M Administr A Tivo

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Manual Administrativo
Indice
Introduccin ......................................................................................................................................................................... 4 Instalacin ............................................................................................................................................................................. 5 Ingreso al sistema ............................................................................................................................................................. 7 Referenciar Bases de Datos ............................................................................................................................................ 8 Usuarios ................................................................................................................................................................................. 9 Creacion de Tablas ............................................................................................................................................................. 10 Grupos y Subgrupos .......................................................................................................................................... 10 Asignacin de Cuentas en el Inventario ...................................................................................................... 11 Crear Bodegas ....................................................................................................................................................... 11 Unidades de Medida .......................................................................................................................................... 11 Tipos de Precio de Venta y Compra ............................................................................................................. 12 Crear Zonas o Ciudades .................................................................................................................................... 13 Crear Bancos .......................................................................................................................................................... 14 Crear Conceptos Contables ............................................................................................................................. 14 Productos .............................................................................................................................................................................. 16 Informacin General ........................................................................................................................................... 16 Detalle Informacin ............................................................................................................................................ 18 Modificar la Informacin de los Productos ............................................................................................... 18 Anular Productos ................................................................................................................................................. 19 Creacin de Clientes y Proveedores ........................................................................................................................... 20 Crear Cliente o Proveedor ................................................................................................................................ 20 Ingreso Saldos Iniciales ................................................................................................................................................... 23 Ingresar Saldos Iniciales .................................................................................................................................... 23 Cuentas Por Cobrar / Pagar ............................................................................................................................. 24 Documentos Inventarios ................................................................................................................................................. 25 Definir Fechas ........................................................................................................................................................ 25 Crear Documentos en Inventario ................................................................................................................... 26 Detalle del Documento ...................................................................................................................................... 28 Pie del Documento .............................................................................................................................................. 29 Documentos Cuentas por Pagar / Cobrar ................................................................................................................ 30 Encabezado del Documento ............................................................................................................................ 30 Detalle del Documento ...................................................................................................................................... 32 Manejo Anticipos Clientes ................................................................................................................................ 33 Modificacin, Anulacin y Renumeracin de Documentos .............................................................................. 41 Modificacin .......................................................................................................................................................... 41 Renumeracin ........................................................................................................................................................ 41 Anulacin ................................................................................................................................................................. 41 Impresin ................................................................................................................................................................. 41 Modificar Documentos Impresos ................................................................................................................... 42 Consultas ............................................................................................................................................................................... 43 Verificacin de Faltantes en Consecutivos .................................................................................................. 43 Consultar Ultimo Consecutivo ......................................................................................................................... 43 Otras Ayudas .......................................................................................................................................................... 43 Duplicar Registro Anterior ................................................................................................................................ 44 Inventarios - Consultar el Movimiento de un producto ....................................................................... 44 Inventarios - Consulta de Movimiento de productos por grupo ...................................................... 45 Inventarios - Busqueda Numeros de Serie ................................................................................................ 45 2
Consultar el Movimiento de un Cliente - Proveedor .............................................................................. 46 Consultar el Estado de Cartera por Fecha ................................................................................................... 46 Consultar Historial de Pagos ............................................................................................................................ 48 Modificar Datos de la Empresa ........................................................................................................................ 49 Consultar Usuarios Conectados ...................................................................................................................... 49 Informes ................................................................................................................................................................................. 51 Listado de Informes ............................................................................................................................................. 51 Consultar un Informe .......................................................................................................................................... 51 Definir Rangos de Impresin ............................................................................................................................ 51 Acerca de los Iconos ............................................................................................................................................ 52 Procesos Especiales ........................................................................................................................................................... 53 Cotizacin a Factura ............................................................................................................................................ 53 Remisin a Factura ............................................................................................................................................... 54 Actualizacin de Precios .................................................................................................................................... 55 Actualizacin de Costos ..................................................................................................................................... 57 Transformacin de Productos .......................................................................................................................... 58 Exportacin de Documentos ............................................................................................................................ 60 Importacin de Documentos ........................................................................................................................... 61 Conversin de Unidades .................................................................................................................................... 61 Pedidos Clientes .................................................................................................................................................... 64 Opciones Avanzadas ......................................................................................................................................................... 70 Bloqueo de Periodos ........................................................................................................................................... 70 Reclasificacin de NITs ........................................................................................................................................ 70 Borrado y Traslado de Documentos .............................................................................................................. 71 Configuracin de Documentos ..................................................................................................................................... 72 Tipos de Documento ........................................................................................................................................... 72 Crear Consecutivos ............................................................................................................................................... 72 Crear Tipos de Documento en Inventarios ................................................................................................. 72 Crear Tipos de Documento en cuentas por cobrar / pagar ................................................................. 82 Comisin de Vendedores ................................................................................................................................................ 86 Por Venta .................................................................................................................................................................. 86 Por Vendedor .......................................................................................................................................................... 86 Por Grupo ................................................................................................................................................................. 86 Por Producto ........................................................................................................................................................... 86 Por Recaudo / Por Vendedor ............................................................................................................................ 88 Por Fechas de Vencimiento ............................................................................................................................... 88 Tips ........................................................................................................................................................................................... 90 Decimales ................................................................................................................................................................. 90 Proceso Estrella ...................................................................................................................................................... 92 Borrar Antares.DLL ................................................................................................................................................ 93 Desactivar UAC (User Account Control) en Windows 7 ......................................................................... 95 Actualizar Administrativo ................................................................................................................................... 97 Comprimir Bases de datos ................................................................................................................................ 99
Introduccin
Este manual le permitir de manera rpida, solucionar las dudas con respecto al programa ANTARES Administrativo, ya que esta diseado de forma grfica. Si en algn caso este manual no le soluciona su duda, tiene alguna inquietud o sugerencia comunquese con uno de nuestros asesores a nuestro departamento tcnico.
Cmo Utilizar este manual? Este manual esta separado por captulos, cada tema es un capitulo y esta determinado por un titulo en recuadro. Despus de cada titulo, y en negrita y antecedido por flechitas encontrara la ruta a seguir en los botones para llegar a la opcin determinada en ese capitulo. Generalmente el texto va acompaado de la imagen de la pantalla.
ReQuerimientos del Sistema

ANTARES Administrativo es un sistema moderno, a la vanguardia de la tecnologa y con todas las caractersticas de las bases de datos actuales, por este motivo est diseado para sistema operativo Windows XP, Windows Server, Windows Vista y Windows 7. A continuacin le presentamos las caractersticas mnimas para que ANTARES Administrativo funcione a la perfeccin. Procesador Pentium III Espacio libre en disco duro de 100MB Memoria RAM 512 MB
Instalacin
Ingrese a MI PC o Computador o por Explorador de Windows y seleccione la unidad de CDROM o DVD, de acuerdo a su computador.
Ejecute (doble clic) el archivo Antares Administrativo (este software viene incluido en el instalador del Software Administrativo)
Aparece una pantalla de Bienvenida, presione clic en Siguiente.
Luego aparece una pantalla con la informacin general del sistema. Presione clic en Siguiente
A continuacin aparece el acuerdo de Licencia, Active el indicador de la opcin estoy de acuerdo con los trminos y condiciones anteriores y presione clic en Siguiente.
El sistema presenta la carpeta de destino, que por defecto es C:\Antares. Si desea instalarlo en otra carpeta o unidad, haga el cambio en el botn Examinar. Presione clic en Siguiente.
El sistema presenta una pantalla de proceso de la instalacin. Al finalizar el sistema presenta una pantalla de finalizacin de la instalacin.
Ingreso al sistema
Presione doble clic en el icono Administrativo Antares ubicado en el escritorio de Windows.
Al abrir el programa aparecer un cuadro de dialogo en el cual deber ingresar el nombre del usuario y contrasea asignados por el administrador del sistema.
Si aun no ha creado usuarios ni asignado permisos ingrese la siguiente clave de acceso al sistema:
Usuario: Antares Password: 0706
Menu Principal:
Referenciar Bases de Datos

Este proceso le permite determinar la ubicacion de las bases de datos tanto en el equipo servidor como en los equipos en red
Pasos A Seguir Ingrese por Mi PC . o explorador de Windows Seleccione la Unidad y la carpeta donde se encuentra instalado el sistema (Por Defecto C:/Antares) Seleccione el archivo Antares.dll del computador donde quiere referenciar los datos y borrelo (presionando la tecla Suprimir o delete) Luego ingrese al modulo de Administrativo Antares El sistema le presenta un cuadro de dialogo donde solicita la Ubicacin de la base de datos de Contabilidad, seleccione la base de datos (si esta en el computador que tiene la base de datos, seleccione en la unidad C:\Antares o en la unidad donde se encuentra instalado el sistema; pero si por el contrario se encuentra en una red, seleccione por Mis Sitios de Red o RED el computador donde se encuentra la base de datos, generalmente es el servidor) y presione clic en el botn Abrir. ver Imagen 1 Luego presenta nuevamente el cuadro de dialogo donde solicita la Ubicacin de la base de datos Administrativo, repita el proceso de bsqueda anterior y seleccione el archivo Datos IFCP.mde y presione clic en el botn Abrir. ver Imagen 2 El sistema presenta la barra de proceso y ya puede ingresar al sistema Administrativo Antares.
Imagen 1
Imagen 2
Usuarios
Cuando se instala el programa, el Administrador del sistema debe Crear los usuarios y asignar los permisos correspondientes para el manejo del sistema, dependiendo de los procedimientos de cada usuario dentro del programa.
Como Llegar? Configuracin del Sistema Usuarios Para crear un usuario presione clic en el botn Crear del modulo usuarios y siga los siguientes pasos. 1. Ingrese el nombre completo del usuario a crear en el campo Nombre del Usuario, el nombre de identificacin en sistema en el campo login y la contrasea o clave
de acceso en el campo password. 2. Asigne los permisos para el uso del sistema Antares que se encuentran discriminados por grupo de trabajo. En la carpeta inventarios se encuentran algunas opciones adicionales ubicadas frente a los botones Creacin de Productos y Actualizacin de Documentos las cuales permiten al usuario realizar o no operaciones especiales al utilizar stos mdulos. Estas opciones son:
C M A R I
Permite Crear Productos y Documentos Permite Modificar Productos y Documentos Permite Anular Productos y Documentos Permite Realizar Recuperacion y Renumeracion
FR Permiso para Facturar en Rojo MR Permiso para Facturar en Mora MR Permiso para sobrepasar Minimos y Maximos MC Permiso para modificar precios de compra MV Permiso para modificar precios de venta
Permiso para Imprimir
3. En la parte inferior aparece el botn reservado, el cual al ser activado permite al usuario modificar documentos impresos.
Creacin de Tablas
Antes de comenzar a trabajar, debe crear las tablas bsicas con los datos generales y maestros. Ejemplo: Unidades de Medida, Bodegas, Grupos de Clasificacin de productos etc.
Grupos y Subgrupos
Como Llegar? Inventarios Configuracion Grupos y Subgrupos Generalmente los productos de una empresa estn divididos en grupos y subgrupos permitiendo la organizacin y clasificacin del inventario. Ejemplo Grupo: Panadera Subgrupo: Panes Producto: Pan Azucarado con Uvas
Para crear grupos y subgrupos:

1. Presione clic en el botn Crear del modulo Grupos, ubique el cursor en el campo Nombre y escriba el nombre del grupo. Ejemplo: Panadera, El campo ID Grupo es auto numrico. 2. Para crear sub-grupos seleccione, la sub-carpeta sub-grupos y ubique el cursor en el primer registro de la tabla subgrupos e ingrese uno a uno el nombre de la sub-divisin del grupo principal (si las tiene).
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Asignacin de Cuentas en el Inventario

Como Llegar? Inventarios Configuracion Grupos y Subgrupos Para cada grupo se debe asignar las cuentas contables de inventario, costos y ventas que maneja la empresa para control de inventario permanente en el mdulo de Contabilidad. Para asignar la cuenta correspondiente a un determinado grupo, ubique el cursor en el campo Cuenta de inventarios,
Costos o Ventas y seleccione el cdigo contable asignado a cada grupo. Cuando usted ingresa una compra, el sistema carga su valor correspondiente en la cuenta de inventarios, seleccionada para cada grupo, y en el proceso de facturacin hace el descargue de la cuenta de inventarios y carga a la cuenta de costos. Si desea puede asignar un cdigo contable a cada uno de los subgrupos (Opcional). Si maneja inventario peridico, no asigne cuentas a los grupos y cree en el mdulo de Contabilidad Antares una nota contable de inventarios.
Crear Bodegas
Como Llegar? El sistema Antares permite crear las bodegas o sucursales utilizadas por la empresa para almacenar y controlar el inventario.
Para crear bodegas:
Inventarios 1. Presione clic en el Configuracion botn Crear Tablas de Inventarios Bodegas 2. Escriba el nombre asignado a la bodega, as como su Direccin y Telfono 3. Despliegue los mens de cada y seleccione el nombre de las personas encargadas y el Centro de Costos (si lo tiene) al cual corresponde.
Unidades de Medida
Como Llegar? Inventarios Configuracion Tablas de Inventarios Unidades de Medida 11
El programa Antares presenta una lista predeterminada de las principales unidades de medida que son utilizadas para la discriminacin del inventario.
Para crear nuevas unidades de medida:
1. Presione clic en el botn Crear 2. Escriba la abreviatura (Mximo tres caracteres) en el campo Unidad y el nombre completo de la unidad en el campo Descripcin. 3. Para modificar una Unidad de Medida seleccione en el campo Buscar unidad la Unidad de Medida a modificar y haga los cambios.
Tipos de Precio de Venta y Compra

