Manual de Usuario SIMI3.5

SBN / SIMI Manual de Usuario
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES E S T AT AL E S

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO
(JEFATURA DE SISTEMAS)
SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI v3.5)
- MANUAL DE USUARIO -
INDICE
Pg. I. INTRODUCCIN..................................................................................................................... 4 II. ENTIDAD ............................................................................................................................... 5 1.1. Datos de la Entidad.............................................................................................................5 1.2. Locales de la Entidad..........................................................................................................7 1.3. reas y Oficinas de la Entidad ...........................................................................................12 1.3.1. reas........................................................................................................................12 1.3.2. Oficinas ...................................................................................................................14 1.4. Personal de la Entidad....................................................................................................... 16 II. BIENES................................................................................................................................ 22 2.1. Ingreso de Bienes............................................................................................................. 22 2.2. Modificacin de Bienes...................................................................................................... 27 2.3. Traslado de Bienes............................................................................................................ 31 2.4. Acto de Administracin........................................................................................................34 III. BAJA DE BIENES ............................................................................................................... 43 3.1. Baja de Bienes.................................................................................................................. 43 3.2 Modificacin Baja de Bienes 48 3.3 Acto de Disposicin........................................................................................................... 52 3.4 Modificacin de Acto Disposicin..57 IV. REPORTES........................................................................................................................ 59 4.1. Formato de Asignacin de Bienes.......................................................................................59 4.2. Formato de Datos de Bienes.............................................................................................. 59 4.3 Bienes Activos60 4.2.1. General................................................................................................................... 60 4.2.2. Detallado................................................................................................................. 61 4.2.3. Otros Reportes........................................................................................................ 61 4.4. Bienes por Local................................................................................................................ 62 4.5. Bienes con Acto de Administracin.....................................................................................62 4.5.1. Afectacin en Uso................................................................................................... 63 4.5.1.1. General...................................................................................................... 63 4.5.1.2. Detallado.................................................................................................... 63 4.5.1.3. Otros Reportes........................................................................................... 63 4.5.2. Arrendamiento......................................................................................................... 64 4.5.2.1. General...................................................................................................... 65 4.5.2.2. Detallado.................................................................................................... 65 4.5.2.3. Otros Reportes.......................................................................................... 65 4.5.3. Cesin de Uso......................................................................................................... 66 4.5.3.1. General...................................................................................................... 66 4.5.3.2. Detallado.................................................................................................... 66 4.5.3.3. Otros Reportes.......................................................................................... 66 4.6. Bienes Dados de Baja....................................................................................................... 67 4.6.1. General................................................................................................................... 67 4.6.2. Detallado................................................................................................................. 68 4.6.3 Consolidado.. 68 4.6.4. Otros Reportes........................................................................................................ 68
4.7. Bienes con Acto de Disposicin........................................................................................ 69 4.7.1. General................................................................................................................... 69 4.7.2. Detallado................................................................................................................. 70 4.7.3 Consolidado.. 70 4.7.4. Otros Reportes......................................................................................................... 70 4.8. Bienes Eliminados71 4.8.1.1 General71 4.8.1.2 Detallado.72 4.9. Locales de la Entidad.......................................................................................................... 72 4.10. reas por Local................................................................................................................ 72 4.11. Personal de la Entidad.................................................................................................... 73 4.11.1 En General..73 4.11.2 Por Local. 74 4.11.3 Por rea.. 75 4.12. Estadsticas....................................................................................................................... 76 4.12.1. Generales............................................................................................................... 77 4.12.2. Por Personal........................................................................................................... 78 4.12.3. Por Tipo de Bien Mueble........................................................................................ 78 4.12.3.1. Por Denominacin.................................................................................. 78 4.12.3.2. Por Valor................................................................................................ 79 4.12.4. Por Local................................................................................................................ 79 4.12.5. Por rea................................................................................................................. 79 4.12.6. Por Grupo Genrico................................................................................................80 4.12.7. Por Clases.............................................................................................................. 80 4.12.8. Por Cuenta Contable.............................................................................................. 81 4.12.9 Exportar Reporte 81 V. CATALOGO......................................................................................................................... 83 5.1. Consulta de Catlogo..........................................................................................................83 5.2. Listado de Bienes.............................................................................................................. 84 5.2.1. Ordenados Por Denominacin................................................................................. 84 5.2.2. Ordenados Por Cdigo............................................................................................ 85 5.3. Actualizacin de Catlogo................................................................................................. 85 VI. SERVICIOS.......................................................................................................................... 87 6.1. Generacin de Copia para la SBN.............................................................................................. 87 6.2. Generacin de Copia de Bajas para la SBN..................................................................... 89 6.3. Generacin de Copia de Seguridad.................................................................................. 89 6.3.1 Base de datos en General... 90 6.3.2 Bienes por Periodo... 90 6.3.3 Bienes por Rango de Fechas.. 90 6.4. Restauracin de Copia de Seguridad................................................................................ 91 6.5. Desbloqueo de Registros.................................................................................................. 92 6.6 Reindexacin de Base de Datos. 93 6.7 Regenerar Correlativo en Catalogo. 93 VII. AYUDA................................................................................................................................ 94 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. Ver Barra de Herramientas................................................................................................ 94 Configurar Impresora......................................................................................................... 94 Manual de Usuario............................................................................................................. 95 Acerca del SIMI.................................................................................................................. 95 Salir.................................................................................................................................... 95
I. INTRODUCCION
Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, el cual es llevar el control de la propiedad mobiliaria Estatal, se dise el programa Inventario Mobiliario Institucional - SIMI desarrollado en FoxPro para DOS. Tras su primera presentacin en Agosto del ao 1997 en la versin 1.0, est ha ido evolucionando de acuerdo a los nuevos planteamientos presentados para la toma de inventarios as como por requerimientos de las Instituciones que laboran con ella; por lo que actualmente se ha desarrollado la versin 3.5 en Microsoft Visual FoxPro que lleva el nombre de Software Inventario Mobiliario Institucional - SIMI en donde se brindan nuevas funcionalidades y se trata de cubrir las exigencias de un manejo mas eficiente en la administracin de Bienes. Este software a diferencia de sus versiones iniciales trabaja sobre plataformas de entorno grfico sin ningn tipo de limitaciones a su vez siendo ste mas amigable al usuario; contando adems con nuevas funcionalidades tales como restituir alta de bienes, restituir bienes de baja, formato de asignacin de bienes, formato de traslado de bienes, incorporacin de actos de administracin, reportes nuevos, copias de seguridad, estadsticas, etc. Se debe resaltar que este software permite el manejo de los datos registrados en la versin anterior (SIMI 3.0), realizando previamente el proceso de actualizacin que se realiza a travs de un aplicativo adicional a este. En caso tuviera el SIMI en alguna versin a la antes mencionada, deber inicialmente trasladar todo su informacin a la versin 3.0 si no, ser imposible el uso de esta nueva versin. Al ingresar al SIMI observaremos la ventana principal del sistema, en la que se podr realizar todos los accesos a las opciones que posee este software.
I. ENTIDAD
En este mdulo del SIMI, se podr registrar toda aquella informacin correspondiente a la identificacin de una Entidad; as como tambin de las Unidades Orgnicas constituidas que pueda tener en cada uno de sus locales y del Personal que viene laborando en cada una de ellas. Las opciones que componen este mdulo son las siguientes: Datos de la Entidad Locales de la Entidad reas y Oficinas de la Entidad Personal de la Entidad
1.1. DATOS DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite realizar el registro del nombre de una Entidad y su Dependencia. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 1) denominada Entidad, en la cual se seleccionar la Entidad e ingresar su correspondiente Dependencia.
Bsqueda de la Entidad
Ingreso de una nueva Entidad en caso no exista en el listado de Entidades
Seleccin de la Entidad
Figura 1
Esta informacin debe ser ingresada solamente cuando no se va a realizar alguna migracin de informacin; en caso se halla migrado informacin esta ventana presentar informacin de la Entidad a la que corresponde dicha migracin. Asimismo, la ventana Entidad cuenta con un campo denominado Cambiar Entidad
(Figura 2), el cual permite la modificacin de los datos registrados de la Entidad. Al aceptar la
realizacin de los cambios en los datos de la Entidad, stos se reflejarn en todas las tablas del sistema.
Figura 2
Mensajes al grabar los datos de la Entidad

Mensaje de validacin de datos que aparece al intentar grabar una entidad sin haber seleccionado previamente su nombre.
Mensaje de validacin de datos que se presenta luego de seleccionar la casilla Nueva Entidad y se intenta grabar sin haber ingresado el nombre de una Entidad.
Mensaje de validacin de datos solicitando que debe ingresar el nombre de la dependencia correspondiente a la Entidad antes de grabar dicha informacin.
Mensaje de consulta del sistema en la que luego de haber hecho click en la opcin cambio de entidad y luego haber registrado otro nombre de entidad, se consulta si desea que los cambios se reflejen en todas las tablas del sistema
Mensaje del sistema que informa que la grabacin de los datos de la Entidad se ha realizado con xito.
Mensajes al acceder a otras opciones del men

