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TEMA: EXCEL MANEJO DE TABLAS DINAMICAS 1. INTRODUCCIN / JUSTIFICACIN: Un tcnico de sistemas debe conocer la mecnica para la creacin y manejo de tablas dinamicas 2. OBJETIVO GENERAL Aprender a trabajar en Excel la validacin de datos y las tablas dinamicas. 3. OBJETIVOS ESPECFICOS Revisar que en Excel se pueden crear y trabajar tablas dinamicas Conocer el proceso de creacin y manejo de tablas dinamicas Condicionar el formato de las hojas segn el contenido de las mismas, y que trabajen con las tablas dinamicas Aprender a interpretar los resultados obtenidos con las tablas dinamicas

4. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: 4.1 VALIDACION DE DATOS Y TABLAS DINAMICAS En este caso abordaremos problemtica de una empresa dedicada a la distribucin de productos del cerdo (jamones, embutidos, y deshuesados). Para ello, cuenta con una plantilla de agentes de ventas que trabajan a comisin. Nos centraremos en el uso de las siguientes herramientas de Excel:
Comentarios Validacin de datos Criterios de validacin Mensajes entrantes Mensajes de error Creacin, edicin y actualizacin de tablas dinmicas.

ENUNCIADO La empresa Jamonera S.A. nos ha contratado el diseo de un libro de trabajo (que llamaremos JAMONERA,XLS), en el que, sobre una hoja llamada Ventas, los administrativos de Jamonera teclearn, mensualmente, la informacin recogida en los partes de ventas de los agentes vendedores. En concreto, se deber introducir en una fila por cada parte de ventas, la provincia en la que se haya realizado la venta (por ahora, la empresa vende sus productos en tres zonas o mercados: Andalucia Occidental, Andalucia Oriental y Extremadura), el cdigo del agente y los importes vendidos de los artculos que se distribuyen. En este momento, los agentes vendedores son cinco, en concreto, Paco Arenas, Carmen Medina, Patxi Okurra, Imar Lamer y Mariano Moreno. Todos cobran las mismas comisiones que son distintas para cada tipo de artculo (en este momento, el 7% para ventas de jamones, 5% en el caso de las embutidos y 3% para los deshuesados).

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La Jamonera est especialmente preocupada por el proceso de introduccin de datos, ya que el personal de administracin carece, por el momento, de los conocimientos necesarios para manejar Excel. Por ello, nos exige que la entrada de datos tenga los mximos controles para minimizar los errores. Por otro lado, dado que los vendedores son muy activos y que pueden realizar las ventas en cada una de las provincias de las zonas anteriormente indicadas, se reciben multitud de partes de venta (uno por cada provincia en la que haya efectuado alguna venta, por lo que en el mes pueden aparecer mltiples partes por cada agente vendedor). Por ello, la empresa nos pide que diseemos un sistema mediante el cual pueda realizar, al finalizar cada mes, un anlisis en el que, con facilidad, pueda observar cules han sido las ventas y comisiones totales, por cada artculo, en cada provincia o zona, de cada agente, etc. SOLUCION Como dice el enunciado, hemos de procurar que la entrada de los datos en el modelo de la hoja de clculo disponga de los mximos controles, de forma que se facilite la introduccin de la informacin y se minimicen los errores. Para lograrlo, haremos uso, entre otras posibilidades, de la validacin de datos en Excel. Son mltiples las posibilidades de diseo del libro que solucione esta problemtica. Hemos optado por introducir por filas los datos correspondientes a cada parte de venta. En concreto, en la columna B se escoger la provincia de una lista desplegable que, obviamente, deber contener las posibles provincias en las que el negocio est expandido, apareciendo, de manera automtica en la columna A la zona en que se realiz la venta. El administrativo teclear a continuacin, en la columna C, el cdigo del agente vendedor, debindose controlar que el cdigo es correcto, en otras palabras, que existe un vendedor cuyo cdigo es el tecleado; para facilitar el control, automticamente aparecer, en la columna D, el nombre del agente al que le corresponda el cdigo. Por ltimo, debern teclearse los importes de las ventas de jamones, embutidos, y deshuesados (columnas E, F y G, respectivamente), calculndose en la columna H las comisiones que de las ventas se deriven. Los porcentajes de comisiones se han situado encima de los rtulos, en el rango E3:G3. En primer lugar, en la celda A1 insertaremos el logotipo de la empresa Jamonera. Para ello, una vez seleccionada la celda A1, ejecutamos el comando INSERTAR/IMAGEN/IMGENES PREDISEADAS. Si el grfico que se va a utilizar como logotipo no estuviera ya creado en Excel como imagen prediseada, en lugar del ltimo subcomando se elegir IMAGEN. De la galera de imgenes prediseadas que se muestra, se deber elegir la categora Acadmico y seleccionar la imagen del logotipo; haciendo doble clic en ella o pulsando sobre el botn Insertar aparecer inmediatamente la imagen en la hoja de clculo, a la que habr que reducirle el tamao para que aparezca tal como se muestra en la figura 1.

