Tema 7 AP

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Una uena organizacin del almacn permite !ue los art"culos existentes en el mismo sean fcilmente locali#ados. Esta organi#acin es a$n ms necesaria conforme aumenta el n$mero de art"culos !ue tenemos !ue almacenar. %iensa por un momento en los #apatos !ue llegan al almac&n de Luis' (no crees !ue es necesario clasificarlos y codificarlos correctamente). Efecti*amente' como has deducido es fundamental reali#ar una correcta clasificacin + codificacin. Clasificar es ordenar por grupos o poner por clases' o lo !ue es lo mismo' agrupar en familias o clases de acuerdo con sus caracter"sticas o con los criterios !ue esta le#camos. Una *e# !ue hemos efectuado la clasificacin de los art"culos o productos' se procede a su codificacin' es decir se le asignan una serie de elementos sim licos !ue pueden ser letras' $meros o am as' de forma !ue se identifi!ue un cdigo con un art"culo en concreto. Seguro !ue tam i&n has o"do ha lar de la referencia de un art"culo. ,ediante las referencias tam i&n estamos asignando cdigos' es decir' estamos codificando. (Sa es cuales son los o -eti*os principales de la codificacin)' son los siguientes: Identifica fcil + rpidamente el elemento al !ue representa. %roporciona informacin re*e + sencilla. .acilita las operaciones de manipulacin' locali#acin + *enta. /educe errores. Agili#a las operaciones de gestin comercial + adems la codificacin %ermite el tratamiento sistemtico + automtico de la informacin' es decir' nos permite informati#ar nuestros art"culos. Para saber ms: Propuesta de clasificacin estandarizada de productos. AECOC. http://www.ecofin.ull.es/users/j omez/!"#$%i /A" #$&eneral/clasificacion.doc [versin en cache]
Aplicaciones Informticas de 0estin de Almacenes
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Una uena organi#acin del almac&n permite !ue los art"culos existentes en el mismo sean fcilmente locali#ados. Esta organi#acin es a$n ms necesaria conforme aumenta el n$mero de art"culos !ue tenemos !ue almacenar. %iensa por un momento en los #apatos !ue llegan al almac&n de Luis' (no crees !ue es necesario clasificarlos + codificarlos
http://educacionadistancia.juntadeanda ucia.es/cu!sos/" oc#s/!ecopi a/$ie%.php&id'56... 07/06/2013
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correctamente?. Efectivamente, como has deducido fundamental realizar una correcta clasificacin y codificacin.
es
Clasificar es ordenar por grupos o poner por clases, o lo que es lo mismo, agrupar en familias o clases de acuerdo con sus caractersticas o con los criterios que establezcamos. Una vez que hemos efectuado la clasificacin de los artculos o productos, se procede a su codificacin, es decir se le asignan una serie de elementos simblicos que pueden ser letras, meros o ambas, de forma que se identifique un cdigo con un artculo en concreto. !eguro que tambi"n has odo hablar de la referencia de un artculo. #ediante las referencias tambi"n estamos asignando cdigos, es decir, estamos codificando. $!abes cuales son los ob%etivos principales de la codificacin?, son los siguientes& 'dentifica f(cil y r(pidamente el elemento al que representa. )roporciona informacin breve y sencilla. *acilita las operaciones de manipulacin, localizacin y venta. +educe errores. ,giliza las operaciones de gestin comercial y adem(s la codificacin )ermite el tratamiento sistem(tico y autom(tico de la informacin, es decir, nos permite informatizar nuestros artculos. Para saber ms: Propuesta de clasificacin estandarizada de productos. AECOC. http://www.ecofin.ull.es/users/j omez/!"#$%i /A" #$&eneral/clasificacion.doc '(ersin en cache)
,plicaciones 'nform(ticas de -estin de ,lmacenes
Sistemas de codificacin ,hora vas a conocer los sistemas de codificacin m(s usados que son& El sistema alfab"tico codifica los materiales con un con%unto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. El sistema alfanum"rico limita el n mero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanum"rico es una combinacin de letras y n meros y abarca un mayor n mero de artculos. .as letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los n meros representan el cdigo indicador del artculo. El sistema num"rico es el m(s empleado por su simplicidad, un e%emplo de codificacin num"rica lo tenemos en la codificacin de las cuentas del )lan -eneral de Contabilidad.
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Un sistema de codificacin muy extendido y que ya analizamos en la unidad 5 es el cdigo EAN, recuerda que en la actualidad casi todos los productos que se venden en Espaa estn identificados mediante el cdigo EAN !"# Para saber ms: Ejemplo de referencia o codificacin mi*ta: http://www.treballo.com/inde*#.html+/articulo/,apatos-ndustrial.htm '(ersin en cache) Ejemplos de codificacin num.rica / alfab.tica: http://www.manufacturasartisticas.com/C01CO2ECC-O3.hts+ 45556A708CA7-3A9-:1%E%-O38;<,=&3>?!3:C@A,P3@:4 '(ersin en cache) El cdi o EA3: http://www.ecofin.ull.es/users/j omez/!"#$%i /A"#$&eneral/E"#$ean.pdf '(ersin en cache) Ejemplos de cdi os ean: http://www.fer.es/mazapanesBse ura/se ura$C.htm '(ersin en cache) AUTOEVALUACIN
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El sistema alfa$%tico de codificacin emplea una com$inacin de letras y n&meros y a$arca un mayor n&mero de art'culos( a) *erdadero $) +also
Aplicaciones ,nformticas de -estin de Almacenes
Programas estndar
En la actualidad informatizar los procesos de gestin de nuestra empresa .a de ser un o$/etivo primordial, 0y por qu%1 Existen un sinf'n de razones pero entre otras podemos indicar( para agilizar las tareas repetitivas,
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para controlar el stock, para optimizar la produccin y el reparto, para controlar los costes..., en definitiva lo que se pretende es automatizar procesos. Para ello la empresa dispone de varias estrategias: que desarrollen los programas informticos sus propios programadores o adquirirlo del exterior. Si se trata de un programa comprado, puede ser a medida o un programa estndar. La decisin puede compararse con acerse un tra!e a medida o comprarlo en unos grandes almacenes. Si la empresa se decide por un programa a medida puede planterselo varias formas: como desarrollo interno, utilizando personal y medios de la propia empresa y como desarrollo externo, utilizando consultores y personal especializado a!eno a la empresa. "am#i$n puede formarse un equipo mixto con personal propio y a!eno. %n general, el soft&are a medida es ms caro, por los elevados costes de programacin. Para saber ms: Cuestiones pre(ias a considerar en el proceso de informatizacin del rea comercial / de produccin de la P;AE. http://www.ecofin.ull.es/users/j omez/!"#$%i /A" #$&eneral/?"#$Cuestiones"#$a"#$considerar.P:! '(ersin en cache) %oftware para empresas de transporte: http://www.serib/tes.com/seriBt.html '(ersin en cache) 4ideos demostrati(os de %oftware de estin: http://www. abilos.com/te*to(ideos.htm '(ersin en cache)
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Ventajas e inconvenientes de los programas estndar Los programas estndarde gestin tienen un precio ms #a!o que los programas a medida de#ido a que el coste del desarrollo del soft&are se divide entre todas las licencias que se vendan, no se imputa a una sola. %ste precio puede incluir la actualizacin del programa. (ncluso en (nternet pueden encontrarse programas estndar gratuitos. Las principales caracter*sticas del programa estndar son su rapidez de adquisicin e instalacin y, como te emos comentado anteriormente, su precio inferior, todo ello supone grandes venta!as. Siempre que te plantees la necesidad de adquirir un programa estndar tienes que tener en cuenta que cumpla con estas caracter*sticas, adems un programa estndar de#e disponer de #uena documentacin de cara al usuario: manuales, incluso li#ros a la venta en li#rer*as. 'spectos muy importantes an de ser tam#i$n el apoyo que suministra el proveedor, con posi#ilidad de consultas por tel$fono o (nternet, cursos para los usuarios, me!oras en el
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programa para hacer frente a los cambios en legislacin, etc. Otra caracterstica que podramos aadir, es el tratamiento de las copias de seguridad, que debe facilitar que de forma sencilla se puedan hacer copias de seguridad de una empresa. Sin embargo como desventajas de los programas estndar nos solemos encontrar con: alta de adaptacin a las necesidades concretas de la empresa, como consecuencia de que cada organi!acin tiene una serie de caractersticas, m"todos de trabajo, estructura organi!ativa, estilos de direccin, etc., que la hacen distinta de las dems, aunque pertene!ca al mismo sector. # es imposible que un paquete de diseo gen"rico pueda ajustarse a todas las situaciones que presenta la vida real. $unque esto es vlido con carcter general, e%isten programas estndar mu& completos. $dems en el soft'are estndar, aunque el diseo puede ser bueno, en ocasiones surgen problemas de compatibilidad e integracin con otros sistemas &a instalados. (o se facilita informacin sobre cmo funciona el programa por dentro, para evitar que el cliente pueda hacer modificaciones. )ambi"n e%isten programas estndar de ofimtica como por ejemplo el paquete integrado *icrosoft Office o la suite ofimtica OpenOffice que pueden emplearse para la gestin de la empresa & diseo de documentos.
Para saber ms: =n paDuete estndar empleado para la estin de la empresa es el del rupo %P puedes (isitar su p ina web en: http://www. ruposp.com '(ersin en cache) Aanuales de facturaplusE contaplus: http://www.abcdatos.com/tutoriales/tutorial/lFCG5.html '(ersin en cache) Aanual de facturaplus: http://www.a/udadi ital.com/Aicrosoft1Office/manual1facturacion1facturaplus.htm '(ersin en cache) Aanuales de ofimtica: http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/ '(ersin en cache) Curso de OpenOffice: http://www.aulaclic.es/openoffice/inde*.htm '(ersin en cache) AUTOEVALUACIN
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Si utili!amos un paquete integrado &a e%istente en el mercado, estamos ante un: a+ ,n paquete estndar. b+ ,n programa de mucho coste. c+ -rograma personali!ado.
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Aplicaciones Informticas de Gestin de Almacenes
Hojas de clculo y bases de datos

