SEMINARIO: LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PBLICO
TEMA: EL INFORME FINAL DEL TRABAJO DE AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y SU SEGUIMIENTO
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PBLICO
PRESENTAN; YASMIN T. MORALES VILLALVAZO WENDY QUIJADA SILVA ERNESTO TREJO MOTA SALVADOR GMEZ GARCA JORGE DAVID LPEZ CRUZ
CONDUCTOR DE SEMINARIO: C.P. HCTOR HERNNDEZ MRQUEZ.
MXICO D.F. NOVIEMBRE DEL 2002
AGRADECIMIENTOS.
Agradecemos :
Al los Profesores por su empeo y dedicacin para la formacin de mejores profesionistas.
Al IPN por su invaluable apoyo para poder culminar con este proceso en tan honorable institucin. A la ESCA-Tepepan por la trayectoria y el desempeo profesional as como al desarrollo de buenos estudiantes y mejores profesionistas.
CAPTULO I. El Informe de Auditora Operacional-Administrativa. 1.1 Antecedentes del Informe de Auditora.......................................................................................8 1.2 Definiciones del Informe de Auditora Operacional Administrativa.............................................8 1.3 Caractersticas............................................................................................................................9 1.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditora Operacional Administrativa...........................12 1.5 Propsito del Informe de Auditora Operacional Administrativa................................................12 1.6 Recomendaciones Bsicas Para La Redaccin del Informe de Auditoria Operacional-Administrativa.......................................................................................................13 1.7 Anatoma del Informe de Auditora Operacional administrativa...............................................16 1.8 Aplicacin de la Norma 400 con relacin al Informe de Auditoria Operacional-Administrativa..............................................................................................................23 1.9 El Informe Normal y Confidencial..............................................................................................29
CAPTULO II. Preparacin del Informe de Auditora Operacional Administrativa. 2.1 Tratamiento de la informacin...................................................................................................31 2.2 Reuniones Preliminares con Auditores.....................................................................................32 2.2.1 Anlisis de Cada Observacin, Honestidad, Convencimiento y Complementacin........34 2.3 Control de Calidad.....................................................................................................................37 2.3.1 Objetivos del Control de Calidad.....................................................................................39 2.3.2 Desarrollo de los Objetivos de Control de Calidad..........................................................40 2.3.3 Aplicacin de Cuestionarios de Control de Calidad.........................................................43 2.3.3.1 Ejemplo de Cuestionario de Control de Calidad............................................................45 2.4 Borrador del Informe de Auditora Operacional Administrativa.................................................47 2.5 Ventajas y Desventajas de Discutir el Informe con el rea Auditada.......................................48 2.6 Emisin del Informe Final..........................................................................................................49 2.6.1 Declogo para Preparar un buen Informe de Auditoria Operacional-Administrativa........................................................................................................51 2.7 Distribucin del Informe.............................................................................................................52 2.8 Establecimiento de Fechas de Discusin..................................................................................54 2.9 Discusin del Informe................................................................................................................54 2.10 Establecimiento de Compromisos de Correccin Por Parte de las reas..............................57 2.11 Establecimiento de Recursos Humanos Para el Seguimiento.................................................58
CAPTULO III. Seguimiento del Informe de Auditora Operacional Administrativo. 3.1 Que es el Seguimiento?..........................................................................................................60 3.2 Importancia del Seguimiento.....................................................................................................64 3.3 Realizacin del Seguimiento.....................................................................................................64 3.4 Control de Observaciones Cumplidas.......................................................................................68 3.5 Control de Observaciones No Cumplidas.................................................................................68 3.6 Generacin de Papeles de Trabajo de Seguimiento.................................................................69 3.7 Restablecimiento de Compromisos...........................................................................................72 3.8 Secuencia del Informe de Seguimiento.....................................................................................72 3.9 Discusin del Informe de Seguimiento......................................................................................73 3.10 Distribucin del Informe de Seguimiento...................................................................................74 3.11 Programacin de Nueva Auditora............................................................................................75
CAPTULO IV. Tipos de Informe. 4.1 Tipos de Informe ........................................................................................................................77 4.1.1 Informes Ordinario...........................................................................................................77 4.1.2 Informes Largos...............................................................................................................78 4.1.3 Informes Especiales.........................................................................................................78 4.1.4 Otros Informes.................................................................................................................80
CAPTULO V. Ejemplos de Informes 5.1 Informe Estilo Dictamen...........................................................................................................82 5.2 Informe Normal.........................................................................................................................83 5.3 Informe Para Una Empresa Privada.........................................................................................86 5.4 Informe Para El Sector Pblico...............................................................................................93
CAPTULO VI . Caso Practico 6.1 El Informe de Auditora Operacional-Administrativa Enfocado al Sector Pblico..............................................................................................................................................98 6.2 El seguimiento del Informe de Auditora Operacional Administrativa Enfocado al Sector Publico............................................................................................................................................190
Los dueos de las empresas, los gerentes, los directores, el estado y todos los individuos econmicamente activos de un negocio, buscan constantemente obtener informacin financiera, de funcionamiento y de administracin que les sea de utilidad para la toma de decisiones, para as establecer instrumentos de control que le ayuden a mejorar sus procedimientos operativos y de vigilancia.
En la mayora de pases se han implementado un gran tipo de herramientas para la evaluacin y control de las actividades, con lo cual se pretende realizar un examen peridico por una persona o entidad la cual puede ser ajena o pertenecer a la empresa y con un criterio que no esta sesgado a ningn inters, que proporcione seguridad plena de la informacin, esto ha dado el surgimiento a la auditoria.
La auditoria adquiere cada da un papel ms importante, porque a travs de esta actividad se obtiene un mejor desempeo de las funciones de las entidades.
Est premisa llevar a mejorar el manejo de los recursos tanto humanos como materiales y financieros, en virtud a la estrecha vigilancia que ejercen los auditores.
En nuestro pas se desenvuelve un mercado global, por lo cual es importante la preparacin y canalizacin de especialistas de alta calidad los cuales tienen como objetivo el eficientar las actividades.
Sin embargo, la auditora corre el riesgo de pasar a un segundo trmino si no presenta resultados que contengan calidad y consistencia; o que simplemente, no cumplan con los requerimientos de los niveles directivos, quienes con bases a las conclusiones obtenidas por los auditores, podrn tomar decisiones que corrijan irregularidades o que mejoren el funcionamiento de las entidades.
La finalidad de toda auditoria es informar sobre cualquier aspecto detallado. Es por tal motivo que el informe de auditoria representa el producto final del trabajo del auditor; el cual ser de gran importancia.
El informe debe describir los descubrimientos ms importantes as como presentar argumentos convincentes para respaldar las recomendaciones.
En resumen esta unidad (El informe final del trabajo de auditora operacional-administrativa y su seguimiento) ha hecho notar el desarrollo desde su comienzo hasta su actividad dentro del campo, haciendo hincapi de que es un concepto constructivo incorporado para ayudar a la gerencia a mejorar las operaciones de la empresa; llamando la atencin sobre cualquier rompimiento de los controles operativos-administrativos, sugirindole actividades en las que se puedan obtener resultados; as como tambin se han descrito los pasos para la elaboracin del informe de auditora.
CAPTULO I
EL INFORME DE AUDITORA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA.
El Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
1.1 Antecedentes del Informe de Auditora.
En 1968, C. A. Clark visualiza la auditora como un elemento de peso en la evaluacin de la funcin y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditora operacional- administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cmo est integrado el informe de auditora, cmo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia.
En 1987, Gabriel Snchez Curiel aborda el concepto de auditora operacional, la metodologa para utilizarla, la evaluacin de sistemas, el informe y la implantacin y seguimiento de sugerencias.
La evolucin del informe de auditora se di en cuatro etapas:
1.- La misin del auditor era buscar si se haban cometido errores y fraudes. 2.- Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar que la informacin que se les presenta sea veraz. 3.- El auditor toma como base el muestreo para realizar su trabajo. 4.- El auditor ya elabora un informe en el que emite su opinin.
1.2 Definicin de Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
El informe de auditora operacional-administrativa es el documento, por medio del cual, se dan a conocer los resultados de las revisiones que efectan los auditores de una dependencia o entidad.
Se le conoce tambin como el diagnstico por ser sta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciacin sobre la eficiencia con que se efectan las operaciones de la empresa, que se acompaa de las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir , por lo menos actualmente, una opinin tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carcter especfico.
Es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya presentacin debe causar impacto de profesionalismo, calidad, y confianza dada su importancia.
El diagnstico o informe constituye el producto terminado de la auditora, es la forma de dar a conocer tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisin, as como tambin de exponerles las sugerencias de carcter general que permitan mejorar el desempeo de las mismas.
El informe es el documento en el cual se presenta la evidencia obtenida durante la auditora operacional-administrativa con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo.
En nuestra opinin:
El informe de auditora operacional-administrativa tambin conocido como el diagnstico constituye el producto terminado de la auditora, por medio del cual se dan a conocer los resultados acompaado de recomendaciones de carcter general que permiten mejorar el desempeo de la entidad; cuya presentacin debe causar impacto de profesionalismo, calidad y confianza.
1.3 Caractersticas.
El informe debe reunir principalmente las siguientes caractersticas:
A) Oportunidad. B) Integridad. C) Competencia. D) Relevancia. E) Objetividad. F) Conviccin. G) Claridad. H) Utilidad. I) Precisin Correccin. J) Concisin. K) Sencillez. L) Adecuacin. M) Cortesa. N) Originalidad.
A) Oportunidad. Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas.
B) Integridad. Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar informacin completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.
C) Competencia. Presentar la informacin de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditora
D) Relevancia. Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operacin del rea auditada.
E) Objetividad. Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que debern estar respaldados con evidencia indudable.
F) Conviccin. Hacer que las evidencias guen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor.
G) Claridad. Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas, permitan que la informacin que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deber tomar en cuenta al lector potencial de su informe y tendr que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos.
H) Utilidad. Aportar elementos que contribuyan a la mejor administracin y utilizacin de los recursos de la entidad.
I) Precisin o Correccin. La precisin est determinada fundamentalmente por el uso de palabras, segn su significado. Entre mayor nmero de palabras ambiguas, ms peligro de distorsin por parte del receptor.
La eliminacin de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo, bueno, malo , etc.). La conclusin de los detalles significativos.
J) Concisin. Por concisin se debe entender que cada idea se exprese con el menor nmero de palabras posible, siempre y cuando sta quede completa.
Ser conciso no implica la omisin de asuntos importantes, pero si de los que son relativamente importantes. La concisin no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso.
La concisin es una forma de llegar ms rpidamente a la comprensin del lector.
K) Sencillez. La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditora adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasin, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia.
L) Adecuacin. La adecuacin se define como una actitud de lgica armona con el destinatario. Quin o quines van a leer el informe? Esta es la pregunta que sirve de base para adecuar la redaccin a las necesidades del lector.
Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fcilmente lo que se le quiere decir.
M) Cortesa. Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy comn que como resultado de la auditora algn elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc.
Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesa; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades.
N) Originalidad. Aunque a veces resulte difcil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.
1.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
El objetivo es analizar las condiciones en que el contador pblico pueda emitir un informe desde el punto de vista de su profesin precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el propsito de proteger los intereses de los usuarios del mismo.
Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditora son:
Informar. Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de conciencia).
Persuadir. Demostrar que los resultados son vlidos y tienen razn de ser. ( Aceptacin).
Obtener Resultados Presentar recomendaciones para cambios constructivos. ( Accin).
1.5 Propsito del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
Es informar en forma clara, pero concisa, el por qu? y cmo? de la auditora.
Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administracin. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditora y en la determinacin de cmo redactar el documento sealado.
Conclusiones basadas en la auditora.
Reportar condiciones. Propsito del Informe Marco de referencia de la accin administrativa.
Aclarar puntos de vista del auditor.
1.- Conclusiones basadas en la auditora.
El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisin, con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditora.
2.- Reportar condiciones.
ste, reporta a la organizacin un resumen de las principales reas que requieren mejoras. El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administracin para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecucin. El informe seala qu reas estn bien y cules pueden ser susceptibles de optimizar.
3.- Marco de referencia de la accin administrativa.
Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin. Con base en las condiciones reportadas y en la identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones .
4.- Aclarar puntos de vista del auditor.
Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudarn a puntualizar los criterios de la administracin y proporcionarn bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.
1.6 Recomendaciones Bsicas para La Redaccin Del Informe De Auditoria Operacional- Administrativa.
Atendiendo a la definicin y objetivos del Informe, en cuanto a informar, persuadir y obtener resultados, y en funcin de los requisitos analizados (identificacin clara y directa de las observaciones; presentacin adecuada del origen y trascendencia de las observaciones y sugerencias prcticas y constructivas para producir los cambios deseados) y desde luego, considerando sus caractersticas (oportunidad, integridad, competencia, relevancia, objetividad, conviccin, claridad y utilidad) se presenta a continuacin un mnimo de recomendaciones tcnicas para la ptima redaccin del Informe de auditora operacional-administrativa.
Redactar.
Es manifestar por escrito un conjunto de ideas debidamente ordenas y articuladas, de tal forma que de su lectura se concluya nica y exclusivamente aquello que se plane expresar.
La redaccin consiste en combinar palabras, frases, oraciones y prrafos para expresar ideas previamente elaboradas.
Al elaborar un informe de auditora, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales: fondo y forma.
El fondo lo constituyen los elementos soportes y conclusiones que el auditor utiliza para la elaboracin del informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos soportes y conclusiones.
Una de las limitaciones ms severas a que se enfrenta un auditor, es su falta de capacitacin y preparacin adecuada en aspectos gramaticales, en especial en redaccin y ortografa.
Es impresionante ver que en la prctica los trabajos bien realizados pierden su calidad y contenido por la pobre redaccin con que son formulados y salpicados con faltas de ortografa.
Recomendaciones.
1. - Antes de iniciar la redaccin de un informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en l. Ejemplo:
Empiece usted por definir el contenido general del informe a continuacin desglose los puntos de cada captulo en ideas cortas y as subsecuentemente. Este ejercicio es para ordenar tanto las ideas generales como las particulares.
2. - Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyndose en esquemas. El orden ms conveniente de las ideas expresadas, ser determinado por la importancia de ellas. Ejemplo:
a) Se observ que la oficina del titular del rea de ventas dependen directamente cinco reas, de las cuales tres, son sustantivas y dos son de apoyo contando entre las primeras las de ventas al mayoreo, ventas al menudeo y ventas al extranjero y entre las segundas la de apoyo administrativo
y la de gestin, que utiliza plazas del rea sustantiva, es decir, plazas de vendedores, lo cual, dificulta que el rea de ventas cumpla con sus programas de trabajo al no contar con la disponibilidad de todos sus recursos, por lo que se recomienda instruir a esta unidad en el sentido de que utilice sus recursos conforme han sido autorizados.
b) Se observ que de la oficina del titular del rea de ventas dependen directamente de cinco reas. De ellas, tres son sustantivas y dos son de apoyo.
Ventas al mayoreo Administrativo Ventas al menudeo Gestin Ventas al extranjero
El rea de gestin utiliza plaza de vendedores. Lo anterior dificulta que el rea cumpla con sus programas de trabajo, pes no cuenta con la disponibilidad de todos sus recursos.
Se recomienda instruir a esta unidad para que se apegue a lo autorizado en la utilizacin y asignacin de sus recursos.
Comparando los ejemplos sealados en a) y b), se puede apreciar que el uso de ideas cortas y el apoyo en cuadros simplifica la redaccin y facilita la comprensin de las ideas que se quieren destacar. Ahora bien, el orden ms conveniente de las ideas, ser determinado por la importancia de ellas.
3. - Se deben utilizar ttulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulacin debe referirse, en forma breve, al contenido del apartado.
4. - Se debe cuidar la conjugacin de los verbos usados en la redaccin, que sea la ms adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresin. Ejemplo:
Durante la revisin de los registros auxiliares, se detecto el uso inconsistente de los trminos de ventas. Ello motiv a profundizar la revisin y se comprob que los vendedores emplean diferentes trminos para referirse en la misma operacin.
Se advirti que lo anterior propicia confusiones, omisiones y alteraciones a los registros consolidados de ventas. reas Sustantivas reas de Apoyo
5. - Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma ms directa y breve posible. Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas en el texto.
6. - Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fontica. De esta forma se localizar la repeticin de ideas o palabras. Si ste es el caso, se recomienda seguir, en el orden en que se indican los siguientes procedimientos:
a) Eliminar la idea o palabra repetida. b) Sustituirla. c) Dar otro giro a la construccin de la frase.
7. - Evitar que los trminos que puedan originar duda o confusin en los lectores y el uso innecesario de tecnicismos.
8. - Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensin de las ideas que expresa en el informe.
9. - La redaccin del Informe debe caracterizarse por la cortesa. Expresar con tacto los asuntos delicados y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distincin.
10. - Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la clave o codificacin que se utiliza para ellos en el rea auditada.
11. - Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente.
12. - Cerciorarse del uso correcto de la ortografa y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras innecesarias.
1.7 Anatoma del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
El informe de auditora esta integrado por varias secciones, que dan como resultado un documento o diagnstico til para la toma de decisiones.
Cabe destacar que existen diversas formas de estructurar al informe; a continuacin se mencionar una de ellas la cual se divide en:
Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil e inmediata identificacin.
Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deber de reunir como mnimo: Titulo (Informe de auditoria), rea o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusin del informe, numero de la revisin, si corresponde, especificacin de reservado o confidencial.
Ejemplo:
Informe de Auditora Interna
rea o Departamento: Almacn de Materias Primas
Rengln Revisado: Control de Calidad, Recepcin y Distribucin de las Materias Primas.
Periodo Revisado: Del 1De Enero al 31 De Marzo Del 2002.
Fecha de Conclusin del Informe:
Mxico, D. F. a 30 De Abril Del 2002.
Revisin No.37
2. - ndice.
En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la pgina en que se encuentra.
Ejemplo:
INDICE
PAGINA
I. OBJETIVOS 3
II. ALCANCE 4
III. RESUMEN 5
IV. RESULTADOS 6
V. ANEXOS 10
3. - Objetivos.
Obedece a una finalidad o intencin. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, ensear, etc. Para el caso del informe de auditoria su objetivo es claro: informar y comunicar resultados. Aqu se sealan los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, tales como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un rea de la entidad.
Ejemplos:
Verificar los procedimientos para la recepcin, manejo y seleccin de la materia prima. Evaluar el control interno para el manejo de la materia prima. Comprobar que la materia prima, sean distribuidos en los tanques de almacenamiento que les corresponda.
4. - Alcance.
Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas, la metodologa utilizada as como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se di a las pruebas.
Dado que no es prctico revisar la totalidad de las operaciones al 100%, excepto en caso de fraudes o situaciones verdaderamente excepcionales el auditor interno habr de aplicar sus procedimientos de revisin a slo una parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas.
El alcance tambin llamado extensin del nmero de muestras a seleccionar y revisar se har aplicando el plan de muestreo que ms se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor en funcin a la naturaleza de las muestras o en el momento que juzgue adecuado atendiendo a su criterio profesional.
Ejemplos:
Se verific el 100% de las polticas y procedimientos para la recepcin y manejo de la materia prima.
Se comprob que por cada 10 toneladas de materia prima recibida el 31 de marzo y 1de abril del ao en curso, el 10% reunier las especificaciones referidas en la tabla de control de calidad.
Se verific en forma selectiva los tanques de almacenamiento del producto para exportacin.
B) De Contenido.
1. -Destinatario.
Definido el propsito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al destinatario. Para quin o para quines se escribe? Quin o quines sern los lectores potenciales del informe? . El auditor asume que los resultados de su trabajo ataen fundamentalmente a la administracin de la empresa a los auditados y a otros eventuales interesados.
2. - Resumen.
Es un indicador importante a travs del cual se cumplen lo objetivos del informe. En el se sintetizan los principales problemas detectados en la revisin con la finalidad de atraer la atencin del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolucin.
Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son:
A) Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente para leer todo el informe. B) Atrae la atencin del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se detectaron en la revisin.
La importancia del resumen radica en:
A) Despertar el inters del titular de la entidad por conocer, con ms detalle, lo problemtica planteada. B) Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.
3. - Resultados.
En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditora operacional-administrativa pero como una transcripcin o sntesis de las observaciones determinadas.
Los resultados deben de proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor vincular las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin, y ejecucin para el logro de objetivos.
Es la formulacin de recomendaciones en el mbito de sugerencia como posible solucin a la problemtica detectada. Y estn integrados por:
1) Ttulo.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe mencionar que el ttulo debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que capte la atencin y el inters del lector.
2) Observacin.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejora, su relacin y alcance de la revisin. La observacin debe incluir el criterio establecido, que son
aquellos lineamientos, norma y polticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones.
3) Causas.- Son los motivos que originan las observaciones.
4) Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que estn expuestas las entidades como consecuencia de las observaciones detectadas.
5) Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solucin a las causas que dieron origen a las situaciones observadas.
Ejemplos:
1. Riesgos innecesarios por la mala calidad en la materia prima. 600 Toneladas de materia prima con valor de $6,000,000.00 no renen los requisitos de calidad.
2. Producto y materia prima contaminados. 15 Tanques con capacidad de 10 toneladas cada uno, para el almacenamiento de materia prima para elaborar productos de exportacin, se encuentran infestados de ratas.
c) De Complemento.
1. - Anexos.
Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclara al lector los aspectos que por su extensin e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser: grficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc.
Su finalidad es:
Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del contenido general del informe, con el propsito de contribuir la mayor concisin del texto, hacer del mismo un material de lectura ms fcil.
Facilitar la agrupacin ordenada de las observaciones de naturaleza similar, para su distribucin entre los empleados responsables de su correccin y los funcionarios que debieran conocer dichas observaciones.
1.8 Aplicacin de la Norma 400 con relacin al Informe de Auditora Operacional- Administrativa.
Norma 400 Normas de ejecucin del trabajo de auditora
El trabajo de auditora debe incluir la planeacin de la auditora, el examen y evaluacin de la informacin la comunicacin de resultados y el seguimiento.
Planeacin de la auditora.
Los auditores internos deben planear cada auditora. La planeacin se debe documentar, incluyendo:
1. Objetivo de la auditora y alcance del trabajo.
2. Informacin sobre antecedentes de las actividades a ser auditadas.
3. Determinacin de los recursos necesarios para llevar a cabo la auditora.
4. Comunicacin a las partes que requieren saber de la auditora a realizar.
5. La realizacin, en lo posible, de un estudio general a efectos de familiarizarse con las actividades y controles a auditar, identificando reas que requieren mayor atencin de auditora invitando a los auditados a que presenten comentarios y recomendaciones.
6. Programa por escrito, de auditora.
7. Determinacin de cmo, cundo y a quin se comunicar los resultados de auditora.
8. Aprobacin del plan de trabajo de la auditora.
Examen y evaluacin de la informacin.
Los auditores internos deben recopilar, analizar, interpretar y documentar la informacin que soporta los resultados de auditora.
El proceso de examen y evaluacin de la informacin es como sigue:
1. Se debe recolectar informacin respecto a todos los asuntos relacionados con los objetivos de la auditora y el alcance del trabajo.
2. La informacin debe ser suficiente, competente, relevante y til a efectos de que proporcione bases slidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditora.
3. Los procedimientos de auditora, incluyendo las pruebas selectivas y el uso de muestreo, deben ser utilizados, segn se avance en la auditora, donde sea prctico su aplicacin y se pueda ampliar o reducir de acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando.
4. El proceso de obtener, analizar, interpretar y documentar la informacin debe ser supervisado a efectos de asegurar, con cierta racionabilidad, que se mantiene la objetividad del auditor y que se van logrando las metas de auditora.
5. Los papeles de trabajo que documenten la auditora deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditora interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.
Comunicacin de resultados.
Los auditores internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditora.
1. Se debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que se concluya con un examen de auditora. Durante el transcurso de la auditora se podrn emitir, formal o informalmente, informes parciales, orales o escritos.
a) Pondrn emplearse informes parciales para comunicar informacin que requiera atencin inmediata para comunicar un cambio en el alcance de la auditora sobre la actividad que se esta revisando, o para mantener informada a la administracin sobre el progreso de aquellas auditoras que se desarrollan en periodos largos. El empleo de informes parciales no disminuye ni elimina la necesidad de un informe final.
2. Los auditores internos debern discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado de la administracin antes de emitir su reporte escrito final.
a) La discusin de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditora y/o en reuniones posteriores a la terminacin de la auditora (entrevistas finales). Otra tcnica consiste en la revisin de los borradores de los informes de auditora por el jefe de la unidad auditada.
Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar asuntos especficos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
b) Aunque el nivel de participantes en las revisiones y discusiones pueden variar en funcin a las estructuras de organizacin o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, as como aquellos que pueden autorizar la aplicacin de acciones correctivas.
3. Los informes debern ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
a) Informes objetivos son aquellos que contienen informacin verdadera, parcial y sin distorsiones. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio.
b) Informes claros son aquellos que se entienden con facilidad y son lgicos. La claridad se puede mejorar evitando un lenguaje tcnico innecesario y proporcionando la suficiente informacin adicional de respaldo.
c) Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor nmero de palabras posibles.
d) Los informes constructivos son los que como resultado de tono y contenido ayudan tanto a los auditados como a la organizacin y promueven el mejoramiento en donde es requerido.
e) Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma de acciones.
4. Los informes contendrn el propsito el alcance y resultados de la auditora y, cuando se considere apropiado, la opinin del auditor.
a) Aunque el formato y contenido del informe de auditora pueden variar por la organizacin o por el tipo de auditora, deben contener en lo mnimo, el propsito, alcance y los resultados de la auditora.
b) Los informes de auditora pueden incluir informacin de antecedentes y de resumen. La informacin de antecedentes puede identificar las unidades organizacionales, las funciones revisadas y proporcionar informacin explicatoria importante.
Tambin pueden incluir el estado que guardan las observaciones conclusiones y recomendaciones de informe anteriores, as como indicaciones de si el informe corresponde a una auditoria programada o a una solicitud especifica. Cuando se incluyan resmenes, estos debern representar en forma equilibrada el contenido del informe de auditoria.
c) La declaracin de propsitos deber describir los objetivos de la auditoria y, cuando sea necesario deber informar al lector los motivos para su realizacin y lo que se esperaba lograr a travs de ella.
d) La declaracin de alcances deber identificar las actividades auditadas e incluir, cuando sea conveniente, informacin adiciona, como la referida el periodo sujeto a examen. En ocasiones es necesario identificar las actividades no auditadas, para delinear los lmites de la auditora debindose as mismo describir la naturaleza y extensin de la auditoria realizada.
e) Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones (opiniones) y recomendaciones.
f) Las observaciones corresponden a declaraciones pertinentes sobre hechos. Aquellas observaciones que se consideren necesarias para apoyar las recomendaciones y conclusiones del auditor interno o para evitar su mal entendimiento se debern incluir en su informe final. La informacin u observaciones de menor importancia se pueden comunicar oralmente o a travs de correspondencia menos formal.
Las observaciones planteadas debern considerar los siguientes atributos: criterios, condicin, causa, y efecto.
g) Las conclusiones (opiniones) constituyen la evaluacin del auditor interno sobre los efectos de las observaciones en las actividades revisadas. Cuando el informe de auditoria incluye conclusiones, estas debern claramente identificadas como tales.