Mensaje del sistema que informa que antes de acceder a otras opciones de edicin del men (Locales, reas, Oficinas, Personal y bienes) debe registrar en primera instancia la Entidad correspondiente
1.2. LOCALES DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite realizar el registro (datos generales y datos complementarios) de la informacin correspondiente a los Locales pertenecientes a la Entidad registrada. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 3) denominada Locales de la Entidad, en la cual se ingresar el nombre del local, rea, direccin y ubicacin geogrfica. Los datos complementarios sern ingresados nicamente si la propiedad de la Entidad es de tipo Estatal pero sin carcter de obligatoriedad.
Botones de accin Filtrado de Locales
Listado de Locales
Datos del Local
Figura 3
Cancelar Cancela cualquier accin que se est realizando en ese momento. Grabar Graba los datos ingresados para cada local. La grabacin de datos se realizarn siempre y cuando se hayan registrado los datos obligatorios como son: Nombre del Local, Tipo de Propiedad, Direccin y Localizacin (Departamento, Provincia y Distrito). Los dems datos (Figura 4) son adicionales para el caso de Tipo de propiedad: Privada. Sin embargo para el caso, Tipo de propiedad: Estatal, los datos contables (Cuenta Contable, Tipo de moneda y Valor Contable) son obligatorios.
Figura 4
Mensajes al Grabar un Local
Mensaje de validacin de datos en la que debe de proceder a registrar el nombre del local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos en la que debe de proceder a seleccionar el tipo de propiedad del local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos en la que debe de proceder a registrar la direccin del local al cual pertenece el local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos en la que debe de proceder a seleccionar el departamento al cual pertenece el local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos en la que debe de proceder a seleccionar la provincia al cual pertenece el local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos en la que debe de proceder a seleccionar el distrito al cual pertenece el local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos solo para el caso de tipo de propiedad estatal en la que debe de proceder a seleccionar el tipo de cuenta contable del local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos solo para el caso de tipo de propiedad estatal en la que debe de proceder a seleccionar el tipo de moneda de cotizacin del local, antes de grabarlo.
Mensaje de validacin de datos solo para el caso de tipo de propiedad estatal en la que debe de proceder a indicar el valor contable de cotizacin del local, antes de grabarlo.
Nuevo Permite el ingreso de los datos de un nuevo local. Actualizar Modifica los datos de un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Local que se desea actualizar. 2. Actualizar los datos del local, registrando o modificando los datos concernientes al local 3. Hacer click en el botn [Actualizar] para guardar los nuevos datos del Local.
Mensajes al Actualizar un Local
Mensaje del sistema que informa que los datos ingresados del local han sido registrados correctamente.
Eliminar Elimina un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el local que se desee eliminar. 2. Hacer click en el botn [Eliminar].
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Mensajes al Eliminar un Local
Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el local por tener bienes asociados.
Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el local por tener reas asociadas.
Mensaje de pregunta para confirmar si se desea eliminar o no el Local seleccionado.
Salir Cierra la ventana Locales de la Entidad. Filtrar por local Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de locales puede realizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por local (Figura 5), el nombre del local a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del local (Figura 6) ir apareciendo en el listado el nombre del local requerido.
Filtro donde se ingresa el nombre del local a ubicar Listado de Locales
Botones de accin Figura 5
Nombre del local a ubicar Listado resultado producto del filtrado
Figura 6
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1.3. AREAS Y OFICINAS DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite el registro de reas y Oficinas para cada uno de los correspondientes Locales pertenecientes a la Entidad registrada. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 7) denominada reas y Oficinas por Local, en la cual se ingresar los datos de cada Local y los correspondientes nombres de Oficinas en caso existieran.
Seleccin de Local
Listado de reas por Local
Botones de accin
Listado de Oficinas por reas
Figura 7
1.3.1. reas Para el registro de una o ms reas, primero deber de seleccionar un Local, luego hacer click en el botn [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes al rea. Seleccin de local Permite seleccionar el Local en el cual se desea registrar una o ms reas. Si existieran reas registradas en el Local seleccionado estas se visualizarn automticamente en el listado de reas por Local. Cancelar Cancela la accin que se esta realizando en ese momento. Nuevo Permite el ingreso de un rea nueva para un Local previamente seleccionado. Grabar Graba o registra los datos del rea. Cabe resaltar que el nombre del rea y las siglas deben ser nicos por Local.
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Mensajes al Grabar un rea

Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe registrar el nombre del rea, antes de grabar.
Mensaje de alerta que informa que el usuario debe registrar las siglas del rea, antes de grabar.
Mensaje de duplicacin de datos que informa que existe un rea registrada con ese mismo nombre.
Mensaje de duplicacin de datos que informa que existe un rea registrada con esas mismas siglas para un mismo Local.
Mensaje del sistema que informa que se ha registrado correctamente un rea.
Actualizar Actualiza o modifica los datos de un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Deber hacer click sobre el elemento de la lista de reas que se desea actualizar. 2. Modificar los datos del rea. 3. Hacer click en el botn [Actualizar] para guardar los nuevos datos del rea.
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Mensajes al Actualizar un rea
Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el rea por tener bienes asociados.
Eliminar Elimina un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el rea que se desea eliminar. 2. Hacer click en el botn [Eliminar]. Mensajes al Eliminar un rea
Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar el rea por tener bienes asociados.
Mensaje del sistema, indica que no se puede eliminar el rea por tener oficinas asociadas.
Mensaje de consulta del sistema para confirmar si se desea eliminar o no el rea.
Salir Cierra la ventana reas y Oficinas por Local. 1.3.2. Oficinas Para el registro de una o ms oficinas, primero deber de seleccionar el Local y el rea asociado, luego deber hacer click en el botn [Nuevo] e ingresar los datos correspondientes a la oficina. Cancelar Cancela la accin que se est realizando en ese momento. Nuevo Permite el ingreso de una nueva oficina en un rea previamente seleccionada.
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Grabar Graba o registra los datos de la oficina, siendo para ello necesario que el nombre de dicha oficina sea nica en el rea seleccionada. Mensajes al Grabar una Oficina
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe registrar el nombre de la Oficina.
Mensaje de duplicacin de datos que informa que se ha registrado correctamente la Oficina.
Mensaje del sistema que informa que se ha registrado correctamente la Oficina.
Actualizar Actualiza o modifica el nombre de la oficina, para lo cual deber de seleccionar la oficina de la lista, luego deber modificar el nombre y finalmente hacer click en el botn [Actualizar]. Mensajes al Actualizar una Oficina
Mensaje del sistema que informa que se ha actualizado correctamente la Oficina.
Eliminar Elimina el nombre de una oficina previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Oficina que se desea eliminar. 2. Hacer click en el botn [Eliminar].
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Mensajes al Eliminar una Oficina
Mensaje de alerta, indica que no se puede eliminar la oficina por tener bienes asociados.
Mensaje de consulta para confirmar si desea eliminar la Oficina.
1.4. PERSONAL DE LA ENTIDAD
Esta opcin permite el registro del Personal que laboran en los diferentes Locales y reas de la Entidad registrada. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 8) denominada Personal por Local y rea, en la cual se ingresar los nombres y apellidos. Al lado derecho se encuentra un botn de nombre Nuevo al seleccionar tendr que registrar sus datos generales, por cada uno de los Usuarios y sus respectivos locales y reas en las que laboran como te indica en el grafico.
Filtrado de Usuarios
Listado de Usuarios
Botones de accin
Listado de Locales por Usuario
Listado de reas de Locales por Usuario Figura 8
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Cancelar Cancela cualquier accin que se est realizando en ese momento. Nuevo Permite el ingreso del nuevo Personal a travs de una ventana (Figura 9) denominada Personal - Edicin. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar el (los) nombre(s) del Personal. 2. Ingresar los apellidos del Personal. (Tipo de documento de identidad, N de documento y, Modalidad) 3. Seleccionar el local y rea donde labora el Personal. 4. Hacer click en el botn [Grabar].
Datos del Personal
Botones de accin
Seleccin de Doc. Identidad y Modalidad
Figura 9
Seleccin de Local y Area
Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguir ingresando nuevo Personal. Posteriormente al salir de la ventana Personal - Edicin, el o los registros realizados se vern reflejados en el listado de la ventana principal de Personal denominada Personal por Local y rea. Mensajes al Grabar un Personal
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el nombre del Personal.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el apellido del Personal.
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Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el Documento de identidad del Personal.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe seleccionar el local al cual pertenece el Personal.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe seleccionar el vinculo laboral del Personal
Mensaje de validacin que informa que el usuario debe seleccionar el rea al cual pertenece el Personal.
Mensaje del sistema que informa que los datos de un Personal han sido grabados correctamente.
Actualizar Modifica o actualiza los datos de un Personal previamente registrado a travs de la misma ventana denominada Personal . Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Personal a actualizar. 2. Hacer click en el botn [Actualizar] para que aparezca la ventana de edicin (Figura 10). 3. Hacer click en el botn [Grabar] de la ventana de edicin, para guardar los datos del Personal con los respectivos cambios.
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Datos del Personal a actualizar
Figura 10
Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguir modificando los datos del Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la ventana Personal , las modificaciones se vern reflejados en el listado de la ventana principal de Personal denominada Personal por Local y rea. Mensajes al Actualizar un Personal
Mensaje que informa que se actualizaron correctamente los datos del Personal.
Agregar Permite agregar locales y reas de la Entidad donde adicionalmente labora el Personal. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Hacer click en el Personal a Agregar Locales. 2. Hacer click en el botn [Agregar] para que aparezca la ventana (Figura 11) denominada Personal - Agregar. 3. Hacer Click en el botn [Grabar] de la ventana, para guardar los datos del Personal con el local y rea aadida.
Seleccin de Local y Area a agregar Nombre del Personal seleccionado
Figura 11
Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguir agregando locales y reas para el Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la ventana Personal - Agregar, los datos agregados se vern reflejados al seleccionar el Personal en el listado de la ventana principal de estos.
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Mensajes al Agregar un local y rea a un Personal