La opcin de Creacin de precios permiten asignar hasta siete listas de precios de venta o de compra diferentes para un mismo producto, y por cada uno de ellos puede emitir informes, cotizaciones y hacer procesos especiales de actualizacin de precios.
Como Llegar? Inventarios Configuracion Tipos de Precios de Venta o de Compra
Para crear Precios de Venta y Compra:

1. Al ingresar a la tabla de creacin de tipos de precio de venta o compra digite en la columna descripcin el nombre asignado a cada uno de los precios. Por ejemplo (Crdito, Contado; mayorista, usuario final, etc.). 2. Al entrar al mdulo de creacin de productos, encontrar en la subcarpeta de Detalle Informacion, un recuadro con los precios de compra y de venta anteriormente creados y podr asignar a cada uno de ellos su correspondiente valor. 3. Para definir el tipo de venta que el sistema mostrar en el momento de crear un documento, asigne a cada cliente en el mdulo de Consulta, Modificacin y Creacin de Clientes el precio de Venta con el cual se le va a cotizar o vender 5. Para seleccionar el tipo de precio en el momento de ingresar un documento despliegue el campo de tipo de precio ubicado en la parte superior de la pantalla.
Importante Es Requisito para traer el precio de Venta que los productos tengan Unidad de Medida
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Crear Vendedores
Como Llegar? Inventarios Configuracion Tablas de Inventarios Vendedores Este mdulo permite ingresar los datos de los vendedores y los porcentajes de comisin asignados a cada vendedor tanto por venta como por recaudo.
Para crear vendedores:

1. Presione clic en el botn Crear
2. Ingrese los datos personales como son Nombre, Cdula, Direccin, Telfono, Celular, Clave Movil, Presupuesto, Ciudad. 3. Indique el porcentaje de comisin por venta o por recaudo si realiza liquidaciones por montos totales. 4. Los campos de comisin no deben quedar vacos, si no maneja comisiones coloque en el campo 0 (cero). 5. Presione clic en el campo activo si es un vendedor que actualmente esta trabajando en la empresa; si por el contrario ya no labora en la empresa, o es un administrador o coordinador de un almacn o bodega y no desea que aparezca en los informes de ventas; entonces desactive esta opcin.
Crear Zonas o Ciudades

El sistema Antares permite agrupar los clientes por Zonas o Ciudades, permitiendo emitir informes de ventas por cada una de las Zonas. ver Imagen 18
Como Llegar? Inventarios Configuracion Tablas de Inventarios Zonas O Ciudades
Para crear Zonas O Ciudades:
1. Presione clic en el botn Crear. 2. Asigne un cdigo en el campo Cdigo Ciudad y un nombre en le campo Nombre Ciudad con los cuales identificar las Zonas.
Imagen 18 13
Crear Bancos
Este modulo se ingresa el nombre de los bancos y las tarjetas dbito y crdito que maneja la empresa, o de los terceros. ver Imagen 19
Como Llegar? Configuracion del Sistema Tabla de Bancos
Para crear Bancos:
1. Presione clic en el botn Crear Ubique el cursor en el campo Nombre Banco y digite el nombre.
2. En la seccin Documento active la casilla Cheque si es un banco o Tarjeta. 3. En el campo Cuenta despliegue el men de cada y seleccione la cuenta contable asignada a ese Banco, en el mdulo contable. 4. S la empresa tiene dos cuentas en le mismo banco, deber crear dos bancos distintos para cada una de las cuenta, siempre y cuando se impriman cheques.
Imagen 19
Crear Conceptos Contables

En esta tabla se crean aquellos conceptos contables que NO tienen que ver con las cuentas de cartera (1305... 2205...) y que son usados en los mdulos de otras cuentas por cobrar o por pagar. Los documentos que utilicen los conceptos contables en los mdulos de Cuentas por Cobrar o por Pagar deben
Como Llegar? Cuentas por Cobrar o por Pagar Configuracin Conceptos de Contabilidad
tener activado la casilla de opcin tiene conceptos en el mdulo configuracin de documentos. Es aconsejable que al manejar cuentas de causacin y cuentas de pago, sea creado cada uno de estos conceptos.
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Para crear los conceptos: ver Imagen 20
1. Escriba el nombre del concepto en el campo nombre. 2. Asigne la afectacin contable para el concepto e indique su naturaleza (Dbito Crdito)
Ejemplo Si el concepto es Arriendo Oficina, cree un concepto para la causacin, dbito 5120..., crdito 23...; para el pago genere un concepto de debitando la cuenta 23... Y acreditando la 1110...
Imagen 20
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Productos
Los productos son la base fundamental de su inventario, si ya creo grupos, subgrupos, unidades de medida y bodegas, entonces ya puede empezar a crear la base de datos de los productos.
Como Llegar? Inventarios Creacin y Modificacin de Productos Consulta Modificacin Creacin de Productos Presione clic en el botn crear producto e ingrese la descripcin del producto en las carpetas informacin General y Detalle informacin del mdulo de creacin y modificacin de productos.
Informacion General
Ingrese la informacin bsica del producto y su ubicacin en el inventario as: ver
Imagen 21
Cdigo: En este campo el sistema le asigna automticamente un cdigo consecutivo a cada producto, el cual se puede utilizar para llamar el producto en el mdulo de actualizacin de documentos. Referencia: Es la codificacin que se le asigna al producto, puede ser numrica o alfanumrica. Cdigo de Barras: En este campo puede colocar el nmero del cdigo de barras (si lo maneja). Si posee un lector de cdigo de barras, ubiqu el cursor en el campo y pase la pistola por el cdigo del producto. Nombre del Producto: Aqu escriba la descripcin completa del producto; como quiere que sea presentada en los documentos impresos e informes. Ejemplo: Blanqueador X 1000ML. Inactivo: El campo inactivo nos permite desactivar el producto y evitar que aparezca en las tablas de consulta, o en los informes. Un producto con movimiento No lo puede anular, pero si puede consultar sus movimientos acumulados que tenga a travs del tiempo en que fue manejado. Grupo: En este puede asignar el grupo previamente creado al cual pertenece el producto, ubique el cursor en este campo, despliegue el men de cada y seleccinelo. Ejemplo: Productos de aseo. Si desea crear un grupo adicional, no es necesario salir de esta pantalla solo ubquese en el campo grupo con el indicador de escritura, presione doble clic y el sistema le traer la tabla de grupos. Subgrupo: Usted puede asignar el subgrupo previamente creado en la tabla de Grupos (si lo tiene), al cual corresponde el producto. Variable: Esta opcin permite modificar el nombre del producto al momento de ingresarlo a un documento. Ejemplo: la referencia se llama servicio de pintura; pero en el momento de facturar me permite ingresar detalles adicionales como se le pinto el Automvil de Placas BAA-802, con pintura acrlica de color azul. 16
Ubicacin: Este campo es de carcter informativo, en el cual puede indicar la clasificacin y nombres de los estantes donde almacena su mercanca. Gravado IVA: Con este campo usted puede manejar IVA diferencial por cada referencia. Al activar este campo el sistema coloca al frente un campo llamado %IVA que tenga el producto. Debe asignar a todos los productos su correspondiente porcentaje de IVA; excepto los productos exentos de ste impuesto en los cuales el campo gravado IVA deber encontrarse desactivado. Unidad de Empaque: Este campo es texto y solo es informativo para las listas de precios. Ejemplo: Cajas X24 Unidades. Marca: Si quiere tener informes de listas de precios por Marca, seleccione la marca. Para crear las marcas presione doble clic con el indicador de escritura en este campo, y el sistema le traer una tabla de creacin marcas. Tipo de tem: Indique si el producto descarga el inventario o es un servicio Conversin: Esta opcin permite realizar conversiones de medidas de cantidades menores a cantidades mayores.
En el campo unidad de medida ingrese la unidad de la cual usted va a hacer los descargues de inventario. En cantidad a convertir indique el valor que corresponde para convertirlo a otra unidad. En U. Conversin la unidad a la cual va usted a hacer la conversin. ver Imagen 22
Imagen 21
Imagen 22
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Detalle Informacion
Ingrese la informacin detallada del producto como son: mnimos y mximos, precios de venta y compra, comisiones etc. ver Imagen 23
Mnimo: Coloque aqu la cantidad mnima de existencia del producto en el inventario y con esta informacin puede emitir un informe de productos en mnimo. Mximo: Aqu puede colocar la cantidad mxima que puede tener por producto en inventario, permitiendo emitir informes de mximos y evitando hacer compras de productos innecesarios en la empresa. % Comisin Venta: Este campo permite asignar comisiones de venta diferenciales por producto. Precio de Venta o Compra: El listado que se presenta es el que usted crea en la tabla de tipos de precios de venta o Compra. Usted puede tener hasta siete diferentes tipos de precios de venta o compra; ingrese en cada uno de los campos el valor correspondiente.
Ingrese en procesos Especiales al mdulo de Actualizacin de Precios Inventarios y podr actualizar los tipos de precio de venta o compra para todos los productos, o clasificados por grupo, siguiendo un porcentaje de variacin especifico.
Imagen 23
Modificar la Informacin de los Productos

Para realizar cambios en los datos generales de los productos despliegue el men de cada del campo Buscar Producto y seleccione en orden alfabtico el producto a buscar, luego presione click en el botn modificar y haga los cambios correspondientes. Para modificar otros productos repita el proceso.
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Anular Productos
Ubquese en el campo Buscar Producto, despliegue el men de cada y seleccione el producto Anular, cuando el sistema le presente el producto en pantalla presione clic en el botn Anular. ver Imagen 24 Si el producto tiene movimiento NO LO PODR ANULAR; sin embargo s desea que este producto no siga saliendo en los informes entonces presione clic en el campo inactivo de est mdulo. ver Imagen 25
Imagen 24
Imagen 25
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Creacion de Clientes y Proveedores
En este modulo se pueden crear los clientes y proveedores, con su informacin general. Adems se puede consultar la informacin de movimiento de los clientes / proveedores.
Como Llegar? Cuentas por Cobrar / Cuentas por Pagar Consultar Modificar- Crear Clientes / Proveedores
Crear Cliente o Proveedor

Ingrese la informacin bsica del cliente y/o proveedor asi:
Presione clic en el botn Crear Cliente / Crear proveedor. ver Imagen 26 Nit: En el campo Nit Ingrese el documento de identificacin del cliente / proveedor sin puntos, comas, ni digito de verificacin. DV: Ingrese el digito de verificacin del documento de identificacin del cliente. Direccin, telfono, emal, fax, etc. Son campos texto y puede ingresar la informacin a su gusto. Das Crdito: Los das de crdito son los que generan en los documentos la fecha de vencimiento Das Comerciales: Este campo es el que hace los bloqueos en cartera. Cuanto los documentos superan la diferencia entre la fecha y los das de crdito, el sistema no permite que se le facture al cliente, esto se parametrizar por usuario. Vendedor: Seleccione el vendedor al que corresponde el cliente. Para crear los vendedores se hace por el modulo de las tablas. Autoretenedor: Si desea que en el momento de generar documentos no liquide ninguna retencin. Excluido Iva: Para aquellas entidades a las cuales aunque los productos estn gravados con iva, no se les debe incluir este gravamen. Retenedor de Iva: Para generar retencin de Iva Retenedor de ICA: Para generar retencin de ICA. Precios de Venta: Seleccione la lista de precios a la cual esta sujeto el cliente con respecto a los productos. El sistema le trae automticamente el precio en el momento de generar el documento. En caso de querer que este proceso no sea modificado por el usuario, se puede parametrizar por el 20
modulo de usuarios. Mercadeo: En esta pestaa puede incluir datos generales como observaciones, los diferentes encargados, fechas para manejo de los vendedores El campo Observaciones se trae en el momento de llamar el cliente en el modulo de documentos de inventarios, para que muestra esta informacin. Tambin se puede imprimir en los documentos.
Imagen 26
Imagen 27 Informacion de Clientes
Imagen 28 Pestaa Mercadeo - Clientes
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Imagen 29 Informacion de Proveedores
Imagen 30 Actualiza Datos ya realizados
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Ingreso Saldos Iniciales

En esta opcin usted ingresa el inventario inicial en cantidades y costos con el que va iniciar su proceso. Este proceso no pasa al modulo contable.
Como Llegar? Inventarios Actualizacion de Documentos
Ingresar Saldos Iniciales

Ingrese los saldos iniciales asi:
Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento Nota de Inventario Inicial. Documento: Ingrese el Numero de documento de acuerdo a su criterio Fecha: La fecha de corte del inventario Bodega Destino: Ingrese la bodega en que se almacena el inventario. En caso de tener varias bodegas se aconseja crear un documento diferente para cada una. Cdigo: Ingrese el cdigo del producto, si no lo conoce consuluelo por el Catlogo de Productos, de la parte inferior. Entradas: La cantidad con que se inicia el inventario. U. Med: Ingrese la unidad de medida con la que se hizo el conteo. El sistema por defecto trae la unidad basica. En caso de tener conversin en ese item para cambiar la unidad de medida utilice la tecla PgUP y PgDn. Costo: El costo del producto con respecto a la unidad de medida que ingreso. Recuerde que este costo es la base para seguir generando el costo promedio.
Imagen 31 Encabezado Documento
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Imagen 32 Detalle Documento
Cuentas Por Cobrar / Pagar

