DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES

En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organizacin, estas funciones o actividades son las siguientes:

Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin. Compra de materiales. Recepcin e inspeccin de materiales. Almacenamiento y entrega de materiales. Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales.

A continuacin se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales.

1. Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin

En las empresas que tienen gran volumen de produccin o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin son las siguientes:

Disear el producto. Especificar los materiales a comprar. Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos. Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes rdenes de produccin o procesos productivos.

2. Compras Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos formatos: la Requisicin o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.

El departamento de compras tiene las siguientes funciones: Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales. Solicitar cotizaciones de los proveedores. Elaborar y emitir la orden de compra. Garantizar que los artculos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

3. Recepcin e inspeccin de los materiales

Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepcin e inspeccin de los materiales se encuentran:

Recibir el material con la respectiva orden de entrega. Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra. Verificar la cantidad y calidad del material. Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro. Si se presentan irregularidades, no recibir el material. Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepcin. El formulario usado para el control de la recepcin de los materiales es el Informe de Recepcin.

4. Almacn

En algunas empresas pequeas el almacn puede ser un anexo del departamento de recepcin y la persona encargada, tanto de la recepcin como almacenamiento de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacn es responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:

Recibir el material junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra.

 Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex). Recibir el formulario Solicitud o Requisicin de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los tems de costo unitario y costo total. Enviar a produccin los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud. Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al mtodo de valuacin. Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de mximos y mnimos de materiales establecidos o cualquier otro mtodo de reposicin del inventario. Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolucin de Compras. Preparar Resumen de Requisicin de Materiales para el departamento de costos.

En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacn y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolucin de Compras. Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacn son: el Informe de Recepcin y la Requisicin de materiales respectivamente, los cuales se describirn posteriormente.

5. Contabilidad

Como medio de control de los materiales, tambin se debe considerar lo referente a la contabilizacin de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

Recibir la factura del proveedor. Chequear con la orden de compra. Recibir informacin del almacenista sobre los materiales recibidos. Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales. Recibir copia de la requisicin de materiales

 Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricacin. Afectar la orden de produccin o los procesos productivos.

TRATAMIENTO DE LAS DEVOLUCIOPNES DE MATERIALES DESDE EL ALMACN DE MATERIALES AL PROVEEDOR

La devoluciones de materiales desde los almacenes hasta el proveedor, son denominadas devoluciones al proveedor. Estas devoluciones son de materiales (directos, indirectos o suministros) correspondientes a compras contabilizadas y por tanto ameritan ser registradas como salidas de los inventarios de materiales y suministros, mediante un asiento de reversin del asiento de compra por el valor que corresponda a la devolucin.

DEVOLUCIN DE MATERIALES AL PROVEEDOR a) A igual precio

DEBE
Cuentas por pagar Inventario de materiales 180.000

HABER
180.000

b) A precio distinto

DEBE
Cuentas por pagar Costos indirectos fabricacin Inventario de materiales de 180.000 50.000

HABER

230.000

La ilustracin siguiente muestra todas las clases posibles de devoluciones: