Capitulo 4 Formulacin de la Problemtica La problemtica de una empresa es el futuro que le depara su conducta y la de su medio ambiente.

El proposito de formular la problemtica es identificar la naturaleza de estas amenazas, a menudo ocultas y sugerir los cambios que incrementen la capacidad de la empresa para sobrevivir y medrar. La formulacion de la problemtica requiere 3 tipos de estudio: Un analisis de sistemas es la descripcin detallada del estado en que se encuenta la empresa y como influye en su medio ambiente Un analisis de obstrucciones dentificacion y definicin de las obstrucciones que impiden el desarrollo de la empresa !reparacin de proyecciones de referencias E"trapolaciones de la actuacin de la empresa, desde su pasado reciente #acia el futuro - Analisis de sistemas La planificacin eficiente de la empresa requiere para su implementacion de una descripcin globaly co#erente del estado actual de la empresa y del medio ambiente, de cmo opera, en quien o en que influye, por quien es influenciada y como. Un analisis de sistemas debe estar dirigido a responder las siguientes preguntas: $. %&omo se definira el sistemas para el que se va a planear' (e tendran que especificar claramente los limites del sistemas ). %En que ramo o ramos se encuentra la empresa' 3. %&omo esta organizado la empresa' *la realizacin de un organigrama+ ,. %&mo opera realmente la empresa' Estas preguntas se pueden mostrar mas claramente por medio de flu-ogramas donde me va a mostrar como suministran los distintos proveedores, como se distribuyen los productos y a quien. El analisis de sistemas generalmente tiene valiosos efectos colaterales. .evela que operaciones no estan controladas correctamente / Obstrucciones para el desarrollo

Las restricciones para el crecimiento de una organizacin se encuentran primordialmente en su medio ambiente, en cambio las restricciones para su desarrollo se localizan en el interior de ella. Las principales obstrucciones para el desarrollo de una organizacin generalmente son autoimpuestas, inconscientemente. 0ic#as obstrucciones son dos tipos: discrepancias y conflictos. Las discrepancias internas Una discrepancia es la diferencia entre lo que una organizacin cree que es y lo que realmente es. Las discrepancias son de cinco tipos:

Los fines de la organizacin o Un observador ob-etivo puede detectar que una organizacin no siempre se dirige a los fines metas, ob-etivos e ideales que dice perseguir. 1recuentemente e"iste una gran diferencia entre lo que se predica y lo que se practica. &uando una compania se fi-a en tales inconsistencias, sus directores invariablemente respnden con racionalizaciones que solo ellos convecen. 2ales racionalizaciones generalmente defienden la moralidad de la compa34a. !or ultimo una organizacin puede no estar dirigiendose al ob-etivo que proclama perseguir. !or el contario puede star persiguiendo un ob-etivo que no proclama y ni si quiera esta consiente. Los medios de la organizacin o Esta incongruencia tiene que ver con los medios que una corporacion proclama o cree que utiliza en la persecucin de sus fines y los medios que realmente usa. Organizacin de los recursos o Esta discrepancia esta relacionado con creencias acerca de la calidad y el uso de los recursos de que dispone la empresa. Estos recursos son: el personal, las instalaciones y el equipo5 los materiales y la energia5 la inormalidad y el dinero Estructura organizacional y administracion o Esta discrepancia se relaciona con la manera en la que se organiza y se administra la persecucin de los ob-etivos. 6uc#os de los que estudian las organizaciones #an diferenciado la estructura organizacional formal o proclamada de la estructura informal o real donde puede #acer posible la supervivencia de la organizacin o constituir la mayor amenaza para su supervivencia Los participants de la organizacin y el medio ambiente Esta discrepancia se relaciona con las suposiciones acerca de los participantes y el medio ambiente.7eneralmente estas suposiciones sirven de base para las politicas y la estrategia de la empesa. El medio ambientede la empresa esta constituido en ) partes. 1. La parte transaccional que consiste en los individuos, las organizaciones y las instituciones con las que interactua la empresa directamente 2. La parte conte"tual consiste en la parte del ambiente que no es transaccional. Esta tiene poca o ninguna influencia o control sobre el medio ambiente.

escubrir discrepancias Es conveniente documentar bien los efectos nocivos que producen en la organizacin, antes de emprender cualquier accion al respecto.