Como Llegar? Cuentas por Cobrar / Pagar Configuracion Cargue de Saldos Iniciales En este modulo podr cargar los saldos iniciales por cada cliente por facturas, sin necesidad de ingresar los productos. Estos documentos no pasan al modulo contable. Para ingresar estos documentos se deben crear primero los clientes y proveedores.
La Informacion esta distribuida asi:

Cliente: Seleccione en el men de cada el cliente al que se va a cargar los datos. TipoDoc: Seleccione el tipo de factura para el cargue. (Factura de Venta o Factura de Compra) Documento: Ingrese el numero de la factura del cliente o proveedor. Fecha: La fecha de emisin del documento no importa el periodo. Vencimiento: La fecha de vencimiento del documento (el sistema no la liquida se debe generar en el formato de fecha del sistema) Base Impuestos: Ingrese el valor del documento o el saldo que tiene por cobrar o por pagar. Iva: Ingrese el valor del iva de la factura manualmente (el sistema no lo liquida) Retenciones: Si usted desea que en el momento de hacer el recibo de caja el sistema le traiga las retenciones de estos documentos. Ingrselas (el sistema no las liquida). Ubquese nuevamente en un registro nuevo y as ingrese todos los documentos de ese cliente o proveedor, sin importar las fechas de las facturas. ver Imagen 33 Para ingresar la informacin de otro cliente, solo seleccinelo en el men Buscar y repita el proceso.
Imagen 33 24
Documentos Inventarios
En este mdulo se crean y modifican todos los documentos que son indispensables para el manejo de sus inventarios
Como Llegar? Inventarios Configuracion Tipos de Documento Ejemplo Entradas Salidas de Almacen Pedidos Cotizaciones Traslados entre Bodegas Facturacion
Definir Fechas
Para control y organizacin de la informacin el sistema crea por cada ao los doce meses correspondientes denominados (Periodos) los cuales permitirn un ingreso de la informacin organizado tanto en mes como ao. Al momento de ingresar la fecha en un documento el sistema se encarga de verificar el mes (periodo) al momento de ingresar la fecha en el documento. Al crear un documento con la fecha de un nuevo ao automticamente el sistema crea los doce periodos correspondientes. Al ingresar por actualizacin de documentos, despliegue el men de cada y seleccione el mes y ao a trabajar posteriormente presione clic en continuar. ver Imagen 34
Imagen 34
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Crear Documentos en Inventario

Los documentos estn divididos en tres partes encabezado detalle y pie.
Para crear un documento en el mdulo de inventarios realice el siguiente procedimiento: ver Imagen 35
Encabezado del documento: 1. Despliegue el men de cada en el campo Tipo de Documento y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. Aqu solo aparecern los documentos a los cuales el usuario tiene permiso. 2. Ingrese el nmero de documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traer el nmero automticamente segn el consecutivo asignado en la configuracin del sistema. 3. Si el documento ya est creado y pertenece al periodo en que se est trabajando el sistema carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si est creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el ao en que est creado. ver Imagen 36 4. En el campo fecha, digite solamente el da, el sistema se encarga de asignar el periodo y el ao que usted seleccion al ingresar al mdulo. Si la fecha que usted ingresa no coincide con el periodo que seleccion al ingresar al mdulo, el sistema le emite el mensaje La fecha no coincide con el periodo. El sistema le asignar a las fechas, el ao que usted seleccion al ingreso de este mdulo, si no coincide entonces no podr ingresar la fecha. 5. Despliegue el men de cada en el campo nombre y de forma alfabtica seleccione el nombre del cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento. Si el cliente proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de ste y pregunta si desea o no crearlo al presionar clic en S el sistema lo traslada al mdulo de creacin de clientes proveedores; ingrese la informacin solicitada en el mdulo y presione clic en salir para volver al documento en creacin. Como mnimo se debe ingresar el NIT, el nombre, la direccin y el telfono del cliente o del proveedor. ver Imagen 37 6. Ingrese la fecha de vencimiento del documento (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este mdulo. Si al crear el cliente proveedor se ingres la cantidad de das de crdito automticamente el programa ingresar la fecha de vencimiento. 7. Despliegue el men de cada en el campo bodega y seleccione la bodega de origen o de destino de los productos. Si en la configuracin del tipo de documento seleccion bodegas de origen o destino predeterminadas, stas se cargarn automticamente al crear el documento. Adicionalmente si no le asigna bodegas en la configuracin, el sistema no descarga de inventarios. 8. Ingrese la informacin correspondiente en los siguientes campos descritos a continuacin los cuales son opcionales dependiendo de la configuracin y el manejo del documento. 9. %Descuento: Utilice este campo si todos los productos poseen el mismo porcentaje de descuento o para que en la columna de descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para 26
que en la columna de descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para todos los productos. Si el cliente posee un porcentaje de descuento predeterminado el sistema automticamente colocar el porcentaje en este campo. 10. Vr Desc: Utilice este campo si desea asignar un valor de descuento al total del documento. Si se usa IVA diferencial este campo no se puede utilizar. 11. Vendedor: Despliegue el men de cada y seleccione el vendedor que gener el documento. Si al crear el cliente se le asign un vendedor, el programa lo colocar automticamente en este campo. 12. Documento de soporte: Ingrese el nmero de documento que cruza o soporta al que se est creando. Ejemplo: Si el documento es una Factura de Venta entonces el documento de soporte es el pedido de cliente, el cual debi haber sido creado antes y con el cual permite hacer el cruce respectivo. 13. Para traer los datos del documento soporte, presione TAB en el momento que el sistema se ubica para ingresar la primera referencia. 14. Dato referencial: Este campo es informativo en el que se ingresa referencia, factura No, orden de compra No, etc. Puede consultar el movimiento de este campo por el mdulo de terceros. 15. Observaciones: Ingrese las observaciones que complementan la informacin del Documento.
Imagen 35
Imagen 36
Imagen 37 27
Detalle del Documento

Digite el Cdigo o la Referencia del producto en la columna Cdigo, si no lo conoce presione clic en el botn Catlogo de Productos el sistema muestra el listado de todos los productos, indique si desea realizar la bsqueda por referencia o nombre del producto presionando clic en el ttulo de la columna (Cdigo o Referencia). ver Imagen 38 y 39 En el campo en blanco escriba los primeros caracteres del Cdigo o Referencia, o el nombre del producto y automticamente el sistema ubica el producto. Posteriormente presione doble clic o Enter sobre la columna cdigo y el sistema pasara la identificacin del producto al documento. Digite la cantidad, el valor unitario o costo (el sistema actualiza estos datos automticamente al ingresar o actualizar los productos); El valor total es una frmula, usted no tiene que ingresar ningn valor en este campo. Para movilizarse entre los campos de esta pantalla utilice Enter o ubique el cursor con el Mouse. En la parte inferior del detalle del documento se muestra el costo promedio, la existencia y el porcentaje de IVA, correspondiente a cada producto, los cuales se actualizan al ingresar el cdigo del producto en el detalle. ver Imagen 40 Si en la configuracin del documento se activaron las opciones las cuales crean columnas adicionales en el detalle
Ingrese los datos as:
Dato adicional: Este campo es til al momento de ingresar nmeros de serie o referencias adicionales para cada producto. Para consultar estas referencias entre al mdulo de terceros de Consulta Nmero de Serie. %Descuento: En este campo se utiliza si en cada uno de los productos se maneja un porcentaje de descuento diferente. U. Medida: Esta columna aparece al activar en la configuracin del tipo de documento la opcin de conversin; para seleccionar la unidad de medida del producto utilice las teclas pgina arriba o abajo. El descargue de inventario siempre se har por la unidad de medida que aparece en el campo U. Medida de la pgina Detalle Informacin de Consultar, modificar y crear productos. Imagen 38
Imagen 39 28
Imagen 40
Pie del Documento

Los campos ubicados en el pie del documento son frmulas que totalizan liquidando automticamente los valores ingresados en el detalle del documento. ver Imagen 41, 42, 43 y 44 Si el documento que est creado debe ser cargado en Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, el sistema lo hace en el momento de presionar F10. Existen varios procesos que al presionar F10 se activan dependiendo si se activaron en el mdulo de Configuracin de Tipos de Documento, campos de cierre F10. Forma de pago: Este campo le permite ingresar el tipo de pago, como efectivo, cheque, etc. Esto en caso de manejar documentos de contado. Si queda algn saldo en el documento con respecto al cruce entre el valor ingresado en este recuadro y el total del documento, el sistema lo guarda en el campo Saldo y lo pasa a Cuentas por Cobrar. Adicionales: Cuando se manejan talleres de mecnica donde los conceptos son mano de obra, repuestos, latonera, pintura, otros trabajos, al presionar clic en este botn le puede asignar el empleado que genera el servicio. El sistema totaliza por cada uno de los conceptos y en la factura se puede imprimir de esta forma discriminada.
Imagen 41
Imagen 42
Presione F10 para Guardar

Imagen 43
Presione F4 Para Traer la Calculadora Virtual

Imagen 44
29
Documentos Cuentas Por Pagar / Cobrar

En este modulo puede ingresar los documentos que hacen cruce en las carteras y Adicionalmente puede consultar los documentos que han sido cargados desde el modulo de inventarios
Como Llegar? Cuentas Por Cobrar / Pagar Configuracion Tipos de Documento Ejemplo Recibos de Caja Notas Crdito Comprobantes de Egreso Facturas de Venta Facturas de Compra Devoluciones de Clientes
Encabezado del Documento

Tipo de Documento: Despliegue el men de cada y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. (recibo de caja, comprobante de egreso) Documento: Ingrese el nmero del documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traer el nmero automticamente segn el consecutivo asignado en la configuracin del sistema. Si el documento ya est creado y pertenece al periodo en que se est trabajando el sistema carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si est creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el ao en que est creado. ver Imagen 45 Si por el contrario no est creado, el sistema presenta un recuadro en el cual solicita confirmar si desea o no crear el documento. ver Imagen 46 Fecha: Digite solamente el da el sistema se encarga de asignar el periodo y el ao que usted seleccion al ingresar al mdulo. Si la fecha que usted ingresa no corresponde al periodo que seleccion al ingresar al mdulo, el sistema le emite el mensaje La fecha no coincide con el Periodo. El sistema le asignar a las fechas, el ao y mes que usted seleccion al ingreso de este mdulo, si no coincide entonces no podr ingresar la fecha. Usted puede cambiar este ao por la opcin Cambiar Periodo de esta misma pantalla. Nombre: Despliegue el men de cada en el campo nombre y de forma alfabtica seleccione el nombre del cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento y la sucursal (si la tiene). Si el cliente proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de ste y pregunta si desea o no crearlo, al presionar clic en S el 30
sistema lo traslada al mdulo de creacin de clientes proveedores; ingrese la informacin solicitada en el mdulo y presione clic en salir para volver al documento en creacin. ver Imagen 47 Ingrese la informacin correspondiente en los siguientes campos descritos a continuacin los cuales son opcionales dependiendo del manejo del documento: Fecha de Vencimiento: (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este mdulo. En el caso de los cheques posfechados aqu puede ingresar la fecha de pago del cheque. Cheque: ingrese el valor del cheque que recibe o que gira. El sistema liquida el campo Efectivo campo como diferencia entre el valor del cheque y el total del documento. Nmero: del cheque con que fue pagado o se va a pagar el documento, Banco: (previamente creado en la tabla de bancos) En el caso de los recibos de caja si se desea que estos carguen automticamente al banco donde se va hacer la consignacin y no a la caja, entonces en este campo digite el banco en el que se consignan (hay que tener en cuenta que en la tabla bancos se le debe determinar la cuenta en la que debe cargar a la contabilidad). Vendedores: Si el documento maneja vendedores seleccione el vendedor que gener el documento.
Imagen 45
Imagen 46
Imagen 47
31
Detalle del Documento

El Detalle del Documento esta distribuido asi:
TD: Si el documento cruza documentos seleccione el tipo de documento con el cual cruzar. Doc. No. el nmero de documento a cruzar y automticamente el programa cargar los valores del documento de cruce. Si el valor del documento es distinto al valor que carga el sistema modifica los valores que necesite en cada campo. ver Imagen 48 Cuando usted est ingresando el documento que va a abonar, es importante conocer los documentos que el cliente o el proveedor tienen con saldo pendiente de pago o por pagar sin necesidad de imprimir un estado de cartera. Estos saldos pueden consultarse en el momento en que se est ingresando el documento de abono, solamente presione clic en el botn de Documentos con Saldo al encontrarse ubicado en la columna Doc. No. y automticamente se presentar una tabla con los documentos que a la fecha ese cliente o proveedor tiene pendientes, cada uno con su respectivo valor; seleccione el documento a abonar y presione doble clic en la columna Documento para cargar el documento en el detalle. ver Imagen 49 y
50
Si por el contrario el programa no cruza con ningn documento, deber ingresar manualmente los valores del valor del documento y los impuestos correspondientes a ste en las columnas correspondientes. Si un documento ya ha sido abonado el sistema le presenta un recuadro informativo con el fin de evitar cancelar un documento varias veces. Si no existe o el cliente es diferente el sistema le informara.
ver Imagen 51 y 52
En un recibo de caja o Comprobante de Egreso, solo puede abonar documentos de un mismo cliente.
Imagen 48
Imagen 49
32
Imagen 50
Imagen 51
Presione F10 para Guardar

