Hojas de clculo Uso de la aplicacin

USO DE LA APLICACIN

Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas. Debido a la versatilidad de las hojas de clculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeas bases de datos, informes, grficos estadsticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones ms frecuentes se basan en clculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el nmero de la fila, por ejemplo =B1*C1. La pantalla inicial Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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Las Barras La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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La Banda de Opciones o barra de herramientas

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La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Fuentes: Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (II).

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El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

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Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

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La Ayuda Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria. Fuentes: Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel (III).

Trabajar con libros de hojas de clculo Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel 2007 tienen la extensin .XLSX por defecto para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers cmo pone Microsoft Excel Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

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Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de Clculo La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel 2007 podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir un rango. Fuente: Unidad 2. Bsico. Conceptos de Excel

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1.1

Abrir y cerrar una aplicacin de hojas de clculo. Para Abrir la aplicacin Opcin 1: Hacer clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007

Opcin 2: Hacer clic sobre el acceso directo que se encuentra en el escritorio.

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Opcin 3: Ir a Inicio > Ejecutar, escribir el nombre del ejecutable de la aplicacin. En este caso excel.exe y hacer clic en la tecla Enter.

Ver vdeo sobre dos formas bsicas de iniciar Excel 2007: Fuente: Iniciar Excel 2007

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Para cerrar la aplicacin Opcin 1: Hacer clic sobre la opcin cerrar en la parte superior derecha de la ventana de la aplicacin.

Opcin 2: Haga clic en el botn Office

y seleccione la opcin Salir de Excel.

Opcin 3: Haga clic derecho sobre el cono o ventana de la aplicacin ubicada en la barra de tareas que se encuentra en la parte inferior del escritorio y seleccione la opcin Cerrar ventana.

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Opcin 4: Con la ventana de la aplicacin abierta utilice la siguiente combinacin de teclas Alt + F4, esto cerrara automticamente la ventana que estaba activa.

Para abrir y cerrar un libro de hojas de clculo El contenido de este apartado se explica en el numeral Error! No se encuentra el origen de la
referencia.

1.2

Crear un nuevo libro de hojas de clculo (con la plantilla por defecto).

Hacemos clic en el botn Office combinacin de teclas Shift + N.

y seleccionamos la opcin Nuevo o usamos la

A continuacin se abrir una ventana llamada Nuevo Libro en al cual podemos apreciar que viene seleccionada por defecto la opcin de plantilla En blanco y reciente, hacemos clic en la opcin Crear para empezar a trabajar en el nuevo libro de Excel que viene predeterminado.

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Ver vdeo sobre cmo se crea nuevo libro de trabajo: Fuentes: Unidad 3. Operaciones con archivos (II). - Empezar un nuevo libro de trabajo

1.3

Guardar un libro de hojas de clculo en una unidad o dispositivo de almacenamiento determinado. Una vez creado el libro de hojas de clculo necesitamos guardarlo en una unidad o dispositivo de almacenamiento, para esto podemos usar las siguientes opciones: Opcin 1: Hacer clic sobre el cono con forma de disquete que se encuentra en la barra de acceso rpido en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin.

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Tambin podemos usar la combinacin de teclas Ctrl + G Opcin 2: Hacer clic sobre el botn Office y escoger la opcin Guardar.

Tambin se puede usar la combinacin de teclas Shift + G. Una vez seleccionada la opcin que ms nos guste procedemos a escoger el lugar o ubicacin en donde vamos a guardar el archivo de Excel que contiene nuestro libro de hojas de clculo que hemos creado.

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Por defecto viene seleccionado como tipo de archivo Libro de Excel en Microsoft Excel 2007. Ver vdeo sobre como guardar un libro de trabajo: Fuentes: Unidad 3. Operaciones con archivos (I). - Guardar un libro de trabajo

1.4

Guardar un libro de hojas de clculo en un formato distinto al original: archivo de texto, RTF, HTML, plantilla, extensin especfica para un determinado tipo de software o versin.

Si el archivo de Excel se va a guardar por primera vez como se vio en el numeral anterior, podemos cambiar el tipo de archivo con el que queremos que se guarde haciendo clic en la opcin Tipo que se encuentra debajo del nombre del archivo.

