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Anexo - NTP4

Instrumento metodologico MAI

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Proyecto para el desarrollo de un Modelo de Arquitectura de Informacin para la Contralora General de la Repblica.
Instrumento metodolgico.
Descripcin de la metodologa a utilizar La Arquitectura de Informacin (MAI) de la Contralora General de la Repblica ser actualizada a partir de los procesos denidos o modicados en la ms reciente versin ocializada del Manual General de Fiscalizacin (MAGEFI). Para la denicin de dicha Arquitectura se utilizar la metodologa de Business System Planning (BSP) (Planicacin de los Sistemas del Negocio), la cual implementa un enfoque estructurado para ayudar a la organizacin a establecer los ujos de informacin y el manejo de los datos que son utilizados por los procesos. Se utilizar una versin simplicada de la metodologa BSP, dado que a la fecha se dispone nicamente de la descripcin macro de todos los procesos de la organizacin. El MAGEFI ser el marco conceptual general, a partir del cual se detallarn los ujos de informacin y los datos involucrados. Se plantea inicialmente aplicar BSP a manera de plan piloto (posiblemente aplicado a por lo menos dos procesos representativos), para adaptar y anar el mtodo a nuestras necesidades, para luego abarcar todos los procesos con el apoyo de los expertos funcionales de cada una de las reas de la organizacin.

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Para cada uno de los procesos se deber generar una tabla que incluya: Nombre del proceso rea(s) que lo ejecuta(n) deniendo responsables y participantes. Detalle de los diferentes insumos y productos del proceso a nivel de entidad de informacin1. Clientes inmediatos de los productos (internos y externos). Sistemas de informacin involucrados. Necesidad de sistemas de informacin u otras soluciones. Con dicha informacin se aplicarn cada uno de los pasos denidos en la tcnica del BSP, a saber: Paso 1: Denir los procesos del Negocio Lista de procesos Breve descripcin de cada proceso reas responsables y participantes Paso 2: Denir clases de datos Clase de datos: grupo de datos categorizado lgicamente a nivel de entidad de informacin. Crear la Matriz de Proceso/Base de Datos Sujeto, indicando quin crea la informacin y quin la usa. Paso 3: Mapear como utiliza la organizacin los datos (a nivel de entidad de informacin) Generar matriz de procesos y responsables Generar matriz de procesos y sistemas

Una entidad es una cosa u objeto en el mundo real que es distinguible de todos los dems objetos. Una entidad tiene un conjunto de propiedades y los valores para algn conjunto de estas propiedades pueden identicar a una entidad de forma univoca. Un conjunto de entidades es la totalidad de las entidades de mismo tipo que comparten las mismas propiedades.

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Paso 4: Denir la arquitectura de informacin Ordenar las bases de datos sujeto por proceso Agrupar procesos y datos en sistemas principales Se trazan los ujos de datos de un sistema a otro, del que lo crea al que lo utiliza. Poner nombres (tentativos) a los subsistemas de informacin. Paso 5: Elaborar la matriz de prerrequisitos para determinar la secuencia de desarrollo. Paso 6: Identicacin bsica de macrosistemas y subsistemas.

Opciones para la recopilacin de la informacin


En la recopilacin de la informacin requerida por el BSP para la denicin de la Arquitectura de Informacin, es fundamental la participacin de expertos funcionales para cada proceso denido en la ltima versin del MAGEFI. Estos mismos expertos sern los que en su momento debern documentar y detallar a nivel de procedimientos, todas las actividades denidas para el proceso por ellos conocido. Para el xito de ambos proyectos es fundamental la disponibilidad de tiempo y el compromiso de dichos expertos. Teniendo presente que la fecha lmite, planteada para cumplir con lo que establece la norma 2.2 del Manual de Normas Tcnicas para la Gestin y el Control de las Tecnologas de

Informacin, de contar con un modelo de Arquitectura de Informacin, est denida como


30 de junio del ao 2009, se hace necesario analizar las siguientes alternativas de accin: Opcin 1: Realizar el levantamiento de informacin requerida para la denicin del MAI, unindose al proceso de detallar los procesos denidos por el MAGEFI y documentar los respectivos procedimientos.