El analiis eficiente de las discrepancias requiere perceptividad para detectar las inconsistencias, asi como de e"perienias profesionales. En todas las empresas e"isten personas conscientes de las discrepancias con alguien que respete sus anonimato y que pueda #acer algo. Las personas e"ternas que por alguna razn traba-an temporalmente dentro de una compa34a, con frecuencia reciben multitud de tales relevancias, una vez que #an resultado ser confiables. Conflictos La eliminacin de los conflictos es necesaria para incrementar la capacidad de satisfacer los deseos propios y los de los otros, osea para desarrollarse. E"isten conflictos cuando dos o mas deseos interactuan de tal modo que el progreso #acia uno de ellos impide el avance #acia los demas. !uede #aber conflictos de deseos dentro de un individuo, dentro de una organizacin o entre ellos. Los diferentes tipos de conflictos que se pueden presentar son: nternos de los individuos que forman parte de la empresa Entre dic#os individuos Entre los individuos y la empresa o unidades de ella 0entro de las unidades Entre las unidades del mismo nivel de la empresa Entre las unidades de distintos niveles o entre las unidades y la empresa 0entro de la empresa como un todo Entre la empresa y los grupos organizaciones e instituciones e"ternas y la sociedad / Proyecciones de referencias Una proyeccion de referencia es una e"trapolacin de una caracteristicas de actuacin que #aya tenido un sistema desde el pasado reciente y que probablemente tendra en el futuro, suponiendo que no ocurrira ningun cambio significativo en su conducta ni en la de su medioambiente. Las proyecciones de referencia normalmente se #acen utilizando las principales unidades de medicion empleadas por la empresa . Las proyecciones muestran claramente la necesidad de cambiar las suposiciones de la empres, y de e"plorar otros futuros, aparte del que la administracion espera y desea. El segundo principio esta relacionado con la provision y el consumo de recursos criticos. / Los escenarios de referencias Las proyecciones de referencias que resulten relevadoras se pueden combinar con los resultados de los analisis de sistemas y obsrucciones,en un escenario que muestre que futuro le espera a la empresa si no ocurren cambios significativos en su conducta o en la del medio ambiente. En este escenario de referencia en donde puede relevarse me-or la problemtica de la empresa. (i esta correctamente #ec#o mostrara que la problemtica corriente es el resultado de lo que la empres actualmente elo que #izo en el pasado y de lo se le #ace a ella. 2ambien debe relevar que cambios se tienen que #acer para evadir la problemtica. El proposito de este escenario es revelar las consecuencias que tendra la conducta actual y las

suposiciones de la empresa. 2iene por ob-eto llamar la atencin #acia los verdaderos problemas y permitir que se perciba su naturaleza y sus interacciones

Capitulo ! El dise"o #dealizado

Los fines que son los resultados que persiguenlas accione5 son 3 tipos: Las metas son los fines que se espera alcanzar dentro del periodo cubierto por el plan Los ob-etivos son los fines que no se espera alcanzar sino #asta despu8s del periodo para el que se planea, pero #acia los que si se puede avanzar dentro de este periodo Los ideales son los fines que se suponen inalcanbles pero #acia los cuales se cree que es posible avanzar

Las metas se pueden considerar como medios para alcanzar los ob-etivos. Los ob-etivos se pueden considerar como medios para perseguir ideales. La seleccin de los ideales constituye el meollo de la planeacion interactiva. &uando se trata de un sistema que todav4a no esta en funcionamiento, dic#a seleccin se #ace a travez del dise"o idealizado$ 2ratandose de sistemas ya en funcionamiento, se requiere de un redise"o idealizado$ 2anto el dise3o como el redise3o son la concepcin del sistema que a los dise3adores les gustaria tener en este momento. El dise3o idealizado de un sistema debe ser: %$ &ecnicamente Factible (ignifica que el dise3o no debe incorporar ninguna tecnologia que actualmente sea desconocida o inaplicable '$ Operacionalmente (iable significa que el sistema debe ser capaz de sobrevivir una vez que est8 en funcionamiento )$ Capaz de rapido aprendisa*e y adaptacin !uede ser satisfec#o unicamente si se cumple con las siguientes 3 condiciones: Los participantes del sistema deben poder modificar el dise3o siempre que lo deseen. Esto es deseable debido a que la informacin relevante5el conocimiento, la comprensin y los valores de los participantes cambian con el paso del tiempo, particularmente como resultado de sus esfuerzos para realizar el dise3o El #ec#o que en cualquier proceso de dise3o, surgen preguntas para las que no se disponen de respuestas ob-etivas. Los requerimientos que se aplican a tales topicos de dise3o impiden su solucion arbitraria o sub-etiva. !or lo tanto, se deben mane-ar incorporando los procesos

