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UNIDAD

ABRIENDO UN NUEVO LIBRO...

Cuando hayas completado esta Unidad, vas a poder crear una hoja de trabajo y hacer clculos en ella.

Informacin til
Libro: Archivo donde se trabaja y se almacenan los datos en Hojas de clculo. Cada nuevo documento se llama Libro 1 y tiene tres hojas de trabajo. Hoja de trabajo: Lugar del Libro donde se ingresan, muestran y analizan los datos. Para seleccionar en forma ms rpida: Celdas adyacentes: Ubica el puntero del mouse en la primera celda del rango que deseas seleccionar y arrstralo hasta la ltima celda del rango. La totalidad de las celdas intermedias quedarn seleccionadas. Seleccionar celdas: Marcar las celdas sobre las cuales se va a trabajar.

Contenidos basados en ICDL www.icdl.cl

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Celdas no adyacentes: Selecciona la primera celda con el botn izquierdo del mouse, luego presiona la tecla Ctrl del teclado y mantenla presionada mientras seleccionas las dems celdas, que estn separadas entre s.

Hoja de trabajo completa: Haz clic en el cuadro ubicado en el vrtice superior izquierdo.

Vrtice superior izquierdo

Columnas: Posiciona el puntero del mouse en el Ttulo de columna y haz clic con el botn izquierdo del mouse. Si deseas seleccionar varias columnas a la vez, mantn el botn izquierdo del mouse presionado mientras seleccionas las dems columnas.

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c Ministerio de Educacin, Programa Enlaces Diseo y produccin: Fundacin Chile, Programa Competencias Laborales

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Filas: Posiciona el puntero del mouse en el Ttulo de fila y haz clic con el botn izquierdo del mouse. Si deseas seleccionar varias filas a la vez, mantn el botn izquierdo del mouse presionado mientras seleccionas las dems filas.

Actividades
Antes de comenzar a desarrollar las actividades, crea una carpeta con el nombre Hojas de clculo dentro de Mis documentos.

Actividad 1. Ingresa datos a una hoja de trabajo

Tener un registro ordenado con tus notas te resultar muy til, particularmente al trmino del trimestre o semestre. Esta actividad te permitir elaborar un registro de notas que luego podrs reemplazar por las tuyas usando los datos contenidos en un cuadro tipo. Es muy importante que ingreses los datos exactos en las celdas que se te indican, para que logres los resultados esperados en las siguientes actividades. Para comenzar:

Abre la aplicacin Hojas de clculo. Se desplegar una pantalla como sta:

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Guarda el documento con el nombre Notas en la carpeta Hojas de clculo que est en Mis documentos. En la Hoja 1, copia la informacin contenida en el siguiente cuadro en las mismas celdas, tal y como lo muestra el ejemplo. Apyate en las instrucciones que se entregan a partir del siguiente punto.

Copia primero los encabezados en las columnas, luego los nombres de las asignaturas en las filas y finalmente las notas. Para ello: a. Digita el dato. Fjate que mientras escribes, la Barra de frmulas muestra el nombre de la celda en la que ests escribiendo, adems de una X y un , lo que indica que ests ingresando un dato en esa celda. Para aceptar el ingreso del dato, haz clic en el ; para rechazarlo, haz clic en la X. Tambin puedes aceptar el ingreso presionando la tecla Enter. Esta opcin adems deja activa la celda de abajo, para seguir escribiendo. Digita el resto de los datos tal como muestra la figura anterior.
Botn Introducir frmula

Nombre de la celda en la que ests escribiendo

Dato que se est ingresando

Botn Cancelar frmula

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b. El dato digitado figurar tanto en la celda activa como en la Barra de frmulas, tal como se muestra a continuacin:

Barra de frmulas Celda activa

Al terminar, guarda los cambios realizados en el documento Notas usando el botn correspondiente de la Barra de herramientas Estndar.

