ndice

1.

Ferias comerciales
1.1 Definicin
1.2 Clasificacin
1.2.1 Ferias especializadas, verticales o monogrficas
1.2.2 Ferias generales, horizontales o multisectoriales (todos los sectores)
1.2.3 Exposiciones universales
1.2.4 Exposiciones de productos
1.2.5 Ferias virtuales o virtual shows
1.3 Objetivos al participar en una feria comercial
1.4 Pautas para escoger la feria ms adecuada
1.5 Recomendaciones paso a paso para una adecuada participacin en eventos feriales
1.5.1 Antes de la feria
1.5.2 Durante la feria
1.5.3 Fin de la feria
1.5.4 Evaluacin

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Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

2.

Misiones comerciales
2.1 Clases de misiones
2.2 Objetivos de participar en una misin comercial
2.3 Etapas de una misin comercial
2.3.1 Preparacin de la misin comercial

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23

3.

Misiones exploratorias
3.1 Definicin
3.2 Objetivos de una misin exploratoria

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4.

Ruedas de negocios
4.1 Definicin
4.2 Beneficios que ofrece la rueda de negocios
4.3 Etapas para realizar una rueda de negocios
4.3.1 Antes (planear y organizar)
4.3.2 Durante (promocin y ejecucin)
4.3.3 Despus (evaluacin y seguimiento)

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5.
6.

Recomendaciones generales
Ferias a nivel nacional e internacional

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Introduccin

Objetivo general
Promover, asesorar y respaldar la participacin de empresarios agrcolas o agroindustriales en ferias, ruedas
de negocios y misiones comerciales, nacionales o internacionales; como mecanismo de promocin y/o posicionamiento de productos en el mercado objetivo.

Objetivos especficos
Conocer la clasificacin y ventajas comerciales que
ofrecen estas herramientas comerciales.
Identificar los aspectos logsticos a tener en cuenta al participar en un evento ferial, misin o rueda
de negocios del sector agrcola y agroindustrial.

Planificar, disear y evaluar la participacin en

estos eventos para obtener un resultado exitoso.

Tipo de cliente
Personas naturales o jurdicas legalmente constituidas, con productos o servicios desarrollados en
el sector agrcola y/o agroindustrial de las cadenas, enmarcados en los productos priorizados por
el MEGA.
Empresarios agrcolas o agroindustriales que en el
desarrollo de su producto conozcan y apliquen
las normas exigidas por el mercado y las autorida-

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

des competentes. Como registros sanitarios, empaques y etiquetas, informacin nutricional, cdigo de barras, entre otros.
Empresarios agrcolas o agroindustriales que requieran: identificar potenciales mercados para sus
productos; fortalecer el acercamiento con nuevos clientes; expandir mercados; realizar lanzamiento de nuevas lneas o productos; realizar
estudios de aceptacin.

1.

Ferias comerciales
1.2. Clasificacin
1.2.1. Ferias especializadas, verticales o monogrficas
Son aquellas especializadas en productos y/o servicios
de un sector productivo. Ejemplo: Agroexpo (feria nacional que rene a todos los actores del sector agrcola,
agroindustrial, pecuario, equino, entre otros), Alimentec,
Alimentaria, Saln Internacional Agroalimentario, (SIAL).

1.1. Definicin
Las ferias comerciales son eventos comerciales de exhibicin de productos y servicios que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y expositores.
Este instrumento brinda una oportunidad para desarrollar e incrementar el mercadeo de un producto o
servicio. Otorga al empresario que participa en ellas la
posibilidad de maximizar el nmero de contactos con
potenciales cliente en poco tiempo y en un solo lugar.

1.2.2.

Ferias generales, horizontales o multisectoriales (todos los sectores)

Son aquellas en las que se presentan productos y/o servicios de diversos sectores productivos. Ejemplo: Feria
de jvenes empresarios (Vitrina ferial que busca promover, exhibir y comercializar productos y servicios realizados por los jvenes empresarios), Las Colonias

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

(evento comercial y cultural que permite recorrer Colombia en un solo da, desarrolla una variada exhibicin turstica, gastronmica, religiosa, proyectos de las
regiones y de productos tpicos del pas y Expocomer
(exposicin comercial multisectorial internacional).
1.2.3.

Exposiciones universales

Son eventos en los que participan una gran cantidad de

pases del mundo para dar a conocer sus caractersticas
ms importantes. Cada una de estas ferias se organiza
en torno a una temtica central. Ejemplo: Feria Taste
Latino (feria que rene a los lderes de la industria de
alimentos y bebidas de las Amricas).
1.2.4.

Exposicin permanente. Son pabellones fijos donde los productos a exhibir pueden ir rotando. Estos se encuentran en recintos feriales permanentes
tales como el Americas Mart en Atlanta, USA.
1.2.5.

