LECCION 2

FORMULAS Y FUNCIONES
FRMULAS
Esta es una de las caractersticas ms importantes de una planilla de clculos. Permite establecer relaciones entre constantes, funciones y referencias a celdas de una forma fcil y accesible. Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos pudiendo utilizar los valores de las hojas de clculo. Una frmula siempre comienza por un signo igual (=). Por ejemplo: si la celda activa es B6 y all escribimos =2+4, el resultado ser 6 y es el valor que quedar almacenado en esa celda. Una frmula puede contener funciones, referencias, operadores y constantes.

INGRESAR DATOS EN UNA FRMULA

Veamos un ejemplo: A 1 2 3 4 5 6 7 1. En la planilla que se muestra, se ubica el cursor en la celda C2 y se escribe el signo =. 2. Se pica con el mouse en la celda A2. El usuario notar que automticamente en la celda C2 Excel escribi A2. 3. Se escribe el signo + 4. Se pica con el mouse en la celda B2. El usuario notar que automticamente en la celda C2 Excel escribi B2. 5. La frmula se ha completado (=A2+B2). Finalmente se pulsa Enter o Intro y Excel mostrar el resultado de la frmula, en este caso 30. En la celda C2 se muestra el resultado de la frmula escrita. Este es el mtodo ms cmodo y ms utilizado para ingresar frmulas de estas caractersticas. Tambin pueden ser ingresadas escribiendo con el teclado la totalidad de los caracteres, lo cual no es tan prctico y es mayor la probabilidad de cometer errores.
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B 20

10

Si se cambia el valor de una de las celdas A2 o B2, automticamente cambiar el valor de la celda C2, dado que su valor depende de los valores de estas celdas. Este reclculo automtico es una caracterstica muy importante en una planilla de clculos.

COMPONENTES DE UNA FRMULA

La siguiente imagen muestra los componentes de una frmula:

3
= Raz(144) * B6^3

1. Signo igual: toda frmula comienza con un signo igual. 2. Funciones: se pueden incluir en una frmula. En el ejemplo de la figura, la funcin Raz(144) calcula la raz cuadrada de 144. 3. Operadores: establecen las relaciones entre los componentes de una frmula. El operador ^ eleva un nmero a la potencia que indique el nmero que se encuentre a su derecha. En el ejemplo es 3. El operador * (asterisco) multiplica. 4. Referencias: es posible incluir referencias. B6 representa el valor de la celda B6. 5. Constantes: son nmeros o textos escritos directamente en una frmula, por ejemplo: 2.

Las funciones, como se explica en un apartado posterior, son frmulas predefinidas

que se incluyen en Excel para facilitar al usuario los clculos que desee hacer.

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculos e
indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se utilizarn en una frmula.

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OPERADORES Operadores aritmticos: Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como
suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, se utilizan los siguientes operadores aritmticos: Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Significado (Ejemplo) Suma (6+2) Resta (6-2) Negacin (-1) Multiplicacin (6*2) Divisin (6/2) Porcentaje (20%) Exponenciacin (6^2)

El orden en que se ejecutan las operaciones en una frmula o funcin es la normal en matemticas, pudindose alterar con el uso de los parntesis.

Operadores de comparacin: se pueden comparar valores con los siguientes

operadores:

Operador de comparacin = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) >= (signo igual o mayor que)

Significado (Ejemplo) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) Igual o mayor que (A1>=B1)

<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Cuando se comparan valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operador de concatenacin de texto: se utiliza el signo (&) para unir o
concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto & ("y" comercial)

Significado (Ejemplo) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Tucumn"&"Salta")
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Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los clculos con los
siguientes operadores: Operador de referencia : (dos puntos) , (coma) (espacio) ; (punto y coma) Significado (Ejemplo) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15) Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8) Separador de argumentos en funciones.

ALGUNOS EJEMPLOS DE FRMULAS

Frmula = 100+5 = 100-5 = 100*5 = 100/5 = 100^2 = A2*5 = (A2+B2+C2)/3 Resultado 105 95 500 20 10.000 50 20 Descripcin Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponenciacin Suponemos A2=10 Promedio. Suponiendo A2=15, B2=20, C2=25