Mensaje del sistema que informa que el local y el rea que se desea agregar a un Personal especfico ya estn asignados a ste.
Mensaje del sistema que informa que se actualizaron correctamente los datos de del Personal. Vale decir que el registro del nuevo local y el rea para el Personal han sido grabados correctamente.
Eliminar Elimina los datos seleccionados de un Personal previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar los datos del Personal a eliminar. 2. Hacer click en el botn eliminar. Mensajes al Eliminar un Personal
Mensaje de consulta para confirmar si se desea eliminar o no el Personal, teniendo en cuenta el local y rea asignada.
Salir Cierra la ventana principal de Personal. Filtrar por Personal Cuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de Personal puede realizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por Personal (Figura 12), el nombre del Personal a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del Personal (Figura 13) ir apareciendo en el listado el nombre del Personal requerido.
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Filtro donde se ingresa el nombre del Personal a ubicar
Listado de Personal
Botones de accin
Figura 12
Nombre del Personal a ubicar Listado resultado producto del filtrado
Figura 13
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II. BIENES
En este mdulo del SIMI, se podr registrar, controlar y administrar todos aquellos tipos de Bienes Activos que posee una Entidad; teniendo como herramienta complementaria de apoyo el Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, emitido y actualizado anualmente por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales(SBN). Las opciones que componen este mdulo son las siguientes: Ingreso de Bienes Modificacin de Bienes Traslado de Bienes Acto de Administracin.
2.1. INGRESO DE BIENES
Esta opcin permite realizar el registro de los Bienes Activos con los que cuenta la Entidad registrada. Los tipos de bienes a registrar estn basados en el Catlogo Nacional de Bienes Muebles que emite la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN). Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 14) denominada Ingreso de Bienes, en la cual primero se seleccionar el tipo de bien a registrar y posteriormente se ingresarn sus correspondientes datos.
Lista de Bienes
Ingreso del nombre del bien para ser localizado en la Catlogo de Bienes
Datos de los Bienes
Tipo de ingreso del bien
Botones de accin
Figura 14
Filtrar por Tipo de bien
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Esta opcin permite ubicar el bien que se est buscando inmediatamente colocando en el cuadro de localizacin del bien el nombre del tipo de bien a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del tipo de bien, ir apareciendo en la lista de bienes el nombre del bien requerido. Tipo de Ingreso Para el registro de los bienes de la Entidad se tiene 2 opciones (Figura 15), una de ingreso de Bien por Unidad y otra de ingreso de Bien por Grupo.
Figura 15
Se debe tener en cuenta que por defecto, se encontrar activo el botn [Ingreso x Unidad]. La diferencia entre estas dos opciones, es que al grabar en grupo se mantienen los datos del anterior bien grabado, con la finalidad de seguir grabando tantos tems del mismo tipo de bien, mientras que la opcin de ingreso por unidad nos permite registrar una unidad por tipo de bien. Cancelar Cancela toda accin que se viene realizando en el momento. Grabar Graba o registra los datos para el Tipo de Bien seleccionado. Para esto, deber seguir los siguientes pasos: 1. Se debe ingresar el texto que se desea filtrar para ubicar el bien que se desea ingresar de la lista o bien simplemente seleccionar desde la misma lista. 2. Ingresar los datos obligatorios del bien como son: Tipo de cuenta, cuenta contable, valor en libros, estado del bien, forma de adquisicin, fecha de adquisicin, documento relacionado a la adquisicin, usuario, local y rea. En el caso de detalle tcnico no ser necesario llenar todos los campos en la mayora de los tipos de bien, los datos de cdigo interno y de asegurado no son obligatorios. Si se elige el tipo de cuenta contable de orden o activo se mostrara una lista de las cuentas contables que pertenecen a cada grupo, en esta lista de cuentas slo se podrn seleccionar las cuentas especficas, en caso de elegir una cuenta no especfica se mostrar un mensaje de alerta. 3. Se indica si el ingreso se realizar por unidad o por grupo 4. Finalmente hacer click en el botn [Grabar], se mostrar el mensaje que indica que los datos han sido grabados correctamente. Mensajes al Grabar un Bien
Mensaje que informa el correlativo del tipo de bien que ha sido grabado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario ha digitado un cdigo interno ya existente (el cdigo interno es nico).
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Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar informacin sobre la cuenta contable a la que pertenece el bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar la forma de adquisicin del bien
Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar la fecha de adquisicin del bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que la fecha de adquisicin del bien no puede ser posterior a la fecha actual.
Mensaje de validacin de datos que informa que el ao ingresado para la fecha de adquisicin no es vlido.
Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar el documento relacionado a la adquisicin del bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe ingresar el valor de Adquisicin del bien.
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Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar el estado en el que se encuentra el bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar el Local donde estar ubicado el bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar el rea donde estar ubicado el bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que antes de grabar los datos del bien debe seleccionar la Oficina donde estar ubicado el bien.
Mensaje que informa el registro del nuevo bien ha sido de manera correcta.
Restriccin: En el caso especfico de la Clase 82: Vehculos perteneciente al Grupo 67: Maquinaria, Vehculos y Otros es obligatorio registrar los datos tcnicos con respecto al bien, para que la grabacin se haya llevado a cabo de forma correcta. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. Mensajes de validacin de datos al registrar datos tcnicos al bien (Vehculos)
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar una marca para el Bien.
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Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar un modelo para el Bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el ao correspondiente al Bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el ao correspondiente al Bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar un tipo correspondiente al Bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el nmero de placa correspondiente al Bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el nmero de motor correspondiente al Bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario debe ingresar el nmero de chasis al Bien.
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Salir Cierra la ventana Registro de Bienes.
2.2. MODIFICACION DE BIENES

Esta opcin permite realizar la modificacin de los datos correspondientes al correlativo de un Tipo de Bien previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 16) denominada Modificacin de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda de Bienes
Seleccin del Tipo de Bien a modificar
Datos del Bien
Visualizacin de datos tcnicos y ficha de datos
Botones de accin
Figura 16
Tipo de bsqueda de Bienes Permite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes Activos que tiene registrado una Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo Segn Catalogo y Bsqueda por Cdigo Interno. Buscar Realiza la bsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un bien con acto de disposicin. Segn sea tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos: Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una ventana (Figura 17) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Activos existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar. 3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe.
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Filtrado del Tipo de Bien
Listado de Bienes Activos registrados
Botones de accin
Figura 17
Bsqueda por Cdigo Interno 1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario an no selecciona el tipo de bsqueda que desea realizar.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha entrado al listado de bienes y ha dado click en el botn buscar sin haber seleccionado un bien para las modificaciones respectivas.
Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes pero no ha seleccionado un bien para las modificaciones respectivas.
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Mensaje de Validacin de datos que indica que no ha ingresado el correlativo del bien y debe ingresarlo.
Mensaje de Validacin de datos que indica que en el criterio de bsqueda de bienes por Cdigo Interno no ha ingresado el cdigo interno del bien para realizar las modificaciones correspondientes.
Mensaje del sistema que informa que le tipo de bien y correlativo no se encuentran registrados en el sistema.
Grabar Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente seleccionado. Mensajes al Grabar un Bien
Mensaje del Sistema que informa que los datos del bien han sido actualizados correctamente.
Eliminar Elimina el correlativo de un correspondiente Tipo de Bien activo, que ha sido previamente seleccionado. Al eliminar el Bien (Figura 18) deber indicar el motivo o causal de dicha eliminacin. Se debe tener en cuenta que el correspondiente correlativo del Tipo de Bien eliminado no podr volver a ser utilizado.
29
Datos recuperados del Bien
Motivo de eliminacin del Tipo de Bien
Figura 18
Mensajes al Eliminar un Bien

