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Microsoft Excel 2007

Las hojas de clculo, constituyen un grupo bsico, dentro de las aplicaciones de tipo general para microinformtica. Las situamos dentro de lo que se viene llamando aplicaciones ofimticas. Es fundamental comprender que las hojas de clculo, no generan una aplicacin inmediata por s mismas, sino que son un conjunto de herramientas y utilidades con las que el usuario, puede resolver cierto tipo de problemas. El objetivo general de una hoja de clculo, es el tratamiento de cualquier tipo de informacin, que pueda organizarse en forma de tabla. Esto se traduce en multitud de aplicaciones, siendo la ms comn, la realizacin de todo tipo de anlisis que incluya la utilizacin de nmeros y operaciones con los mismos: anlisis, financieros, estadsticos,... Podemos resumir, diciendo que la estructura general de una hoja de clculo, est formada por una plantilla bsica, la tabla, donde se almacenan los datos originales, y por los resultados de las operaciones con los mismos, y por el conjunto de herramientas, que permiten trabajar con esos datos. Todos los datos gestionados por una hoja de clculo, se almacenarn en forma de tabla. Para ello se utiliza la estructura de rejilla. Estar formada por la insercin de lneas horizontales y verticales, en lo que se puede comparar con un gigantesco papel cuadriculado. Para desarrollar este tema, vamos a centrarnos en una hoja de clculo en concreto, que por su implantacin y utilizacin, es la ms comn en el mundo en el mbito de usuario, nos referimos al programa Excel, de la empresa Microsoft. Excel, es una de las aplicaciones que contiene el paquete Office, que adems cuenta entre otras con un procesador de textos, una base de datos, un programa de diseo,...

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Microsoft Excel 2007 Pgina 2 de 25 Excel en realidad, no es una hoja de clculo, sino un libro de trabajo, formado por varias hojas de clculo. El programa me da tres hojas por defecto en cada libro, no obstante, este nmero puede ser modificado, mediante la opcin de insertar nuevas hojas o eliminar hojas, dependiendo si me hacen falta o me sobran con las tres hojas. Simplemente, tendra que seleccionar una hoja en la barra de estado, y optar por eliminar o insertar. Dentro de la ventana de Excel distinguimos elementos comunes a todas las aplicaciones de Office, por lo tanto comunes a Word, entre otros: Barra de ttulo Barra de mens Cinta de Opciones (anteriormente Barras de herramientas) La barra que est debajo de la Cinta de Opciones la vamos a llamar barra de frmulas

El rea de escritura de Excel est formada por un conjunto de filas (numeradas a partir de 1,2,3,4,5,6...) y un conjunto de columnas (A, B, C,...,AA, AB,...,AAA, AAB,...)

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Microsoft Excel 2007 Pgina 3 de 25 Llamamos celda a la interseccin de una fila con una columna, y la llamaremos A1, A2,..., CD345,... La caracterstica principal de Excel y lo que hace que sea una herramienta tan potente es que trabaja con direcciones de celdas, independientemente de lo que tenga esa celda. O sea cuando sumo dos nmeros que estn en celdas distintas, lo que el programa hace es sumar dos direcciones de celda Para poder trabajar en una celda lo primero que tengo que hacer es activarla, para ello tengo que seleccionarla con el ratn o mediante el teclado. Puedo seleccionar: Una celda sola Toda una fila (pulsando sobre el nmero de la fila) Toda una columna (pulsando sobre la letra de la columna) Toda la hoja (Pulsando el pequeo cuadro que est sobre el 1 y a la izquierda de A) Un rango de celdas (varias celdas continuas que forman un rectngulo) Varias celdas que no estn juntas (selecciono la primera y las dems las voy pinchando con el ratn mientras mantengo apretada la tecla Control) Varios rangos de celdas que no estn juntos (de la misma forma)