Importante: Una de las caractersticas ms importantes y poderosas de las planillas

de clculos es el reclculo automtico que se realiza cuando el valor de una referencia involucrada en una frmula cambia. Si se toma el ejemplo de la frmula A2*5, y se cambia el valor en la celda A2 por 2, automticamente el valor del resultado de la frmula se recalcular y ser 10. Esto se aplica desde los ms simples esquemas hasta los ms complejos, y permite al usuario, entre otras cosas, hacer variaciones con los datos para comprobar la incidencia en los resultados finales. Lgicamente, cualquier cambio sobre datos que se utilicen para realizar clculos, implicar que Excel recalcular todas las operaciones que deriven de esos datos, relevando al usuario de esta tarea. EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Frmulas que se encuentra en el archivo Leccin 2 Ejercicio 1.xls

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MODIFICAR FRMULAS
Ubicando el cursor en la celda que contiene la frmula a modificar, Excel mostrar en la barra de frmulas la expresin en esa celda, como se muestra en la siguiente figura:

Colocando el puntero del mouse en la barra de frmulas, podremos modificarla escribiendo los cambios necesarios. Se debe notar que cuando se modifica una frmula se marcan con un recuadro de color a todas las celdas involucradas, pudindose ir a modificar directamente, en forma grfica, a esos recuadros y desplazarlos o modificarlos de manera de cambiar las referencias por medio del mouse, como se muestra a continuacin:

Ver las celdas involucradas puede ayudar a detectar posibles problemas en la frmula. Ms adelante se estudiar que se puede recurrir a herramientas para realizar revisiones con ms detalle.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Frmulas que se encuentra en el archivo Leccin 2 Ejercicio 1.xls

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FUNCIONES
Las funciones son frmulas predefinidas que se incluyen en Excel para ser utilizadas directamente por los usuarios. Sirven para realizar clculos usando valores especficos, denominados argumentos. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas: Ejemplo de suma: si las celdas A2=4, B2=10 y C2=7, aplicando la funcin suma: suma(A2;B2;C2) se obtendr como resultado 21. Ejemplo de raz cuadrada: si la celda A5 contiene el nmero 16, raz(A5) ser igual a 4

ESTRUCTURA DE UNA FUNCIN

4
= Suma(A2;B2;C2)

4 2 3

La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por puntos y comas (;) y un parntesis de cierre. 1. Signo igual. Toda funcin comienza con un signo igual. 2. Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, se debe seleccionar una celda y presionar MAYSC+F3 o hacer un clic en el botn fx que se encuentra en la barra de frmulas. Tambin desde la barra de mens se puede seleccionar Insertar y luego Funcin. 3. Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, textos, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias a celdas. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. 4. Parntesis de apertura y de cierre. 5. Separadores de argumentos. Se puede obtener Informacin sobre los argumentos escribiendo el nombre de la funcin seguido del parntesis de apertura. Aparece entonces una informacin sobre las herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba en cualquier celda =SUMA( . La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas que se incluyen en Excel y no para aquellas definidas por el usuario.
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ESCRIBIR UNA FUNCIN

Cuando se desea utilizar una funcin, esta se puede escribir directamente, lo cual tiene el inconveniente que requiere del usuario conocer la sintaxis exacta. Para ayudar a los usuarios que no cumplen este requisito se puede utilizar el Asistente para insertar funciones. Las funciones se encuentran agrupadas en categoras: Financieras Fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas Bsqueda y referencia Base de datos Texto Lgicas Informacin Cubo Tambin se incluyen en la lista Usadas recientemente Todas Cuando se elige utilizar una funcin por el mtodo descripto en el prrafo anterior, se abrir un cuadro de dilogo llamado Asistente insertar funciones, que es particular para cada funcin. Este asistente ayudar y guiar al usuario para escribir los datos en forma correcta. Asimismo, se suministra informacin sobre los datos que deben ser ingresados en cada campo del asistente

CMO UTILIZAR EL ASISTENTE PARA INSERTAR FUNCIONES

Es importante entender el funcionamiento de este asistente ya que se utiliza con mucha frecuencia. Para mostrar su funcionamiento utilizaremos el siguiente ejemplo: A 1 2 3 4 5 6 7 8 10 20 30 10 40 60 B C D E

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Se desea calcular el promedio de los nmeros contenidos en las celdas desde la A2 hasta la A7 y el resultado colocarlo en la celda A8. Primeramente se debe seleccionar la celda A9. Luego se debe oprimir el botn fx en la barra de frmulas. A continuacin se presentar el asistente para insertar funciones:

En este primer cuadro de dilogos se debe indicar la funcin a utilizar. Para ello se tienen varias alternativas: 1. En el campo buscar se puede escribir una palabra que describa a la funcin. Si la palabra escrita es promedio, el cuadro de dilogos presentar, entre la lista de funciones, la funcin promedio. Seguidamente se debe picar sobre el nombre de esta funcin y luego en el botn aceptar. 2. Desplegar la lista para seleccionar una categora. Una vez seleccionada la categora, en la lista de funciones se presentarn todas aquellas pertenecientes a esa categora. Se debe picar en el nombre de la funcin elegida y luego en el botn aceptar.