Dos de las aplicaciones informticas ms utilizadas por las empresas para el manejo de la informacin son : las "hojas de clculo" y las "bases de datos". Veamos u! son cada una de ellas.
Hojas de clculo "os pro#ramas informticos de hoja de clculo realizan operaciones matemticas con rapidez y eficacia$ incluso las ms complejas. Desde un punto de %ista informtico$ una hoja de clculo es el pro#rama ue permite elaborar y #estionar una hoja de clculo mediante el ordenador. &stas permiten$ adems$ representar #rficamente los datos introducidos y operar con frmulas complejas$ por lo ue representan una %erdadera ayuda para los profesionales de las acti%idades comerciales ue necesitan trabajar con datos num!ricos$ aun ue$ como %eremos ms delante$ no es !sta su 'nica utilidad. "as %entajas del empleo de la hoja de clculo son: (%ita la realizacin manual de complicadas operaciones matemticas. "os clculos se realizan de forma automtica. (%ita la repeticin de operaciones sistemticas. )inimiza el ries#o de error en los clculos. *ermite modificar el formato de la tabla incluyendo nue%os conceptos. Incluye informacin %isual de los datos a tra%!s de #rficos$ mapas y dibujos. Admite las pre%isiones y actualizaciones al poder realizar modificaciones automticas de los datos. "as hojas de clculo son unas de las aplicaciones informticas de uso ms #eneral y e+tendido. ,na hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: -e+to. Valores num!ricos$ fechas y datos horarios.
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Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas.
Bases de datos Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especficos. As, se pueden utili ar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un re!istro de nuestra coleccin de discos de m"sica, #asta llevar toda la !estin de una !ran empresa u or!ani acin.
Una Base de datos es un pro!rama que permite !estionar $ or!ani ar una serie de datos. %or ejemplo, podemos utili ar &' Access para llevar la !estin de fic#as de los artculos de nuestro almac(n, introduciendo, modificando, actuali ando, sacando informes por impresora, etc. %odemos por ejemplo reali ar consultas tales como )qu( artculo se #a vendido ms este mes*, )qu( clientes compran un determinado artculo* )cul es el +eneficio total del mes*, etc. ,as utilidades que #acen que las +ases de datos sean #erramientas fundamentales para !estionar las empresas sonIntroducir datos. .eali ar consultas o +"squeda de datos. Actuali ar la informacin. 'eleccionar los datos que nos interesan de todo el conjunto de la informacin. /rdenar los datos de acuerdo con diferentes criterios. &odificar $0o eliminar la informacin e1istente.
Informatizacin de documentos: diseo y mecanizacin

%ara informati ar los procesos que lleva a ca+o nuestra empresa podemos a$udarnos de las #ojas de clculo $ las +ases de datos. 2n este apartado de la unidad, veremos al!unas de las utilidades de una #oja de clculo a trav(s del pro!rama de &icrosoft 21cel $ aprenderemos a ela+orar fic#eros de clientes, $ proveedores, $ a !estionar nuestro almac(n !racias al pro!rama informtico
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Microsoft Access.
Empleando Microsoft Excel Para poner en marcha el programa, seleccionamos el programa Excel. Desde el men principal y nos aparece la sig iente pantalla del programa!
"a pantalla nos m estra na serie de #arras de men y na $ona c adric lada con n merosas casillas. "a gran rea formada por c adr%c las constit ye la ho&a de tra#a&o de la ho&a de clc lo. 'amos a comen$ar a tra#a&ar con la ho&a de clc lo!
Escribir en la hoja de trabajo En la ho&a de clc lo podemos introd cir texto, nmeros y f nciones. Por e&emplo, (amos a escri#ir las (entas mens ales de n estros (endedores. Escri#imos en la casilla A) *'entas mens ales* y en la +,, -,, D,.... los meses del a.o. A contin acin, escri#imos los nom#res de n estros (endedores y los importes correspondientes a s s (entas mens ales sit ndonos con el ratn en la celda correspondiente /para ello hacemos clic en la celda en la 0 e 0 eremos escri#ir1. El res ltado es el sig iente!
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Habamos escrito "Ventas mensuales", pero la palabra "mensuales" est oculta por la siguiente columna. Podemos hacer que se vea, ampliando la columna. Nos situamos con el cursor en la barra donde estn las letras que designan las columnas, entre las dos columnas. El aspecto del cursor cambiar y manteniendo pulsado el bot n i!quierdo del rat n nos despla!amos. Para movernos por las distintas "ilas de la ho#a de traba#o utili!amos la barra de despla!amiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla y para cambiar las columnas que se muestran en pantalla, usaremos la barra de despla!amiento in"erior. $tra opci n para despla!arnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utili!ar las "lechas del teclado, para movernos arriba, aba#o, derecha e i!quierda. Por %ltimo, en este comien!o con E&cel, en la parte in"erior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas ho#as. 'gual que en una carpeta, en E&cel podemos tener varias ho#as. Podemos reali!ar, por e#emplo, en cada ho#a un presupuesto y posteriormente integrarlos. Es aconse#able ser ordenado y utili!ar distintas ho#as para los distintos proyectos, presupuestos o apartados anali!ados.
En E&cel un libro de traba#o es uncon#unto de ho#as. (n libro puede tener varias ho#as. )l grabarlo, se crea un "ichero con la e&tensi n *+, con todas las ho#as que tuviese el libro. )qu tienes una demostraci n de lo que hemos visto hasta ahora sobre E&cel. +o visto hasta ahora de E&cel
)plicaciones 'n"ormticas de -esti n de )lmacenes
Nombrar celdas y rangos .omo has podido comprobar en la demo anterior, E&cel permite un mane#o "luido y sencillo de las celdas. /anto a trav0s de las columnas, de las "ilas o mane#ando las celdas individualmente. Pero E&cel tambi0n tiene en los 1angos, otra herramienta sumamente potente para el mane#o de in"ormaci n. +a principal caracterstica de los rangos es que se les puede dar un nombre a un con#unto de celdas o incluso a una sola celda. 23 por qu0 es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos4 (n rango no es ms que un con#unto de celdas de"inido por sus celdas superior i!quierda e in"erior derecha, separadas por dos puntos. Es "cil reconocer el rango situndolo mentalmente en la ho#a de clculo. Pero si la ho#a es muy grande 2Podramos recordar e&actamente la posici n de todos los con#untos y subcon#untos de celdas4 Por e#emplo, es ms sencillo hacer re"erencia a Ventas, que por e#emplo a 5678569: y a .ompras que por e#emplo a *;<85;= Veamos un e#emplo utili!ando los datos de las anteriores ventas mensuales. Para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango, en nuestro caso seleccionamos los meses >;8?; para ello nos situamos con el rat n en la celda >; hacemos clic en ella y sin soltar el bot n del rat n nos despla!amos hasta la celda ?; al llegar a ella ya
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podemos soltar el botn, de esta forma queda el rango seleccionado. Una vez que est marcado, escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla enter o intro. Ya tenemos nuestro primer rango.
Veamos a ora sus venta!as. "levemos el puntero o cursor a alguna celda le!ana, por e!emplo, la #$%. &i a ora quisiramos ir de nuevo a la posicin de los meses, pero no nos acordamos de su rango, slo tenemos que abrir la ventana de cuadro de nombres y se mostrar'n todos los rangos definidos y (nicamente tendremos que seleccionar y aceptar para que E)cel nos lleve a la posicin deseada. "os rangos tienen muc as m's utilidades m's imprescindibles cuanto m's e)tensa y comple!a es la o!a de c'lculo en la que estemos traba!ando. En la demo puedes ver cmo crear un rango *reacin de un rango AUTOEVALUACIN
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Una o!a puede estar formada por varios libros+ a, Verdadero b, -also
.plicaciones /nform'ticas de 0estin de .lmacenes
Autoformatos en Excel El aspecto de nuestras o!as es una cuestin importante, sobre todo, si otras personas van a ver y evaluar nuestro traba!o. En E)cel ay una forma r'pida y sencilla de conseguir un buen resultado en la apariencia de estos. &on los .utoformatos. 1artiendo de la o!a que emos creado, seleccionamos una celda que est dentro de la tabla, por e!emplo *2. *uando est marcada en el men( -ormato, pulsaremos en la opcin .utoformato. .tencin, es importante que ayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla,
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como es nuestro caso. Si hubiramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla, Excel nos dara un mensaje de error. Al pulsar en Autoformato nos surge un cuadro de dilogo. Entre todos los ejemplos predefinidos, podemos elegir el formato que consideremos ms apropiado para nuestra tabla. Slo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado despus Aceptar. !sta es nuestra tabla con el dise"o elegido#
Apro$echaremos ahora para guardar nuestra hoja. %o haremos en la barra de &en' pulsando sobre Archi$o (uardar como. En la $entana que aparece, le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso, le ponemos el nombre )entas mensuales. * pulsamos (uardar. +ienes un ejemplo de cmo utili,ar los Autoformatos guardar las tablas en la demo
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%os archi$os de Excel tienen extensin# a- .cl b- .ls c- Exl
/ara aplicar un Autoformato es necesario estar situado con el cursor en una celda que pertene,ca a la tabla a la que queramos aplicar ese autoformato# a- )erdadero b- 0also
Aplicaciones 1nformticas de (estin de Almacenes
Realizar operaciones numricas Excel es una hoja de clculo como su nombre indica su funcin fundamental es trabajar con grandes $ol'menes de n'meros reali,ar clculos numricos.
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Vamos a comenzar sumando nmeros. Por ejemplo, queremos saber las ventas mensuales totales de nuestros vendedores. Para ello, marcamos los nmeros que deseamos sumar y pulsamos sobre el smbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estndar.
Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que, en el recuadro de la barra de !rmulas, aparece la e"presi!n #S$%& 'B()B*+. ,nterpretaremos esta !rmula) -odas las !rmulas comienzan con el si.no i.ual para indicarle al pro.rama que se trata de una unci!n y no de un te"to. & continuaci!n, se especi ica la unci!n, es decir, la operaci!n matemtica que deseamos realizar. En nuestro caso, S$%&. / lo si.uiente es especi icar las celdas donde se encuentran los nmeros sobre los que deseamos realizar la operaci!n. En este caso, como queremos sumar los nmeros que se encuentran desde la celda B( a la B*, escribimos B( dos puntos y B*. 0as operaciones matemticas undamentales pueden realizarse tambi1n de orma directa. Para sumar directamente varias celdas, seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el si.no i.ual 2#2 'sin las comillas+, para indicar al pro.rama que se trata de una operaci!n matemtica. & continuaci!n, pinc3amos sobre la celda primera que queremos sumar, escribimos el smbolo 242, y pinc3amos sobre la otra celda que queremos sumar. / por ltimo pulsamos Enter. El resultado de las operaciones que acabamos de describir se muestra en la si.uiente pantalla)
Para realizar otras operaciones directamente se utilizan los si.uientes smbolos) 5estar) 5estamos utilizando el si.no 6 %ultiplicar) Podemos multiplicar utilizando el si.no 7 8ividir) 8ividimos con el smbolo 9 Potencias) Elevar un nmero a una potencia es multiplicar ese nmero por s mismo un cierto nmero de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es i.ual a :7:7:7:, que da como resultado ;<. Para elevar un nmero a una cierta potencia podemos emplear el smbolo =. Por ejemplo, : elevado a (, lo escribimos en una celda #:=(. 0a si.uiente demo te muestra al.unas de las operaciones descritas anteriormente
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Operaciones en Excel AUTOEVALUCIN