Imagen 52
Manejo Anticipos Clientes

1. Tipo Documento
Como Llegar? - - Cuentas Por Cobrar / Pagar Configuracion Tipos de Documento Clic en el botn Crear Dar nombre y abreviatura de acuerdo al criterio (recibo de caja Anticipos)
- Sealar Autonumerar y seleccionar el mismo consecutivo de los recibos de caja de abonos de cartera. (Si se desea manejar un consecutivo diferente entonces se debe crear primero este en la tabla 33
de consecutivos) - Seleccionar Forma de Pago
- Tipo documento Contabilidad: Seleccionar el tipo de documento Recibo de caja, que puede ser el mismo donde se almacenan los recibos de caja de cartera. (Si se desea manejar en contabilidad un tipo de documento diferente entonces debe crear primero este tipo de documento en contabilidad) - Naturaleza : Seleccione Anticipo
2. Afectacin Contable
Como Llegar? - - Cuentas Por Cobrar / Pagar Configuracion Tipos de Documento Clic en el botn cuentas afectar En la lnea Cuentas por Cobrar colocar la cuenta del Anticipo (280505), Naturaleza Crdito
- En la lnea Bancos Colocar la cuenta de caja o bancos (280505), Naturaleza Dbito. Puede colocar cualquier cuenta cuando esta ingresando el documento selecciona el banco y este le 34
afecta la cuenta del que ingreso incluida la caja.
3. Formato
Como Llegar? Cuentas Por Cobrar / Pagar Configuracion Tipos de Documento
Ac colocamos un ejemplo del formato, pero el usuario puede generarlo a su gusto. Encabezado:
35
Detalle:
Pie de Pagina:
Imputacin Contable:
36
Imagen Documento:
4. Usuarios
Como Llegar? Cuentas Por Cobrar / Pagar Configuracion Tipos de Documento Asignar el usuario al tipo de documento: presione clic en el botn usuarios y seleccione el usuario que utiliza el tipo de documento a continuacin presione clic en la flecha a la derecha
37
5. Parmetros Factura
Como Llegar? Inventarios Configuracion Tipos de Documento
- Factura de Venta (si se tienen varios tipos de factura se debe parametrizar cada una. Para las facturas de POS no funciona este proceso). - - Seleccionar Afectacin / Cuentas Afectar Colocar en la lnea caja la cuenta de Anticipo (280505) de naturaleza dbito
6. Ingreso Documento Recibo de Caja Anticipo

Como Llegar? Cuentas por Cobrar Actualizacin de Documentos Se ingresa por cuentas por Cobrar / Actualizacin de documentos y selecciona el documentos a crear (recibo de caja anticipos). Ingresar fecha, cliente y banco. En el detalle ingresar el valor del anticipo en el
B/impuestos y en el campo Vr. Documento. (ver ejemplo pantallazo) En el campo Docs Canc puede escribir las observaciones o el concepto que desea generar del recibo.
38
7. Cruce Anticipo en la Factura

Como Llegar? Inventarios Actualizacin de Documentos Por el modulo de Inventarios / Actualizacin de documentos ingresar la factura como siempre y al oprimir F10 el sistema presenta un recuadro informativo que el cliente tiene anticipos, que si los desea afectar a ese documento, si presiona SI aparecer la pantalla con los anticipos efectuados a ese cliente, seleccione en SI el anticipo que
desea afectar a esa factura, si desea varios seleccione si en todos los que requiera y por ultimo presione clic en salir.
39
8. Contabilizacin
Como Llegar? Inventarios Actualizacin de Documentos
En contabilidad quedan los documentos asi: - Recibo de Caja de Anticipos:
Factura de Venta
40
Modificacion, Anulacin y Renumeracin de Documentos

Modificacion
Para modificar un documento cargue el documento en el mdulo de actualizacin, presione clic en el botn Modificar ubique el cursor en el campo a modificar, realice los cambios y presione F10 para guardar y dar paso a un nuevo documento. ver Imagen 53
Renumeracion
Para renumerar un documento cargue el documento en el mdulo de actualizacin, presione clic en el botn Renumerar, posteriormente el sistema le emite en el recuadro, donde en el primer campo Nmero aparece el nmero actual del documento en el siguiente campo Nmero digite el nuevo nmero y presione Enter en el botn Cambiar. A manera informativa se presenta el tipo de documento. Si el documento tiene consecutivo, el sistema solo dejar asignar el nmero que sigue en el rango del consecutivo. ver Imagen 54 y 55 El sistema verifica si el nmero de documento que ingres existe, si est creado, no le permite hacer el cambio y le presenta un recuadro informativo. Si tiene que cambiar el nmero de documento y no conoce el nmero de consecutivo de un determinado tipo de documento, presione clic en el botn Consecutivo de Documento.
Anulacion
Para realizar el proceso llame el documento presione clic en el botn Anular, el sistema presenta un recuadro de verificacin, para confirmar la accin, presione S. ver Imagen 56
Impresion
Cuando finalice la creacin del documento, prepare la impresora, el tipo de papel requerido para ese documento y presione clic en el botn imprimir. El programa se entrega con los formatos prediseados para papelera en blanco. Si hay que disear documentos en papelera pre impresora stos se harn durante la etapa de adecuacin e instalacin del sistema. 41
Recuerde que para modificar, renumerar, anular e imprimir documentos el administrador del sistema debe asignar los permisos respectivos en el men configuracin de usuarios.
ver Imagen 57
Modificar Documentos Impresos

Por defecto el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos que han sido impresos. Cuando se llama un documento que ha sido impreso, el sistema presenta un recuadro de informativo y los botones de modificacin de la parte inferior aparecen desactivados. Si el usuario tiene activado el campo reservado en la Configuracin de Usuarios, actualizacin de documentos, el sistema le presentar el botn Consulta, ubicado en la parte inferior, presione click sobre este y los botones de modificacin se activarn.
Imagen 53
Imagen 54
Imagen 55
Imagen 56
Imagen 57
42
Consultas
Verificacion de Faltantes en Consecutivos
Determina los documentos que hacen falta por crear en un tipo de documento dentro de un rango de consecutivos y presenta los rangos de fechas probables en las cuales se encuentran los faltantes, para conocer esta tabla presione clic en el botn Verif. De Consecutivo. La verificacin de Consecutivos solo sirve para los documentos que poseen auto numeracin. ver Imagen 58
Consultar Ultimo Consecutivo

Esta opcin permite consultar el ltimo nmero creado por tipo de documento. Para consultar esta tabla presione clic en el botn Consulta de Documentos. ver Imagen 59
Otras Ayudas
Otras Ayudas: Aqu les mostraremos algunas cositas particulares para que en el momento de ingresar la informacin, sea ms fcil y eficaz. ANTARES le permite pasar de un periodo a otro o de un ao a otro sin necesidad de salir del mdulo de Actualizacin de Documentos. Solo presione clic en el botn, Otro Periodo el sistema emite el recuadro de Ao y Periodo, despliegue los mens de cada y haga los cambios respectivos, para confirmar presione Continuar. Dependiendo de la forma como se configura el tipo de documento en el mdulo Configuracin de Inventarios, cuando se llama el documento, el sistema lo dibuja en la pantalla. Lo anterior para tener en cuenta que el pantallazo de actualizacin no ser siempre igual, ya que de acuerdo al tipo de documento agregar o quitar campos en el encabezado y/o agregar o quitar campos en el detalle del documento EJ: Cuando llame una entrada el sistema escribir en el campo del Nombre proveedor; si por el contrario es una factura en el campo Nombre, escribir cliente; de la misma forma ser la informacin que se interacta con cada uno de los tipos de documentos, si es una entrada presentar costos, orden de compra, y la tabla de proveedores, si es una salida presentar precios de venta y la tabla de clientes. 43
Duplicar Registro Anterior

En el detalle del documento si desea repetir el registro anterior Presione la tecla F2. Si el documento es bastante extenso, en el recuadro de ingreso de productos, posee las barras de desplazamiento vertical y horizontal.
Imagen 58
Imagen 59
Inventarios - Consultar el Movimiento de un Producto

Esta opcin permite consultar el movimiento de Como Llegar? un producto por cada uno de los periodos del ao. 1. Despliegue el men de cada de campo Bus Inventarios car Producto y seleccione el producto que desea Consulta y Modificacion de Productos consultar. ver Imagen 60
44
2. En la parte superior aparece una carpeta denominada Movimiento Acumulado, presione click y el sistema le mostrar el movimiento de su producto por los doce meses del Ao indicado en el campo Ao. ver Imagen 61 3. Puede consultar el movimiento acumulado del producto por otro ao o por una bodega especfica desplegando el men de cada de stos campos y seleccionando la opcin a consultar. ver Imagen 62 4. Presione clic en los botones ubicados al frente de cada uno de los periodos y en forma de cascada el programa presentar la pantalla en la cual se encuentran los auxiliares de los documentos que afectaron el producto y el documento origen del movimiento. ver Imagen 63 5. Si desea ingresar a uno de los documentos solo necesita darle clic en el botn que aparece frente a cada uno. Sin regresar a la pantalla anterior presione clic en el botn Salir.
Inventarios - Consulta de Movimiento de Productos Por Grupo

Como Llegar? 1. Despliegue el men de cada en el campo buscar grupo. ver Imagen 64
2. Presione clic en la pestaa productos. Aqu podr consultar los productos que corresponden al grupo Inventarios seleccionado e indicar su existencia, ltima fecha de Configuracion Grupos y Subgrupos entrada, ltima fecha de salida, su costo y si es un producto activo o inactivo. ver Imagen 65
Inventarios - Busqueda Numeros de Serie

1. En el campo Placa No. Ingrese el nmero de serie o informacin adicional que desea buscar. AutomtiComo Llegar? camente el programa mostrar el listado de los documentos que poseen esa serie o texto y la bodega en la cual se gener el documento. Recuerde este numero Inventarios Informacion de Terceros de serie se genera en el momento de ingresar docu Buscar Numeros de Serie mentos que tengan en el detalle el campo Dato Adicional. ver Imagen 66
Inventarios - Consulta Movimiento Remisiones:

Cuando usted genera el proceso de remisin a factura, el sistema le genera unos acumulados diferentes a los del inventario general, con el fin de tener un perfecto control entre lo remisionado y lo Inventarios Consultar Modificar Crear productos facturado. Como Llegar?
45
En la parte inferior de la pantalla general de consulta aparece un acumulado de remisiones por entradas (remisionado), por salidas (facturado) y un final que es la cantidad que falta por facturar, al frente aparece el campo fsico que es la diferencia entre la existencia del inventario general y la existencia de remisiones. ver Imagen 67 Para consultar los movimientos acumulados seleccione la sub-carpeta remisiones y le presentar de forma acumulado el total de remisionado o facturado. En el mdulo de Acumulados en los totales no le aparece la cantidad remisionada acumulada. Si ingresa en el auxiliar el sistema le muestra las cantidades en la columna de Cant. Pedida.

Como Llegar?
Consultar el Movimiento de un Cliente Proveedor

1. En la carpeta de Acumulados despliegue el men de cada y seleccione el cliente a consultar a continuacin presione clic en la carpeta acumulados. ver Imagen 68
Cuentas por Cobrar/Pagar 2. Presione clic en los botones ubicados al frente de Consultar Modificar Crear cada uno de los periodos y en forma de cascada el Clientes Proveedores programa presentar la pantalla en la cual se encuentran los auxiliares de los documentos que afectaron el cliente o proveedor y el documento origen del movimiento. ver Imagen 69
Si desea conocer la informacin del documento que esta consultando, presione clic en el boton que aparece frente a cada documento. Si desea regresar a la pantalla anterior presione click en el botn Salir.

Como Llegar?
Consultar el Estado de Cartera por Fecha

Por esta opcin puede consultar el estado de cartera de un cliente o proveedor a la fecha o en periodos anteriores.
Cuentas por Cobrar/Pagar Seleccione cliente o proveedor a consultar, presione Consultar Modificar Crear clic en la carpeta Estado de Cartera por Fecha, ver Imagen 70 Clientes Proveedores
Seleccione el ao y el mes a consultar y el sistema le presentar en pantalla la informacin de la cartera del cliente. ver Imagen 71
46
Imagen 60
Imagen 61
Imagen 63 Imagen 62
Imagen 64
Imagen 65
Imagen 66
Imagen 67 47
Imagen 68
Imagen 69
Imagen 70
Imagen 71

Como Llegar?
Consultar Historial de pagos

Por esta opcin puede consultar cada uno de los abonos realizados al documento solicitado.
Para consultar el historial de pagos seleccione el tipo Cuentas por Cobrar de documento y digite el nmero a buscar. Automticamente aparecern los documentos y las fechas en Consultar Historial de Pagos las cuales se abon o cancel ese documento, ver
Imagen 72
Si desea consultar el documento con el que se hizo el abono, presione clic en el botn que aparece frente a cada uno de los documentos.
48
Modificar Datos de la Empresa
Por esta opcin puede consultar los datos de la empresa (Nombre, Direccin, Telfonos) y cambiarlos si es Como Llegar? necesario, los nicos campos que el sistema no permite cambiar es el nombre de la empresa y el nmero Configuracin del sistema de serie. ver Imagen 73 Modificar Datos de la Empresa Si desea que los informes que genera el sistema sean impresos en letra de calidad seleccione impresin en Lser Inyeccin.

