Curso: Excel 2007 Tema 2: Manejo bsico de Excel

Tema 2: MANEJO BSICO DE EXCEL

NDICE SELECCIN DE CELDAS CMO NOS MOVEMOS POR LA HOJA DE CLCULO? AUMENTAR O DISMINUIR EL TAMAO DE FILAS Y COLUMNAS INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS DESHACER / REHACER CORTAR, COPIAR, PEGAR Y SUPRIMIR EL CONTENIDO DE CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN LA HOJA O EN OTRA HOJA DEL LIBRO INSERTAR / ELIMINAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS COPIAR UNA HOJA DE CLCULO CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA INSERTAR OBJETOS EN LA HOJA DE CLCULO

OBJETIVOS
Familiarizarnos con el entorno de trabajo de Excel.

SELECCIN DE CELDAS
Ya vimos en el tema anterior que una hoja de clculo es un programa capaz de realizar clculos ms o menos complejos que se actualizan ante cualquier variacin o modificacin de los mismos de forma automtica. Los datos para trabajar se introducen en CELDAS; la celda seleccionada en la cual se puede introducir informacin se llama CELDA ACTIVA, y se identifican por una referencia columna-fila. Si nos fijamos bien, en la esquina inferior derecha hay un cuadrito negro que se llama AUTORRELLENO o CONTROL DE RELLENO. Ms adelante hablaremos de l.

En este caso, la celda activa es B2, y as aparece en el CUADRO DE NOMBRES.

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FORMAS DE SELECCIONAR CELDAS

Para seleccionar una celda, hacemos un clic sobre ella. Esta celda pasa a ser la CELDA ACTIVA.

Para seleccionar varias celdas seguidas, hacemos clic sobre la primera; sin soltar el ratn arrastramos hasta la ltima celda que queramos seleccionar. Todas las celdas seleccionadas aparecen bordeadas con una lnea gruesa. Todas menos la celda activa (en la que se inici la seleccin) estarn sombreadas. Cuando se seleccionan varias celdas, hablamos de RANGO DE CELDAS. En este caso hemos seleccionado el rango B2:B5 (esto se lee: desde B2 hasta B5) De todas formas, hay que tener en cuenta que aunque se hayan seleccionado varias celdas seleccionadas, sigo teniendo una sola celda activa: B2. Esta seleccin consecutiva de celdas se puede hacer tambin en filas. En este caso hemos seleccionado el rango B2:C2

Para seleccionar varias celdas no consecutivas, basta con tener pulsada la tecla mientras se est realizando la seleccin. Hemos hecho esta seleccin: A1:A4;C2:D2;D4 Para indicar que las celdas o grupos de celdas no son consecutivas, se introduce el signo (;).

Para seleccionar una fila entera, se hace clic sobre el nmero de fila.

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Se pueden seleccionar varias filas, consecutivas o no, utilizando la tecla , segn vimos anteriormente.

El mismo proceso puede realizarse con las columnas, pero en este caso haremos clic sobre los ttulos de columna. Para seleccionar una hoja, se hace clic sobre el cuadro interseccin de los ttulos de fila y de columna: Tambin se puede utilizar la combinacin de teclas + (se mantiene pulsada la tecla ). mientras

se hace un toque en

Una vez hecha cualquier seleccin, puedo aplicar todas las opciones de la barra de herramientas ESTNDAR (cortar, copiar, pegar) y FORMATO (letra, tamao de letra, alineacin del contenido de la celda) La hoja activa del libro se reconoce porque su pestaa tiene un color distinto. Para seleccionar varias hojas del libro, haremos clic sobre la primera, y manteniendo pulsada la tecla hacemos clic sobre las que se quieran seleccionar. En este caso se han seleccionado Hoja1 y Hoja2. Pero esta seleccin no produce los mismos efectos que la anterior (podemos ver que las celdas no han cambiado de color).

CMO NOS MOVEMOS POR LA HOJA DE CLCULO?

Nos podemos mover por la hoja de clculo de varias formas:

DENTRO DE UNA HOJA DE CLCULO

Con las teclas de direccin Con las barras de desplazamiento horizontal y vertical.