Las conclusiones pueden referirse a todo el mbito de una auditoria o a aspectos especficos, y aunque no se limitan nicamente a ello pueden referirse a determinar si las operaciones o programas van de acuerdo con los de la organizacin; si se estn alcanzando las metas y objetivos de la organizacin; y si las actividades examinadas funcionan como deben ser.
5. Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el desempeo satisfactorio y las medidas correctivas.
a) Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tiene por objeto llamar la atencin para que se corrijan las condiciones existente o para que se mejore las operaciones. Las recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o mejor la gestin, sirviendo de gua a la administracin para el logro de los resultados deseados.
b) Los logros de los auditados, en trminos de mejoras, desde la ltima auditora, o el establecimiento de una operacin bien controlada, pueden incluirse en el informe de auditora. Esta informacin puede ser necesaria para dar una adecuada visin de las condiciones existentes y para dar una correcta perspectiva y un razonable equilibrio al informe de auditoria.
6. El director de auditora interna, o quien l designe, deber revisar y aprobar el informe final antes de emitirlo y decidir a quien se le distribuir el reporte.
a) El director de auditora interna o la persona que l designe para ello deber aprobar y firmar todo los informes finales. Si las circunstancias especficas lo permiten se debe tomar en cuenta al auditor encargado o al supervisor encargado para que firme el informe como representante del director de auditora interna.
b) Los informes de auditora se deben entregar a aquellos miembros de la organizacin que pueden asegurar que los resultados de auditora sean debidamente considerados. Esto significa que el informe de auditora bebe llegar a aquellos funcionarios que estn en una posicin en la que se pueden tomar medidas correctivas o asegurar que se estn tomando dichas medidas. El informe final de auditoria debe as mismo entregarse al jefe de la unidad auditada. Por su parte los niveles superiores de la organizacin pueden recibir solo informes concentrados. Los informes tambin pueden ser entregados a otros involucrados como son los auditores externos y los comits de auditora.
c) En ocasiones alguna informacin no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando est relacionada con
actos ilegales o impropios. En tales caso dicha informacin podr ser presentada en un informe por separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la administracin, el informe de auditora deber ser entregado al comit de auditora o alguna otra rea que posea un nivel parecido dentro de la organizacin.
Seguimiento.
Como parte del proceso de auditora, los auditores internos debern hacer un seguimiento sobre los hallazgos reportados que requieren alguna accin, para asegurarse que la administracin ha solucionado oportuna y adecuadamente las observaciones de auditora. Un seguimiento adecuado y oportuno es bsico para completar el proceso de auditora; ya que el caso de no efectuarse podra minimizarse de manera seria el valor de las auditoras. Los aspectos o conclusiones ms relevantes que inciden en la etapa de seguimiento son los siguientes:
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el escrito o manual que fija autoridad al grupo de auditoria interna.
Al decidir la dimensin del seguimiento, los auditores internos deben considerar las propias acciones de seguimiento llevadas a cabo por otros miembros de la organizacin.
Algunas observaciones o hallazgos importante reportados pueden requerir accin inmediata por parte de la administracin; en cuyo caso tales acciones habrn de ser monitoreadas por los auditores internos hasta que hayan sido corregidos.
Las actividades de seguimiento debern ser incluidas en el plan de trabajo del grupo de auditoria interna.
Se habrn de disear programas especficos de seguimiento a fin de asegurar la cobertura de todo el proceso.
Se emitir un informe de seguimiento que incluya hallazgos u observaciones atendidas o solucionadas, en proceso de atencin o solucin, y acciones o respuestas poco satisfactorias.
La administracin es responsable de tomar las acciones correctivas sobre hallazgos u observaciones de auditoria reportados.
Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre los hallazgos reportados en la auditora.
Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado acciones correctivas para alcanzar los resultados deseados, o que la administracin o el consejo de administracin asuman el riesgo por no adoptar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados.
1.9 El Informe Normal y el Confidencial.
En ocasiones alguna informacin no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando est relacionada con actos ilegales o impropios. En tales caso dicha informacin podr ser presentada en un informe por separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la administracin, el informe de auditora deber ser entregado al comit de auditora o alguna otra rea que posea un nivel parecido dentro de la organizacin.
Los informes referentes a las designaciones de auditora de ndole confidencial, cuyo informes invariablemente habr de tener el mismo carcter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad de informar, tambin de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la ejecucin de su trabajo.
De acuerdo con lo anterior ha de inferirse que de una designacin de auditora no confidencial ser posible que se origine un informe que si fuese, al menos parcialmente.
En todo informe marcado con el rtulo de confidencial, el auditor general deber, con el objeto de hacer resaltar esta caracterstica, imprimir su sello de goma con la misma leyenda en la parte superior derecha de la cubierta de cada uno de los ejemplares del informe, antes de elevarlo a la autoridades superiores para su examen y resolucin. En el original del informe dichos sellos se imprimirn en la cubierta exterior de cartulina, a dems en la cubierta interior.
El auditor general tambin podr imprimir el sello de confidencial a cualquier informe que hubiese recibido de el auditor informante sin la expresa clasificacin, siempre que, a juicio de aquel funcionario superior, el informe de que se trate debiera ser tratado en forma confidencial.
Auque todo informe de auditora ha de tener como caracterstica distintiva, la de ser un documento intrnsecamente confidencial, todas las persona autorizadas a leer dichos informes debern extremar el cumplimiento de las disposiciones de secreto profesional de la auditora, cuando se trate de un informe marcado con el sello de confidencial.
CAPTULO II
PREPARACIN DEL INFORME DE AUDITORA OPERACIONAL- ADMINISTRATIVA.
Preparacin del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
2.1 Tratamiento de la Informacin.
La informacin es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho surgen las siguientes preguntas: Qu informacin se debe buscar?, Dnde se encuentra esta informacin?, Cmo darle una coherencia? Y otras ms.
El auditor antes de iniciar la recopilacin de informacin necesita:
Saber qu informacin es significativa y cul no lo es. Tener un esquema conceptual con el cul ordenarla y clasificarla. Saber cules son los medios para obtenerla. Saber cmo se puede obtener al menor costo posible.
La informacin para la auditora se recoge con el objeto de poder realizar un diagnstico y emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener informacin ms elaborada y ajustada a nuestro propsitos.
El tratamiento no es otra cosa que la aplicacin de tcnicas especficas para cada nivel de la organizacin las tcnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.
Tcnicas de Tratamiento de la Informacin Cuantitativas Cualitativas Nivel estratgico o poltico Finalidad, misin, objetivos Anlisis documental, entrevistas personalizadas Programacin, previsin Grficas de Gant, modelos de previsin cuantitativos Modelos de previsin cualitativos Nivel organizacional Cultura, estilo de la direccin Cuestionarios de clima organizacional del estilo de direccin Estructura Evaluacin de componentes de la estructura, tcnicas de diseo Deteccin de grupos informales Funciones y actividades Tcnicas de anlisis de actividad dedicaciones, carga de trabajo.
Anlisis funcional
Proceso Racionalizacin de procesos, manuales de procesos Diagramas Flujos, capacidad Anlisis documental, observacin directa, pruebas de verificacin
Nivel de recursos Recursos humanos Indicadores de personal, sustituibilidad incertidumbre
Recursos materiales Anlisis de superficies carga de recursos
En la fase de capturacin de informacin es recomendable recopilar la informacin de las variables de los tres niveles; aqu ya se verifica una primera seleccin de la informacin, posteriormente habr que analizar los procesos a fondo con las tcnicas correspondientes.
Los papeles de trabajo que documentan la auditora deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditori interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.
2.2 Reuniones Preliminares con Auditores.
Una vez que el auditor anot en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe efectuar un examen crtico sobre cada observacin y cada sugerencia.
La discusin de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso de la auditora y /o en reuniones posteriores a la terminacin de la auditora (entrevistas finales).
Otra tcnica consiste en la revisin de los borradores de los informes de auditora por el jefe de la unidad auditada.
Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar asuntos especficos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Este examen debe incluir un estudio integral de cada observacin con los papeles de auditora en que se apoyan los comentarios, la descripcin de los problemas y las sugerencias derivadas del criterio del auditor; es necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que no estn respaldadas por evidencia suficiente y competente en cdulas de auditora.
1. Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de auditora. Esta es una norma de carcter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna circunstancia.
2. En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo de los mtodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa.
3. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada observacin incluida en los papeles de trabajo.
4. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del impacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad.
5. Los papeles de auditora deben incluir no slo descripciones de problemas, sino sugerencias tiles, claras y objetivas para corregirlos.
6. El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir los problemas detectados.
7. Es ms importante estar convencido de que las sugerencias de auditora estn bien estructuradas y sern de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en los sistemas.
8. En los papeles de trabajo es esencial que las sugerencias de auditoria sean:
a) Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la prctica y no solo quimeras obtenidas de manuales que nunca se han puesto en operacin.
b) Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad econmica.
c) Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de rea en la que se van a implantar y con la estructura del rea en la que se van a implantar y con la estructura de otras reas que se relacionen con sta.
En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparacin del informe, el auditor y sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el sealamiento de fallas y el detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse.
Combinarse.
Transferirse.
Cambiarse.
Corregirse.
2.2.1 Anlisis de Cada Observacin, Honestidad, Convencimiento y Complementacin.
El auditor durante el desarrollo de su trabajo ira detectando situaciones, irregularidades o anomalas que merecen ser tomadas en consideracin para su anlisis y discusin. Del resultado de tal proceso se derivar su eventual inclusin en el informe de auditora.
En este punto se determinar el trmino aplicar. Si el auditor va a comentar con los auditados una irregularidad, anomala, deficiencia, falta, etc., con toda seguridad se va a enfrentar a un rechazo haca el y su trabajo. Para evitar tales situaciones es conveniente emplear el trmino genrico de observacin.
Una vez que los papeles de trabajo han sido revisados y aprobados por el gerente o el supervisor de auditora, se tiene la certeza de que las observaciones y sugerencias representan los puntos de vista definitivos en torno a los problemas localizados dentro de los sistemas y procedimientos en vigor. Procede, a continuacin, solicitar a los gerentes y a los directores de las reas involucradas en la auditora, la celebracin de una junta para comentar las recomendaciones del auditor, llegar a conclusiones respecto a ellas y establecer de manera conjunta las acciones necesarias para su implantacin dentro de la estructura de la entidad.
A dicha reunin debe asistir el gerente o el supervisor de auditora y el ayudante que ms haya sobresalido en el desarrollo del examen del flujo de transacciones.
Un elemento indispensable para que la junta se lleve a cabo, son los papeles de trabajo y las cdulas que contienen las observaciones y sugerencias derivadas de la auditora operacional.
En la mayora de las ocasiones, los gerentes y directores solicitan que el auditor demuestre la autenticidad de las fallas que se reportan; por ello, el legajo de cdulas de auditora debe estar escrupulosamente completo y ordenado tanto para la localizacin inmediata de los papeles requeridos como para la clara y rpida lectura de sus datos por el personal del cliente o de la empresa.
La reunin para discutir las observaciones y sugerencias debe llevarse a cabo con los ejecutivos a cuyo cargo estn los departamentos o reas funcionales que involucran los hallazgos y recomendaciones del auditor.
La discusin debe ser conducida por el gerente o supervisor de auditora considerando los siguientes aspectos esenciales.
1. Iniciar la reunin explicando previamente los objetivos de la auditora en cada una de las reas que fueron revisadas. Esta explicacin deber ser breve y sin tecnicismos.
2. Hacer hincapi en que la auditora operacional tiene propsitos esencialmente constructivos y no destructivos; es decir, los problemas localizados y las fallas detectadas sern divulgadas para beneficio de la entidad y no para sealar o culpar al personal involucrado
3. Se debe hacer nfasis para reconocer y agradecer la colaboracin de todo el personal de cada una de las reas funcionales que han sido auditadas.
4. Comenzar la reunin en su aspecto propiamente tcnico dando lectura a cada una de las observaciones y sugerencias de acuerdo con el texto de las cdulas de auditora. Este hecho permite recordar a los ayudantes que deben redactare sus recomendaciones en forma clara y objetiva.
5. Enfatizar la mejor disposicin en que se encuentra el auditor para ofrecer las pruebas en que basa cada una de sus observaciones.
6. Hacer hincapi en que las sugerencias propuestas son nicamente el punto de vista de los auditores y que, en consecuencia, el punto de vista de los ejecutivos que tienen a su cargo las reas involucradas es importante y valioso para depurar o mejorar dichas sugerencias.
7. Respecto a las sugerencias que reflejan su punto de vista, el auditor debe procurar Convencer antes que Vencer.
8. Es vital tomar nota acuciosa de las respuestas y puntos de vista que los ejecutivos expresen respecto a cada una de las sugerencias y las observaciones de los auditores.
ste es un punto esencial, ya que dichas respuestas van a formar parte del reporte de auditora; por ello, es conveniente que los comentarios de directores y gerentes se transcriban literalmente a los papeles de trabajo y se lean en voz alta antes de dar paso a las siguiente recomendacin.
9. Deben evitarse comentarios hirientes, irnicos o tendenciosos respecto a cualquier empleado o funcionario de las reas que se han examinado y de la empresa en su conjunto; las apreciaciones del auditor no deben ir ms all de los hechos concretos, aun en los casos en que los problemas detectados se relacionen con actitudes negativas o incapacidad del personal.
Respecto a este ltimo punto, el gerente de auditora deber hacer comentarios en privado con el superior a quien reporte el empleado o el ejecutivo involucrado en este tipo de hallazgos.
10. Cuando procede, se admiten y son recomendables los comentarios positivos acerca del desempeo y las actitudes constructivas del personal en las reas auditadas; sin embargo, debe tomarse en consideracin la importancia de evitar tambin los excesos para no incurrir en adulaciones que resultan molestas y que restan categora a la imagen del auditor.
11. Como corolario del punto anterior, el auditor debe aceptar y solicitar un plazo razonable para su evaluacin, los puntos de vista expresados por los directores y gerentes en discrepancia con las observaciones y sugerencias.
En relacin con las observaciones y sugerencias que los ejecutivos acepten durante la reunin a la que se ha hecho referencia en los prrafos anteriores, es importante poner en prctica los puntos que se detallan a continuacin.
1. El auditor debe lograr que los ejecutivos de las reas involucradas establezcan y se comprometan a respetar fechas o plazos en los que las recomendaciones aceptadas quedarn cumplidas en forma integral.
2. De acuerdo con las fechas o plazos establecidos por la empresa para cumplir las recomendaciones aceptadas, es necesario que el auditor las anote claramente en los papeles de trabajo.
3. Respecto a las sugerencias cuyo cumplimiento requiera de la intervencin de especialistas internos o externos, los directores y gerentes deben establecer fechas tentativas para obtener las autorizaciones de los funcionarios en quienes recaiga esta responsabilidad.
El establecimiento de fechas en los trminos indicados es la mejor garanta de que el esfuerzo de los auditores y de los ejecutivos no ser estril.
Cualquiera que sea la razn por la que los directores o gerentes rehacen las recomendaciones de auditor, tambin es indispensable que las respuestas se transcriban literalmente en los papeles de trabajo.
Es importante dejar bien establecido que tanto las recomendaciones de auditora rechazadas por la empresa con el texto ntegro de las respuestas que incluyen dichos rechazos, deben formar parte del reporte de auditora operacional-administrativa.
2.3 Control de Calidad. La asignacin de recursos para el trabajo de auditora debe considerar las tcnicas de administracin de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos bsicos: Desarrollar un plan detallado; El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: Debe existir algn mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado.
Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt, con Hojas de Control de Tiempos, y con los Cuestionarios de Control de Calidad.
Ejemplo de Diagrama de Gantt:
Diagrama de Gantt. Diagrama de Gantt Nmero Fecha Fecha Real Real Sem. Sem. Sem. Sem. Auditoria 1
A .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX Actividad 2
B .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX Actividad 3
C .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX XXX Actividad 4
A .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX Actividad 5
C .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX As mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:
Hoja de Control de Tiempo-Semana Semana: Del ----/----/---- Al ----/----/---- Nombre: Auditor 1 Registro: nnnnnnn General Detalle Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Sabado Domingo Auditora 1
Actividad 1
Auditora 1
Actividad 2
Auditora 1
Actividad 3
Hecho por: Auditor 1 Revisado por: Director de Auditora.
Los recursos deben comprender tambin las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditora y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realizacin del trabajo de auditora, como los peridos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estn realizando, etc.
2.3.1 Objetivos del Control de Calidad. Los objetivos bsicos del control de calidad establecidos en el prrafo 1.4.10 de las Normas Tcnicas de Auditora son los siguientes: a) Independencia, integridad y objetividad. Proporcionar seguridad razonable de que todo el personal profesional de auditora de la organizacin, a cualquier nivel de responsabilidad, mantiene sus cualidades de independencia, integridad y objetividad.
b) Formacin y capacidad profesional. Proporcionar una seguridad razonable de que el personal profesional tiene la formacin y la capacidad necesarias que le permitan cumplir adecuadamente las responsabilidades que se le asignan. Este objetivo implica el asegurar que la asignacin de personal a los trabajos, su contratacin y su promocin y desarrollo profesional son adecuados. c) Aceptacin y continuidad de clientes. Permitir la decisin sobre la aceptacin y continuidad de los clientes, teniendo en consideracin la independencia del auditor y la capacidad para proporcionar un servicio adecuado, y la integridad de la direccin y accionistas del cliente. d) Consultas. Tener una seguridad razonable de que, cuando sea necesario, el auditor solicita una ayuda de personas u organismos, internos o externos, que tengan niveles adecuados de competencia, juicio y conocimientos para resolver aspectos tcnicos. e) Supervisin y control de trabajos. Proporcionar una seguridad razonable de que la planificacin, la ejecucin y la supervisin del trabajo se han realizado cumpliendo con las Normas Tcnicas de Auditora. f) Inspeccin. Proporcionar mediante inspecciones peridicas, internas o externas, una seguridad razonable de que los procedimientos implantados para asegurar la calidad de los trabajos estn consiguiendo los objetivos anteriores. Los objetivos del control de calidad son aplicables a todos los servicios de auditora prestados a clientes.
2.3.2 Desarrollo de los Objetivos de Control de Calidad. El desarrollo de los objetivos bsicos de control de calidad anteriormente enumerados, es el siguiente:
Establecer polticas y procedimientos que proporcionen una seguridad razonable de que el auditor, mantiene independencia conforme a las disposiciones vigentes
Para cumplir con este objetivo de control de calidad los auditores aportarn informacin completa a sus socios, en su caso, respecto a su clientela y exigirn confirmaciones peridicas por escrito a estos en el sentido que no se encuentran dentro de ninguna de las limitaciones a la
independencia que sealan las Normas de Auditora, como otras normas internas de carcter profesional que se hubieran desarrollado al respecto.
As mismo, el auditor deber disponer las acciones necesarias para que, en el caso de que alguno se coloque en cualquiera de las mencionadas limitaciones lo comunique a quien se considere oportuno para tomar las medidas que eviten mantenerse en los supuestos de falta de independencia
Del mismo modo el auditor deber cuidar que su personal es independiente en relacin con los trabajos en que intervenga directamente. A este fin, deber establecer los procedimientos que estime adecuados para obtener informacin al respecto Establecer un plan de formacin profesional continua. Cada uno de los niveles profesionales del personal deber recibir la formacin apropiada que podr, en caso de que el auditor no cuente con recursos suficientes, ser proporcionada en base a programas de entrenamiento, seminarios, conferencias, etc. desarrolladas por la Corporacin a que pertenezca, o por cualquier otro organismo o entidad que imparta cursos afines a la profesin y como mnimo debern cumplir los requisitos corporativos y los programas complementarios desarrollados por el propio auditor. Adicionalmente, se completar el desarrollo profesional del personal por medio de comunicaciones escritas sobre informacin tcnica, sobre artculos publicados en revistas, sobre nuevos libros, etc., a travs del mantenimiento de una biblioteca tcnica. Establecer un sistema de evaluacin peridica del personal. El auditor deber organizar sistemas de evaluacin peridica de su personal que coadyuven al examen crtico del trabajo realizado y que contribuya, en su caso, a establecer el plan de promocin dentro del esquema profesional del auditor Establecer un plan de asignacin de personal a los trabajos de auditora. Deber tenerse en cuenta en cada trabajo la naturaleza de ste, y su grado de dificultad inherente y complejidad del tema objeto del trabajo, as como asegurarse que la experiencia y la especializacin del personal asignado es adecuada a las caractersticas del cliente. Se debern programar por anticipado los trabajos a realizar indicando las necesidades de personal y sus caractersticas
Establecer un sistema de investigacin y consulta en casos especiales. El auditor establecer un sistema que regule el proceso interno de investigacin y consulta, que aporte, cuando se considere necesario, elementos de contraste sobre aspectos relevantes de su trabajo. As mismo, establecer procedimiento para la utilizacin de otros profesionales ajenos a la auditoria, cuando encuentre situaciones especiales que as lo aconsejen en atencin a las consideraciones desarrolladas en el trabajo. Establecer un sistema de planificacin, ejecucin y supervisin del trabajo en todas sus fases, para comprobar que ste se realiza de acuerdo con las normas de auditora y de calidad establecidas por el auditor de cuentas. Para facilitar la planificacin, ejecucin y supervisin, el auditor debe proporcionar a su personal, guas orientativas en cuanto a la forma y contenido de los papeles de trabajo, del alcance y caractersticas de la evidencia a documentar en los mismos y respecto a la naturaleza, extensin y oportunidad de las instrucciones de trabajo a ser incluidas en los programas de auditora. Es as mismo conveniente que el auditor prepare cuestionarios, guas o manuales que sirvan de interpretacin a las normas y procedimientos de auditora relativos a la ejecucin del trabajo y a la emisin del informe. Establecer reglas para la aceptacin y la conservacin de la clientela. Deber evaluar peridicamente a todos los clientes para considerar la conveniencia de continuar con ellos, atendiendo a los problemas que hubieran surgido de las auditoras respectivas y especialmente, atendiendo a situaciones, que por ejemplo, el impago de honorarios, la modificacin de situaciones personales del auditor o de la entidad, o la existencia de incompatibilidades sobrevenidas, pudieran afectar la independencia del auditor para un nuevo trabajo. Establecer un sistema de inspeccin interna para comprobar que los procedimientos de control de calidad se estn cumpliendo. Dicha inspeccin se instrumentar a travs de un programa sistemtico a desarrollar por el auditor, que contempla el examen a posterior interno o externo de todo o parte de los procedimientos ms importantes de los trabajos, con el propsito de asegurarse el regular cumplimiento de los objetivos de control de calidad sealados en los prrafos anteriores.
2.3.3 Aplicacin de Cuestionarios de Control de Calidad.
Una vez elaborado el borrador del informe de auditora operacional-administrativa, ha llegado el momento de utilizar un elemento de trabajo de particular importancia: Los cuestionarios de control de calidad.
Dichos cuestionarios se integran por preguntas enfocadas a garantizar una emisin profesional del reporte de auditora; deben ser respondidos por el auditor en jefe que tuvo a su cargo el desarrollo del examen del rea o reas auditadas y aprobadas por el gerente o el director de auditora interna o, en su caso, por el socio responsable de formar el informe.
1.- Clasificacin.
Pregunta cerrada simple.
Pregunta cerrada con respuestas mltiples.
Preguntas cerradas y abiertas de cdigo mltiple.
2.- Contenido de los cuestionarios.
Elementos de diseo Informacin general de la organizacin.
Informacin del rea.
3.-reas de aplicacin.
Por etapa de proceso administrativo.
Por elemento especfico.
Debido a que estos cuestionarios constituyen un esfuerzo final para detectar cualquier omisin en que se hubiere incurrido durante la auditora, su utilidad depende de las respuestas sinceras y objetivas a cada una de las preguntas que los integran.
Los cuestionarios de control de calidad permiten al auditor llevar a cabo una supervisin final sobre el cumplimiento de ciertos puntos esenciales de la auditora que ya deben estar satisfechos antes de la emisin del informe; dichos puntos se sealan a continuacin.
a) El borrador del reporte debe incluir las observaciones y sugerencias relativas a todos los problemas de verdadera importancia en el rea auditada y no slo los de carcter contable o financiero.
b) El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de que se determinaron las causas verdaderas de todos los problemas detectados.
c) El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar convencidos de que midieron la importancia de todos los problemas detectados en relacin con su posible efecto financiero y de que se esforzaron por cuantificar dichos problemas a fin de expresarlos en unidades monetarias dentro del borrador del informe.
d) As mismo, el auditor y sus ayudantes deben estar seguros de que ya se han tomado en consideracin los problemas adicionales, presentes o futuros, encontrados por la falta de solucin a un problema principal y de que esta consideracin se ha incluido en el borrador del reporte de auditora.
e) El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de haber identificado todos los riegos a que est expuesta la empresa por las anomalas detectadas durante el desarrollo del examen y de haber incluido mencin de tales riesgos en el borrador de su informe.
Los cuestionarios de control de calidad deben incluir preguntas que permitan corroborar si los puntos anteriormente detallados han sido cumplidos satisfactoriamente durante la auditoria operacional.
Es necesario hacer hincapi en la forma en que deben responderse las preguntas del cuestionario: La honestidad y sencillez son factores esenciales. Cada pregunta tiene que ser leda con atencin para que el auditor pueda recapacitar en torno a la informacin que posee y a su conocimiento de las caractersticas de operacin en el rea auditada.
Las respuestas a los cuestionarios de control de calidad deben complementarse comentarios adicionales del auditor en los casos en que un simple SI o un NO resulten insuficientes y puedan provocar dudas.
Finalmente es necesario sealar que los cuestionarios deben ser fechados y firmados tanto por el auditor que ha respondido las preguntas, como por el gerentes, director o socio que ha autorizado las respuestas.