necesarios al dise3o e"perimental para resolverlos. Esto permitira al sistema dise3ado aprender sistemticamente de su propia e"periencia, para me-orar su dise3o con el paso del tiempo. 2odas las decision que se #agan dentro del sistema dise3ado esten su-etas a control. Esto significa que se que se debe monitorear los efectos esperados de cada decision y de las suposiciones sobre las que se basan estas e"pectativas. 2al sistema de control incluye un subsistema de vigilancia del medio ambiente, que revele los cambios que no se anticiparon durante la preparacin del dise3o idealizado. 0e este modo sera posible la adaptacin a los cambios inesperados

En s4ntesis, el producto de un dise3o idealizado no es un sistema ideal, ya que es susceptible de ser me-orado y de me-orarse el mismo. !or lo tanto no es un sistema perfecto ni utopico. (e trata del sistema mas eficaz que persigue ideales concebibles por los dise3adores. Los 3 pasos que intervienen en el dise3o son: $+ (eleccionar una mision. )+ Especificar las propiedades deseadas del dise3o.3+ 0ise3ar el sistema La +eleccin de la mision Una mision es un proposito muy general que proporciona a todos los integrantes de una organizacin y a todas sus acciones un sentido de proposito. Una mision puede movilizar a una organizacin para realizar cualquier accion. Una mision es un proposito que integra los papeles multiples que desempe3a un sistema. (in tal proposito general, cualquier corporacion o sistema con propositos, carecera de co#esin y capacidad de planear para s4 mismo de manera integrada. (in una mision general el sistema solo podra planear independientemente para sus distinto papeles. La mision debiera ser un proposito deseable para todos los integrantes y participantes de la organizacin. Especificacion de las propiedades deseadas para el dise"o Una vez que se formule una mision, aun cuando sea tentativamente, es conveniente especificar las propiedades con las cuales dotaria idealmente al sistema dise3ado. El dise"o del sistema

Es necesario determinar como se obtendra cada caracter4stica especificada:que es lo que debe #acese dotar a la empresa o a sus actividades con ella. El dise3o es un proceso acumulativo. Una vez que se #ayan completado los elementos del dise3o, se recomienda verificar su factibilidad tecnologica, una vez establecido se deben ensamblar e integrar en un cuadro global y coordinad, un escenario del todo
ise"os limitados o ilimitados