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Si estamos en cualquier parte de una hoja y queremos ir al principio de forma rpida, usaremos la combinacin de teclas mantiene pulsada la tecla mientras se hace un toque en + + ). . (se

Para ir a la ltima celda con datos introducidos, usaremos lleva a la primera celda activa de la fila actual. desplaza hacia abajo la hoja de clculo. desplaza hacia arriba la hoja de clculo.

+ : desde la posicin en que nos encontremos, lleva a la primera celda utilizada de la columna actual. Si no hay ninguna usada, va a la primera celda de la columna. + : desde la posicin en que nos encontremos, lleva a la ltima celda utilizada de la columna actual. Si no hay ninguna usada, va a la ltima celda de la columna. + : desde la posicin en que nos encontremos, lleva a la ltima celda utilizada de la fila actual. Si no hay ninguna usada, va a la ltima celda de la fila. + : desde la posicin en que nos encontremos, lleva a la primera celda utilizada de la fila actual. Si no hay ninguna usada, va a la primera celda de la fila. + + : pasa a la siguiente hoja de clculo. : pasa a la hoja de clculo anterior.

DENTRO DEL LIBRO

Para ir de una hoja a otra, haremos clic sobre ella; pero cuando tenemos abiertas ms hojas de las que nos permite su rea de visualizacin, tendremos que hacer uso de los botones del navegador de hojas.

A TRAVS DEL CUADRO DE NOMBRES

Para ir a una celda, se escribe su direccin y se pulsa .
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AUMENTAR O DISMINUIR EL TAMAO DE FILAS Y COLUMNAS

Consiste en variar el tamao de TODA la fila o columna seleccionada (si se seleccionan varias filas o columnas a la vez, todas varan el tamao al especificado). El proceso para aumentar una o varias filas o columnas es el mismo: lo primero que hay que hacer es seleccionar una o varias filas o columnas.

Establecer el tamao de forma manual

Nos situamos en el borde derecho del ttulo de celda de una de las filas o columnas seleccionadas; cuando el cursor cambie ( aproximadamente), hacemos clic y arrastramos hasta la posicin deseada.

Establecer un tamao fijo elegido por nosotros

Desde la cinta INICIO / bloque CELDAS / FORMATO... seleccionamos Alto de fila o Ancho de columna, y se rellena el cuadro de dilogo.

Seleccionando la(s) fila(s) o columna(s), en los ttulos se hace clic con el botn derecho del ratn; y del men contextual seleccionamos Alto de fila o Ancho de columna.

Ajustar el tamao al de la celda con ms contenido. Podemos elegir

entre: la opcin AUTOAJUSTAR (alto de fila o ancho de columna) de la cinta INICIO / bloque CELDAS / FORMATO.

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o situarnos en el borde derecho del ttulo de la fila o columna y hacemos un doble clic.

INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS

En cada celda slo se puede introducir un dato; la longitud del mismo no es importante, aunque hay que tener en cuenta algunos aspectos: Si el contenido de la celda es mayor que el ancho de la columna, se mostrar completo siempre que la celda contigua est vaca. Si la celda contigua tiene informacin, slo se mostrar lo que hay en el ancho de la celda. Pero esto no significa que se pierda el contenido, que aparecer completo en la barra de frmulas al seleccionar la celda, o se editar haciendo doble clic en la celda que lo contiene. Si el contenido es numrico, y la celda presenta el aspecto , slo significa que ese nmero es muy grande; posibles soluciones: o se aumenta el tamao de la columna, o se disminuye el tamao de letra.

En el tema anterior comentamos que en una hoja de clculo se poda introducir texto, nmeros y formas; vamos a especificar: Texto: caracteres alfanumricos que no se van a utilizar para realizar operaciones matemticas; aparecen alineados a la izquierda de la celda. Fechas: normalmente, formato da/mes/ao (aunque se puede escribir separando con ). Excel las considera nmeros. Horas: nmeros separados con : aparecer: segundos). Nmeros: aparecen . En la barra de frmula

(permite introducir horas, minutos y

alineados

la

derecha

de

la

celda.

