el clculo correspondiente

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3) Haga CLIC en el icono (Generar) haga CLIC en la columna siguiente a IVA 21%, haga un CLIC sobre el signo , luego haga DOBLE CLIC en PRECIO DE VENTA, haga un CLIC sobre el signo y tipee 0,21

4) Haga CLIC en 5) Observe que vuelve al cuadro de dilogo anterior, cmo puede comprobar hay una columna ms que corresponde al Campo TOTAL MONOTRIBUTO. Dentro de la columna muvase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1

6) Borre esa palabra y escriba TOTAL MONOTRIBUTO. El formato de moneda no ser necesario volver a aplicarlo ya que qued registrado cuando lo hicimos en GANANCIA. 7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas

8) Para ver el resultado del nuevo clculo generado abra la Consulta1.

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(Cerrar)

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9) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono

Formulario

1) Haga CLIC en

, luego haga CLIC en

como lo muestra la siguiente figura.

2) Aparece en pantalla el cuadro de dilogo Nuevo formulario haga CLIC en Vista Diseo, luego en el recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1 que ser de dnde extraer los datos para la realizacin del formulario.

3) Haga CLIC en

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Aparece en pantalla la vista de diseo con una hoja cuadriculada y la lista de los campos que contiene la Consulta1.

4) Ubique el cursor en el vrtice inferior derecho de la cuadrcula del Formulario para modificar el tamao. El cursor toma el siguiente aspecto . Presione y arrastre sin soltar el mouse hasta que el formulario tenga un tamao adecuado para insertar los campos. Consulte con el Instructor/a

5) Haga CLIC en la cuadrcula del Formulario. 6) Haga CLIC en de la Barra de herramientas y seleccione el color de fondo Rosa Claro.

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7) Haga CLIC sobre el campo CODIGO y sin soltarlo arrastre hasta la hoja cuadriculada

8) Al soltar el CLIC el campo CODIGO queda insertado en el Formulario como lo muestra la siguiente figura

9) De la misma manera pase todos los campos. Los campos seleccionados deben quedar en la hoja como lo muestra la siguiente figura.

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10) Una vez ubicados correctamente los campos, lo que debe hacer es acomodarlos, que tengan los mismos tamaos. Llame a un instructor/a para mejor asesoramiento.

Ttulo del Formulario

Para colocarle ttulo al Formulario utilizaremos el Cuadro de Herramientas
Seleccionar objetos Etiqueta Grupo de opciones Botn de opcin Cuadro combinado Botn de comando Marco de objeto independiente Salto de pgina Subformulario / Subinforme Rectngulo Asistente para controles Cuadro de texto Botn de alternar Casilla de verificacin Cuadro de lista Imagen Marco de objeto dependiente Control ficha lnea Ms controles

1) Haga CLIC en (Etiqueta)

del cuadro de controles

2) Haga CLIC en la parte superior del Formulario para agregar el ttulo correspondiente al Formulario. El cursor toma el siguiente aspecto.

3) Haga CLIC en la parte superior del Formulario1 y arrastre para dibujar el rectngulo donde agregaremos el ttulo correspondiente al Formulario.

4)

Escriba Formulario1.

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Formato del Formulario (Fuente, Tipo de Fuente, Alineacin)

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Para modificar la esttica del formulario utilice la Barra de herramientas Formato (Formulario, Informes)

1) Haga CLIC en el ttulo para seleccionarlo.

2) Haga CLIC en la flechita para cambiar la Fuente 3) Haga CLIC en la flechita para cambiar el Color de la Fuente 4) Haga CLIC en para cambiar el estilo de la fuente a Negrita

, seleccione Times New Roman. , seleccione Azul.

5) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicndole a cada uno Fuente y Color de Fuente. 6) Vuelva a seleccionar el Ttulo.

7) Haga CLIC en

(Centrar) de la Barra de herramientas.

8) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicndole a cada uno Alineacin Izquierda. 9) Vaya al icono (Guardar) de la Barra de Herramientas.

10) Guarde el Formulario con el nombre Formulario1. 11) Vaya al icono (Cerrar)

12) Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga CLIC en 13) Haga CLIC en

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Observe el resultado del Formulario terminado con sus campos y datos.

14) Haga CLIC en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos los registros del Formulario

Formulario por asistentes

1) Haga CLIC en

luego, haga CLIC en

2) Aparece en pantalla el cuadro de dilogo Nuevo formulario haga CLIC en Asistente para formularios, luego en el recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1.

3) Haga CLIC en

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Vemos en pantalla el cuadro de dilogo Asistente para formularios. En la opcin Campos disponibles aparecen los campos que contiene la Consulta 1.

4) Haga CLIC en el botn

y observe como pasan todos los campos al cuadro Campos Seleccionados

5) Haga CLIC en Siguiente.

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6) El Asistente para formularios nos permite seleccionar que tipo de distribucin aplicar al formulario. Haga CLIC en Columnas, luego haga CLIC en Siguiente.

7) Aparece la opcin de aplicar estilo al formulario. Haga CLIC en Papel de arroz, luego haga CLIC en Siguiente.

8) Aparece la opcin de colocarle nombre al formulario escriba FORMULARIO EN COLUMNAS, luego haga CLIC en Finalizar.