2.3.3.1 Ejemplo de Cuestionarios de Control de Calidad.
COMPAA ABC Departamento de Auditoria Interna Estudio y Evaluacin de Flujos de Transacciones Cuestionarios sobre la aplicacin de procedimientos
Concepto SI NO NA Referencia en PT 1. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS 1.1 Cubri usted todos los aspectos esenciales relativos al flujo de la transacciones en el rea sujeta a examen? 1.2 Preparo usted cdulas de auditora como descripciones narrativas o grficas de flujo respecto de los procedimientos vigentes en el rea sujeta a estudio? 1.3 Tiene usted en papeles de referencia permanente ejemplares de todas las forma internas involucradas en el flujo de transacciones del rea sujeta a estudio? 1.4 Verifico usted a travs de pruebas de auditora la informacin contenida en las cdulas descriptivas o grficas de flujo de transaccin? 1.5 Tiene evidencia de dicha verificacin en papeles de trabajo? 1.6 Estudio las descripciones narrativas y/o las grficas de flujo a fin de determinar: d) Qu puede eliminarse? e) Qu puede combinarse? f) Qu puede transferirse? g) Qu puede cambiarse? 1.7 Aplico las siguientes interrogantes durante el estudio de cada fase del flujo de transacciones: b) Qu? c) Cmo? d) Cundo?
e) Quin? f) Dnde? g) Por qu? 1.8 Di respuesta satisfactoria a cada interrogante en los casos aplicables? 1.9 Determino todos los factores variables y constantes que intervienen en los principales problemas detectados? 1.10 Est satisfechos en el sentido de haber llegado a determinar la causa verdadera de los problemas detectados? 1.11 Los cuestionarios de control interno fueron respondidos con base en la secuencia anterior. 2. EVALUACION 2.1 Determino la importancia de los problemas detectados, en relacin con: c) Las cifras de los estados financieros actuales. d) Los planes futuros de la empresa. e) La posible repercusin en costos (tanto por problemas cuantitativos como cualitativos). 2.2 En la determinacin de los problemas, considero los puntos de vista de los principales ejecutivos a cargo de las reas involucradas. 3. INFORMES 3.1 Decidi incluir en su memorando de recomendaciones cada sugerencia, considerando: a) La importancia relativa de cada problema en lo individual. b) La importancia relativa del conjunto de problemas. 3.2 Est absolutamente convencidos de la practicabilidad de la solucin propuesta para cada unos de los problemas detectados? 3.3 Tiene usted evidencia en papeles de trabajo para apoyar fehacientemente cada observacin incluida en nuestro memorando de recomendaciones? 3.4 Determino la necesidad de preparar ms de un memorando de recomendaciones en funcin a: a) Instrucciones de la Direccin General. b) Organizacin de la empresa. c) Nivel jerrquico del personal afectado. d) Nivel local, nacional e internacional de problema y su solucin propuesta.
3.5 En su caso, modificamos la presentacin de observaciones ya incluidas en informes anteriores y las cuales: a) No se han corregido. b) Se corrigieron pero no volvieron a presentarse.
Nombre Fecha
Preparado por:
Autorizado por:
2.4 Borrador del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
El auditor redacta su informe en un borrador dicho borrador debe ser redactado por el gerente o el supervisor de auditora con base en los papeles de trabajo que incluyen la descripcin de los problemas, las recomendaciones para corregirlos y los comentarios de la empresa.
A medida que avanza la auditora, pondr por escrito, inmediatamente, los detalles mientras todava estn frescos en su mente, con lo que evitar la posibilidad de tener que volver a recopilar los datos.
Se deben detener presentes varios aspectos fundamentales al redactarlo y el mtodo para organizar los hallazgos debe ser objeto de particular atencin. Todos los hechos que reflejen circunstancias fuera de lo normal, deficiencias, irregularidades, embotellamientos, puntos dbiles, desperdicio exagerado, prdidas innecesarias, mtodos inadecuados, etc., se mencionaran en orden de importancia relativa.
Posteriormente los detalles de aspectos tratados con los supervisores y otros empleados. Finalmente, se harn las recomendaciones formuladas por el auditor, las cuales debern redactarse sencilla y claramente.
El esbozo de informe de auditora establece un plan o gua para la ordenada presentacin del informe. Por medio de este el auditor tendr una idea de lo que busca hacer.
El informe deber ser uniforme en cuanto a diseo, esto es, en cuanto a plan general, pero no en cuanto a contenido, tambin deber expresar la finalidad y alcance del estudio de auditora, las limitaciones que se tuvieron los problemas que se encontr y los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones.
El borrador del informe constituye la versin final de los hallazgos derivados de la auditora operacional-administrativa; es la base para el trabajo de mecanografa y, en consecuencia, su redaccin debe ser clara, objetiva y sin ninguna clase de errores.
El borrador del informe constituye la versin final de los hallazgos derivados de la auditora operacional-administrativa; es la base para el trabajo de mecanografa y, en consecuencia, su redaccin debe ser clara, objetiva y sin ninguna clase de errores.
2.5 Ventajas y Desventajas de Discutir el Informe de Auditora con el rea Auditada.
Los sistemas que se siguen para informar de los descubrimientos hechos en el curso de una auditora son muy variados. En ocasiones se prepara el informe y se presenta lo descubierto hasta el trmino de la auditora.
En otros casos antes de presentar el informe final a la direccin, se hace un intercambio de impresiones con los afectados, con el objeto de darles la oportunidad de manifestar sus observaciones personales respecto a los hallazgos hechos.
Ventajas:
Se puede obtener ms informacin del rea auditada para el mejor desempeo de nuestro trabajo.
Despus de la discusin con el rea auditada, el auditor puede tomar con ms certeza sus apreciaciones y as defenderlas con profesionalismo hasta las ltimas consecuencias.
Este procedimiento hace que comprendan mejor los aspectos que requieren interpretacin y determinen los mejores procedimientos.
Desventajas:
No es conveniente ya que un informe mal elaborado puede echar por tierra el mejor trabajo de auditoria as como sus sugerencias. Por tal motivo pueden no ser aceptadas en demrito de la calidad profesional del auditor.
Las personas involucradas en el rea afectada, pueden hacer correcciones a los hallazgos encontrados y de esta forma pude perder veracidad en los resultados de nuestra auditora.
Si no se tiene experiencia en reuniones de esta naturaleza, los jefes del rea auditada pueden ejercer algn tipo de presin en cuanto a las observaciones as como las sugerencias, de tal manera que puede variar la opinin del auditor.
2.6 Emisin del Informe Final .
Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalas e irregularidades detectadas durante la prctica de la auditora operacional-administrativa, as como las recomendaciones y sugerencias.
La publicacin definitiva del reporte de auditora debe llevarse a cabo slo si el cuestionario de control de calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen del reas o reas examinadas. La emisin de dicho informe contempla los siguientes pasos:
a) Mecanografa del borrador. b) Confronta. c) Envi a destinatarios.
El borrador como tal, es susceptible de cambios para mejorar su contenido; sin embargo, el informe mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convierte en el representante del departamento de auditora interna o del despacho de contadores pblicos.
La mecanografa debe ser pulcra, de excelente calidad y debe estar de acuerdo con las tcnicas y usos modernos para garantizar una presentacin actualizada del reporte de auditora.
La confronta, a su vez, forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayora de las ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes. Consiste en comparar acuciosamente la versin mecanogrfica del informe de auditoria con el borrador correspondiente.
En relacin con la confronta es necesario recordar a los ayudantes que la colocacin incorrecta de una coma o de unpunto y la falta de un acento pueden cambiar radicalmente el sentido del informe de auditora.
Finalmente cabe sealar que es necesario que el gerente de auditora, el director o socio lean con cuidado el informe mecanografiado que ya pas la confronta; no es excepcional que en esta lectura se localizan algunos errores cuya correccin debe llevarse a cabo de inmediato.
En la preparacin del informe final el auditor trata de que ste tenga una calidad que satisfaga las normas apetecidas y gane la estima de la direccin. Una comunicacin que realmente transmita los hechos esenciales, es la culminacin del trabajo del auditor.
Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor es transmitir de una manera eficaz la informacin que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la empresa.
El texto de su informe debe ser interesante y ameno, adems de transmitir el mensaje de un modo objetivo y fcil de entender. Necesita rendirse con la mayor brevedad, a efecto de que la direccin pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la accin e influye rotundamente en la decisin que se tome.
El auditor deber revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado para quedar plenamente satisfecho con el mismo, se plantear las siguientes preguntas:
1. Expongo todos los hechos de importancia?
2. Estn presentados los distintos aspectos en forma sustanciosa la redaccin del informe?
3. Estn descritos posteriormente, en el cuerpo del informe los hechos de importancia especiales y en el mismo orden en que figura dentro de la seleccin respectiva?
4. Est redactado el informe con la claridad necesaria para que mis exposiciones no sean mal entendidas? 5. Comprende el informe exposiciones claras respecto a los cambios de impresiones tenidos con los supervisores as como las respuestas y reacciones de estos?
6. Al expresar mis sugerencias o comentarios he tenido presente el equilibrio que debe prevalecer en el informe, la expresin correcta de mis ideas y toda la informacin que necesita el lector?
7. Mis recomendaciones son oportunas fciles de realizar, convenientes para la direccin y xito de la empresa?
8. Lo tratado en mi informe es interesante, bien redactado, comprensible y es en realidad til a la direccin?
Si el auditor puede contestar afirmativamente estas preguntas podr estar seguro de que el informe es correcto
Antes de entregar el borrador para escribirlo en forma definitiva, se acostumbra que un supervisor o algn otro empleado del departamento de auditora le de los toques finales y lo prepare para su versin definitiva. Se somete el documento a la revisin de una persona que recibe el ttulo de supervisor.
El propsito de esto es comprobar el contenido del informe antes de escribirlo en forma definitiva y presentarlo. El auditor lo llevar al auditor que lo prepar a efecto de tener con l un cambio de impresiones sobre los puntos a corregir.
2.6.1 Declogo Para Preparar un buen Informe de Auditora Operacional Administrativa. El boletn dos de la comisin de auditora operacional presenta las diez siguientes recomendaciones al respecto. Enfatizar los aspectos significativos que mejoren las operaciones de la entidad, relacionados con los cambios en los sistemas y procedimientos tendientes a la reduccin de costos y gastos. Omitir hechos o partidas poco significativos (atendiendo a la importancia relativa). Limitar el informe al mnimo indispensable. Redactar el informe libre de tecnicismos. Presentar las cifras o los problemas, slo cuando vayan acompaados de la sugerencia relativa. No haga circular material ajeno al informe.
Obtenga en lo posible el acuerdo de los ejecutivos afectados por las observaciones y sugerencias, para lograr presentarlas, finalmente como recomendaciones conjuntas. Comentar el borrador del informe con los responsables afectados por las observaciones y sugerencias. Enviar copia del informe a todos los afectados por el mismo, as como el ejecutivo superior responsable de la operacin revisada.
2.7 Distribucin del Informe.
La entrega del informe se har al titular de la dependencia o entidad, a los responsables de las reas comprendidas en la auditora y aquellos niveles decisorios que por sus atribuciones deban participar en la implantacin de las medidas correctivas y preventivas necesarias.
Los informes de auditoria se deben entregar a aquellos miembros de la organizacin que pueden asegurar que los resultados de auditora sean debidamente considerados.
Esto significa que el informe de auditora bebe llegar a aquellos funcionarios que estn en una posicin en la que se pueden tomar medidas correctivas o asegurar que se estn tomando dichas medidas. El informe final de auditora debe as mismo entregarse al jefe de la unidad auditada. Por su parte los niveles superiores de la organizacin pueden recibir solo informes concentrados. Los informes tambin pueden ser entregados a otros involucrados como son los auditores externos y los comits de auditora.
El auditor interno entregar oficialmente su informe a travs de un oficio o memorando, en el que se incluirn, como mnimo los siguientes datos:
Lugar y fecha de elaboracin del oficio o memorando. Nmero de referencia. Referencia al oficio de comisin. Periodo revisado. Indicacin que se comentaron los resultados obtenidos con los responsables de rea auditada. Firma del ttular del rgano Interno de Control.
Una vez que el ttular del rgano Interno de control present su informe al ttular de la dependencia o entidad, es necesario que el auditor interno haga un seguimiento de las medidas adaptadas, como resultado de las observaciones y recomendaciones que se indicaron en el informe de auditora, puesto que el verificar que las medidas correctivas y preventivas se lleven a la prctica constituye una de sus responsabilidades.
En el caso de que no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que en opinin de auditor, son importantes para lograr los objetivos de las reas auditadas, debe hacer constar ese hecho en los informes que presente posteriormente ante los niveles decisorios o autoridades competentes.
El envo del informe a los destinatarios constituye el ltimo evento de la auditora y debe llevarse a cabo una vez que los trabajos de mecanografa, confronta y firma del informe estn incluidos.
El informe se enva a los directores y gerentes que participaron en la junta en que se discutieron las observaciones y sugerencias; as mismo, deben remitirse ejemplares al director gerente, y en su caso, al consejo de administracin y a la asamblea de accionistas.
La encuadernacin del informe debe supervisarse con objeto de evitar que el orden y secuencia de las pginas vayan a alterarse. El auditor en jefe necesita estar alerta ante un posible error de esta naturaleza que podra causar una impresin particularmente negativa en los destinatarios.
Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye todo un proceso de actividades profesionales que, sin embargo, debe todava complementarse con los trabajos de seguimiento.
La distribucin del departamento de Auditoria ha de ser como sigue: Ejemplar Objeto Por Original Conservacin en el legajo de control de la auditora correspondiente Auditor General Primera Copia Conservacin en el legajo general de papales de trabajo de auditora correspondiente Auditor Informante Segunda Copia Conservacin en el archivo numrico para cada clase de designacin a cada auditora, con la tercera copia de la respectiva designacin Auditor General
2.8 Establecimiento de Fechas de Discusin.
Una vez terminado el trabajo referente a la elaboracin del informe de auditoria operacional- administrativa, se procede al establecimiento de fechas de discusin del informe con los directivos de la empresa a los cuales se les informar de todos los hallazgos encontrados durante la revisin del rea o reas afectadas.
2.9 Discusin del Informe.
Antes de emitir el informe final, el auditor deber, siempre que fuera materialmente posible y no se tratare de una auditara reservada (confidenciales), discutir las partes ms importantes de su informe, en borrador, en una reunin conjunta con el jefe y los funcionarios principales de la dependencia inspeccionada.
Aunque el nivel de participantes en las revisiones y discusiones pueden variar en funcin a las estructuras de organizacin o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, as como aquellos que pueden autorizar la aplicacin de acciones correctivas.
Si la auditara hubiese sido a una sucursal, la discusin del informe habr de efectuarse en presencia del administrador, el contador y los supervisores industrial, agrcola y minero adscritos a la sucursal. Si se tratase de una agencia, la discusin del informe la realizar el auditor con el agente y el contador de la misma.
Si el examen realizado no correspondiese propiamente a una auditara reservada (confidencial), pero parte de la informacin del borrador fuese, no obstante, de naturaleza confidencial, el auditor excluir de su discusin con los funcionarios locales los aspectos de tal ndole que contenga el borrador.
El auditor deber de tener terminada la auditara antes de la discusin, la parte que se somete a discusin con el propsito de leer directamente de dicho borrador las palabras textuales que fuese a emplear en su informe, en particular las relativas a los puntos que pudieran ser conflictivos.
El auditor no deber de mover el informe por un falso concepto por ahorro de tiempo, postergar la informacin de la totalidad del borrador de su informe hasta despus de marcharse de la
dependencia que fue examinada y basar la discusin de los resultados del examen practicado en sus papeles de trabajo.
Si la reunin fue basada nicamente en los papeles de trabajo, existira la posibilidad de que la exposicin de los hechos en el informe llegase a diferir significativamente de la forma en que fueron discutidos de palabra, debido a la variacin, muchas veces sustanciales, que por lo comn existe entre el lenguaje hablado y el escrito.
La discusin previa del informe en modo alguno ha de significar que el auditor habr de quedar respaldado al resultado de la misma ah que invariablemente tendr que aceptar las negaciones de los funcionarios locales y modificar su informe en consecuencia. Si dichos funcionarios no lo puedan demostrar en la discusin, a plena satisfaccin del auditor, que existan razones fundadas para variar el criterio original de este ltimo, el auditor no deber alterar la redaccin de su borrador.
El auditor tendr que conservar como papel de trabajo de importancia, la parte del borrador de su informe que hubiese sido discutido con los funcionarios superiores de la oficina a la que se le haya practicado el examen.
Examen del Informe con la Alta Direccin.
Estudiar el informe en compaa el principal ejecutivo, dar al auditor la oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos principales, explicar cualquier recomendacin, responder a preguntas que pudieran surgir y a discutir todo aspecto que necesite de la aprobacin de la direccin y de subsecuente puesta en obra.
Al llegar a su fin la entrevista y comentarios con el ejecutivo principal, el auditor conocer mejor cul fue la relacin y deseos de dicho funcionario, con ello sabr en l particular lo que le interesa a ste.
Finalidades
La discusin parcial del borrador del informe, de toda auditara operacional-administrativa no reservada de la parte del borrador que no fue de naturaleza confidencial, con los funcionarios superiores de la dependencia a que se refiere la auditara, tendr las siguientes finalidades desde el punto de vista del auditor:
a) Informar sobre los resultados, conclusiones y recomendaciones de mayor trascendencia que hubiese de contener el informe.
b) Efectuar una crtica constructiva de las operaciones examinadas y en evaluacin imparcial de la labor individual del elemento humano de la dependencia, con el fin de:
I) Reconocer los mritos individuales o colectivos de que se den lugar.
II) Sealar las reas de las operaciones o del trabajo individual en que el auditor hubiese observado algn punto dbil que requiera atencin.
c) Conocer la reaccin y posibles alegaciones de los funcionarios superiores, con objeto de:
I) Hacer constar en el borrador, mediante notas al margen o en un papel de trabajo aparte, las alegaciones de inters que se expusieren en la reunin.
II) Efectuar las modificaciones necesarias en el borrador del informe si hubiese fundamento suficiente para ello.
d) Prestar asistencia tcnica en relacin con cualquier material de la competencia del auditor, as como aclarar las dudas de interpretacin o aplicacin de procedimientos internos que pudiesen tener los funcionarios locales.
Salvo casos excepcionales debidos a la naturaleza de la investigacin, o bien que se tratara de observaciones que le dieran el carcter de Informe confidencial, el auditor interno deber comentar su informe con los responsables de las reas examinadas tratando de llegar a un acuerdo sobre los resultados de la auditora y a un plan adecuado para mejorar las operaciones
Los objetivos que se persiguen con la discusin del informe son:
Enterar al responsable del rea auditada acerca de los resultados de la revisin efectuada.
Conocer la opinin del responsable del rea examinada.
Si hay desacuerdo entre los responsables de las reas examinadas y el auditor, ste solicitar que se le presenten por escrito los puntos e vista contrarios, debidamente razonados, y los incluir en su informe.
En esa discusin el auditor interno podr conseguir pruebas adicionales y elementos de juicio que, posiblemente, no se le hayan aportado en el desarrollo de su trabajo, lo cual le permitir obtener la certeza de la solidez de la evidencia que obtuvo: adems de que con esta accin, el auditor interno demuestra su buena voluntad hacia el auditado.
2.10 Establecimiento de Compromisos de Correccin Por Parte de las reas.
Resulta esencial que los departamentos involucrados en las sugerencias de auditor se comprometan a concluir su implementacin en fechas claramente determinadas.
Esta consideracin cobra mayor importancia ante el hecho de que tales fechas representan para el auditor un parmetro que ser utilizado para programar nuevas revisiones enfocadas a verificar que las recomendaciones se han puesto en vigor. Es muy importante contar con un plazo adecuado para que los cambios propuestos se emprenda y puedan llevarse a cabo, debiendo considerar que los problemas que los propios cambios implican son entre otros. La conservacin de un buen ambiente entre personal afectado. El plazo puede elegir segn las siguientes formas de aplicar los cambios en la organizacin: 1. Efectuar absolutamente todos los cambios de inmediato. 2. Efectuar los cambios durante un perodo ms o menos corto. ( 1 ao) 3. Efectuar los cambios paulatinamente durante un perodo mayor. ( ms de un ao) Es indudable que la eleccin adecuada para efectuar los cambios depender de la magnitud de los mismos, ya que puede referirse a toda la organizacin de la empresa. Sin embargo, este procedimiento radical no siempre produce buenos resultados en virtud de que frecuentemente da lugar a que los jefes pierdan su seguridad, a que renuncien buenos elementos, y en general, a que se lesione el espritu de grupo de la empresa . Tampoco es conveniente ni adecuado hacer que la empresa se acomode inmediatamente a los nuevos cambios, ms an cuando est formada parte de los planes a largo plazo del negocio. Sin embargo pueden aprovecharse determinadas situaciones que por su naturaleza permitan acelerar el plazo para llevar a cabo la reorganizacin, como el cambio o llegada de nuevos directivos, situacin que puede aprovecharse para reestructurar inmediatamente el rea que le corresponder a ese nuevo funcionario, quien no estar viciado por las prcticas ya establecidas y desaparecern con motivo de la reorganizacin.
En otras ocasiones, para una reorganizacin total, tal vez sea preferible poner en prctica un plan de carcter intermedio entre la estructura existente y la proyectada, y en el cual se incluyan todos aquellos pasos necesarios para corregir los defectos o fallas ms importantes en el que se ha venido incurriendo hasta el presente. Hasta que la nueva estructura quede de acuerdo al plan de reorganizacin. Los cambios proyectados a corto plazo son aquellos en que la aplicacin vara entre 6 meses y 1 ao aproximadamente. En este caso los cambios fundamentales se introducen de inmediato pero como resultado de un estudio previo consultado y comentado con los jefes correspondientes en este caso, la introduccin de los cambios se complementan con reuniones en que se discuten distintos puntos de vista de aplicacin prctica .
2.11 Establecimiento de Recursos Humanos Para el Seguimiento.
Aqu debern de participar todas las personas que estn de alguna forma involucrados en el rea o reas en donde se originaron las observaciones encontradas a lo largo de la auditoria, ya sea subordinados y jefes del rea afectada.
Debe quedar bien definido que personas debern establecerse para el seguimiento ya que a stas, se les informar de los hallazgos en encontrados en el examen y de esta manera, al tener mejor conocimiento del rea afectada pueden intervenir dando su opinin acerca de cmo podra llevarse a cabo el seguimiento, es decir, ayudar al mejoramiento del rea en su totalidad y as cumplir con los objetivos de la empresa y a su mejor desarrollo.
As mismo como ya se menciono anteriormente se deben establecer las fechas para llevar a cabo el seguimiento y comprometerse a cumplir con los plazos fijados.
CAPTULO III
SEGUIMIENTO DEL INFORME DE AUDITORA OPERACIONAL- ADMINISTRATIVA.
El Seguimiento del Informe de Auditora Operacional-Administrativa.
3.1 Que es el Seguimiento?
A travs de las auditoras de seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se subsanen las anomalas y se evite su recurrencia.
Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda:
Comprometer al titular del rea auditada con la atencin de las recomendaciones.
Promover que el rea auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones.
Evaluar los logros y mejoras alcanzados como resultado de la aplicacin de las recomen- daciones.
Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomen- daciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tienes deficiencias.
El seguimiento se define como un proceso por el que los auditores internos determinan la propiedad, efectividad y oportunidad de las acciones tomadas por la administracin sobre hallazgos de auditoria reportados.
El trabajo de auditora es un proceso continuo, se debe entender que no servira de nada el trabajo de auditoria si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se estn realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento depender del carcter crtico de las observaciones de auditora.
El nivel de revisin de seguimiento del auditor de sistemas depender de diversos factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situacin actual, en otros casos tendr que hacer una revisin ms tcnica del sistema.
La auditora operacional-administrativa no concluye con la entrega del informe en realidad, la emisin y entrega del reporte constituyen el inicio de un nuevo proceso. Este nuevo proceso se relaciona con la implantacin de las recomendaciones del auditor que fueron aceptadas por los gerentes y directores en los trminos de las respuestas que aparecen en el reporte de auditora.
La finalidad principal del seguimiento posterior a la auditora es completar cualquiera de los aspectos que figuren en las recomendaciones sugeridas en el informe y sobre los cuales no se haya hecho algo. El auditor podr considerar necesario vigilar y comprobar la realizacin de sus recomendaciones, ayudar a planear nuevas formas o procedimientos, contribuir a hacer ms fluida la produccin, laborar en combinacin con otros en la organizacin de una nueva divisin o departamentos o en la formulacin de nuevas polticas o mtodos ms eficientes y as por el estilo. Tal vez encuentre necesario discutir con la direccin general ciertos aspectos de sus sugerencias, con la idea de impulsar todava ms una administracin eficiente.
La asignacin al detalle de las actividades inherentes a la implementacin de las sugerencias no siempre aparece en el informe de auditora; en realidad es excepcional que ocurra as, pues durante la reunin con dichos ejecutivos no sera prctico discutir esta clase de pormenores.
El auditor debe conocer e identificar a las personas involucradas en el establecimiento de las acciones correctivas que incluye en su reporte, pues con ellas es con quienes se llevar a cabo una parte importante de los trabajos del seguimiento.
De acuerdo con las anteriores consideraciones las sugerencias de auditora pueden clasificarse a la luz de las tareas que implica su implantacin en los siguientes grupos:
Recomendaciones que constituyen ajustes o cambios poco significativos a los sistemas y procedimientos. Recomendaciones que involucran una modificacin sustancial a los sistemas y procedimientos.
Las recomendaciones que involucran ajustes o cambios poco significativos, cabe sealar que el conocimiento que sobre los sistemas tienen empleados de las reas sujetas a modificaciones facilita que las sugerencias se cumplan con mayor prontitud y eficacia.
Es necesario que el auditor participe en los trabajos de implantacin asesorando al personal en aquellos puntos en que, a su juicio, es necesario. Cabe aclarar que el auditor debe dejar perfectamente establecido, que la responsabilidad de la implantacin es del personal de la empresa en general y de los empleados del departamento auditado en particular.
Una intervencin profunda del auditor en la implantacin de sus propias sugerencias, crea el peligro de conflictos de independencia cuando en revisiones posteriores se enfrente al estudio y la evaluacin e mtodos y procedimientos cuyos detalles fueron diseados por l.
Lo cierto es que el auditor debe auto-considerarse como una parte importante del camino que conduce a la solucin de los problemas que aquejan a su empresa o a su cliente, esforzarse por contemplar dichos problemas como verdaderamente suyos.
Estas reflexiones basadas en hechos reales y no en hiptesis conducen al concepto de enfoque de negocios en la auditora, puesto en vigor con mpetu en algunas firmas mexicanas de contadores pblicos durante la dcada de los 80.
El enfoque de negocios en la auditora obliga al auditor a contemplar la empresa como suya; l es el propietario o principal accionista y tiene el compromiso de mantener esta actitud mental durante el desarrollo de todo su trabajo y, con ms nfasis, en la fase del seguimiento.
El auditor que aplica este enfoque de negocios enriquece su examen y provoca mayores beneficios para la empresa.
La solucin de los problemas localizados en los sistemas ser ms gil y eficaz si el propietario de la compaa est presente para coordinar y supervisar las actividades que se hacen necesarias. Ese propietario debe ser el auditor.
Las recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas. En estos casos la seleccin, el diseo y la implantacin de los nuevos procedimientos deben asignarse considerando las siguientes opciones:
Que exista un Departamento de Organizacin y Sistemas en la empresa. Que la empresa decida contratar servicios de asesora administrativa externa.
Es necesario que el auditor establezca en coordinacin con el Departamento de Organizacin y Sistemas un programa que incluya fechas tentativas para el cumplimiento de las sugerencias.
Es importante sealar que se requiere una comunicacin constante y formal enfocada a que el diseo de los procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno establecidos en su reporte.
Dicha comunicacin debe partir del propio auditor y consiste esencialmente en visitas peridicas. Lo que se busca con ello es que el personal encargado de los trabajos de implantacin encuentre apoyo y asesora para resolver problemas especficos inherentes a una resiste- matizacin y, paralelamente, ejercer presin constructiva de evitar retrasos en el desarrollo de las tareas.
Cualquier situacin anormal o cualquier circunstancia que pudiera influir en la implementacin de los cambios programados, debe ser comunicada de inmediato por el auditor al funcionario con facultades para emitir las instrucciones que resulten necesarias.