Una vez que estamos en una hoja de clculo lo primero que tenemos que hacer es introducir los datos con los que queremos trabajar. Los datos pueden ser de varios tipos: Textos Nmeros Frmulas Fechas Horas Etc

a) Para introducir texto en una hoja, simplemente tenemos que activar (seleccionar) la celda donde queremos que vaya y ponernos a escribir; nos

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Microsoft Excel 2007 Pgina 4 de 25 aparece en la celda activa y en la barra de frmulas junto a tres botones. Para confirmar los datos tendremos que dar al botn de confirmar en la barra de formulas o pulsar intro o una flecha de direccin; si no queremos confirmar los datos simplemente daremos al botn de cancelar en la barra de frmulas. b) Para introducir nmeros en la hoja de clculo, el procedimiento es el mismo, pero vemos que ahora se nos alinean a la derecha de la celda, esto significa que la hoja los est tomando como valores numricos y me va a dejar realizar con ellos diversas operaciones matemticas c) Para introducir frmulas en la hoja de clculo, primero seleccionamos la celda, luego nos vamos a la barra de frmulas e introducimos el signo =, despus ponemos la formula pinchando las celdas que quiero implicar y los signos de operaciones del teclado numrico. Ejemplo:

Gastos Alquiler Gas Luz Agua Comunidad 425 36 42 11 32

Mediante este ejemplo, podemos realizar la suma de diversas formas: Suma picando uno a uno Autosuma La funcin x Para borrar la informacin de una hoja de clculo Selecciono una celda y doy a retroceso o suprimir Selecciono un rango y doy a suprimir Tambin puedo eliminar filas o columnas Tambin puedo insertar filas o columnas

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1. - OPERACIONES BASICAS CON CELDAS.1.1. - Copiar una celda.Para copiar una celda, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla, luego Botn derecho copiar (o Ctrl + C). Una vez copiada seleccionamos la celda de destino y Botn derecho pegar (o Ctrl + V), si solo vamos a pegarla una vez seleccionamos la celda de destino y pulsamos Intro 1.2. - Mover una celda.Para mover una celda, primero la seleccionamos luego nos vamos bajo ella con el puntero del ratn, picamos y sin soltar la llevamos donde queramos. 1.3. - Arrastrar una celda.Otra forma de copiar en una hoja de clculo es arrastrando la celda. Si selecciono una celda y con el ratn pico en su esquina inferior derecha y sin soltar arrastro hacia una direccin me va a copiar la celda en todas por las que pase. Si la celda que he seleccionado es una celda de una sucesin (lunes, martes, mircoles, jueves,...), me va a copiar pero me va a copiar la cadena consecutivamente. Si quiero copiar solamente lunes en todas las celdas tendr que arrastrar mientras pulso control Si quiero hacer lo mismo con una sucesin de nmeros tendr que poner los dos primeros, seleccionar el rango y arrastrar 1.4. - Editar una celda.Para modificar una celda debemos editarla, supongamos que tengo una celda que pone alquiler y quiero poner alquiler mes de enero. Tengo dos opciones la primera ser borrar todo lo que pone y poner lo nuevo y la segunda ser dar a F2 y a continuacin escribir donde se me sita el cursor.

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Microsoft Excel 2007 Pgina 6 de 25 1.5. - Combinar una celda.Al igual que hacamos en Word cuando trabajbamos con celdas, podemos combinar dos o ms celdas. Tendremos que seleccionar el rango de celdas que queremos combinar y dese el men Inicio, y la ficha Alineacin utilizamos la opcin Combinar y Centrar; desde el desplegable podemos combinar y centrar, combinar sin centrar o quitar la combinacin de celdas que anteriormente estuviesen combinadas. 1.6. Comentarios en celdas.Los comentarios son informacin adjunta a la celda, que slo estn visibles cuando nos situamos en la celda donde lo hayamos insertado. Sabemos que hay un comentario en una celda, porque en la misma, aparece un triangulo rojo en la parte superior derecha. Para insertar un comentario, tenemos que seleccionar la celda donde queremos insertarlo, y seguir la siguiente ruta: Men Revisar Ficha Comentarios, o utilizando el men contextual con el botn derecho del ratn. Una vez insertado el comentario, si vamos a la ficha Comentarios o picamos dicha celda con el botn derecho del ratn, podemos optar por:

Modificar el comentario: podemos acceder al mismo y modificarlo Eliminar el comentario Ir al siguiente o anterior comentario Mostrar comentario: nos permite tener el comentario siempre visible, y no solo cuando nos situamos con el ratn sobre la celda.