Como Llegar? Configuracin del sistema Usuarios Conectados
Consultar Usuarios Conectados

Esta opcin le permite conocer que usuarios se encuentran utilizando el sistema en ese momento. ver
Imagen 74
Imagen 72
Imagen 73
49
Imagen 74
50
Informes
El sistema Antares posee un grupo de informes diseados de acuerdo con las necesidades de cualquier empresa, los cuales presentan un resumen de la informacin de inventarios y cartera permitiendo el control de los movimientos, para desarrollar estrategias que finalmente son decisivas para la toma de decisiones en la empresa.
Listado de Informes
Los informes de inventarios estn divididos en cuatro categoras: Productos, Movimiento, Ventas y vendedores, Informes Especiales. Tambin puede consultar los informes de clientes y proveedores por cuentas por pagar y por cobrar
Consultar un Informe
Seleccione el informe que desea imprimir y presione clic en el botn Ejecutar para definir los rangos de impresin. ver Imagen 75
Definir Rangos de Impresin
Despus de presionar clic en el botn Ejecutar seleccione los rangos o las fechas con las cuales desea filtrar la informacin. ver Imagen 76
Imagen 75 9 51
Imagen 76
Manual Manual Administrativo Administrativo

Pantalla de Seleccion de Rangos
Acerca de los Iconos
El Borrador. Si ya ha seleccionado los rangos de impresin y desea borrarlos presione clic en este botn.
La lupa sobre el papel (Vista Preliminar): Permite ver los documentos por pantalla antes de ser impresos.
La Impresora: Este icono le permite enviar la impresin sin utilizar la vista previa del informe. El sistema por defecto lo enviar a la impresora que usted tenga definida en Windows como predeterminada.
La puerta: Con este icono puede salir al men principal.
Vista Previa de Informes

Cerrar: Cierra la vista previa del informe.
Zoom: Permite ver ms o menos cerca.
Enviar a Excel: Enva la informacin presentada en pantalla a una tabla de Excel para editarla. Configurar Pgina: Permite configurar las mrgenes y el tamao de la hoja de impresin.
52
Procesos Especiales
El sistema Antares Administrativo posee una serie de procesos especiales que como su nombre lo dice permiten generar procesos, que en determinado momento agilizan el proceso administrativo.

Como Llegar?
Cotizacion a Factura
Este proceso le permite convertir una cotizacin en factura tantas veces como lo necesite, cuando usted ingresa a la cotizacin el sistema no descarga del inventario, al generar el proceso, se crea la factura automticamente y descarga del inventario.
Inventarios Procesos Especiales Cotizacion a Factura El sistema requiere de algunas condiciones para poder generar el proceso:
El tipo de documento Cotizacin debe tener como naturaleza cotizacin y mostrar precio de venta. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento cotizacin y presionar clic en la sub-carpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar cotizacin). El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida.(Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub-carpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar Salida) Las facturas deben tener consecutivo, (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub-carpeta general, reactivar el botn Auto numerar y seleccionar en el men de cada el tipo de consecutivo. ver Imagen 77 Las facturas deben tener lneas de control. ver Imagen 78
Para generar este proceso siga los siguientes pasos::

Crear la cotizacin por el mdulo de actualizacin de documentos. Ingresar al mdulo de procesos especiales e ingresar el nmero de la cotizacin. El sistema presenta todos los datos de la cotizacin, si tiene diferentes tipos de factura, seleccionar el tipo de factura al cual va generar el proceso, se le presentar en pantalla el nmero de la siguiente factura. ver Imagen 79 Presione clic en el botn proceder, el sistema emite un recuadro de verificacin, al oprimir S aparece una barra de estado. Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que fueron creadas y a continuacin, debe ingresar por el mdulo de actualizacin de documentos, llamar las facturas, modificar y F10. 53
Imagen 77
Imagen 78
Imagen 79

Como Llegar? Inventarios Procesos Especiales Remision a Factura
Remision a Factura
Este proceso le permite convertir una o varias remisiones en factura, cuando usted ingresa la remisin el sistema hace los descargues en los campos del mdulo de remisiones y resta del total del fsico, y al generar la factura descarga de los campos de inventarios. Igualmente al hacer la remisin no afecta en el mdulo contable las cuentas de costos sino en el momento de
generar la factura. El sistema requiere de algunas condiciones para poder generar el proceso: El tipo de documento Remisin debe tener como naturaleza Remisin y mostrar precio de venta. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento remisin y presionar clic en la subcarpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar remisin). El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura y presionar click en la sub carpeta inventarios, en el men de Naturaleza del Kardex seleccionar Salida). Las facturas deben tener consecutivo. (Inventarios, Configuracin, tipos de documento, seleccionar el tipo de documento Factura, presionar click en la sub carpeta general, reactivar el botn, Auto numerar y seleccionar en el men de cada el tipo de consecutivo). ver Imagen 77 54
Las facturas deben tener lneas de control. ver Imagen 78
Para generar este proceso siga los siguientes pasos::

Crear la remisin por el mdulo de actualizacin de documentos. Ingresar al mdulo de procesos especiales y seleccionar el cliente. ver Imagen 80 Si desea que el proceso se haga por sucursal, en el recuadro discriminar sucursal seleccionar S, si por el contrario desea que todas las sucursales se facturen en un solo documento, seleccione No. En el recuadro de remisiones el sistema presenta los nmeros de remisin, seleccione en el indicativo S en cada una. El sistema presenta los datos de remisin en pantalla en el recuadro de productos a facturar . Presione clic e el botn proceder, el sistema emite un recuadro de verificacin, si oprime S aparece una barra de estado. ver Imagen 81 Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que fueron creadas y a continuacin, debe ingresar por el mdulo de actualizacin de documentos, llamar las facturas, modificar y F10. Para consultar el movimiento acumulado de los productos remisionados utilice el mdulo de Consulta Modificacin y creacin de Productos. Es muy importante tener en cuenta que despus de correr el proceso de remisin a factura no puede modificar, anular o renumerar las facturas o las remisiones que intervinieron en el proceso. Cercirese de corregir las remisiones antes de generar el proceso..
Imagen 80
Imagen 81

Como Llegar? Inventarios Procesos Especiales Actualizacion de Precios
Actualizacin de Precios
Este proceso le permite actualizar sus listas de precios por un proceso general y no tener que cambiar uno a uno los productos. Este proceso lo puede generar por cada una de las listas, clasificndolo por grupos y sub grupos.
Seleccione la lista y el tipo de proceso a generar:

Sobre el precio de venta Actual: Toma el precio que tiene y lo multiplica por el porcentaje de variacin que se le d. Sobre el Costo Promedio: Toma el Costo promedio generado por el sistema y lo multiplica por el porcentaje de variacin. 55
Utilidad Real sobre el Costo Promedio: Toma el costo promedio generado por el sistema y genera el valor real en utilidad basado en la variacin que se le da. Utilidad sobre la lista de precios: Toma el valor del campo Precio Lista y lo multiplica por el porcentaje de variacin. Variacin Absoluta sobre la lista de precios: Toma la lista y le suma el valor absoluto que se ingrese en el campo variacin. Precio nico para Todos: Toma la lista y le asigna un valor asignado igual a todos los productos.
Para generar este proceso siga los siguientes pasos: ver Imagen 82
Seleccione el tipo de redondeo a efectuar, en el recuadro de Ajustar Precios. ver Imagen 83 Ubquese con el Mouse en el campo variacin y escriba el porcentaje o valor correspondiente. ver
Imagen 84
Si desea hacerlo por grupo o sub grupo, seleccione en los mens de cada segn corresponda. Si por el contrario desea hacerlo para todos los productos sin clasificar por grupo o sub grupo deje estos campos en blanco. ver Imagen 85 Presione clic en el botn Proceder ver Imagen 86 El sistema le presenta en pantalla un recuadro con los productos, el valor anterior y el valor actual. ver Imagen 87
Si los valores estn de acuerdo a sus criterios y desea hacer la actualizacin de precios, presione click en el botn Aceptar.
Imagen 83
Imagen 82
Imagen 85
Imagen 84
Imagen 86 Imagen 87 56

Como Llegar? Inventarios Procesos Especiales Actualizacion de Costos
Actualizacin de Costos
Este proceso le permite actualizar sus listas de costos por un proceso general y no tener que cambiar uno a uno los productos.
Seleccione la lista y el tipo de proceso a generar: ver Imagen 88

Sobre el costo de Lista Actual: Toma el precio que tiene actualmente y lo multiplica por el porcentaje de variacin que se le d Variacin Absoluta: Toma la lista y le suma el valor absoluto que se ingrese en el campo variacin. nico Valor: Toma la lista y le asigna un valor asignado igual a todos los productos.
Para generar este proceso siga los siguientes pasos:

Seleccione el tipo de redondeo a efectuar, en el recuadro de Ajustar Costos ver Imagen 89 Ubquese con el Mouse en el campo variacin y escriba el porcentaje o valor correspondiente ver Si desea hacerlo por grupo o sub grupo, seleccione en los mens de cada segn corresponda. Si por el contrario desea hacerlo para todos los productos sin clasificar por grupo o sub grupo deje estos campos en blanco. ver Imagen 85 Presione click en el botn Proceder ver Imagen 86 El sistema le presenta en pantalla un recuadro con los productos, el valor anterior y el valor actual. ver Imagen 87 Si los valores estn de acuerdo a sus criterios y desea hacer la actualizacin de costos. presione click en el botn Aceptar.
Imagen 84
Imagen 88
Imagen 89 57

Como Llegar? Inventarios Procesos Especiales Transformacion de Productos
Transformacion de Productos
Este proceso le permite generar Kits o combos de productos. Tambin sirve para un proceso de produccin, solo incluyendo materia prima y producto terminado. No controla ni mano de obra o costos de maquinaria.
Ejemplo Producto Final: Ancheta Productos que la conforman: 1 Caja de galletas 1 lata de sardinas 1 botella de vino 1 frasco de mayonesa Fruco
1 taco de galletas ducales 1 frasco de mermelada Fruco 1 frasco de salsa de tomate Fruco 1 lata de man
Al generar el proceso el sistema descarga cada uno de los productos que la conforman multiplicados por la cantidad que se produjo y carga la misma cantidad al producto final.
Estas Son Las Condiciones que requiere el sistema para Generar este Proceso:
Crear los productos que conforman el Kit y asignarles Costos. Crear el producto final y en la sub carpeta de Detalle Informacin activar el indicativo de componentes, aparece un botn, presionar click e ingresar los productos que conforman el Kit con la cantidad que se requiere para hacer uno. Crear un tipo de documento que tenga como naturaleza en Kardex Ambas. ver Imagen 90 Este tipo de documento debe tener en bodegas Ambas. ver Imagen 91 Tambin debe tener en procesos especiales, activado el indicativo de Transformacin. ver Imagen
92
El tipo de documento que se cre debe tener consecutivo. ver Imagen 93 El tipo de documento en Afectacin debe tener Ninguno en el campo producto. ver Imagen 94
Para generar este proceso siga los siguientes pasos:

Al ingresar seleccione el producto final que va a convertir. Aqu solo le aparecen los productos que tengan componentes en actualizacin modificacin y creacin de productos. En el recuadro del centro le aparecen los componentes del producto final. ver Imagen 95 Seleccione en tipo de documento, el que se parametriz para este concepto. Ingrese en el campo cantidad, la cantidad de productos finales que va a elaborar. En la parte inferior se presenta un botn de ver estado componentes. Presione click en el botn exportar. Luego el sistema presenta un recuadro de confirmacin si selecciona S se le presentar la pantalla de ubicacin de los archivos a exportar. 58
Imagen 90
Imagen 91
Imagen 92
Imagen 93
Imagen 94
Imagen 95 59