En ningn caso se puede admitir que surja una crisis en los trabajos de implantacin, atribuible a que el auditor se haya abstenido de comunicar la existencia de problemas en los trminos descritos.
La contratacin de asesora externa para establecer nuevos sistemas o modificar los ya existentes es muy controvertida.
Existen los ejecutivos que se oponen a este servicio porque consideran que es inevitable que surja un vaci entre los externos, los procedimientos creados por ellos y el personal de la empresa que vive diariamente desde adentro todas las circunstancias que influyen en el desarrollo de los trabajos que presupone un sistema.
El asesor externo es un visitante que por su mismo carcter de protagonista transitorio, contempla la empresa desde una dimensin que se aparta de su realidad cotidiana; su trabajo y sus propuestas enfrentan el inconveniente que deriva de este hecho.
El riesgo es alto y evidente: Al concluir su intervencin, el asesor externo entregar un manual de organizacin y procedimientos cuyo contenido es muy tcnico y satisface los requerimientos bsicos y universales de control, mas no las necesidades de la empresa; el destino de dicho manual podra ser un librero en la oficina del director gerente, a gran distancia de los acontecimientos y de los problemas detectados por la auditoria operacional-administrativa.
La universalidad de experiencias que caracterizan al consultor independiente ofrece, por lo general, un panorama ms rico en expectativas para la mejor solucin de los problemas que a la entidad.
El auditor debe tambin establecer y mantener una comunicacin constante y formal con el asesor externo, a fin de cerciorarse de que el diseo de los nuevos sistemas o los cambios a los ya existentes cumplan con las recomendaciones que incluye el informe de auditora operacional- administrativa.
3.2 Importancia del Seguimiento.
Es posible que se necesite emprender una accin en la relacin a mejores planes y objetivos que hagan ms seguros los empleos en el futuro, contando con una estructura orgnica mejor concebida, quiz eliminando los conflictos ocasionados por una inadecuada delegacin de autoridad y responsabilidad, mediante la implantacin de polticas y prcticas esenciales y eficaces para alcanzar las metas fijadas, ayudar a los empleados a realizar su trabajo de una manera ms consistente y armnica, cerciorndose de que todo nuevo sistema o procedimiento (despus de implantado) funcione como debe de ser, para hacer ms fcil y eficaz el trabajo, buscar mejores mtodos de control mediante los cuales el trabajador o supervisor reciba el justo reconocimiento de una labor bien hecha, cuidando de mejorar las formas de operacin a efecto de que le trabajo sea continuo y parejo, no se vea afectado a menudo por pronunciadas fluctuaciones o interrupciones de la produccin; atendiendo a que las instalaciones sean modernas, confiables, seguras y en constante buen estado, para que el trabajador pueda realizar con comodidad y eficiencia su labor as como evitando que haya situaciones de posible riesgo que vayan en perjuicio de la salud y la vida del mismo.
Sabiendo que los planes recin puestos en obra estn llenando sus fines, que los mtodos y procedimientos ideados e implantado responden bien a las necesidades de su compaa. Estas son apenas algunas de las cosas que llenan de satisfaccin al auditor al vigilar que se cumplan con las metas emanadas de la auditora realizada por l.
3.3 Realizacin del Seguimiento.
El seguimiento de las recomendaciones en proceso de ejecucin o de aquellas sobre las que no se ha tomado ninguna accin, puede requerir la pronta atencin del auditor, debido a la urgencia de eliminar posibles discrepancias futuras. Otras recomendaciones pueden no requerir accin inmediata cuando la necesidad que se trata de satisfacer no sea de mayor importancia.
Puede analizar con los supervisores responsables los cambios, nuevas instalaciones o modificaciones, organizacin de funciones, entrenamiento de personal, mejores medios de comunicacin e informacin, compra y utilizacin de nuevo equipo, expansin o contraccin, especializacin o diversificacin, centralizacin o descentralizacin, nuevas y mejores normas, polticas, mtodos y procedimientos.
El seguimiento puede significar el anlisis o inspeccin de una funcin o actividad, en un rea particular o en varias, para que el auditor se asegure que la funcin o actividad en cuestin opera correctamente.
Aun con el mejor plan para poner en practica sus recomendaciones, pueden surgir dificultades complejas al enfrentarse a nuevas situaciones y a la necesidad de tomar nuevas decisiones. Cuando no es posible demorar la accin, el auditor necesita analizar de nuevo una situacin de la manera ms objetiva posible y decidir qu alternativa parece ms ventajosa, dadas las circunstancias.
El seguimiento del auditor empezar inmediatamente al terminarse la auditora o iniciara algn tiempo despus, para dar tiempo a que las recomendaciones puedan cumplirse.
Para llevar a cabo la labor del seguimiento el auditor necesitar antes estudiar minuciosamente la lista de recomendaciones que figuran en su informe de auditora y pasar a investigar cada una de ellas a fin de determinar su situacin en trminos de ejecucin.
Conviene que el auditor enfoque primero sus esfuerzos a trabajar con quienes estn tratando de cumplir con las recomendaciones ms fciles de realizar.
Toda recomendacin que no sea admitida de buen grado y puesta en obra deber vigilarse muy cerca para que se cumpla. Todas aquellas situaciones que no hayan sido objeto de atencin en un plazo razonable, sern puestas en conocimiento del director general.
Conviene recordar que el programa de auditora susceptible de xito, ser el que prescriba estudios y evaluaciones peridicas de las funciones y actividades de la empresa.
Su propsito ser ayudar a la direccin, en forma constante, a conseguir una marcha ms eficaz de las operaciones.
Los estudios peridicos constituirn el medio de valorar realizaciones y resultados.
La auditora operacional-administrativa constituye una evaluacin de los mtodos y desempeo administrativos, llevada a cabo por personas autorizadas por la alta direccin, en inters de la administracin en general.
Para la realizacin del seguimiento deben tomarse en cuenta los siguientes puntos:
a) Entrevistas con ejecutivos de las reas involucradas y recopilacin de respuestas.
Los trabajos del seguimiento comienzan con estas entrevistas que se basan en el informe de auditora operacional-administrativa. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las fechas en que los departamentos involucrados se comprometieron a concluir los cambios sugeridos.
El objetivo de las entrevistas es obtener informacin de carcter verbal sobre el cumplimiento de las sugerencias contenidas en el reporte de auditora.
Otros comentarios relativos a trabajos en proceso para la implantacin de las sugerencias, constituyen aspectos sujetos a verificacin y dan al auditor una pauta inicial para planear el enfoque que dar a su examen o seguimiento.
Las respuestas en el sentido de que las sugerencias han quedado implementadas quedan sujetas a una verificacin integral por parte del auditor. Durante el desarrollo de las entrevistas el auditor debe limitarse a escuchar las respuestas de su interlocutor a fin de esta persona proporcione los datos requeridos en los trminos y en la forma que l desee utilizar.
b) Verificacin del Cumplimiento.
Se basa en la aplicacin de procedimientos de auditora cuyas caractersticas estarn determinadas por la naturaleza de los cambios incorporados a los sistemas para cumplir con las recomendaciones contenidas en el informe de auditor.
c) Evaluacin del cumplimiento.
Los procedimientos de auditoria aplicados para verificar el cumplimiento de las recomendaciones deben quedar reflejados en papeles de trabajo.
El detalle de las pruebas selectivas, de las excepciones o errores y los comentarios de los auditores deben plasmarse en cdulas de auditora.
Es importante enfatizar que la evaluacin, por simple que resulte, slo puede llevarse a cabo si el auditor ya verific la autenticidad de las respuestas que sobre las actividades de implantacin le proporcionaron los directores y los gerentes de las reas involucradas.
Es conveniente que se destinen algunas horas de los programas de auditora de aos venideros a la aplicacin de pruebas sorpresivas sobre la observancia uniforme de los mtodos y los procedimientos auditados.
Programacin del Seguimiento.
El director de auditora interna es responsable de programar las actividades de seguimiento como parte del desarrollo del plan de trabajo de auditora.
La programacin del seguimiento se debe basar en el riesgo y exposicin implicada, as como el grado de dificultad e importancia del tiempo para implementar la accin correctiva.
Proceso del Seguimiento.
El director de auditora interna debe establecer procedimientos para incluir lo siguiente:
a) Un programa de tiempos en el que se requiera la respuesta del gerente sobre el hallazgo de auditora. b) Una evaluacin de la respuesta del gerente. c) Una verificacin de la respuesta, si se considera apropiado. d) Una auditora de seguimiento, si se considera apropiado. e) Un procedimiento que reporte que informe respuestas o acciones poco satisfactorios, incluyendo la presuncin del riesgo, al nivel apropiado de la gerencia.
Tcnicas de Seguimiento.
Las tcnicas utilizadas para el logro efectivo del seguimiento incluyen:
a. Enviar el reporte de hallazgos de auditora a los niveles apropiados de la gerencia responsable de tomar las acciones correctivas.
b. Recibir y evaluar las respuestas de la gerencia sobre los hallazgos de auditora, durante la auditora o dentro de un lapso razonable de tiempo despus de que el reporte fue emitido.
Las respuestas son ms tiles si incluyen informacin suficiente para el director de auditoria interna para evaluar la propiedad y oportunidad de la accin correctiva.
c. Recibir actualizaciones peridicas de la gerencia con el objeto de evaluar el nivel de esfuerzos de esta para corregir condiciones previamente reportadas.
d. Recibir y evaluar reportes de otras unidades organizacionales asignando responsabilidad de procedimiento para un seguimiento.
e. Reportar a la direccin del estado que guardan las respuestas a los hallazgos de auditoria.
3.4 Control de Observaciones Cumplidas.
Durante la verificacin del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un lapso al que se referirn las pruebas de auditora. Este lapso es el perodo durante el cual las recomendaciones han sido acatadas y aplicadas por los departamentos involucrados; su extensin ser establecida a criterio del auditor.
Durante la verificacin del cumplimiento de las sugerencias pueden presentarse dos situaciones respecto a las cuales el auditor debe enfocar toda su atencin:
Las correcciones definitivas son un reflejo de la aceptacin del personal a las recomendaciones de auditor. Son una muestra indudable del xito alcanzado en la auditora operacional-administrativa; son el resultado de los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa y de los auditores que tuvieron a cargo el desarrollo el examen y la preparacin del informe con las observaciones y sugerencias.
Las correcciones temporales son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan frecuentemente en la ejecucin de actividades asignadas a personal de menor jerarqua.
3.5 Control del Observaciones No cumplidas.
Un problema que suele presentarse es que al realizar la tarea del seguimiento, el auditor se encuentra con que nadie hace nada para poner en prctica las recomendaciones. Tambin sucede que puede haber resistencia por parte de los afectados, por diversas razones, aun cuando la recomendacin en cuestin haya sido aprobada por ellos durante el cambio de impresiones al
respecto con el auditor. En estos casos, el auditor deber tratar de obtener una explicacin clara del motivo o motivos subyacentes y convencer a los renuentes de que modifiquen su actitud.
Es importante sealar que en algunas ocasiones los directores y los gerentes se refieren a promesas sobre nuevas fechas para el cumplimiento de las recomendaciones. Cuando esto ocurre, el proceso de seguimiento debe suspenderse y programarse en funcin a las fechas mencionadas.
3.6 Generacin de Papeles de Trabajo de Seguimiento.
El auditor no debe pasar por alto la necesidad de dejar evidencia en papeles de trabajo relativa a los procedimientos de verificacin que se han aplicado. Deben abrirse y actualizarse en forma oportuna, cdulas de observaciones y ratificacin de sugerencias sobre los puntos en esto resulte procedente.
Cdulas de Seguimiento.
Las cdulas de seguimiento manifiestan el avance en la atencin de irregularidades.
Ests cdulas son el resultado de una auditora de seguimiento, en la cual se constata de que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el rea revisada, hayan sido aplicadas y permitieron la solucin de la problemtica o, en su caso, el avance en su solucin.
Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la auditora, los siguientes datos:
Las observaciones a las cuales se da seguimiento. Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica planteada. El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad. En caso de no estar solventada la observacin, el replanteamiento que propone el auditor mediante medidas correctivas y /o preventivas para solventarlas. La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las irregularidades. Nombre del ttular del rea auditada y su firma.
Las cdulas de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del rea auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de seguimiento de auditora.
Ejemplo del instructivo para el modelo de cdulas de seguimiento.
Identificador Descripcin. 1 Nombre de la dependencia entidad. 2 Anotar el nmero consecutivo que corresponda a la cdula y el total de hojas que la conforman. 3 Citar el nmero asignado a la auditora, segn el programa anual de auditora el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditorias no programadas. 4 Nmero asignado a la observacin en la auditora original. 5 Monto total de la partida de ingreso o gasto a que se refiere la observacin original. 6 Monto de la partida de ingreso o gasto que se tomo como muestra para su revisin y anlisis en la observacin original. 7 Monto determinado como irregular en la observacin original. 8 Nombre del sector al que pertenece la dependencia o entidad. 9 Registro presupuestario de la dependencia o entidad segn corresponda. 10 Nombre del rea a la que se prctica la auditora de seguimiento. 11 Tipo de auditoria. 12 Marcar con una X si la observacin ha sido solventada de acuerdo con al anlisis practicado. 13 Marcar con una X si la observacin no ha sido solventada de acuerdo con el anlisis practicado. 14 Anotar el porcentaje de avance que el auditor considera que se tiene, de acuerdo con las acciones implementadas por el rea que fue auditada y a esa fecha no se ha solventado la observacin. 15 En este espacio se deber transcribir nicamente el ttulo y la observacin original a la cual se da seguimiento, as como las recomendaciones propuestas, tal como se encuentran en la cdula original de observaciones. 16 En este apartado se har un breve resumen de las acciones implantadas por las reas responsables de dar atencin a las recomendaciones sealadas en las observacin origina. 17 En caso de que la recomendacin original no permita dar solucin a la observacin, est se deber replantear, considerando lo citado. 18 En caso de aprobarse el replanteamiento, se verificar que no se haya vencido el plazo para solventar la observacin, bajo ese supuesto, no se modificar la recomendacin, en caso contrario, se establecer una nueva fecha en la que el responsable del rea auditada implementar los replanteamientos. 19 Nombre y firma del responsable del rea de auditora destinado para el efecto.
(1)
Cdula de Seguimiento
Sector: (8) Registro: (9)
rea auditada: (10) Tipo de auditora (11)
Observacin: Solventada: (12) No Solventada: (13) Avance: (14)
Observacin Situacin Actual Replanteamiento Fecha Compromiso (15) (16) (17) (18)
Observacin Original:
Recomendaciones Originales:
(19) Responsable
Hoja No. De (2) Nmero de auditora (3) Nmero de observacin. (4) Monto fiscalizable: (5) Monto fiscalizado: (6) Monto de la irregularidad: (7)
3.7 Restablecimiento de Compromisos.
Cuando no se han elaborado las correcciones a las sugerencias emitidas en el informe de auditora operacional-administrativa, en el tiempo estipulado para su correccin, es necesario restablecer fechas de compromiso, as como dejar evidencia en papeles de trabajo, en donde los encargados del rea o reas afectadas, se comprometan nuevamente a realizar las correcciones lo ms brevemente posible para poder lograr los objetivos de la entidad.
3.8 Secuencia del Informe de Seguimiento.
Este reporte est basado en los resultados del seguimiento y en la evaluacin que el auditor ha hecho de los trabajos emprendidos por la empresa para solucionar los problemas que se localizaron en las reas sujetas a examen.
Es importante sealar que el informe derivado del seguimiento debe referirse slo a las recomendaciones de auditora que fueron aceptadas y que, no se han cumplido satisfactoriamente en las fechas prometidas por el personal a cargo de su implementacin.
El reporte derivado de los trabajos de seguimiento debe, sujetarse a los pasos siguientes:
Preparacin del borrador. Discusin del borrador con el personal involucrado. Emisin y entrega del informe.
El contenido de dicho borrador lo integran, en primer lugar, las recomendaciones originalmente hechas por el auditor; no una trascripcin literal de ellas, sino un compendio que incluya sus principales caractersticas.
Incluir nuevamente las observaciones puede resultar imprctico ya que se corre el riesgo de publicar un reporte demasiado extenso. En los casos en que a juicio del auditor sea importante describir un problema, se deben resumir sus principales aspectos a fin de mencionarlos en el compendio de la recomendacin respectiva.
El segundo elemento del borrador es la trascripcin fiel de las respuesta que los funcionarios de la compaa dieron a cada una de las recomendaciones del auditor. Dicha trascripcin hace nfasis en las acciones y fechas acordadas para la implementacin de las sugerencias y, en
consecuencia, fortalece la postura del auditor durante la discusin del borrador a que nos referimos posteriormente.
La situacin encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercero y ltimo componente del borrador de este informe. Aqu debe describirse de manera breve y objetiva el panorama que el auditor o sus ayudantes encontraron con motivo de la aplicacin de los procedimientos de auditora.
3.9 Discusin del Informe de Seguimiento.
Una vez preparado el informe de seguimiento, es necesario celebrar una reunin con los directores o los gerentes a cargo de la empresa. Los propsitos de esta junta pueden resumirse en los siguientes puntos:
Enfatizar que existen sugerencias de auditora que no fueron corregidas en su momento, para solucionar problemas especficos.
Hacer hincapi en que dichas sugerencias fueron comentadas y aceptadas por ellos con toda oportunidad.
Mencionar que se establecieron fechas lmite o plazos para la implementacin de las recomendaciones y estas no fueron atendidas en su momento por lo cual se replantea nuevamente.
Sealar que a la fecha de una nueva intervencin de los auditores, los trabajos para implementar las sugerencias no han empezado o no se han concluido.
Durante el desarrollo de esta reunin el auditor debe tener tambin los papeles de trabajo en los que se apoya la descripcin de los problemas detectados durante el seguimiento.
La secuencia de esta reunin debe controlarla el propio auditor. Hay que dar lectura, una por una, a las sugerencias originales y al reporte de la situacin actual; por cada asunto tratado el auditor debe obtener nuevamente la respuesta de los funcionarios involucrados.
El informe derivado del seguimiento debe ser tambin corto y simple. Su estructura es similar al reporte de auditora operacional-administrativa y se integra por los siguientes elementos:
Cartula.
En al cartula se incluyen nuevamente la denominacin de la empresa, el ciclo de transaccin auditado, las reas sujetas a examen, la mencin de que se trata de un informe derivado de trabajos de seguimiento y la fecha, integrada por el mes y el ao.
Resumen.
El resumen est formado por el destinatario, los prrafos de alcance, intermedio y de opinin, la firma y la fecha que limita la responsabilidad del auditor en relacin con eventos posteriores a la terminacin del seguimiento.
Es importante sealar que en el prrafo de alcance el auditor debe especificar que su trabajo tuvo el propsito de verificar el cumplimiento de acciones prometidas por la empresa para resolver problemas detectados por la auditora operacional-administrativa.
El periodo al cual estuvieron referidos los procedimientos de auditora. El dato es esencial para definir la responsabilidad de la empresa respecto a la aplicacin de las sugerencias del auditor que fueron aceptadas por los directores o los gerentes de las reas involucradas.
En el prrafo intermedio es necesario incluir un resumen elocuente de los hallazgos del auditor relativos a la implementacin de sus recomendaciones.
Contenido.
El contenido, a su vez, es la redaccin secuenciada de las recomendaciones emitidas en el informe original, las respuestas del personal a dichas sugerencias, las observaciones derivadas del seguimiento y, finalmente, las nuevas respuestas de los funcionarios responsables de la implementacin.
3.10 Distribucin del Informe de Seguimiento.
La entrega del informe de seguimiento se har al titular de la empresa, ya que esta es la persona indicada para asegurar que los resultados sean debidamente considerados, para la implantacin de las medidas correctivas y preventivas necesarias que no fueron solucionadas en su momento.
Esto significa que el informe de seguimiento deber de llegar a los funcionarios que estn en posicin de corregir dichas observaciones.
El auditor entregar el informe de seguimiento a travs de un oficio en el que se incluirn lugar y fecha de elaboracin, nmero de referencia, referencia del oficio, periodo revisado, indicacin de que se comentaron los resultados y firma del ttular del rgano interno de control.
El envi del informe de seguimiento al destinatario constituye el ltimo evento de la auditora operacional-administrativa.
3.11 Programacin de Nueva Auditora.
Para la programacin de la nueva auditora se tomara en cuenta cuando se halla terminado el trabajo de auditora. Es decir cuando llega a su fin todos los procesos sustanciales que se han llevado a cabo en la instalaciones. As como cuando se hallan solventado las recomendaciones.
Algunas veces esta fecha es una cuestin de criterio porque es necesario que exista disponibilidad por parte de la entidad para llevar a cabo el trabajo de auditora.
CAPTULO IV
TIPOS DE INFORME
Tipos de Informe.
4.1 Tipos de Informe.
El informe puede presentarse en varias formas, la forma en que se presente depender de las necesidades particulares de cada empresa, tomando en cuenta a quien se rendir el informe.
4.1.1 Informe Ordinario.
A) Se formula en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente y pueden ser:
Peridicos.- Son los que se formulan conteniendo informacin sobre los trabajos desarrollados en determinado lapso con objeto de enterar a la direccin de los trabajos y avances de stos.
Finales.- Son los que se presentan al culminar el trabajo y con el cual se da fin a la auditora operacional-administrativa.
Circunstanciales.- Se originan por su condicin espacial de la necesidad de hacer del conocimiento del cliente, aquellas situaciones sugeridas durante el proceso de investigacin.
B) De acuerdo a su presentacin, los informes ordinarios se pueden clasificar en:
Narrativo.- Aquel que cita en forma detallada y cronolgica el trabajo efectuado con precisin de datos y circunstancias.
Importanda.- Se detalla por orden de importancia, los trabajos efectuados, de forma tal que queden en condiciones de interpretar fcilmente su contenido.
Extractado.- Presenta de antemano una sntesis de cada tema para posteriormente explicarlo detalladamente; su objetivo consiste en que permite dar un rpido conocimiento de las alternativas y problemas.
4.1.2 Informes Largos.
Estos informes incluyen detalles, datos, estadsticos, comentarios explicativos, otros materiales de los cuales pueden no ser de naturaleza contable.
El informe debe contener una indicacin clara y precisa de tipo examen de auditor, as como el grado de responsabilidad que est asumiendo.
El auditor debe precisar claramente su posicin con respecto a otros datos del informe largo e indicar que su examen ha sido hecho fundamentalmente con el propsito de formular una opinin; el informe se presenta con fines de proporcionar un anlisis , su opinin est razonablemente presentada en aspectos importantes.
4.1.3 Informes Especiales.
Se refiere a los informes en los que la redaccin del informe no es apropiado y que requiere redaccin especial en la seccin relativa a la opinin. Los informes especiales pueden incluir:
Informes de entidades que llevan sus cuentas sobre la base de efectivo, lo cual difiera sustancialmente para la preparacin de prcticas.
Informes sobre algunas organizaciones no lucrativas que utilizan prcticas contables que difieren en algunos aspectos.
Informes preparados con fines limitados se pueden presentar en forma de carta en la que se hace referencia a estudios especiales ( emisiones de bonos)
Informes orales este tipo de informe se da en muchas ocasiones, pero en cierto grado esto es inevitable debido a que parte del trabajo es llevado a cabo conjuntamente con personal de la organizacin.
En otros casos es el resultado de acciones emergentes necesarias. Puede ser tambin el preludio para un reporte escrito formal, adems este ser una parte del mecanismo que complete a los informes escritos, este no se convierte en un registro de tipo permanente, trayendo consigo problemas de malentendidos posteriores.
Informes escritos intermedios.- Este es aconsejable informar la administracin de aspectos significativos que surgen en el transcurso de la auditora, o que preceden a la entrega del informe forma.
Estos se referirn a problemas de especial significado donde se requiera una atencin inmediata. Tambin pueden servir para reportar avances del trabajo, en casos ser de naturaleza meramente formal y cuando se manejen mediante memoranda son de carcter informal. Este puede ser una buena herramienta para preparar el informe final.
Informes en formas de cuestionario.- Normalmente este tipo de informe es utilizado slo para efectos internos dentro del propio departamento de auditora interna. Se trabaja mejor cuando el alcance de la revisin de auditora se hizo al amparo de procedimientos especficos de trabajo, y usualmente son para niveles bajos de operacin.
Este tipo de informe puede ser usado bajo circunstancias especiales, pero est limitada su utilidad prctica para el auditado.
Informes regulares escritos en este la auditora incluir la preparacin de un informe escrito formal que contemple los resultados del examen practicado. La forma y contenido de estos pueden variar grandemente, tanto para el tipo individual de asignacin de auditoria como para una organizacin en lo particular; estos pueden ser largos o cortos.
Tambin se pueden presentar en diferentes formas, incluyendo el alcance de la informacin cuantitativa o financiera.
Resumen de informes escritos en la mayora de las organizaciones la prctica ha establecido la emisin de un informe anual, en donde se sumariza los diferentes informes individuales emitidos, y describe el rango de su contenido.
Estos son emitidos en ocasiones para efectos de comits de auditora del consejo de administracin, pero en otros casos son solamente para la administracin. Estos documentos son de especial utilidad para la alta administracin quien no hace una revisin exhaustiva de los reportes individuales.
Tambin son de utilidad para el auditor general quien con este instrumento tendr una perspectiva general del esfuerzo de su departamento, y sobre una base integrada.
4.1.4 Otros Informes.
Los informes preliminares. Delinean la finalidad y alcance de la auditora y contribuyen a esclarecer la intencin y amplitud del estudio.
Los informes de progreso. Tienen por objeto mostrar lo que se ha venido haciendo, las situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomen- daciones propuestas hasta la fecha.
CAPTULO V
EJEMPLOS DE INFORMES
Ejemplos de Informes.
5.1 Informe Estilo Dictamen.
A los Seores del comit de auditora: Hemos examinado el departamento de compras de materia prima y materiales de la Compaa La Moderna, S.A. de C.V. por el perodo de nueve meses terminado el 30 de Septiembre de 2002. Los manuales polticas y procedimientos establecidos en el departamento son responsabilidad de la administracin de la compaa . Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinin sobre el sistema de materia prima y materiales con base en nuestra auditora.
Nuestros exmenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditora interna y las Normas de Auditora generalmente Aceptadas, las cuales requieren que la auditora sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los manuales polticas y procedimientos sean los adecuados para el cumplimiento de objetivo de la empresa. La auditora consiste en el examen, con base en pruebas selectivas e incluy la inspeccin de evidencia documental que se utiliza para el procesamiento de las transacciones y la aplicacin de otros procedimientos de auditora que consideramos necesarios en las circunstancias. Consideramos que nuestros exmenes proporcionan una base razonable para sustentar nuestra opinin.
Existen algunos problemas relacionados con la organizacin del Departamento de Compras y con la necesidad de incrementar las medidas de supervisin que Hasta la fecha ha desarrollado la Gerencia; as mismo, observamos la falta de manuales de procedimientos que incluyan normas especficas y de observancia uniforme para el desarrollo de las actividades en el rea sujeta a examen.
En nuestra opinin, basada en la auditora operacional llevada a cabo y excepto por lo que se seala en el prrafo anterior, los mtodos y los procedimientos que configuran el sistema de compras de materias primas y materiales vigentes en esta fecha, son razonablemente satisfactorios considerando las caractersticas de la estructura organizacional de la compaa.