Ferias virtuales o virtual shows

El uso de la tecnologa hoy en da se ha vuelto una necesidad

y no poda faltar por consiguiente que se empezaran a realizar ferias virtuales. Las empresas pueden recibir visitas de clientes desde cualquier parte del mundo a cualquier hora del da
y durante todo un ao o el tiempo que dure el evento.

Exposiciones de productos

Exposicin o muestra institucional. Es un evento de

gran magnitud y prolongada duracin realizada en
sedes variables en las cuales los pases y las empresas
exhiben el grado de desarrollo integral logrado. Estas
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exposiciones no tienen objetivos comerciales directos son con el fin de obtener prestigio a nivel masivo.

La diferencia entre una feria y una exposicin es que en la

feria se venden los productos que se exponen; mientras
que en una exposicin, salvo excepciones, slo se exhiben.

1.3. Objetivos al participar en una feria

comercial
Establecer una interaccin directa entre comprador y vendedor.
Realizar contactos comerciales.
Obtener un alto volumen de informacin de mercado en un corto plazo de tiempo.
Conocer las tendencias actuales y futuras del mercado.
Comprobar el grado de aceptacin de los clientes
reales o potenciales respecto a los productos y los
de la competencia.
Tener una idea clara acerca de la competencia
quin y cul es la posicin de la empresa con
respecto a los dems. Tambin poder conocer a
los clientes de la competencia.

Participar en jornadas y actos paralelos que ayuden a evaluar la evolucin y tendencias del mercado.
Oportunidad inmejorable para identificar posibles
proveedores, subcontratistas, representantes,
importadores y distribuidores.
Acelerar el proceso de decisin de compra.
Generar oportunidades de exportacin. Las ferias
proporcionan el acceso al mercado nacional o internacional a precios accesibles y constituyen una
autntica plataforma en la estrategia de
internacionalizacin de las empresas.
Investigar sobre la poltica de precios de la empresa respecto a la competencia.
Lanzar o fortalecer la imagen de marca de la forma ms econmica y eficiente.

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1.4. Pautas para escoger la feria ms adecuada

La participacin en una feria comercial implica tener
objetivos claros, en trminos de mercadeo de productos y/o servicios porque se va a realizar una inversin
en tiempo y dinero. Es importante considerar las siguientes pautas:
Verificar el perfil de la feria en trminos de si sta
es abierta al pblico o si es profesional, es decir
que solamente est abierta a los actores relacionados con el sector; es decir instituciones, empresas y entidades, entre otros.
En la actualidad existe una tendencia a la especializacin de las ferias; es decir a la realizacin de ferias en
las cuales solamente un sector es protagonista Por tanto es necesario clasificar bien la empresa para sacar el
mayor provecho posible de la feria seleccionada.
Antes de lanzarse como expositor, es recomendable participar primero como visitante y preparar

muy bien la participacin. No siempre las ferias

grandes son las ms adecuadas. Dado que muchas veces estas ferias convocan a compradores
grandes que exigen unos volmenes muy altos y
una sofisticacin de producto ms amplia.
Inicialmente es conveniente tomar parte en ferias
locales y nacionales para luego participar y obtener toda la experiencia en ferias internacionales.
Es determinante medir su capacidad de produccin, recursos econmicos y de infraestructura,
sistemas de distribucin, entre otros, para determinar si est en condiciones de cumplir con posibles compromisos futuros.
Recopilar informacin acerca de la feria. Se puede recurrir a los organizadores de las mismas o
a las organizaciones pblicas y privadas que han
recopilado informacin de las ferias ms importantes.

Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Fecha y ubicacin de las prximas ferias y

exposiciones.

Informacin para contacto con la administracin de la feria o exposicin.

1.5. Recomendaciones paso a paso para una

adecuada participacin en eventos
feriales

1.5.1. Antes de la feria

Se considera que el 70% del xito en la participacin
como expositor en un evento ferial est relacionado con
una minuciosa planificacin logstica, presupuestal y de
publicidad.

Perfiles de productos expositores y visitantes.

Cuotas de inscripcin y cargos por admisin a las exposiciones o seminarios.

Datos sobre la organizacin y frecuencia

del evento.

A. Presupuesto

Nmero de asistentes, espacios, stands (espacio en el que una empresa expone sus
productos o servicios, entre otros).

Es importante elaborar un presupuesto de participacin

en la feria para asegurar que se est en condiciones de
hacer frente a los gastos antes de inscribirse. Para lo
cual deber tener en cuenta:

En la actividad de planificacin se consideran cuatro

fases a desarrollar:

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El valor de la inscripcin.

Duracin de la feria para calcular gastos de hospedaje, alimentacin y traslados.

El valor del stand y qu incluye.