Mostrar todos los comentarios

2. - FORMATO DE CELDAS.A la hora de presentar los datos en una hoja de clculo, no podemos dejarlos de cualquier manera, al igual que vimos en Word, la presentacin de un trabajo es muy importante. Dentro del men Inicio, nos encontramos con las fichas Fuente, Alineacin y Nmero, desde aqu podemos dar diversas caractersticas a nuestras celdas, respecto al formato de las mismas. Si picamos en la esquina inferior derecha de cualquiera de estas tres fichas nos sale el siguiente cuadro de dilogo:
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Dependiendo de la pestaa que elijamos de este cuadro de dilogo, podemos optar por varias opciones: Nmero: aqu vamos a seleccionar diferentes formas para que nos presenten los nmeros, bien como moneda, fraccin, fecha, hora,... Podemos hacer que los nmeros lleven o no cifras decimales, que lleven separador de miles, que los negativos sean rojos,... Alineacin: aqu podemos optar por poner el contenido de una celda a la derecha, a la izquierda o centrado. Tambin podemos elegir si lo centramos verticalmente en caso de que la celda sea muy alta

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Microsoft Excel 2007 Pgina 8 de 25 Tambin aqu podemos dar orientacin al texto dentro de la celda, as como reducir el texto para que quepa en la celda o combinar celdas Fuente: similar a dar formato de fuente a un texto en Word Bordes: para resaltar los bordes de la celda o rango de celdas Trama: para dar fondo a una celda Proteger: lo veremos ms adelante 3. OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS.Podemos realizar las siguientes operaciones, 3.1. Insertar una fila o columna.Para insertar una fila o columna, se deben seguir los siguientes pasos 1) Picar con el botn derecho del ratn, sobre la letra o nmero, que da nombre a la columna o fila, posterior a la que queramos insertar una fila o columna 2) Elegir la opcin insertar (Por ejemplo, si queremos insertar una columna entre la C y la D, tendremos que picar sobre la D con el botn derecho del ratn y elegir la opcin insertar) 3) Esto tambin podemos hacerlo a travs del men Inicio Ficha Celdas. 3.2. Eliminar una fila o columna.Para ello, simplemente tendremos que picar con el botn derecho del ratn sobre la letra de la fila o columna que queremos eliminar y seleccionar la opcin eliminar 3.3. Copiar, pegar o cortar una fila o columna.Simplemente tendremos que picar con el ratn el nmero o la letra de la fila o columna con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin que queramos realizar

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Microsoft Excel 2007 Pgina 9 de 25 3.4. Edicin Borrar.Cuando queramos borrar informacin de una columna, fila, celda o rango de celdas, a travs del men Inicio Ficha modificar, en la herramienta borrar vemos un desplegable, si lo abrimos, nos van a aparecer cuatro opciones:

Todo: elimina todo lo que haya en la zona seleccionada, tanto formato como contenidos

Formatos: elimina los formatos que tenga en la zona seleccionada, pero respeta el contenido

Contenido: solamente borra el contenido, pero respeta los formatos Comentarios: borra los comentarios del rango seleccionado

3.5. Ocultar una fila o columna.Excel nos permite ocultar una o varias filas o columnas; esto puede ser til por varias razones:

No queremos que se vean en la hoja de clculo porque son operaciones

No queremos imprimirlas No nos dejan ver otras filas o columnas que necesitamos en este momento

