Unidad 1 Tema 4.

Aspectos bsicos y alcances de la auditora de Calidad

1. Criterios de auditora Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia para llevar a cabo la auditora.

1.1.

Identificacin de las fuentes de criterios de auditora

Las fuentes de criterio de auditora son determinadas por todo el fundamento legal, normativo u operativo que regula u orienta, las diversas reas sujetas de examen. Las cuales el auditor identifica mediante la revisin de los proyectos involucrados en el proceso de auditora. Las fuentes de criterio entre otras pueden ser:

Leyes, reglamentos, instructivos y dems normativas que regule el funcionamiento de la entidad. Manuales operativos y de procedimientos de la entidad. Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (libros, tesis, guas, folletos, etc). Plan de gobierno central.

1.2.

Identificacin de criterios generales de auditora

Los criterios de auditora proporcionan normas razonables para la evaluacin del diseo y el rendimiento de los sistemas. El jefe de equipo, deber cerciorarse de que se identifiquen criterios adecuados de auditora. Los criterios de auditora deben:

Suministrar pautas tiles para la evaluacin del manejo de los recursos fsicos, humanos y financieros; en trminos de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales. Suministrar un medio o herramienta de evaluacin para medir el desarrollo de los procedimientos administrativos en la entidad. Construir las bases de evaluacin de la estructura orgnica de la entidad. Por otra parte, cuando no existen criterios, el equipo de auditora los desarrolla segn las circunstancias del caso. Ante la ausencia de criterios

explcitos, el auditor podr aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones particulares.

2. Aspectos bsicos de auditora Toda empresa que en el presente esta operando y decide no slo permanecer en los mercados conquistados, sino en ganar otros, debe prestarle atencin a como se est dando la calidad al interior de su compaa y en sus procesos. Por su parte, la gerencia sabe que es necesario implantar un modelo de calidad, puesto que es seal de que la empresa tiene el propsito de mantenerse en el mercado, ser competitiva, proteger los intereses de los accionistas, cuidar la fuente de trabajo y mejorar la calidad de vida de su personal. Por tanto, no es extrao que se seale que implantar modelos de calidad tiene como objetivo principal que las empresas desarrollen sistemticamente, productos, bienes y servicios de mejor calidad y cumplan con las necesidades y deseos de los clientes. Tampoco debe ser una sorpresa que seale que alcanzar el xito en cuanto a la calidad se refiere, es un compromiso que se desarrolla todos los das, la excelencia slo se logra mediante el compromiso que implica, darle constantemente lo mejor al cliente. Es as como no cabe la menor duda de que cuando hay una identificacin plena con la auditora de la calidad, la gerencia sabe que con ello se pueden establecer y mejorar: polticas, objetivos, estndares y otros requerimientos de calidad. Es conocido que la auditora de la calidad es un proceso sistemtico, documentado y de verificacin objetiva; para obtener y evaluar la evidencia de la auditora y determinar qu actividades especficas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o informacin referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditora, y la comunicacin de los resultados de este proceso al cliente. La auditora de la calidad interna nos permite hacer una evaluacin para analizar de qu manera la gerencia est utilizando sus recursos, sus procesos de fabricacin, cmo se han interpretado los requerimientos que los clientes hacen con respectos a las satisfacciones de sus necesidades, cmo la gerencia de mercadeo lo interpreta y as presentar estas inquietudes a produccin. Recuerde, que el auditor despus de adentrase en donde estn las debilidades de la organizacin con respecto a calidad y productividad, y de tener un previo diagnstico, procede a establecer un plan de accin que favorezca el logro de una calidad altamente competitiva.

La realizacin de dicho plan comprende:

Recoleccin de evidencias: Obtencin de informacin: a travs de la realizacin de entrevistas, el examen de documentacin, la observacin de las actividades e instalaciones de las reas a auditar, entre otros ejemplos. Se trata de la bsqueda del hecho contrastado, la evidencia objetiva que ponga al descubierto las posibles debilidades del sistema. Contraste de la informacin: mediante fuentes objetivas como la observacin fsica, las mediciones y los registros. Registro de los indicios de no conformidades: Documentar y hacerlo de manera clara y precisa. es necesario

Revisar las observaciones: para determinar las que pueden considerarse como no conformidades. Basar las no conformidades detectadas en evidencias objetivas: despus de puesto en accin el plan, el auditor debe reunirse con todas aquellas personas involucradas con el propsito de or opiniones, y como los expertos indican, formular recomendaciones para: la mejora, proponer acciones correctivas o preventivas. Esto no significa que el auditor sea el encargado de implantar tales recomendaciones, puesto que esta responsabilidad ha de asumirla el auditado. No debe descuidarse tampoco, que entre los objetivos de la auditora interna estn los de eficacia, de eficiencia y de mejora. La experiencia demuestra que cuando se van hacer cambios ante las recomendaciones sugeridas, las personas afectadas deben tener claridad y

evitar la resistencia, explicndoles: el alcance, las repercusiones y ventajas, as como tambin tener presente que son un equipo integrado y no individualidades aisladas, y recordar que las funciones de trabajo bien integradas dan resultados altamente positivos. Por ltimo, el auditor elabora un informe final que debe presentrselo a los gerentes involucrados en los procesos de transformacin, en pro de optimizar la calidad y productividad, adems se formulan recomendaciones para la mejora, proponer acciones correctivas o preventivas. El reporte debe reflejar todos los aspectos de la auditora, tanto del contenido como la forma en que se ha llevado a cabo.

El contenido del informe se ajusta en general a lo siguiente: Objetivo y alcance de la auditora. Identificacin del equipo auditor. Personas responsables del rea auditada. Detalles del plan de auditora. Identificacin de los documentos de referencia en base a los cuales se ha llevado a cabo la auditora. Desarrollo de la auditora y juicio del equipo auditor, del grado de cumplimiento. Las observaciones de no conformidades. Lista de distribucin del informe.

A todo lo anterior se puede agregar que es correcto cuando se seala que, el auditado junto al responsable de calidad, sern los encargados de iniciar las acciones correctivas necesarias para disminuir las no conformidades detectadas durante la auditora. Ambos tambin llevarn a cabo el seguimiento y posterior cierre de dichas acciones correctivas, una vez hayan comprobado su eficacia.

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 17 de mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Control del documento Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo Fecha Diciembre de 2012 Mayo de 2013

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