Atentamente. Departamento de Auditora Interna C. P. Lourdes Martnez Jurez. Gerente. Mxico, D. F. 14 DE Octubre,2002.
5.2 Informe Normal.
Mxico, D.F. a 20 de Abril 2002
Sr. Jorge Mrquez Luna Gerente General La Moderna, S.A. de C.V.
Estimado Sr. Mrquez:
De conformidad con nuestro programa anual de auditora, hemos concluido con la revisin de las actividades de suministro de La Moderna, S.A. de C.V. La revisin cubri operaciones por el periodo comprendido del 1de enero al 31 de diciembre del 2001. La revisin fue hecha por el Lic. Alejandro Prez Santilln y un asistente durante el periodo del 3 de al 31 de marzo del 2002.
Alcance
Nuestro trabajo de auditora fue efectuado de conformidad con estndares de auditoria generalmente aceptados. Nuestra revisin se limito al rea de suministros y las actividades de cmputo que le son relativas.
Resumen
1. El departamento de suministros est excedido en inventarios al 31 de diciembre del 2002 por un total de $ 875,000.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de los almacenes.
2. La facturacin de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las autorizadas por un importe total en exceso de $1,215,000.00 por el ao del 2002.
Hallazgos de Auditora y Recomendaciones
1.Exceso de inventarios.
Hallazgos
El departamento de suministros est excedido en inventarios al 31 de diciembre del 2001 por un total de $ 875,000.00 resultado de compras no indispensables o necesarias. Durante el ao del 2002 La Moderna, S.A. tuvo un promedio de $ 650,000.00 ociosos en inventarios ocasionando costos de capital de $ 351,000.00 causados por el pago de intereses a la tasa promedio del 34% prevaleciente durante el ao de referencia.
El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registr devoluciones de partes devueltas de las reas de produccin; como resultado, las compras fueron fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las devoluciones apuntadas. Aun cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio para que reportaran las existencias fsicas, la informacin que suministraron durante el ao fue errnea.
Recomendaciones
a. Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas devueltas de las reas de produccin.
b. Reduccin compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios.
3. Hallazgos
Las cuotas base para facturacin de tiempo de computador no fueron ajustados al inicio del ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre del 2002 el centro de cmputo factur en exceso $ 1,215,000.00 , mismo que se considera como reserva financiera.
Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de tiempo de computador, y el ingreso del perodo est sobreestimado.
El centro de cmputo no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva que cubra posibles incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus usuarios.
Recomendaciones.
a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar peridicamente las cuotas de cmputo y que reflejen costos corrientes.
b) Los cobros expedidos deber ser acreditados a los usuarios para que se refleje un ingreso correcto.
Comentarios del Auditado.
El personal de La Moderna, S.A. de C. V. est de acuerdo con los hallazgos y recomendaciones y empiezan a adoptar medidas correctivas. Sin embargo, con respecto a las cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $ 75,000.00 para iniciar el ao 2002.
El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la cooperacin recibida durante la revisin por parte del personal y funcionarios de La Moderna, S.A. de C.V.
A t e n t a m e n t e.
Pedro Hernndez, Auditor General
Distribucin
Y. Garca Vicepresidente General
C. Montes Vicepresidente de Finanzas
A. Gonzlez Vicepresidente de Compras
F. Ramrez Vicepresidente de Produccin
R. Jimnez Vicepresidente de Mercadotecnia
P- Hernndez Vicepresidente de Servicios Administrativos
5.3 Informe Para Una Empresa Privada.
Ref. CI-32/68 Asunto: Informe de Auditora
Mxico D. F. a 30 de Noviembre de 2001
Ing. Erik Hernndez Esquivel. Director General Alimentos S. A. De C. V.
P r e s e n t e.
De acuerdo a sus instrucciones y en cumplimiento al oficio de comisin Ref. 32/68, practicamos auditora a las operaciones de la planta del Estado de Mxico a cargo del Ing. Francisco Herrera Espaa. Por el periodo comprendido del 1 de Noviembre del 2000 al 31 de Octubre del 2001, en el que se determinaron las observaciones que se describen en el anexo.
Sin otro particular, reitero a usted la seguridad de mi atenta y distinguida consideracin.
A t e n t a m e n t e. El Contador Interno.
C. P. Antonio Lpez Pereda
c.c.p. Lic. Roberto Soto Ruiz . Director de Asuntos Legales. c.c.p. C. P. Elena Cruz Reyes. Directora de Finanzas c.c.p. Ing. Jos Prez Pacho. Superintendente de la planta.
Informe de Auditora Interna
rea o Departamento: Control y Mantenimiento de Vehculos.
Rengln Revisado: Recursos Financieros , Humanos y Materiales.
Periodo Revisado: Del 1de Noviembre del 2000 al 31 de Octubre del 2001
C O N F I D E N C I A L
Fecha de Conclusin del Informe :
Mxico D. F. a 30 de Noviembre del 2001
Revisin No. 40
ndice
I. Objetivos 3
II. Alcance 3
III. Resumen 5
IV. Resultados 6
I. Objetivos.
Comprobar que la estructura orgnica del departamento de Control y Mantenimiento de Vehculos se encuentra autorizada y opera en la prctica.
Verificar la razonabilidad del monto de los gastos que se realizan por concepto de reparacin de trasportes en talleres externos.
Comprobar que los saldos de las tarjetas de refacciones correspondan a las existencia fsicas.
Verificar que se cuente con un procedimiento para el abastecimiento de combustibles y lubricantes.
Constar que la totalidad de las unidades se encuentren aseguradas.
Comprobar que los trasportes presten sus servicios para los fines de la entidad.
II. Alcances.
Se constato al 100% la plantilla del personal que se encuentra adscrito al rea de Control Y mantenimiento de Vehculos.
Se comprob el total de gastos hechos por la reparacin de trasportes en talleres externos, por los meses de Diciembre del 2000 y Mayo, Junio del 2001.
Se verificaron selectivamente (50%) los saldos en tarjetas contra las existencias fsicas de refacciones .
Se verific el procedimiento para abastecer el combustible y lubricantes los tractocamiones y automviles de los funcionarios.
Se verificaron las bitcoras de mantenimiento de los tractocamiones por los meses de Noviembre y Diciembre del 2000 y Septiembre del 2001, con respecto al consumo de lubricantes.
Se verific al 100% que los trasportes de la entidad prestan el servicio para fines de la organizacin.
Se verific en un 100% el presupuesto asignado contra el ejercido en el rea de Control y Mantenimiento de Vehculos.
III. Resumen.
1.- Perdida de $ 200,000.00 por negligencia.
Perdida por negligencia del jefe del rea de Control y Mantenimiento de vehculos al no notificar el vencimiento de la pliza de seguro de un tractocamin con valor de 200 mil pesos.
2.- $ 35,000.00 Sin comprobacin por reparacin en talleres externos.
Al no contar con un calendario para llevar a cabo el mantenimiento preventivo a los tractocamiones, se erogaron 35 mil pesos en sus reparaciones los cuales no fueron comprobados.
3.- Uso indebido de trasporte oficial.
El trasporte ha sido utilizado desde hace 6 meses para labores de mudanza y trasporte de carga en general sin conocimiento del Superintendente de la planta.
4.- $ 50,000.00 Erogados por sueldos en plaza no autorizadas.
Indebidamente el superintendente de la planta autoriz la creacin de 15 plazas que son innecesarias por las que se han erogado 50 mil pesos.
IV. Resultados.
1.- Perdida de $ 200,000.00 por negligencia.
El tractocamin nmero 73, que no haba sido reasegurado, sufri un siniestro en la carretera de la ciudad de Monterrey.
El motivo de que dicho vehculo no haya sido reasegurado se debi a la negligencia del jefe del rea de Control y Mantenimiento de Vehculos, al no dar aviso oportunamente al Departamento Jurdico del vencimiento de las pliza de seguro.
El siniestro di lugar a que la entidad tuviera una perdida por $ 200,000.00 ( Doscientos mil pesos 00/100 M.N.) valor del tractocamin, independientemente de que se di lugar a trastornos en la distribucin del producto terminado al dejar de contar con un medio de trasporte.
Es necesario entonces que el Departamento Jurdico finque las responsabilidades correspondientes y que en coordinacin con el Departamento de Organizacin y Mtodos, establezcan un programa para el control de la vigencia de las plizas de seguros.
2.- $ 35,000.00 Sin comprobacin por reparacin en talleres externos.
Se efectuaron reparaciones en talleres externos por $35,000.00 (Treinta y cinco mil pesos 00/100 M.N) que no fueron comprobados. Dichos gastos se debi a que no se cuenta con un calendario de mantenimiento que permita el ingreso oportuno de los tractocamiones al servicio de mantenimiento preventivo.
Estas erogaciones representan una utilizacin incorrecta del presupuesto, lo que ocasiona le incumplimiento de otras necesidades.
Es necesario entonces, que al rea de Control y Mantenimiento de Vehculos solicite a la Direccin de Finanzas la aprobacin del importe que se gast; que compruebe los gastos efectuados en las reparaciones y que, en coordinacin con el Departamento de Organizacin y Mtodos, establezcan el calendario para llevar a cabo el mantenimiento preventivo de los tractocamiones.
3.- Uso indebido de trasporte oficial.
A partir de Diciembre de del 2000, ocho camiones con nmeros econmicos 7, 15, 22, 46, 58, 86, 201, y 531 respectivamente, vienen realizando servicios de mudanza y carga en general.
Lo anterior se constat al pasar revista los das 5 y 6 de febrero del 2001 ( Sbado y Domingo), y no encontrar fsicamente en el estacionamiento a las unidades antes citadas ni obtener evidencia de que estuvieran prestando servicios a la entidad.
Esto nos llevo a entrevistar a los chferes, quienes nos informaron que esta situacin se debe a que, tanto el jefe del rea de control y mantenimiento de vehculos, as como los chferes de estas unidades deseaban obtener beneficios econmicos adicionales a sus percepciones adems de que no existe un servicio de vigilancia para la entrada y salida de los transporte.
Esta situacin da lugar a que la entidad sea multada por las autoridades correspondientes, al ser utilizadas las unidades para fines distintos a las que estn destinadas, as como los compartimientos para la carga de los productos terminados se contaminen por transportar artculos en mal estado, animales, etc.
Adems de lo anterior la vida probable de estas unidades se reducir, con la consecuencia de efectuar gastos adicionales para su mantenimiento.
Por lo anterior, se sugiere que las unidades dejen de prestar el servicio de mudanza y transporte de material en general; que el departamento jurdico finque las responsabilidades correspondientes, y que el Departamento de Servicios Generales, en coordinacin con el de organizacin y Mtodos, establezcan un procedimiento para el servicio de vigilancia que controle las entradas y salidas de los transportes.
4.- $ 50,000.00 Erogados por sueldos en plaza no autorizadas.
La estructura orgnica con que cuenta el rea de Control y Mantenimiento de vehculos contempla, a partir de noviembre de 2000, cinco plazas que no estn autorizadas por las oficinas centrales, ni son necesarias para el funcionamiento de la planta.
Las erogaciones que se han efectuado por este concepto importante hasta la fecha 50,000.00. Esto es consecuencia de que el superintendente de planta autorizo la creacin de esas plazas sin consultar al Departamento de Recursos Humanos, lo que ocasiona la desviacin de recursos financieros al incluir en la nomina a estos empleados.
En tales circunstancias, el superintendente de planta debe ordenar la baja de este personal y solicitar a la direccin de finanzas la autorizacin de las remuneraciones pagadas por esas plazas.
5.- Bitcoras para el Abastecimiento de Combustible y Lubricantes sin autorizacin.
En treinta bitcoras el consumo de combustibles y lubricantes de los meses de Marzo y Abril del 2001 que haciende a $ 25,000.00 no se encuentran autorizadas, debido a la falta de una supervisin adecuada del llenado de estas bitcoras.
Ello ocasiona que no se cuente con datos reales sobre el abastecimiento de combustibles y lubricantes por los meses antes mencionados, y que exista una desviacin en su uso; por tal motivo, es necesario solicitar al Jefe del Departamento de Control y Mantenimiento de Vehculos la aclaracin de estos consumos, y que supervise diariamente los datos contenidos en las bitcoras.
5.4 Informe Para El Sector Pblico (Formato de la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo). Nombre de la Entidad Sector: Registro: Hoja No. de Area Revisada: Tipo de Auditoria: No. De Auditoria: Oficio No. Anotar el nombre del servidor pblico a quien se dirige el informe. Fecha: Cargo del destinatario Domicilio institucional del destinatario P r e s e n t e.
Como resultado de la revisin practicada a (indicar el rea revisada) al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoria No. (anotar el nmero del oficio de la orden de auditora) de fecha (mencionar la fecha de emisin de la orden de auditora), envo el informe con las observaciones determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron comentadas por los auditores comisionados con los servidores pblicos superiores y de mandos medios, responsables de atenderlas.
De las (anotar la cantidad total de observaciones determinadas) observaciones que se consignan en el apartado V cdulas de observaciones, destacan por su importancia las siguientes:
(Citar de manera clara y precisa la principal problemtica detectada, de acuerdo con los sealamientos del numeral).
Al respecto, le solicito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda vez que en un plazo de (mencionar el tiempo en que se realizara la auditora de seguimiento) realizaremos la auditora de seguimiento correspondiente, a fin de constatar la solventacin de las observaciones detectadas.
A t e n t a m e n t e . Titular del rgano Interno de Control (o de Control Interno o a quien ste haya designado). (Nombre y firma del titular o de quien ste haya designado).
C.c.p. (Anotar las instancias a las cuales se turnara copia del informe)
Nombre de la Entidad Sector : Registro: Hoja No. de rea Revisada: Tipo de Auditora: No. De Auditora:
Informe de Auditora
Nmero de Auditora:
Sector: (Nombre del sector o dependencia, rgano Desconcentrado o Entidad).
Entidad: (Nombre completo de la dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de La Republica o Entidad).
rea Auditada: (Nombre completo del rea revisada).
Tipo de Auditora: (Modalidad de auditora de que se trate de acuerdo con lo especificado en Los lineamientos generales para la planeacin, elaboracin y presentacin Del programa anual de control y auditoria).
Periodo Revisado: (Lapso en que se realizaron las operaciones revisadas).
Fecha de Inicio:(Fecha en que dio inici la auditora).
Fecha de Conclusin: (Fecha en que dio termino la auditora).
Fecha de Discusin: (Fecha en que se efecto el comentario de las observaciones con los servidores pblicos de las reas responsables).
Coordinador Encargado: (Nombre del servidor Publico de la entidad responsable).
Jefe de Grupo: (Nombre del servidor Publico de la entidad responsable).
Nombre de Entidad Sector: Registro: Hoja No. de rea Revisada: Tipo de Auditora: No. De Auditora:
ndice Pagina
I. Antecedentes. II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin. III. Resultado del Trabajo Desarrollado. IV. Conclusin y recomendacin General. V. Cedulas de Observaciones.
Nombre de Entidad Sector: Registro: Hoja No. de rea Revisada: Tipo de Auditora: No. De Auditora:
I. Antecedentes. Indica la causa que dio origen a la revisin, as como el nmero y fecha de la orden de auditoria, fecha de notificacin y los datos de quien la recibi.
Sealar el rea que se audito, as como su objetivo primordial.
II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
II.1. Periodo.
Deber sealarse el lapso en el que se realizo la auditora.
II.2. Objetivo. Deber sealarse los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, mismos que debieron determinarse desde el momento de hacer la planeacin de la auditora, dichos objetivos debern presentarse de manera clara y concisa.
Nombre de Entidad Sector: Registro: Hoja No. de rea Revisada: Tipo de Auditora: No. De Auditora:
II.3. Alcance. Se puntualizara el periodo que comprendi la revisin y el ejercicio analizado, identificado por cada partida, cuenta o rubro de revisin, el volumen de las actividades y operaciones revisadas, as como el importe que representaron, de acuerdo con los universos determinados
Deber incluir la declaracin de haberse desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica, y aplicando los procedimientos de auditora necesarios en cada caso.
III. Resultado del Trabajo Desarrollado. Deber resumirse las principales deficiencias u omisiones detectadas en la revisin con la finalidad de captar la atencin en inters haca aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolucin.
Por ello, es necesario realizar un anlisis de los resultados obtenidos, a fin de identificar las causas originales que provocan las deficiencias , efectuando una interrelacin de las observaciones que permita visualizar la problemtica y las repercusiones que pueden originar en otras reas, programas u operaciones.
IV. Conclusin y Recomendacin General. Deber plasmarse la opinin que como resultado de la operacin practicada tiene el auditor sobre los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos, metas, normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e informacin del rea auditada.
La recomendacin que se plantee deber apoyar a la solucin de la problemtica detectada, cuidando de mantener congruencia con las recomendaciones contenidas en las cedulas del observaciones. Adems, la recomendacin debe ser objetiva, aplicable, concreta y dirigirse al origen de las desviaciones, evitando en todo momento textos ambiguos que no fomenten acciones concretas.
V. Observaciones. En este apartado se anexa copia de las cedulas de observaciones debidamente firmadas.
CAPTULO VI
CASO PRCTICO.
Caso Prctico.
6.1 El Informe de Auditora Operacional-Administrativa Enfocado al Sector Pblico.
Orden de Auditora.
Instituto de Seguridad y Servicio Social de los Trabajadores del Estado
Orden No. 234 Asunto: Se Ordena la prctica de Auditora.
Mxico D. F. a 5 de Noviembre del 2001.
Lic. Benjamn Gonzlez Ruaro. Director General. Fray Servando Teresa de Mier No.32 Col. Centro. Mxico D. F. 06080
P r e s e n t e.
Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por los artculos 37, fraccin VIII, de la Ley Orgnica de La Administracin Pblica Federal; 132, fraccin 3, y 148 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal; 26 fraccin 3 numeral 5, del Reglament de Interior de la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo y en el Programa Anual de Control y Auditora, se llevar a cabo la revisin N. 7- 21.01.00 a est unidad administrativa en sus reas.
Para tal efecto se servir proporcionar a los C. C. Auditores Pblicos: C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditoria, los registros, reportes, informes, correspondencia, y dems efectos relativos a sus operaciones, y de consecucin de metas que estime necesario, as como suministrarles todos los datos e informacin que soliciten para la ejecucin de la auditora.
-2-
Orden No. 234
Comunico a usted que la auditoria se practicara a los conceptos correspondientes al periodo. Asimismo, le agradecer girar sus instrucciones a quienes corresponda a efecto de que el personal comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinde las facilidades necesarias para la realizacin de su cometido. Y queda apercibido que de no dar las facilidades necesarias, oponerse a la prctica de la auditoria o no proporcionar en forma completa y oportuna los informes, datos y documentos a los auditores comisionados, se les proceder de conformidad con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
A t e n t a m e n t e. Director General
Armando Luna Escandon.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditora: Especifica Hoja No. 1 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditora: 7-21.01.00
Oficio No.: Fecha: 29 de Marzo 2002.
Lic. Benjamn Gonzlez Ruaro. Director General. Fray Servando Teresa de Mier No.32 Col. Centro. Mxico D. F. 06080
P r e s e n t e .
Como resultado de la revisin practicada a la coordinacin de servicios generales al amparo y en cumplimiento a la orden de auditora No. 234 De fecha 05 de Noviembre del 2001, envo el informe con la observaciones determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron comentadas por los auditores comisionados con los servidores pblicos superiores y de mandos medios, responsables de atenderlos.
De las 18 (dieciocho) observaciones que se consignan en el apartado V (cdulas de observaciones) destacan por su importancia las siguientes:
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditora: Especifica Hoja No. 2 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditora: 7-21.01.00
1. Disponibilidad Presupuestal De La Licitacin De Limpieza del 2001.
2. Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
3. Contratacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de 2001.
4. Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre de 2001.
5. Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a 16 Febrero de 2001.
6. Convenio Celebrado Al Contrato De Servicio De Vigilancia de 2000. Para La Prestacin Del Servicio Del 1De Enero Al 15 De Febrero Del 2001.
7. Lneas de Telefona Celular Contratadas Fuera de Norma en el Ejercicio de 2001.
8. Dotacin de Combustible a Vehculos Particulares.
9. Publicacin de las Convocatorias para las Licitaciones Pblicas de Limpieza DIT-01/01SL y Vigilancia DIT 02/01SV del ejercicio 2001.
10. Contenido de la Convocatoria DIT-01/01SL (Limpieza 2001).
11. Contenido De La Convocatoria De La Licitacin De Limpieza del 2001.
12. Contenido de las Bases de Licitacin del Servicio de Limpieza del 2001.
13. Contenido De Las Bases De Licitacin Del Servicio De Limpieza del 2001
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditora: Especifica Hoja No. 3 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditora: 7-21.01.00
14. Deficiencias en el Contenido de la Convocatoria de la Licitacin Pblica Nacional DIT-02/00- SPV De Vigilancia y Seguridad.
15. Contenido de las Bases de la Licitacin Pblica Nacional DIT-02/00-SPV, Para la Contraprestacin del Servicio de Vigilancia del 2001.
16. Inconsistencias Determinadas en el Proceso de Contratacin del Servicio de Vigilancia del Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del 2001.
17. Anlisis al Proceso Licitatorio LPNMCP/SV/SA/01/01, Servicio Subrogado de Vigilancia del 2001.
18. Verificacin al Proceso de Licitacin y Dotacin de Combustible por el Periodo de Enero a Septiembre de 2001.
Al respecto, les cito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda vez que en un plazo de 30 das realizaremos la auditora de seguimiento correspondiente, a fin de constatar las solventacin de las observaciones detectadas.
A t e n t a m e n t e.
Coordinador Jos Villagrana Robles.
C.c.p. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditora: Especifica Hoja No. 4 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditora: 7-21.01.00
Informe de Auditoria.
No. De Auditoria: 7-21.01.00
Sector: No Sectorizado.
Dependencia: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Area Auditada Coordinacin de Servicios Generales.
Tipo de Auditoria: Especifica.
Periodo Revisado: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2001.
Fecha de Inicio: 05 de Noviembre del 2001.
Fecha de Conclusin: 29 de Marzo del 2002.
Fecha de Distribucin: 29 de Marzo del 2002.
Coordinador Encargado: Jos Villagrana Robles.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 5 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
ndice.
I. Antecedentes.
II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
III. Resultado de Trabajo Desarrollado.
IV. Conclusin y Recomendacin General.
V. Cedula de Observaciones.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 6 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
I. Antecedentes.
El ISSTE es una institucin que proporciona proteccin, a los grupos ms necesitados por motivo de edad o incapacidad.
En el ao de 1959, el presidente Adolfo Lpez Mateos present al Congreso de la Unin la iniciativa de la ley para la creacin de ISSSTE. Su aprobacin fue publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 30 de Diciembre. Por lo que en enero de 1960 la nueva Institucin comenz sus actividades.
El ISSSTE de acuerdo a su ley, amplio las reas de sus servicios, cubriendo tanto prestaciones relativas a la salud, extendiendo estos beneficios a los familiares de los trabajadores y pensionistas.
Las personas protegidas por el Instituto comprenden a los trabajadores al servicio de la Federacin y del Departamento del Distrito Federal, trabajadores de Organismos Pblicos que por Ley o por acuerdo del Ejecutivo Federal sean incorporados al rgimen.
La ampliacin de la atencin a la salud, marco un proceso de construccin, adquisicin y adaptacin y adaptacin de centros hospitalarios, entre los que se encontraban el Hospital 20 de Noviembre y Hospitales privados.
En la actualidad el ISSSTE protege alrededor de ocho y medio millones de habitantes del pas.
El ISSSTE se rige por una Junta Directiva constituida por 11 personas entre los cuales se cuentan cuatro secretarios de Estado y el Director General del Instituto, que es nombrado por el Presidente de la Republica.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 7 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Para otorgar los servicios de salud se tiene 1.202 unidades mdicas: 1096 de primer nivel, 95 de segundo y 11 de tercer nivel de atencin. Entre estas ltimas est el Centro Medico Nacional 20 de Noviembre.
El reto, la responsabilidad y el compromiso social para el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, consiste en proporcionar a los servidores pblicos y familiares asegurados mas y mejore servicios de salud, prestaciones, viviendas crditos y pensiones, que les permitan la tranquilidad de saber que el nivel y la calidad de su vida no sufrieran, dentro de lo posible.
II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
II.1. Periodo. Esta revisin se efecto de acuerdo a la orden de auditoria No. 234 De fecha 05 de Noviembre del 2001. En donde se comprende el periodo de revisin del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2001, en la ciudad de Mxico.
II.2. Objetivos.
Revisar al Departamento de Servicios Generales en el proceso de elaboracin de las bases de licitacin, para su publicacin y que se lleven a cabo correctamente todos los procesos que se establece en las leyes, para la correcta eleccin de proveedor para la prestacin del servicio que requiera el Instituto.
Valuar el Control Interno, para el correcto manejo de todas las bases de licitacin que sean publicadas por el Instituto.
Verificar que las bases de licitacin estn elaboradas de acuerdo a las Leyes tanto del organismo como la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 8 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Revisar que las bases de licitacin estn debidamente elaboradas, y revisadas por los funcionarios competentes del Instituto.
Revisar que en el Instituto haya una correcta supervisin del servicio por parte de la empresa que nos preste el servicios y que el servicio se este llevando a cavo a lo que marca el contrato de prestacin del servicio y lo que se requiri en las bases de licitacin por parte de este Instituto.
Verificar que las bases de licitacin contemplan toda la informacin sustantiva para una adecuada toma de decisiones en la evaluacin de ofertas y asignaciones.
Verificar que el presupuesto designado para el servicio de limpieza, para el servicio de vigilancia, para el suministro de combustible a vehculos del Instituto y contratacin de lneas de telefona celular que son las partidas de mayor importancia a revisar, sea igual o menor al monto de las proposiciones que nos hacen las compaas licitantes, por consecuente revisar que no se celebren contratos, si las proposiciones son mas altas que el monto designado.
Revisar que las prorrogas de contratos que son autorizadas no rebasen el limite autorizado normativamente.
II.3. Alcance.
Se revisaron al 100% las partidas 3507, 3508 y 3509 en relacin al servicio de limpieza, servicios de vigilancia y de telefona celular respectivamente, as como el 50% de la partida 3510 correspondiente a combustibles.
Se comprobaron el total de los gastos hechos para las partidas 3507, 3508, 3509 correspondientes a servicio de limpieza, servicio de vigilancia por el ejercicio comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2001.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 9 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Se verifico selectivamente (50%) los gastos hechos para la partida 3510 de combustibles, por los meses comprendidos febrero, mayo y septiembre.
Se verifico el procedimiento para el abastecimiento de combustibles de los automviles de los funcionarios.
Se verificaron la licitaciones correspondientes a las partidas 3507, 3508, 3509 y 3510 respectivamente, as como su apego a las leyes del organismo como la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Sector Pblico.
Las pruebas se llevaron a cabo en conformidad con las Norma Generales de Auditoria Pblica y aplicando los Procedimientos de Auditoria.