Gastos de construccin y decoracin del stand.
Las formas de pago disponibles.
Seleccin de compra y arrendamiento de stand.
El valor de permisos y requisitos necesarios para
el transporte de producto en fresco y de material
vegetal, exigidos por las autoridades sanitarias y
de aduana nacional y/o internacional.
Costos para llevar los productos a otra ciudad o
pas, gastos de aduana, pago de impuestos (si aplica) para el producto que se queda en el pas y costos de reexportacin del producto que regresa al
pas de origen en participaciones internacionales.
En caso de llevar muestras o producto, es necesario considerar el peso de equipaje permitido por
pasajero y el sobrecosto por peso adicional que se
generara.
10

Gastos de personal, alimentacin, viaje y alojamiento.

Material de divulgacin: tarjetas de presentacin,
brochures, pendones entre otros.
B. Eleccin del stand y decoracin
Antes de escoger el lugar donde estar ubicado su
stand, analice el plano general de la feria y asegrese de obtener una excelente ubicacin en la
misma lnea de sus productos. Una buena ubicacin est relacionada con la planeacin con antelacin de la feria y la seleccin temprana del stand.

Es importante escoger los lugares de mayor circulacin de pblico, tomando en cuenta la jerarqua de los stands vecinos, pues cuando la
circulacin es alta se asegura un buen volumen
de visitantes.
Es ideal conseguir un stand isla, abierto por tres
de sus costados o esquinero, con una decoracin
creativa donde predomine el buen diseo. Los tres
elementos clave en el diseo del stand son:

tantes por la afluencia inducida de pblico.

Tipo de stand.
Destacando los stands modulares y de diseo. Los
primeros constituyen la oferta bsica, sin ningn
tipo de personalizacin. Los stands de diseo permiten decoraciones especiales, realizadas a medida de las necesidades del expositor.
Mobiliario.

Superficie (espacio en metros cuadrados) contratada.

Decisin importante ya que afectar a la imagen
proyectada y al presupuesto.

Se debe seleccionar un mobiliario de acuerdo con

la superficie contratada y con lo que quiere proyectar la empresa.
C. Eleccin y capacitacin del personal

Ubicacin.
Los pasillos centrales, stands esquineros y las zonas cercanas a las entradas o salidas son impor-

La seleccin del personal se realiza de manera cuidadosa pues debern enviarse representantes de la empresa con poder de decisin y formacin tcnica

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

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necesaria para contestar cualquier pregunta. Preferiblemente conocer el idioma del pas que visita en el caso
de ferias internacionales, de lo contrario debe preverse
un intrprete.
Algunos estudios reflejan que el 80% de lo que un visitante recuerda de una feria est basado en el personal y
que un 98% de las insatisfacciones tienen que ver con
su comportamiento. La venta en la feria tiene importantes diferencias respecto a la venta tradicional, tales
como: la limitada disponibilidad de tiempo, diferentes
clases de compradores o visitantes con objetivos diversos. Por ello el personal del stand debe recibir una formacin especfica que incluye informacin sobre el
listado de productos y servicios a exponer; precios y
condiciones de pago; productos presentados por la competencia; pblico objetivo; perfil del visitante de la feria; sistemas de registro de las conversaciones
mantenidas con los visitantes y la ubicacin del stand,
entre otros.

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1.5.2. Durante la feria

Atencin del stand
Constituye la parte esencial de la feria donde se da el
encuentro entre expositores y compradores.
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La actuacin del personal en el stand as

como el uso de diversas tcnicas para atraer
al visitante son dos aspectos determinantes
durante la celebracin del certamen.

El stand debe ser fiel reflejo del potencial de la

empresa. Esto se debe evidenciar en la presentacin, entusiasmo y amabilidad del personal y la
publicidad en general.

Los productos deben estar visibles,

excelentemente presentados y con la informacin
tcnica y promocional a la mano.

En horarios flexibles realizar visitas a otros stands

y lograr contactos personalizados en temas de inters.

La informacin que se brinde sobre el producto y

la empresa, debe reflejar profundo conocimiento
y seguridad de sus bondades.

Investigar si los organizadores del evento han considerado la realizacin de ruedas de negocios o
encuentros comerciales en el marco de la feria.

Se debe conocer a fondo las necesidades de los

clientes.

Asistir a las charlas tcnicas, ruedas de negocios y

dems eventos programados durante la feria.

La dinmica en el stand es fundamental para atraer

pblico. En este sentido se pueden hacer demostraciones, degustaciones, proyecciones
divulgativas, distribucin de recordatorios y material promocional de forma selectiva.

Realizar atencin personalizada en un lugar del

stand que permita la atencin de potenciales clientes.

Facilitar material promocional e informacin a la

oficina de prensa y comunicaciones de la feria.

Elaborar una base de datos de los potenciales clientes a contactar despus de la feria.
El stand debe permanecer en perfecto orden y
limpieza.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

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Realice seguimiento de sus contactos, la mayora

de las veces no se cierran negocios porque los empresarios nunca envan la informacin (cotizacin)
solicitada por los compradores.