Como Llegar? Inventarios / Cuentas por Cobrar / Pagar Procesos Especiales Exportacin de documentos
Exportacion de Documentos
Es requisito para exportar documentos que los tipos de documento estn parametrizados como exportables. Al ingresar el sistema le presenta la pantalla con tres opciones de exportacin, seleccione la deseada. ver Imagen 96
Luego ubquese en el campo Fecha y con las teclas PgUp y PgDn seleccione la fecha a exportar. El sistema presentara los documentos a exportar ver Imagen 97 Seleccione con clic presione Exportar.
Imagen 98
Se presenta la pantalla de ubicacin de archivos seleccione donde desea guardar el archivo. ver El Archivo es Presentado de la siguiente forma Dia: Inventarios 20050120.Ant Mes: Inventarios Feb-2005.Ant Semana: Inventarios Semana 9 de 2005.Ant Cambia el Inventarios por Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, dependiendo de donde se haga la exportacin. Imagen 96
Imagen 98 Imagen 97
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Como Llegar? Inventarios / Cuentas por Cobrar / Pagar Procesos Especiales Importacin de documentos
Importacion de Documentos
La importacin se genera de los archivos generados en la exportacin de datos del modulo de exportacin de documentos. Cuando ingresa por esta opcin el sistema le trae la pantalla de bsqueda de archivos, para ubicar la posicin del archivo a importar.
En la parte izquierda aparecen las fechas de los archivos, seleccione el que desea importar, y en la parte derecha aparecer el detallado de los datos a importar. En la parte derecha aparece el contenido del archivo clasificado por documentos. Presione clic en el botn Importar.
Si no encuentra los archivos y desea cambiar de carpeta presione clic en el botn Cambiar Carpeta.
Conversin de Unidades
1. Parametrizar Tipo de Documento
Como Llegar? Inventarios Configuracin Tipo de Documento
Debe parametrizar los documentos con lo que desea manejar las unidades medida.
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Seleccione el tipo de documento en la pestaa buscar Presione clic en la pestaa Inventarios En el recuadro de Procesos Especiales active la opcin Conversin
Repita este proceso con cada uno de los documentos que desea que utilicen conversin de unidades de medida.
2. Parametrizar Productos
Como Llegar? Inventarios Consultar / Modificar / Crear Productos
Seleccione el producto en la pestaa Buscar por Nombre (si lo esta creando tambin puede hacer el proceso) En la opcion de unidad de Medida ingrese la unidad de medida mas pequea en Cantidad a Convertir ingrese el valor correspondiente a la conversin (este campor tiene tres decimales) y en Unidad a Convertir la Unidad grande. Ejemplo Convertir de Libras a gramos Unidad de Medida : Gramos Cantidad a Convertir: 500 Unidad a Convertir: Libras
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3. Ingresar Informacin
Como Llegar? Actualizacin de Documentos En el modulo de Actualizacin de documentos en el momento de ingresar el producto le aparece una columna de Unidad de Medida, cuando entra en este campo el sistema trae la unidad de medida mas pequea, para cambiarla presione la tecla Pg Up o Pg Dn (teclado en ingles) o RePag o AvPag (teclado en espaol).
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Pedidos Clientes
Paso 1. Configuracin Tipos de Documento
Como Llegar? Inventarios Configuracion Tipo de Documento
Ingrese la informacin general as:

Nombre: Pedido de Clientes Abreviatura: PED Autonumerar: SI (Debe crear un consecutivo por la opcin de Configuracion del sistema/ consecutivos)
Fecha Vencimiento: Esta se puede usar como fecha de entrega Observaciones: Para agregar observaciones informativas Vendedores: Si se desea controlar pedidos por vendedores. No Configurar Campos Detalle y Campos Cierre (F10)
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Paso 2. Configuracin En Procesos Especiales

Como Llegar? Inventarios Procesos Especiales
Ingrese la informacin as:

Naturaleza del Kardex: Cantidad Pedida Mostrar Campos en el Detalle: Precio de Venta Bodegas: Origen No Configurar Procesos Especiales
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Paso 3. Configuracin En Procesos Especiales

Como Llegar? Inventarios Procesos Especiales
Ingrese la informacin as:

Clientes / Proveedores : Seleccionar Clientes Liquida Impuestos: Indicar si se requiere liquidacin de impuestos como el iva No Configurar Tipos de Documento en Clientes - Proveedores No Configurar Contabilidad (Excepto Configurar Impuesto) No Configurar Cuentas a Afectar
Paso 4. Configuracin de los Formatos

El formato es diseo del usuario a su gusto.
Paso 5. Usuarios
Para dar permiso a los usuarios que van a utilizar el tipo de documento nuevo debe dar clic en el botn usuarios
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Pasar el usuario al cual desea autorizar del lado izquierdo al derecho con las flechas.
Paso 6. Parametrizar Documento del Cruce de Pedido

Como Llegar? Inventarios Configuracin Tipos de Documento Seleccionar el tipo de documentos con el que se va hacer el cruce, generalmente es la Factura de Venta. En Campos del Encabezado seleccionar Doc Soporte y seleccionar en la pestaa desplegable Pedidos de Clientes (o como denomino el documento anterior)
Paso 7. Ingresar Pedido Clientes

Como Llegar? Inventarios Actualizacin de Documentos Este se ingresa por el mdulo de Inventarios - Actualizacin de Documentos, como se ingresan todos los documentos.
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Paso 8. Cruce Pedido

Como Llegar? Inventarios Actualizacin de Documentos El cruce del pedido se hace en el documento que se parametrizo con este objeto, generalmente es la factura de venta. En el campo Doc Pedidos Clientes escriba el Nro. Del Pedido, si no conoce los pedidos pendientes del cliente referenciado de doble clic sobre este campo y le aparece la informacin.
Al ubicarse en el detalle en el campo Codigo presione la tecla TAB para traer la informacin del pedido. El sistema le trae la cantidad y el precio usted la puede modificar. En caso de querer eliminar un registro de los que trae el pedido, presione ESC en el momento en que ingresa la referencia.
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Opciones Avanzadas
Este mdulo le permite generar tres procesos diferentes

Como Llegar?
Bloqueo de Periodos
Este proceso no es obligatorio por el sistema, solo se debe hacer por seguridad en la informacin. Cuando se bloquea un periodo el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos, sin embargo se pueden consultar e imprimir informes.
Inventarios Configuracion Opciones Avanzadas Bloqueo de Periodos Al ingresar seleccione el ao en el men de cada del campo Ao y active el mes que desea bloquear.
gen 100
El sistema permite que el usuario que bloque los periodos pueda desbloquearlos nuevamente. Los procesos de recuperacin en Inventarios no se pueden hacer si existen periodos bloqueados. ver Ima-

Como Llegar? Inventarios Configuracion Opciones Avanzadas Reclasificacion de NITs
Reclasificacion de NITs
Este proceso permite pasar el movimiento de un Nit a otro. Recuerde que el sistema no le permite anular Nits que tengan movimiento. Cree el Nit al cual va a pasar el movimiento.
En el proceso seleccione el Nit anterior en el campo del Nit/ CC, y en el campo AlNit/C.C, el Nit que quiere dejar como definitivo. ver Imagen 101 En el recuadro Opcin seleccione por si es por periodo o total. Si desea confirmar si el proceso est bien, revise los documentos presionando click en el botn Lista Docs. Para generar el proceso, presione click en el botn Trasladar.
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Como Llegar? Inventarios Configuracion Opciones Avanzadas Borrado Traslado Documentos
Borrado y Traslado de Documentos

Este proceso le permite trasladar o borrar documentos entre periodos. Seleccione el tipo de documento a trasladar. Ingrese el rango del No. de documentos.
Seleccione si el traslado o borrado en el recuadro de Tipo de Operacin. En caso que sea traslado en el campo Al Mes ingrese el mes en que va a trasladar los documentos, en formato mes y ao. ver Imagen 102
Imagen 100
Imagen 102
Imagen 101
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Configuracion de Documentos

Como Llegar? Inventarios / Cuentas Por Cobrar / Pagar Configuracion Tipos de Documento
Tipos de Documento
En esta seccin puede crear, disear y configurar los tipos de documentos que utiliza la empresa para el correcto funcionamiento del modulo de actualizacin de documentos.

Como Llegar? Configuracion del Sistema Consecutivos
Crear Consecutivos
Esta opcin permite crear un consecutivo distinto para cada uno de los tipos de documento que utilice la empresa. Para crear consecutivos: 1. Ingrese el nombre del documento al cual corresponder el consecutivo.
2. Indique la cantidad de caracteres que tiene el consecutivo. Por ejemplo: 00005 equivale a 5 caracteres entonces digite 5 en este campo. Si desea puede adicionarle un prefijo al consecutivo. Por ejemplo: si el prefijo es FV el nmero del documento aparecer como FV00005. 3. Escriba el nmero desde el cual se empezar a numerar el documento en el campo consecutivo, no necesita colocar ceros a la izquierda. 4. Los consecutivos se pueden compartir entre mdulos. Por ejemplo: Notas Crdito en inventarios y en cartera. Cuando usted hace una nota Crdito en inventarios automticamente actualiza el consecutivo en cartera. ver Imagen 103
Crear Tipos de Documento en Inventarios

El mdulo de creacin y modificacin de tipos de documentos en inventarios se subdivide en las siguientes partes: general, inventarios, afectacin, formatos. Todos los cambios que se realicen en est mdulo se vern reflejados a la hora de trabajar en el mdulo de Actualizacin de Documentos, y de su adecuada parametrizacin depende de la correcta informacin que emitan los documentos elaborados. 72
Para crear un tipo de documento presione clic en el botn Crear e ingrese los siguientes datos. Si desea modificar las caractersticas de algn tipo de documento seleccione en el men de cada del campo Buscar, el documento a modificar
La Informacion esta distribuida asi: ver Imagen 104

Tipo de Documento: El sistema asigna un nmero a cada documento creado. Este nmero es slo para control interno del programa. Descripcin: En este campo se ingresa el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Factura de Venta. Abreviatura: Digite tres letras que puedan ser relacionadas fcilmente con el tipo de documento que se esta creando por ejemplo para Entrada de Almacn digite EAL. AutoNumerar: Este campo permite el manejo de consecutivos en los documentos. Active ste campo y despliegue el men de cada seleccionando el nombre del consecutivo. Si dos tipos de documentos diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo consecutivo para los dos. Exportable: Activar este campo permite que el documento exportado por el mdulo de procesos especiales. Campos del Encabezado Inventarios ver Imagen 105 Doc. De Soporte: Despliegue el men de cada y seleccione el tipo de documento con el cual desea hacer cruce de informacin. Por ejemplo: Una compra puede tener como soporte una orden de compra que la antecede y que debi haber sido previamente ingresada al sistema. Al ingresar el nmero de documento de soporte, el sistema automticamente traer las referencias al documento sin necesidad de digitarlas de nuevo o de buscar el documento fsico ahorrando tiempo en los procesos. Doc de Tercero: Al activar este campo podremos ingresar el nmero del documento del cliente o proveedor por el cual se gener la operacin. Por ejemplo: en este campo podemos ingresar el nmero de la factura que emiti su proveedor y que dio lugar a una entrada en su empresa. Este campo le permite consultar por el mdulo de terceros si un dato ha sido ingresado en varios documentos. Fecha de Vencimiento: Al activar esta seccin, se crea un campo en el modulo de actualizacin del documento en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento es liquidada automticamente por el sistema con el campo das crdito del cliente. Maneja Vendedores: Al activar esta seccin, se crea un campo en el modulo de actualizacin del documento permitiendo ingresar el nombre del vendedor con el fin de liquidar comisiones o llevar un control de ventas por vendedor. Adicionalmente cuando se activa ste campo aparecen unos botones de seleccin en los cuales se debe indicar si la comisin suma, resta o es neutra para el documento, ene este mismo modulo en inventarios procesos especiales. Observaciones: Al activar esta seccin, se crea un campo en el cual permite ingresar detalles o mensajes adicionales en el documento con el fin de complementar su informacin. El tamao de ste campo depende del espacio suministrado en el formato de impresin. Maneja Ots: Este proceso le permite crear un campo donde ingrese el nmero de la orden de trabajo, para aquellas empresas que elaboran mantenimientos y se quiere llevar un control de los costos de la s mismas. A todos los documentos que intervienen en el proceso se les activa esta opcin y luego se puede consultar el acumulado en el modulo de terceros, ordenes de trabajo.
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Imagen 103
Imagen 104
Imagen 105 Campos Detalle Inventarios ver Imagen 106 Dato Adicional: Esta Opcin crea una columna adicional en el detalle del modulo de actualizacin de documentos en el cual se pueden ingresar datos especficos sobre cada una de las referencias o productos, por ejemplo: Nmeros de serie, Especificaciones tcnicas, etc. Si usted desea consultar el movimiento detallado de ste dato adicional lo puede hacer por el Mdulo de Terceros Buscar Numero de serie. Canastillas: Al activar este campo, se crea en el detalle del documento una columna para llevar el control de la ubicacin de canastillas o cajas en que la empresa empaca el producto y entrega a los clientes. Esta opcin solo se utiliza cuando el empaque del producto debe retornar a la empresa. Ejemplo: Canastillas Plsticas. Para crear los tipos de canastillas entre por configuracin del sistema en el mdulo de canastillas. Descuento por Producto: Esta opcin crea una columna adicional en el detalle del modulo de actualizacin de documentos en el cual se puede ingresar descuentos diferenciales por cada una de las referencias o productos. 74
Campos Cierre F10s ver Imagen 107 Forma de Pago: Esta opcin crea un recuadro adicional al elaborar un documento en el cual se podr discriminar la forma de pago tanto en efectivo, cheque o tarjeta de crdito y as llevar un control de comisiones por pago con tarjeta o control de tipo de pago. Este recuadro aparece al digitar F-10 en el documento. Campos Adicionales: Estos campos adicionales se utilizan nicamente en los talleres de mecnica y permiten totalizar por tipo de mano de obra. (Electricidad, Pintura, Repuestos), y a la vez asignar el mecnico que efectu la tarea para poder liquidar a destajo la mano de obra.
Inventarios
En esta sub-carpeta se definen todos los procedimientos para el manejo de inventario y sus correspondientes procesos especiales, aqu tambin se subdivide dependiendo del proceso que se tiene que hacer: Naturaleza del Kardex ver Imagen 108 Seleccione el tipo de naturaleza que posee el documento para poder afectar inventarios. Ejemplo: si el documento es una entrada a Almacn; entonces ser de naturaleza Entradas. Mostrar Campos en el Detalle ver Imagen 109 Seleccione el tipo de valor del producto que se manejar en el documento. Por ejemplo: si el documento es una factura de venta; entonces deber mostrar el costo de ste. Si desea que muestre el costo y precio de venta seleccione ambas pero el documento no liquidar impuestos. Bodegas ver Imagen 110 Seleccione el tipo de bodegas de origen (salidas) o destino (Entradas) que usara el documento para descargar el inventario. Si desea predeterminar las bodegas sers afectadas por defecto en el documento entonces e el campo Origen despliegue el men de cada y seleccione la(s) bodega(s). As solo tenga una bodega es indispensable que se le asigne a los tipos de documento que manejen inventarios.
Imagen 106
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Imagen 107
Imagen 108
Imagen 109
Imagen 110
Procesos Especiales ver Imagen 111