Para ello, tendremos que seleccionar la/s fila/s o columna/s que queremos ocultar, y en el men contextual (botn derecho del ratn) elegimos la opcin ocultar Para volver a mostrar filas o columnas que estn ocultas, tendremos que seleccionar las dos entre las que estn ocultas y con el botn derecho del ratn elegiremos la opcin mostrar Por ejemplo, quiero ocultar las columnas F y G, simplemente tendr que seleccionarlas, picar con el botn derecho del ratn la seleccin y elegir ocultar; me fijo que ahora de la columna E, pasa a la H, eso significa que las que estn entre ellas, estn ocultas Para mostrarlas, simplemente tengo que seleccionar las columnas E y H, picar la seleccin con el botn derecho del ratn y elegir mostrar

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Microsoft Excel 2007 Pgina 10 de 25 Esto podemos hacerlo mediante la barra de mens, mediante la ruta Men Inicio Ficha Celdas Herramienta Formato (aqu tambin podemos dar tamao determinado a las celdas, cambiar el nombre a las hojas, moverlas, proteger,) 3.6. Formatos de fila o columna.Las opciones de formato que podemos darle a una fila o columna, pasan por seleccionar dicha fila o columna e irnos a la ruta Men Inicio Ficha Celdas Herramienta Formato. Aqu podemos, seleccionar:

Alto de fila Ancho de fila Autoajustar: la fila o columna en funcin del tamao del contenido de las celdas, esto tambin lo podemos hacer con un doble clic de ratn entre las letras que dan nombre a cada columna

4. TRABAJO CON FRMULAS.Las frmulas y funciones son la base de una hoja de clculo, ya que nos permiten realizar multitud de clculos de forma rpida y fcil. 4.1. Frmula.Podemos definir una frmula como una expresin que realiza operaciones con los datos de una hoja de clculo. Las frmulas, siempre empiezan con el signo = y se visualizan en la barra de frmulas. Detrs del signo =, estn los elementos (operandos) que se van a calcular, separados por operadores de clculo Cada operando puede ser un valor constante (por ejemplo un nmero), una referencia a una celda o rango, una funcin, un nombre,... Los operadores de clculo, especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de la formula. Tenemos diversos tipos de operadores, ponemos como ejemplo: +, -, *, /, %, =, <, >, <>, <=, >=,...

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Microsoft Excel 2007 Pgina 11 de 25 Ejemplo: copiamos la siguiente tabla:


A 1 2 3 4 45 38 15 Microsoft Excel B 100 38 35

Vamos a copiar las siguientes frmulas en las celdas de la columna E


E1: =A1+B1 E2: =A2=B2 E3: =A3*B3 E4: =A4&B4 E5: =A1<B1 E6: =A1>B1 E7: =A2<>B2 E8: =A3^3 E9: =A1+B1*A2 E10: =(A1+B1)*A2

4.2. Arrastrar contenidos de celdas.Al trabajar con frmulas es muy til arrastrar el contenido de una celda a celdas adyacentes. Imaginemos que tenemos:

1 2 3 4

A 12 18 =A1+A2

B 85 32

Si pinchamos en la esquina inferior derecha de la celda A4, podemos arrastrarla a la celda B4, pero ahora nos vamos a fijar que en vez de haber arrastrado =A1+A2, lo que tenemos es =B1+B2; es decir nos ha arrastrado la frmula, pero ha variado las referencias que estaba sumando.

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Microsoft Excel 2007 Pgina 12 de 25 4.3. Referencias relativas y referencias absolutas.Lo que hemos visto en el punto anterior, se llama referencias relativas. Esto supone que al copiar la frmula en otra celda, las referencias a celdas varan, es decir si copio una celda que era =A1+A2 en la celda de al lado ahora el valor es =B1+B2, si la copiara a la de al lado sera =C1+C2 y as sucesivamente. Esto es una gran ventaja, ya que muchas veces vamos a utilizar este mtodo para realizar operaciones en columnas o filas. Pero a veces tambin es necesario que algn valor se quede fijo en las formulas dentro de una fila o una columna. Para ello emplearemos las referencias absolutas. stas se crean colocando el signo $ delante de la letra de la columna, o el nmero de la fila que queremos fijar, tambin podemos fijar tanto la fila como la columna Vamos a verlo con un ejemplo:
1 2 3 4 5 6 7 A Tipo de IVA B 18%

