DICTAMEN DE AUDICTORIA

Fusagasug, 3 de Noviembre de 2013

Doctores: LUIS CARLOS ARANGO VLEZ Gerente COLSUBSIDIO Administracin parque acutico y zoolgico Piscilago Nilo Ciudad

REF: SISTEMA DE GESTION DE RIESGOS

La Auditora interna, en cumplimiento de las funciones y obligaciones legales establecidas en la Ley 1437 de 2011, tambin establecido en el Decreto 0019 de 2012 y especial en las sealadas en la circular externa Circular Externa No. 023 del 30 Noviembre 2010, nos permitimos dar a conocer el siguiente informe con sus respectivas sugerencias y recomendaciones con el fin de mitiga las salvedades correspondientes. Se encuentra ubicado en el Km. 105 va Bogot - Girardot, con un clima promedio de 28C. Piscilago, es considerado como uno de los parques ms grandes del pas, contando con variadas atracciones mecnicas, acuticas y naturales (zoolgico) y una capacidad para recibir un nmero mayor a 10.000 visitantes - da. Filosofa Brindamos recreacin y sano esparcimiento para nuestros visitantes y turistas de todas las edades y condiciones socio-econmicas, en un ambiente que combina el desarrollo de las atracciones modernas de connotacin acutica con la belleza de nuestra flora y fauna. Nuestro principal objetivo es la satisfaccin de los clientes, por eso trabajamos en un proceso de mejora continua el cual nos permite cumplir con las expectativas de atencin, recreacin y descanso que nuestros clientes necesitan. Historia del Parque Fue en el ao de 1989, en la direccin del Dr. Luis Carlos Arango Vlez donde el parque adquiri una dimensin de parque acutico, y se empez a desarrollar de una forma ordenada, implementando cada ao una (1) o ms atracciones hasta lograr consolidarlo como el Megaparque de Colombia. A continuacin se relaciona la apertura de las atracciones, restaurantes, zoolgico y servicios adicionales, que se han realizado en los 23 aos de existencia del Parque Recreativo y Zoolgico Piscilago. Ver cuadro histrico Piscilago ao tras ao ha innovado e incorporado nuevas atracciones como el nimo de cumplir con las expectativas de recreacin y descanso para los afiliados y usuarios.

INFORME DE AUDITORA Informe de auditora AU-01 No.: Fecha de auditora: 24 al 07 de Nov 2013 Tipo de auditora: Interna/General La presente auditora ha sido solicitada por la Alta Direccin, quien defini los objetivos y alcance de la misma. Por lo anterior, se le reconoce como el cliente de la misma.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y ORGANIGRAMA