1.5.3. Fin de la feria

Desmonte del stand.
Enve a la menor brevedad a todos sus contactos
una carta de agradecimiento por su visita y la informacin que pudiesen haberle solicitado.
Responda cualquier consulta que le realicen sobre sus productos, empresa, precios, entre otros,
incluso en el caso de que no tenga la informacin
en forma inmediata, responda sealando cundo
puede envirsela.

Piense en obtener resultados a mediano y largo

plazo, la mayora de las veces los resultados no
son inmediatos.
Planifique una visita a su cliente, es muy importante el contacto personal y conocer cmo trabaja su contraparte. En el mismo sentido invtelo a
conocer su empresa.

Formato de registro de contactos

empresa

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producto

contacto

cargo

ciudad

direccin

telfono

correo electrnico

inters

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

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1.5.4. Evaluacin

Pedidos firmados.

La medicin del impacto de la feria puede realizarse haciendo evaluaciones de tipo cuantitativo y cualitativo.

Numero de contactos aadidos a la base de datos.

Nmero de cotizaciones enviadas.

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Mediciones cuantitativas: Se refiere a las mediciones de carcter econmico, como determinar el retorno sobre la inversin efectuada
para asistir a la feria.

Otro mtodo puede ser el que se basa en el costo por

contacto o por venta realizada.
Nmero de contactos realizados con clientes actuales.
Numero de contactos realizados con potenciales
clientes.
16

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Mediciones cualitativas: Aunque el propsito principal deber ser la generacin de

ventas o nuevos contactos, puede haber situaciones donde estos no son el objetivo
principal y entonces las medidas econmicas no tiene mucho sentido. Este tipo de
medicin est ms ligado a la evaluacin
de la consecucin de cada uno de los objetivos estipulados de participacin y determinar si vuelve a la feria que asisti o
recurrira a otra.

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Evaluacin del programa ferial: Efectividad

del stand, evaluacin del personal del stand,
eficacia de la campaa de comunicacin previa o evaluacin del programa tcnico
logstico.

Evaluacin de la calidad y cantidad de visitantes.

Aceptacin y percepcin del producto.
Testeo del precio.
Conocimiento de la competencia.
Investigacin de mercado.
Memorias e informe de participacin.

El informe de participacin permite evaluar el certamen y sirve de ayuda en las decisiones sobre prximas
participaciones. Su contenido puede abordar aspectos
tanto tcnicos como comerciales.
La parte tcnica del informe contendra la valoracin
de los proveedores y dems personal ajeno contratado, as como una evaluacin de la organizacin ferial
en su conjunto. Por su parte, el apartado comercial
hara referencia al desarrollo de la feria y resultados
obtenidos, una calificacin global del pblico asistente a la feria, valoracin del stand y actuacin del
personal, as como el anlisis de la competencia presente en el certamen.
Esta es una lista de chequeo que contempla todos los
aspectos a tenerse en cuenta cuando se decide participar en una feria comercial.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

17

Seguridad

Lista de chequeo
Tarea

Fecha

Limpieza
Costo

Floristera si es necesario
Sealizacin

1. Reserva, contratacin y seleccin de

espacio

Alquiler de material para stand como:

Formulario de inscripcin enviado

Computadores

Videos, televisores, equipos de sonido

Documentos de soporte enviados (RUT, CCB,

Mobiliario

formulario directorio, registro sanitario)

Neveras

Pago del depsito para reservar el espacio

Conexin a Internet

Pago final y confirmacin del espacio

Telfono

Comprobacin de recibo del espacio solicitado

Lectores de credenciales cuando es

Comprobacin de tarifa y pago correctos

2. Contratacin de servicios

conveniente
Fecha

Costo

Ordenador de contactos
Contratacin de seguros

Electricidad

Inscripcin en cursos y seminarios

Agua

Planificacin del viaje

Aire

Contratacin del transporte envo

Decoracin

reenvo

Personal auxiliar

Seleccin de la empresa transportadora

Fotografa

18

Lugar y fecha de despacho y entrega

Reserva de espacio en rueda de negocios

Preparacin de hojas de despacho

Anuncios en catlogos y revistas de la feria

Prepago realizado (si es necesario)

Contratacin transporte dentro de la

Otros

propia feria

4. Preparacin del viaje

Fecha

Costo

Reservas de hotel
3. Actividades de promocin
Preparacin de material promocional
Catlogos, CDs, DVDs
Material promocional (lapiceros, bolgrafos, entre otros)
Cuestionario de visitas
Tarjetas de visitas
Comunicados de prensa
Bsqueda de patrocinadores
Publicidad especfica de la feria
Contactos directos

Fecha Costo

Tiquetes de avin
Pasaporte, visas
Transportes internos
Dinero o tarjeta de crdito
5. Material necesario en el stand
Manual del expositor
Agenda de contactos
Registros de visitantes y compradores
Instrucciones para el reenvo
Material de oficina (cinta de embalar, tijeras,
cortador, bolgrafos, libretas, grapadoras, clips, cinta

Elaboracin pgina Web

adhesiva, otros)

Inscripcin en instrumentos de promocin

Herramientas (extensiones de corriente, destornilla-

de la feria

dor, limpiadores, rollos de papel, preparacin del

producto a exhibir)

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

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6. Envos

Fecha

Costo

Diligenciado de formatos de envo

Comprobacin de entrega de mercanca en
lugar y fecha acordados
Comprobacin de almacenamiento de mercanca en lugar adecuado
Contratacin del transporte para el reenvo

Saba que...