En esta seccin se parametrizan los documentos para elaborar procesos especiales en el manejo de inventarios: Transformacin: Cuando se le asigna a un documento, este ser el documento soporte donde se generar el traslado de referencias para producir productos en el proceso de transformacin de artculos del mdulo de procesos especiales Conversin: En la captura del documento permite modificar la unidad de medida en el cual fue vendido el produto. Ejemplo: se pueden vender naranjas por unidad o por docena. El sistema siempre descargar del inventario por la unidad que aparece en el campo unidad de medida en el mdulo de creacin de productos.
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La Comisin: Si en la sub-carpeta General activo el campo vendedores, este campo se activara. Con este podr realizar el proceso de liquidacin de comisiones, teniendo en cuenta que en algunos documentos el proceso de la liquidacin debe sumar o restar dependiendo de la naturaleza. Ejemplo: las facturas de venta deben sumar a la comisin del vendedor, las notas crdito deben restar y las cotizaciones son neutras.
Imagen 111
Afectacin
Esta seccin le permite definir los procesos de los documentos para el paso a otros mdulos como la contabilidad y cuentas por cobrar o pagar. Clientes Proveedores ver Imagen 112 Afecta: Indique si el documento afecta a Clientes en Cuentas por Cobrar o Proveedores en Cuentas por Pagar segn sean las caractersticas del documento. Tipos de Documento: seleccione el tipo de documento el cual se cargar en el mdulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar. Si desea que en el documento tenga el nombre del cliente o proveedor pero que los valores no pasen a Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar entonces no le asigne ningn tipo de documento Si afecta proveedores deber indicar si desea que los documentos presente los valores con el precio de lista o el costo promedio del producto. Contabilidad ver Imagen 113 Tipo Doc: Despliegue el men de cada e ingrese el nombre del documento vinculado en el mdulo de contabilidad. Por ejemplo: el documento que estamos creando es Factura de Venta de Contado; Entonces seleccione Factura de Venta en el mdulo de Contabilidad. Si no selecciona ningn tipo de documento, los documentos en el mdulo de Administrativo NO se vincularn en el mdulo de Contabilidad. Maneja C. Costo: Si activa este campo el sistema traer la lista de centros de costos creados en el Mdulo de Contabilidad.
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Imagen 112
Imagen 113 C.Costo: Seleccione en este campo el Centro de Costo que se quiere manejar en Contabilidad (Opcional). Causacin: Al activar ste campo, el sistema carga todas las cuentas de causacin tanto en Contabilidad como en Cuentas por Cobrar o Por Pagar. Si maneja sus documentos por causacin el sistema har todos los descuentos de retenciones y enviar a cuentas por Cobrar o por Pagar nicamente los valores netos. Para que este proceso se realice debe tener activado el campo Liquida Impuestos. La liquidacin de retenciones depende de la parametrizacin de las cuentas en el botn de Cuentas Afectar y de la informacin que tiene el cliente en la pgina de informacin general en el mdulo de Cuentas por Cobrar. Liq. Impuestos: Al activar ste campo el sistema permite que el IVA y las retenciones sean liquidados en el documento de captura. Si desea que el sistema genere las retenciones en un documento, pero que no los cause, entonces desactive el campo causacin, en la seccin de Cuentas a Afectar determine las Cuentas con sus bases y porcentajes.
Botn Cuentas a Afectar ver Imagen 114

Esta opcin permite seleccionar las cuentas que afectar el documento en contabilidad. Por defecto el sistema traer los conceptos utilizados para la contabilizacin de los documentos, frente a ellos se encuentra un recuadro en el cual debe seleccionarse el cdigo de cuenta a la cual afectar ese concepto, si las cuentas necesitan alguna base o porcentaje (por ejemplo en las retenciones) ingrese los respectivos valores as como la naturaleza de la cuenta (Crdito o Dbito). Si no existe la cuenta debe crearla directamente por el mdulo de contabilidad.
78
Formato
Formato Preimpreso: Al seleccionar esta opcin se le indica al sistema que el documento tiene un formato preimpreso especial el cual es diseado presionando click en el botn Formato. ver Imagen 115 Lneas de Control: Esta opcin permite limitar la cantidad de registros (Filas) en la seccin de detalle del documento segn el tamao del formato de impresin del documento. Ejemplo: si el tamao del formato de impresin de una factura permite ingresar solamente 10 referencias en la seccin de detalle; entonces digite el numero 10 en ste campo. Si este campo esta en cero, al ingresar un documento no controlara la cantidad de tems y en el momento de imprimirlo, har un salto de pagina dependiendo del alto del detalle en el diseo. ver Imagen 116 # De Impresiones: Ingrese el nmero de copias que desee sean impresas por tipo de documento. Si maneja documentos con papel carbn y solo desea una copia escriba 1 en este campo. En el momento de mandar a imprimir un documento desde el mdulo de Actualizacin el sistema emite un recuadro de nmero de copias, si desea cambiar la cantidad de copias. ver Imagen 117
Imagen 114
Imagen 115
Imagen 116
Imagen 117
Boton Formato ver Imagen 118 y 119

Esta opcin nos permite disear los formatos de impresin de los distintos tipos de documento. El submdulo de creacin de formatos esta dividido en tres partes: Encabezado, Detalle y Pie de Pgina, las cuales corresponden a las tres partes principales de cualquier documento. Alto: Ingrese la altura en centmetros de cada una de las secciones del formato. Para el encabezado vertical tome la medida que hay desde el borde superior del papel hasta donde empieza la primera referencia, para el detalle la medida Vertical desde donde empieza la primera referencia, para el 79
detalle la medida vertical desde donde empieza la primera referencia hasta donde va a empezar el primer dato que va en el pie. (Ejemplo: Monto en letras), y para el pie tome la medida desde el ultimo dato anterior hasta donde finaliza la hoja. La sumatoria de estos tres debe dar el total del tamao del formato, en el campo alto pgina. Para que el formato haga salto de pagina en ste campo debe aparecer exactamente el alto del papel. ver Imagen 120 Inyeccin /Lser: Active esta opcin si la impresora predeterminada es de inyeccin o por el contrario desactive si la impresoras de matriz de punto. Si desea que el formato haga salto de pgina esta opcin debe estar desactivada. ver Imagen 121 Discriminar por Grupo: Al activar esta opcin el sistema imprime el documento discriminando los productos por grupo. Este recuadro se encuentra en la sub-carpeta detalle ver Imagen 122 Orden de Impresin: Indique si desea que el nombre de los productos sean impresos en el documento segn el orden de entrada o sean organizados alfabticamente en el documento. ver Imagen
123
Linea Exterior: Al activar esta opcin se crea un recuadro alrededor de toda la seccin Detalle del Documento. ver Imagen 124 No Campo: Despliegue el men de cada y seleccione el campo que desee sea impreso en el documento. Por ejemplo: si desea imprimir el nmero del documento; Entonces seleccione Documento No. Si desea escribir ttulos o textos que no se encuentran en la lista de campos entonces seleccione los campos denominados textos adicionales y en el campo formato escriba el texto que desea adicionar.
ver Imagen 125
Desde Arriba: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde la parte superior del papel hasta donde comienza campo. ver Imagen 126 Desde Izquierda: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde extremo izquierdo de la hoja hasta donde comienza el campo. ver Imagen 127
Imagen 118
Imagen 119
Imagen 120
Imagen 121
Imagen 122
Imagen 123
Imagen 124
Imagen 125 80
Imagen 126
Imagen 127
Tamao: Indique el tamao del campo dependiendo de su contenido. ver Imagen 128 Cond: Active esta opcin si desea que la letra en el campo sea impresa en forma condensada. Esta opcin solo funciona si esta activada la opcin de Inyeccin Lser. ver Imagen 129 N: Active esa opcin si desea que la letra en el campo sea impresa negrilla. ver Imagen 130 Cuadro: Active esta opcin si desea que el campo sea encerrado en un recuadro. ver Imagen 131 Justificacin: Especifique la direccin del texto en el campo. Por ejemplo cuando el campo contiene valores se elige justificacin derecha. ver Imagen 132 Formato: en este campo debe ingresar los formatos en los cuales desea sean impresos los campos de texto, fechas y numricos segn la siguiente tabla ver Imagen 133 Formato #.##0 #,### &*= > < yyyy mm dd yy mm dd yyyy mmm dd yyyy mmmm dd mmmm dd de yyyy Descripcion 2,500 Escribe en los campos que no tienen valor 0 2,500 si algn campo esta en cero lo deja en blanco Repite el signo =, tantas veces como el ancho del campo El Texto en maysculas fijas El texto en minsculas 2006 07 17 06 07 17 2006 Jul 17 2006 Julio 17 Julio 17 de 2006
Imagen 128
Imagen 129
Imagen 130
Imagen 131
Imagen 132
Imagen 133
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Lugares Dec: Este campo permite imprimir los valores con la cantidad de decimales deseada. ver Imagen 134
Boton Formato Alterno
ver Imagen 135
Esta opcin es til cuando se desea disear dos tipos distintos de formatos de impresin para un mismo tipo de documento, y su diseo es igual al formato principal. (ver pag 66 a 68).
Boton Usuarios ver Imagen 136

Esta opcin permite crear permisos a un usuario determinado por tipo de documento. Cuando se le activa a un usuario los permisos para un documento en la actualizacin de documentos solo le aparecern documentos que posean permiso. Al presionar clic en el botn de usuarios aparece un submdulo en el cual se encuentran los usuarios creados en el sistema; si desea habilitar un usuario para acceder a ese tipo de documento, seleccinelo y presione clic en la fecha dirigida hacia la izquierda.
Imagen 134 Imagen 135
Imagen 136
Crear Tipos de Documento en Cuentas por Cobrar Pagar.

Este mdulo posee la misma estructura que su similar en el mdulo de inventarios y esta compuesto por los siguientes campos. ver Imagen 137 Descripcin: En este campo se debe ingresar el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Recibo de Caja.
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Abreviatura: Seleccione tres dgitos que pueda ser relacionados fcilmente con el tipo de documento que se esta creando por ejemplo para Recibo de Caja RBC. Impresiones: Ingrese el nmero de copias que desee sean impresas por tipo de documento. Si maneja documentos con papel carbn y solo desea una copia escriba 1 en este campo AutoNumerar: Este campo permite el manejo de consecutivos en los documentos. Al activar ste campo el sistema le mostrar el campo Consecutivo en el cual aparecen los consecutivos previamente creados en el mdulo de configuracin del sistema. Despliegue el men de cada y seleccione el nombre del consecutivo. Si dos tipos de documentos diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo consecutivo para los dos. Doc. De Tercero: Al activar este campo podremos ingresar el nmero del documento del cliente o proveedor por el cual se gener la operacin. Por ejemplo: En este campo podremos ingresar el nmero de la factura que emiti su proveedor y que dio lugar a una entrada en su empresa. Cruza Documentos: Al activar esta opcin se activa el botn Tipo Docs; en el cual se pueden seleccionar los tipos de documento con los cuales puede cruzar el documento en creacin y as poder descargarlos automticamente en el mdulo de actualizacin. Por ejemplo: si el documento es un recibo de caja en cuentas por cobrar entonces podemos cruzarlo con una factura de venta Tiene Conceptos: Por esta opcin se ingresan los documentos que no tienen que ver en contabilidad con las cuentas de clientes o proveedores (1305... 2205). Si no que diferentes. Cuando se activa ste botn el sistema no muestra el tipo de documento por la opcin de actualizacin; si no por la opcin de otras cuentas por cobrar o pagar. Para que sea efectivo este proceso debe crear por el mdulo de configuracin Cuentas por Pagar o por Cobrar los Conceptos Contables. Vendedores: Al activar esta seccin, se crea un campo en el mdulo de actualizacin del documento donde aparece la lista de los vendedores previamente creados, con le fin de liquidar comisiones o llevar un control de recaudos por vendedor. Tambin aparece campo de si la comisin suma, resta o es neutra. Para emitir en el informe de comisiones si el documento debe sumar o restar o ser neutro en las comisiones. Fecha de Vencimiento: Al activar esta seccin, se crea un campo en el mdulo de actualizacin del documento en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento de ste con el fin de llevar controles por lmites de fecha. Forma de Pago: Esta opcin crea un recuadro adicional en el cual se podr discriminar la forma de pago tanto en efectivo, cheque o tarjeta de crdito. Tipo Doc Contabilidad: Despliegue el men de cada e ingrese el nombre del documento vinculado en el mdulo de contabilidad. Por ejemplo: el documento que estamos creando es Factura de Venta de Contado; entonces seleccione Factura de Venta en el mdulo de contabilidad. Si no selecciona ningn tipo de documento, los documentos en el mdulo Administrativo, NO se vincularn en el mdulo de Contabilidad. Naturaleza: seleccione el tipo de naturaleza que posee el documento (Crdito, Dbito o ninguna). Que si tiene u solo tipo de documento para cartera y para otros conceptos en el sistema debe crear dos, una con conceptos y otra sin conceptos, as mismo puede compartir su consecutivo. 83
Imagen 137
Boton Tipos de Documento ver Imagen 138