Salir Cierra la ventana Modificacin de Bienes. Detalle Tcnico Permite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura 19) denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
30
Figura 19
Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 20) por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son: Ubicacin Responsable Datos generales Datos tcnicos
Figura 20
2.3. TRASLADO DE BIENES

Esta opcin permite realizar el traslado de los Bienes Activos y Bienes con Actos de Administracin registrados por la Entidad, desde una ubicacin origen (usuario o local) hacia una ubicacin destino (usuario y local). Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 21) denominada Traslado de Bienes, en la cual primero se selecciona una ubicacin origen (ya sea esta por local o Personal), seguidamente la ubicacin destino (que debe comprender necesariamente Personal, local y rea), posteriormente se seleccionan los bienes a trasladar y finalmente se procede al traslado de los mismos a travs del botn [Trasladar].
31
Ubicacin origen de los Bienes
Ubicacin destino de los Bienes
Botones de accin
Listado de Bienes de la ubicacin origen
Figura 21
Listado de Bienes a ser trasladados
Pasar uno a uno
Traslada registro por registro los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se encuentra a la derecha. Retornar uno a uno
Retorna registro por registro los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se encuentra a la izquierda. Pasar Todos
Traslada todos los registros de los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se encuentra a la derecha. Retornar Todos
Retorna todos los registros de los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se encuentra a la izquierda.
32
Trasladar
Traslada todos los registros de los bienes que se encuentran en la lista Destino, basndose en los datos destinos (Personal, local, rea y oficina) previamente seleccionados. Nuevo
Reinicia y/o limpia todos los datos de la ventana Traslado de Bienes para permitir realizar la seleccin y posterior traslado de nuevos bienes. Mensajes al Trasladar un Bien
Mensaje de validacin de datos en la que se ha hecho click al botn de traslado sin que haya bienes en la lista de origen de bienes
Mensaje de validacin de datos en la que se ha hecho click al botn de traslado sin haber seleccionado un bien para el traslado
Mensaje de validacin de datos en la que se ha hecho click al botn de retorno sin haber seleccionado un bien para esta accin.
Mensaje de validacin de datos en la que se ha hecho click al botn de traslado sin haber seleccionado un Usuario en la lista destino.
33
Mensaje de validacin de datos en la que se ha hecho click al botn de traslado sin haber seleccionado un local en la lista destino.
Mensaje de validacin de datos en la que se ha hecho click al botn de traslado sin haber seleccionado un rea en la lista destino.
Mensaje de validacin de datos en la que se ha hecho click al botn trasladar y en la que los datos del Personal, local y rea origen son los mismos que los datos del Personal, local y rea destino. Deben ser diferentes.
Mensaje de consulta del sistema, que se da al momento de hacer click en el botn trasladar y pregunta si se tiene la certeza de hacer la accin del traslado.
Mensaje del sistema, que informa que el traslado de bienes se ha efectuado correctamente.
2.4. ACTO DE ADMINISTRACIN

Esta opcin permite registrar un Acto de Administracin para los Bienes Activos que una Entidad posee. El Acto de Administracin puede tratarse de una Afectacin en Uso, Arrendamiento, o de Cesin de Uso. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 22) denominada Acto de Administracin de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar]. Una vez recuperado los datos del Bien, se habilita el botn [Generar Acto de Administracin] a fin de ingresar los datos correspondientes a la Afectacin o Arrendamiento, segn sea el caso.
34
Bsqueda de Bienes Seleccin del Tipo de Bien a modificar
Datos del Bien
Datos del Acto de Administracin
Visualizacin de datos tcnicos y ficha Botn de accin
Figura 22
Buscar Realiza la bsqueda del Bien sobre el cual se desea registrar un Acto de Administracin. La bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un bien con acto de disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos: Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una ventana denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Activos y con Acto de Administracin existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar. 3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. Bsqueda por Cdigo Interno 1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe.
35
Mensajes al Buscar un Bien

Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes pero no ha seleccionado un bien para el Acto de Administracin respectivo.
Mensaje de Validacin de datos que indica que no ha ingresado el correlativo del bien y debe ingresarlo para el respectivo acto de administracin.
Mensaje de Validacin de datos que indica que en el criterio de bsqueda de bienes por Cdigo Interno no ha ingresado el cdigo interno del bien para realizar el acto de Administracin correspondiente.
Generar Acto de Administracin Habilita una serie de campos de la ventana Acto de Administracin de Bienes para el ingreso de la informacin correspondiente a la Afectacin o Arrendamiento segn sea el caso. Afectar en uso Guarda o registra la informacin ingresada para la Afectacin en Uso de un Bien. El nombre de esta opcin que se visualizar en el botn ser [Afectar en Uso] si y solo si se esta realizando dicho Acto de Administracin.
36
Mensajes al registrar una Afectacin en Uso
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la cuenta contable para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado el Nmero de Resolucin del Acto de Administracin relacionada a la Afectacin, para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario an no ha ingresado la Fecha de inicio de la Resolucin del Acto Administracin relacionada a la Afectacin, para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que se ha ingresado una Fecha de inicio del Acto de Administracin posterior a la fecha actual.
Mensaje de validacin de datos que informa que se ha ingresado una fecha de inicio no vlida o incoherente para el mencionado Acto de Administracin relacionado con la Afectacin.
Mensaje de validacin de datos que informa que se ha ingresado una fecha de inicio del Acto de Administracin posterior a la fecha de adquisicin del bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de vencimiento de la Resolucin del Acto de Administracin relacionada con la Afectacin, para el Bien seleccionado.
37
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario ha ingresado primero la Fecha de vencimiento de la Resolucin del Acto de Administracin relacionada a la Afectacin, para el Bien seleccionado. Debe ingresar primero la fecha de inicio y luego la fecha de vencimiento.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario ha ingresado una Fecha de vencimiento de la Resolucin del Acto de Administracin relacionada a la Afectacin menor a la fecha de inicio y mayor de un ao, para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Entidad relacionada al Acto de Administracin (Afectacin) para el Bien seleccionado.
Mensaje de consulta del sistema que busca confirmar si est seguro en Afectar en Uso el bien seleccionado.
Mensaje del sistema que informa que los datos sobre el acto de Administracin relacionado a la Afectacin, han sido grabados correctamente.
Arrendar Guarda o registra la informacin ingresada para el Arrendamiento de un Bien. El nombre de esta opcin que se visualizar en el botn ser [Arrendar] si y solo si se esta realizando dicho Acto de Administracin. Mensajes al registrar un Arrendamiento
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la cuenta contable para el Bien seleccionado.
38
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado el Nmero de Resolucin del Acto de Administracin relacionada al Arrendamiento, para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de vencimiento de la Resolucin del Acto de relacionada al Administracin Arrendamiento, para el Bien seleccionado. Mensaje de validacin de datos que informa que se ha ingresado una fecha de vencimiento no vlida o incoherente para el mencionado Acto de Administracin relacionado con el Arrendamiento.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario ha ingresado una Fecha de vencimiento de la Resolucin del Acto de Administracin relacionada al Arrendamiento menor a la fecha de inicio, para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Entidad relacionada al Acto de Administracin (Arrendamiento) para el Bien seleccionado.
Mensaje de consulta del sistema que busca confirmar si est seguro en Arrendar en Uso el bien seleccionado.
Mensaje del sistema que informa que los datos sobre el acto de administracin relacionado al Arrendamiento, han sido grabados correctamente.
39
Cesin de Uso Guarda o registra la informacin ingresada para la Cesin de Uso de un Bien. El nombre de esta opcin que se visualizar en el botn ser [Cesin de Uso] si y solo si se esta realizando dicho Acto de Administracin. Mensajes al registrar una Cesin de Uso
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la resolucin relacionada a la Cesin de Uso para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario an no ha ingresado la Fecha de inicio de la Resolucin del Acto de Administracin relacionada a Cesin de Uso, para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de vencimiento de la Resolucin del Acto de Administracin relacionada con la Cesin de Uso, para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Entidad relacionada al Acto de Administracin (Cesin de Uso) para el Bien seleccionado.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario ha ingresado una Fecha de vencimiento de la Resolucin del Acto de Administracin relacionada a la Cesin de Uso menor a la fecha de inicio, para el Bien seleccionado.
Mensaje de consulta del sistema que busca confirmar si est seguro en la Cesin de Uso del bien seleccionado.
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Mensaje del sistema que informa que los datos sobre el Acto de Administracin relacionado a la Cesin de Uso, han sido grabados correctamente
Dejar sin efecto la Afectacin en uso, Arrendamiento y Cesin de Uso. Elimina el Acto de Administracin registrado para el correlativo correspondiente a un Tipo de Bien previamente seleccionado. El nombre de este botn ser [Desafectar en Uso] si el Bien seleccionado tiene registrado una Afectacin en Uso, [Desarrendar] si el Bien seleccionado tiene registrado un Arrendamiento, o [Cesin de Uso] si el Bien seleccionado tiene registrado una Cesin de Uso. Mensajes al eliminar un Acto de Administracin: Afectacin en uso, Arrendamiento y Cesin de Uso.
Mensaje que informa que se eliminarn los datos correspondientes al acto de administracin del bien seleccionado
Mensaje que informa que se han eliminado los datos correspondientes a un Acto de Administracin
Salir Cierra la ventana Acto de Administracin de Bienes. Detalle Tcnico Permite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura 23) denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
41
Figura 23
Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 24) por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datos generales y datos tcnicos) incluyendo los datos del Acto de Administracin del mismo.
Figura 24
42
III. BAJA DE BIENES