Base Imponible Total factura 1500 1800 2600 =A5+(A5*B1)

En la celda B5, he hecho una frmula que me calcula la base imponible, ms el IVA, si arrastrara la celda B5 hacia B6 y B7, tendra los siguientes resultados:

B6 sera =A6 + (A6*B2) B7 sera =A7 + (A7*B3)

Lo que tenamos que haber hecho es B5 = A5+(A5*$B$1) En este caso tendramos:


B6 sera =A6 + (A6*$B$1) B7 sera =A7 + (A7*$B$1)

Lo que sera lo correcto.

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Microsoft Excel 2007 Pgina 13 de 25 5. TRABAJO CON FUNCIONES.Una de las principales utilidades en Excel es el uso de las funciones. stas son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado. Los argumentos, pueden ser nmeros, texto, valores lgicos (como Verdadero o Falso), matrices, referencia a celdas, a rangos de celdas,... La estructura de la funcin es siempre la misma:

Signo = Nombre de la funcin Parntesis de apertura Argumentos Parntesis de cierre

Por ejemplo = SUMA (A1;A4;A15) = SUMA (A2:A7) sera la suma de las celdas A1, A4 y A15 sera la suma de las celdas de A2 a A7

5.1. La ventana de funciones.Por supuesto, no podemos intentar aprender todas las funciones que existen, para ello tenemos la opcin de funcin en Excel. Si utilizamos la ruta Men Frmula Ficha biblioteca de funciones herramienta insertar funcin, nos aparecer un cuadro de dilogo que se llama, Insertar funcin

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Microsoft Excel 2007 Pgina 14 de 25 No tengo que saber cmo es una funcin, pero s qu es lo que quiero hacer con ella, y conocer que es lo que me est pidiendo, por ejemplo, puedo no saber cmo se halla el montante de intereses de un prstamo, pero si s lo que quiero hacer, conozco el tiempo del prstamo, el tipo de inters, el valor final, e introduzco correctamente los datos, el programa va a calcularlo Una vez que hemos seleccionado la funcin que queremos utilizar le damos a aceptar y nos aparece la paleta de frmula, donde tenemos que ir utilizando los diversos argumentos que nos darn el resultado esperado. Por ejemplo, algo como esto

Sera muy largo enumerar y estudiar todas las funciones que nos brinda el programa, a lo largo del curso iremos viendo algunas de las ms utilizadas. Estas funciones se encuadran dentro de diversos grupos a) Funciones matemticas b) Funciones financieras c) Funciones estadsticas d) Funciones lgicas e) Otras funciones: texto, ingeniera,

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Microsoft Excel 2007 Pgina 15 de 25 5.2. Funcin Contar Si.Esta es una funcin Estadstica, cuenta las celdas de un determinado rango que cumplen un criterio especfico. La funcin nos va a pedir el rango donde estn las celdas que queremos contar y el criterio especfico que har que nos cuente o no una determinada celda 5.3. Funcin Sumar Si.Esta es una funcin Matemtica, es similar a la anterior, ahora lo que hace la funcin es buscar las celdas que cumplen un determinado criterio dentro de un rango, y a continuacin suma la cantidad asociada a esa celda en otro rango distinto. 5.4. Funcin Si.Esta es una funcin Lgica, nos devuelve un valor si una celda determinada cumple con una condicin especificada y otro si la condicin no se cumple Por ejemplo, tenemos en una hoja de clculo una lista con las notas de los alumnos, si introducimos en la celda de al lado de cada alumno la condicin SI, podemos poner que si la celda es mayor que 4.9, d el valor APTO, y si no que d el valor NO APTO Tambin podemos concatenar varias cadenas, de si cumple un requisito, va a devolver un valor, si no lo cumple, pueden pasar dos cosas,...