III. Resultados del Trabajo Desarrollado.
Disponibilidad Presupuestal De La Licitacin De Limpieza del 2001. Esta Delegacin no cont con la suficiencia presupuestal para cubrir el contrato, esta situacin se confirma con diversos oficios girados por esta delegacin a la Subdireccin General de Finanzas.
Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre de 2001. Durante la vigencia del contrato, la delegacin otorgo 2 incrementos al costo unitario por elementos, derivado de los aumentos al salario. en los meses de abril y diciembre.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 10 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00 Contratacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de 2001. Para la prestacin del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de febrero de 2001, esta delegacin formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la empresa Master Clean, S.A. de C.V..
Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre de 2001. En virtud de que le contrato de prestacin de servicios de limpieza para el periodo del 16 de febrero al 31 de Diciembre de 2001, no establece en su clausulado o anexos que lo integran, la duracin de la jornada laboral y los das en que se prestar el servicio en el centro de trabajo, se procedi a consultar la documentacin soporte de la licitacin, as como la propuesta econmica del proveedor asignado, Master Clean, S.A. de C.V., a efecto de determinar las obligaciones de la empresa.
IV. Conclusin y Recomendacin General
En nuestra opinin que como resultado de la revisin practicada al Instituto de Seguridad y Servicio Socia de los Trabajadores del Estado, los logros alcanzados, as como sus objetivos, meta, normatividad aplicable y confiabilidad en los sistemas de control e informacin plantearemos algunas de las recomendaciones para apoyar a la solucin de la problemtica detectada.
Disponibilidad Presupuestal De La Licitacin De Limpieza del 2001. Se solicite nuevamente a nivel central, la ampliacin a la partida 3507, para estar en condiciones de cumplir en tiempo los compromisos de pago.
En el caso de que se incurra en mora y los proveedores soliciten el pago de gastos financieros, stos estarn a cargo de los servidores pblicos que autorizaron la celebracin de la licitacin (artculo 51 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico).
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 11 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre de 2001. La Subdireccin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementarn las siguientes medidas: Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el pago de los $ 348,392.74 por concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
Contratacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de 2001. La Subdelacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementaran las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor pblico se apegara a la sancin que seala la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, por ser quien autorizo los incrementos en 2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemtica.
Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre de 2001. La Subdelegacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementarn las siguientes medidas de solucin:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el reintegro de los $ 78,948.00 por concepto de servicios no devengados.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 12 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
V. Observaciones.
Contralora General En El ISSS Hoja 1 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
1) Disponibilidad Presupuestal De La Licitacin De Limpieza del 2001.
Para la celebracin de la licitacin pblica ISSSTE/LPNMCP/SA/01/02 (Servicio de limpieza de 2001). Esta Delegacin no cont con la suficiencia presupuestal para cubrir el contrato, tal y como se muestra a continuacin.
Esta situacin se confirma con diversos oficios girados por esta delegacin a la Subdireccin General de Finanzas, donde requiere una ampliacin presupuestal de $ 172,000.00 para poder cubrir el contrato de limpieza. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 2 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Es de comentar que a la fecha de la presente revisin, la partida 3507 no cuenta con suficiencia para cubrir el resto del ejercicio.
Causas.
- El comit estatal de Adquisiciones en su sesin primera extraordinaria del 12 de Febrero del 2001 autoriza la celebracin de la licitacin de limpieza, no obstante de carecerse de suficiencia presupuestal.
- Incumplimiento del Comit Estatal de Adquisiciones y Subdelegada de Administracin y Obras Pblicas (no licitar sin suficiencia presupuestal). Efectos.
- Se tengan que afectar otras partidas presupustales para cubrir el dficit de la partida 3507, por un importe de $ 438,756.00
- Posible aplicacin de sanciones conforme a los artculos 59 a 64 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 3 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Correctivas.
La presente situacin de auditoria ser turnada a la Sub. contralora de Procedimientos y Responsabilidades, a efecto de que determine la posible aplicacin de sanciones, por el incumplimiento en el artculo 45 Fraccin 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Se solicite nuevamente a nivel central, la ampliacin a la partida 3507, para estar en condiciones de cumplir en tiempo los compromisos de pago. En el caso de que se incurra en mora y los proveedores soliciten el pago de gastos financieros, stos estarn a cargo de los servidores pblicos que autorizaron la celebracin de la licitacin (artculo 51 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico).
Preventiva.
El Comit Estatal de Adquisiciones, se abstenga de emitir disposiciones en contravencin a lo dispuesto por la Normatividad que rige la materia. La Subdelegada de Administracin no deber publicar o adjudicar contratos si no cuenta con la total suficiencia presupuestal. Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 4 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
2) Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza en el periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del 2001, se formaliz un contrato con la empresa Master Clean, S.A. de C.V., con un costo total de $ 4754,250.00
Durante la vigencia del contrato, la delegacin otorgo 2 incrementos al costo unitario por elementos, derivado de los aumentos al salario. en los meses de abril y diciembre.
Al respecto es de contestar que ambos incrementos, representan una diferencia total de $ 348,392.74, en relacin a lo contratado originalmente. 100% 12% 3% $0.00 $1,000,000.00 $2,000,000.00 $3,000,000.00 Modificaciones al Contrato Serie1 $2,322,1 $276,580 $71,812. Serie2 100% 12% 3% Original Modificacin Modificacin Contrato Primera Segunda
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 5 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
esta comisin de Auditoria considera que el otorgamiento de los incrementos es improcedente, ya que tanto las bases de licitacin como el contrato de prestacin de servicios, claramente estipulan que los precios son fijos y que la empresa absorber cualquier incremento que se derive durante la prestacin del servicio.
Es importante mencionar que los 2 incrementos, fueron formalizados mediante convenios modificatorios al contrato, en los cuales se indica que los mismos se dan por incremento a los salarios mnimos y que dichas modificaciones se contemplan en las bases y sus especificaciones tcnicas de la licitacin, en el contenido del contrato y en apego al artculo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. En relacin a lo antes expresado es conveniente realizar las siguientes aclaraciones:
Ni las bases de licitacin ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento al salario, as como ningn otro tipo de modificacin al costo unitario.
El artculo 52 de la Ley en materia, regula la modificacin a la vigencia, bienes o elementos contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
Fundamento legal a los incrementos de salario mnimo, en dicho documento la funcionaria establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artculo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Pblico.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 6 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
tratndose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocern los incrementos autorizados.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendr de hacer modificaciones que se refieran a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinin de esta comisin de Auditoria.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administracin, entrego a esta Comisin de Auditoria, un escrito que se denomina:
Ni las bases de licitacin ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento al salario, as como ningn otro tipo de modificacin al costo unitario.
El artculo 52 de la Ley en materia, regula la modificacin a la vigencia, bienes o elementos contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendr de hacer modificaciones que se refieran a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinin de esta comisin de Auditoria. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 7 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administracin, entrego a esta Comisin de Auditoria, un escrito que se denomina:
Fundamento legal a los incrementos de salario mnimo, en dicho documento la funcionaria establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artculo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Pblico.
tratndose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocern los incrementos autorizados.
Artculo 52 de la Ley antes referida.
Al respecto es conveniente hacer los siguientes comentarios:
El artculo 82 de la Ley Federal del trabajo, establece que el salario es la retribucin que debe pagar el patrn al trabajador por su trabajo.
El artculo 90 de la misma Ley, indica que el salario mnimo es la cantidad menor que debe recibir en efectivo el trabajador, por los servicios prestados en una jornada laboral.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 8 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Como puede observarse el salario lo debe pagar el patrn al trabajador y en este caso, el instituto no contrata la mano de obra, sino un servicio subrogado en el cual el patrn, es la empresa contratada.
El salario es la retribucin por el trabajo, mas no es un precio, por lo que no es posible aplicar el ultimo prrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Es de mencionarse que al consultarse la propuesta econmica del proveedor asignado, se observa que en la misma, se contempla un incremento del 15% al salario, el cual se proyecta al costo unitario total, por lo que no es procedente el otorgarle dicho incremento.
Como ya se expuso anteriormente, el artculo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico refiere que las modificaciones no podrn afectar a los precios originalmente pactados. Causas.
Deficiente revisin y anlisis de las propuestas econmicas, por parte de la Subdelegacin de Administracin y Departamento de Servicios Generales.
Incumplimiento a los artculos 44, (Precio Fijo) y 52 (Modificaciones al mismo costo) de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, por parte de la Subdireccin de Administracin. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 9 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Efectos.
- Afectacin al presupuesto institucional por un importe de $ 348,392.74, derivados de incrementos de costos improcedentes.
Soluciones.
Correctivas.
La Subdireccin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementarn las siguientes medidas:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el pago de los $ 348,392.74 por concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
En caso contrario se requerir el pago a los servidores pblicos responsables de autorizar los incrementos del ejercicio 2001.
En ambos casos se recurrir a los procedimientos jurdicos que sean necesarios.
Incremento de Abril y Diciembre
Lic. Lis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 10 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Lic. Armando Trevio Abate Subdirector de Administracin. Es de mencionar que la falta de implementacin de las presentes medidas de solucin, es susceptible de sancin a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
Los Subdelegados de Administracin y el del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, calcularn el importe de incremento improcedente de los centros de trabajo pertenecientes a esta ultima y requerirn a la empresa su reintegro.
Preventiva.
El Subdirector de Administracin deber abstenerse de autorizar cualquier incremento de preciso de los servicios contratados o modificacin de contratos, que no cumplan los supuestos establecidos en los artculos 44 y 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Es importante mencionar que no proceder incremento alguno, que no se encuentre contemplado en bases de licitacin y pactado en contrato.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 11 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
3) Contratacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de 2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de febrero de 2001, esta delegacin formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la empresa Master Clean, S.A. de C.V.. Convenio al Contrato de 2000. $106,202. $332,553. $438,756 0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000 400000 450000 500000 M o d i f i c a t o r i o O r i g i n a l D i f e r e n c i a Convenio Contrato Serie2 Serie1
Del anlisis efectuado al proceso de formalizacin de la prorroga se derivaron las siguientes situaciones. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 12 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
La modificacin fue realizada, cuando ya haba vencido la vigencia del contrato 2000.
Los 46 das de prrroga, representan el 14% del contrato original, rebasando el 5% autorizado normativamente.
El importe de los 46 das de la modificacin se pacto, incluyendo los 2 incrementos de precios, que improcedentemente se otorgaron en el ejercicio de 2000, debiendo ser el contrato original por $ 332,553.16, del cual pagamos un importe de $ 438,756.00 teniendo una diferencia pagada de mas de $ 106,202.84.
El precio pagado durante el periodo del 1 de enero a l 15 de febrero de 2001, representa una diferencia de $ 106,202.84, en relacin al importe contratado originalmente.
Causas.
Incumplimiento al artculo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, el cual refiere que las modificaciones a los contratos, sern durante su vigencia, en porcentajes mximos del 15% y al mismo precio pactado originalmente.
Incumplimiento al artculo 52 de la Ley en materia, al autorizarse dos incrementos de preciso improcedentes, que posteriormente afectaron la prorroga de 1 de enero al 15 de febrero de 2001.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 13 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Efectos.
- Afectacin Econmica al instituto por $ 106,202.84, derivado del pago de la prorroga de 2001, con los incremento de precio improcedente otorgado en 2000. Soluciones.
Correctiva.
La Subdelacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementaran las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor pblico se apegara a la sancin que seala la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, por ser quien autorizo los incrementos en 2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemtica.
Lic. Armando Trevio Abate Subdirector de Administracin
En ambos casos debern implementarse los recursos jurdicos que sean necesarios.
Es importante mencionar, que en el expediente de la licitacin, fuel localizada la fianza original No. 75139 presentada por Master Clean, S.A. de C.V., para garantizar el cumplimiento del contrato 2000, misma que previo anlisis de la Unidad Jurdica, podra ser utilizada para requerir el pago de
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 14 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
las afectaciones originadas por los pagos improcedentes efectuados a dicha empresa. No se emite mencionar que se tendr que calcular y requerir a la empresa, el importe que resulte del pago improcedente, por concepto de los centros de trabajo del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias.
Preventiva.
Las modificaciones y prrrogas a los contratos, debern efectuarse con estricta sujecin a lo dispuesto en el artculo 53 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico,
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 15 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones. 4) Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre de 2001.
En virtud de que le contrato de prestacin de servicios de limpieza para el periodo del 16 de febrero al 31 de Diciembre de 2001, no establece en su clausulado o anexos que lo integran, la duracin de la jornada laboral y los das en que se prestar el servicio en el centro de trabajo, se procedi a consultar la documentacin soporte de la licitacin, as como la propuesta econmica del proveedor asignado, Master Clean, S.A. de C.V., a efecto de determinar las obligaciones de la empresa.
La oferta econmica establece que el rea de hospitales, el servicio se cubrir de lunes a Domingo. En la integracin de costos unitarios, el proveedor consider el precio de mano de obra en base a 30.4 das para la totalidad de unidades mdicas de la zona sur del Distrito Federal.
El costo unitario contratado para las unidades mdicas del Estado corresponden al calculo del factor de 30.4 das. Por lo anterior se concluye que la empresa ofreci y el Instituto contrat el servicio de lunes a domingo, en la totalidad del los Hospitales.
Al respecto ni el Departamento de Servicios Generales ni la Subdireccin Mdica pudieron certificar que el servicio se prest en el ejercicio de 2001 los das Domingo y das Festivos en los centros de trabajo de la zona sur del Distrito Federal, ya que no cuentan con la lista de asistencia correspondientes; es importante mencionar que los Hospitales. si labora los domingos. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 16 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
De lo antes expuesto, se deriva el incumplimiento de la empresa en la prestacin del servicio, en el hospital Regional Adolfo Lpez, al no cubrir un total de 60 domingos y das festivos, con 50 empleados, que representan un importe de $ 78,948.00.
Deficiente revisin de las propuestas tcnicas por parte de la Subdireccin de Administracin.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 17 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Inadecuada elaboracin del contrato de presentacin de servicios por parte de la Subdireccin de Administracin.
El departamento de Servicios Generales no inform al los centros de trabajo de la Zona Sur del Distrito Federal, de las obligaciones de la empresa, ni de los das que debi presentarse el servicio.
Nula supervisin a la presentacin del servicio, por parte del Departamento de Servicios Generales.
Efecto.
- Afectacin econmica al instituto por $ 78,948.00, derivado del pago a Master Clean, S.A. de C.V., por concepto de servicios no proporcionados. Soluciones
Correctivas.
La Subdelegacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementarn las siguientes medidas de solucin:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el reintegro de los $ 78,948.00 por concepto de servicios no devengados.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 18 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
En caso contrario la devolucin del importe estar a cargo de los siguientes servidores pblicos.
Lic. Armando Trevio AbateSubdirector Administracin y responsable de la licitacin.
Lic. Rodolfo Prez Lpez Coordinador del Departamento de Servicios Generales.- Responsable de la coordinacin en la prestacin del servicio y supervisin del mismo.
En ambos casos se implementarn los procedimientos jurdicos que sean necesarios.
Preventiva.
En futuras licitaciones, tanto la Subdelegada como el Jefe de Servicios Generales, en sus respectivo mbitos de actuacin, verifique y analicen adecuadamente la propuesta de los licitantes,
establecern en los contratos las obligaciones de la subrogada y supervisar a detalle, que la prestacin del servicio se de conforme a las necesidades del instituto, lo ofertado por la adjudicada y lo establecido en contrato.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 19 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
No se omite mencionar que es necesario, se de a conocer a los centros de trabajo, las condiciones de trabajo en que se prestar el servicio.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 20 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
5) Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a 16 Febrero de 2001.
Para la presentacin del servicio de limpieza durante el periodo de 1 de Enero a 16 de Febrero del 2001 la Delegacin celebr una prrroga al contrato del ejercicio del 2000. con la empresa Master Clean, S.A. de C.V..
Al respecto se observa que la modificacin en comentario, se formaliz cuando ya haba vencido la vigencia del contrato 2000 y que el importe pagado, representa $ 50,250.00 de ms, en relacin al costo del contrato.
Causas.
Durante el ejercicio de 2000. se otorg un incremento a los costos pactados, sin que se haya localizado la modificacin formal al contrato.
No obstante, de que el contrato de servicio de 2000 se hizo con la especificacin de precios fijos de 2000, por tal motivo no cabe la posibilidad de modificar los costos, esta comisin de Auditoria no localizo las bases de licitacin, a efecto de constatar que su contenido: se contemplen dichos incrementos, por lo que de conformidad al articulo 44 de la ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, el incremento que se otorgo en 2000. es improcedente
En virtud de que el incremento de 2000. es improcedente, esta Delegacin debi pactar la prorroga de Enero a Marzo 2001, al mismo costo del contrato original de acuerdo con el C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 21 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
artculo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, (Las modificaciones se realizaran siempre y cuando, los precios sean igual a los pactados originalmente, Las dependencias y entidades se abstendrn de hacer modificaciones que se refieran a precios sin previa autorizacin).
Efectos.
Pagos improcedentes por $ 50,250.00 que afectan a la partida presupuestal 3507 (Servicio de Limpieza), diminuyndola. Soluciones.
Correctivas.
La Subdelegacin conjuntamente con el jefe del Departamento de Servicios Generales, se aboque a localizar las bases de licitacin de limpieza del 2000, a efecto de comprobar ante la Contralora General en el ISSSTE, que dicho documento contempla la posibilidad de incrementar costos, tal y como lo establece l articulo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
De certificarse lo anterior, el incremento del ejercicio 2000 ser procedente al igual que el costo pagado en el periodo de Enero a Marzo de 2000.
En el caso de no localizarse las bases o de que stas no contemplen el incremento, los servidores
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 22 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
pblicos antes sealados, conjuntamente con el jefe de la Unidad Jurdica Delegacional, requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V., el reintegro de los $ 50,250.00 determinados, o en su caso al Lic. Armando Trevio Abate Subdirector de Administracin por ser quien autorizo el incremento de los precios.
Es de mencionar que la falta de implementacin de las presentes medidas de solucin, es susceptible de sancin a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
Preventiva.
La Subdireccin de Administracin verifique, que cualquier incremento de precios o modificaciones a los contratos de prestacin de servicios, se otorguen conforme a lo dispuesto en los artculos 44 y 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 23 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
6) Convenio Celebrado Al Contrato De Servicio De Vigilancia de 2000. Para La Prestacin Del Servicio Del 1De Enero Al 15 De Febrero Del 2 001.
Para la prestacin de servicio de vigilancia, durante el periodo del 1de Enero al 15 de Febrero de 2001, se formaliz un convenio al contrato del ejercicio 2000, con la empresa Lideres en Vigilancia, S.A. de C.V., derivndose de su anlisis lo siguiente:
La modificacin, consiste en ampliar la vigilancia en 46 das sin que exista cambio en el numero de operarios.
La prrroga fue formalizada el 11 de enero de 2001, fecha posterior al termino de la vigencia del contrato original.
Se procedi analizar la forma de pago determinndose lo siguiente:
Se procedi a consultar la documentacin soporte de la licitacin por el ejercicio de 2000, a efecto de determinar si dicho incremento es procedente:
El incremento en cuestin, no se encuentra estipulado en las bases de licitacin, as como tampoco en el contrato, por lo tanto se considera improcedente, de conformidad al Articulo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico,(No procedern incrementos que no se encuentren estipulados en bases ni pactados en contrato ).
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 24 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
En virtud de lo anterior, el importe pagado en el periodo del 1de enero al 15 de febrero del 2001, se encuentra afectado por el incremento improcedente, por lo que resulta una diferencia de $ 591,416.67 entre lo pagado y lo pactado originalmente en el contrato de 2000,
1 2 Modificacin Convenio Contrato $3,507,284.95100% $591,416.67 17% $486,145.16 14% $0.00 $500,000.00 $1,000,000.00 $1,500,000.00 $2,000,000.00 $2,500,000.00 $3,000,000.00 $3,500,000.00 $4,000,000.00 Covenio Modificatorio de 1 de Enero al 16 de Febrero de 2001. Modificacin Convenio Contrato Modificacin $486,145.16 14% Convenio $591,416.67 17% Contrato $3,507,284.95 100% 1 2
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Contralora General En El ISSSTE Hoja 25 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
CAUSAS.
Incumplimiento al artculo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, ya que el incremento autorizado no fue contemplado en bases y contrato, adems de que el salario, no se considera como un precio oficial, sino una retribucin por el trabajo.
Incumplimiento al artculo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Pblico, por haberse celebrado la prrroga a precio diferente al del contrato original y en fecha posterior al termino de la vigencia.
Lic. Amado Trevio Abate. Subdirector de Administrador y el Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delgado de la Zona Sur del Distrito Federal son los servidores pblicos que autorizaron el incremento de precios y la prorroga al contrato del 2000.
EFECTO.
Pagos improcedentes por $ 591,416.67 que afectan el patrimonio institucional en la partida presupuestal de vigilancia.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 26 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
CORRECTIVAS.
El Subdirector de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, requerirn a la empresa Lideres en Vigilancia, S.A. de C.V., el reintegro de los $ 591,416.67 determinados como improcedente por concepto del incremento a los precios estipulado en el convenio modificatorio al contrato del 2000. Que los funcionarios competentes que autorizaron dicho incremento en los precios se aboquen a la bsqueda de las bases de licitacin a fin de constatar que el incremento es procedente y en caso de no localizarlas los funcionarios antes mencionados estarn sujetos a lo dispuesto en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. En caso contrario el Jefe de la Unidad Jurdica proceda conforme a derecho a requerir que este importe sea reintegrado por los servidores pblicos que se refieren en el contenido de la presente situacin. Asimismo de los resultados obtenidos informe a la Contralora General en el ISSSTE. PREVENTIVA.
Toda modificacin a contrato deber estar estrictamente apegada a lo dispuesto en el artculo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. y dems Normatividad de Orden Federal e Institucional que rige la materia, de igual forma no proceder incremento alguno que no est normado en las bases de licitacin y pactado en contrato. Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 27 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
7) Lneas de Telefona Celular Contratadas Fuera de Norma en el Ejercicio de 2001.
Durante el periodo enero-septiembre de 2001, la Delegacin estatal del Distrito Federal ha efectuado pagos por un total de $ 121,279.30, por concepto de 8 lneas de telefona celular.
Del anlisis a nivel jerrquico de los servidores pblicos usuarios y del ejercicio del gasto, se derivo lo siguiente: Dos lneas se consideran procedentes, con importe de $ 25,576.48 (Contrato VI 01879 asignada al Delegado hasta febrero de 2001 y contrato VI 02290 asignado al Subdelegado).
No obstante lo anterior, en ambas lneas hay excedente entre el limite marcado y el gasto mensual por $ 13,080.72.
Las 6 lneas restantes se consideran fuera de norma, por exceder el numero de lneas autorizadas al Delegado (2) y estn asignadas a servidores pblicos, de nivel jerrquico inferior (4) sin que se cuente con la autorizacin expresa del Director General del Instituto. C O N T R A T O S I M P O R T E 0 2 1 2 5 $ 1 9 , 3 4 3 . 2 5 0 0 0 0 7 $ 1 4 , 1 9 1 . 2 0 0 0 0 0 8 $ 4 , 7 2 3 . 9 0 0 2 2 9 1 $ 4 7 , 2 3 6 . 5 3 0 2 3 6 8 $ 7 , 9 7 9 . 6 4 0 2 3 7 8 $ 2 , 2 2 8 . 3 0 $ 9 5 , 7 0 2 . 8 2 Anexo 1 C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 28 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Causas.
Incumplimiento por parte de la Delegacin estatal, a los siguientes procesos normativos.
Norma para la asignacin y uso de los servicios de telefona celular, para las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.
Punto 3.- La autorizacin de lneas a servidores pblicos con otros niveles, ser por parte del titular de la Dependencia o Entidad.
Apndice 1.-.- De acuerdo a los niveles que se manejan en dicho apartado, el Delegado Estatal tiene derecho a una sola lnea.
Apndice 2.- Tarifa mxima mensual de $ 1,500.00 y los gastos excedentes, sern cubiertos por el usuario.
Acuerdo por el que se expiden las normas, criterios y bases generales en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que se debern observar, durante el ejercicio fiscal de 2001 en el ISSSTE.
Articulo 14.- El uso de telefona celular, se autoriza en Delegaciones Estatales al titular y excepcionalmente a aquellos servidores pblicos de menor nivel, con autorizacin expresa del Director General del Instituto; los gastos excedentes al limite autorizado, quedar a cargo del usuario.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 29 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Como se observa la normatividad que rige la materia, es clara al referir que el nico en autorizar lneas adicionales es el Director General del Instituto no teniendo el Delegado Estatal la facultad para ello; de igual forma los excedentes al limite mensual, sern cubiertos por los usuarios sin excepcin.
Efectos.
Gastos Improcedentes por $ 95,702.82 por lneas fuera de norma.
Gastos excedentes no cubiertos al instituto por $ 13,080.72 Soluciones.
Correctivas.
Por ser de su responsabilidad el control de la prestacin del servicio de telefona celular, la Subdelegada de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, procedern a implementar las siguientes medidas de solucin.
Requerirn a los usuarios de las lneas con numero de contrato VI 01879 y VI 02280, el reintegro al Instituto a los $ 13,080.72, por concepto de gastos excedentes al limite autorizado.
Por lo que se refiere al contrato 0215, 0007, 0008, 02291, 02368 y 02378, se solicite al Director General del ISSSTE, la autorizacin para regularizar dichas lneas.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 30 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
En el caso de que las lneas no sean autorizadas, se requerir a los usuarios el pago total erogado que asciende a $ 95,702.86 y se cancelen de manera inmediata los contratos.
Si las 6 lneas son autorizadas, se tendr que requerir a los usuarios el importe excedente del gasto ($ 51,907.28) ya que la normatividad es clara al indicar que estos excedentes, sern cubiertos por los usuarios y no establecen ningn tipo de autorizacin, para regularizar estos gastos.
Es necesario sealar que de acuerdo a la normatividad, el nico facultado para autorizar lneas adicionales, es el Director General del Instituto, y que los gastos excedentes realizados, no son susceptibles de regularizacin.
Preventiva.
Esta delegacin se abstenga de contratar nuevas lneas de telefona celular, si no cuenta con la autorizacin expresa del Director Generales del Instituto.
En el caso de que el Delegado por el desarrollo de sus funciones, requiera un incremento en la tarifa mensual, tendr que justificar por conducto de las reas de Nivel Central, su requerimiento ante la Direccin General de Normatividad y Desarrollo Administrativo de la secretaria de Hacienda y Crdito Pblico, para su autorizacin correspondiente.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 31 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
La omisin a las presentes medidas de solucin, es susceptible de sancin, conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 32 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
8) Dotacin de Combustible a Vehculos Particulares.
En la verificacin efectuada a la dotacin de vales de combustible realizada por el Departamento de Servicios Generales, durante el periodo enero-septiembre de 2001, se observo lo siguiente:
Se suministra vales de combustible a los Subdelegados de Prestaciones Econmicas y de Finanzas, a los Jefes de las Unidades de Comunicacin Social, Jurdica y Auditora, mismos que no cuentan con vehculo institucional asignado.
La dotacin de combustible asciende a la cantidad de $ 16,180.00 como se muestra en el .