Si usted esta creando un tipo de documento, que cruza documentos (Ej.: recibo de caja), le aparece en la parte inferior del botn de Tipos Docs, este le permite asignarle los tipos de documentos que pueden ser abonados por este. Al ingresar, despliegue el men de cada y seleccione el tipo de documento. Ejemplo: si esta elaborando un recibo de caja los tipos de documento que se pueden abonar son factura de venta y notas dbito. Si no le asigna tipo de documento a los documentos de cruce, estos NO abonaran en el proceso de cruce de cartera. ver Imagen 139 Formato de Cheques: En el mdulo de Cuentas por Pagar aparece este campo si lo activa el botn de formato cambiara por Bancos, seleccione el banco e ingrese el cdigo de la cuenta contable y disee un formato independiente por cada banco. ver Imagen 140, 141 y 142
84
Imagen 138
Imagen 140
Imagen 141
Imagen 139 Imagen 142
Botn Formato
El proceso de diseo de formatos es igual al de inventarios, tiene los mismos campos y se disea de la misma forma. Solamente tiene una seccin mas que es la imputacin contable, para el diseo de esta no ingrese datos en el campo desde arriba, se requiere para imprimir esta seccin que se tenga cuentas en el botn de cuentas afectar. (ver pag 66 a 68).
85
Comisin de Vendedores
En el proceso de liquidacin de comisiones existen dos tipos: por Venta y por recaudo
Por Venta
Para las comisiones de venta existen tres tipos de liquidacin

Como Llegar? Inventarios Configuracion Tablas de Inventarios Vendedores
Por Vendedor
Cuando se le asigna un porcentaje al total de lo vendido por determinado vendedor. Para asignar esta comisin ingrese y en el campo Comisin x Venta, ingrese el porcentaje a cada uno de los vendedores ver Imagen 143
Por Grupo
Si quiere liquidar comisiones por lnea de venta o por tipo de producto, seleccione el grupo para esta opcin. EjemComo Llegar? plo: Blanqueadores el 3%, productos de aseo 2% y papeles 3%. Despliegue en el men de cada el grupo y en el campo % Inventarios comisin Venta, ingrese el porcentaje que le corresponde a Configuracion Grupos - Subgrupos ese grupo. ver Imagen 144 y 145

Como Llegar? Inventarios Consultar/Modificar/Crear Productos Detalle Informacion
Por Producto
Cuando su actividad requiera de liquidar sus comisiones diferentes por cada uno de los productos. Ejemplo: Blanqueador Clorox x 200ml el 4%, Blanqueador Ajax por 300ml el 3%. En la sub carpeta de detalle de informacin general del producto, ingrese en el campo % comisin venta, en el porcentaje por cada producto. ver
Imagen 146 y 147
86
Para que estas comisiones sean liquidadas se debe definir en los tipos de documento el vendedor y si la comisin suma, resta o es neutra. Para generar el informe ingrese por inventarios, informes, seleccione en el men de cada Ventas Vendedores y emita el informe No. 3 Listado de comisiones.
Imagen 143
Imagen 144
Imagen 145
87
Imagen 146
Imagen 147

Como Llegar? Inventarios Configuracion Tablas de Inventarios Vendedores
Por Recaudo / Por Vendedor

Cuando se paga una comisin total por el recaudo de la cartera, realiza por vendedor, sin discriminar por fechas de vencimiento de las facturas. Ingrese en el campo % comisin por recaudo el porcentaje correspondiente, por cada vendedor. ver Imagen 148

Como Llegar? 88 Cuentas por Cobrar Configuracion Porcentajes de Comisin por Rangos de Pago
Por Fechas de Vencimiento

Cuando el vendedor gana por la fecha de recaudo, el sistema liquida sta comisin por la fecha de vencimiento de la factura con la fecha de recaudo del dinero. Para ingresar los niveles en configuracin de cuentas por cobrar aparecen porcentajes de comisin por rango de pago, ingrese en das el rango de pago y en el campo porcentaje coloque la comisin. ver Imagen 149
Recuerde que para el sistema liquide las comisiones el tipo de documento debe tener vendedor y si la comisin suma resta o es neutra. Para emitir el informe de comisiones por recaudo total, ingrese por Cuentas por Cobrar, informes y seleccione el informe 07, listado de Comisiones por Recaudo. Para emitir el informe de comisiones por recaudo por fecha, ingrese por cuentas por cobrar, informes y seleccione el informe 08, listado de Comisiones Recaudo/Fecha.
Imagen 148
Imagen 149
89
Tips
En esta seccion usted encontrara tips utiles para resolver ciertos problemas en el programa
Decimales
Si al ingresar informacin en el modulo de documentos no puede ingresar decimales siga los siguientes pasos: 1. Inicio 2. Panel De Control 3. Configuracion regional y de idioma ver Imagen 150 4. En la ventana que sale dar click en Personalizar ver Imagen 151 5. En la Pestaa de numeros ver Imagen 152 6. - En simbolo decimal colocar
(punto).
- En simbolo de separacion de miles colocar - En simbolo de separacion de listas colocar
, , ,
(coma).
(coma).
Dar Click en la Pestaa Moneda ver Imagen 153 - En simbolo decimal colocar
7.
(punto). (coma).
- En simbolo de separacion de miles colocar
Aplicar y Aceptar.
90
Imagen 150
Imagen 151
Imagen 152
91
Imagen 153

Este proceso sirve para... 1. 2. 3.
Proceso Estrella
Abra la caja de herramientas que esta debajo de la estrella ver Imagen 154 y 155 En la estrella que se encuentra en la parte superior derecha dar doble clic El sistema presenta un recuadro de progreso. Permitir que termine.
Imagen 154
Imagen 155 92
Borrar Antares.DLL
Este proceso se hace en caso de: 1. Cuando dice que la ruta no es correcta. 2. Cuando dice que el programa es Pirata 3. Cuando dice que ingrese el origen del Licenciamiento. 4. Cuando ingresa y la clave que comnmente esta utilizando no funciona. 5. Cuando la clave no le funciona 6. Cuando ingresa pero la informacin es diferente a la de otros equipos o el servidor. Todo esto ocurre porque la conexin con el Servidor de Datos fallo. Este proceso se hace asi 1. 2. Revisar que el equipo donde no ingresa el sistema, por Mis Sitios de Red de red vea el equipo donde se encuentran los datos. ver Imagen 156 Ingrese en C:/Antares (o en la carpeta donde se encuentra instalado el programa) y busque el archivo Antares.dll, marquelo y oprima la tecla Suprimir o Delete (con el teclado). ver Imagen 157
3. Ingrese por donde normalmente ingresa al programa. ver Imagen 159 4. El sistema emite la ventana de seleccion de bases de datos. ver Imagen 160 5. El sistema pregunta la Ubicacin de la base de datos Contabilidad. 6. Seleccione Mis Sitios de Red. ver Imagen 161 7. Ubique el equipo donde se encuentra la base de datos del sistema (No necesariamente se llama servidor). ver Imagen 162 8. Ubique la carpeta donde se encuentran los datos generalmente es el C:/Antares del equipo donde estan los datos. ver Imagen 163 9. Seleccione la Base de Datos Contabilidad y abrir. 10. Inmediatamente cambia la pantalla y presenta en la barra de Titulo Ubicacin de la Base de Datos IFCP., para el modulo Administrativo en caso de tener otra aplicacin de Antares el sistema le solicitara la base de datos correspondiente a esa aplicacin. (Datos Nmina, Datos Activos Fijos, Datos Historias Clnicas, Datos Propiedad Horizontal, Datos Cartera, Datos Comercial, Datos Servicio Tcnico, Datos Refrigerios, Datos Despachos) 11. Repita el Mismo proceso para ubicar la base de datos 12. El sistema emite un recuadro de estado e ingresa al sistema ver Imagen 164
y 158
Imagen 156
Imagen 157 Imagen 158 93

Imagen 159
Imagen 161
Imagen 160
Imagen 163
Imagen 162
Imagen 164 94
Desactivar UAC (User Account Control) en Windows 7
El UAC es un proceso de Windows que no permite que algunas funciones del sistema Antares funcionen correctamente. Como desactivarlo 1. 2. 3. 4. 5. Hacer Click en el Boton Inicio ver Imagen 165 Ahora se hace doble click en la imagen del usuario ver Imagen 166 Click sobre la opcion Cambiar configuracion de Control de Cuentas de Usuario ver Imagen 167 Ahora en esta ventana se baja la barra con el Mouse hasta el punto minimo. ver Imagen 168 Click en Aceptar ver Imagen 169
El Sistema requiere ser reiniciado para que los cambios surtan efecto
Imagen 165
Imagen 166
95
Imagen 167
Imagen 168
Imagen 169
96

Para hacer este proceso siga los siguientes pasos 1. 2.
Actualizar Administrativo
Bajar el archivo anexado al correo Administrativo.zip Descomprimir este archivo y queda el archivo Administrativo.mde
3.
Copiar este archivo a la carpeta donde esta instalado el sistema generalmente es C:/Antares
97
4.
El sistema presenta un recuadro preguntando que si quiere sobrescribir el archivo dar. SI o Yes
5. 6.
Ingrese al sistema Administrativo. Ejecute el proceso de la pagina 84

Como Comprimir las Bases de Datos 1.
Comprimir Bases de Datos
Seleccionar la base de datos que desea comprimir (archivo con extensin mdb)
2.
Presionar clic derecho y dar Anadir a Nombre Archivo.rar o .zip
3. En caso que no le aparezcan el programa de comprimir debe descargarlo de Internet. Explicamos como descargar el winrar. 3.1. 3.2. Ingrese al explorador de internet Escriba la siguiente direccin www.Winrar.es
3.3.
Dar clic en Descargue Winrar ahora
3.4. El sistema le da la opcin de guardar el archivo y le genera la pantalla del explorador para que seleccione la ubicacin. Aca lo guardaremos en el escritorio. Dar Guardar y el sistema lo guarda en la ubicacin que le indico.
4.
Instalar el Winrar.exe
4.1. Ubiquese en el sitio donde descargo el programa (en nuestro ejemeplo es el escritorio). Seleccione el archivo y dele doble clic
4.2.
El sistema le presenta la pantalla de instalacin dar ejecutar.
4.3.
Luego clic en instalar, el sistema corre un proceso y presenta la pantalla de Aceptar.
4.4.
Luego pide confirmacin. Dar clic en el botn Listo
4.5. Corre un proceso y muestra una pantalla informativa de donde se instalo el software, a continuacin ya puede comprimir los archivos como se explica en el punto 1 y 2

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1

ReQuerimientos del Sistema

Aparece una pantalla de Bienvenida, presione clic en Siguiente.

Usuario: Antares Password: 0706

Referenciar Bases de Datos

Permiso para Imprimir

Para crear grupos y subgrupos:

Asignacin de Cuentas en el Inventario

Para crear bodegas:

Para crear nuevas unidades de medida:

Tipos de Precio de Venta y Compra

Como Llegar? Inventarios Configuracion Tipos de Precios de Venta o de Compra

Para crear Precios de Venta y Compra:

Para crear vendedores:

Crear Zonas o Ciudades

Como Llegar? Inventarios Configuracion Tablas de Inventarios Zonas O Ciudades

Para crear Zonas O Ciudades:

Como Llegar? Configuracion del Sistema Tabla de Bancos

Para crear Bancos:

Crear Conceptos Contables

Para crear los conceptos: ver Imagen 20

Modificar la Informacin de los Productos

Creacion de Clientes y Proveedores

Crear Cliente o Proveedor

Imagen 27 Informacion de Clientes

Imagen 28 Pestaa Mercadeo - Clientes

Imagen 29 Informacion de Proveedores

Imagen 30 Actualiza Datos ya realizados

Ingreso Saldos Iniciales

Como Llegar? Inventarios Actualizacion de Documentos

Ingresar Saldos Iniciales

Imagen 31 Encabezado Documento

Imagen 32 Detalle Documento

Cuentas Por Cobrar / Pagar

La Informacion esta distribuida asi:

Crear Documentos en Inventario

Detalle del Documento

Ingrese los datos as:

Pie del Documento

Presione F10 para Guardar

Presione F4 Para Traer la Calculadora Virtual

Documentos Cuentas Por Pagar / Cobrar

Encabezado del Documento

Detalle del Documento

Presione F10 para Guardar

Manejo Anticipos Clientes

de consecutivos) - Seleccionar Forma de Pago

afecta la cuenta del que ingreso incluida la caja.

6. Ingreso Documento Recibo de Caja Anticipo

7. Cruce Anticipo en la Factura

En contabilidad quedan los documentos asi: - Recibo de Caja de Anticipos:

Modificacion, Anulacin y Renumeracin de Documentos

Modificar Documentos Impresos

Consultar Ultimo Consecutivo

Duplicar Registro Anterior

Inventarios - Consultar el Movimiento de un Producto

Inventarios - Consulta de Movimiento de Productos Por Grupo

Inventarios - Busqueda Numeros de Serie

Inventarios - Consulta Movimiento Remisiones:

Consultar el Movimiento de un Cliente Proveedor

Consultar el Estado de Cartera por Fecha

Consultar Historial de pagos

Modificar Datos de la Empresa