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A continuacin, se presentar un segundo cuadro de dilogos como el siguiente: Campos para ingresar argumentos Botn contraer. Sirve para minimizar el cuadro y acceder a la hoja para elegir los datos

Descripcin de la funcin Descripcin del campo

Este cuadro de dilogos, es particular para la funcin promedio, pero tiene componentes que son similares a la mayora de las funciones: Campos en donde se escribirn los datos para los argumentos de la funcin. La cantidad de campos y el tipo de datos que se debern escribir en ellos variar para cada funcin. A la derecha de cada campo se describe el tipo de dato. Una descripcin de lo que realiza la funcin. Una descripcin del campo que se actualiza a medida que es desplazado el cursor entre los campos. El resultado de la funcin segn los datos ingresados. Conocer el resultado a medida que se ingresan los datos, puede ser til si el usuario tiene una idea global del resultado que debera encontrar o si se comete un error en los datos y Excel no puede calcular la funcin. Un enlace para solicitar ayuda sobre la funcin.

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INGRESAR DATOS EN LOS CAMPOS DEL ASISTENTE PARA INSERTAR FUNCIONES: Los datos se pueden escribir teclendolos en forma directa o marcando las celdas en la hoja de clculos por medio del mouse. En caso de utilizar este ltimo mtodo, se debern seguir los siguientes pasos: Picar en el botn contraer que se encuentra a la derecha del campo que se est utilizando, de manera de minimizar el cuadro de dilogo y acceder a la hoja. Sobre la hoja, se debern seleccionar con el mouse (picando y/o arrastrando) las celdas requeridas. Una vez seleccionadas convenientemente, se debe oprimir Enter. Luego se reestablecer el cuadro de dilogo, mostrando el resultado de la accin anterior. Si fuese necesario, se ingresarn otros datos en los restantes campos del cuadro de dilogo. Al finalizar el ingreso de datos se picar en el botn Aceptar. Para nuestro ejemplo, se seleccionar el grupo de celdas contiguas entre A2 hasta A7, de modo que el cuadro de dilogo contenga los siguientes datos:

Picando en el botn Aceptar del cuadro, en la celda A9 se obtendr el valor promedio de las celdas elegidas. (promedio=30 en este caso)

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 1 que se encuentra en el archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls

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MODIFICAR UNA FUNCIN

Para modificar una funcin se puede seguir el siguiente procedimiento: Seleccionar la celda en donde se encuentre la funcin. La funcin aparecer en la barra de frmulas. Se podr modificar ahora a la funcin de varias maneras 3. Llevando el cursor a la barra de frmulas se pueden realizar los cambios que sean necesarios. 4. Haciendo doble clic en la celda, en lugar del valor aparecer la funcin, pudindose corregir la expresin que se encuentra en la misma celda. 5. Oprimiendo el botn fx que se encuentra en la barra de frmulas. Seguidamente se abrir el asistente para insertar funciones, ver figura anterior. All se podrn modificar los valores en los campos tal cual se indic en el apartado Cmo utilizar el asistente para insertar funciones . 6. Llevando el cursor a la barra de frmulas o haciendo doble clic sobre la celda en donde se encuentra la funcin, Excel marcar con unos recuadros a todas las celdas involucradas en la funcin. Dichos recuadros pueden modificarse moviendo los ajustadores de tamao. Esto provocar la modificacin de las celdas que participen en la funcin.

El botn autosuma
En las fichas Inicio y Frmulas se encuentra el botn autosuma cuyo cono es .