(u dise3o siempre estara restringido por la naturaleza del sistema o sistemas que lo contengan. 9 causa de estas restricciones, es deseable preparar dos preparar dos versiones separadas del dise3o idealizado:una limitada por el sistema o sistemas que lo incluyan y la otra libre de estas restricciones. El dise3o limitado debera #acerse ba-o el supuesto que no ocurriran cambios en ninguno de sus sistemas. El dise3o idealizado restringido debe acompa3arse de una relacion e"presa de los cambios deseables en el sistema o sistemas que se supone estan restringidos.2ambien debe especificarse como podrian lograrse estos cambios. Este procedimiento a inducido a muc#as organizaciones matrices a iniciar su propio redise3o idealizado. (i los sistemas interrelacionados: sistema, subsitema,sub/subsitema emprenden -untamente el dise3o idealizado, sus esfuerzos seran integrados y coordinados. Esto puede #acerse utilizando comites de planeacion. La razones del dise"o idealizado (e relaciona con la participacin, los valores esteticos, el consenso, el interes, la creatividad y la factibilidad - La participacin El diseo idealizado facilita la participacin en el proceso de planificacin &ualquier persona que interactue con un sistema es un contribuyente potencial para su redise3o idealizado. La participacin proporciona a los interesados en el sistema la oportunidad de pensar profundamente en 8l, y compartir sus pensamientos con otras personas que tambien estan interesadas en el sistema y en modificar su futuro. Esto alienta el desarrollo y la e"ploracion de nuevas ideas, facilita el desarrollo personal y el de la empresa Los participantes deben inicialmente mane-ar los aspectos del sistema que mas les interesen. 9 medida que este proceso se repite entre los diferentes grupos de la empresa, se desarrolla una comprensin creciente de cmo interactuan las partes, y como estas interacciones afectan la actuacin de toda la empresa. 2odo esto produce en la empresa el incremento de la capacidad de la mayoria de sus miembros para comprender globalmente la organizacin, tambien aumenta la capacidad de los que participan en 8l para me-orar la calidad de su vida de traba-o y su deseo de llevar a cabo las modificaciones necesarias. La participacin en el dise3o idealizado produce desarrollo. - La estetica

La participacin en el diseo idealizado capacita a los participantes de un sistema para incorporar sus valores esteticos al proceso de planeacion Los planeadores profesionales no pueden planear eficientemente para me-orar la calidad de vida de traba-o de los participantes de la corporacion. En el dise3o idealizado participativo s4 se toma en cuenta las preferencias estilisticas. Los participantes incluyen, ademas sus ideales en sus dise3os, con lo que incorporan tambein otra necesidad estetica: una sensacin de progreso5 da libre curso a la imaginacin creativa de quienes participan en 8l y tiene un valor recreativo. - El consenso El diseo idealizado genera consenso entre quienes participan en l (e concentra mas en los valores ultimos mas que en los medios para perseguirlos.&uando se llega a un convenio con respecto a los valores ultimos, las diferencias respecto a los medios y las metas a corto plazo frecuentemente pueden resolverse con facilidad. Este caracteristica del proceso del dise3o idealizado tiende a crear una atmosfera cooperativa, en la que las diferencias llegan a ser consideradas como obstculos menores, mas que como conflictos irresolubles. La cantidad de armonia generada por el proceso, refuerza cualquier inclinacin a cooperar y acelera el logro del consenso. - El compromiso La participacin en la preparacin de un diseo idealizado y el consenso que surge de ello, genera un compromiso para la realizacin de este diseo / (e desarrolla un interes mas fuerte #acia las ideas e ideales que uno #a contribuido a formular que #acia los impuestos. Este interes reduce considerablemente el numero y dificultad de lso problemas asociados con la implementacion de los planes. Uno de los ob-etivos principales de la planeacion debiera ser dominar la resitencia al cambio. El simple #ec#o de emprender el dise3o idealizado vence dic#a resistencia - La creati,idad El proceso del diseo idealizado estima la creatividad y se concentra en el desarrollo de la organizacin y el individuo. En la mayoria de la gente la creatividad se encuentra aprisionada por murallas construidas por restricciones autoimpuestas, la creatividad empieza con la eliminacin de estas restricciones. La funcion de la planeacion es #acer posible lo imposible. El redise3o idealizado de un sistema libera la creatividad debido a que elimina muc#as de las restricciones que la in#iben. 2iende a liberar la imaginacin y estimular el deseo de innovar e inventar. - La implementabilidad

El proceso del diseo idealizado amplia la concepcin de los diseadores acerca de lo que puede ser implantado Un plan no es como una cadena, es un sistema de decisiones. (us partes adquieren determinadas propiedades precisamente por pertenecer a un todo, separadamente no las tiene. !robablemente lo mas importante del dise3o idealizado es que su capacidad para revelar que la principal obstruccin entre las personas y el futuro deseado son las personas mismas. Esta obstruccin puede ser eliminada movilizando un grupo de ideas, las cuales puedan ser generadas por este dise3o idealizado. La organizacin del proceso del dise"o idealizado &ada unidad debe preparar una version restringida y una no restringida de su dise3o
El papel del planificador profesional en el dise"o idealizado