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Aparece la ventana Vista de Formulario con el Formulario en columnas.

Tendr que modificar los datos en la Vista de Diseo. 9) Haga CLIC en el icono Diseo que se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de herramientas.

10) Observe que aparece la ventana Vista de Diseo con el FORMULARIO EN COLUMNAS, tendr que modificar el ancho del campo MONOTRIBUTO para que los datos puedan verse correctamente. Llame a un instructor para mejor asesoramiento.

11) Vaya al icono 12) Vaya al icono

(Guardar) de la Barra de Herramientas (Cerrar)

13) Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga CLIC en

14) Haga CLIC en

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Observe el resultado del Formulario Tabular terminado con sus campos y datos acomodados correctamente.

15) Haga CLIC en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos los registros del Formulario

Ejercicio 1:
Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la Consulta1 todos los campos: CODIGO DETALLE COD RUBRO RUBRO PRECIO DE COSTO GANANCIA PRECIO DE VENTA IVA 21 % MONOTRIBUTO

Aplicar distribucin Tabular Guardar con el nombre de Formulario Tabular. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a Cerrar el Formulario En caso de no recordar algn paso consulte el ejemplo de Formulario Pg. 30.

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Ejercicio 2:
Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la TABLA DE PRECIOS todos los campos: CODIGO DETALLE COD RUBRO PRECIO DE COSTO

Aplicar distribucin Justificado Guardar con el nombre de Formulario Justificado. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a Cerrar el Formulario

INFORMES
Un informe es la manera ms efectiva de presentar y analizar la informacin que reside en una base de datos. Ejemplo: Si quiere ver la lista de empleados de un doctor el informe lo mostrar impreso o por pantalla. 1) Haga CLIC en luego, haga CLIC en

2) Aparece en pantalla el cuadro de dilogo Nuevo Informe haga CLIC en Asistente para Informe, luego en el recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1.

3) Haga CLIC en 4) Aparece el cuadro de dilogo del Asistente para Informes. En la opcin Campos disponibles aparecen los campos que contiene la Tabla Personal

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5) Haga CLIC en

para pasar todos los campos.

6) Haga CLIC en Siguiente. 7) En el cuadro de dilogo que aparece para seleccionar el nivel de agrupamiento seleccione el campo COD RUBRO y haga CLIC en

8) Observe como el campo COD RUBRO se ubic por sobre el resto de los campos como lo muestra la siguiente figura y haga CLIC en Siguiente

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9) En el cuadro de dilogo para ordenar los registros del informe despliegue la lista de campos y seleccione DETALLE y haga CLIC en Siguiente.

10) En este cuadro de dilogo seleccionar la distribucin y orientacin que aplicar al Informe. En Distribucin haga CLIC en Bloque, en Orientacin haga CLIC en Vertical, luego haga CLIC en Siguiente.

11) En el cuadro de dilogo de estilos haga CLIC en Casual, luego haga CLIC en Siguiente.

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12) Colquele al Informe el nombre INFORME TABULAR, luego haga CLIC en Finalizar.

Aparece la ventana Vista Previa (Vista Preliminar) con el INFORME TABULAR, como podr observar el Asistente para Informes ha agrupado la informacin por COD RUBRO y ordenado el campo alfabticamente el campo DETALLE para facilitar la bsqueda de informacin.

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Tendr que modificar los datos en la Vista de Diseo para que puedan verse correctamente. 13) Haga CLIC en que se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de Herramientas.

14) Cmo podr observar en la Vista de Diseo aparece el Informe con los campos y los datos comprimidos lo que debe hacer es acomodarlos, reducirlos o agrandarlos segn los tamaos que stos requieran. Llame a un Instructor/a para mejor asesoramiento.

15) Guardar y cerrar el informe Observe el resultado del Informe Justificado en la Vista Previa con sus campos y datos acomodados correctamente listo para imprimir!!.

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Configurar Pgina
En Microsoft Access la configuracin de pgina de los Informes debe realizarse siempre al finalizar stos. 1) Mantenga el Informe 1 abierto 2) Active el men y seleccione

3) Vemos en pantalla el cuadro Configurar Pgina

4) Verifique que cada margen tenga las siguientes medidas: Margen Superior: 30mm Margen Inferior: 30mm Margen Izquierdo: 20,5mm Margen Derecho: 20,5mm Como lo muestra la siguiente figura

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5) Activar la solapa Pgina y seleccione en la opcin Orientacin: Vertical y en Tamao de papel Legal 8 1/2 x 14 pulg 6) CLIC en como lo muestra la siguiente figura

7) Cerrar el Informe

Ejercicio 3:
Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 todos los campos: CODIGO DETALLE COD RUBRO RUBRO

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Aplicar distribucin En columnas Guardar con el nombre de Informe en Columnas. Cerrar el Informe. En caso de no recordar algn paso consulte el ejemplo de Informe Pg. 35.

Ejercicio 4:
Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 los campos: CODIGO DETALLE RUBRO PRECIO DE COSTO PRECIO DE VENTA

Aplicar distribucin Justificado Guardar con el nombre de Informe Justificado. Cerrar el Informe. Verifique el trabajo con el asesoramiento del Instructor / a. LLAMELO! No se quede con ninguna duda.

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