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Al hacer clic sobre esta opcin se expanden los diferentes tipos de archivo con que podemos guardar nuestro archivo de aplicacin de hoja de clculo en este caso Microsoft Excel 2007.

Seleccionamos el tipo de archivo de nuestra preferencia o necesidad, la ubicacin en donde vamos a guardar el archivo y finalmente hacemos clic en la opcin Guardar. Si el archivo ya haba sido guardado anteriormente con el tipo de archivo predeterminado entonces lo que hacemos es abrirlo desde su ubicacin y hacer clic sobre el botn Office y escoger la opcin Guardar como, all se pueden apreciar los tipos de archivos ms comunes o podemos usar la opcin otros formatos para escoger el tipo de archivo que se ajuste a nuestras necesidades.

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Tambin podemos usar la combinacin de teclas Shift + u.

1.5

Alternar entre libros y hojas de clculo abiertas. Si necesita trabajar al mismo tiempo con varios libros de hojas de clculo que ha guardado previamente, realice lo siguiente: Abra los diferentes libros de hoja de clculo que necesita, alterne entre ellos y finalmente cierre los libros al terminar de trabajar con ellos. a. Abrir un libro de hoja de clculo Lo puede hacer haciendo doble clic sobre cada uno de los archivos o desde la aplicacin usando la opcin Abrir o la combinacin de teclas Ctrl + A.

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Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente.

Selecciona el men Botn Office . A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.

Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

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Si deseas ms informacin sobre la apertura de documentos:

Ver vdeo sobre como abrir un libro de trabajo ya existente: Fuentes: Unidad 3. Operaciones con archivos(III). - Abrir un libro de trabajo ya existente Puedes practicar los distintos mtodos explicados hasta este numeral en Ejercicios sobre archivos.

b. Alternar entre libros Opcin 1: Una vez abiertos puede alternar entre ellos seleccionando el libro sobre el cual va a trabajar en la parte derecha del men del botn Office en el apartado Documentos recientes si estos aparecen en dicho listado.

Opcin 2: Otra forma es minimizar cada uno de los libros haciendo clic en el botn minimizar ventana de la barra de opciones.

Una vez minimizados todos los libros se vern de la siguiente forma.

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Podemos entonces Restaurar (Shift + R), Mover (Shift + M, Maximizar (Shift + X) o Cerrar (Ctrl + R) cada libro segn nuestras necesidades.

Opcin 3: Colocando el puntero del mouse sobre el cono o ventana de la aplicacin en la barra de tareas.

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Esta accin desplegara el listado de los libros abiertos actualmente y podremos escoger el libro de hoja de clculo que vamos a utilizar.

c. Cerrar un libro de hojas de clculo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office

Selecciona el Botn Office

y en el men desplegado elige la opcin Cerrar.

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En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. S para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado no el de la barra de ttulo que cerrara el programa Excel. Si quieres saber cmo cerrar de golpe todos los libros abiertos: .

Ver vdeo sobre como cerrar un libro de trabajo de dos formas: Fuentes: Unidad 3. Operaciones con archivos (II). - Cerrar un libro de trabajo

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Maximizar el rendimiento

2.1

Modificar las preferencias de la aplicacin: nombre de usuario y directorios/carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de clculo. Para acceder a las opciones de configuracin del nombre de usuario de la aplicacin

hacemos clic en el botn Office combinacin de teclas Shift + X.

y escogemos Opciones de Excel o la

Una vez escogida esa opcin se abrir una ventana con las opciones de configuracin de la aplicacin.

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Nombre de usuario Para modificar el nombre de usuario que aparece en los libros de hoja de clculo creados con la aplicacin seleccionamos la opcin Ms frecuentes y en el apartado Personalizar la copia de Microsoft Office.

Hacemos los cambios respectivos de acuerdo a la informacin que queremos que aparezca relacionada a quien cre el archivo.

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Una vez hechos los cambios hacemos clic en la opcin Aceptar.

Directorio/carpetas Para modificar la ubicacin (directorio/carpetas) en donde se guardan por defecto o de forma predeterminada los libros de hoja de clculo creados con la aplicacin Microsoft Excel 2007 hacemos clic en el botn Office, seleccionamos Opciones Excel y a continuacin la opcin Guardar.

