Microsoft Excel 2007 ABACO

Ing. Infor. y Sist. Dennis Ballena Garca

MICROSOFT EXCEL 2007 II UNIDAD

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SEMANA 06
Introduccin a las Funciones y Frmulas Bsicas. 1. Operadores Aritmticos. 2. Funciones Aritmticas. o Suma o Suma.Si o Autosuma

SEMANA 07
3. Funciones Estadsticas. o Promedio o Max o Min o Ahora y Hoy o Porcentaje o Contar o Contar.Si

SEMANA 08
4. 5. 6. 7. Funciones Lgicas Condicionales SI Introduccin a Grficos en Excel. Creacin de Grficos. Prctica Complementaria

SEMANA 09
8. Examen de Unidad Formativa II

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INTRODUCCIN A LAS FUNCIONES Las funciones de Excel son una de las herramientas ms poderosas dentro de esta hoja de clculo. Estas funciones nos facilitan mucho la realizacin de clculos y tratamiento de los datos. 1. Operadores Aritmticos Como Excel es una hoja de clculo, es obvio que se empleen los operadores Aritmticos para realizar operaciones. A continuacin se muestran los operadores Aritmticos Bsicos: + Se utiliza para las sumas - Se utiliza para las restas / Se utiliza para las divisiones * Se utiliza para las multiplicaciones ^ Se utiliza para elevar a una potencia Bueno ya que conoces los operadores bsicos de Excel, empezaremos con aprender a usarlos y para eso est el siguiente ejemplo:

Siempre que se desee realizar una operacin, ser necesario poner en primer lugar el signo de =, despus se indicar con el nombre de la celda y el tipo de operacin que desea hacerse. El primer resultado indica la suma de a2 que equivale a 100, +b2 que equivale a 50. Por lo tanto el resultado ser 150 cuando demos Enter a la formula =a2+b2. As que las siguientes formulas indican resta, multiplicacin y divisin. Es muy importante saber el nombre de las celdas, de ah depende nuestro xito. Para poder resolver un problema mediante una frmula, es necesario aplicarlo a Excel, por ejemplo se desea saber los das vividos de una persona, primeramente debo saber cmo sacar los mos. Es necesario saber cuntos das tiene el ao para poder resolver el problema, si no lo s, ser imposible resolver el problema.

Entonces resolveremos el problema de sacar los das vividos, primero debo saber que el ao tiene 365 das y que mi edad son 35 aos (estamos en el 2012).

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Ahora de aqu que sigue? Qu operacin debo de realizar? Suma, resta, multiplicacin o divisin? Es necesario una multiplicacin para saber cuntos das vividos tengo, entonces quedara as: 365*35 y el resultado sern los das vividos, ahora si a aplicarlos a un ejercicio de Excel.

Si observamos en la Formula B2 se encuentra la edad de Ramn, y multiplicada por 365 dar en la celda C2 el resultado de los das vividos. Que no se te olvide que siempre al empezar una formula es necesario que vaya el signo de =. El siguiente ejercicio muestra como se puede saber cunto voy a ganar en el trabajo por los das que trabaje y lo que me pagan por da.

Es necesario multiplicar los das que trabaje por lo que me pagan por da, en el primer ejemplo de la formula, muestra la multiplicacin de b2*c2, por lo tanto cuando presione Enter en la formula, me dar el resultado.

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El siguiente ejercicio no ensea cmo sacar un promedio general de un alumno y sus materias. Recordando siempre que si el alumno lleva 3 materias, la formula seria sumar el promedio de las tres materias y dividirlo entre 3 que son el total de materias que se estn sumando.

Para sacar el promedio General de Ramn, es necesario sumar las tres calificaciones y dividirla entre tres (porque son tres calificaciones), el resultado sera entonces el promedio general. Ahora Por qu se utilizan los parntesis? La respuesta es la siguiente: Los Parntesis indican que primero se sumen las tres calificaciones y por ltimo que se divida entre tres. Si no le pongo los parntesis me afecta? Claro que si te afecta, porque la maquina primero dividira d2 entre tres y por ultimo sumaria a c2 y b2, entonces estara haciendo mal el procedimiento y el resultado sera incorrecto. 2. Funciones Aritmticas SUMA: Si deseamos sumar un grupo de celdas sera muy complicado hacer una formula, imagnate sumar 20 celdas. Creo que a veces se tienen que Sumar hasta ms, as que para evitarnos esa gran formula, utilizaremos la funcin SUMA, esta no evitara tan larga tarea, por ejemplo:

En este ejemplo se deben de sumar todas las cantidades, desde la columna A hasta la columna D, una formula quedara as: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+B1+B2+B3+B4+B5+B6+C1+C2+C3+C4+C5 +C6+D1+D2+D3+D4+D5+D6 Con la funcin SUMA quedara de la siguiente manera: =SUMA(A1:D6)

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SUMAR.SI: Otra funcin muy interesante es la funcin SUMAR.SI, con la cual podre sumar por medio de una condicin, por ejemplo:

Donde se encuentran los Asteriscos (*) ah va ir la funcin, esta quedara as: =SUMAR.SI(A2:A6,LEVIS,B2:B6) Aqu le indico que tome en cuenta todos los pantalones desde A2 hasta A6, despus le digo que solo los LEVIS voy a sumar, por ultimo le indico que el costo se encuentra desde B2 hasta B6, entonces el resultado sera la suma de todos los LEVIS, sera un total de 1350 el resultado final. Solo sumara los LEVIS, porque as se lo indique, como quedara si quiero el total solo de los TOMY? =SUMAR.SI(A2:A6,TOMY,B2:B5) As de fcil es, solo cambiaria LEVIS por TOMY. Otro ejemplo:

COMO QUEDARIA LA FUNCION PARA SUMAR TODO EL COSTO DE LAS UVAS? =SUMAR.SI(A2:A6,UVAS,B2:B5)

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AUTOSUMA Aqu se Aplica la Autosuma ubicada en la etiqueta Inicio Modificar Sirve para efectuar sumatorias de contenidos (obviamente numricos) de algunas celdas (en cualquier direccin), que sean seleccionadas. Por ejemplo, si en una hoja de clculo se ingresan datos numricos (Fig. 1), y es necesario sumarlos, debe colocarse el cursor donde se desea tener el resultado y luego hacer Clic en el botn AUTOSUMA (Fig. 2), con lo que, automticamente, aparecer el resultado de la suma de los datos seleccionados (Fig. 3)

Figura 1

Figura 2

Figura 3

3. Funciones Estadsticas PROMEDIO Tambin existe una Funcin que me ayuda a evitar el procedimiento de la frmula del promedio, esta funcin se llama PROMEDIO, y es ms sencilla para usarse, observa el siguiente ejemplo y te dars cuenta que es igual al anterior, pero con la diferencia de que aqu se usa la funcin PROMEDIO.

Este ejercicio hace lo mismo que el anterior, permite sacar un promedio, pero con la diferencia de que este emplea la funcin PROMEDIO. Saca el promedio desde B2 hasta D2, entonces la computadora se encarga de sumar desde B2 hasta D2 y por ultimo dividir entre tres sin que yo se lo indiqueobviamente es ms fcil y el resultado es igual de eficiente en ambos ejercicios.

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MAX y MIN Las siguientes funciones te detectan y te imprimen el valor ms alto y el valor ms bajo.

=MAX(A1:D6) =MIN(A1:D6) La funcin MAX te devuelve el nmero ms alto y la funcin MIN el nmero ms bajo, entonces el resultado con la funcin MAX seria 8787 y con la funcin MIN seria 5. AHORA() Y HOY() Estas dos funciones te devuelven la fecha y hora actual de tu sistema, esto quiere decir que si tienes mal la fecha y la hora te dar resultados no adecuados. As es como se ejecutan: =AHORA() =HOY() PORCENTAJE: Bueno continuaremos con ms funciones ms adelante, es necesario primero aprender el uso de porcientos, como sacar un porciento, como sumar un porciento y como restar un porciento. Es casi imprescindible el uso de porcientos, si vas a comprar algn material o equipo de seguro te cobraran el 10 o 15 porciento de IGV, si vas a una tienda de descuento encontrars ahorros de 10, 20, 30 por ciento de descuento en su mercanca o ropa, si trabajas ya sabrs de los descuentos de ley.

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COMO TRABAJAR CON PORCIENTOS EN EXCEL Si deseas extraer un porciento de una cantidad, debes de multiplicar, de la misma manera si vas a sumar o restar un porciento, debes de multiplicar. As es, para las tres cosas se debe de multiplicar. A continuacin veremos cmo sacar, sumar y restar un porciento por medio de una formula.

Donde esta un asterisco ah va a ir la frmula para sacar un porciento Lo que est en verde no se escribe, es solo un comentario. =A2*.10 Saca el 10% =A2*.05 Saca el 5% =A2*.40 Saca el 40% Recuerda que el sacar un porciento es extraer el porciento de una cantidad. Donde estn dos asteriscos ah va ir la frmula para sumar un porciento =A2*1.10 Suma el 10% =A2*1.05 Suma el 5% =A2*1.40 Suma el 40% Siempre se multiplica por 1. Y el porciento que deseas agregar, cuando desees agregarle un porciento a una cantidad debes de multiplicar de esta forma, sin olvidar poner el 1. Donde estn tres asteriscos ah va la formula para restar un porciento =A2*.90 Resta el 10% =A2*.95 Resta el 5% =A2*.60 Resta el 40% Se ve rara la formula verdad?... as es, pero si le ponemos atencin si vas a restar el 10%, cuanto le falta al 10 para llegar al 100?... as es 90, por eso es que se multiplica por .90, cosas de las matemticas.