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Las frmulas comienzan siempre con el signo = a) Verdadero b) Falso
Aplicaciones Informticas de
estin de Almacenes
Funciones Las !ltimas frmulas "ue #emos comentado utilizan los operadores matemticos normales$ mientras "ue las funciones nos permiten utilizar una amplia %ariedad de parmetros& Las funciones son frmulas predefinidas "ue utilizan ciertos %alores denominados argumentos& El argumento en este caso #ace referencia al rango de celdas donde se encuentran los n!meros a sumar& 'n e(emplo de funcin es la funcin )'*A "ue #emos empleado anteriormente& El programa Excel cuenta con gran n!mero de funciones predefinidas a las "ue se accede fcilmente partiendo del botn +egar Funcin&
,os situamos en la celda donde "ueremos colocar la frmula - donde se mostrar el resultado de la funcin& En nuestro$ e(emplo$ %amos a calcular la media aritm.tica de los %alores introducidos en las celdas /0$ 10 - 20 - el resultado "ueremos "ue aparezca en E0& La media aritm.tica suma los n!meros - los di%ide entre el n!mero de elementos sumados& El resultado "ue obtenemos son las %entas medias por mes de nuestro %endedor&
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En la /arra Estndar pulsamos sobre el botn +egar Funcin 3tambi.n podemos emplear la opcin funcin del men! insertar)& ,os aparece un cuadro en el "ue tenemos primero "ue seleccionar el grupo en "ue se encuentra la funcin "ue deseamos utilizar$ es decir$ pulsamos sobre una 1ategor4a de la funcin& En nuestro e(emplo$ la funcin media aritm.tica se encuentra dentro la 1ategor4a de funciones Estad4sticas&
5 una %ez seleccionada la 1ategor4a de la funcin$ nos "ueda seleccionar a la derec#a del cuadro el ,ombre de la funcin& El nombre "ue designa a la media aritm.tica es +6O*E2IO& +ulsamos Aceptar - nos aparece otro cuadro& A#ora se trata de especificar los argumentos de la funcin +6O*E2IO& En nuestro caso consiste en especificar las celdas "ue contienen los n!meros a los "ue "ueremos calcular la media aritm.tica& El programa automticamente asume "ue son los n!meros "ue se encuentran a la iz"uierda de la casilla donde estamos introduciendo la frmula& )i el programa no pone correctamente las celdas "ue "ueremos utilizar para el clculo$ cambiamos los nombres de las celdas donde pone ,!mero7&
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5 en la celda marcada se coloca la funcin - nos muestra el resultado de aplicar dic#a funcin a los argumentos seleccionados& El resultado de nuestro e(emplo es el "ue aparece en la siguiente pantalla8
Esta demo te muestra cmo utilizar las funciones predefinidas de Excel& Funciones predefinidas en Excel AUTOEVALUCIN
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La funcin +6O*E2IO se emplea para calcular la media aritm.tica pertenece a la categor4a de funciones lgicas8 a) Verdadero b) Falso
Aplicaciones Informticas de
estin de Almacenes
Grficos 1on Excel podemos tambi.n representar grficamente una serie de datos& En nuestro e(emplo %amos a partir de los datos de las %entas del primer semestre de nuestros %endedores& *arcamos los datos "ue %amos a utilizar para el grfico& En la /arra Estndar pulsamos sobre el botn Asistente de grficos&
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Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de grfico. Es decir de qu grupo queremos el grfico y dentro del tipo de grfico, seleccionar a la derecha, uno concreto. En nuestro ejemplo, como tipo hemos elegido Lneas y hemos seleccionado la primera opcin dentro del grupo de grficos disponi les. En el siguiente cuadro, tenemos que definir de dnde se toman los datos para reali!ar el grfico. En este caso, hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarn los datos para di ujar el grfico. " aparece ien definido el rango de celdas desde el que se tomarn los datos. #i las celdas que aparecen a continuacin de rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de grfico, de emos escri ir el rango correcto. En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de a$adir un ttulo. En este caso ya lo hemos tomado al marcar %entas al comien!o. &odemos a$adir un ttulo a los ejes del grfico. &or ejemplo, 'eses para la escala hori!ontal y Euros para la (ertical. El )ltimo cuadro nos permite seleccionar la u icacin del grfico. &odemos colocar el grfico en una hoja nue(a o insertarlo en la propia hoja en la que estn los datos. " el resultado se muestra en la imagen.
*na cuestin muy interesante en relacin a los grficos es que se encuentran enla!ados a los datos de los que procede. +e tal forma que si cam iamos, por ejemplo, en la celda ,- el n)mero ./00 por 1000 y pulsamos Enter, el grfico refleja automticamente el nue(o dato. En esta demo puedes (er cmo utili!ar el asistente para grficos *tili!acin del asistente de grficos
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Recuerda que siempre podrs obtener ayuda desde El Ayudante de Office, como la que se muestra en la siguiente pantalla.
Para saber ms: Manual Excel http://www.aulaclic.es/excel2000/f_excel2000.htm [versin en cache Plantillas !e "#cument#s Empresariales http://www.ec#fin.ull.es/users/$%%#me&/'(20)#ftware/herramie.htm en cache M#!el# !e factura en Excel: http://telef#nica.terra.es/empresas/herramientas/herramientas/ plantillas/facturas_pr#f#rma/vpr#!uct#s.xls [versin en cache AUTOEVALUACIN
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[versin
En Excel al hacer el grfico correspondiente a los datos de una hoja, ste siempre se sit a en dicha hoja junto con los datos de los que procede! a" #erdadero b" $also
Aplicaciones %nformticas de &esti'n de Almacenes
Empleando Microsoft Access En el mercado existe una considerable (ariedad de programas informticos que pueden ser utili)ados para lle(ar a cabo la gesti'n comercial de una empresa. *on programas integrados que permiten lle(ar a cabo, de forma conjunta, todo el proceso de presupuestos, compras, (entas, albaranes, facturaci'n y almacn, contabilidad, etc. #amos a utili)ar el programaestndar +icrosoft Access que es un programa que nos (a a permitir crear y manejar bases de datos. En cualquier caso, la base de datos debido a su (ersatilidad es utili)ada de manera generali)a como ficheros de datos.
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A continuacin, vamos a ver dos ficheros de datos que se emplean con mucha frecuencia y son el fichero de proveedores y el fichero de clientes.
Fichero de proveedores El fichero de proveedores permite llevar el control de un nmero ilimitado de proveedores (depende de la capacidad del ordenador), en Access se almacena como ta la. !or cada proveedor el pro"rama lleva un re"istro (o ficha), con una serie de informaciones (o campos)# nom re, direccin, datos ancarios, etc. A continuacin, descri iremos cada uno de los campos que se de en incluir en la ficha del proveedor para darle de alta# $di"o del proveedor# El cdi"o admite nmeros y letras. En "eneral, conviene considerar que uno de los proveedores (por e%emplo el &&&&), es la propia empresa. Esto es til para llevar a ca o operaciones internas. 'om re# El nom re de la sociedad o empresario individual. $uenta conta le# (e asi"na el nmero de cuenta conta le con la que posteriormente se conta ili)arn los apuntes conta les. *ipo de proveedor# !uede ser distri uidor, fa ricante, etc. +omicilio, localidad, cdi"o postal, etc. *el,fono, fa-, etc. '.I... / $.I...# 'mero de Identificacin .iscal./$di"o de Identificacin .iscal +atos de env0o# En esta ventana se introducen los datos de env0o del proveedor como# 1andatario, +ireccin, 2ocalidad, $di"o !ostal, *el,fono, .a-, $ontacto, $ar"o del $ontacto, y 3 servaciones. +atos ancarios# En ellos se introducen los datos ancarios del proveedor, tales como# Entidad, direccin, 'mero de $uenta, $di"o Entidad, $di"o A"encia, +0"itos de $ontrol y +omiciliacin. +atos Adicionales# (on aquellos otros datos tiles que se pueden introducir si se desea, y que conforman las fichas au-iliares. AUTOEVALUACIN
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4n re"istro est formado por# a) *a la. ) $ampos. c) 'in"una de las anteriores.
Fichero de clientes
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Igual que el fichero de proveedores, el fichero de clientes permite llevar a cabo el control de un nmero ilimitado de clientes. Adems de los campos que aparecen en el fichero de proveedores, en el de clientes pueden aparecer los siguientes campos: Cdigo de Cliente: Cada cliente en la empresa tendr asignado un cdigo diferente. Cdigo de Pago: e utili!a un cdigo diferente para cada una de las formas en que el cliente reali!a el pago. "l pago puede ser al contado o a pla!os. #$as de Pago: on los d$gitos que indican el d$a o d$as del mes en que deban vencer las facturas. #escuentos % & ': on los porcenta(es de descuentos fi(ados para cada cliente en funcin de unos determinados conceptos. )o tienen por qu* e+istir. ,iesgo -$mite: "s el importe m+imo de deuda que se le permite al cliente. )mero de .arifa: "n caso de que e+ista ms de una tarifa, a cada una se le asignar un nmero. Cuenta Cliente: Corresponde al cdigo de la ubcuenta contable del Cliente. Clave I/A 0Impuesto sobre el /alor A1adido2: e utili!an distintos d$gitos para cada tipo de cliente. Clave especial: e trata de un campo libre para que el usuario introdu!ca sus propias claves de clasificacin de acuerdo con sus propios criterios como por e(emplo, tipos de art$culos comprados, clientes impagados, etc. 3na ve! que conocemos el contenido de los ficheros de proveedores & clientes, a continuacin vamos a aprender a crear una base de datos con la informacin de esos ficheros. Comen!amos con la creacin de la primera tabla.
Aplicaciones Informticas de 4estin de Almacenes
Creacin de la primera tabla /amos a empe!ar creando una base de datos a trav*s del programa Access. Para ello, iniciali!amos el programa haciendo clic sobre 5icrosoft Access. "legiremos la opcin 67ase de datos en blanco6 & aparece una ventana llamada 6Archivo nueva base de datos6. )osotros vamos a nombrar a nuestra base de datos 6"mpresa de pruebas6, & as$ lo escribimos en el cuadro 6)ombre de archivo6. A continuacin, pulsamos en el botn 6crear6. Con doble clic se elige la opcin 6crear tabla en vista de dise1o6. urgir la ventana de dise1o de tabla, que te mostramos a continuacin. "n ella ha& varias partes que iremos descubriendo segn va&amos necesitndolas. Por ahora nos basta saber que en la parte superior es donde definiremos las caracter$sticas bsicas de los campos.