Formularios y etiquetas para reenvo material

tras la feria

7. El stand

Fecha

Costo

Comprobacin que el stand se recibi como

se contrat, con todos los servicios

Las ferias comerciales se ubican en segundo

lugar en la lista, slo detrs de la venta directa,
en lo que se refiere a su influencia en el proceso de venta.

El costo promedio por participante es un 45%

inferior en una feria comercial que en una venta directa.

Realizacin de modificaciones pertinentes

20

En un 91% de los casos la participacin en ferias

comerciales constituye un factor clave para la toma
de decisiones de compra, colocndose en primer
lugar con respecto a otras fuentes de informacin
(publicaciones, asociaciones, directorios, vendedores, entre otros).
Para el 85% de las empresas, la participacin en
ferias supone un ahorro de los costos de
comercializacin importante al concentrar compradores y proveedores de productos y/o servicios en un mismo lugar.

un primer contacto en el domicilio del cliente potencial requiere cuatro visitas para cerrar una venta.

El 71% de los participantes comparten la informacin que obtienen en las ferias con una a seis personas cuando regresan a sus empresas.

El 83% de los hombres y mujeres de negocios

lderes confan en las ferias como instrumento para
estar al corriente sobre las tendencias del sector.

Por regla general, alrededor del 50% de los participantes asisten por vez primera a una feria. Dado que
nuevos operadores emergen en cada sector cada da,
la feria es el lugar idneo para contactarse con ellos.

Alrededor del 80% de los participantes de las ferias tienen poder de decisin en las compras o
influyen en dichas decisiones respecto a los productos y servicios expuestos.

El 80% de las empresas consideran que las ferias

comerciales constituyen la mejor oportunidad para
discutir problemas y nuevas tendencias con otros
profesionales del sector.
Aproximadamente el 52% de los potenciales clientes contactados en las ferias no precisan posteriores visitas para cerrar una venta. Por el contrario,

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

21

2.

Misiones comerciales

Actividades empresariales en las cuales participan

un nmero determinado de empresas que son
agendadas con empresas de otra ciudad, departamento o pas, para expandir el portafolio de clientes
y dar a conocer los productos.

2.1. Clases de misiones

Receptivas
Son aquellas donde los empresarios oferentes de otras
regiones o pases, se desplazan a la ciudad local para
conocer posibles clientes. Con esta misin se busca promover que los empresarios de otras regiones contacten
empresas y den a conocer sus productos.
En funcin de quien participe, estas misiones pueden
ser de compradores; cuando se invita a un grupo de
22

importadores y distribuidores extranjeros; o de creadores de opinin cuando se invita a profesionales del sector que no estn directamente implicados en la
comercializacin, as como a periodistas especializados
que tienen capacidad de influencia.
Emitivas
Son misiones donde los empresarios de la regin se
desplazan a otras regiones, ciudades o pases para que
contactar posibles clientes y presentar sus productos o
servicios.
Participan los sectores que tengan proyeccin en la regin de destino y se realizan citas con empresas de esa
regin para ofrecer productos locales.

En la misin comercial de compradores se acompaa por

parte del organizador a las empresas demandantes para que
visiten y conozcan los productos de las empresas oferentes.

Conocimiento de las costumbres del mercado

(consumidor, tendencias).
2.3. Etapas de una misin comercial

Tambin hay misiones de estudio en las que una asociacin sectorial o una serie de empresas de un sector determinado tratan de analizar las posibilidades de un mercado.

2.3.1. Preparacin de la misin comercial

Definir objetivos de participacin.

2.2. Objetivos de participar en una misin comercial

Presentar productos y servicios.

Promover los productos y servicios de la empresa.

Contactar clientes y ampliar la red de venta.

Identificar fortalezas y debilidades para competir

en el mercado.

Analizar el mercado y su competencia.

Contactar directamente varios compradores.

Seleccin del mercado.

Ampliar cuotas de mercado, fortalecer vnculos

comerciales y captar nuevos clientes.

Segn demanda del mercado en otras regiones o

pases.

Realizar labores de inteligencia comercial (competidores, productos sustitutos).

A travs de organismos de promocin que realicen estudios o perfiles de mercado.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

23

A travs de los mismos organizadores del evento

o de entidades especializadas como Cmara de
Comercio, Proexport, Analdex, cmaras
binacionales.

Elaboracin de catlogos, folletos y lista de precios.