Actividad 2. Corrige los datos ingresados a la hoja de trabajo

Has detectado una palabra mal digitada en la celda A7 del documento Notas. Para reemplazarla:

Haz clic sobre la celda que quieres corregir, para seleccionarla. Digita la palabra correctamente. Presiona Enter.

Mientras reemplazabas la palabra, te diste cuenta de que el nombre de una de las asignaturas estaba incompleto: en la celda A6 dice Lengua y debera decir Lengua Castellana y Comunicacin. Para completarlo: a. Selecciona la celda A6. Anda a la Barra de frmulas y ubica el punto de insercin despus de la palabra Lengua.

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Digita Castellana y Comunicacin y presiona Enter.

Punto de insercin

c. Si te posicionas en la celda A6 y te fijas en la Barra de frmulas, vers que el nombre de la asignatura est completo, pero que el ancho de la celda y el dato en la celda B6 impiden mostrarlo. Esto lo resolveremos en la actividad 3.

TIP: Para hacer correcciones, tambin puedes hacer doble clic sobre la celda donde est la informacin que quieres modificar.

Si te fijas, la celda A9 dice Otros, lo que no corresponde al nombre de ninguna asignatura. Para borrar esta palabra: a. Selecciona la celda correspondiente. Anda al men Edicin, selecciona Borrar y elige Todo.
Todo

Edicin Borrar

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Guarda los cambios realizados en el documento Notas.

TIP: Tambin puedes Borrar contenido seleccionando la celda y presionando la tecla Supr.

Actividad 3. Ajusta el ancho de las columnas al ancho del texto

Efectivamente, el ancho de la celda A6 no permite visualizar el nombre Lengua Castellana y Comunicacin. Para resolver este problema, vamos a ajustar el ancho de toda la columna A. Para ello:

Selecciona la celda, anda al men Formato, selecciona Columna y elige Ancho.

Formato

Columna

Ancho

En el cuadro de dilogo que se despliegue, escribe 30. Presiona Aceptar.

30 Aceptar

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La columna A se ver as:

No olvides guardar los cambios.

TIP: Si no requieres que el ancho de la columna tenga una medida exacta, tambin puedes posicionar el cursor en la Lnea de divisin. divisin Cuando aparezca el cursor con doble flecha, haz clic y luego arrastra la lnea hasta la posicin que te acomode.

tip

Actividad 4.

Inserta nuevas asignaturas al registro de notas

Si te fijas, Historia y Ciencias Sociales no figura en el listado de asignaturas. Qu te parece si la incluimos a continuacin de Lengua Castellana y Comunicacin? Para ello:

Selecciona la fila que est justo debajo de Lengua Castellana y Comunicacin haciendo clic en el nmero correspondiente.

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Anda al men Insertar y selecciona Filas.

Insertar

Filas

Digita Historia y Ciencias Sociales y las notas 5,9 5,8 5,8 en las celdas que correspondan.

Guarda los cambios realizados en el documento Notas.

Actividad 5. Elimina una prueba de tu registro de notas

A pesar de que contiene calificaciones, el Trabajo 1 no ser considerado para calcular el promedio final por asignatura, as es que lo eliminaremos. Para ello:

Haz clic en la letra D para seleccionar la columna correspondiente a Trabajo 1. Anda al men Edicin y selecciona Eliminar. Con esta accin, eliminars la columna completa, con toda su informacin. Revisa que no contenga datos que vayas a necesitar ms adelante.

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Edicin

Eliminar

Una vez realizada dicha accin, el registro de notas se ver as:

Guarda los cambios.