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"n la inferior i!quierda podremos concretar ms sus caracter$sticas segn va&amos definiendo la columna 6tipo de datos6. 8 por ltimo, en la parte inferior derecha Access nos a&udara sobre los datos relativos a los campos que vamos a dise1ar. /amos a empe!ar por dise1ar nuestra base de datos. "n la columna de )ombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificar cada 6campo6 de nuestra tabla. )uestra primera tabla es la ficha de clientes & *sta va a tener los siguientes campos: Cdigo Cliente, "mpresa, )ombre Cliente, Apellido Cliente, Puesto, #ireccin, Poblacin, .el*fono, CP, )mero CC. Puedes comprobar que no estn todos los campos definidos en el ep$grafe anterior. Por ra!ones didcticas nos vemos obligados a reducir el nmero de campos para nuestros e(emplos. egn va&amos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, &a sea con la tecla intro, con los cursores o con el ratn, veremos cmo en la celda contigua de la columna 6tipo de dato6 aparece por s$ solo la palabra 6te+to6. Pero si pulsamos sobre algunos de ellos, vemos cmo se despliega una cortina con diversas opciones. As$ es como quedar$a nuestra tabla con los campos nombrados
Como puedes observar, todos los campos quedan definidos como 6te+to6, e+cepto el campo cdigo cliente que le asignamos tipo 6Autonum*rico6 para asegurarnos que no aparece ningn cliente repetido. "n realidad, un campo autonum*rico, es un campo num*rico al cual Access se encarga de asignar un valor secuencial & nico. "sto es lo me(or para que no ha&a registros duplicados. "s posible que cause e+tra1e!a que los tres ltimos campos los ha&amos definido datos de 6te+to6 cuando pudiera parecer ms lgico definirlos como 6num*ricos6. "sto se debe a que slo asignaremos tipos 6num*ricos6 a campos con los que realicemos operaciones matemticas.
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Como puedes ver, la tercera columna es informativa y se titula "Descripcin". En ella escribiremos la descripcin de la funcin de cada campo y ser til cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando crebamos la tabla, tenamos en mente ue el campo "!ombre" se refera solo al primer nombre o al se"undo nombre, el formato de las iniciales o si inclua o no los apellidos. Creacin de una base de datos #i nos situamos de nuevo en cual uiera de los campos ue acabamos de crear veremos cmo la zona inferior iz uierda muestra los si"uientes datos ue corresponde a las propiedades del campo. $ ue en la parte inferior derec%a sur"e un te&to ue nos e&plica al"o sobre las caractersticas ue nos pueden ayudar. En ella vemos ue tenemos predefinidos ciertos valores. 'or ejemplo, "(ama)o del Campo" ue tiene el valor "*+", esto uiere decir ue el m&imo nmero de caracteres ue podemos introducir ser de *+, si uisi,ramos ue un campo en concreto aceptara ms o menos caracteres, slo tendramos ue cambiar ese valor por otro mas ajustado. En el campo direccin necesitaramos ms lon"itud. $ por el contrario, es evidente ue en el campo !- de tel,fono no necesitaramos tantos, ni si uiera con todos los prefijos internacionales. 'ara C', por ejemplo, le pondremos un "tama)o de campo" de * caracteres, para el campo !- de tel,fono tambi,n en "tama)o de campo" pondremos . caracteres y para el campo !meroCC, / caracteres.
0ay varias propiedades ms1 al"unas en blanco como "(itulo" y otras con valores predefinidos, como "2e uerido" ue tiene el valor "!o". #e"n nos situemos sobre al"una de estas propiedades, el te&to de ayuda conte&tual de la parte inferior derec%a cambiara automticamente para e&plicarnos la funcionalidad de la propiedad. 'ropiedades del campo AUTOEVALUACIN
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El campo Cdi"o 'ostal %a de ser de tipo nmero3 a4 5erdadero, ya ue contiene nmeros. b4 6also, ya ue no se van a realizar operaciones matemticas con ,l. c4 !in"una de las anteriores.
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Modificaciones de las tablas Podemos modificar la estructura de las tablas fcilmente eliminando un campo, insertando otro, movindolo y por supuesto, modificar el contenido de cada fila. Por ejemplo: Borremos el campo Puesto y a!adamos el campo "otas #ue ser un campo $emo y #ue es muy %til para almacenar nuestras notas sobre cada re&istro. 'amos a (acerlo paso a paso. Primero borremos el campo Puesto , el nombre tcnico de la operacin es eliminar el campo) (ay dos formas de (acerlo, el primer paso es com%n, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo. * para borrarlo, pulsaremos la tecla +upr o seleccionaremos la accin ,liminar filas del men% ,dicin , al #ue accederemos pulsando el botn derec(o del ratn. Para a!adir el campo "otas , lo (aremos como siempre, situndonos en una fila en blanco e introduciendo los datos tal como (emos visto anteriormente. -a tabla #uedar de la si&uiente forma:
-a %nica diferencia es #ue en el tipo de datos ele&iremos $emo . .emos creado el campo "otas al final de la tabla, pero pod/amos (aberlo creado en cual#uier otra posicin, por ejemplo, entre los apellidos y la direccin, simplemente eli&iendo la opcin insertar fila del men% edicin, #ue activamos con el botn derec(o del ratn, tras situar el puntero en la fila correspondiente. Para practicar vuelve lue&o a introducir el campo puesto en su lu&ar correspondiente. A#u/ puedes ver una demostracin sobre las modificaciones de las tablas $odificaciones en una tabla
Guardar las tablas 0na ve1 #ue ten&amos creada la estructura, vamos a aprender cmo &uardarlas adecuadamente.
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Podemos hacerlo desde el men "Archivo", con la opcin "Guardar" o bien pulsando el icono "Guardar" . Cuando pulsemos, se nos pedir que introduzcamos el nombre, por defecto access su iere el nombre "!abla"", pero nosotros podemos nombrarla como queramos. #sta primera tabla que hemos creado la llamaremos "clientes".
$ur ir una ventana como la anterior en la que se nos pre untar si queremos una "clave principal". %a clave es un campo que se crea automticamente & que funciona como un "'ndice", cu&a utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar distintas tablas. Aunque el campo de la clave principal opcional es recomendable tener siempre por lo menos uno. #sta clave permite a Access identificar & or anizar de forma nica los re istros de una tabla. $i respondemos $' a la pre unta( )desea crear una clave principal* Access crea un campo clave & asi na el nombre por defecto del campo "clave principal" como "+d". Podemos cambiarlo & renombrarlo al nombre que consideremos mas apropiado & el tipo de datos se define automticamente a "autonum,rico". Para asi nar una clave principal a un campo &a e-istente, podemos tambi,n se uir los si uientes pasos( .acer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. .acer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. /esi nar un campo autonum,rico como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. 0amos a responder "1o" a la pre unta )desea crear una clave principal* & a asi nar nosotros la clave al campo Cdi oCliente. As' es como quedar nuestra tabla, con la clave principal definida(
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Luego guardaremos la tabla, puede que, una vez creada y guardada, necesitemos ms adelante modificarla, ya sea aadiendo o borrando campos o quizs descubramos que la longitud de algn campo es inadecuada para nuestras necesidades. Podemos modificar una tabla una vez guardada? ! y es muy fcil. "lo #ay que pulsar el bot"n derec#o sobre la tabla y elegir la opci"n $%ista de diseo$. &parecer la venta de diseo de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como #emos aprendido en este apartado modificaremos lo que sea necesario, #asta que estemos satisfec#os con el resultado. 'n la demostraci"n siguiente puedes ver c"mo guardar las tablas. (uardar tablas
&plicaciones )nformticas de (esti"n de &lmacenes
Introducir datos Para introducir datos en nuestra tabla en primer lugar vamos a abrirla desde la ventana $*ase de datos$. +enemos dos maneras de abrir la tabla, una es pulsando en el icono $&brir$ en la ventana $*ase de datos$. , la otra, es utilizar la opci"n $&brir$ en el men edici"n que se despliega con el bot"n derec#o del rat"n sobre el nombre de la tabla. &parecer una ventana en la que vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal y como los diseamos. -ada fila es un $registro$. .ecuerda que un $registro$ es un con/unto de datos que esta relacionado. Los datos se introducen en la columna correspondiente0 si en el espacio visible de un campo no caben los datos que tecleas, &ccess desplaza a la izquierda el te1to para que sigas escribiendo. +ambi2n se puede modificar la anc#ura de la columna arrastrndola con el cursor. 'n una tabla reci2n creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos num2ricos que por defecto aparecen con el valor cero, y los autonum2ricos que se van numerando de forma automtica. %amos a introducir en la tabla los siguientes datos para el primer registro3 -"digo -liente3 'ste campo es autonum2rico. -omo ya sabes, esto significa que &ccess ira asignndolo secuencialmente a cada registro en el mismo orden que nosotros vayamos creando registros. 4unca podremos introducir datos en ese campo puesto que 2ste es un campo control de funcionamiento interno para &ccess. 'mpresa3 )nformtica .&. 4ombre-liente3 Pedro &pellido-liente3 5im2nez -alvo Puesto3 Programador 6irecci"n3 -7 8uelva, 4. 9: Poblaci"n3 ;laga +el2fono3 <==>===>=== -P3 =====
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Numero CC:10101010 No vamos a introducir ningn dato en el campo Notas. Los datos del resto de registros son: Registro 2: Software S.L., ntonio, !"re# Calvo, accionista, C$ %enecia, N. && , '(laga, )22* 222*222, 22222, 202002020 Registro&: +aftware S.L., 'iguel, ,enito Rom(n, Comercial, C$ Soria, N. 22, -ranada, )&&*&&&*&&&, &&&&&,&0&0&0&0 Registro.: Comunicaci/n S. ., na, Ramos 0ern(nde#, C/rdo1a, )..*...*..., ....., .0.0.0.. 2ntroduciremos cada dato en su columna. surge una fila so1re la ltima. sesora de imagen, vda. Roma,
l escri1ir la primera letra en la columna 3mpresa
3l s4m1olo 565 de la ltima fila indica 7ue esa fila es el ltimo registro de la ta1la. Segn va8amos introduciendo registros se incrementara el nmero de filas. 9 para insertar nuevos registros, pulsaremos en el 1ot/n 5Nuevo registro5 de la 1arra de :erramientas. 9 as4, sucesivamente. s4 7uedar4a nuestra ta1la de clientes:
!uedes ver a continuaci/n una demostraci/n de c/mo introducir datos 2ntroducir datos en una ta1la Para saber ms En las siguientes webs tienes acceso a manuales sobre el funcionamiento de Access: Manual de Access http://www.unav.es/cti/manuales/access97/indice.html versi!n en cache" Access http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/access.html versi!n en cache"
plicaciones 2nform(ticas de -esti/n de lmacenes
El programa Access para el control de stock