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Figura 1 A continuacin, escribimos los rtulos de la hoja(rango B1:B2; F2;A4:H4), para, despus, documentarlos mediante comentarios para la celda A4, ya que el procedimiento es similar para el resto. Seleccionamos la celda A4 y escogemos el comando INSERTAR / COMENTARIO; sobre la nota tipo pos-it, escribimos el mensaje: en esta columna se mostrar la zona en que se haya realizado la venta. No hace falta teclear nada, sale sola!, u otro similar. Una vez creada la nota, al situar el puntero del ratn sobre la celda, la nota aparece, facilitando la introduccin de datos (ver figura 2) Puede crear comentarios, de forma similar, para el resto de celdas con rtulos.

Figura 2 Para facilitar el control de la informacin, hemos optado por introducir, en otra hoja de clculo independiente, denominada Datos, los datos a controlar: provincias y zonas de venta, por una parte y cdigos y nombres de los agentes de ventas, por otra. El aspecto de la hoja se muestra en la figura 3.

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Figura 3 Comenzamos por establecer los controles de introduccin de datos en la celda B5 de la hoja de Ventas, que debe contener la provincia. Hemos decidido crear una lista desplegable sobre la que el usuario deber escoger la provincia correspondiente, de forma que no est permitido introducir otra informacin distinta de la existente en la lista; los datos de sta (las provincias), se encuentran recogidas en el rango D2:D11 de la hoja Datos, por lo que, al estar situadas en una hoja distinta, es preciso asignar un nombre al rango en cuestin para que pueda ser usado en la validacin de celdas de otras hojas, por lo que, al estar situadas en una hoja distinta, es preciso asignar un nombre al rango en cuestin para que pueda ser usado en la validacin de celdas de otras hojas (es una limitacin de Excel;). Por ello, seleccionando la hoja Datos, marcamos el rango D2:D11 y ejecutamos el comando INSERTAR/NOMBRE/DEFINIR, dndole el nombre Provincias.

Figura 4 Seleccionamos, a continuacin, la celda sobre la que establecer el criterio de validacin(B5 de la hoja Ventas) y ejecutamos el comando DATOS/VALIDACION, apareciendo la ventana de opcin Configuracin, en la que seleccionamos el criterio de validacin. En Permitir escogemos Lista, indicando en Origen en que lugar del libro se encuentra la lista en cuestin; si estuviera en la misma hoja, podramos usar las direcciones del rango, pero dado que est situado en una hoja diferente, tenemos, como dijimos previamente, que usar un nombre para el rango. En nuestro ejemplo, el nombre es Provincias. Marcamos la opcin Celda con lista desplegable para finalizar la creacin del criterio de validacin.

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Ahora podemos marcar sobre la pestaa Mensaje entrante de la ventana Validacin de datos para crear un mensaje que aparezca en pantalla cada vez que el usuario vaya a introducir datos en la celda B5. El mensaje que hemos definido es el que ser recoge en la Figura 4. El efecto de lo hasta ahora realizado sobre la celda B5 puede observarse en la figura 5. Al introducir datos en dicha celda, se despliega la lista con todas las provincias (algunas no se ven; basta con mover la barra de desplazamiento) y aparece el mensaje que indica al usuario qu debe hacer.