En este mdulo del SIMI, se podr registrar y controlar la Baja de Bienes y Disposicin Final que puede realizar una Entidad con respecto a sus Bienes Activos inventariados. Las opciones que componen este mdulo son las siguientes: Baja de Bienes Acto de Disposicin 3.1. BAJA DE BIENES Esta opcin permite efectuar la Baja de Bienes Activos previamente registrados por la Entidad y, de ser el caso, realizar seguidamente un Acto de Disposicin para el mismo Bien. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 25) denominada Baja de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a dar de Baja, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda de Bienes Seleccin del Tipo de Bien
Datos del Bien
Datos de la Baja del Bien
Botn de accin
Figura 25
Buscar Realiza la bsqueda del Bien al cual se desea dar de Baja. La bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien con acto de administracin y si se trata de un bien con acto de disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos: Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una ventana (Figura 26) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Activos y de Baja existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida.
43
2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar. 3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe.
Listado de Bienes Activos y de Baja registrados
Botones de accin
Figura 26
Bsqueda por Cdigo Interno 1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien
Mensaje de validacin de datos que informa que no se ha seleccionado un tipo de bien para la baja respectiva.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado el nmero del correlativo del Bien para la baja respectiva.
44
Mensaje de validacin de datos que informa que el Cdigo Interno que se ingres no existe.
Mensaje del sistema que informa que el Tipo de bien y el nmero del correlativo correspondiente no se encuentran registrados.
Mensaje del sistema que informa que el bien seleccionado no puede ser dado de baja en vista que tiene un Acto de Disposicin registrado.
Grabar Graba o registra los datos de Baja del Bien. Para esto, deber seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien a dar de Baja. 2. Ingresar el Nmero de Resolucin de Baja, la fecha de Resolucin de Baja y seleccionar la causal de Baja del Bien. 3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar]. Mensajes al grabar la Baja de un Bien
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Cuenta Contable a la que pertenece el bien.
Mensaje de validacin de datos informa que el usuario no ha ingresado el Nmero de Resolucin de Baja.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado la Fecha de Resolucin relacionada a la baja del bien.
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Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario ha ingresado un ao para la fecha de baja no vlido o incoherente.
Mensaje de validacin de datos, que informa que el usuario ha ingresado una fecha de baja posterior a la fecha actual.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario ha ingresado una fecha de baja anterior a la fecha de adquisicin del bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no a seleccionado el motivo o causal de baja del bien.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado el Documento Sustentatorio de la causal de Baja del Bien
Mensaje de consulta del sistema que informa que los datos de Baja del Bien seleccionado sern grabados.
Mensaje del sistema que informa que los datos de baja del bien seleccionado han sido grabados correctamente.
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Acto de Disposicin Esta botn (Figura 27) aparece solamente despus que el usuario haya dado de Baja un Bien. Para el caso de que el Bien haya sido dado de Baja mediante la causal de PERDIDA ROBO O SUSTRACCION y REEMBOLSO Y REPOSICION no estar disponible este botn.
Figura 27
Al hacer Click en el botn [Acto de Disposicin] el sistema mostrar automticamente la ventana Acto de Disposicin (punto a tocar en el siguiente tem) para el bien seleccionado y automticamente cerrar la ventana Baja de Bienes. Salir Cierra la ventana Baja de Bienes. Detalle Tcnico Permite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado. Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, Usuario, datos generales, detalle tcnico y datos de la baja). (Figura 28). Despus del registro de los datos correspondientes a la Baja del Bien, esta ficha incluir dichos datos.
Figura 28
47
3.2. MODIFICACIN BAJA DE BIENES

Esta opcin permite realizar la modificacin de datos de los bienes dados de baja previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 29) denominada Modificacin Baja de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda de Bienes
Seleccin del Tipo de Bien a modificar
Datos del Bien Dado de Baja Visualizacin de datos tcnicos y ficha de datos
Botones de accin
Figura 29
Tipo de bsqueda de Bienes Permite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes Dados de Baja que tiene registrado una Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo Segn Catalogo y Bsqueda por Cdigo Interno. Buscar Realiza la bsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto de disposicin y si se trata de un bien con acto de Administracin. Segn sea tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos: Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo 1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una ventana (Figura 30) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de Bienes Dados de Baja existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar. 3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe.
48
Botones de accin
Figura 30
Bsqueda por Cdigo Interno 1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien
Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes pero no ha seleccionado un bien para las modificaciones respectivas.
49
Mensaje de Validacin de datos que indica que no ha ingresado el correlativo del bien y debe ingresarlo.
Mensaje de Validacin de datos que indica que en el criterio de bsqueda de bienes por Cdigo Interno no ha ingresado el cdigo interno del bien para realizar las modificaciones correspondientes.
Grabar Graba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamente seleccionado. Mensajes al Grabar un Bien
Mensaje del Sistema que informa que los datos del bien han sido actualizados correctamente.
Detalle Tcnico Permite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura 31) denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
Figura 31
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Restituir Alta Permite modificar el Acto de Baja al seleccionar el botn restituir Alta, previamente ser registrado en Bienes Activos. (Figura 32)
Restituir Alta
Figura 32
Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 33) por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son: Ubicacin Responsable Datos generales Datos tcnicos
Figura 33
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3.3. ACTO DE DISPOSICION

Esta opcin permite efectuar la Disposicin Final que puede tener un Bien dado de Baja previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 34) denominada Acto de Disposicin, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien de Baja a disponer, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda de Bienes Seleccin del Tipo de Bien Datos de la Baja del Bien
Datos del Bien
Datos de la Disposicin del Bien
Botn de accin
Figura 34
Buscar Realiza la bsqueda del Bien dado de Baja al cual se desea dar una Disposicin Final. La bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien activo y si se trata de un bien con acto de administracin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos: Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo 1. Se debe elegir el tipo de bien dado de Baja, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una ventana (Figura 35) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de Bienes de Baja y de Bienes con Disposicin Final existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida. 2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar. 3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe.
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Botones de accin
Figura 35
Bsqueda por Cdigo Interno 1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser recuperado o si existe. Mensajes al Buscar un Bien
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha seleccionado el tipo de bsqueda que desea realizar.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario a procedido a realizar la bsqueda de un Bien sin haber seleccionado previamente alguno del listado correspondiente.
Mensaje del Sistema que informa que el usuario ha entrado al listado de bienes dados de baja pero no ha seleccionado un bien para el acto de disposicin respectivo.
53
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado el nmero del correlativo del bien para realizar el Acto de Disposicin.
Mensaje de validacin de datos que informa que el usuario no ha ingresado el Cdigo Interno del bien para la respectiva de disposicin.
Mensaje del sistema que informa que el tipo de bien y su nmero de correlativo no se encuentran registrados.
Mensaje del sistema que informa que el usuario ha seleccionado un bien activo para el acto de disposicin.
Grabar Graba o registra la informacin sobre el Acto de Disposicin de un Bien que previamente ha sido dado de Baja. Para esto, deber seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien dado de Baja. 2. Ingresar el Nmero de Resolucin de la Disposicin, la fecha de la Resolucin de Disposicin y seleccionar el acto o destino final del Bien. 3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar]. Mensajes al grabar el Acto de Disposicin del Bien
Mensaje de alerta, informa que el usuario no ha digitado el Nmero de Resolucin del Acto de Disposicin.
Mensaje de alerta, informa que el usuario no ha digitado la Fecha de la Resolucin de Acto de Disposicin.
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Mensaje de alerta, informa que el usuario no ha seleccionado el Acto de Disposicin Final.
Mensaje de confirmacin para que los datos del Acto de Disposicin sean grabados
Mensaje que informa que el Bien seleccionado fue dado en Acto de Disposicin satisfactoriamente.
Mensaje de confirmacin para que los datos del Acto de Disposicin sean grabados
Salir Cierra la ventana Acto de Disposicin. Detalle Tcnico Permite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana denominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.
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Restituir Baja Permite modificar la Disposicin de Bienes al seleccionar el botn Restituir Baja, previamente ser registrado en Baja de Bienes. (Figura 36)
Restituir Baja
Figura 36.
Imprimir Ficha Permite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativos correspondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprende toda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datos generales y datos tcnicos). (Figura 37). Despus del registro de los datos correspondientes a la Disposicin del Bien, esta ficha incluir dichos datos.
Figura 37.
56
3.4. MODIFICACION DE ACTO DISPOSICIN