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Ahora si vas a restar el 40%, cuanto le falta al 40 para llegar al 100 as es 60, por eso se multiplica por .60, y as sucesivamente. Siempre se utiliza el nmero 100 como base. Otra cosa no te confundas, si yo te digo que a la cantidad de A2 se le va a sumar el 3 porciento, no vallas a multiplicar as: =A2*1.3 estara mal porque sumaria el 30% Lo correcto sera: =A2*1.03 Del 1 al 9 porciento se le pone un cero a la izquierda. Esto es algo serio y debes de repasarlo mucho, a continuacin se muestran ms ejercicios con porcientos.

La cuestin en este ejercicio es sumarle al sueldo neto el 5%, entonces como quedara la formula? Donde estn los asteriscos ah va la formula =B2*C2*1.05
CONTAR Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros.

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Sintaxis =CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros. Ejemplo Frmula Descripcin (Resultado) =CONTAR(A2:A8) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista anterior (3) =CONTAR(A5:A8) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en las ltimas 4 filas de la lista (2) =CONTAR(A2:A8;2) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista, adems del valor 2 (4)

CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis =CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Ejemplo: Frmulas CONTAR.SI comunes Frmula Descripcin (resultado) =CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Nmero de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2) =CONTAR.SI(A2:A5,A4) Nmero de celdas con melocotones en la primera columna anterior (2) =CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI(A2:A5,A2) Nmero de celdas con naranjas y manzanas en la primera columna anterior (3) =CONTAR.SI(B2:B5;">55") Nmero de celdas con un valor

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superior a 55 en la segunda columna anterior (2) =CONTAR.SI(B2:B5,"<>"&B4) Nmero de celdas con un valor distinto a 75 en la segunda columna anterior (2) =CONTAR.SI(B2:B5,">=32")-CONTAR.SI(B2:B5,">85") Nmero de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 en la segunda columna anterior (3) 4. Funciones Lgicas Condicionales (si) SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis: =SI(prueba_lgica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO.

=SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") Si el nmero anterior es menor o igual que 100, la frmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar Presupuesto excedido" EJEMPLO 2: =SI (A2=100,SUMA(B5:B15),"") Si A2=100 entonces que sume el rango B5 al B15

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EJEMPLO 3: =SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el nmero anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vaco ("") ().

5. Introduccin a Grficos Excel: Mostrar los resultados de nuestro trabajo se puede realizar de diversas formas, una de ellas es el basado en grficos. El presentar los datos en forma grfica, nos permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Adems de esto los grficos se pueden adecuar y modificar para dar y crear un mayor impacto en el que los recibe. La forma ms sencilla de construir grficos en Excel es a travs de la Ficha Grficos.

6. Creacin de Grficos: Para la creacin de grficos, Excel, as como cualquier otra planilla de Clculos, necesita informacin. Por esto, y para comenzar el trabajo, sern utilizados los datos de la siguiente planilla. La misma que deber presentar el siguiente aspecto:

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Es conveniente comenzar a trabajar, creando un grfico sencillo, por lo que se utilizar slo la informacin de ingresos y egresos del primer semestre. Para ello, deber seleccionarse el bloque correspondiente, y luego de ello, comenzar la utilizacin del asistente ya mencionado. El bloque, seleccionado ser el siguiente:

De la ficha Grficos selecciones el tipo que desee trabajar para el ejemplo ser Columnas en 2-D

Para darle al grfico un aspecto personalizado se puede utilizar el ficha de Herramientas para grfico que incluye tipo de grfico, seleccionar datos, diseo de grfico, etc

Luego de ello, y mediante el conocido procedimiento de seleccionar clickeando, sectores del grfico, o su totalidad, podrn efectuarse todos los cambios que sean necesarios en la ventana que muestra las opciones correspondientes a dicha rea del grfico, por ejemplo: Fuente, Tramas, Alineacin, Posicin, Forma, Rtulo de datos, Orden de Series,

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Escala, Nmero, Opciones, etc.; cada una de las cuales tiene a su vez los valores correspondientes. 7. Prctica Complementaria:

Utilice las funciones vistas en clase para obtener los datos de la tabla. (Funciones Aritmticas, Condicionales, etc.) Haga uso del formato condicional para colorear de azul y rojo el promedio y estado, segn corresponda. (promedio aprobado >=10.5).

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LAS GRAFICAS EN EXCEL Para poder graficar es necesario saber como colocar los valores antes de accionar la opcin Insertar.

Los valores EJES son los nombres, los valores SERIES son las edades y la LEYENDA ES lo que identifica a las edades en este caso la palabra EDAD.

Y listo la grafica aparecer, se ve sencillo, pero debes de acomodar los valores como te lo indique para que no batalles.

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Existen muchos tipos de grficos en Excel, t escogers el que ocupes, dependiendo de lo que deseas mostrar.

Ejemplo:

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Hermosa grafica cierto? Bueno en Excel todo se puede. As que a practicar mucho las graficas, ya que en la vida se ocupa mucho hacer este tipo de trabajos.

8. EXAMEN UNIDAD FORMATIVA II