Sesin 1

GENERALIDADES SOBRE LA ADMINISTRACION La etimologa nos da pues la idea que la administracin se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta. Sin embargo, la administracin puede definirse de diversas formas, al igual que muchas otras reas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su fcil comprensin e inclu endo sus aspectos ms importantes a trav!s del anlisis sntesis de diversos especialistas en la materia" #roo$ %dams. La capacidad de coordinar hbilmente muchas energas sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad. &oontz ' ()*onnell. La direccin de un organismo social, su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. +eorge ,err . La administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. -enr .a ol. %dministrar es prever, organizar, mandar, coordinar controlar.

/ilburg 0im!nez 1astro. 2n 3La llave del !4ito3, con base en los anteriores conceptos, haciendo uso de su fondo com5n se propone la siguiente definicin" 32l proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir controlar el trabajo de los elementos de la organizacin de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos3.

CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION? Los mismos conceptos propsitos analizados para la estructuracin de una definicin sobre la administracin nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta !poca actual de crisis as como la necesidad de convivencia labor de grupo, requieren de una eficiente aplicacin de esta disciplina que se ver reflejada en la productividad eficiencia de la institucin o empresa que la requiera.

1. 7. 9. :.

6ara demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes hechos" La administracin puede darse adonde e4ista un organismo social, de acuerdo con su complejidad, !sta ser ms necesaria. 8n organismo social depende, para su !4ito de una buena administracin, a que slo a trav!s de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. 2n las grandes empresas es donde se manifiesta ma ormente la funcin administrativa. *ebido a su magnitud complejidad, la administracin t!cnica o cientfica es esencial, sin ella no podran actuar. 6ara las peque;as medianas empresas, la administracin tambi!n es importante, por que al mejorarla obtienen un ma or nivel de competitividad, a que se coordinan mejor sus elementos" maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevacin de la productividad, en el campo econmico social, es siempre fuente de preocupacin, sin embargo, con una adecuada administracin el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. 6ara todos los pases, mejorar la calidad de la administracin es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en !sta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son" la capitalizacin, la calificacin de sus trabajadores empleados, etc. CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION? Se ha indicado que la administracin proporciona los principios bsico mediante cu a aplicacin es factible alcanzar !4ito en el manejo de individuos organizados en un grupo formal que posee objetivos comunes. 2s necesario ahora agregar a tales conceptos las caractersticas de la administracin que son" Es Universal. 2l fenmeno administrativo se da donde quiera que e4iste un organismo social, porque siempre debe e4istir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el 2stado, en el ej!rcito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc. Es especfica. % pesar que la administracin va siempre acompa;ada de otros fenmenos de distinta ndole, el elemento administrativo es especfico distinto a los que acompa;a. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin un p!simo administrador. Es na ni!a! "e#p$ral. %unque se diferencien etapas, fases elementos del fenmeno administrativo, !ste es 5nico , por lo mismo, en todo instante de la operacin de una organizacin se estn dando, en ma or o menor proporcin, todos o la ma or parte de los elementos administrativos. %s, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. 6or lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo dinmico.

Es na ni!a! %er&r' ica. ,odos los poseen carcter de jefes en un organismo social, participan en diversos grados modalidades, de la misma administracin. %s, en una organizacin forman un solo cuerpo administrativo, desde el 6residente, hasta el 5ltimo supervisor. (UNCIONES DE LA ADMINISTRACION La administracin se divide en cinco funciones administrativas" 6lanificacin, (rganizacin, <ntegracin de personal, direccin control. 2s importante mencionar que todos los administradores llevan a cabo funciones administrativas= sin embargo, el tiempo dedicado a cada funcin puede diferir. 6uesto que, los administradores de alto nivel dedican ms tiempo a la planificacin organizacin que los administradores de nivel inferior. La direccin consume gran tiempo de los supervisores de primera lnea. %dems de lo anterior los administradores deben poseer cuatro habilidades elementales" habilidades t!cnicas, humanas, las de conceptuacin las de dise;o. Su aplicacin depende adems de los distintos niveles jerrquicos. ,odo lo anterior es primordial para lograr la meta de todos los %dministradores, que es crear un supervit= en consecuencia, deben establecer un ambiente en el que el personal pueda lograr las metas de grupo con la menor inversin de tiempo, dinero materiales lograr tambi!n la menor insatisfaccin personal. PROCESO ADMINISTRATI)O DE UNA EMPRESA Los componentes esenciales de las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son" planeacin, organizacin, direccin control. Planeaci*n La funcin de la planeacin busca influir en el futuro al tomar acciones predeterminadas lgicas en el presente, por lo que representan la esencia de una operacin efectiva. Las actividades bsicas que involucra la planeacin son" 2laboracin de la planeacin prospectiva, determinacin de objetivos metas generales particulares para cada rea, preparacin de m!todos, estrategia, opciones, polticas procedimientos formulacin de programas presupuestos que contribu an a alcanzar los objetivos metas trazadas a corto largo plazo.