Estos son la carta de presentacin del producto y
de la empresa. No escatime esfuerzos en la elaboracin de stos.

Informacin de la regin o pas visitado.

Situacin poltica, econmica y social. Estos conocimientos son bien evaluados por las contrapartes y afianzan los lazos de confianza.
Elaboracin de presupuesto.
Eleccin de productos.
Verificar si el producto tiene acceso.
Determinar si el producto ofrecido es susceptible
de ser importado a dicho mercado.
Ofrecer la mayor cantidad de especificaciones de
las caractersticas del producto teniendo en cuenta el hbito de los compradores.
24

Refleje a travs de los folletos, la fotografa y la

claridad del mensaje, una imagen slida y organizada que inspire confianza.
Tenga en cuenta el idioma de la regin o el pas.
Eleccin de personal especializado. El personal
debe viajar unos das antes al evento.
Deben ser representantes de la empresa con poder de decisin y formacin tcnica que resuelva
cualquier inquietud.
Elaboracin de cronograma de actividades.
Contactar vuelos, hoteles y movilidad.

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Se recomienda participar cuando existe respaldo de entidades intermedias y organismos

especializados, como por ejemplo: cmaras
del sector, federaciones de comercio, que
convocan gran cantidad de empresarios y brindan al evento transparencia y seriedad.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

25

3.

Misiones exploratorias

3.1. Definicin
Este tipo de misiones no son de tipo comercial y generalmente se realizan en el marco de una feria internacional donde los empresarios interesados van
acompaados de un consultor o asesor especializado y
se constituyen en una excelente herramienta de investigacin de mercados, trabajo de campo, conocimiento de tecnologas, prcticas y procesos, entre otros para
los empresarios.

3.2. Objetivos de una misin exploratoria

Conocer el comportamiento y las tendencias de
la oferta y demanda de productos agrcolas y
agroindustriales.
26

Conocer los principales competidores a nivel local, nacional y mundial.

Conocer a los diferentes actores que conforman
la cadena productiva del mercado en estudio y
sus apreciaciones frente al comportamiento actual y tendencias futuras.
Clasificar y segmentar a los empresarios de la cadena y a los consumidores de productos y servicios agroindustriales.
Identificar las oportunidades que tiene los productos y servicios del sector e incrementar sus volmenes de participacin en el mercado internacional.

Es importante documentar la
experiencia de la misin
exploratoria como elemento
de apoyo para futuras misiones. Ya que esta informacin
puede enriquecer la toma de
decisiones en cuanto a la participacin en otros eventos
comerciales tales como feria,
misiones, ruedas, entre otros.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

27

4.

Ruedas de negocios

4.1. Definicin
Es un mecanismo eficiente a travs del cual se propician una serie de citas comerciales entre compradores
y oferentes. En general tiene un enfoque de demanda
mediante el cual el comprador selecciona la contraparte (oferente) con la que considera tenga oportunidad
de establecer algn tipo de intercambio ya sea; comercial, asociativo o de cooperacin.
Las ruedas de negocios tienen un componente presencial: implica realizar negociaciones simultneas entre
los empresarios, en un mismo lugar, con base en una
agenda de citas programadas que se le prepara a cada
participante por el organizador del evento. Estas entre28

vistas o negociaciones se realizan por medio de citas

cara a cara rigindose por un horario establecido y con
un orden acorde a la agenda.

4.2. Beneficios que ofrece la rueda de negocios

Los participantes a una rueda de negocios reciben los
siguientes beneficios.
Excelente herramienta para ofrecer productos a
una demanda identificada.

Establecimiento de mltiples contactos y relaciones directas con representantes de empresas, instituciones y organizaciones de inters de manera
rpida y eficiente.
Posibilidad de incrementar tanto actividades comerciales como de mercado.

Espacio de negocios donde se genera un contacto directo, abierto, en competencia y con flujos
de informacin y respuesta inmediata.
Gran oportunidad para conocer los productos de
la competencia, sus condiciones de oferta, sus
cualidades y las tendencias del mercado en general.

Promocin del portafolio productos y/o servicios.

Oportunidad de abrir espacio para nuevos negocios.

4.3. Etapas para realizar una rueda de negocios

Ampliacin de la informacin acerca del mercado.

Hacer un anlisis de la empresa para participar en una

rueda de negocios. Esta debe incluir:

Lograr alianzas empresariales e institucionales que

apoyen al sector.

4.3.1. Antes (planear y organizar)

Facilitar las negociaciones directas con los compradores y/o inversionistas y otros agentes de apoyo al sector.

Investigar las necesidades reales del potencial comprador (cantidades, recaudo, entregas).
Tener claro los productos que se van a ofrecer.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

29

Preparar material de entrega en la cita de negocios (brochures y catlogos).

Cumplir con el tiempo de las citas agendadas. La buena imagen de la empresa ayuda a asegurar la venta.