ADMINIATRACION DEL PARQUE REGREDATIVO Y ZOOLOGICO PISCILAGO

AUXILIAR DE OFICINA

CORDINADOR DE EVENTOS

AUXILIAR DE EGRESO E INGRESOS

JEFE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

SUPERVISOR DE COCINA

SUPERVISOR DE SERVICIOS

MEDICO

SUPERVISOR DE CAJAS

COORDINADOR DE MANTENIMIENTO

COORDINADOR DE PISCINAS

COORDINADOR DE OPERACIONES

SUPERVISOR DE ASEO

PROMOTOR DE RECREACION

COORDINADOR DE SALUD ANIMAL

SUPERVISOR DE SEGURIDAD

COSTOS Y ALMACEN

La estructura organizacional del parque acutico y zoolgico est compuesta por colaboradores y por ende surge como respuesta a las necesidades del individuo. De esta forma, el primer paso real en la organizacin de piscilago es que exista una necesidad. Luego debe haber inters en conocer el modelo caja de compensacin e implementarlo, para definir los objetivos, deberes y funciones dentro de la misma. La estructura y gestin organizacional de la caja de compensacin es claramente inadecuada en relacin al estado del arte actual en esta materia, sobre todo en instituciones de servicios del tipo y tamao similar a centros recreativos. Es por ello, tener presente que cada organizacin debe estructurar un Organigrama ilustrativo, que indique cuales son los niveles de responsabilidades segn el cargo y obligaciones a cumplir dentro del parque acutico y zoolgico. Observaciones Detectadas Hemos constatado la existencia de una estructura organizacional carente de Formalidad Administrativa, esto es, una estructura plana, donde todos los departamentos tienen prcticamente el mismo nivel jerrquico, sin niveles de autoridad intermedios ni sus correspondientes lneas de dependencia y grados de responsabilidad claramente definidos entre ellos. Sugerencias Redisear la estructura organizacional del parque acutico, confeccionando completamente un organigrama de la empresa, de manera de establecer con claridad al menos el siguiente nivel de autoridad Departamental: Gerencia General y cada departamento, con las atribuciones, autoridad, responsabilidad, recursos e independencia que les sean necesarias para cumplir adecuadamente sus funciones. En este contexto, los distintos departamentos debern ser asignados a cada gerencia de acuerdo a la naturaleza de su gestin, definiendo sus funciones, tareas especficas y responsabilidades asociadas. La Gerencia General deber centrarse en liderar el equipo gerencial en aquellas decisiones de ms alto nivel, tales como la definicin de planes, polticas y estrategias - comerciales, financieras, de RRHH, tecnolgicas e informticas -, que tiendan a asegurar la permanencia, el desarrollo y crecimiento de la Institucin sobre bases slidas.

OBJETIVO: Realizar la de auditora interna de calidad en el parque acutico y zoolgico Piscilago , bajo el criterio de cubrir todos los procesos del Sistema de Gestin del riesgo, plasmados en el mapa de procesos, con el fin de verificar y analizar el cumplimiento de la norma ISO y 31000 OBJETIVOS ESPECFICOS Para el logro de los objetivos especficos nos propusimos que es necesario: Determinar los riesgos. Calificar el riesgo. Mitigar el riesgo. Corregir el riesgo. Ejecutar con las correcciones dadas en el presente informe Disear una matriz de riesgos que permita evaluar el tipo, la ocurrencia y la probabilidad de los riesgos ambientales en el parque acutico y zoolgico.

 Implementar la matriz de riesgos ambientales en el parque acutico y zoolgico para identificar los posibles impactos negativos en que pueda estar incurriendo la empresa. Establecer los riesgos ambientales con mayor impacto negativo y mitigarlos de tal forma que permita dar cumplir con los lineamientos de la ISO 14000. ALCANCE: La auditora interna de calidad abarca desde la planificacin de los procesos de Planeacin, Evaluacin, misionales u operativos y de apoyo, hasta su mejoramiento contino ayudando a mitigar el riesgo.

METODOLOGA: Ciclo PHVA, Procedimiento de Auditora interna de calidad teniendo en cuenta la ISO 31000 TIEMPO. La auditora de sistemas de riesgo ser desarrollada en un periodo de quince das (15) con una intensidad horaria de ocho (8) horas diarias. Este tiempo de ejecucin se contara a partir de la aprobacin de la propuesta de auditora.

EQUIPOS AUDITORES: Se permiti realizar auditoras a los procesos del Sistema de Gestin del riesgo integral (ISO 31000) bajo la coordinacin del Dra. Isabel Cristina Leguizamn Auditora Lder, con el fin de dar un valor agregado a los procesos auditados. A continuacin se relacionan los procedimientos asignados a cada equipo auditor:

Proceso Planeacin Estratgica Mejoramiento Continuo Conduccin y Distribucin de Agua potable Recoleccin y Transporte de residuos slidos / barrido y limpieza de vas y reas pblicas Recoleccin, Transporte y Disposicin final de aguas residuales Facturacin Atencin al cliente Recursos Humanos Mantenimiento de Vehculos Mantenimiento de Equipo Tecnolgico

Equipo Auditor Terlins Melo Restrepo Terlins Melo Restrepo Juliana Narvez Jos A. Ladino Jessica Escalante- Andrs Agudelo Maria Liceth Ruiz Lily J. Palacio Claudia P. Cano Ledis Ma Ajiaco Sandra L. Loaiza -Luz Mary Osorio Lina M Acevedo- Karen Moncada Julio Guevara Gallego Alejandro Valencia John Edison Gonzlez

Adquisicin de bienes y servicios Gestin financiera Potabilizacin de Agua

Robinsn Ospina- Ana Maria Jimnez Mnica Lorena Echeverry- Jos Alberto Arias Luz Andrea lvarez Botero

RECURSOS REQUERIDOS. Organigrama de la empresa. Polticos y procedimientos. Manual de funciones. Manual de sistemas. Manual de trabajadores. Acceso a los archivos. Reportes de sistemas Requerimientos de usuarios. Entrevistas. Acceso a internet. Computadora. Impresora. Oficina para trabajar.