Cuando estamos tra1a;ando para una empresa necesitaremos, por e;emplo, llevar al d4a no s/lo la agenda con los datos de los clientes, de los proveedores. <am1i"n necesitamos llevar
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la relacin de los productos que les hemos comprado o vendido, y esto debe verse reflejado en nuestro control del almacn. Manejar todos estos datos en una nica tabla es una tarea muy incmoda, principalmente, por su exagerada longitud. Piensa que todos los campos necesarios para llevar un exhaustivo control sobre los datos de la agenda, de los stoc s, de las entradas y salidas del almacn podr!a superar los veinte campos de longitud y tener todos estos campos en una nica tabla nos obligar!a a utili"ar permanentemente las barras de despla"amiento. #i somos realistas, casi siempre vendemos a los mismos clientes$ por norma general, se suele tener una cartera de clientes que en su mayor parte es siempre la misma. %s m&s, generalmente son un pu'ado de excelentes clientes los que consumen la mayor!a de nuestros productos. %sto implica que para tener actuali"ada nuestra base de datos, deber!amos introducir una y otra ve" los mismos datos del mismo cliente con cada transaccin que reali"&ramos. (e puedes preguntar) *+u&ntas transacciones reali"a al mes una empresa para su mejor cliente, %n el caso de los proveedores nos ocurre lo mismo. *#er!a lgico teclear una y otra ve" todos los datos del proveedor con cada producto que le pidiramos, -esde luego que no. %so ser!a altamente inefica". Para solucionar estos y otros problemas .ccess utili"a lo que se denominan las /ases de -atos 0elacionadas. 1a ventaja de las bases de datos relacionadas es que se desgrana la informacin entre varias tablas especiali"adas. Por ejemplo, una con los campos de la agenda para los clientes, otra con los campos de los productos y otra con los campos de los pedidos. . continuacin, veremos en distintos ep!grafes cmo crear y gestionar bases de datos relacionadas. -ispones tambin de una demostracin en cada uno de ellos.
.plicaciones 2nform&ticas de 3estin de .lmacenes
Disear una base de datos con mltiples tablas %l primer paso es determinar exactamente para qu vamos a emplear la informacin y a'adir los campos que nos ayuden a obtener y manejar esa informacin. Por ejemplo, en la tabla clientes deben estar todos los datos que necesitamos de los clientes, pero ninguno m&s. %s decir, lo necesario para saber de quin se trata y poder contactar con l. Puede parecer, a simple vista que tambin necesitar!amos saber qu compr, cu&nto, quin fue el vendedor, etc. Pero estos datos no est&n relacionados exclusivamente con el cliente, sino que tambin est&n relacionados con la tabla art!culo 4qu compr5 y con la tabla vendedores 4quin le atendi5. #i le a'adieras a la tabla de clientes esta informacin, tendr!amos
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estos datos duplicados en las tablas. Esto es un sntoma de que no est bien diseada nuestra tabla. Por ello, vamos a ver en primer lugar cmo disear una base de datos con mltiples tablas: Supongamos que trabajamos en una empresa. Empe aremos con la tabla de los datos re!eridos e"clusivamente al cliente, que creamos en el epgra!e anterior:
# continuacin, crearemos los datos re!eridos e"clusivamente al producto. $uestra tabla quedara as:
%omo podemos observar, el campo &%digoProducto& es un campo clave necesario para distinguir unos productos de otros ' relacionarlos con otras tablas. (al ve no sea tan evidente la necesidad de un campo para el proveedor. En realidad, el producto no tiene slo su nombre, digamos que tambi)n tiene apellidos, que est relacionado con la empresa que lo distribu'e, no basta decir que necesitamos el producto &*&, tambi)n necesitamos pedrselo a quien pueda proporcionarlo, el proveedor. #s pues, la solucin es crear un campo que se relacione con otra tabla, ' el vnculo entre ambas tablas es el campo &%digoProveedor&. %ompliquemos la cosa an ms con la tabla de pedidos, que quedara de la siguiente !orma:
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Vemos que hay tres campos de Cdigos, El primero "CdigoPedido", es el propio de la tabla de pedidos; la funcin de los siguientes es relacionar esta tabla con otras. Gracias al "CdigoCliente" no es necesario introducir en esta tabla los datos del cliente cada e! que reali!a un pedido, basta con teclear su n"mero de cdigo. Con el "CdigoProducto" ocurre e#actamente igual, en e! de teclear una y otra e! todos los datos de los art$culos, %ccess de encargar& de relacionar las dos tablas gracias a este campo. En resumen, si dos tablas tienen un campo en com"n, este campo lo utili!aremos para "enla!ar" las tablas. Es decir, es una especie de "campo bisagra" que une estas tablas y cualquier modificacin en una de ellas afecta a la otra. 'u principal utilidad es que si, por e(emplo, nuestro cliente numero ), cambia de residencia, slo tendremos que modificar sus datos en la "*abla clientes" e instant&neamente se actuali!ar$an los datos en las dem&s tablas con las que est+ enla!ada. En la tabla pedidos hemos a,adido otros campos para e#plicar did&cticamente los dem&s tipos de datos e#istentes que podemos utili!ar en cada ocasin. Vemos que abundan los campos num+ricos, por e(emplo, el campo "Cantidad" podemos multiplicarlo por el campo "Precio-nidad" para calcular un importe total. Pero hay otros campos como "CdigoCliente" y "CdigoProducto" con los que no amos a reali!ar ninguna operacin aritm+tica. .Entonces por qu+ le asignamos tipos num+ricos/ 0a respuesta es sencilla, esos campos lo amos a utili!ar para relacionar el pedido con las tablas cliente y producto. 'i en la tabla clientes tenemos el campo "CdigoCliente" y es autonum+rico, en la tabla pedidos tenemos que tener tambi+n un campo "CdigoCliente" y +ste tendr& que ser num+rico. 1a conocemos los tipos de datos "%utonum+ricos", "2um+ricos", "*e#to". Pero obser amos otros campos. El campo "3echa4hora", se utili!a para almacenar 3echas y horas, la fecha de la compra, la hora de la salida del producto... El campo "'i42o", tambi+n conocidos como campos lgicos, slo pueden presentar dos estados, 'i o 2o. 'e utili!a principalmente para ahorrar espacio y tiempo, por e(emplo, si tenemos una base de datos y queremos saber si el cliente est& casado o soltero, es m&s sencillo poner un campo 'i42o, que teclear cada e! "Casado", "'oltero". 5 en el caso de nuestra tabla, para comprobar el estado de una tarea pendiente. El campo "6emo", se utili!a cuando en el campo pretendemos a,adir informacin que no sepamos a priori cuanto ocupar&.
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El campo "Moneda", debe utilizarse en lugar del numrico cuando manejemos precios y otras cantidades monetarias. El campo "Objeto OLE", puede utilizar imgenes, audio y otros formatos como si fuera un dato ms. Se puede utilizar para a adir una fotograf!a del articulo o una grabaci"n de sonido #ue acompa e la fic$a del registro #ue #ueramos %isualizar. &uando terminemos de crear las tablas, debemos guardarlas. En nuestro caso, al estar trabajando con tablas relacionadas, debemos contestar afirmati%amente a la pregunta si #ueremos definir una cla%e principal. 'ero, antes de comenzar a crear las primeras relaciones, %eremos a continuaci"n #u tipos e(isten.
)plicaciones *nformticas de +esti"n de )lmacenes
Tipos de relaciones E(isten tres tipos de relaciones, "-elaci"n de uno a muc$os", "-elaci"n de muc$os a muc$os" y "-elaci"n de uno a uno". .eamos en #u consisten cada una de ellas. ). -elaci"n de uno a muc$os, La relaci"n de uno a muc$os es el tipo de relaci"n ms com/n #ue podemos encontrarnos. En las relaciones de este tipo, cada registro de la tabla, a la #ue llamaremos "tabla padre", puede tener ms de un registro enlazado en otra tabla, a la #ue llamaremos "tabla $ija". 'ero cada registro de la tabla $ija s"lo puede tener un registro enlazado en la "tabla padre". 'or ejemplo, en nuestra base de datos un cliente puede $acer muc$os pedidos, pero cada pedido s"lo puede $aber sido realizado por un /nico cliente. 0. -elaci"n de muc$os a muc$os, En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre", puede tener ms de un registro enlazado en la "tabla $ija". y cada registro de la tabla $ija, puede tener enlazado ms de un registro de la "tabla padre". En nuestra base de datos, debemos tener una tabla con los pro%eedores y otra tabla con los productos. Si #ueremos poder escoger la mejor oferta de nuestros pro%eedores, debemos poder %alorar las distintas ofertas de los mismos productos. 1ste es un ejemplo de relaci"n muc$os a muc$os, en el #ue tenemos %arios pro%eedores para cada producto y cada pro%eedor puede ofertarnos %arios productos. &. -elaci"n uno a uno, En las relaciones de este tipo,