2l proceso de planeacin prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodolgico" 1. >ormativa. 2n esta etapa se plantean dos situaciones= primera" el tipo de futuro que se desea alcanzar= segunda" definir la situacin de la empresa si se contin5a en la misma direccin actual. 7. *efinicional. 1onocimiento de la situacin actual de la empresa, de sus principales caractersticas de sus interacciones internas e4ternas. 9. 1onfrontacin estrat!gica factibilidad. 1on base en el futuro deseable seleccionado la identificacin de la tra ectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos con objeto de conocer analizar la distancia entre ambos. :. 1onvergencia. *eterminacin de los puntos de convergencia entre el futuro deseado la situacin actual definicin de la orientacin global para que el futuro de la empresa sea alcanzable. Or+ani,aci*n La organizacin contribu e a ordenar los medios para que los recursos humanos trabajen en forma unida efectiva en el logro de los objetivos generales especficos de la empresa. La organizacin conlleva una estructura o marco que integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo relacin armnica. La planeacin la organizacin son funciones mediante las que no se logra materialmente el objetivo, pero que ordenan los esfuerzos formulan la estructura adecuada la posicin relativa de las actividades que la empresa habr de desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias asigna responsabilidades a quienes deben desempe;arlas. Las actividades bsicas relativas a la funcin de organizacin son" %signacin de recursos ?humanos, financieros, materiales@= actividades ?cmo@= responsables ?qui!n@= tiempos ?cundo@= determinacin de grados de especializacin divisin del trabajo ?comercializacin, produccin, compras, personal@= establecimiento de jerarquas ?relaciones de autoridad responsabilidad@= asignacin de funciones= determinacin de tramos de control= dise;o de la estructura organizacional= elaboracin de manuales de organizacin, polticas procedimientos, entre otros. Direcci*n 2sta funcin tiene como propsito fundamental impulsar, coordinar vigilar las acciones de cada miembro grupo que integran la empresa, con el fin de que las actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.

La funcin de direccin comprende las siguientes etapas" 1. %utoridad. .orma en que se delega ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades b5squeda de los objetivos metas planeadas. 7. 1omunicacin. .orma en que se establecen los canales de comunicacin en que !sta flu e hacia el interior e4terior de la empresa. 9. Supervisin. Aerifica que las actividades se lleven a cabo conforme se plane se orden. Las actividades bsicas que comprenden la funcin de direccin son" *eterminacin de lo que se debe hacer ?planeacin@, establecimiento de cmo se llevarn a cabo las actividades de la empresa ?organizacin@ vigilancia de lo que a de hacerse ?control@. C$n"r$l 2l proceso de control contribu e a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviacin que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. *icho proceso de control consta de cuatro pasos bsicos" 1. Se;alar niveles medios de cumplimiento= es decir, establecer niveles aceptables de produccin de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de produccin para los operarios ventas para los vendedores. 7. Aerificar el desempe;o a intervalos regulares ?da, semana, mes@. 9. *eterminar si e4iste alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los establecidos. :. ,omar medidas correctivas tales como un entrenamiento o ma or instruccin, si e4istiera una variacin= de no e4istir, continuar con la actividad. Las actividades bsicas que comprende el proceso de control son" 2stablecimiento de indicadores estndares de control ?ventas, costos, productividad, competitividad, calidad@= medir evaluar lo realizado ?anlisis de datos estadsticos, informes contables, informes de produccin@= comparar esto contra lo planeado para definir si e4isten diferencias ?evaluacin del funcionamiento, inspeccin localizacin de fallas@, establecer medidas correctivas ?ajustes para alcanzar lo planeado@. 1on el paso de los a;os se han desarrollado mejores m!todos de control, direccin administracin de las empresas. %lgunas de las herramientas que estn utilizando las empresas para mejorar su desempe;o son" %dministracin de la 1alidad ,otal Beingeniera de 6rocesos de >egocios

2stas dos herramientas contienen una fuerte orientacin hacia los procesos. 2llo implica la b5squeda por" Cejorar la calidad del producto. Beducir el tiempo del ciclo de produccin. Beducir los costos. La administracin de la calidad total tiene un enfoque tendente a crear" 8n clima armnico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez. 6revenir la generacin de errores en lugar de su correccin. 1rear una cultura de servicio al cliente. Beducir los costos de calidad relativos a cumplimiento ?prevencin evaluacin@ por incumplimiento ?por fallas internas e4ternas@. La reingeniera de procesos de negocios es un enfoque sistemtico para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. 2stos procesos se refieren a los de naturaleza estrat!gica, que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos metas para alcanzar un ma or nivel competitivo. La reingeniera de procesos es el medio por el que una empresa puede lograr cambios radicales en su desempe;o, m!todos de trabajo, costos, tiempo de servicio calidad, mediante el anlisis de diagramas de flujo de proceso otros m!todos aplicados en la ingeniera industrial. 2sta t!cnica comprende cinco etapas bsicas" 6reparacin. *esarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas objetivos que se pretenden alcanzar. <dentificacin. *esarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos fundamentales de valor estrat!gico. Aisin. #5squeda de oportunidades de avance decisivo en los procesos. Soluciones. 2stablecimiento de resultados para la implantacin de las percepciones por medio del dise;o social que organiza estructura los recursos humanos necesarios que tendrn a su cargo el proceso redise;ado. ,ransformacin. 2jecucin de las visiones del proceso, implantando versiones piloto de plena produccin. 8n factor fundamental para llevar a cabo con !4ito la reingeniera de procesos es la motivacin del personal de la empresa para que se comprometa en esta accin de cambio radical, a que no se trata de un enfoque parcial ni vertical, sino de un cambio profundo participativo.

E(ICIENCIA- E(ICACIA . PRODUCTI)IDAD 24isten en %dministracin algunos t!rminos que se utilizan, tanto por su impacto dentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. 2stos son los t!rminos de eficiencia, eficacia productividad, que se refieren a" Eficacia/ consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. Eficiencia" consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. (bs!rvese que el punto clave en !sta definicin es ahorro o reduccin de recursos al mnimo. Pr$! c"ivi!a!" consiste en la relacin productoDinsumo en un perodo especfico con el adecuado control de la calidad. La productividad puede e4presarse en la siguiente ecuacin" 1. Se reducen los insumos se mantienen los mismos productos. 7. Se incrementan los productos se reducen los insumos para elaborarlos. 9. Se incrementan los productos con los mismos insumos.