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Microsoft Excel 2007 Pgina 16 de 25 5.5. Funcin BuscarV.Esta es una funcin de Bsqueda y Referencia. La funcin busca valores relacionados en distintas columnas. Vamos a ver esto con algn ejemplo: Imaginemos que tenemos la siguiente tabla:
A Cdigo producto CGF REW PLK KJ RSU CYS B Peso 25 2 68 14 16 3 C Precio 12 15 78 96 4 21 D Unidades 250 147 369 587 14 200 E F G

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Cdigo Precio

Vamos a imaginar tambin que queremos una gran cantidad de productos en el almacn y no podemos estar perdiendo tiempo cada vez que queremos saber el precio de uno de ellos, por ello, queremos que al escribir el cdigo del producto en la celda G3, nos aparezca el precio en la celda G4 Utilizamos la funcin BuscarV; para ello nos tenemos que situar en la celda G4 que es donde queremos que nos aparezca lo que nos debe de buscar nuestro programa es decir el precio del producto Una vez en la celda, seleccionamos la opcin de introducir funcin y elegimos la funcin BuscarV dentro de las funciones de bsqueda, nos aparece el ayudante de la funcin que ser donde vamos a sealar los parmetros:

Valor buscado: aqu sealaremos la celda donde vamos a introducir el cdigo del producto del que queremos saber el precio, en nuestro caso es la celda G3

Matriz buscar en: aqu seleccionamos la matriz donde se encuentran los valores de los cuales se recuperan datos, en nuestro caso esa matriz es el rango A3:D8

Indicador columnas: es el nmero de la columna en la que se encuentra los datos que queremos recuperar. Como en nuestro caso, es la columna donde est el precio, que es la columna 3, aqu escribimos un 3.
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Ordenado: el asistente nos indica que escribiendo FALSO, nos dar la coincidencia exacta

5.6. Funcin BuscarH.Esta es una funcin tambin de Bsqueda y Referencia y funciona de la misma forma que la anterior, solo que ahora la bsqueda la hace en horizontal Vamos a verlo con el ejemplo siguiente:
Enero Temp. Mxima 12 Temp. Mnima 0 Pluviosidad 21 l/m
2

Febrero 15 1 11 l/m
2

Marzo 14 5 0 l/m
2

Abril 19 7 19 l/m
2

Mayo 23 11 6 l/m
2

Junio 25 18 4 l/m
2

Mes Mxima Mnima Pluviosidad

? ? ? ?

5.7. Funcin Pago.Calcula el importe del pago peridico de un prstamo amortizable por el mtodo francs, teniendo en cuenta un plazo de tiempo determinado y un tipo de inters constante. Aqu el programa nos pedir

Tipo de inters por periodo (mensual, trimestral,) del prstamo N de periodos del prstamo
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Microsoft Excel 2007 Pgina 18 de 25 Valor actual o cuanta del prstamo Valor final o cuanta a pagar al finalizar los pagos Tipo de pago (al principio o al final del mes) 5.8. Funcin PagoInt.Otra funcin financiera que nos calcula el importe de intereses que se paga en un periodo determinado en caso de un prstamo, siendo el pago mensual constante y el tipo de inters fijo 5.9. Funcin PagoPrin.Otra funcin financiera que nos calcula el importe de la deuda que se amortiza en cada una de las cuotas de un prstamo 6. UTILIDADES.6.1. Proteger.Una utilidad muy importante que me da el programa es la de proteger la hoja, bien sea de posibles errores al trabajar con ella, bien sea de personas ajenas a nuestro trabajo Cuando queremos proteger un libro de trabajo, podemos hacerlo a la hora de guardarlo, en la ventana Guardar Como, tenemos un desplegable que se llama Herramientas, aqu tenemos una opcin que se llama Opciones generales, a travs de aqu podemos hacer que nadie entre en nuestro libro de trabajo sin una contrasea Otra utilidad puede ser proteger una hoja de un libro de trabajo, para que nadie pueda modificar los datos aunque s verlos, sera a travs de la ruta Men Revisar Ficha Cambios Herramienta Proteger hoja, aqu podemos poner o no una contrasea, ya que a veces vamos a proteger una hoja para que nadie pueda modificarla y a veces vamos a protegerla para que nosotros mismos no podamos estropear nuestro trabajo por error Cuando trabajamos con funciones, puede darse el caso de que nos confundamos e introduzcamos un dato en una celda que iba una funcin, en cuyo caso se me borrara dicha funcin, con los problemas que esto me puede