Alistar papelera y sello de la empresa para entrega de cotizaciones.

No apresurarse es ms valioso un negocio estable

a mediano o largo plazo, que una venta al detal
inmediata de poco impacto.

4.3.2. Durante (promocin y ejecucin)

La generacin de ventas se puede presentar en el
mediano y largo plazo.
Mostrar una imagen corporativa seria.
Acondicionar la lista de precios (teniendo en cuenta mrgenes de negociacin), precios de transporte, fletes, seguros, entre otros.
Entregar a los clientes (muestras sin valor comercial), obsequios de la empresa (opcional).
Tomar nota de los aspectos relevantes en la cita
de negocios y tratar de obtener el mayor provecho de esa informacin.
30

Autoevaluar la gestin empresarial, adoptar como

crtica constructiva los cambios que puedan sugerirle realizar a su producto, a mediano plazo esa
evaluacin le podr abrir nuevos mercados.
Ser puntual y concreto.
Entregar las tarjetas de presentacin que sean necesarias.
Evitar hablar de religin, poltica y otros temas
controversiales. Investigar con quien se va a entrevistar (Internet, recortes de prensa, nuevos proyectos del comprador).

4.3.3. Despus (evaluacin y seguimiento)

Realizar una retroalimentacin con la organizacin del evento.
Enviar cartas o correos electrnicos de
agradecimiento a los contactos realizados
en el marco de la rueda.
Preparar el plan de citas post- rueda (envo de cotizaciones, muestras, fichas tcnicas, entre otros).
Presentar el informe de resultados a su
empresa.
Realizar seguimiento a los contactos realizados.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

31

5.

Recomendaciones generales

Conocer a fondo y evaluar los objetivos de la

empresa al participar en una feria, misin o rueda
de negocio comercial agrcola o agroindustrial.
Identificar si cumple con los requisitos de calidad
que le exige el mercado de destino.
Disear un plan de negocios que le permita tener
claridad en los objetivos comerciales que requiera su producto o servicio.
Prever todas las herramientas publicitarias necesarias que estn al alcance de la empresa para el
logro de los objetivos comerciales.

32

Tener en cuenta que la participacin en estos eventos deben tener resultados contundentes en trminos de imagen y consolidacin de negocios a
corto, mediano y largo plazo.
Contar con una pgina Web que brinde informacin sobre la empresa y los productos o servicios
que ofrece.
Tener un plan de mercadeo y ventas que permite
una mayor claridad sobre los clientes, el mercado
y la demanda.
Considerar que no slo va a conseguir mercado
para los productos, en estos eventos, tambin hay

presencia de productores de materias primas,

insumos o servicios que pueden optimizar la produccin y/o bajar los costos de produccin.
Evaluar la capacidad de negociacin, en trminos de capacidad de produccin, costos de produccin, utilidades y capacidad de distribucin,
que le permita tener elementos de juicio reales y
le permitan cumplir con los potenciales compromisos comerciales.

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

33

6.

Ferias a nivel nacional e internacional

6.1 Nacional
A nivel nacional se realizan ferias profesionales del sector agrcola y
agroindustrial en las ciudades principales tales como Bogot, Cali y Medelln.

34

Entre las ferias ms importantes se encuentran:

ALIMENTEC
Bogot
Organizador: CORFERIAS
Esta feria se realiza cada dos aos y a la fecha va en su
V versin. Es el evento ms representativo de la industria nacional y latinoamericana en materia de alimentos procesados, hortifruticultura, bebidas, maquinaria,
equipamiento, suministros, empaques y servicios, que
trabajen el canal institucional.

AGROEXPO
Bogot
Organizador: CORFERIAS
Esta feria se realiza cada dos aos y a la fecha va en su
XVI versin. Se constituye en el principal certamen de
Amrica Latina para el desarrollo agrcola y pecuario.
Cuenta con la participacin de diversos pases tales
como; Alemania, Bolivia, Canad, Suiza, Blgica, Polonia, Francia, Reino Unido, Italia, Venezuela, Espaa,
Brasil, Mxico entre otros.
www.agroexpo.com

GASTRONOMIA
Bogot
Organizador: CORFERIAS
Esta feria se realiza cada ao y a la fecha va en su III
versin. Es la feria Gourmet por excelencia en la que
los amantes de la buena mesa encontrarn alimentos,
vinos, especies y variedad de sabores y elementos complementarios acompaada por show gastronmicos realizados por reconocidos chefs.
www.feriagastronomia.com

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

35

BIOEXPO
Todo Colombia
Organizador: Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

dinamizar el sector agropecuario con productos incluidos en la apuesta exportadora, hacia un modelo
exportador sostenible.
www.agrofuturoexpo.com

Esta feria se realiza cada ao y a la fecha va en su III

versin. Es un espacio de encuentro entre compradores y vendedores de productos con criterios ambientales, en el que confluyen iniciativas nacionales, regionales
y locales de empresas comprometidas con el medio
ambiente.
www.bioexpo.gov.co