Esta opcin permite realizar la modificacin de datos de los bienes de Acto disposicin previamente registrado por la Entidad. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 38) denominada Modificacin de Acto disposicin, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].
Bsqueda de Bienes Seleccin del Tipo de Bien a modificar
Figura 38
Tipo de bsqueda de Bienes Permite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes de Acto de disposicin que se tiene registrado una Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo Segn Catalogo y Bsqueda por Cdigo Interno. Buscar Realiza la bsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La bsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto de disposicin y si se trata de un bien con acto de administracin. Segn sea tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos: Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo 1 Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una ventana (Figura 39) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo de Bienes de Acto disposicin existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe.
2 3
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Bsqueda por Cdigo Interno 1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar. 2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el bien puede ser modificado o si existe.
Botones de accin
Figura 39
58
IV. REPORTES
En este mdulo del SIMI, se encuentran una serie de reportes y/o listados agrupados de acuerdo a la naturaleza de su informacin, los cuales muestran los datos registrados por la Institucin con respecto a su inventario. Los tipos de reportes agrupados con los que cuenta este aplicativo son los siguientes: Formato de Asignacin de Bienes. Formato de Datos de Bienes Bienes Activos Bienes por Local Bienes con Actos de Administracin. Bienes Dados de Baja Bienes con Actos de Disposicin Bienes Eliminados. Locales de la Entidad reas por Local Personal de Entidad. Estadsticas
4.1 FORMATO DE ASIGNACION DE BIENES

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 40) denominada <<Formato de Asignacin de Bienes>>. En ella seleccionaras primero el Personal, seguidamente seleccionar el Local, y despus el rea respectiva del mismo, finalmente hacer clic en el botn [Ver Ficha]
Botones de accin Seleccin del Responsable, Local y rea.
Figura 40
4.2. FORMATO DE DATOS DE BIENES

Esta opcin permite obtener una Ficha de Datos por cada uno de los Bienes que la Institucin tiene registrado. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 41) denominada Ficha de Datos de Bienes. En ella se debe seleccionar primero el tipo de bsqueda de bienes, seguidamente seleccionar el Tipo de Bien, a continuacin ingresar el correlativo respectivo del mismo y finalmente hacer un click al botn [Ver Ficha].
59
Botones de accin
Seleccin del Tipo de Bien Figura 41
La Ficha de Datos (Figura42) muestra la informacin registrada por cada correlativo correspondiente a un Tipo de Bien, complementndose adems con informacin del Acto de administracin, la Baja de Bien o Acto de Disposicin segn la situacin en que se encuentre el Bien.
Figura 42
4.3. BIENES ACTIVOS

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes Activos que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes 4.3.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 43) de todos los Bienes Activos registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 43
60
4.3.2. Detallado Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 44) de todos los Bienes Activos registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 44
4.3.3. Otros Reportes Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos registrados por la Institucin a travs del SIMI. Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 45) denominada Bienes Activos - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Tipo de Bien. Por Grupo Genrico Clase Por Cuenta Contable. Por Personal. Por Estado. Por Forma de Adquisicin. Por Fecha de Adquisicin.
Seleccin de tipo de reporte Parmetros adicionales
Listado resultado de la consulta
Figura 45
61
4.4. BIENES POR LOCAL

Esta opcin agrupa una serie de listados que contienen informacin correspondiente a todos los Bienes Activos registrados en cada uno de los locales de la Institucin. Al hacer click sobre est opcin se presenta una ventana (Figura 46) denominada Bienes por Local - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: General Por Tipo de Bien Por Grupo Genrico - Clase Por rea Por Oficina
Figura 46
4.5. BIENES CON ACTO DE ADMINISTRACION

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes Activos y con Actos de Administracin que registra la Institucin. Entre estos tipos de Actos tenemos: Afectacin en Uso Arrendamiento Cesin de Uso
62
4.5.1. Afectacin en Uso Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes Activos con Afectaciones en Uso que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes 4.5.1.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 47) de todos los Bienes Activos con Afectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 47
4.5.1.2. Detallado Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 48) de todos los Bienes Activos con Afectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 48
4.5.1.3. Otros Reportes Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Afectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI. Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 49) denominada Afectacin en Uso - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Nmero de Resolucin Por Beneficiado
63
Seleccin de tipo de reporte
Parmetros adicionales
Figura 49
4.5.2. Arrendamiento Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes Activos con Arrendamiento que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes 4.5.2.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 50) de todos los Bienes Activos con Arrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 50
64
4.5.2.2. Detallado Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 51) de todos los Bienes Activos con Arrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 51
4.5.2.3. Otros Reportes Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Arrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI. Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 52) denominada Arrendamiento - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Documento Autoritativo Por Arrendatario
Figura 52
65
4.5.3. Cesin de Uso Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes Activos con Cesin de Uso que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado 4.5.3.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 53) de todos los Bienes Activos con Cesin de Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 53
4.5.3.2. Detallado Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 54) de todos los Bienes Activos con Cesin de Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 54
4.5.3.3. Otros reportes Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Cesin de Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI. Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 55) denominada Cesin de Uso - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:
66
Por Nmero de Resolucin Por Beneficiado
Figura 55
4.6. BIENES DADOS DE BAJA

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes dados de Baja que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes 4.6.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 56) de todos los Bienes dados de Baja registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 56
67
4.6.2. Detallado Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 57) de todos los Bienes dados de Baja registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 57
4.6.3. Consolidado Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 58) de todos los Bienes dados de Baja registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 58
4.6.4. Otros Reportes Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja registrados por la Institucin a travs del SIMI. Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 59) denominada Bienes de Baja - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Tipo de Bien Por Fecha de Baja Por Local Por Nmero de Resolucin
68
Listado resultado de la consulta Figura 59
4.7. BIENES CON ACTO DE DISPOSICION

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes dados de Baja y con Actos de Disposicin final que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado Otros Reportes
4.7.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 60) de todos los Bienes dados de Baja con Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 60
69
4.7.2. Detallado Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 61) de todos los Bienes dados de Baja con Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 61
4.7.3. Consolidado Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 62) de todos los Bienes dados de Baja con Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 62
4.7.4. Otros Reportes Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja con Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI. Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 63) denominada Actos de Disposicin - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: Por Nmero de Resolucin Por Acto de Disposicin
70
Figura 63
4.8 BIENES ELIMINADOS

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente a los Bienes Activos que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes: General Detallado 4.8.1.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 64) de todos los Bienes Activos con registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 64
71
4.8.1.2. Detallado Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 65) de todos los Bienes Activos con registrados por la Institucin a travs del SIMI.
Figura 65
4.9. LOCALES DE LA ENTIDAD

Esta opcin permite obtener un listado (Figura 66) con informacin correspondiente a los Locales registrados por la Institucin y su ubicacin geogrfica.
Figura 66
4.10. AREAS POR LOCAL

Esta opcin permite obtener un listado (Figura 67) con informacin de todas las reas y sus correspondientes Oficinas registradas por la Institucin.
72
Figura 67
4.11. PERSONAL DE LA ENTIDAD