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Microsoft Excel 2007 Pgina 19 de 25 ocasionar, por eso otra de las cosas que nos puede interesar es proteger unas celdas de una hoja de clculo y otras no. Para ello, tenemos que seleccionar todas las celdas que no queremos proteger, es decir donde van a poderse introducir datos, una vez hecho esto nos vamos a Men Inicio Ficha Fuente (o ficha Alineacin o ficha Nmero) nos aparece el cuadro de dilogo y elegimos la pestaa Proteger, aqu vamos a quitar la seleccin del recuadro Bloqueada, aceptamos y pasamos a proteger la hoja, de la forma que hemos visto anteriormente.

6.2. Formato condicional.Esta es una opcin que nos permite el programa, a travs de la cual, podemos variar el formato de una o varias celdas, de acuerdo a que se cumplan o no una serie de condiciones Por ejemplo, queremos que si el resultado de una formula, es mayor que 10, la celda tenga fondo rojo, si es menor que 10 tenga fondo azul, y si es 10 tenga fondo amarillo Para ello, seleccionamos la celda o rango de celdas que van a tener un formato condicional, y seguimos la ruta Men Inicio Ficha Estilos Herramienta Formato condicional, desde aqu podemos hacer muchas cosas para darle formato a nuestras celdas, todo esto lo vamos a ir investigando en
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Microsoft Excel 2007 Pgina 20 de 25 nuestra hoja de clculo. Nos vamos a centrar en una: En el desplegable, vamos a la ltima opcin "Administrar Reglas", seleccionamos "Nueva Regla", nos sale un cuadro de dilogo luego y de aqu seleccionamos la segunda opcin aplicar formato nicamente a las celdas que contengan

Aqu vamos a decir que si el valor de la celda est entre, es igual a, es mayor que,... y le damos un formato a la condicin, luego aceptamos, y podemos agregar otra condicin nueva, desde el cuadro de dialogo que nos sale

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Microsoft Excel 2007 Pgina 21 de 25 6.3. Validar celdas.En principio, hemos visto que podemos introducir en una celda cualquier valor que queramos, sea numrico, alfabtico o alfanumrico, pero a veces quiz necesitamos solo introducir un tipo de datos en concreto. Para ello, seguiremos la ruta Men datos - Ficha Herramienta de datos Herramienta Validacin de datos Nos aparece un cuadro de dialogo con tres pestaas 1) En la primera pestaa, decidiremos qu tipo de datos permitimos en la celda que hayamos seleccionado. Podemos permitir: Cualquier valor (por defecto, es el que est marcado) Un nmero entero (no nos admite decimales) Un nmero decimal Una lista (la configuraremos antes) Etc. 2) En la segunda pestaa, podemos definir un mensaje que queramos que aparezca al seleccionar la celda, para darnos una idea del tipo de datos que deberemos introducir 3) En la tercera pestaa, podemos definir el mensaje de error que nos devolver la aplicacin, en el caso de introducir un dato no posible 6.4. Hipervnculos.Al igual que vimos en Word, puedo hacer vnculos a algn punto, bien de este documento o bien a algn punto externo, como una pgina Web o una direccin de e-mail. Para vincular una celda a otro punto tengo que seleccionar dicha celda, y picando sobre la seleccin con el botn derecho del ratn seleccionar la opcin Hipervnculo me aparece un cuadro de dilogo