PROFLORA
Cartagena
Organizador: ASOCOLFLORES

AGROFUTURO
Medelln
Organizador: Ministerio de Agricultura y Desarrollo
rural
Esta feria se realiza cada ao y a la fecha van en su II
versin. Evento acadmico y de negocios que busca
potencializar la utilizacin de tierras, nace con el fin de
36

Esta feria se realiza cada dos aos y a la fecha van en su

IX versin. Instrumento de promocin internacional de
la floricultura colombiana, convirtindose de igual manera en uno de los ms importantes eventos feriales en
el mundo.
www.proflora.org.co

6.2 Internacional

SIAL
Paris - Francia, Montreal - Canad, Shangai
- China, Buenos Aires - Argentina
Organizador: Comexposium

ANUGA
Colonia Alemania
Organizador: Koelnmesse
Esta feria se realiza cada dos aos y a la fecha va en su
XXX versin. Espacio de la exposicin que presenta las
ltimas tendencias del sector, se presentan todos los
nuevos productos y conceptos, est abierto solamente
a los visitantes comerciales. Expositores y visitantes de
todos los pases del mundo se encuentran en Anuga
para concretar negocios internacionales y hacer contactos.
www.anuga.com

Esta feria se realiza cada dos aos, sin embargo en sus

otras versiones en los otros tres pases se realiza cada
ao. SIAL destaca el dinamismo de la industria en el
mbito nacional e internacional en un marco de negocios. Es tambin el observatorio de las tendencias de
consumo mundial, acorde con los grandes retos del
mercado.
www.sial.fr
BIOFACH
Nuremberg - Alemania, Boston - USA, Tokio Japn,
Sao Paulo - Brasil, Mumbai - India, Shangai - China
Organizador: NrnbergMesse GmbH
Esta feria se realiza cada ao en todos los pases. Presenta una panormica completa mundial de productos

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

37

biolgicos, desde la produccin y certificacin hasta la

transformacin y comercializacin. Con seminarios, talleres y conferencias sobre los temas de mayor actualidad.
www.biofach.de

ALIMENTARIA
Barcelona Espaa, Ciudad de Mxico Mxico, Buenos Aires Argentina, Lisboa Portugal
Organizador: Alimentaria Exhibitions
Esta feria se realiza cada dos aos en Barcelona y a la
fecha va en su versin XVII, sin embargo en sus otras
versiones en los otros tres pases se realiza cada ao. Es
una de las principales ferias del mundo en el sector
que apuesta por la innovacin y la internacionalizacin
y se ubica como referente mundial y centro de compras internacional. Alimentaria conjuga la mxima especializacin de su oferta en exposicin a travs de sus
salones temticos para facilitar la visita y el negocio de
38

los profesionales asistentes. La totalidad de la industria

alimentaria queda representada en las trece reas de
producto.
www.alimentaria.com
FRUIT LOGISTICS
Berlin Alemania
Organizador: Messe Berlin GmbH
Esta feria se realiza cada ao y la fecha va en su versin
XVI. Esta feria comercial proporciona a las industrias
implicadas en el sector de frutas una oportunidad de
presentar toda la cadena de valor desde la siembra hasta la venta. Una de las atracciones de FRUIT LOGISTICA es su efectivo especializacin en grupos especficos,
en particular, ofrece a los expositores de pases en desarrollo as como a los recin llegados pases de Europa
Central y Oriental, la situacin ideal para el mercadeo
de sus productos exticos.
www.fruitlogistica.com

PMA - Fresh Summit

Todos Estados Unidos
Organizador: Produce Marketing Association

HORTIFAIR
Amsterdam Paises Bajos
Organizador: Hortifair

Esta feria se realiza cada ao y es uno de los ms grandes

eventos del mundo sobre frutas y vegetales frescos. Es un
espacio donde participantes provenientes de todas las
cadenas de suministros de frutas y verduras frescas y flores
del mundo se renen como una comunidad, con el fin de
aprender, establecer relaciones y hacer negocios.
www.pma.com

La ms grande, internacional y completa de las plataformas comerciales. Esta es una exposicin hortcola con
dos componentes: uno que trata de la tcnica de la
horticultura (invernaderos, materiales de aislamiento,
equipos y maquinaria de embalaje y riego, etc.) y el
otro que se enfoca a la floricultura (fertilizantes
agroqumicos, bulbos, semillas, plantas, etc.).
www.hortifair.com

AMERICAS FOOD AND BEVERAGE SHOW

Miami Estados Unidos
Organizador: Centro de Convenciones de Miami
Esta feria se realiza cada ao y la fecha ve en su versin
XI. Esta exposicin est enfocada a la comunidad latina de los Estados Unidos. y el intercambio comercial
con Amrica Central y del Sur.
www.americasfoodandbeverage.com

Cmo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrcolas y agroindustriales

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