CRONOGRAMA DE AUDITORIA CRONOGRAMA DE PROPUESTA DE AUDITORIA EMPRESA: PISCILAGO ACTIVIDADES FASE compilacin de la informacin organizacional 1 solicitud de la documentacin de la empresa Elaboracin de cuestionarios Implementacin y anlisis de los cuestionarios 2 diseados. Evaluacin y verificacin de los procesos, condiciones de trabajo e impactos ambientales revisin de papeles de trabajo 3 Elaboracin del diagnostico Elaboracin y presentacin del informe realizado

DURACION 15 DIAS

15 DIAS

15 DIAS

DESCRIPCION DE RIESGOS EVALUADOS.

1. ALTA COMPETENCIA: Este se debe al contante cambio que hay en el mercado y a las nuevas tendencias dadas en el mercado y clasificado como factor externo y incontrolable para la organizacin debido a que ocasiona disminucion del costo de los servicios, alterando as el rendimiento financiero del mismo. RESPONSABLE: administracin y coordinador de eventos. RECOMENDACIONES: Se recomienda realizar Campaas publicitaria, asistir a ms eventos con el smbolo Parque recreativo Piscilago. TIEMPO DE EJECUCION: Inmediato, ya que por ser factor externo es incontrolable por la empresa se debe estar siempre en contante innovacin y mejoramiento. BENEFICIOS: incrementa el grado de competitividad y calidad en los procesos, debido a esto se organizan eventos o campaas que ayudan a incrementas los clientes para la misma. COSTO: ninguno

2. ACCIDENTE DEL PERSONAL O DEL CLIENTE: factor interno disminucion laboral, retraso en los pedidos al ocasionar uno de estos riesgos con nuestros clientes se disminuye su capacidad laboral y as el rendimiento de los trabajos asignados y se pone en peligro la vida del usuario. RECOMENDACIONES: Capacitacin de los empleados en primeros auxilios estndares
para primeros auxilias en la empresa adems crear planes de contigfuencias.

RESPONSABLE: supervisor de salud, medico. TIEMPO DE EJECUCION: inmediato ya que se puede presentar a todo tiempo. BENEFICIOS: mejor personal ya que est capacitado y entrenado para estos sucesos plan de choque. COSTO: ninguno porque va dentro de la funcin de los mdicos y del rea.
3.

INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE LA CADENA DE SUMINISTROS: Retraso en la entrega de los suministros e Incumplimiento con las
entregas en cada almacn o dispensario de los productos utilizados.

RECOMENDACIONES: Mantener reservas, Plan de emergencia, ajustar los tiempos de

entrega.

RESPONSABLE: Coordinador de Operaciones

TIEMPO DE EJECUCION: continuo BENEFICIOS: se mantiene siempre con los productos a disposicin sin que permita no cumplir con los cronogramas propuestos. COSTO: ninguno porque va dentro de la funcin.

4.

CAMBIOS EN LOS PRECIOS Y EN LA LEYES FISCALES: Aumento en el valor

del servicio, y en la prestacin del mismo adems Perdida de clientes.

RECOMENDACIONES: Crear valor agregado y necesidad en los clientes en visitar nuestras

instalaciones. As mismo mirar la fluctuacin del mercado para saber cmo manejar cada rea.

RESPONSABLE: Costos y Almacn

TIEMPO DE EJECUCION: continuo BENEFICIOS: se miran alternativas de mercado por ser un servicio tan apetecido algunos estn dispuestos a pagar por tal servicio. COSTO: ninguno porque va dentro de la funcin.

5.