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cada registro de la "tabla padre" slo puede tener un registro enlazado en la "tabla hija" y cada registro de la "tabla hija" slo puede tener, como mximo, un registro enlazado con la "tabla padre". Un ejemplo de este tipo de relaciones podra ser una tabla que relacionara cada trabajador con otra tabla en la que guardara su "Curriculum itae", es decir, que cada trabajador slo tiene un currculo y cada currculo slo hace re!erencia a un trabajador. Como ya conocemos el tipo de relaciones que podemos crear, "eremos a continuacin cmo crear y gestionar una relacin para sacarle todo el pro"echo a esta caracterstica !undamental de las bases de datos relacionales.
#plicaciones $n!ormticas de %estin de #lmacenes
Creacin de relaciones &abemos que para relacionar dos tablas es necesario que ambas tengan un campo en com'n que #ccess utilizar para relacionarlas. (ara ello, es necesario que ese campo deba cumplir algunas caractersticas) *l campo debe ser del mismo tipo en ambas tablas +num,riconum,rico, o texto-texto..... /ambi,n es necesario que el tama0o del campo sea el mismo en las dos tablas1 no sera posible relacionar dos tablas si el campo "inculado en una tabla tiene solo 2 digito, del 3 al 4, y en la otra tabla el campo tiene 5 dgitos, del 3 al 6444, 7con qui,n relacionamos los 6484 registros posibles restantes9 ... &i en una "tabla padre" tenemos de!inido el campo con el tipo "autonum,rico", en la "tabla hija" tendremos que asignarle al campo el tipo "num,rico". *l primer paso es "abrir" la base de datos como ya sabemos. Una "ez abierta, ejecutaremos el comando ":elaciones" desde ";erramientas". <a primera "ez la "entana aparecer "aca y sobre ella aparecer otro cuadro de dialogo "=ostrar tabla".
(ara crear la relacin entre las tablas tenemos primero que seleccionar una a una las tablas que queramos relacionar, marcndola y pulsando el botn agregar antes de seleccionar la siguiente. >osotros "amos a relacionar clientes y pedidos. Una "ez que hayamos agregado las dos tablas, pulsaremos el botn cerrar. #hora "amos, por !in, a crear la relacin entre estas dos tablas. #rrastraremos con el ratn el campo que queremos relacionar desde la lista de campos de la "tabla padre" hasta el campo correspondiente de la "tabla hija". >osotros "amos a relacionar el campo "CdigoCliente" de la tabla padre, con el campo "CdigoCliente" de la tabla hija.
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Al arrastrar el campo "Cdigo Cliente" desde la tabla cliente hasta el campo homnimo de la tabla pedido, surge una nueva ventana de dilogo. En la parte superior aparecen las tablas y campos que forman la relacin; en la parte inferior se definen las caracter sticas de la relacin.
!a primera "E"igir integridad referencial"# !a integridad referencial se refiere a un con$unto de normas que nos aseguran que los datos se mantendrn correctamente relacionados una ve% establecida la relacin y de que no se podrn eliminar datos accidentalmente. &i quieres marcar esta opcin es necesario que el campo relacionado de la tabla padre sea la clave principal o tenga un ndice 'nico, y que adems, los campos tengan el mismo tipo de datos. Al marcar esta casilla, se activan las dos siguientes para que podamos se(alarlas o no, seg'n nuestra conveniencia. Con la opcin "Actuali%ar en cascada" cada ve% que se cambie un registro de la clave principal de la "tabla padre" Access actuali%ar automticamente el valor del campo correspondiente al nuevo dato en todos los registros relacionados. Con la opcin "Eliminar en cascada" cada ve% que se elimine un registro de la "tabla padre", Access eliminar automticamente los registros relacionados en la tabla secundaria. )na ve% que pulsemos aceptar veremos esta pantalla#
Aqu se nos muestra las tablas que hemos relacionado; "Clientes" y "*edidos", y el campo por el que estn relacionados unidos por una l nea, "Cdigo Cliente" en la tabla clientes, con el campo "Cdigo Cliente" de la tabla pedido, as como el tipo de relacin que hemos creado. +emos que $unto al "Cdigo cliente" de la tabla clientes, hay un ",", y $unto al "Cdigo cliente" de la tabla pedidos, est el s mbolo "infinito" que Access asigna al valor "muchos". Es decir, nuestra relacin es de tipo ")no a -uchos", cuyo significado ya conocemos. Ahora debemos guardar la relacin, en el caso de que queramos conservarla, pulsando el icono guardar de la barra de herramientas. En la siguiente demostracin tienes una muestra de cmo crear relaciones.
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Creacin de relaciones
Gestin de relaciones Tambin es posible modificar las relaciones que tengamos establecidas en la base de datos. El procedimiento es muy similar al que hemos utili ado para crear relaciones.
Abriremos la !entana de relaciones. "esde aqu#$ podemos !er las relaciones establecidas en la base de datos actual. %odemos hacerlo de dos maneras& 'i queremos !er todas las relaciones definidas pulsaremos el botn derecho del ratn en la !entana ()elaciones($ (*ostrar todo($ aqu# se mostraran todas las relaciones.
'i queremos !er las relaciones definidas para una tabla concreta tambin en el botn derecho del ratn en la !entana ()elaciones($ elegiremos (*ostrar tabla($ y en la siguiente !entana de dilogo$ elegiremos la tabla sobre la que queramos !er la relacin.
%odemos Agregar tablas a la !entana de relaciones como ya sabemos y eliminarlas marcndolas y pulsando el botn suprimir. %ara modificar una relacin slo tenemos que hacer doble clic sobre la l#nea que la indica y se acti!ar el dilogo modificar relaciones. %ara eliminar una relacin slo tenemos que pulsar el botn derecho del ratn sobre la (relacin(. Con esta palabra nos referimos a la l#nea que une una con otra tabla. 'e despliega una !entana de dilogo que nos permite tanto modificar la relacin como eliminarla. Ahora !amos a !er cmo relacionar !arios campos en una tabla. %or e+emplo$ nuestra tabla pedidos est relacionada con la tabla clientes por el campo (CdigoCliente( y con la tabla productos por el campo (Cdigo%roducto(.
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Primero agregaremos la tabla productos desde la ventana de dilogo mostrar tabla, a la que podemos acceder tanto desde la barra de herramientas como pulsando el botn derecho del ratn. Una vez seleccionada la tabla, pulsaremos "agregar". El siguiente paso es arrastrar el campo "CdigoProducto" desde la "tabla padre", "Producto", hasta la "tabla hija", "Pedidos". Por de ecto vemos que la l!nea de la relacin no tiene ning"n s!mbolo, esto signi ica que la relacin es "de #uchos a #uchos", Esto es debido a que no hemos marcado la casilla de integridad re erencial, es decir, que podr!a haber pedidos con muchos cdigos de productos $ muchos productos con muchos pedidos. Esto es evidentemente errneo, pues sabemos que aunque un producto puede haber sido pedido muchas veces, un "nico pedido slo puede hacer re erencia a un slo producto, lo contrario dar!a lugar a errores a la hora de crear la actura, pues no sabr!amos a qu% producto har!amos re erencia. &i pulsamos la casilla "E'igir integridad re erencial", vemos cmo se normaliza la l!nea de relacin mostrando la relacin "Uno a muchos". ( %sta es la pantalla que muestra las relaciones que hemos establecido)
En la demostracin siguiente puedes ver cmo modi icar $ crear nuevas relaciones. #odi icacin $ creacin de nuevas relaciones * continuacin, para trabajar con ellos ms adelante, vamos a introducir unos datos de ejemplo en las tablas Productos $ Pedidos) En la tabla Productos) CdigoProd NombreProd Descripcinprod CdigoProveedor PrecioUnid UnidadExist ,iscos + C,-r + + .// regrabables . U&0 Unidad e'tra!ble + +1 +//
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En la tabla Pedidos: CdigoPedidos CdigoClien CdigoProd FechaVenta Vendedor Cant Entr 1 1 1 24/04/2004 Martne ! "o 2 2 2 1#/0$/2004 %im&ne 2 "o
Ahora aprenders a crear formularios.
Aplicaciones 'nformticas de (esti)n de Almacenes
Formularios *asta ahora hemos estado traba+ando con los datos en el formato de tablas, al utili arlas nos hemos encontrado con ciertas dificultades e incomodidades- como es .er s)lo una parte de los datos cuando no caben en la celda- el .ernos obli/ados a utili ar las barras de despla amientos- etc. 0os formularios son una funcionalidad 1ue tiene Access 1ue permite mostrar 2 /estionar de una forma ms adecuada los re/istros para traba+ar con ellos. 0a diferencia principal es 1ue .emos- a la .e - todos los datos de un re/istro sin necesidad de utili ar las barras de despla amiento. 3tra diferencia es 1ue la informaci)n puede mostrarse 2 or/ani arse en pantalla como deseemos 2 no en el formato de la tabla a la 1ue estamos habituados. Para acceder a los formularios s)lo ha2 1ue pulsar con el puntero del rat)n en la opci)n 45ormularios4 situada en la .entana 46ase de datos4- en la parte de la i 1uierda- cambiando el contenido de la .entana 4base de datos4
Access permite crear formularios tanto en 4.ista de 7ise8o4 como desde los 4Asistentes4. Access proporciona una serie de asistentes para crear formularios 1ue aceleran 2 facilitan mucho la creaci)n de los mismos- con s)lo indicarle la tabla 1ue 1ueremos utili ar. Esto lo hacemos eli/iendo en la .entana superior la tabla sobre la 1ue deseamos crear el formulario En la .entana inferior i 1uierda- titulada 49ampos disponibles4- tenemos un listado de todos los campos de la tabla. 9on los botones centrales podemos seleccionar los campos 1ue deseemos tener en nuestro formulario uno a uno- utili ando el bot)n superior- o todos a la .e - pulsando el se/undo bot)n. Podemos utili ar los dos botones inferiores para deshacer nuestras selecciones en el caso de 1ue deseemos rectificar.