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En el apartado Guardar libros encontramos las diferentes opciones de personalizacin de los libros que vamos a crear usando la aplicacin Microsoft Excel 2007.

Realizamos las modificaciones correspondientes a la ubicacin o carpeta en donde queremos guardar de forma predeterminada los libros que se creen en adelante con la aplicacin.

Una vez modificada la ubicacin o carpeta en donde queremos guardar hacemos clic en el botn Aceptar.

2.2

Utilizar las funciones de ayuda disponibles. Para utilizar las funciones de ayuda que nos brinda Microsoft Excel 2007 debemos identificar el cono correspondiente al sigo de interrogacin que aparece en las diferentes ventanas de la aplicacin.

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En la ventana principal del programa Microsoft Excel podemos apreciar en la cinta de opciones (barra de herramientas) en la parte superior derecha de la pantalla.

Tambin se puede acceder a esta funcin de ayuda teniendo abierta la ventana de la aplicacin y haciendo clic en la tecla F1.

Una vez abierta la ventana principal de la ayuda podemos escoger o buscar la informacin que necesitamos consultar.

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Una vez desplegado la vista con el listado de temas contenidos en la ayuda podemos hacer clic en cada uno de ellos para expandirlos y revisar los subtemas correspondientes.

Si necesitamos regresar a la pgina de inicio podemos usar la barra de opciones que se encuentra en la parte superior izquierda de la ayuda.

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Podemos usar el botn Atrs o el botn Inicio para regresar a la pgina principal de la ayuda.

Tambin podemos imprimir el contenido de la pagina de ayuda que estemos visualizando usando el botn Imprimir.

Otra funcin de la ayuda es la de cambiar el tamao de la fuente.

Con esta funcin podemos aumentar o disminuir el tamao de la fuente para facilitar la lectura del contenido.

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Si estamos navegando por el contenido de la ayuda y queremos ver el contenido de la ayuda a la misma vez que vamos visualizando los diferentes temas podemos usar el botn Mostrar tabla de contenido.

Haciendo clic sobre este botn tendremos el contenido de la ayuda en la parte izquierda de la ventana y podremos navegar de forma fcil entre los diferentes temas y subtemas de ayuda.

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Otra funcin de la barra de opciones es la de mantener visible la ventana de ayuda sobre la ventana de la aplicacin de hoja de clculo.

Y finalmente encontramos el buscador de la ayuda.

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Para usar esta funcin escribimos las palabras claves dentro de la casilla correspondiente y hacemos clic en el botn Buscar.

Una vez hacemos clic en el botn de bsqueda los resultados podrn ser visualizados en la parte derecha de la ventana de ayuda.

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Los sitios en donde la aplicacin buscara contenido relacionado con las palabras claves pueden ser configurados de acuerdo a nuestras preferencias.

2.3

Utilizar las opciones de zoom. Acercar o alejar rpidamente un documento 1. En la barra de estado, haga clic en el control deslizante Zoom

. 2. Deslice el control hasta obtener el porcentaje de ajuste de zoom que desea usar.

Elegir un ajuste de zoom concreto Puede decidir qu cantidad del documento se debe presentar en pantalla usando las opciones de zoom presentes en la ficha vista de la cinta de opciones.

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Siga uno de estos procedimientos:

En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Zoom 100%.

En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Ampliar seleccin.

En el grupo Zoom de la ficha Vista, haga clic en Zoom y escriba un porcentaje o elija el valor que desee.

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2.4

Mostrar y ocultar las barras de herramientas. Restaurar y minimizar la cinta de opciones (barra de herramientas). Por defecto la barra de herramientas o cinta de opciones esta visible en los libros de hoja de clculo, si deseamos ocultar el contenido de esta barra hacemos clic derecho en un sector vacio de la misma y escogemos la opcin Minimizar la cinta de opciones.

Veremos cmo se ocultan las diferentes opciones de cada ficha de dicha cinta de opciones.

Para revertir este cambio deseleccionamos la opcin anterior haciendo clic sobre ella.

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