Figura 5

Figura 6

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A pesar de la existencia de la lista desplegable, Excel posibilita que el usuario teclee la informacin directamente sobre la celda; en caso de que lo tecleado coincida con alguno de los elementos de la lista, nada pasar, pero si no es as, Excel no permitir que lo tecleado pase a ser el contenido de la celda. Podemos crear un mensaje que advierte al usuario del error cometido, para lo que marcamos la pestaa Mensaje de error, y en esta ventana indicamos la informacin oportuna. Figura 6. Al pulsar sobre aceptar, se crear la lista y los mensajes. Con lo hasta ahora realizado, nos aseguramos de que el dato introducido en la celda B5 corresponder a una de las provincias vlidas. En A5 debemos crear una frmula que, de manera automtica, muestre la zona de venta de las tres posibles, tal como indicaba el enunciado. La solucin propuesta es al siguiente:

=SI(B5<>;BUSCARV(B5;Datos!$D$2:$E$11;2;FALSO);)
A continuacin los administrativos de Jamonera teclean en C5 el cdigo del vendedor que aparece en la parte de ventas; hemos de controlar que el cdigo tecleado sea correcto, por tanto, que sea el 1, 2, 3,4, o 5, cdigos relativos a nuestros cinco vendedores Figura 6. Podramos haber optado por crear otra lista desplegable, pero en este caso es ms rpido teclear el nmero y que Excel compruebe que es vlido mediante un control de validacin numrico. Sealamos la celda C5 y activamos DATOS/VALIDACION, apareciendo la ventana Validacin de datos con la pestaa configuracin activada; sobre sta, indicamos la informacin tal como aparece en la Figura 7.

Figura 7 Adems, hemos creado un mensaje entrante (teclee el cdigo del agente vendedor) y otro de error (Ese agente no est dado de alta) En la celda D5 debe aparecer el nombre del vendedor cuyo cdigo se haya tecleado en C5; la frmula siguiente soluciona el problema:

=SI(C5<>;BUSCARV(C5;Datos!$A$2:$B$6;2;FALSO);)
En el rango E5:G5 se teclearn las ventas de los tres productos; vamos a controlar que lo tecleado sea un nmero decimal positivo, al tratarse de cifras de ventas en pesos. Lo mejor, dado que las tres celdas deben tener el mismos control, es seleccionarlas primero para, la continuacin, ejecutar el comando DATOS/VALIDACION, escogiendo

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las opciones de control que aparecen en la figura 8, opciones que se asociarn a las tres celdas. Tambin hemos creado un mensaje de error (debe teclear una cifra positiva y mayor que cero), que aparecer si se teclea algo distinto a un nmero o una menor o igual a cero. Para finalizar, calcularemos la comisin en la celda H5, mediante la formula:

=SI(C5<>;E5*$E$3+F5*$F$3+G5*$G$3;)

Figura 8 Con esto acabamos la creacin de la frmulas y criterios de validacin del rango A5:H5, correspondiente a la primera parte de la venta. Podemos copiar dicho rango para el resto de posibles partes de venta de este mes. Seleccionamos el rango a copiar (A5:H5) y ejecutamos el comando EDICION/COPIAR; ahora seleccionamos dnde pegar lo copiado (rangoA6:H100) y ejecutamos el comando EDICION /PEGAR. Con ello, habremos pegado todo lo asociado al rango A5:H5 y, por tanto, las frmulas, criterios de validacin y mensajes que hemos ido creando. La hoja est preparada para comenzar la introduccin de datos. Para obtener un informe resumen para cada uno de los cinco agentes de venta que muestre el total vendido de cada tipo de artculo y sus comisiones, por provincias, en una o todas las zonas, usaremos la herramienta TABLAS DINAMICAS, especialmente til para organizar y analizar fcilmente la informacin resumida a partir de los datos contenidos en una hoja. Para crear la tabla dinmica es necesario que los datos de la hoja que se utilicen estn organizados en la hoja de clculo como una base de datos de Excel, es decir, que cada campo de informacin, con su rtulo y valores, est en una columna. Esto ocurre en la hoja Ventas, donde disponemos de cada fila (registro) de toda la informacin recogida