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:na .e 1ue ha2amos seleccionado los campos 1ue deseemos 1ue ten/a nuestro formulariopulsaremos el bot)n 4;i/uiente4. En la si/uiente .entana de dilo/o se nos pre/untar por el tipo de distribuci)n 1ue deseamos aplicar al formulario. "osotros .amos a ele/ir esta .e el dise8o en columnas 2 pulsaremos si/uiente. En la si/uiente .entana se nos pre/untar por el estilo 1ue deseamos aplicar a nuestro formulario. 0o 1ue nos pre/unta Access en este cuadro de dialo/o es 1u& tipo de decoraci)n 1ueremos aplicar a nuestro formulario- se/<n posicionemos el cursor en uno u otro lado. En la .entana de la i 1uierda se nos mostrara un e+emplo del fondo 1ue podemos aplicar a nuestro formulario. :na .e 1ue ten/amos ele/ido el estilo- pulsaremos el bot)n si/uiente. A continuaci)n- se nos pre/unta por el ttulo 1ue deseemos para nuestro formulario- as como si 1ueremos abrir 2a el formulario o si primero 1ueremos modificar el dise8o del formulario. Esto <ltimo lo de+aremos para la si/uiente lecci)n. Ahora pulsaremos el bot)n 45inali ar4 2 &ste es nuestro nue.o formulario:
9omo .emos- tenemos accesibles todos los campos del re/istro- la forma de mo.erse por ellos es ms natural 2 c)moda.
9on los botones de la parte inferior de la .entana podemos mo.ernos entre los distintos re/istros de la tabla 2 con el bot)n de la derecha creamos un re/istro en blanco para introducir nue.os datos. Esta demostraci)n te .a a mostrar c)mo crear un formulario: 9reaci)n de un formulario
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Ventana de diseo de formularios Al terminar la creacin del formulario desde el asistente de formularios de Access se nos preguntaba si queramos abrir el formulario o si desebamos modificar el diseo del formulario. Proponemos ahora la modificacin del formulario. Vamos a hacerlo desde la venta !ase de "atos . #na ve$ que tengamos seleccionado el formulario que queramos modificar% pulsamos el botn diseo de la barra de herramientas de la ventana !ases de datos . &n la siguiente ventana vemos el esqueleto de nuestro formulario. 'a( varias secciones% como podemos ver tituladas) &ncabe$ado de formulario % "etalles % ( Pie de formularios .
*a seccin encabe$ado contiene todo aquello que deseamos que apare$ca una +nica ve$ al principio del formulario ( la seccin del pie% contiene todo aquello que queremos que apare$ca al final del formulario. &l contenido de la seccin de detalle se repite una ve$ por cada registro que muestre el formulario. &n la seccin encabe$ado% introduciremos el ttulo del formulario% la fecha% una breve sinopsis% etc... Pero lo primero es conseguir un poco de espacio para introducir nuestros datos% para ello% arrastramos con el ratn la barra de detalle hacia aba,o. #na ve$ que hemos conseguido espacio para traba,ar% pulsamos el botn derecho del ratn. -urgir una ventana de dilogo% elegimos el cuadro de herramientas.
Vemos que ha( numerosos iconos. -lo vamos% por ahora% a utili$ar los necesarios para poner el membrete de nuestra empresa ( la fecha. Para introducir el membrete de la &mpresa% elegiremos el botn &tiqueta % que es el que muestra las letras en cursiva. &sta herramienta crea una etiqueta. *as etiquetas sirven para incluir te.to e.plicativo en los formularios. /uando pulsamos en ella% podemos abrir una celda en la seccin del encabe$ado del formulario % podemos redimensionarla fcilmente e incluso moverla por toda la seccin% utili$ando el ratn ( los puntos de arrastre de la ventana. #na ve$ que ha(amos elegido su ubicacin ms conveniente% podemos pinchar dentro ( teclear el te.to e.plicativo de nuestra etiqueta. 0osotros% simplemente escribiremos &mpresa -.A. .
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Ahora vamos a introducir la fecha en nuestro formulario. Lo que vamos a conseguir con esta opcin es que todos nuestros formularios aparezcan con la fecha en que se realizaron en el encabezado. Atencin, lo que obtendremos es la fecha que tenga el ordenador en el momento de ejecutar el formulario. As pues, si el ordenador tiene una fecha incorrecta, obtendremos en nuestro formulario una fecha incorrecta Esta funcionalidad se obtiene, pulsando la opcin " echa ! hora" del men" "#nsertar" desde la ventana principal de Access. #gual que nos ocurri con la "etiqueta", con " echa ! hora", tenemos una ventana que tendremos que mover ! redimensionar hasta colocarla en el lugar m$s conveniente para nosotros. Aqu vemos que no tenemos que introducir ning"n te%to porque la ventana tiene !a una frmula que es la que escribe la fecha en nuestro formulario. & finalmente, 'ste es el resultado del encabezado en nuestro formulario(
#gualmente, en la seccin del pie, podemos introducir te%tos, paginacin, ! otras funcionalidades de la misma manera que hemos visto para el encabezado. Aqu tienes una demostracin de cmo modificar el dise)o de un formulario. *odificar un formulario
Aplicaciones #nform$ticas de +estin de Almacenes
Consultas de mltiples tablas La consulta, combinando varias tablas, tiene grandes ventajas. #magina que necesitamos saber los datos de nuestros clientes con un e%tracto a)adido del agente de ventas que le atendi, as como la fecha en que fue atendido. Es innegable que tener todos estos datos en una "nica tabla es mucho mejor que sacar las dos tablas e ir buscando los datos uno a uno para cotejarlos. ,ues esto es lo que vamos a ver en este epgrafe. Lo primero es abrir la ventana de las consultas. Esta vez vamos a aprender a utilizar el asistente para la creacin de consultas
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combinando varias tablas. -lo tenemos que pulsar en la opcin del asistente. En la ventana del asistente tenemos que seguir ciertos pasos.
,rimero, elegiremos la tabla sobre la que queremos crear la consulta en el cuadro de di$logo superior. En este caso, elegimos la tabla de clientes. .espu's pasaremos los campos que queramos desde la lista de campos disponibles a la ventana de campos seleccionados. ,odemos realizar esta operacin de uno en uno o bien si queremos elegir el orden en que ser$n mostrados los campos, pulsaremos el primer botn . En cambio, si queremos seleccionar todos los campos ! en el mismo orden, podemos pasarlos con un solo clic, pulsando en el segundo botn . Ahora, sin salir de esta ventana, vamos a elegir la segunda tabla, pedidos, ! lo hacemos en la ventana de di$logo superior, eligiendo, entre las disponibles, la que deseemos.
/emos cmo los campos disponibles cambian en funcin de la tabla seleccionada. -in embargo, los campos que estaban seleccionados previamente no desaparecen, es m$s, si seleccionamos los campos que necesitamos de entre los disponibles, veremos cmo se agregan a la lista que poseamos en la ventana de campos seleccionados. ,odemos elegir el lugar que deseemos para insertarlos, simplemente marcando con el cursor la fila en la que queramos incluirlos.
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Nosotros hemos aadido los campos "Vendedor " y "FechaVenta" justo despus de "Cdigocliente". Una vez hecho esto pulsamos el !otn siguiente y nos aparece la siguiente ventana. "#u$ se nos preguntar% si #ueremos crear una consulta en detalle o en resumen. &a di'erencia es #ue en detalle se muestran todos los campos de cada registro y sin em!argo en resumen slo se muestra el total del campo para cada registro. Nosotros pulsaremos en "(etalle" y pulsamos "siguiente".
&a pr)ima ventana ya la conocemos. *ntroducimos el t$tulo y a!rimos la consulta directamente. + ste es por 'in el resultado de nuestra consulta,
-n la demo puedes ver un ejemplo de las consultas de m.ltiples ta!las. /ealizar consultas de ta!las
"plicaciones *n'orm%ticas de 0estin de "lmacenes
Modificar consultas "hora vamos a modi'icar la consulta desde la vista de diseo. 1emos visto las consultas creadas por el asistente pero te ha!r%s dado cuenta de #ue este tipo de consulta muestra un volcado completo de toda la ta!la en la #ue se !asa la consulta. -s posi!le #ue no nos interese toda la in'ormacin #ue contenga toda la ta!la sino #ue pre'erir$amos limitar los registros por ejemplo a los de cierto cliente. 2ara ello partimos desde la opcin "consultas" en la ventana de "3ase de datos". -n esta ventana tras seleccionar la consulta #ue aca!amos de crear con el asistente de consultas pulsamos la opcin "Vista de diseo" y se nos muestra la siguiente ventana de diseo para nuestra consulta.
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2uedes ver #ue esta ventana se divide en dos secciones la superior muestra las ta!las #ue est%n incluidas en nuestra consulta as$ como los campos #ue est%n relacionados y el tipo de relacin #ue tienen entre ellos. la ventana in'erior muestra los campos #ue hemos incluido en la consulta en la segunda 'ila podemos compro!ar a #u ta!la pertenecen. -n la 'ila "Criterios" especi'icaremos #ue deseamos ver los datos de la consulta #ue tengan como vendedor al 4r. 5art$nez. -sto signi'ica #ue podemos aplicar condiciones lgicas a los campos para limitar de'inir o ampliar la potencia de nuestras consultas