Esta opcin agrupa una serie de listados generales del Personal registrados que laboran en la Institucin. Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 68) denominada Personal - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes: General Por Local Por rea
Listado resultado de la consulta Figura 68
4.11.1. General Esta subopcin muestra un listado general (Figura 69) de toda la entidad del Personal, registrados por la Institucin a travs del SIMI.
73
Ver Reporte
Figura 69
Al seleccionar el botn Ver reporte se muestra la siguiente pantalla. (Figura 70)
Figura 70
4.11.2. Por Local Esta opcin permite obtener un listado (Figura 71) con informacin correspondiente a los Locales registrados por la Institucin y su ubicacin geogrfica.
74
Figura 71
Figura 72
4.11.3. Por rea Esta opcin permite obtener un listado (Figura 73) con informacin de todas las reas y sus correspondientes Oficinas registradas por la Institucin.
75
Figura 73
Figura 74
4.12. ESTADISTICAS
Esta permite obtener una serie de reportes estadsticos basados en la informacin registrada a travs del SIMI. Al hacer click sobre est opcin se presenta una ventana (Figura 75) denominada Estadsticas en la cual se encuentran todos los tipos de reportes que se pueden obtener. Para esto, primero debe seleccionar el tipo de reporte que se desea obtener y seguidamente hacer un click al botn [Ver].
76
Figura 75
4.12.1. Generales Bienes Activos: Muestra un listado resumen (Figura 76) de Cantidad Total de Bienes Activos, Acto de Administracin, Bienes conservacin, Bienes asegurados, Cuentas contables, Locales, de reas, de Oficinas, etc.
Figura 76
Bienes de Baja Dispuestos: Muestra un listado resumen (Figura 77) de Cantidad Total de Bajas, Bienes Acto disposicin, Cuentas contables, etc.
77
Figura 77
4.12.2. Por Personal Muestra un listado de Personal (Figura 78) con su respectiva Cantidad de bienes, Valor de Adquisicin y Valor Neto; el orden de este reporte es descendente por Apellidos.
Figura 78
4.12.3. Por Tipo de Bien Mueble Esta opcin permite obtener reportes de los Tipos de Bienes registrados en el SIMI. 4.12.3.1. Por Denominacin Muestra un listado (Figura 79) de Tipos de Bienes del Catlogo con su respectiva Cantidad de bienes Valor de Adquisicin y Valor Neto; este reporte est ordenado por Denominacin del Tipo de Bien.
Figura 79
78
4.12.3.2. Por Valor Muestra un listado (Figura 80) de Tipos de Bienes del Catlogo con su respectiva Cantidad de bienes, Valor de Adquisicin y Valor Neto este reporte est ordenado descendentemente.
Figura 80
4.12.4. Por Local Muestra un listado (Figura81) de los locales registrados con su correspondiente cantidad de Bienes y sus respectivos Valores Totales de Adquisicin y Valor Neto.
Figura 81
4.12.5. Por rea Muestra un listado (Figura 82) de las reas de cada Local con su correspondiente cantidad de Bienes y sus respectivos Valores Totales en Adquisicin y Valor Neto.
79
Figura 82
4.12.6. Por Grupo Genrico Muestra un listado (Figura 83) agrupado por Grupo Genrico con su correspondiente Cantidad de Bienes, el Valor Total de Adquisicin, Valor Neto y el Porcentaje respectivo por cada uno de ellos.
Figura 83
4.12.7. Por Clases Muestra un listado (Figura 84) agrupado por Clase del Bien con su correspondiente Valor de Adquisicin, Valor Neto, Cantidad de Bienes y el Porcentaje respectivo por cada uno de ellas.
Figura 84
80
4.12.8. Por Cuenta Contable Bienes Activos: Muestra un listado (Figura 85) de los Bienes agrupados por Cuentas Contables y sus respectivos Valores Totales de Adquisicin y Valor Neto.
Figura 85
Bienes de Baja Dispuesto: Muestra un listado de cuentas contables y sus respectivos valores totales. (Figura 86)
Figura 86
4.12.9. Exportar Reportes Esta opcin se encarga de exportar los reportes como se muestra en la ventana emergente con 2 botones de accesosi o no (Figura 87). Una vez que hayas seleccionado el botn de exportar se muestra en cuadro que te indicara si de deseas exportar en Excel u otra base de datos Figura 88.
Botones de acceso
Figura 87
81
Botones de exportacin
Figura 88
82
V. CATALOGO
En este mdulo del SIMI, se podr consultar, listar y actualizar los diferentes tipos de bienes que se encuentran catalogados por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) a travs del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Las opciones que componen este mdulo son las siguientes: Consulta de Catlogo Listado de Bienes Actualizacin de Catlogo
5.1. CONSULTA DE CATALOGO

Esta opcin permite realizar consultas al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado emitido por la SBN, a fin de realizar una identificacin y registro adecuado de los Bienes pertenecientes a la Entidad. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 89) denominada Consulta de Catlogo de Bienes. Al inicio esta ventana muestra la relacin completa de los Bienes catalogados por la SBN; posteriormente se puede seleccionar un tipo de bsqueda, seguidamente ingresar el cdigo de un bien, una denominacin o seleccionar un grupo genrico segn sea el tipo de bsqueda previamente seleccionada y finalmente se procede a la bsqueda a travs del botn [Buscar].
Seleccin del tipo de bsqueda
Botones de accin
Listado de bienes catalogados
Figura 89
83
Buscar Realiza la bsqueda y/o consulta en el Catlogo de Bienes. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos: Bsqueda por Cdigo de Bien 1. Seleccionar el tipo de bsqueda por CODIGO. 2. Ingresar el cdigo de bien buscar. 3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que el cdigo del bien existe. Bsqueda por Denominacin de Bien 1. Seleccionar el tipo de bsqueda por DENOMINACION. 2. Ingresar el nombre o denominacin a buscar. 3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos si es que la denominacin del bien existe. Bsqueda por Grupo Genrico 1. Seleccionar el tipo de bsqueda por GRUPO GENERICO. 2. Seleccionar el Grupo Genrico a buscar. 3. Hacer un click en el botn [Buscar] para recuperar los datos de los bienes pertenecientes a dicho Grupo Genrico. Cancelar Cancela toda accin que se viene realizando en el momento y muestra nuevamente el listado general del Catlogo de Bienes. Salir Cierra la ventana Consulta de Catlogo de Bienes .
5.2. LISTADO DE BIENES

Esta opcin permite obtener listados generales correspondientes al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Entre los tipos de listados que podemos obtener tenemos: Bienes ordenados por Denominacin. Bienes ordenados por Cdigo 5.2.1. Ordenados por Denominacin Esta opcin muestra un listado general (Figura 90) de los bienes catalogados por la SBN a travs del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado ordenado por denominacin de Tipo de Bien.
84
Figura 90
5.2.2. Ordenados por Cdigo Esta opcin muestra un listado general (Figura91) de los bienes catalogados por la SBN a travs del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado ordenado por cdigo de Tipo de Bien.
Figura 91
5.3. ACTUALIZACION DE CATALOGO Esta opcin permite realizar la actualizacin del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado proporcionado y/o publicado por la SBN.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 92) denominada Actualizando Catlogo de Bienes, en la cual deber seleccionar la ruta origen donde se encuentra ubicado el archivo origen denominado TipoBien.dbf a travs del botn [Archivo de Origen]. Posteriormente hacer un click al botn [Actualizar] para iniciar la actualizacin del Catlogo de Bienes.
Ubicacin del archivo origen
Botones de accin
Figura 92
85
Mensajes al actualizar el Catlogo de Bienes

Mensaje que informa la imposibilidad de ejecutar el proceso de actualizacin del catlogo de bienes porque existe ms de un usuario conectado en red al SIMI
Mensaje de alerta, informa que el usuario ha seleccionado una ruta destino donde el archivo TIPOBIEN.DBF no se encuentra.
Mensaje que informa el inicio del proceso de actualizacin del catlogo de bienes.
Durante el proceso de actualizacin aparecer una barra de progreso que indica el porcentaje de avance de la actualizacin de la Tabla Maestra de Bienes.
Mensaje que informa la actualizacin correcta y satisfactoria del catlogo de bienes.
86
VI. SERVICIOS
En este mdulo del SIMI, se agrupan una serie de servicios orientados a la administracin de la Base de Datos, en lo que respecta al respaldo (seguridad) de la informacin que registra una Entidad. Para el funcionamiento correcto de estas opciones, es necesario que todas las sesiones de trabajo (si se est trabajando en RED) estn cerradas y exista un nico usuario trabajando con este software. Asimismo es necesario que los archivos Pkzip.exe y PkUnzip.exe se encuentren ubicados en el directorio actual donde se ejecuta el aplicativo.
Pkzip.exe
Pkunzip.exe
Al momento de realizar la copia de seguridad tanto para la SBN, como para la propia Entidad, hay que tener en cuenta aspectos sobre la ruta en que se va a almacenar la copia. El tamao que debe haber entre / / debe ser como mximo de 8 caracteres. Si sobrepasa este tamao no generar la copia de seguridad por propiedades restrictivas del Pkzip y Pkunzip que son las aplicaciones que permiten la compresin del archivo. Por Ejemplo: Si Ud. guarda el archivo copia de seguridad en la siguiente ruta C:\SIMI\aplicativos\, no se podr realizar en vista que la palabra aplicativos tiene 11 caracteres. Recuerde, el tamao de la palabra entre / / debe ser como mximo de 8 caracteres. Las opciones que componen este mdulo son las siguientes: Generacin de Copia para la SBN. Generacin de Copia de Baja de Seguridad. Generacin de Copia de Seguridad. Restauracin de Copia de Seguridad. Desbloqueo de Registros. Reindexacin de Base de Dato. Regenerar correlativo de Catalogo.
6.1. GENERACION DE COPIA PARA LA SBN

Esta opcin permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, para la remisin de la informacin a la SBN del inventario de la Entidad. El archivo que el SIMI genera a travs de esta opcin para su remisin a la SBN, lleva por defecto el nombre de CopiaSBN.zip. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 93) denominada Generar copia para enviar a la SBN, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Carpeta de Destino] la ruta destino donde se almacenara el archivo ZIP generado. Posteriormente hacer un click al botn [Generar Copia] para iniciar la copia de la informacin del inventario de la Entidad.
87
Seleccin de ruta destino donde se generar el archivo Botones de accin
Figura 93
Mensajes de Generacin de Copia para la SBN