0entro de la planeacion interactiva no es preparar planes para los demas, sino alentarlos para que planeen eficientemente por ellos mismo. 0urante la fase del dise3o idealizado, el planeador profesional debe estimular y aleccionar a los participantes para liberarlos de las restricciones que estan bloqueando su imaginacin y su creatividad5 los estimula a realizar un traba-o creativo. 2endra que proporcionar asistencia en el dise3o y verificar el proceso Conclusiones Un dise3o idealizado es la formulacion de los fines #acialos que la planeacion se debe dirigir. Es una formulacion #ol4stica de un sistema de fines, proporcionando un ob-etivo #acia el que el resto del proceso de planeacion trata de acercarse los mas posible. Las caracteristicas del dise3o que se crean alcanzables constituyen ob-etivos y metas. Uno de los requerimientos mas importantes de un sistema idealmente dise3ado es el de : ser capaz de aprendiza-e eficiente y de adaptacin:. Capitulo ise"o de los sistemas de administracin El producto del dise3o idealizado debe ser un sistema que persiga ciertos ideales. 0ebe ser capaz de aprender y adaptarse. 9daptarse significa responder a los cambios interno y e"ternos con el fin de conservar o me-orar la capacidad de desempe3o. La administracin es la parte de un sistema con propsitos que lo controla. 2iene tres funciones: $/ dentificar los problemas reales y potenciales. )/ 2omar las decisiones

3/ 6antener y me-orar el desempe3o del sistema, ba-o condiciones cambiantes y sin cambio. !or lo tanto un sistema de administracin debe estar constituido por tres subsistemas interactuantes, uno por cada funcin y un subsistema de informacin. +istemas de Adm .ue no interact/an$ El control de una decisin requiere el resultado esperado y el momento en que este ocurra se e"presen claramente. !eridicamente deben compararse los resultados reales de las decisin vs las suposiciones, para identificar las desviaciones del proceso. 0ic#as desviaciones indican que algo #a ido mal o que esta e"cepcionalmente bien. !ara determinar que ocurri y lo que debe #acerse se requiere un diagnostico. Especialmente las causas por lo general son de , tipos: $/ La informacin utilizada en la toma de decisiones tenia errores )/ El proceso de toma de decisiones tiene alguna falla 3/ La decisin no fue implementada como se intentaba ,/ El medio ambiente cambio de una manera que no fue anticipada La computadora y los sistemas de la informacin$ Un modelo de decisin tiene ) partes. La primera es una ecuacin que relaciona una medida de la actuacin del sistema con los aspectos de la situacin de decisin, tanto los controlados como los no controlados que influyen en ella. !or lo tanto la actuacin del sistema es una relacin especifica entre las variables controladas y no controladas. Las variables controladas pueden incluir factores tales como el nro de personas empleadas, la cantidad de dinero gastada en materiales etc. Las variables no controladas pueden incluir el clima y las condiciones econmicas. El subsistema informacin La mayor4a de los ( 9( se dise3an ba-o la suposicin de que uno de los mayores impedimentos para administrar eficientemente es la falta de informacin relevante. !or lo que las dos funciones principales sern filtrar y condensar la informacin. La mayor4a de los dise3adores de ( 9s determinan cual es la informacin que necesitan los administradores simplemente preguntando que quieren, pero nadie puede especificar que informacin necesita para la toma de decisiones #asta que se construya un modelo e"ploratorio del proceso de toma de decisiones y de la conducta que tiene el sistema tratado, por lo tanto no pueden dise3arse adecuadamente sin la comprensin cabal de la naturaleza del sistema administrativo y de la administracin de este. (i los administradores se les proporcionan la informacin que necesitan, me-oran su #abilidad para la toma de decisiones. Una caracter4stica de estos sistemas es que proporciona informacin acerca de lo que #acen otros administradores y sus unidades. El administrador, seg;n los dise3adores, no debe saber cmo funciona el sistema de informacin sino como utilizarlo, esto los incapacita para evaluar al sistema como un todo, como no pueden evaluarlos, los administradores

delegan gran cantidad del control de la organizacin a los dise3adores de sistemas, a quienes nos les interesa administrar.