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de cada parte de venta, estructurada en los siguientes campos: zonas, provincias, cdigo, agente, jamones, embutidos, deshuesado y comisin. Activada una celda del rango de la hoja Ventas que contiene los datos, se ejecutar el comando DATOS/TABLAS DINAMICAS con el que invocamos al asistente para tablas dinmicas que nos ayudar en su construccin. En el primer cuadro de dilogo que aparece, se selecciona, como fuente de los datos, la opcin Lista o base de datos de Microsoft Excel, ya que los datos a resumir estn en la hoja Ventas del libro JAMONERA.XLS que tendremos abierto en estos momentos. Tras pulsar sobre el botn siguiente, accedemos al prximo cuadro de dilogo, en el cual indicamos el rango de celdas que contenga los datos fuentes, incluidos los rtulos de los campos que se utilizarn como nombres de los mismos, figura 9. Podremos escribir el rango o sealarlo sobre la hoja ventas siendo $A$4:$H$100. A continuacin, elegimos la opcin Siguiente para pasar al siguiente cuadro de dialogo.

Figura 9 En el tercer cuadro de dilogo, crearemos el diseo de la tabla, haciendo clic sobre los botones con los nombres de los botones con los nombres de los campos arrastrndolos hasta la seccin de la tabla que corresponda. El campo Provincia del rango de datos se ha colocado como campo de fila de la tabla dinmica (haciendo clic con el ratn sobre su botn y arrastrndolo hasta la seccin FILA), para que sus elementos, aparezcan como rtulos de las filas de la tabla dinmica. En la seccin DATOS se ubican los campos: jamones, embutidos, deshuesado y comisin, los cuales contienen los valores que se desean resumir. Al contener estos campos valores numricos con formato de moneda, Excel propone, por defecto, como operacin de resumen Contar, es decir, contar el nmero de jamones vendidos, el nmero de embutidos vendidas etc. En este caso la funcin que deseamos utilizar para calcular los valores del rea de datos de la tabla dinmica no es Contar sino suma. Luego tendremos que cambiar la funcin Contar por la funcin suma para los cuatro campos de la seccin datos. Para ello, pulsamos dos veces el ratn sobre el campo y desde el cuadro campo de la tabla dinmica elegimos en el cuadro resumir por la opcin suma. Figura 10

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Figura 10 En la seccin PAGINA hemos colocado los campos Zona y Agente, para que la tabla tenga estos dos campos como listas desplegables, desde los que se podr elegir aquel elemento (zona y agente) de los que se desea obtener el resumen o agrupacin de las ventas En la figura 11 se recoge el cuadro de dilogo definitivo del paso tercero del asistente para tablas observarse, los dos campos de dinmicas:

Figura 11 En el cuarto y ltimo paso del asistente de tablas dinmicas, le indicamos que la tabla a crear se ubique en una Hoja de clculo nueva, que denominamos Anlisis ventas y que se muestra en las figuras 12 y 13. Como puede observarse, los dos campos de pgina (zona y agente), aparecen como listas desplegables, desde los que se puede elegir una zona en concreto o todas y un agente de ventas determinado o todos ellos. En el primer informe que se adjunta figura 12, hemos seleccionado la zona Andaluca Occidental y el agente Mariano Moreno, por lo que la tabla dinmica muestra las ventas del agente Moreno, agrupadas por las provincias de Andaluca occidental en donde tiene alguna venta,

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Figura 12 En el segundo informe, hemos seleccionado todas las zonas y el agente Mariano Moreno, por lo que la tabla dinmica muestra las ventas del agente Moreno, agrupadas por las provincias de las tres zonas en las que haya realizado alguna venta.

Figura 13 Si los datos fuentes varan, deber ejecutarse el comando Actualizar datos del men contextual o desde la barra de herramientas de manejo de las tablas dinmicas, para que se recalcule la tabla.

EVALUACION: Despus de haber desarrollado el ejercicio, colcalo en la carpeta de evidencias de la plataforma, y all ser revisado para su calificacin.

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5. RECURSOS Computador con Microsoft Excel y acceso a Internet. DOCENTE: RICARDO JIMENEZ RODRIGUEZ RITA RUBIELA RINCON OLIMPO CARDENAS OSCAR JAVIER OSPINA LADY SUAREZ TIEMPO: 12 horas FECHA: Diciembre 2009