Mensaje que informa la imposibilidad de ejecutar el proceso de generacin de copia para la SBN porque existe ms de un usuario conectado en red al SIMI.
Mensaje que validacin de datos que indica la necesidad de indicar la fecha de cierre o remisin de inventario a la SBN.
Mensaje de validacin de datos que informa que la fecha de remisin del inventario no es vlida.
Mensaje que informa que se gener satisfactoriamente, en el directorio elegido, la copia de la Base de Datos para enviar a la SBN.
Asimismo, al ejecutar la generacin de copia para enviar a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, el aplicativo realiza una verificacin de integridad de la informacin del inventario registrado perteneciente a la Entidad.
88
6.2 GENERACIN DE COPIA DE BAJA PARA LA SBN

Esta opcin permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, como medida de respaldo y seguridad de la informacin para la Entidad. (Figura 94). Este archivo que el SIMI muestra el Nmero de Resolucin de baja y la Fecha de Baja.
Figura 94
6.3. GENERACION DE COPIA DE SEGURIDAD

Esta opcin permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, como medida de respaldo y seguridad de la informacin para la Entidad. El archivo que el SIMI genera a travs de esta opcin para el respaldo de su informacin, lleva por defecto el nombre de Backup3.5.zip. El cual debe de contener la siguiente relacin de archivos:
Nombre del Archivo TPARAME0 MBIENES0 MBIENES0 LOCALES LOCALES AREAS AREAS OFICINAS OFICINAS TEMPLEA0 TEMPLEA0 TIPOBIEN TIPOBIEN Tipo de Archivo DBF DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX
Esta opcin permite generar una copia de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, como medida de respaldo y seguridad de la informacin para la Entidad.
89
Las opciones que comprende son la siguiente: Base de Datos en General. Bienes por Periodo. Bienes por Rango de Fechas.
6.3.1. Base de Datos en General Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 95) denominada Copia de Seguridad de Base de Datos General, lo cual deber seleccionar a travs del botn [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente hacer un click al botn [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva.
Figura 95
6.3.2. Bienes por Periodo Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 96) denominada Copia de Seguridad de Base de Datos Periodo, lo cual deber ingresar el Periodo de Adquisicin, y seleccionar el botn [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente hacer un click al botn [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva.
Figura 96
6.3.3. Bienes por Rango de Fechas Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 97) denominada Copia de Seguridad de Base de Datos Fechas, lo cual deber ingresar la Fecha de Adquisicin y seleccionar el botn [Carpeta de Destino] a la ruta origen donde se encuentra el archivo. Posteriormente hacer un click al botn [Generar copia], para iniciar la copia de seguridad respectiva.
90
Figura 97
6.4. RESTAURACION DE COPIA DE SEGURIDAD

Esta opcin permite restaurar la copia de seguridad (backup3.5) de las principales tablas de la Base de Datos del SIMI, la cual debe de haber sido realizada previamente por la Entidad a travs de la opcin anteriormente descrita. El archivo que el SIMI restaura a travs de esta opcin debe necesariamente tener el nombre de Backup3.5.zip. Asimismo se debe tener en cuenta que al ejecutar esta opcin, se reemplazar (y en algunos casos se podra perder informacin) los datos existentes en el inventario por los datos que contiene el archivo de seguridad (backup). Adicionalmente, debe tenerse presente que el archivo Backup3.5.zip. Debe contener la siguiente relacin de archivos, caso contrario el SIMI no funcionar correctamente o ms an, la informacin restaurada no seria del todo correcta.
Nombre del Archivo TPARAME0 MBIENES0 MBIENES0 LOCALES LOCALES AREAS AREAS OFICINAS OFICINAS TEMPLEA0 TEMPLEA0 TIPOBIEN TIPOBIEN
Tipo de Archivo DBF DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX DBF CDX
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 98) denominada Restauracin de la Base de Datos, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Archivo de Origen] la ruta origen donde se encuentra el archivo ZIP a restaurar. Posteriormente hacer un click al botn [Restaurar] para iniciar la restauracin de la informacin del inventario de la Entidad.
91
Seleccin de la ruta origen donde se encuentra la Base de Datos a restaurar Botones de accin
Figura 98
Mensajes al Restaurar la Base de Datos

Mensaje que recuerda la necesidad de cerrar todas las reas de trabajo y ventanas de la aplicacin.
Mensaje que informa que el archivo BackupBD.zip no se encuentra en el directorio seleccionado.
6.5. DESBLOQUEO DE REGISTROS

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 99) denominada Desbloqueo de Bienes, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Ejecutar] donde se encuentra el archivo correspondiente.
Botn de accin
Figura 99
92
Mensajes al Restaurar la Base de Datos
Mensaje que recuerda la necesidad de cerrar todas las reas de trabajo y ventanas de la aplicacin.
Mensaje del Sistema que informa que el proceso de desbloqueo de registros se ha realizado satisfactoriamente.
6.6. REINDEXACION DE BASE DE DATOS Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 100) denominada Reindexacin de Base de Datos, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Ejecutar] para la determinacin correspondiente.
Botn de accin
Figura 100
6.7. REGENERAR CORRELATIVOS Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 101) denominada Regenerar Correlativos, en la cual deber seleccionar a travs del botn [Ejecutar] la ruta origen donde se encuentra el archivo ZIP a realizar.
Botn de accin
Figura 101
93
VII. AYUDA
Este mdulo del SIMI, agrupa opciones complementarias y de orden o uso general en todo el aplicativo. Las opciones que componen este mdulo son las siguientes: Ver Barra de Herramientas Configurar Impresora Manual de Usuario Acerca del SIMI Salir
7.1. VER BARRA DE HERRAMIENTAS

Esta opcin permite mostrar la Barra de Herramientas (Figura 102) para el acceso directo a las ventanas del sistema (en caso no se visualizara).
Figura 102
7.2. CONFIGURAR IMPRESORA

Est opcin permite seleccionar y/o configurar la(s) Impresora(s) instalada (Figura 103) en una PC.
Figura 103
94
7.3. MANUAL DE USUARIO
Esta opcin permite obtener informacin general (Figura 104) con respecto a cada una de las opciones implementadas en el SIMI. Se puede acceder a la ayuda del SIMI en cualquier momento oprimiendo la tecla de funcin <<F1>>.
Figura 104
7.4. ACERCA DEL SIMI

Esta opcin muestra informacin (Figura 105) general acerca de la implementacin del SIMI.
Figura 105
7.5. SALIR
Esta opcin da por finalizada la sesin de trabajo en el SIMI y cierra el aplicativo. Asimismo, esta opcin deber ser ejecutada cuando no exista ninguna ventana abierta en la Aplicacin.
95

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SBN / SIMI Manual de Usuario

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES E S T AT AL E S

SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI v3.5)

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1.1. DATOS DE LA ENTIDAD

Ingreso de una nueva Entidad en caso no exista en el listado de Entidades

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Mensajes al grabar los datos de la Entidad

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Mensajes al acceder a otras opciones del men

1.2. LOCALES DE LA ENTIDAD

SBN / SIMI Manual de Usuario

Botones de accin Filtrado de Locales

Datos del Local

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Mensajes al Grabar un Local

SBN / SIMI Manual de Usuario

Mensajes al Actualizar un Local

SBN / SIMI Manual de Usuario

Mensajes al Eliminar un Local

Mensaje de pregunta para confirmar si se desea eliminar o no el Local seleccionado.

Filtro donde se ingresa el nombre del local a ubicar Listado de Locales

Botones de accin Figura 5

Nombre del local a ubicar Listado resultado producto del filtrado

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1.3. AREAS Y OFICINAS DE LA ENTIDAD

Listado de reas por Local

Listado de Oficinas por reas

SBN / SIMI Manual de Usuario

Mensajes al Grabar un rea

Mensaje del sistema que informa que se ha registrado correctamente un rea.

SBN / SIMI Manual de Usuario

Mensajes al Actualizar un rea

Mensaje de consulta del sistema para confirmar si se desea eliminar o no el rea.

SBN / SIMI Manual de Usuario

Mensaje de duplicacin de datos que informa que se ha registrado correctamente la Oficina.

Mensaje del sistema que informa que se ha registrado correctamente la Oficina.

Mensaje del sistema que informa que se ha actualizado correctamente la Oficina.

SBN / SIMI Manual de Usuario

Mensajes al Eliminar una Oficina

Mensaje de consulta para confirmar si desea eliminar la Oficina.

1.4. PERSONAL DE LA ENTIDAD

Listado de Locales por Usuario

Listado de reas de Locales por Usuario Figura 8

SBN / SIMI Manual de Usuario

Datos del Personal

Seleccin de Doc. Identidad y Modalidad

Seleccin de Local y Area

SBN / SIMI Manual de Usuario

SBN / SIMI Manual de Usuario

Datos del Personal a actualizar

Seleccin de Local y Area a agregar Nombre del Personal seleccionado

SBN / SIMI Manual de Usuario

Mensajes al Agregar un local y rea a un Personal

SBN / SIMI Manual de Usuario

Filtro donde se ingresa el nombre del Personal a ubicar

Nombre del Personal a ubicar Listado resultado producto del filtrado

SBN / SIMI Manual de Usuario

2.1. INGRESO DE BIENES

Datos de los Bienes

Tipo de ingreso del bien