Introduccin a los sistemas

de informacin
1.2. ACTIVIDADES QUE REALI ZA UN SISTEMA DE INFORMACIN Entradas: Datos generales del cliente: contrat ante, cedula, direccin, telfono, beneficiario, cedula. Datos del vehculo: clase, tipo, modelo, serial, placas, color, etc. Garantas contratadas: cobert ura, Total de res ponsabilidad civil, Total exceso de garantas, entre otros. Planes de pagos: Al contado, Por cuotas, Giros por pagar Cont rol de asesores: cdigo de asesores, porcentaje de comisin. Recibo de pago de cuotas: cdigo, nombre, cantidad, plac a, no. de plizas.

Proceso: Clculo del total garantas contratadas. Clculo de divisin de cuotas a cancelar Clculo de las cuotas de las comisiones de los asesores

Almacenamiento: Trans acciones de los movimientos de las plizas R.C.V. Canc elacin de los pagos de los recibos de los contratos.

Salidas: Informe Grfico estadstico mensual. Informe Grficos estadsticos por Asesores. Copia de respaldo a Almac enamiento externo Informe Grficos de las condiciones de las plizas R.C.V. Informe de Comisiones de los Asesores Cont rato de la Plizas R.C.V. (2 Impresiones) Recibos de pago de Cuotas. Informe por pantalla de plizas vencidas.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin s e pueden observar en el diseo conceptual ilustrado. 1.3. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin c umplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones:

1. 2. 3.

Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Si stema s Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, ent radas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoy an el proceso de toma de decisiones son los Si stemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo c on su uso u objetivos que cumplen, es el de los Si stema s Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura siguiente:

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin.

1.3.1. Sistemas transaccionales Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empiez a apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son vi sibles y palpables. 1.3.2. Sistemas de apoyo de las decisione s Las principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como res ultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proy ecto de inversin. Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma nat uraleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no s uelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hac erse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin d e Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser des arrollados directamente por el us uario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de mat eriales, flujo de fondos, proy ecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, entre otros. 1.3.3. Sistemas estratgicos Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse en casa, es decir, dent ro de la organizacin, por lo t anto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de s u evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no pos ean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. P or ejempl o, el us o de cajeros automticos en los bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dent ro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de c rditos, embarques, tiempos de ent rega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s , apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. 1.3.4. Surgimiento de los si stemas de informacin Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la dcada de los setent a, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard, desarroll una teora que impact el proc eso de planeacin de los recursos y las actividades de la informtica. Segn Nolan, la funcin de la Informtica en las organizaciones surge a travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin: Comienza con la adquisicin de la primera c omputadora y normalment e se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nminas o contabilidad. El pequeo Departament o de Sistemas depende en la mayora de los casos del rea de contabilidad.

El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparacin formal en el rea de computacin. El personal que labora en este pequeo departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este ltimo podr estar bajo el rgimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algn fabricante local de programas de aplicacin.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que estn involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son import antes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involuc rados aborta el intento de introducir el computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansin Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rpido que una empres a se encuentra en esta etapa son: Se inicia con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin en la organizacin. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habr que imitar. Las aplicaciones que con frec uencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Trans accionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, entre otros. El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contralora. El tipo de administracin empleado est orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organizacin; en este punt o suele contratarse a un especialista de la funcin con preparacin acadmica en el rea de sistemas. Se inicia la contratacin de pers onal es pecializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte tcnico, entre otros cargos. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfas es automticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritacin de los usuarios. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa. Etapa de control o formalizacin Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

Esta etapa de evolucin de la Informtica dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a travs de las tcnicas de presupuestacin base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas ms eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de rdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, entre otros.

El departamento de sistemas de la empresa s uele ubicarse en una posicin gerencial, dependiendo del organigrama de la Direccin de Administracin o Finanzas. El tipo de administracin empleado dentro del rea de Informtica s e orienta al control administrativo y a la justificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empiez a a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de trabajo dentro del departamento, tales como: estndares de documentacin, control de proyectos, desarrollo y diseo de sistemas, auditoria de sistemas y program acin.

Se integra a la organizacin del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado tcnicamente. Se inicia el desarrollo de int erfases aut omticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integracin Las caractersticas de esta etapa son las siguientes: La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de dat os y lenguajes de cuarta generacin, hicieron posible la integracin. En esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramient a ayud mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no t uvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al alcanc e de ms usuarios. En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Informacin. El departamento de sistemas evolucion hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organizacin. Etapa de administracin de datos Entre las caractersticas que destacan en esta etapa estn las siguientes: El depart amento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin es un recurso muy valios o que debe estar accesible para todos los usuarios.

Para poder cumplir con lo anterior resulta nec esario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este rec urso.

El usuario de la informacin adquiere la respons abilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferent es.

Etapa de madurez Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empres a se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes: Al llegar a esta etapa, la Informtica dentro de la organizacin se enc uent ra definida como una funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (direccin). Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratgicos y, en general, aplicaciones que proporcionan informacin para las decisiones de alta administracin y aplicaciones de carcter estratgico. En esta et apa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tec nologa de base de datos y se logra la integracin de redes de comunic aciones con terminales en lugares remotos, a travs del uso de recursos computacionales.