CAMBIO DE GUSTO DE LOS CLIENTES: Disminucion de clientes y Perdida de la

confianza en el servicio.

innovacin publicad ofertas.

RECOMENDACIONES: Crear la necesidad visitar nuestras instalaciones mediante

RESPONSABLE: Administracin, coordinador de eventos. por ser factor externo. TIEMPO DE EJECUCION: continuo BENEFICIOS: mayores atracciones, mas clientes, diversidad de clientes. COSTO: incluido en el coordinador de eventos ninguno porque va dentro de la funcin.

6.

ALTERACIONES EN LAS CONDICIONES CLIMTICAS: Perdida de la

humedad tropical del clima, Aumento de la mortalidad de los animales del zoolgico y prdida de clientes.

RECOMENDACIONES: Mantener convenios con otros zoolgicos, Mantener una prevencin constante sobre los cambios climticos y estudios del clima constante. RESPONSABLE: Administracin TIEMPO DE EJECUCION: continuo BENEFICIOS: se disminuye la prdida de dinero invertido en animales se manejan distintas ofertas para incentivar la visita al parque. COSTO: incluido
7.

RETRASOS POR LA GESTION LOGISTICA: Atraso en los pedidos, Opiniones

negativas de los clientes

RECOMENDACIONES: Rotacin de los encargados de logstica, Sanciones a los trabajadores que incidan en el riesgo. RESPONSABLE: Jefe de alimentos y bebidas TIEMPO DE EJECUCION: continuo BENEFICIOS: mayor eficiencia en la entrega de los pedidos. COSTO: ninguno
8.

NUEVAS TECNOLOGAS: Cambios en la preferencia de los clientes Poca influencia

de los clientes nacionales y extranjeros.

RECOMENDACIONES: Aumentar las campaas publicitarias con el fin de aumentar la

confianza en la marca. Adquirir nueva tecnologa. El rea de comunicaciones y jurdico impongan medidas para disminuir lo dicho y hecho ante la organizacin mundial del turismo

RESPONSABLE: Administracin

TIEMPO DE EJECUCION: continuo

BENEFICIOS: mejores atracciones, ms cobertura. COSTO: incluido en coordinacin de eventos.

9.

MALA ATENCIN AL CLIENTE: Retraso en las entregas. Retiro de los clientes de

las diferentes estaciones, quejas de los mismos a la administracin

RECOMENDACIONES: Mejoramiento en la capacitacin para atencin al cliente. RESPONSABLE: Administracin TIEMPO DE EJECUCION: continuo BENEFICIOS: ms clientes, valor agregado. Detectar a tiempo estos sntomas en el empleado ya que su rendimiento va a ser mejor aumentando la productividad laboral.

COSTO: ninguno.
10. DEMORA Y LARGAS FILAS: Largas fijas para disfrutar de las atracciones, Inconformidad con el resultado del servicio dado por la demora.

RECOMENDACIONES: .Buscar nuevos mtodos y agilizar en las fijas, Capacitacin y

certificacin a los encargados

RESPONSABLE: Coordinador de Operaciones TIEMPO DE EJECUCION: continuo BENEFICIOS: ingreso de los clientes ms rpido, satisfaccin del cliente. mayor agilidad al ingreso COSTO: ninguno.

CONCLUSIN. De acuerdo a lo analizado en la auditoria hay factores externos que permiten el mitigamiento con estrategias sin inducir a un costo mayor al ya efectuado o presupuestado, adems al mirar el funcionamiento de la empresa se puede optimizar los tiempos de manejo capacitacin del personal as mismo a la bsqueda de nuevas estrategias de marketing que fortalezcan la imagen del parque, tambin incrementar el nmero de visitantes mediante ofertas. Adems se fortalece con el PHVA el manejo del riesgo Buen funcionamiento de cada una de las areas Implementacin y mitigacin del riesgo

Manejo de la informacin Buen servicio al cliente.

Cordialmente.

______________________________ JAZIKOP S.A.S Nit:808.001.071-9 Representante Legal ISABEL CRISTINA LEGUIZAMON GESTION Y ASESORIAS INTEGRALES S.A.S C. C. 1.069.714.703