Es otra forma de utilizar la funcin Suma y Excel lo llama autosuma. Cuando se oprime este botn, se ingresa la funcin sumatoria o autosuma que es una de las ms utilizadas. Esta funcin permite sumar el contenido de un rango de celdas. Tiene la particularidad de proponer al usuario el rango de celdas que se encuentra ms cercano a la celda en donde se insertar esta funcin. El rango propuesto se muestra dentro de un recuadro de lneas de trazos en movimiento. Si es necesario, se puede modificar este rango arrastrando las lneas con el mouse. Finalmente se debe oprimir Enter. A la derecha del botn autosuma, se ha incluido un botn cuyo cono es una flecha hacia abajo, el cual permite desplegar un men de funciones de uso frecuente: suma, promedio, cuenta, mximo y mnimo. La inclusin de esta opcin permite acceder rpida y directamente a esas funciones de manera de agilizar el trabajo. Nota: cuando alguna funcin detecta que a su criterio, no se han incluido todas las celdas adyacentes posibles, muestra un mensaje de advertencia mediante una llamada. Picando en esta llamada se accede a una descripcin del posible error y la forma de solucionarlo.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 2 que se encuentra en el archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls
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Copiar datos
La opcin ms fcil y directa es en primer lugar seleccionar las celdas que contienen los datos a copiar. Seguidamente, oprimiendo el botn derecho del mouse se debe elegir la opcin Copiar. Las celdas seleccionadas se mostrarn ahora con un recuadro de lneas de trazo en movimiento. Luego, se debe seleccionar la celda a partir de la cual se copiarn los datos y oprimir el botn derecho del mouse. En el men contextual que se abre se debe elegir la opcin Pegar. Otro mtodo es seleccionando las celdas donde se encuentran los datos a copiar. Seguidamente se oprime el botn Copiar que se encuentra en la ficha Inicio de la Cinta de Opciones. Se lleva el puntero del mouse a la celda a partir de la cual se copiarn los datos y se oprime el botn pegar. Aparecer una etiqueta llamada etiqueta inteligente. Pulsando en ella, se podr elegir el tipo de copiado a realizar. Los distintos tipos de copiado se analizarn en secciones posteriores. Al finalizar se oprime la tecla escape ESC. Nota: se puede copiar el mismo dato de una celda en varias otras celdas. Tambin se pueden copiar los datos marcados, varias veces en distintos lugares de la hoja o en otras hojas.

Copiar frmulas
Excel permite copiar o propagar una frmula hacia otras celdas de la hoja. Salvo que se le indique lo contrario, esta propagacin se realiza actualizando las referencias a las celdas involucradas, lo cual es una accin muy utilizada. Por ejemplo, supongamos la siguiente tabla. En ella se desean calcular en las celdas de la columna D el producto de los contenidos de celdas de las columnas B y C a lo largo de todas las filas:

En lugar de escribir una por una las frmulas en cada una de las celdas D, se puede escribir la frmula en la primera celda D, es decir, se escribe en D2 la expresin =B2*C2. Luego de oprimir Enter se ver el resultado de la frmula, en este caso 450. Ahora se copiar, o propagar, la frmula (no el resultado) hacia las restantes celdas D. Para ello hay que situarse en la celda D2. Se notar que esta celda tiene a su alrededor un recuadro con una lnea ms gruesa y que en su vrtice inferior derecho hay un pequeo cuadrado negro llamado el controlador de celda o controlador de relleno.
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Situando el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, se notar que la forma del puntero cambia de una cruz blanca a una negra. Esto significa que podemos propagar la frmula de la celda, simplemente arrastrando el controlador de celda para abarcar otras celdas (en este caso el rango desde D3 hasta D5). Inmediatamente en las celdas mencionadas veremos el resultado del producto de las celdas B y C de su misma fila. Seleccionando las celdas de la columna D, se notar que la frmula de cada celda, que aparece en la barra de frmulas, es la misma frmula de producto de la primera celda, pero han cambiado los nmeros de referencia. Es decir que seleccionando la celda D4, la frmula que se ver ser =B4+C4. Este tipo de copiado se debe a lo que se llama en Excel direccionamiento relativo. Se puede copiar una frmula en otra celda mediante los botones de copiar y pegar. Este tipo de copia se realizar utilizando el direccionamiento relativo mencionado anteriormente. Es decir: si la celda D2 contiene la frmula =B2+C2 y es copiada a la celda D10, esta ltima celda contendr la frmula =B10+C10.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 3 que se encuentra en el archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls

Direccionamiento absoluto Ya hemos visto que el direccionamiento relativo tiene ventajas y se puede utilizar en diversas situaciones. Pero en otras ocasiones, es necesario que la referencia a una celda sea siempre la misma. En ese caso la celda debe escribirse con signos $ antes de cada coordenada. Por ejemplo si deseamos referenciar con direccionamiento absoluto a la celda F8 deberemos escribirla como $F$8. Excel, para facilitar esta escritura permite que escribamos la referencia normalmente, F8 en nuestro caso, y luego oprimamos la tecla de funcin F4. Eso transforma a F8 en $F$8.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Funciones 4 que se encuentra en el archivo Leccin 2 Ejercicio 2.xls

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