Se proporcionan vales de combustible a reas administrativas que tienen asignado vehculo oficial, no obstante ello, se observ que en algunos casos el combustible es suministrado a vehculos particulares por un importe de $ 54,406.00. Anexo 2
Causas.
Incumplimiento por parte de la Subdelegada de administracin y el Jefe de Servicios Generales, al Manuel de Procedimientos para la Dotacin de Combustible y Lubricantes, en sus puntos Polticas Generales 3.2.1 (distribucin de dotacin de combustible de acuerdo a la plantilla vehicular, asignada a cada unidad), 3.4 (Los vales de combustible debern ser utilizados nica y exclusivamente en vehculos oficiales) y a las polticas de operacin en el punto 5.2.1.3 (Utilizar los vales de combustible nica y exclusivamente en el vehculo el cual fue destinado). C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 33 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
- El departamento de Servicios Generales manifest que la dotacin de vehculos particulares, se debe a que estos, son utilizados como vehculos de apoyo.
Efectos.
Erogaciones improcedentes por el otorgamiento de combustible a vehculos que no son propiedad del Instituto por $ 54,406.00.
Soluciones.
Correctivas.
El Subdelegado de Administracin conjuntamente con el Jefe de Servicios Generales, solicitara a la Subdireccin de Servicios Generales la regularizacin de las dotaciones a vehculos particulares, remitiendo a la Contralora General del ISSSTE la evidencia de dicha autorizacin.
En caso de no comprobarse, la autorizacin ni la viabilidad de los consumos, los Subdelegados de Prestacin Econmica y de Finanzas y los Jefes de las Unidades de Comunicacin Social, Jurdica y Auditora, debern reintegrar al Instituto el importe de $ 16,180.00 as como los $ 54,406.00, por parte de los servidores pblicos que recibieron la dotacin de combustible.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 34 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Preventiva.
El Jefe del Departamento de Servicios Generales de escrito cumplimiento al Manuel de Procedimientos para la Dotacin de Combustible y Lubricantes, mismo que refiere que nicamente se le otorgara combustible a los vehculos oficiales asignados a cada centro de trabajo, en el caso de que por las limitantes de la plantilla vehicular, sea necesario dotar combustible a vehculos particulares, se tendr que recurir en forma previa la autorizacin de la Subdireccin de Servicios Generales.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 35 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
9. Publicacin de las Convocatorias para las Licitaciones Pblicas de Limpieza DIT- 01/01SL y Vigilancia DIT 02/01SV del ejercicio 2001.
Para la celebracin de las Licitaciones Pblicas DIT-01/01SL (Limpieza) y DIT-02/01/SV (Vigilancia), la Delegacin realiza la publicacin de una convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin, en un peridico de circulacin nacional y en un peridico del Distrito Federal con un costo total de la publicacin en los tres peridicos de $ 12,247.50.
1Diario Oficial de la Federacin. $5,750.00 47% 2El Economista $4,025.00 33% 3El Universal $2,472.50 20% $12,247.50 100%
Publicacion de Convocatorias $5,750.00 $4,025.00 $2,472.50 1 2 3
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 36 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
De lo anterior se deriva que la publicacin efectuada en el peridico de circulacin nacional (El Economista) y la publicacin efectuada en el peridico de circulacin en el Distrito Federal (El Universal) son improcedentes con un costo de $ 6,497.50 ya que la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico en su articulo 30, establece que las convocatorias se publicarn en el Diario Oficial de la Federacin.
Causa.
Incumplimiento por parte del Subdirector de Administracin al artculo 30 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico (Publicacin de la Convocatoria)
Efectos.
Generacin de gastos improcedentes por $ 6,497.500.00 que afectan el patrimonio institucional. Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de la Unidad Jurdica, requieran al Lic. Armando Trevio Abate, Subdirector de Administracin el reintegro de los $ 6,497.50, por concepto de publicacin improcedente de una convocatoria, en virtud de ser el responsable de la licitacin.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 37 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Es de mencionar que la falta de implementacin de las presentes medidas de solucin, es susceptible de sancin a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
Preventiva.
Invariablemente la Subdelegacin de Administracin publicar las convocatorias de licitaciones pblicas, de conformidad en lo dispuesto en el articulo 30 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 38 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
10. Contenido de la Convocatoria DIT-01/01SL (Limpieza 2001).
Del anlisis efectuado al contenido de la convocatoria DIT-01/01 (servicio de limpieza 2000), se derivan las siguientes inconsistencias: Se omite el perodo de venta de bases, horario y lugar de celebracin.
No mencionan el lugar y hora de la celebracin del acto de apertura de proposiciones.
Se omite referir si es licitacin nacional o internacional.
No se indica el numero de elementos requeridos ni los centros de trabajo en que se prestara el servicio.
No se refiere lugar y condiciones de pago.
Causa.
Incumplimiento al artculo 29 Fracciones II, III, IV, VII y VIII de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Pblico, (contenido de la convocatoria), por parte de la Subdireccin de Administracin y Departamento de Servicios Generales.
Efectos. - Existi la posibilidad de que los proveedores se inconformaran por lo que se hubiera interrumpido el proceso licitatorio.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 39 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Correctivas.
El departamento de Servicios Generales en la elaboracin de la convocatoria para licitaciones pblicas, invariablemente d cumplimiento al contenido mnimo que establece el artculo 29 Fracciones II, III, IV, VII y VIII de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y los puntos 9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de las Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios del ISSSTE
Preventiva.
Toda convocatoria ser sometida previo a su publicacin, ante el Subcomit de revisin y anlisis de bases a efecto de que la misma contemple los requisitos que establece la norma y la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 40 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
11. Contenido De La Convocatoria De La Licitacin De Limpieza del 2001.
Con fecha 27 de Febrero del 2001, se publico la convocatoria para la celebracin de la Licitacin Pblica Nacional LPNMCP/SL/01/01, para la contratacin del servicio de limpieza por el periodo del 16 de febrero al 31 de diciembre del 2001.
Del anlisis realizado al contenido de dicha convocatoria se deriv lo siguiente:
- La convocatoria pblica en el diario de la entidad, carece del logotipo institucional.
- No se menciona el periodo de venta de bases, ni la forma de pago de las mismas.
- Omite el lugar y horario para la presentacin y apertura de proposiciones.
No indica el lugar y horario para la celebracin del acto de aclaraciones de dudas.
- No se refiere el numero de elementos requeridos o la cantidad de los centros de trabajo, en que se prestar el servicio, as como los 5 ms representativos.
- Carece del plazo y condiciones de pago.
- La convocatoria no es firmada por el Secretario ejecutivo del Comit.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 41 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Causas.
- Incumplimiento Del Departamento de Servicios Generales a los siguientes preceptos normativos, en el proceso de la elaboracin de la convocatoria.
Ley de adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del Sector Pblico.
Artculo 29 (Convocatoria)
Polticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicio del ISSSTE. Punto 9.3.I.- Logotipo. Punto 9.3.II.- Venta de Bases. Punto 9.3.III.- Eventos de Apertura de proposiciones. Punto 9.3.IV.- Aclaracin de Bases. Punto 9.3.VI.- Elementos requeridos. Punto 9.3.IX.- Firma de la Convocatoria.
Efectos.
- Se limita la participacin de empresas por falta de informacin en las bases.
- Existi el riesgo de inconformidades por parte de proveedores, que hubieren interrumpido el proceso licitatorio.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 42 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Correctiva.
El Jefe del Departamento de Servicios Generales, en la elaboracin de las convocatorias, d escrito cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 29 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y a los puntos 9.2, 9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de la Polticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Instituto Servicios y Seguridad Social de los Trabajadores del Estado.
Preventiva.
Las convocatorias previo a su publicacin, sern sometidas ante el Sub. Vomit de revisin y anlisis de bases.
La Subdelegado de Administracin, supervise el proceso de elaboracin de las convocatorias pblicas.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 43 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
12. Contenido de las Bases de Licitacin del Servicio de Limpieza del 2001.
Del anlisis al contenido de las bases de licitacin DIT-01/010SL (2001), se determinaron las siguientes observaciones en su contenido:
En el apartado de poderes no se indica la forma en que deber acreditar la existencia y personalidad jurdica el licitante.
Indebidamente se establece un registro de participantes previo al acto de recepcin de propuestas, donde se requiere la entrega de propuestas tcnicas y econmicas, as como requisitos para participar.
En el apartado de condiciones, se menciona que el instituto, se reserva el derecho de descalificar las proposiciones cuando considere que los datos bsicos no son presentados adecuadamente;
al respecto es de comentar, que al rechazar una propuesta no es un acto discrecional ya que al no cumplir un requisito, es motivo para rechazar propuestas.
Se carece de datos bsicos para una adecuada prestacin del servicio: elementos requeridos por centro de trabajo, duracin de jornada laboral, turnos y los das en que se prestara el servicio.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 44 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
No refiere penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o en la prestacin de los servicios.
Existen requisitos no considerados en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico: presentacin de Estados Financieros dictaminados por contador pblico con autorizacin en la S.H.C.P. capital contable de $ 2000,000.00 pagos al IMSS, registro ante la cmara correspondiente, registro ante el INFONAVIT y experiencia mnima de 3 aos.
Causa.
Deficiente elaboracin de las bases de licitacin por parte de Departamento de Servicios Generales y Subdelegacin de Administracin
Incumplimiento al artculo 31 Fracciones II, IV, IX, X y XVI de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico (contenido de las bases de licitacin).
Efectos.
Las bases de licitacin no aportan datos necesarios para una adecuada toma de decisiones, para la evaluacin de ofertas tcnicas y econmicas, para tener una adecuada supervisin de la presentacin del servicio, tal y como se muestra en observaciones por separado.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 45 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Existi el registro de inconformidades por parte de los proveedores. Soluciones.
Correctivas.
El departamento de Servicios Generales en la elaboracin de las bases de licitacin, de cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 31 Fracciones II, IV, IX, X y XVI de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, oficio circular SP/100/252/00 de la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo. y en las Polticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto de Servicios y Seguridad Social de los Trabajadores del Estado.
Preventiva.
El Subdirector de Administracin, somete las Bases de Licitacin ante el Subcomit de Revisin y Anlisis de Bases en forma previa a la publicacin de la convocatoria.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 46 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
13. Contenido De Las Bases De Licitacin Del Servicio De Limpieza del 2001.
Del anlisis efectuado al contenido de las bases de la licitacin LPNMCP/SL/SA/01/00, servicio de limpieza 2001, se determinaron las siguientes inconsistencias:
Para las presentes bases, no se localiz evidencia de sancin del Subcomit de Revisin y Anlisis de Bases.
No se indica el numero de operarios requeridos, as como el horario de cada turno, ni los das en que se prestar el servicio en cada centro de trabajo.
Se omiten las penas convencionales.
Se solicita como requisito la presentacin de estados financieros debiendo ser stos, opcionales de acuerdo a la norma.
El punto 3.6.I menciona que los licitantes entregarn sus dudas por escrito, cuando menos con dos das de anticipacin a la celebracin de la junta de aclaraciones de bases; situacin que se considera limitante, ya que aquel proveedor que adquiera las bases el ultimo da de su venta, no tendra posibilidad de realizar cuestionamientos.
El punto 3.9 refiere que el contrato se firmar a mas tardar dentro de los 20 das siguientes a la fecha de notificacin del fallo, omitiendo indicar que son 20 das naturales.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 47 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Causas.
Incumplimiento del departamento de Servicios Generales a los siguientes preceptos normativos, en el proceso de elaboracin de bases: Ley de adquisiciones y Obras Pblicas.
Articulo 31 (Contenido en las bases). Articulo 44 (Firma de contratos). Oficio circular SP/100/252/96 de Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo. Punto 2.1 (Subcomit de revisin y Anlisis de Bases). Punto 2.7 (estados financieros). Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones del Instituto.
Arrendamientos y Servicios del ISSSTE.
Punto 9.9 (Contenido de bases) Efectos.
Las bases no contemplan informacin sustantiva, para una adecuada toma de decisiones en la evaluacin de ofertas y asignacin.
No se establecieron requisitos bsicos, que derivaron en que el servicio no se prestara conforme a lo requerido, efectundose pagos improcedentes.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 48 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Correctivas.
El Departamento de Servicios Generales en la elaboracin de las bases de licitacin deber de tomar en consideracin lo dispuesto en los artculos 31 y 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, oficios circulares SP/100/252/00 y SP/100/1217/00 de la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo y en las Polticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Instituto.
Preventiva.
Previo a la publicacin de la convocatoria, las bases de licitacin sern turnadas al Subcomit de Revisin y Anlisis de Bases.
La Subdelegada de Administracin, supervise que el proceso de elaboracin de bases se de con estricto apego a la normatividad que rige en la materia.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 49 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
14. Deficiencias en el Contenido de la Convocatoria de la Licitacin Pblica Nacional DIT-02/00-SPV De Vigilancia y Seguridad.
Se analizo el contrato de la convocatoria de la licitacin de 2001, con los siguientes resultados.
No hace mencin al lugar, periodos y horarios, en que los interesados podrn obtener las bases.
No indica el costo y forma de pago de las bases.
Omite la hora y el lugar de celebracin del acto de presentacin y apertura de proposiciones.
Omite referir, si la licitacin es nacional o internacional.
No refiere la cantidad de los bienes o servicios objeto de la licitacin, as como los 5 centros de trabajo de mayor monto.
Carece de las condiciones y lugar de pago.
Causa.
Incumplimiento al artculo 29 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. (Contenido de la Convocatoria) C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 50 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Deficiente elaboracin de la convocatoria, por parte del Jefe de Servicios Generales y falta de supervisin, por parte de la Subdelegacin de Administracin.
Efectos. La convocatoria no se apega a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas. Existi el riesgo de inconformidades, con la consecuente suspensin del proceso licitatorio. Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales para la elaboracin de la convocatoria, deber tomar a consideracin lo dispuesto en el artculo 29 de la Ley antes mencionada, as como los puntos 9.2, 9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de Las Polticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del ISSSTE.
Preventiva. La Subdelegada de Administracin someta ante el Subcomit de Anlisis de Bases, la convocatoria para su autorizacin.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 51 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones. 15. Contenido de las Bases de la Licitacin Pblica Nacional DIT-02/00-SPV, Para la Contraprestacin del Servicio de Vigilancia del 2001.
Del anlisis efectuado a las bases de licitacin del 2001, se observo lo siguiente.
Establece que los licitantes dentro de 2 horas previas al acto de prestacin y apertura de proposiciones tcnicas, sern registrados y harn entrega dela documentacin que son:
Oferta tcnica y econmica, garanta, aspectos econmicos y requisitos para participar en esta licitacin, situacin improcedente ya que la documentacin en comentario deber entregarse en el acto de recepcin y apertura de propuestas.
En el apartado de poderes que podrn presentarse, se omite el de actos de dominio.
No indican el numero de elementos requeridos.
La jornada laboral, la dejan opcional.
No se establecen penas convencionales.
Causas. Incumplimiento al artculo 31 y 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y al Reglamento en el articulo 31 y 29. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 52 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Deficiente elaboracin de las bases, por parte del Jefe de Servicios Generales.
Falta de supervisin por parte de la Subdelegacin de Administracin, en la elaboracin de las bases.
Efectos.
Al no contemplar todos los requisitos, en el instituto corri el riesgo de que algn proveedor se inconformara.
Para la elaboracin de ofertas, no se cuenta con los parmetros necesarios para una adecuada toma de decisiones. Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales elabore las bases con fundamento en el artculo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, as como en los puntos 9.7, 9.8, 9.9 inciso del I al XVI, 9.10 y 9.11 de Polticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Servicios de cualquier naturaleza.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 53 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
PREVENTIVA.
Previo a la publicacin de la convocatoria, las bases de licitacin sern turnadas al Subcomit de Revisin y Anlisis de Bases.
La Subdelegada de Administracin, supervise que el proceso de elaboracin de bases se de con estricto apego a la normatividad que rige en la materia.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 54 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
16) Inconsistencias Determinadas en el Proceso de Contratacin del Servicio de Vigilancia del Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del 2001.
En acto de aclaracin de bases se indica que se suprima la estancia de Bienestar Infantil de Tlalpan Distrito Federal.
Con fecha 8 de febrero de 2001, se llev a efecto el acto de apertura de proposiciones tcnicas, elaborndose una consistencia del acto, firmada nicamente por funcionarios del ISSSTE. Del anlisis a la documentacin proporcionada por la empresa Servicio Clave, S.A. asignada, se observ lo siguiente.
En el punto A 3.- Cedula de identificacin y R.F.C.
Tan solo presenta su R.F.C. y no el alta ante S.H.C.P.
En el punto A 8.- Poder notarial de representacin de la sociedad constituida.
En el expediente de la licitacin no se encontr el poder del representante.
En el punto A 17.- Estados financieros dictaminados.
Solo presenta el balance general y estado de resultados.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 55 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
De lo antes expuesto se debi de haber descalificado al proveedor.
No existe dictamen tcnico.
La empresa Servicios Clave, S.A., presenta dos propuestas econmicas, en las bases de licitacin en el punto 2.4.2 propuestas econmicas, no indica que se tengan que presentar dos propuestas.
No se encontr evidencia de que se haya realizado el cuadro comparativo de cotizaciones.
Se hizo una reduccin de 39% en la prestacin del servicio, debido a que se requirieron 137 elementos habiendo contratado, tan solo 98.
Se le adjudica a la empresa Servicios Clave, S.A. la cual debi de haber sido descalificado, desde el acto de apertura de oferta tcnica.
Esta situacin fue motivo de inconformidad por parte de la empresa Corporativo Sanfer, S.A. de C.V. ante la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo.
Al respecto la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo, concluye, que en el procedimiento concursal no se dieron los elementos que aseguren las mejores condiciones para el Estado, por lo que se procedi a turnar el asunto, a la Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial de la propia dependencia.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 56 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Causas.
- Incumplimiento del Jefe de Servicios Generales a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico en sus siguientes artculos: 26 prrafo II (Invitacin a cuando menos tres personas), 31 fraccin IV (Desechar ofertas que no cumplan los requisitos), 31 (Requisitos de las bases), 38 (Se debi de declarar desierta la licitacin ya que ninguno de los 2 proveedores cumplieron los requisitos de las bases).
Efectos.
El procedimiento de contratacin est fuera de norma, por incumplimiento a la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas.
No se contempl una adecuada planeacin, en la elaboracin de las bases.
Falta de transparencia en el proceso de contratacin de servicios, por lo que no se puede asegurar que la asignacin, se haya hecho en las mejores condiciones para el Instituto.
Posible aplicacin de sanciones, conforme a la resolucin que emita la SECODAM.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 57 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Correctivas.
De conformidad al artculo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico los procesos licitatorios, debern asegurar al Instituto, las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes, de acuerdo a lo que establece la propia ley.
Dichas licitaciones, se realizarn con estricta sujecin a los procedimientos que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Pblico, Oficio circular SP/100/262/00 de la Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo, Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios del ISSSTE y dems normatividad que rige la materia.
Preventiva.
Es necesario que el personal operativo del Departamento de Servicios Generales, reciba la capacitacin necesaria para efectos de manejo de los procedimientos licitatorios e Interpretacin de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 58 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
17) Anlisis al Proceso Licitatorio LPNMCP/SV/SA/01/01, Servicio Subrogado de Vigilancia del 2001.
La Delegacin estatal celebr contrato con la empresa Servicio Clave, S.A. de C.V., por el periodo del 1 de Abril al 31 de Diciembre del 2001, para la prestacin del servicio de vigilancia con un importe de $ 3,507,284.95).
Del anlisis al proceso de licitacin, se determinaron las siguientes situaciones: Las inconsistencias determinadas en el contenido de la convocatoria, se describen en la situacin de limpieza 2001. En el expediente de la licitacin, no se encontr evidencia documental de que las bases hayan sido sometidas a consideracin del Subcomit de Anlisis y Revisin de Bases.
Las bases presentan irregularidades en los siguientes puntos:
Punto 1.5.- Calidad.- No se establecen cuantos uniformes se les proporcionar al ao a cada elemento. Punto 2.- Requisitos para participar en esta licitacin. No hace mencin que no ser causa de descalificacin el que un participante se ausente del acto de presentacin y apertura de proposiciones, siempre y cuando hubiera Entregado su propuesta. Punto 3.9 Firmas de los contratos.- Se omiti mencionar que son 20 das naturales. Punto 4.1 Pagos.- No indica con que anticipacin el proveedor deber iniciar los tramites de pago.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 59 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Se omiti indicar, lo referente a penas convencionales, por atraso en la prestacin del servicio.
As mismo, no se encontr evidencia documental del dictamen tcnico y financiero de acuerdo al punto 5.1 de las bases.
Causas.
Incumplimiento del Jefe de Servicios Generales a la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas, en los siguientes artculos, 33 (Elaboracin de bases), Fraccin IX (Penas convencionales) y 46 (Dictamen tcnico).
Inobservancia a las Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestacin de Servicios en los puntos 9.7 ultimo prrafo (Se revisan las bases por el Subcomit antes de la publicacin de la convocatoria), 9.9 Inciso V segundo prrafo (No podr ser causa de descalificacin, el que un participante se ausente en el acto de presentacin y apertura de proposiciones); Inciso XVIII, sealamiento de las penas convencionales por atraso.
Falta de supervisin por parte de la Subdelegada de Administracin, en la elaboracin de las bases de la licitacin, As como en la elaboracin del dictamen tcnico y financiero.
A la fecha de la celebracin de la Licitacin, an no estaba formalmente constituido el Subcomit de Revisin y Anlisis de Bases.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 60 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Efectos.
Se corri el riesgo de que algn proveedor se inconformara, con la consecuente supervisin del proceso licitatorio.
Las bases no se apegan a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Para la evaluacin de ofertas, no se cuente con los parmetros necesarios para una adecuada toma de decisiones. Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales elabore las bases de licitacin y se lleve a cabo el proceso licitatorio con fundamento en el artculo 33, 45, 46 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Pblico, as como a los puntos 9.7, 9.9 y 9.10 de Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestacin de Servicios de cualquier naturaleza.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 61 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Preventiva.
El jefe de Servicios Generales someta las bases de licitacin, ante el Subcomit de Revisin y Anlisis de Bases previo a la publicacin.
La Subdelegada de Administracin supervise la elaboracin de las bases.
Las bases de licitacin sern revisadas previamente a la convocatoria, por el Subcomit de Adquisiciones conforme a lo establecido en el punto 2.1 del oficio SP/100/252/00 publicado en el Diario Oficial de la Federacin del 15 de marzo de 2001.
As como al punto 9.7, 9.9 y 10 de las Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestacin de Servicios de cualquier naturaleza, acordados por la Junta Directiva del Instituto el 18 de Abril de 2001.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 62 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
18) Verificacin al Proceso de Licitacin y Dotacin de Combustible por el Periodo de Enero a Septiembre de 2001.
La adjudicacin no se llev mediante el procedimiento de licitacin pblica nacional, como lo establece la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas, sino a travs de adjudicacin directa.
No existe contrato con la empresa Combusa SA de CV.
La delegacin estatal cuenta con 12 vehculos en la plantilla fsica para 2001, determinndose de su anlisis lo siguiente.
La dotacin de combustible, se proporciona conforme a la disponibilidad presupuestal de cada centro de trabajo, en caso de contar con disponibilidad, se les proporciona el vale a dicho centro y se coteja con la firma autorizada.
No se localiz informe mensual de dotacin de combustible, por vehculo.
La mayora de los vales, no contienen la solicitud de requerimiento para combustible.
No se tiene dotacin fija de combustible.
No se analiza el rendimiento mensual, ya que no se toma el kilometraje.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 63 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Se efecto una supervisin de presencia fsica los das 18 y 25 de octubre de 2001, en el estacionamiento ubicado en calle 10 y Jurez de esta ciudad, de lo cul se observ, que los vehculos con nmeros econmicos 3798, 3555, 3667, 3068, 3335, 2068, 2523, 3893 y 3818 no pernoctan los sbados ni domingos.
Causas.
Inobservancia a los artculos 30, (por regla general se adjudicara a travs de licitacin pblica nacional) 80, 81 y 82 (Casos de excepcin a licitacin pblica) de la Ley de Adquisiciones y Obra Pblicas. Incumplimiento a Polticas Generales dentro del Procedimiento para la Dotacin de Combustible en el punto 3.3 (Sobre la asignacin ordinaria y mensual). El departamento de Servicios Generales no consolida las necesidades de contratar y suministrar, a cada centro de trabajo a nivel. El suministro de combustible, no se lleva a cabo conforme a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Dotacin de Combustible, debido a que no se cuenta con la normatividad. Incumplimiento de los Servidores Pblicos que tienen asignados los vehculos propiedad del Instituto, a las circulares emitidas por la Subdelegacin de Administracin, en el sentido de que los vehculos oficiales, debern de pernoctar en el estacionamiento de la Delegacin.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 64 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
Efectos.
No se puede afirmar que la adquisicin de combustible, se haya efectuado bajo las mejores condiciones para el Instituto. El Instituto se encuentra en desventaja ante el proveedor, en caso de incumplimiento en el suministro de gasolina. Los vehculos corren el riesgo de siniestro, al ser utilizados en horarios no hbiles. No se est cumpliendo con las medidas de racionalidad del gasto. Soluciones.
Correctivas.
El Subdelegado de Administracin gire instrucciones al Jefe de Servicios Generales, para que lleve a cabo las siguientes acciones:
Se determinarn las dotaciones fijas por vehculo de acuerdo al cilindraje.
Los vales de combustible, debern de ser utilizados nica y exclusivamente en vehculos oficiales.
- Los vehculos debern pernoctar los sbados, domingos y das festivos, en el lugar establecido por el Departamento de Servicios Generales.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 65 de 65
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Soluciones.
Se analizar el consumo mensual de rendimiento por vehculo, par determinar aquellos que excedan su consumo habitual.
En caso de requerir una ampliacin a la dotacin, tendr que existir la solicitud por escrito, explicando el motivo por el cual se requiere y la autorizacin a dicha ampliacin.
Enviar observaciones a las reas solicitantes, que no cumplan con los lineamientos en materia de control de combustible y lubricante.
PREVENTIVA.
Se realice un estudio de mercado, el cual sirva para el procedimiento de contratacin para 2002, y se lleve a trabes de una licitacin pblica nacional o bien, bajo los supuestos de excepcin enmarcados en los artculos 80, 81 y 82 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Es de sealar que esta Comisin de Auditora, proporciono el Manual de Procedimientos para la Dotacin de Combustible y Lubricante el cual deber ser estrictamente aplicado.