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Ventajas: Se realiza un proceso coordinado mediante el cual los expertos funcionales de cada proceso responden a un nico requerimiento de denicin de los procesos, tanto para detallar el MAGEFI como para crear el MAI. En el anlisis detallado de los procesos los expertos funcionales pueden determinar de mejor manera las entidades y ujos de informacin inmersos en el proceso. Desventajas: Se ve difcil lograr recabar toda la informacin requerida para crear el MAI, con el suciente tiempo para tener dicho modelo bien documentado a junio 2009; a no ser que la documentacin detallada de los procesos del MAGEFI se logre enmarcar dentro de las mismas fechas y esto para todos los procesos compilados en dicho manual. En la denicin detallada de los procesos del MAGEFI podra suceder que no todos los procesos puedan ser atendidos al mismo ritmo debido a las mltiples ocupaciones de los expertos funcionales, lo cual afectara la denicin del MAI debido al faltante de la informacin de esos procesos. Opcin 2: Realizar el levantamiento de informacin requerida para la denicin del MAI realizando una coordinacin directa entre el equipo de proyecto MAI y los expertos funcionales conocedores de los procesos, adelantndose al levantamiento de informacin que realizar el equipo MAGEFI. Ventajas: Se puede recopilar la informacin necesaria para crear el MAI con suciente tiempo para cumplir con la fecha lmite planteada (junio 2009). Se contara con el apoyo del Despacho para que los expertos funcionales respondan primero a los requerimientos de informacin para crear el MAI, los cuales son menores en cantidad respecto a lo requerido para detallar los procesos del MAGEFI y documentar los procedimientos.

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Se tendra una muy buena base para la denicin de procesos del MAGEFI. Desventajas: Los expertos funcionales debern responder inicialmente a lo que el proyecto de creacin del MAI les demande, para luego trabajar en detallar y documentar los procesos del MAGEFI. Podra darse una duplicidad de esfuerzos, aunque este riesgo se puede mitigar con la apropiada asesora a los expertos y la coordinacin respecto a los requerimientos planteados por ambos proyectos (MAGEFI y MAI). El levantamiento de informacin para crear el MAI se adelanta a la denicin de los procesos y a la documentacin de los procedimientos, pudiendo estos cambiar cuando se realice el correspondiente anlisis detallado. Se corre el riesgo de denir un modelo de arquitectura de informacin que reeja los datos y los ujos a como se hacen las cosas hoy y no a como el MAGEFI lo plantea, esto por cuanto este manual introduce cambios de visin respecto al cmo se hacen las cosas. Recomendacin:
Teniendo como fecha lmite para contar con el Modelo de Arquitectura de Informacin el 30 de junio de 2009, recomendamos la aplicacin de la opcin 2, la cual permitir contar a tiempo con los insumos requeridos para crear el MAI y dar as cumplimiento a lo establecido por la norma 2.2 del Manual de Normas Tcnicas para la Gestin y el Control de las

Tecnologas de Informacin.
Dado que el MAI es un modelo vivo dentro de la organizacin, todo cambio en los procesos se puede y deber aplicar posteriormente. Es as como cualquier cambio que surja con la posterior institucionalizacin de los procesos del nuevo MAGEFI, puede ser aplicado al modelo de Arquitectura de Informacin sin ningn problema.

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El equipo de proyecto MAI ve difcil lograr coordinar las fechas del proyecto MAGEFI con la fecha lmite de 30 de junio de 2009, tomando en cuenta las mltiples ocupaciones de los expertos en los procesos y las temporadas pico en procesos como lo son la tramitacin de presupuestos ordinarios o los procesos de contratacin administrativa que se incrementan conforme se acerca el n y principio del ao. Adicionalmente, debe considerarse la dicultad de documentar un procedimiento por cada actividad que conforma cada proceso; si se consideran entre 3 y 5 actividades por proceso y en total se tienen 26 procesos, estamos hablando de que sern cerca de 120 procedimientos por documentar.

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