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Desde aqu puedo vincular a algn archivo de mi ordenador, a una pgina Web, a alguna direccin de correo, Para fijar a un lugar de este documento, tengo que elegir la celda y la hoja hacia donde quiero vincular

6.5. Macros.Cuando trabajamos con Office llamamos macro a una serie de acciones que se ejecutan con una sola accin La ruta que seguiremos ser Men Vista Ficha Macros, nos aparece un desplegable donde podemos elegir entre ver las macros que tenemos o grabar una nueva. Elegimos Grabar nueva macro, nos aparece una ventana donde daremos nombre a la macro. Esta macro la podremos crear para todos los libros o solamente en este libro. Al aceptar empezamos a grabar todo lo que hagamos hasta que detengamos la grabacin ser la macro, para detenerla en Macros Detener
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Microsoft Excel 2007 Pgina 23 de 25 grabacin o en un botn de Stop que nos aparece en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla. Despus para ejecutarla iremos a Macros Ver Macros Seleccionar la elegida y Ejecutar y desde aqu tambin podemos ejecutar la macro, cambiarla, eliminarla,... Una vez que hemos grabado la macro, podemos crear un botn al que le asignaremos dicha macro. Para ello, insertamos una imagen (por ejemplo un rectngulo, y una vez que lo tengamos picamos con el botn derecho y una de las opciones que os dar el men contextual, ser asignar macro. Una vez asignada la macro, al acercarnos al botn nuestro puntero del ratn tendr la forma de una mano, y al pulsarlo, se ejecutar la macro. 6.6. Inmovilizar paneles.A veces cuando estamos introduciendo datos en una hoja de clculo, queremos ver la parte de arriba aunque sigamos metiendo datos y la hoja baje. Para ello, seleccionamos la fila o columna que est debajo o a la izquierda de la que queremos dejar fija, y vamos a Men Vista Ficha Ventana Herramienta Inmovilizar Paneles 7. GRAFICOS.A veces ver e interpretar los datos de una hoja de clculo como tales, puede convertirse en una tarea pesada, para solucionar este problema, Excel nos ofrece una herramienta para visualizar datos e interpretarlos de forma rpida y sencilla. Esta herramienta es muy til, ya que al hacer un grfico partiendo de una hoja de clculo, dicho grfico se vincula automticamente a esos datos, y si cambiamos los datos de la hoja, se cambiar tambin el grfico que los representa Para realizar un grfico, lo primero que necesitamos es un rango de datos con el que generaremos dicho grfico. Seleccionamos el rango de datos y seguimos la ruta Men Insertar Ficha Grficos, desde aqu lo primero que
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Microsoft Excel 2007 Pgina 24 de 25 elegimos es el tipo de grfico que queremos, teniendo en cuenta que no todos los grficos son tiles para cualquier dato, sino que tenemos que elegir el ms acorde a los datos que queremos representar Automticamente nos aparece una ventana con el grfico que nos genera, y cuando lo picamos nos sale un nuevo men llamado "Herramientas de grficos", con tres submens, "Diseo", "Presentacin" y "Formatos" Desde el submen Diseo: podemos cambiar el tipo de grfico, seleccionar datos nuevos o modificar los datos que hemos seleccionado, optar por algn diseo predefinido del grfico, cambiar el estilo o color de las lneas ubicar el grfico en una hoja independiente Desde el submen Presentacin: podemos Darle diversas opciones, como poner un nombre al grfico, a los ejes, que se vean o no los datos, Insertar una imagen o un cuadro de texto Agregar lneas de tendencia Desde el submen Formatos: podemos Darle diversos colores a las lneas Establecer fondos

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Una vez que hemos creado nuestro grfico, podemos realizar cambios en el mismo. Si nos vamos a cualquier parte del grfico y picamos con el botn derecho del ratn nos sale un men contextual una zona en blanco, y picamos sobre ella con el botn derecho del ratn, nos aparece el men contextual, desde aqu podemos cambiar el formato de lo que tengamos seleccionado.

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