Los nmeros se escriben sin especificar los puntos de miles. Eso lo asignar el programa. Los decimales s que hay que escribirlos, y se puede utilizar tanto la coma del teclado alfanumrico como el punto del teclado numrico.

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Frmulas: Permiten realizar clculos matemticos. Para introducir una frmula es necesario poner el signo = porque si no, Excel no entiende que queremos realizar una operacin.

Funciones: Son frmulas predefinidas en el programa.

Para introducir datos basta con situarnos en la celda, activarla, escribir, y darle a la tecla . Es el equivalente a hacer clic sobre el botn INTRODUCIR situado en la barra de FRMULAS y que aparecer cuando se active sta . Si mientras escribimos en una celda cambiamos de opinin, y no queremos que aparezca ese contenido, haremos clic sobre el botn CANCELAR (tambin se puede pulsar la tecla ).

Tambin se pueden usar las teclas de direccin para salir de la celda activa.

Para borrar datos de una o varias celdas, basta con hacer la seleccin y pulsar la tecla . Tambin se eliminan datos de una celda si se escriben nuevos datos en ella. Si necesitamos modificar un dato (una falta de ortografa, por ejemplo), lo haremos desde la barra de FRMULAS: cuando se activa una celda con datos, en la barra aparece el contenido de la celda; se escribe, borra Otros procedimientos para modificar datos: haciendo doble clic en la celda para editarla, o pulsando si est activa.

Copia los siguientes datos en una hoja de clculo. Aumenta el tamao de las columnas cuando sea necesario. Guarda el archivo con el nombre HT1.

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DESHACER / REHACER
Si hacemos alguna accin y no nos gusta el resultado, utilizando el botn DESHACER volvemos a la situacin anterior; si cambiamos de opinin, utilizamos el botn REPETIR . Ambos estn en la barra de INICIO RPIDO (aunque inicialmente no est REPETIR, hay que activarlo Tema 7). Para deshacer una accin no inmediata, se busca en la lista que aparece en , al lado del icono.

CORTAR, COPIAR, PEGAR, SUPRIMIR EL CONTENIDO DE CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN LA HOJA O EN OTRA HOJA DEL LIBRO
Para realizar cualquiera de estas acciones, lo primero que hay que hacer es seleccionar lo que queremos cortar o copiar para luego pegar, o suprimirlo.

CORTAR PEGAR
Usaremos la opcin CORTAR cuando queramos mover el contenido de una o varias celdas a otro lugar del libro. Se puede seguir cualquiera de los siguientes pasos: Para cortar: seleccionamos el contenido a mover. o o Desde la cinta INICIO / bloque PORTAPAPELES / Utilizar la combinacin de teclas +

Para pegar: nos situamos en el lugar del libro donde queremos que se inserte lo copiado. o o Desde la cinta INICIO / bloque PORTAPAPELES / Utilizar la combinacin de teclas +

COPIAR PEGAR
Usaremos la opcin COPIAR cuando queramos realizar una copia del contenido de una o varias celdas en otro lugar del libro. Se puede seguir cualquiera de los siguientes pasos:
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Para copiar: seleccionamos el contenido a mover. o o Desde la cinta INICIO / bloque PORTAPAPELES / Utilizar la combinacin de teclas +

Para pegar: nos situamos en el lugar del libro donde queremos que se inserte lo copiado. o o Desde la cinta INICIO / bloque PORTAPAPELES / Utilizar la combinacin de teclas +

Cuando se ha seleccionado algo para copiar, aparece una fila de hormigas que no se quita despus de haber realizado el pegado; desaparecer al cabo de un rato, o cuando copiemos otra celda.

SUPRIMIR
Para suprimir el contenido de una o varias celdas las seleccionamos y pulsamos la tecla .