2or otra parte en la 'ila "5ostrar" se indica #u campos #ueremos #ue sean visi!les cuando ejecutemos la consulta. -n nuestro caso #uitamos el visto !ueno de la columna Cdigocliente esto no signi'ica #ue e)cluyamos los datos del cdigo cliente en la consulta .nicamente signi'ica #ue no se muestran estos datos en la salida de nuestra consulta. -s decir podr$amos introducir cual#uier criterio en este campo y a la hora de ejecutarlo a pesar de tenerlo en cuenta simplemente no se mostrar$a en el resultado. 2ara ejecutar la consulta slo hay #ue pulsar en el icono "-jecutar" . &a salida de nuestra consulta ser$a la siguiente,
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En la demo tienes un ejemplo de consulta de seleccin. Consulta de seleccin
Campos calculados Los "campos calculados" permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseo de la consulta, informacin ue no proviene de un campo, sino de una operacin con valores de otros campos. !amos a verlo mejor con un ejemplo, utilizando nuestra ta"la "producto". #enemos listados, el producto, el precio de la unidad $ tam"i%n las unidades en e&istencias. 'upon(amos ue necesitemos conocer cul es el valor total de los art)culos ue tenemos en el almac%n.
'er)a sencillo calcularlo. El total ser)a el resultado de multiplicar las "*nidadesEn E&istencia" por el "+recio*nidad" de cada art)culo. !amos a ,acerlo, o mejor dic,o, vamos a dejar ue Access lo ,a(a por nosotros. Como $a sa"emos utilizar el asistente, vamos a aprender a,ora a ,acerlo desde la ventana de diseo. El primer paso, como siempre, es acudir a la ventana de "ase de datos a"rir la ventana de las consultas. - desde a u), vamos a pulsar la opcin crear una consulta en vista de diseo. En la ventana ".ostrar ta"la" seleccionaremos la ta"la "+roductos". - una vez seleccionada, pulsaremos a(re(ar, a continuacin podemos cerrar la ventana ".ostrar ta"la". En la ventana de "Consulta de seleccin", en su seccin superior, aparecer la ta"la ue ,emos esco(ido "+roductos", con todos los campos ue la componen. /osotros slo necesitaremos "/om"re+roducto", "0escripcin+roducto", "+recio*nidad" $ "*nidadE&istencias". Con el ratn, pinc,aremos so"re los campos ue necesitemos $ los "arrastraremos" ,asta la ca"ecera de las columnas de la cuadr)cula. !emos cmo automticamente las filas "#a"la" $ ".ostrar" se rellenan con slo situar en la ca"ecera de cada columna, el campo correspondiente. +ero a1n falta el campo calculado. /ecesit"amos conocer cul es el valor total de los art)culos ue tenemos en el almac%n. 0educimos ue el total ser)a el resultado de multiplicar las "*nidadesEnE&istencia" por el "+recio*nidad" de cada art)culo.
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Vamos a hacerlo paso a paso. Lo primero es elegir un campo vaco y ponerle el nombre que deseemos para nuestro nuevo campo, por ejemplo, "Total". Ahora debemos escribir la expresi n de c!lculo de la siguiente manera" Total" # $%# $. &s importante que respetemos el espacio en blanco tras los dos puntos. 'entro de los corchetes ir!n los nombres de los campos que queramos utili(ar para los c!lculos. &n de)initiva, nuestra expresi n quedara as" Total" #*recio+nidad$%#+nidad&xistencia$
*ulsaremos el icono "&jecutar", como ya sabemos y ,ste ser! el resultado"
La demo te muestra c mo crear campos calculados -reaci n de campos calculados
Aplicaciones .n)orm!ticas de /esti n de Almacenes
Clculos sobre las tablas Tambi,n podemos reali(ar c!lculos sobre todos los registros de una tabla sin tener que agruparlos por ning0n concepto y sin condiciones de ning0n tipo. &sta tabla se puede utili(ar para saber el total de clientes o el total de artculos que tenemos en el almac,n o el precio medio de las ventas del ejercicio. Vamos a reali(ar el cuenteo de los productos que tenemos en el almac,n. Lo primero que haremos ser! crear una consulta a partir de la tabla "*roductos". &n la que s lo seleccionaremos el campo "+nidad&xistencia". Ahora en la ventana vista de dise1o de la consulta, sobre la cuadrcula, pulsaremos el bot n derecho del rat n. *ulsaremos en Totales y veremos que en la cuadrcula se ha agregado una nueva )ila, llamada "Total". *or de)ecto, aparecer! con el valor "agrupar por". *ero si desplegamos la persiana de las
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opciones de "Total", vemos que hay una larga lista de posibles rdenes para aplicar al campo. Nosotros, esta vez, queremos "Sumar" el total de las existencias, pero tambin podr amos averiguar el valor m nimo, el m!ximo, el valor promedio, entre otras muchas otras "unciones. #l e$ecutar la consulta, ste ser! el resultado%
&n la demo tienes un e$emplo de cmo realizar c!lculos sobre todos los registros de una tabla 'ealizacin de calculos sobre los registros de una tabla
#plicaciones (n"orm!ticas de )estin de #lmacenes
Asistente para informes no automticos *ara acabar con las utilidades de #ccess vamos a aprender a usar los asistentes para in"ormes no autom!ticos. *ara ello, vamos a crear, paso a paso, un in"orme sobre los productos. *rimero, pulsaremos el botn de "(n"orme" de la ventana de base de datos. +espus, pulsaremos en la opcin "crear un in"orme utilizando el asistente". #parecer! el asistente genrico que ya conocemos y seleccionaremos los campos que necesitemos para nuestro in"orme, tal como ya sabemos. ,na vez que pulsemos "Siguiente", aparece un nuevo cuadro de di!logo, nos preguntar! por el nivel de agrupamiento que deseamos. Nosotros lo agruparemos por el "Nombre*roducto". &n el siguiente cuadro de di!logo se nos permite decidir el orden con el que queremos que aparezca la in"ormacin de detalle, esto se re"iere a la in"ormacin que va a aparecer en cada grupo. &n este cuadro de di!logo decidiremos el tipo de "ormato que va a tener nuestro in"orme. - en el siguiente, el estilo. - por "in, terminamos poniendo el titulo a nuestro in"orme. .ste es el resultado%
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En la demo tienes un ejemplo de cmo usar los asistentes para informes no automticos. Utilizacin de los asistentes para informes no automticos AUTOEVALUACIN
1
Los informes en Access son: a) Formularios para la introduccin de datos. b) Consultas a la base de datos. c) Presentaciones de los datos preparadas para imprimir.
Para saber ms: Curso bsico de Access http://www.aulaclic.es/access2000/index.htm [versin en cache !tro curso de Access: http://www.mailxmail.com/curso/in"ormatica/access2000/toc.htm [versin en cache
Aplicaciones nformticas de !estin de Almacenes
Otros programas para el control de stock
Como es l"ico# nuestra empresa puede pedirle a otra $ue realice un pro"rama a medida para su control de stoc%# pero tambi&n en el mercado e'isten muc(os pro"ramas dise)ados para el control de stoc%# estos pro"ramas estndar pueden ad$uirirse# en tiendas de informtica...# e incluso pueden encontrarse en internet. En este *ltimo caso es (abitual $ue la empresa creadora del pro"rama permita la descar"a de una +ersin demo para probar su producto antes de ad$uirirlo# tambi&n pueden encontrarse en internet pro"ramas "ratuitos.
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Para saber ms: Pro#rama para control de stoc$: http://www.controldestoc$.com/ [versin en cache Pro#rama para la #estin del almac%n: http://www.abcdatos.com/pro#ramas/pro#rama/l&'().html [versin en cache
Aplicaciones nformticas de !estin de Almacenes

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Aplicaciones Informticas de 0estin de Almacenes

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,plicaciones 'nform(ticas de -estin de ,lmacenes

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Aplicaciones ,nformticas de -estin de Almacenes

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'plicaciones (nformticas de )estin de 'lmacenes

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Hojas de clculo y bases de datos

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Informatizacin de documentos: diseo y mecanizacin

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)plicaciones 'n"ormticas de -esti n de )lmacenes

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%os archi$os de Excel tienen extensin# a- .cl b- .ls c- Exl

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Operaciones en Excel AUTOEVALUCIN

Las frmulas comienzan siempre con el signo = a) Verdadero b) Falso

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4n re"istro est formado por# a) *a la. ) $ampos. c) 'in"una de las anteriores.

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Aplicaciones Informticas de Gestin de Almacenes

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l escri1ir la primera letra en la columna 3mpresa

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El programa Access para el control de stock

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