Actividad 6. Calcula el promedio por asignatura y el promedio final

Ha llegado el momento de calcular el promedio por asignatura, para luego calcular el promedio final. Cmo calculas tus promedios normalmente? Fcil, verdad. Sumas la totalidad de las notas y divides el resultado por el nmero de notas que hayas considerado. Por ejemplo, si calculamos el primer promedio que figura en el cuadro: 5,5 + 6,0 11,5 : 2 = 5,7

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Para que comprendas cmo opera la aplicacin Hojas de clculo, es necesario que conozcas la regla que est a la base de su funcionamiento y que indica el orden en que se deben resolver las operaciones aritmticas. La siguiente tabla muestra el orden o prioridad de los operadores aritmticos: 1ero 2do 3ero 4to 5to ( ) (lo que est entre parntesis) * (multiplicacin) / (divisin) + (suma) - (resta)

Tenindola presente, calcula el resultado de las dos frmulas que se te presentan a continuacin: Caso 11 Caso Frmulas Resultado 5,5+6/2 8,5 Caso 2 2 Caso (5,5+6)/2 5,75 55+3 8,5 11.5/2 5,57 5,5+6/2 (5,5+6)

Como la divisin tiene prioridad por sobre la suma, en el Caso 1 primero se divide 6 en 2 lo que da 3 y luego se hace la suma de 3 + 5,5, lo que da 8,5. El clculo es correcto, pero no se est calculando un promedio. Para calcular un promedio (Caso 2), primero debemos priorizar la suma ponindola entre parntesis. De esta forma, se suma lo que est dentro del parntesis lo que da 11,5 y luego se divide en 2, obteniendo como resultado el promedio de las dos cifras. Vayamos ahora al libro de trabajo Notas:

Haz clic en la celda D2, que es donde vas a realizar la operacin. Presiona la tecla = +, con lo que le estars indicando a la aplicacin que vas a realizar un clculo numrico y que no es slo un texto lo que vas a digitar. Luego escribe la frmula (B2+C2)/2. Se usan las direcciones de las celdas y no los nmeros para que la frmula se actualice automticamente si se cambian los datos. Presiona Enter para ingresar la frmula. La celda D2 te mostrar 5,75 como resultado.

Para que la aplicacin Hojas de clculo calcule los dems promedios, debemos indicrselo copiando la frmula creada en todas las dems celdas de la columna D. Para hacerlo, tienes dos alternativas: Puedes usar el men Edicin. Para ello: a. Selecciona la celda D2.

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b. Anda al men Edicin y elige Copiar.

Edicin Copiar

c. Ahora, selecciona las celdas donde quieres copiar la frmula, anda nuevamente al men Edicin y elige Pegar.

Edicin

Pegar

La segunda alternativa es usar el puntero del mouse. Para ello: a. Ubica el puntero del mouse en el vrtice inferior derecho de la celda. Tomar la forma de una cruz negra, como se muestra a continuacin: Presiona el botn izquierdo del mouse y arrstralo hasta cubrir todas las celdas donde necesitas la frmula.

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b. Suelta el botn del mouse y observa que los resultados obtenidos son idnticos a los logrados con el mtodo anterior.

Revisemos las frmulas en la hoja de trabajo. Para ello, debes activar la celda que deseas revisar y mirar la Barra de frmulas para verificar su contenido, ya que si bien lo que observas en la celda es un nmero, lo que la celda contiene en realidad es una frmula. Por ejemplo, activa la celda D3, en la que ves un 5.4. Si miras la Barra de frmulas, vers que su contenido es =(B3+C3)/2.

Celda que ests mirando

Frmula que contiene la celda Celda activa

Si revisas cada frmula, te dars cuenta que si bien tu escribiste =(B2+C2)/2 en la celda D2, al copiar esa frmula a las dems celdas, cada una de ellas toma los valores correspondientes a la fila en la que realiza el clculo. No te parece fantstico?

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Ahora que el Programa ha calculado todos los promedios, calculemos el promedio final. Cul sera la frmula?

Guarda los cambios y cierra la aplicacin.

Ejercicio
Si ya terminaste las actividades, aprovecha de elaborar un registro para tus propias notas con los siguientes pasos: Crear un cuadro con tus asignaturas. Agregar suficientes filas para las asignaturas y columnas para las calificaciones. Ingresar tus notas. Calcular tus promedios parciales hasta el momento. Al finalizar muestra tu trabajo al profesor y grbalo. Si tienes dudas para realizar esta actividad revisa nuevamente esta unidad y pide ayuda a tu profesor.

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