INSERTAR / ELIMINAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

INSERTAR
Para insertar una fila, seleccionamos la celda sobre la cual queremos aadir una nueva fila. Desde la cinta INICIO / bloque CELDAS / INSERTAR FILAS DE HOJA. INSERTAR /

Para insertar una columna, seleccionamos la celda a la que vamos a aadir a su izquierda la nueva columna. Desde la cinta INICIO / bloque CELDAS / INSERTAR COLUMNAS DE HOJA. INSERTAR /

Tambin se puede utilizar el men contextual (clic sobre los ttulos de fila o columna) y seleccionar INSERTAR.
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Para insertar varias filas o columnas, el procedimiento es el mismo, pero la seleccin se hace con el nmero de celdas que queramos insertar (y da igual que las celdas tengan contenido: no se va a modificar). Para insertar una hoja, haremos clic en la cinta INICIO / bloque CELDAS / INSERTAR / INSERTAR HOJA. Tambin se aade una hoja nueva haciendo clic sobre INSERTAR HOJA DE CLCULO situado al final del SELECTOR DE HOJAS DE TRABAJO.

ELIMINAR
Para eliminar una fila, seleccionamos la celda (o el encabezado de fila). Desde la cinta INICIO / bloque CELDAS / ELIMINAR / ELIMINAR FILAS DE HOJA. Para eliminar una columna, seleccionamos la celda (o el encabezado de columna). Desde la cinta INICIO / bloque CELDAS / ELIMINAR / ELIMINAR COLUMNAS DE HOJA. Tambin se puede utilizar el men contextual (clic sobre los ttulos de fila o columna) y seleccionar ELIMINAR.

Para eliminar varias filas o columnas, el procedimiento es el mismo, pero la seleccin se hace con el nmero de celdas que queramos eliminar (pueden ser varias filas y columnas a la vez). Para eliminar una hoja, haremos clic en la cinta INICIO / bloque CELDAS / ELIMINAR / ELIMINAR HOJA. Tambin, haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa de la hoja a eliminar: seleccionamos ELIMINAR del men contextual. En ambos casos aparecer un mensaje:

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COPIAR UNA HOJA DE CLCULO

Clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa de la hoja a copiar: seleccionamos la opcin MOVER O COPIAR del men contextual. Para hacer una copia de la hoja de clculo actual, seleccionaremos dnde la queremos copiar (si queremos hacerlo en otro archivo, previamente debe estar abierto), y en qu posicin. No olvidar marcar CREAR UNA COPIA. Con esta opcin, se aade una nueva hoja a nuestro libro. Tambin se puede copiar una hoja de clculo haciendo clic en el cuadro de seleccin de hoja (situado en el hueco entre la fila 1 y la columna A). Se copia (clic en cinta INICIO / bloque PORTAPAPELES / ); nos situamos en la .

celda A1 de la hoja en la que queremos hacer una copia, y clic en PEGAR

CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA

Para cambiar el nombre a una hoja, nos situamos sobre su pestaa; sacamos el men contextual haciendo clic con el botn derecho del ratn, y elegimos la opcin CAMBIAR NOMBRE. El nombre de la hoja pasa a estar marcado en negro; escribimos el nuevo nombre, y pulsamos cualquier zona de la hoja). (o en
Y ya que estamos, podemos investigar qu otras cosas se pueden hacer desde este men contextual

Tambin, haciendo doble clic sobre el nombre de la hoja , ste se selecciona y podemos escribir el nuevo.

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Desde la cinta INICIO / bloque CELDAS / FORMATO / apartado ORGANIZAR HOJAS / CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA. El nombre de la hoja se selecciona escribir en nuevo nombre. ; basta con

Abre el archivo HT1. Haz una copia de la hoja. Cambia el nombre de la hoja copiada a PRUEBAS, y haz que tenga el siguiente aspecto:

INSERTAR OBJETOS EN LA HOJA DE CLCULO

Desde:

la ficha INSERTAR / bloque ILUSTRACIONES

,o

la ficha INSERTAR / bloque TEXTO

podemos insertar imgenes, formas, SmartArt, cuadros de texto, WordArt El procedimiento de trabajo es similar al estudiado en Word.

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