Fecha Compromiso 30 de Abril de 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 12 de 12 rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
VI. Anexos.
Folio D-02125 Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del. Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F. Nombre del Distribuidor: Bodega Celular Numero de Celular: 1141-20-89 No. Min: 05908 Dir. I.P.: Lugar y Fecha: Mxico D.F. 15 de Enero 2001 Numero Fuerza de Venta:
Ha sido usted usuario de telcel? SI (X) NO ( ) Penalizacin Informacin del Equipo Celular Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s) vigente(s) en el momento de la cancelacin anticipada acepto que ante el adeudo vencido de mis mensualidades me har acreedor a un inters moratorio de acuerdo a la ley de ttulos y operaciones de crdito vigente Marca: Nokia Modelo: 8260
ESN: # Hexa decimal:
ESN: # decimal: Investigacin Crediticia Forma de contratacin forma de pago Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para que lleve a cavo investigaciones y monitoreo peridico, sobre el comportamiento credeiticio de mi como persona fsica y/o de ola empresa que represento como empresa moral. As mismo, declaro que conozco la naturaleza y alcance de la informacin que se solicitara. Plan tarifaro: Empresarial. ( X ) CPP ( ) MPP Pago en ventanilla (X ) Plazo mnimo fogoso: 12 Meses Plazo Libre: Minutos Incluidos: 200. Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao) Observaciones Copia de Tarjeta De Crdito Informacin de Facturacin Nombre o Razon Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado R.F.C. Acreditacin Persona Moral: Direccin: Tel. Particular. 55-25-43.12 Tel. Oficina 55-54-87-00 Representante Legal: Referencia Personal: Ma. Teresa Villalvazo Zamora. Tel.54-34-56-78. Tipo de Identificacin: Credencial de Elector. No. De Identificacin: 112248102
Firma Dipsa. Nombre y Firma del vendedor Firma del Usuario o representante legal Contrato de Servicio.
Contrato de Servicio. Folio D-00007 Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del. Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F. Nombre del Distribuidor: Bodega Celular Numero de Celular: 1141-20-25 No. Min: 05909 Dir. I.P.: Lugar y Fecha: Mxico D.F. 15 de Enero 2001 Numero Fuerza de Venta:
Ha sido usted usuario de telcel? SI (X) NO( ) Penalizacin Informacin del Equipo Celular Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s) vigente(s) en el momento de la cancelacin anticipada acepto que ante el adeudo vencido de mis mensualidades me har acreedor a un inters moratorio de acuerdo a la ley de ttulos y operaciones de crdito vigente Marca: Nokia Modelo: 8260
ESN: # Hexa decimal:
ESN: # decimal: Investigacin Crediticia Forma de contratacin forma de pago Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para que lleve a cavo investigaciones y monitoreo peridico, sobre el comportamiento credeiticio de mi como persona fsica y/o de ola empresa que represento como empresa moral. As mismo, declaro que conozco la naturaleza y alcance de la informacin que se solicitara. Plan tarifaro: Empresarial. ( X ) CPP ( ) MPP Pago en ventanilla (X ) Plazo mnimo fogoso: 12 Meses Plazo Libre: Minutos Incluidos: 200. Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao) Observaciones Copia de Tarjeta De Crdito Informacin de Facturacin Nombre o Razn Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado R.F.C. Acreditacin Persona Moral: Direccin: Tel. Particular. 54-21.87.66 Tel. Oficina 55-54-87-00 Representante Legal: Referencia Personal: Juana Mota Hernadez. Tel.59-33-42-55 Tipo de Identificacin: Credencial de Elector. No. De Identificacin: 101223109
Firma Dipsa. Nombre y Firma del vendedor Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio Folio D-00008 Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del. Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F. Nombre del Distribuidor: Bodega Celular Numero de Celular: 1141-20-44 No. Min: 05910 Dir. I.P.: Lugar y Fecha: Mxico D.F. 15 de Enero 2001 Numero Fuerza de Venta:
Ha sido usted usuario de telcel? SI (X) NO( ) Penalizacin Informacin del Equipo Celular Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s) vigente(s) en el momento de la cancelacin anticipada acepto que ante el adeudo vencido de mis mensualidades me har acreedor a un inters moratorio de acuerdo a la ley de ttulos y operaciones de crdito vigente Marca: Nokia Modelo: 8260
ESN: # Hexa decimal:
ESN: # decimal: Investigacin Crediticia Forma de contratacin forma de pago Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para que lleve a cavo investigaciones y monitoreo peridico, sobre el comportamiento credeiticio de mi como persona fsica y/o de ola empresa que represento como empresa moral. As mismo, declaro que conozco la naturaleza y alcance de la informacin que se solicitara. Plan tarifaro: Empresarial. ( X ) CPP ( ) MPP Pago en ventanilla (X ) Plazo mnimo fogoso: 12 Meses Plazo Libre: Minutos Incluidos: 200. Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao) Observaciones Copia de Tarjeta De Crdito Informacin de Facturacin Nombre o Razon Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado R.F.C. Acreditacin Persona Moral: Direccin: Tel. Particular. 55-33-76-55 Tel. Oficina 55-54-87-00 Representante Legal: Referencia Personal: Hctor Ramrez Gutierez. Tel.51-23-45-67 Tipo de Identificacin: Credencial de Elector. No. De Identificacin: 111823046
Firma Dipsa. Nombre y Firma del vendedor Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio. Folio D-02291 Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del. Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F. Nombre del Distribuidor: Bodega Celular Numero de Celular: 1141-20-77 No. Min: 05911 Dir. I.P.: Lugar y Fecha: Mxico D.F. 15 de Enero 2001 Numero Fuerza de Venta:
Ha sido usted usuario de telcel? SI(X) NO( ) Penalizacin Informacin del Equipo Celular Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s) vigente(s) en el momento de la cancelacin anticipada acepto que ante el adeudo vencido de mis mensualidades me har acreedor a un inters moratorio de acuerdo a la ley de ttulos y operaciones de crdito vigente Marca: Nokia Modelo: 8260
ESN: # Hexa decimal:
ESN: # decimal: Investigacin Crediticia Forma de contratacin forma de pago Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para que lleve a cavo investigaciones y monitoreo peridico, sobre el comportamiento credeiticio de mi como persona fsica y/o de ola empresa que represento como empresa moral. As mismo, declaro que conozco la naturaleza y alcance de la informacin que se solicitara. Plan tarifaro: Empresarial. ( X ) CPP ( ) MPP Pago en ventanilla (X ) Plazo mnimo fogoso: 12 Meses Plazo Libre: Minutos Incluidos: 200. Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao) Observaciones Copia de Tarjeta De Crdito Informacin de Facturacin Nombre o Razon Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado R.F.C. Acreditacin Persona Moral: Direccin: Tel. Particular. 55-12-43-90 Tel. Oficina 55-54-87-00 Representante Legal: Referencia Personal: Gabriel Jurez Luna. Tel.55-28-14-55 Tipo de Identificacin: Credencial de Elector. No. De Identificacin: 111833140
Firma Dipsa. Nombre y Firma del vendedor Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio. Folio D-02368 Radiomvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del. Miguel Hidalgo C.P. 11320 Mxico D.F. Nombre del Distribuidor: Bodega Celular Numero de Celular: 1141-20-12 No. Min: 05915 Dir. I.P.: Lugar y Fecha: Mxico D.F. 15 de Enero 2001 Numero Fuerza de Venta:
Ha sido usted usuario de telcel? SI(X) NO(X) Penalizacin Informacin del Equipo Celular Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s) vigente(s) en el momento de la cancelacin anticipada acepto que ante el adeudo vencido de mis mensualidades me har acreedor a un inters moratorio de acuerdo a la ley de ttulos y operaciones de crdito vigente Marca: Nokia Modelo: 8260
ESN: # Hexa decimal:
ESN: # decimal: Investigacin Crediticia Forma de contratacin forma de pago Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para que lleve a cavo investigaciones y monitoreo peridico, sobre el comportamiento credeiticio de mi como persona fsica y/o de ola empresa que represento como empresa moral. As mismo, declaro que conozco la naturaleza y alcance de la informacin que se solicitara. Plan tarifaro: Empresarial. ( X ) CPP ( ) MPP Pago en ventanilla (X ) Plazo mnimo fogoso: 12 Meses Plazo Libre: Minutos Incluidos: 200. Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer ao) Observaciones Copia de Tarjeta De Crdito Informacin de Facturacin Nombre o Razn Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado R.F.C. Acreditacin Persona Moral: Direccin: Tel. Particular. 55-25-43.44 Tel. Oficina 55-54-87-00 Representante Legal: Referencia Personal: Ramn Prez Snchez. Tel.54-34-56-78. Tipo de Identificacin: Credencial de Elector. No. De Identificacin: 111833027
Firma Dipsa. Nombre y Firma del vendedor Firma del Usuario o representante legal
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INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO 16,820.22 2,323.03 19,433.25
01-01/30-09-01
01-01/ 30-09-01 INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO 12,340.17 1,851.03 14,191.2O
01-01/ 30-09-01 01-01/ 30-09-01 INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO 4,107.74 616.16 4,723.90 41,075.25 6,161.29 47,236.53
Factura Combusa, S.A DE C.V. Walter C, Buchanan S/N y A/V.1. De Mayo ESQ. GUSTAVO BAZ COL. SAN LUIS TLATILCO C.P.53360 NAUCALPAN, EDO DE MXICO TELS. 53-01-10-08 53-00-35-43 R.F.C. STL-670215-8MO
39282 Nombre : Instituto de Servicio y Seguridad Social de los Trabajadores del Estado Factura : 0039282 Direccin : Av. San Fernando No.547 Edif. D P.A. Delegacin: Tlalpan Colonia: Barrio de San Fernando Estado: Mxico, D.F. C.P.
Cantidad. Descripcin Precio Unit. Total 9,380 Lts Magna sin 5.04348 47,309.57
Subtotal 47,309.57 Importe Total Con letra: I.V.A 7096.43 Cuatrocientos pesos Total $ 54,406.00 Debo y pagare incondicionalmente a la orden de Servicio Tlatilco, S.A. DE C.V. en caso de demora causar un inters del CCP ms 10 puntos porcentuales mensuales de acuerdo al art. 1092 del cdigo de comercio. En base al art. 193 de la ley de Ttulos y operaciones de crdito, se cargar el 20% por devoluciones de cheques.
Instituto Seguridad Y Servicios Sociales De Los Trabajadores del Estado. Av. San Fernando No. 547 Edif. D P.A. Tlalpan C.P. 14070 P r e s e n t e.
Por medio de la presente agradecemos la atencin y colaboracin otorgada por parte de las personas involucradas en las reas auditas, ya que sin su ayuda no hubiera sido posible la elaboracin de la primera parte de nuestro trabajo; el cual comprende, las observaciones en encontradas durante el desarrollo de la auditoria y el informe final realizado.
Atentamente.
C.P. Jos Villagrana Robles.
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 1 de rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Oficio No.: Fecha:03 de Junio 2002.
Lic. Benjamn Gonzlez Ruaro. Director General. Fray Servando Teresa de Mier No. 32 Col. Centreo Mxico D.F. 06080
P r e s e n t e .
Como resultado de la revisin practicada a la coordinacin de servicios generales al amparo y en cumplimiento a la orden de auditoria No. De fecha , envo el informe de resultados, que indica el grado de solventacin de las observaciones determinadas en la auditoria No. 7-21.01.00 del la coordinacin de servicios generales, as como el replanteamiento de las persistentes. Dicho resultado fue comentado por los auditores citados en la orden que nos ocupa, con los servidores pblicos superiores y de mandos medios, responsables de atenderlos.
El avance determinado en la solventacin de las observaciones fue el 80%, ya que de 18 (dieciocho) solo resultaron 14 (catorce) observaciones solventadas. De las observaciones que a la fecha no han sido atendidas, destacan por su importancia las siguientes:
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 2 de rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Al respecto, les cito gire sus instrucciones a fin de que se de celeridad a la atencin de las observaciones pendientes de resolucin, conforme a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda vez que en un plazo de 15 das realizaremos la auditoria de seguimiento correspondiente, con objeto de constatar las solventacin de las observaciones que persisten como pendientes de atender.
A t e n t a m e n t e.
Coordinador Jos Villagrana Robles.
C.c.p. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 3 de rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Informe de Auditoria.
No. De Auditoria: 7-21.01.00
Sector: No Sectorizado.
Dependencia: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Area Auditada Coordinacin de Servicios Generales.
Tipo de Auditoria: Especifica.
Periodo Revisado: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2001.
Fecha de Inicio: 02 de Mayo del 2002.
Fecha de Conclusin: 03 de Junio del 2002.
Fecha de Distribucin: 03 de Junio del 2002.
Coordinador Encargado: Jos Villagrana Robles.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 4 de rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
ndice.
Pgina.
I. Antecedentes.
II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
III. Resultado de Trabajo Desarrollado.
IV Conclusin y Recomendacin General.
V Cedula de Observaciones.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 5 de rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
I. Antecedentes.
El ISSSTE es una institucin que proporciona proteccin, a los grupos ms necesitados por motivo de edad o incapacidad.
En el ao de 1959, el presidente Adolfo Lpez Mateos present al Congreso de la Unin la iniciativa de la ley para la creacin de ISSSTE. Su aprobacin fue publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 30 de Diciembre. Por lo que en enero de 1960 la nueva Institucin comenz sus actividades.
El ISSSTE de acuerdo a su ley, amplio las reas de sus servicios, cubriendo tanto prestaciones relativas a la salud, extendiendo estos beneficios a los familiares de los trabajadores y pensionistas.
Las personas protegidas por el Instituto comprenden a los trabajadores al servicio de la Federacin y del Departamento del Distrito Federal, trabajadores de Organismos Pblicos que por Ley o por acuerdo del Ejecutivo Federal sean incorporados al rgimen.
La ampliacin de la atencin a la salud, marco un proceso de construccin, adquisicin y adaptacin y adaptacin de centros hospitalarios, entre los que se encontraban el Hospital 20 de Noviembre y Hospitales privados.
En la actualidad el ISSSTE protege alrededor de ocho y medio millones de habitantes del pas.
El ISSSTE se rige por una Junta Directiva constituida por 11 personas entre los cuales se cuentan cuatro secretarios de Estado y el Director General del Instituto, que es nombrado por el Presidente de la Republica.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 6 de rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
Para otorgar los servicios de salud se tiene 1.202 unidades mdicas: 1096 de primer nivel, 95 de segundo y 11 de tercer nivel de atencin. Entre estas ltimas est el Centro Medico Nacional 20 de Noviembre.
El reto, la responsabilidad y el compromiso social para el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, consiste en proporcionar a los servidores pblicos y familiares asegurados mas y mejore servicios de salud, prestaciones, viviendas crditos y pensiones, que les permitan la tranquilidad de saber que el nivel y la calidad de su vida no sufrieran, dentro de lo posible.
II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisin.
II.1. Periodo.
La auditoria de seguimiento se reviso en el periodo comprendi del 02 de Mayo al 03 Junio del 2002.
II.2. Objetivos. Llevar a cabo la revisin de las observaciones por medio de la auditoria de seguimiento as como su cumplimiento. II.3 Alcance. Revisar al 100% las observaciones encontradas en la auditoria. III. Resultado del Trabajo Desarrollado.
Tipo de auditoria Observaciones Sujetas a Seguimiento. % Observaciones Solventadas % Observaciones No Solventadas %
Seguimiento
100
80
20
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado Tipo de Auditoria: Especifica Hoja No. 7 de rea Revisada: Coordinacin de Servicios Generales No. De auditoria: 7-21.01.00
IV. Conclusin y Recomendacin General. En nuestra opinin el resultado de la revisin practicada en las reas auditadas en la aplicacin de medidas correctivas y preventivas, si como una evaluacin delo grado de solventacin de loas observaciones y la efectividad de las medidas implementadas.
Podemos concluir que solo el 80% de las observaciones planteadas en la auditora se solventaron y el 20% fueron replanteadas para el seguimiento de auditoria.
V. Observaciones.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 1 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
16. Prestacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a 16 Febrero de 2001.
Para la presentacin del servicio de limpieza durante el periodo de 1 de Enero a 16 de Febrero del 2001 la Delegacin celebr una prrroga al contrato del ejercicio del 2000. con la empresa Master Clean, S.A. de C.V..
Al respecto se observa que la modificacin en comentario, se formaliz cuando ya haba vencido la vigencia del contrato 2000 y que el importe pagado, representa $ 50,250.00 de ms, en relacin al costo del contrato.
pblicos antes sealados, conjuntamente con el jefe de la Unidad Jurdica Delegacional, requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V., el reintegro de los $ 50,250.00 determinados, o en su caso al Lic. Armando Trevio Abate Subdirector de Administracin por ser quien autorizo el incremento de los precios.
Es de mencionar que la falta de implementacin de las presentes medidas de solucin, es susceptible de sancin a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 2 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Situacin Actual.
La Subdelegacin y el jefe del Departamento de Servicios Generales no localizaron las bases de licitacin por lo que se solicito el reintegro de los $ 50,250.00 a la empresa Master Clean, S.A. de C.V., ya que se encuentra en Juicio en la Unidad Jurdica a efecto de comprobar ante la Contralora General en el Instituto de Seguridad y Servicio Social de los Trabajadores del Estado.
Fecha Compromiso 18 de Junio del 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 3 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
17. Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza en el periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del 2001, se formaliz un contrato con la empresa Master Clean, S.A. de C.V., con un costo total de $ 4754,250.00
Durante la vigencia del contrato, la delegacin otorgo 2 incrementos al costo unitario por elementos, derivado de los aumentos al salario mnimo en los meses de abril y diciembre.
Al respecto es de contestar que ambos incrementos, representan una diferencia total de $ 348,392.74, en relacin a lo contratado originalmente. 100% 12% 3% $0.00 $1,000,000.00 $2,000,000.00 $3,000,000.00 Modificaciones al Contrato Serie1 $2,322,1 $276,580 $71,812. Serie2 100% 12% 3% Original Modificacin Modificacin Contrato Primera Segunda
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 4 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
esta comisin de Auditoria considera que el otorgamiento de los incrementos es improcedente, ya que tanto las bases de licitacin como el contrato de prestacin de servicios, claramente estipulan que los precios son fijos y que la empresa absorber cualquier incremento que se derive durante la prestacin del servicio.
Es importante mencionar que los 2 incrementos, fueron formalizados mediante convenios modificatorios al contrato, en los cuales se indica que los mismos se dan por incremento a los salarios mnimos y que dichas modificaciones se contemplan en las bases y sus especificaciones tcnicas de la licitacin, en el contenido del contrato y en apego al artculo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. En relacin a lo antes expresado es conveniente realizar las siguientes aclaraciones:
Ni las bases de licitacin ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento al salario, as como ningn otro tipo de modificacin al costo unitario.
El artculo 52 de la Ley en materia, regula la modificacin a la vigencia, bienes o elementos contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
Fundamento legal a los incrementos de salario mnimo, en dicho documento la funcionaria establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artculo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Pblico.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 5 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
tratndose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocern los incrementos autorizados.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendr de hacer modificaciones que se refieran a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinin de esta comisin de Auditoria.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administracin, entrego a esta Comisin de Auditoria, un escrito que se denomina:
Ni las bases de licitacin ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento al salario, as como ningn otro tipo de modificacin al costo unitario.
El artculo 52 de la Ley en materia, regula la modificacin a la vigencia, bienes o elementos contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendr de hacer modificaciones que se refieran a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinin de esta comisin de Auditoria. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 6 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administracin, entrego a esta Comisin de Auditoria, un escrito que se denomina:
Fundamento legal a los incrementos de salario mnimo, en dicho documento la funcionaria establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artculo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Pblico.
tratndose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocern los incrementos autorizados.
Artculo 52 de la Ley antes referida.
Al respecto es conveniente hacer los siguientes comentarios:
El artculo 82 de la Ley Federal del trabajo, establece que el salario es la retribucin que debe pagar el patrn al trabajador por su trabajo.
El artculo 90 de la misma Ley, indica que el salario mnimo es la cantidad menor que debe recibir en efectivo el trabajador, por los servicios prestados en una jornada laboral.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 7 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
Como puede observarse el salario lo debe pagar el patrn al trabajador y en este caso, el instituto no contrata la mano de obra, sino un servicio subrogado en el cual el patrn, es la empresa contratada.
El salario es la retribucin por el trabajo, mas no es un precio, por lo que no es posible aplicar el ultimo prrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Es de mencionarse que al consultarse la propuesta econmica del proveedor asignado, se observa que en la misma, se contempla un incremento del 15% al salario, el cual se proyecta al costo unitario total, por lo que no es procedente el otorgarle dicho incremento.
Como ya se expuso anteriormente, el artculo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico refiere que las modificaciones no podrn afectar a los precios originalmente pactados.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 8 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Solucin Original.
Correctiva Original.
La Subdireccin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementarn las siguientes medidas:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el pago de los $ 348,392.74 por concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001. En caso contrario se requerir el pago a los servidores pblicos responsables de autorizar los incrementos del ejercicio 2001.
En ambos casos se recurrir a los procedimientos jurdicos que sean necesarios.
Incremento de Abril y Diciembre Lic. Lis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F Lic. Armando Trevio Abate Subdirector de Administracin. Es de mencionar que la falta de implementacin de las presentes medidas de solucin, es susceptible de sancin a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
Los Subdelegados de Administracin y el del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, calcularn el importe de incremento improcedente de los centros de trabajo pertenecientes a esta ultima y requerirn a la empresa su reintegro.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 9 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Situacin Actual.
La Subdelegacin y el jefe de la Unidad Jurdica solicito el reintegro de los $348,392.74 a la empresa Master Clean, S.A. de C.V., ya que se encuentra en proceso de Juicio conjuntamente con el importe de la observacin anterior.
Fecha Compromiso 18 de Junio del 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 10 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
18. Prestacin del Servicio de Limpieza en el Ejercicio de 2001.
En virtud de que le contrato de prestacin de servicios de limpieza para el periodo del 16 de febrero al 31 de Diciembre de 2001, no establece en su clausulado o anexos que lo integran, la duracin de la jornada laboral y los das en que se prestar el servicio en el centro de trabajo, se procedi a consultar la documentacin soporte de la licitacin, as como la propuesta econmica del proveedor asignado, Master Clean, S.A. de C.V., a efecto de determinar las obligaciones de la empresa.
La oferta econmica establece que el rea de hospitales, el servicio se cubrir de lunes a Domingo. En la integracin de costos unitarios, el proveedor consider el precio de mano de obra en base a 30.4 das para la totalidad de unidades mdicas de la zona sur del Distrito Federal.
El costo unitario contratado para las unidades mdicas del Estado corresponden al calculo del factor de 30.4 das.
Por lo anterior se concluye que la empresa ofreci y el Instituto contrat el servicio de lunes a domingo, en la totalidad del los Hospitales.
Al respecto ni el Departamento de Servicios Generales ni la Subdireccin Mdica pudieron certificar que el servicio se prest en el ejercicio de 2001 los das Domingo y das Festivos en los centros de trabajo de la zona sur del Distrito Federal, ya que no cuentan con la lista de asistencia correspondientes; es importante mencionar que los Hospitales. si labora los domingos. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 11 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
De lo antes expuesto, se deriva el incumplimiento de la empresa en la prestacin del servicio, en el hospital Regional Adolfo Lpez, al no cubrir un total de 60 domingos y das festivos, con 50 empleados, que representan un importe de $ 78,948.00.
La Subdelegacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementarn las siguientes medidas de solucin:
Requieran a la empresa Master Clean, S.A. de C.V. el reintegro de los $ 78,948.00 por concepto de servicios no devengados.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 12 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Solucin Original.
En caso contrario la devolucin del importe estar a cargo de los siguientes servidores pblicos.
Lic. Armando Trevio AbateSubdirector Administracin y responsable de la licitacin.
Lic. Rodolfo Prez Lpez Coordinador del Departamento de Servicios Generales.- Responsable de la coordinacin en la prestacin del servicio y supervisin del mismo.
En ambos casos se implementarn los procedimientos jurdicos que sean necesarios.
Situacin Actual.
La subdelegacin Administrativa conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, solicitaron el reintegro de los $ 78,948.00, por lo que se encuentra en juicio en conjunto con las anteriores observaciones que tampoco han sido solventadas.
Fecha Compromiso 18 de Junio del 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 13 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Observacin Original.
19. Contratacin del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de 2001.
Para la prestacin del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de febrero de 2001, esta delegacin formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la empresa Master Clean, S.A. de C.V.. Convenio al Contrato de 2000. $106,202. $332,553. $438,756 0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000 400000 450000 500000 M o d i f i c a t o r i o O r i g i n a l D i f e r e n c i a Convenio Contrato Serie2 Serie1
Del anlisis efectuado al proceso de formalizacin de la prorroga se derivaron las siguientes situaciones.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 14 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Observaciones. Observaciones.
La modificacin fue realizada, cuando ya haba vencido la vigencia del contrato 2000.
Los 46 das de prrroga, representan el 14% del contrato original, rebasando el 5% autorizado normativamente.
El importe de los 46 das de la modificacin se pacto, incluyendo los 2 incrementos de precios, que improcedentemente se otorgaron en el ejercicio de 2000, debiendo ser el contrato original por $ 332,553.16, del cual pagamos un importe de $ 438,756.00 teniendo una diferencia pagada de mas de $ 106,202.84.
El precio pagado durante el periodo del 1 de enero a l 15 de febrero de 2001, representa una diferencia de $ 106,202.84, en relacin al importe contratado originalmente. Solucin Original.
Correctiva Original.
La Subdelacin de Administracin conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurdica, implementaran las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor pblico se apegara a la sancin que seala la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, por ser quien autorizo los incrementos en 2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemtica.
C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditora C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Contralora General En El ISSSTE Hoja 15 de 15
Sector: No sectorizado rea Revisada. Coordinacin de Servicios Generales Delegacin Zona Sur del Distrito Federal Auditoria: Especifica 7-21.01.00
Cedula de Seguimiento. Solucin Original.
Lic. Armando Trevio Abate Subdirector de Administracin En ambos casos debern implementarse los recursos jurdicos que sean necesarios. Es importante mencionar, que en el expediente de la licitacin, fue localizada la fianza original No. 75139 presentada por Master Clean, S.A. de C.V., para garantizar el cumplimiento del contrato 2000, misma que previo anlisis de la Unidad Jurdica, podra ser utilizada para requerir el pago de las afectaciones originadas por los pagos improcedentes efectuados a dicha empresa. No se emite mencionar que se tendr que calcular y requerir a la empresa, el importe que resulte del pago improcedente, por concepto de los centros de trabajo del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias. Situacin Actual.
La Subdelegacin de Administracin en conjunto con el Jefe de la Unidad Jurdica estn en tramites para hacer efectiva la fianza No 75139 con la que se garantizo el cumplimiento del contrato del 2000,
Fecha Compromiso 18 de Junio del 2002. Lic. Luis Fernando Basteris Cantn Delegado de la Zona Sur del D.F. Lic. Amado Trevio A. Subdirector de Admn. Lic Rodolfo Prez Lpez Coordinador de Servicios Generales. Dr. Fernando Viveros Castaeda. Subdirector Jurdico. C.P. Jos Villagrana Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditora.
Instituto Seguridad Y Servicios Sociales De Los Trabajadores del Estado. Av. San Fernando 547 Edif. D P.A. Tlalpan C.P. 14070. P r e s e n t e.
Por medio de la presente agradecemos la atencin y colaboracin otorgada por parte de las personas involucradas en las reas auditas, ya que sin su ayuda no hubiera sido posible la elaboracin de la segunda parte de nuestro trabajo; el cual comprende, las correccin de las observaciones y el informe final de seguimiento.
Atentamente.
C.P. Jos Villagrana Robles.
CONCLUSIONES
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Gua General de Auditoria, Secretaria de Contralora y Desarrollo Administrativo, Subsecretara de Normatividad y Control de la Gestin Pblica, Direccin General de Auditoria Gubernamental.